Résumé des formules et fonctions de base dans les tableurs

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1 Les tableurs : formules et fonctions - Résumé. Résumé des formules et fonctions de base dans les tableurs [EXCEL (v. 2007) ou CALC (Suite Open office 3.3)] Complément aux Cours et Travaux dirigés. (niveau : Licence) FABIEN GUILLOT Maître de conférences en géographie Université de Caen Basse-Normandie UMR IDEES 6266 Mis en ligne et téléchargeable sur

2 UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 2 Sommaire AVERTISSEMENT :... 2 I. Rappels généraux... 3 Interfaces d EXCEL et CALC... 3 Gérer les compléments Excel... 4 Accès à l aide des logiciels EXCEL et CALC... 5 Liste des opérateurs mathématiques... 6 Liste des opérateurs de comparaison... 6 Utilisation du $ dans les cellules... 7 II. Les fonctions mathématiques... 8 III. Les fonctions statistiques... 9 Exemples d applications de la fonction NB :... 9 Autres exemples de fonctions ou formules statistiques IV. Les fonctions sur les dates V. Les fonctions texte Petits exemples : VI. Les fonctions logiques VII. Sources à consulter pour aller plus loin AVERTISSEMENT : Ce document est un résumé et ne prétend nullement être exhaustif. De plus, il est à articuler avec les éléments vus en cours et TD. Seules quelques unes des formules et fonctions du tableur sont présentées ici. Vous pouvez retrouver l ensemble des fonctions et formules, ainsi que le détail de ce qu elles permettent de faire (ou pas), dans l Aide des logiciels EXCEL ou CALC. Enfin, internet permet aussi d avoir accès à de nombreux tutoriels, souvent très bien faits, traitant plus en détail bien d autres aspects des tableurs.

3 UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 3 I. Rappels généraux Interfaces d EXCEL et CALC Interface d EXCEL Ruban Interface de CALC Colonne Les deux interfaces de CALC et EXCEL sont globalement organisées de la même manière et on retrouve beaucoup de similitudes. ligne Barre de saisie des formules et fonctions Cellule Le document s appelle un classeur. Un classeur peut être composé de plusieurs feuilles. Comme dans tout tableur on a des lignes, des colonnes et des cellules. Feuilles du classeur Il y a aussi une barre de saisie pour faire appel à des formules et fonctions.

4 Gérer les compléments Excel UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 4 Afin d ajouter divers compléments à Excel, il est nécessaire de modifier les options d Excel. Cette opération peut être nécessaire par exemple pour activer l utilitaire d analyse (Analysis ToolPak), l outil pour l euro, ou encore le complément solveur (équations)... «Et c est où qu il faut cliquer pour trouver l utilitaire d analyse et autres compléments?» A) Pour accéder aux Options d Excel, cliquer sur le Bouton Office (angle supérieur doit). image 1 C) Suivre la procédure expliquée sur la capture d écran ci-dessous. image 2 D) Sélectionner les compléments nécessaires dans la fenêtre suivante (image 3). image 3 B) Ce qui ouvre la fenêtre à partir de laquelle on peut accéder aux Options d Excel (flèche rouge sur l image 2). Puis, Validez et vos compléments sont maintenant activés. L Utilitaire d analyse et le Solveur se trouvent normalement dans le ruban de l onglet du menu Données.

5 UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 5 Accès à l aide des logiciels EXCEL et CALC Dans EXCEL (2007) Pour obtenir l aide, cliquer sur le point d interrogatio n dans EXCEL ou dans CALC. ou Touche F1 Dans Open Office 3.3

6 UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 6 Liste des opérateurs mathématiques Opérateur Signification + Additionner - Soustraire * Multiplier / Diviser () Changer la priorité de calcul ^ Exposant Remarque : Attention aux règles de priorité en mathématiques! * et / vont avant + et - Par exemple, si vous voulez multiplier la somme de trois chiffres, il faut d'abord faire l'addition de ces chiffres mis entre parenthèses ce qui aura pour conséquence de réaliser en premier la somme, puis en second la multiplication. Ainsi, en rentrant dans la barre de formule f=(3+2+5)*2 on obtiendra comme résultat 20 et, en rentrant dans la barre de formule f=3+2+5*2 on obtiendra cette fois comme résultat 15. Liste des opérateurs de comparaison Opérateur Signification = X est égal à Y > X est plus grand que Y >= X est plus grand ou égal à Y < X est inférieur à Y <= X est inférieur ou égal à Y <> X est différent de Y Ces opérateurs de comparaison permettent, par exemple, de faire des sélections sur une base de donnée. Voir les fonctions statistiques (III) et les fonctions logiques (VI) avec lesquelles on utilise souvent les opérateurs de comparaison.

7 UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 7 Utilisation du $ dans les cellules Adresse de cellule Type d adresse Effet F1 Adresse relative Relative Rien F$1 Adresse mixte Mixte Ligne (pour la copie verticale) $F1 Adresse mixte Mixte Colonne (pour la copie horizontale) $F$1 Adresse absolue Absolue Ligne et Colonne (pour la copie dans les deux sens) Pour obtenir une adresse absolue, il est également possible une fois la cellule sélectionnée, d appuyer sur la touche F4 ce qui aura pour effet d insérer le $ automatiquement. Pour éviter qu'une référence change quand vous copiez une formule à droite ou vers le bas, vous pouvez insérer le signe dollar "$" devant la référence de cellule à bloquer. A force d'insérer ce signe, vous rendez une adresse de cellule absolue et donc invariable. Attention : le signe "$" est à insérer devant la partie de l'adresse de cellule qui ne peut pas changer à la copie. Tout dépend donc du sens de la copie pour savoir si vous mettez ce signe devant la partie "colonne" ou "ligne" ou les deux en même temps. Source : Filip Lannoye, Roland Van Wunsel, OpenOffice.org 2.0 Calc. HOW TO. Formules et Fonctions, 2006.

8 Mathématiques UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 8 II. Les fonctions mathématiques Fonction (français) (anglais) SYNTAXE DESCRIPTION SOMME SUM = FONCTION(plage) Calcule l'addition de la sélection. =SOMME(A1:A10) SOMME.SI SUMIF =FONCTION(plage de recherche Additionne le contenu d'une plage de cellules correspondant à un critère du critère;critère;[plage à additionner]) =SOMME.SI(A1:A10;"collectif";B1:B10) Les types de critères sont les suivants : - Texte : Le texte doit toujours est placé entre "" - Nombre : Le nombre peut être saisi simplement - Comparatif : Le critère doit toujours être placé entre "" PUISSANCE POWER =FONCTION(cellule;puissance) Renvoie la valeur de la cellule sélectionnée élevée à la puissance indiquée. =PUISSANCE(A1;3) > 2 à puissance 3 > 8 RACINE SQRT =FONCTION(cellule) Renvoie la racine carrée de la valeur de la cellule sélectionnée. =RACINE(A1) > Racine de 9 > 3 ROMAIN ROMAN =FONCTION(cellule) Convertit la valeur de la cellule sélectionnée en chiffres romains au format texte. =ROMAIN(Al) > Chiffre romaine de 10 > X ENT INI =FONCTION(cellule) Arrondit la valeur de la cellule sélectionnée à l'entier inférieur. =ENT(A1) > Valeur entière de 10.8 > 10 ROUND =FONCTION(cellule;nombre de décimales) Arrondit au plus proche, la valeur de la cellule sélectionnée au nombre de décimales souhaité. =ARRONDI(A1;2) > arrondit à 2 décimales > ARRONDI.INF ROUNDDOWN =FONCTION(cellule;nombre de décimales) Arrondit au-dessous, la valeur de la cellule sélectionnée au nombre de décimales souhaité. = ARRONDI.INF(A1:2) > arrondit à 2 décimales > ARRONDI.SUP ROUNDUP =FONCTION(cellule;nombre de décimales) Arrondit au-dessus, la valeur de la cellule sélectionnée au nombre de décimales souhaité. =ARRONDI.SUP(A1;2) > arrondi à 2 décimales > ARRONDI.AU.MULTIP LI MROUND = FONCTION(cellule;précision} Arrondit la valeur de la cellule sélectionnée au multiple le plus proche indiqué (0.05 pour 5ct, 0.1 pour 1Oct, 1 pour 1 euro}. =ARRONDI.AU.MULTIPLE(A1;0.05) > arrondit à 5ct > Cette fonction n'existe pas dans les versions antérieures à 2007 et peut être remplacée par la fonction suivante : =ARRONDI(A1*20;0)/20 ou en installant la macro complémentaire Utilitaire d'analyse qui se trouve dans le menu Outils > Macros complémentaires. PLANCHER FLOOR = FONCTlON(cellule;précision} Arrondit la valeur de la cellule sélectionnée au multiple inférieur indiqué (0,05 pour 5 centimes ; 0,1 pour 10 centimes ; 1 pour 1 euro). =PLANCHER(A1;0.05) > arrondit à 5ct > PLAFOND CEILING = FONCTlON(cellule;précision} Arrondit la valeur de la cellule sélectionnée au multiple supérieur indiqué (0,05 pour 5 centimes, 0,1 pour 10 centimes ; 1 pour 1 euro). =PLAFOND(Al:0.05) > arrondit à 5ct > 10.40

9 Statistiques UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 9 III. Les fonctions statistiques Fonction (français) (anglais) SYNTAXE DESCRIPTION MOYENNE AVERAGE = FONCTION(plage) Calcule la moyenne de la sélection =MOYENNE(A1:A10) MIN MIN =FONCTION(plage) Renvoie la valeur la plus petite de la sélection =MIN(A1:A10) MAX MAX =FONCTION(plage) Renvoie la valeur la plus élevée de la sélection =MAX(A1:A10) MODE MODE =FONCTION(plage) Détermine la valeur la plus courante d'une sélection =MODE(A1:A10) NB COUNT =FONCTION(plage) Compte le nombre de cellules qui ont un nombre dans la sélection =NB(A1:A10) NBVAL COUNTA =FONCTION(plage) Compte le nombre de cellules non vides dans la sélection =NBVAL(A1:A10) NB.VIDE COUNTBLANK =FONCTION(plage) Compte le nombre de cellules vides dans la sélection =NB.VIDE(A1:A10) NB.SI COUNTIF =FONCTION(plage de recherche du critère; critère) Compte le nombre de cellules correspondantes à un critère =NB.SI(A1:A10;"<10") Les types de critères sont les suivants : - Texte : Le texte doit toujours est placé entre "" - Nombre : Le nombre peut être saisi simplement - Comparatif : Le critère comparatif doit être placé entre "" tel que si on veut comme critère les données inférieures à 50, on note "<50" Exemples d applications de la fonction NB : Un tableau de données Utilisation de la fonction NB (et ses variantes) pour compter ce qu il y a dans les cellules de ma base de donnée A B Formule Description Résultat 1 Départements Valeur X 2 Calvados 32 3 Orne 54 4 Manche 75 5 Calvados 86 =NB.SI(A2:A5;"Calvados") Nombre de cellules contenant «Calvados» dans les cellules A2 à A5. 2 =NB.SI(A2:A5;A4) Nombre de cellules contenant «Manche» dans les cellules A2 à A5. 1 =NB.SI(A2:A5;A3)+NB.SI(A2:A5;A2) Nombre de cellules contenant «Calvados» et «Orne» dans les cellules A2 à A5. 3 =NB.SI(B2:B5;">55") Nombre de cellules dont la valeur est supérieure à 55 dans les cellules B2 à B5. 2 =NB.SI(B2:B5;"<>"&B4) Nombre de cellules dont la valeur n est pas égale à 75 dans les cellules B2 à B =NB.SI(B2:B5;">=32")- NB.SI(B2:B5;">=85") Nombre de cellules dont la valeur est supérieure ou égale à 32 et inférieure ou égale à 85 dans les cellules B2 à B5. 3

10 Remarque : UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 10 1) Il est possible d utiliser les caractères génériques (point d interrogation (?) et astérisque (*)) dans les critères. Le point d interrogation correspond à un caractère quelconque et l astérisque correspond à une séquence de caractères quelconque. Si vous recherchez un point d interrogation ou un astérisque en tant que tel, tapez un tilde (~) [ALT Gr + touche 2] devant ce caractère. 2) Les critères ne respectent pas la casse ; par exemple, la chaîne "calvados" et la chaîne "CALVADOS" donneront les mêmes résultats de recherche et renvoient aux mêmes cellules. Voir le point I. / Liste des opérateurs de comparaison afin choisir l opérateur adéquat en fonction des objectifs de NB, NBVAL, NB.VIDE, NB.SI Autres exemples de fonctions ou formules statistiques

11 DATES UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 11 IV. Les fonctions sur les dates Fonction (français) (anglais) SYNTAXE DESCRIPTION AUJOURDHUI TODAY = FONCTION() Inscrit, dans la cellule active, la date courante. =AUJOURDHUI() MAINTENANT NOW =FONCTION() Inscrit, dans la cellule active, la date et l'heure courante. MAINTENANT() ANNEE YEAR =FONCTION(cellule) Renvoie l'année d'une cellule sélectionnée qui contient une date. =ANNEE(A1) > Renvoie l'année du > 2009 MOIS MONTH =FONCTION(cellule) Renvoie le mois d'une cellule sélectionnée qui contient une date. =M0IS(A1) > Renvoie le mois du >1 JOUR DAY =FONCTION(cellule) Renvoie le jour d'une cellule sélectionnée qui contient une date. =J0UR(A1) > Renvoie le jour du > 10 DATE DATE =FONCTION(cellule année;cellule mois;cellule jour) Regroupe le contenu de plusieurs cellules qui contiennent le jour, le mois et l'année dans une seule cellule afin que la date soit reconnue par Excel. =DATE(C1;B1:A1) JOURSEM WEEKDAY =FONCTION(celluIe;type) Renvoie un chiffre entre 1 et 7 désignant le jour de la semaine correspondant à la date. =JOURSEM(A1;1) Le type 1 est utilisé si dimanche = 1 et lundi = 7 et le type 2 est utilisé si lundi = 1 et dimanche = 7. NO.SEMAINE WEEKNUM =FONCTION(cellule;méthode) Renvoie le numéro de la semaine correspondant à la date sélectionnée. =NO.SEMAINE(A1;2) Le type 1 est utilisé si dimanche = 1 et lundi = 7 et le type 2 est utilisé si lundi = 1 et dimanche = 7. Cette fonction n'existe pas dans les versions antérieures à Office 2007 et peut être installée en activant l'option Utilitaire d'analyse (voir Remarques) Remarques : Attention dans le cas des fonctions AUJOURDHUI et MAINTENANT, notez que la syntaxe de ces fonctions ne contiennent pas d arguments et de cellule indiquée entre parenthèses. Concernant l activation de l option Utilitaire d analyse, se reporter au point «Gérer les compléments Excel» (p. 4)

12 TEXTE V. Les fonctions texte Fonction (français) (anglais) SYNTAXE DESCRIPTION UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 12 MAJUSCULE UPPER =FONCTION(cellule) Renvoie, en majuscules, le texte de la cellule sélectionnée. =MAJUSCULE(A1) > Géographie > GÉOGRAPHIE MINUSCULE LOWER =FONCTION(cellule) Renvoie, en minuscules, le texte de la cellule sélectionnée. =MINUSCULE(A1) > GÉOGRAPHIE > géographie NOMPROPRE PROPER =FONCTION(cellule) Renvoie, la première lettre de chaque mot en majuscule, de la cellule sélectionnée. =NOMPROPRE(A2) > harvey > Harvey SUPPRESPACE TRIM =FONCTION(cellule) Supprime les espaces inutiles entre les mots d'une même cellule (un espace entre chaque mot est conservé mais les espaces en début et en fin de cellule sont supprimés). =SUPPRESPACE(A1) GAUCHE LEFT =FONCTION(cellule;nombre de caractères) Extrait dans la cellule active le nombre de caractères indiqué depuis la gauche de la cellule sélectionnée. =GAUCHE(A1;4) > 1000 Liban > 1000 DROITE RIGHT =FONCTION(cellule;nombre de caractères) Extrait dans la cellule active le nombre de caractères indiqué depuis la droite de la cellule sélectionnée. =DROITE(A1:5) > 1000 Liban > Liban NBCAR LEN =FONCTION(cellule) Renvoie le nombre de caractères de la cellule sélectionnée. =NBCAR(A1) > Saint-Christophe-le- Jajolet > 28 CONCATENER CONCATENATE =FONCTION(contenu1;contenu2 ;...) Rassemble dans la cellule active, le contenu de plusieurs cellules, de texte, de nombres ou de résultats de formules. =CONCATENER(A1;" ";B1) > David Harvey David Harvey Petits exemples : Ce type de fonction peut être très utile pour remettre en ordre et clarifier une base de données (par exemple issue d un questionnaire) avec du texte rendant compte des réponses obtenues. La fonction CONCATENER peut aisément servir à rassembler un code département et un code commune situés dans deux colonnes différentes afin d obtenir dans une seule et même colonne un code Insee par exemple

13 LOGIQUES UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 13 VI. Les fonctions logiques Fonction (français) (anglais) SYNTAXE DESCRIPTION SI IF -FONCTION(test logique; valeur si vrai ; valeur si faux) OU OR =FONCTION(test logique 1 ; test logique 2,..) =SI(0U(testl;test2;...);valeur si vrai ;valeur si faux) ET =FONCTION(test logique l; test logique =SI(ET(testl;test2;...);valeur si vrai; valeur si faux) SI imbriqué IF imbriqué =SI(test 1;valeur si vrai; SI(test2;valeur si vrai;valeur si faux)) Pose une condition et renvoie, dans la cellule active, une valeur si la condition est juste ou une valeur si la condition est fausse. =SI(A2<300;"sécheresse";"") Le test logique peut contenir les exemples suivants : - A2 = 300 (si A2 est égal à 300) - A2<300 (si A2 est plus petit que 300) - A2>300 (si A2 est plus grand que 300) - A2<=300 (si A2 est plus petit ou égal à 300) - A2>=300 (si A2 est plus grand ou égal à 300) - A2<>300 (si A2 est différent de 300) - A2="oui" (si A2 est égal au texte oui) -A2="" (Si A2 est vide). Les valeurs Vrai et Faux peuvent contenir les exemples suivants : (un nombre) - "salaire médian" (du texte toujours placé entre "") - "" (une cellule vide) La fonction OU s'utilise en combinaison avec la fonction SI. Lorsqu'il y a plusieurs conditions à poser et que la valeur si vrai dépend de l'une des conditions, la fonction OU est utilisée. =SI(OU(A2>10000;B2="classe 3");5000;0) La fonction ET s'utilise en combinaison avec la fonction SI. Lorsqu'il y a plusieurs conditions à poser et que la valeur si vrai dépend de toutes les conditions, la fonction ET est utilisée. =SI(ET(A1>=50;A1<=100);10%;0%) Pose plusieurs conditions et renvoie dans la cellule active, une valeur différente pour chaque test qui est juste et une valeur si tous les test sont faux. =SI(A1<100 ;"pénurie" ;SI(A1>500 ;"excès";""))

14 UFR de géographie (niveau Licence) - Université de Caen Basse-Normandie Résumé des formules et fonctions de base des tableurs (EXCEL & CALC) 14 VII. Sources à consulter pour aller plus loin Aide d EXCEL (touche F1) Aide de CALC (touche F1) Collectif, Calc 3.3 : les fonctions de base du Tableur de OpenOffice.org et LibreOffice, Filip Lannoye, Roland Van Wunsel, OpenOffice.org 2.0 Calc. HOW TO. Formules et Fonctions, 2006 [version numérique en ligne].... La suite logicielle d Open Office est la version libre et open source de StarOffice. Pour vous procurer notamment le tableur gratuit et complet CALC, installez la suite logicielle que vous pouvez obtenir en téléchargement à cette adresse : Version 1 (novembre 2011)