Sujet : Conformité. Définitions

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1 Définitions Voyage international Tout voyage entre deux pays. Indemnités journalières de voyage La somme maximale d'argent que le Gouvernement américain rembourse par jour pour couvrir l'hébergement et les repas et frais accessoires (M&IE) lorsque vous voyagez dans le cadre de votre programme. M&IE Repas et frais accessoires. Frais accessoires Frais engagés au cours d'un voyage, comme des gratifications ou des pourboires pour les services, la blanchisserie, le nécessaire de toilette, etc. Sujet : Conformité Voyages Partie 2 Voyages professionnels et remboursement des frais Q. Quelles sont les directives du Gouvernement américain (USG) relatives au remboursement des frais professionnels lorsque je voyage dans le cadre de mon projet? Mon ONG a-t-elle besoin d'une directive sur les voyages? R. Les voyages à l'intérieur du pays ou à l'étranger (pour une conférence, une visite de site, un atelier ou pour une autre raison) sont souvent nécessaires pour mettre en application votre programme financé par le Gouvernement américain. Par conséquent, votre Accord de coopération contient plusieurs exigences relatives aux voyages qui doivent être vérifiées avant de planifier votre voyage. Si votre ONG a ses propres directives écrites concernant les voyages, vous devez également les prendre en compte. Dans le premier des deux numéros de NGOConnect enews consacré aux voyages, vous avez vu les exigences (autorisation, documents et autres) que vous devez remplir lorsque vous voyagez à l'étranger dans le cadre de votre subvention. Ce numéro se concentre sur l'importance d'avoir une directive de voyage, les sujets qu'elle doit aborder et les réglementations du Gouvernement américain en termes d'indemnités journalières de voyage. Références Tarifs journaliers du Département d'état des États-Unis pour les voyages internationaux per_diem.asp and s/breakdown.html Réglementations fédérales sur les voyages Site web de taux de change Pourquoi mettre en place une directive de voyage? Une directive de voyage bien élaborée définit les procédures pour autoriser un voyage officiel, aide à contrôler les dépenses professionnelles et fournit des instructions claires sur les types de frais pouvant être remboursés et les montants de remboursement. Une directive écrite concernant les voyages vous aide également à vous assurer que tous les employés sont traités de façon loyale et équitable. Une directive de voyage doit aborder : L'autorisation La procédure suivie par un employé au sein de votre organisation pour demander l autorisation de voyager. Celle-ci comprend notamment le formulaire à remplir par le voyageur, le délai à respecter pour la remise du formulaire et la personne à qui il doit être remis. (N'oubliez pas : en plus de votre procédure d autorisation interne, vous devez également obtenir l'autorisation de l'usaid avant tout voyage à l étranger.) Page 1 / 6

2 Même si la politique de votre organisation en ce qui concerne le montant maximum pour lequel vous pouvez être remboursé peut différer de la politique du Gouvernement américain, il est important de noter que vous ne serez pas remboursé par le Gouvernement américain pour un montant supérieur au plafond établi par ce dernier. Vous devez appliquer uniformément la politique de votre organisation aux activités financées par le Gouvernement américain ainsi qu'aux autres, excepté si l'accord contractuel spécifique au titre duquel le voyage est mené requiert des procédures/exigences différentes. Les avances La façon dont les avances de fonds prévues pour les voyages sont calculées. Par exemple, certaines directives précisent que les avances ne doivent pas dépasser un certain pourcentage du budget total du voyage. La période où le rapprochement des avances doit être effectué. En règle générale, n autorisez qu une avance à la fois et établissez un délai à respecter par les employés pour effectuer le rapprochement des avances (par exemple, entre deux semaines et un mois après le retour du voyage). Le remboursement Les types de dépenses qui sont remboursés (par exemple, les frais de transport, les visas, l'hébergement, la conversion de devises, les appels téléphoniques, Internet, etc.). La base de remboursement des frais : s'ils sont remboursés en s'appuyant sur les reçus réels, les indemnités journalières ou une combinaison des deux. Si vous choisissez de vous appuyer sur les indemnités journalières, alors vous devez définir clairement une directive relative aux indemnités journalières pour les voyages nationaux et internationaux. La façon dont les employés vont justifier leurs frais de voyage à leur retour. De nombreuses ONG créent un modèle de note de frais à l'aide de Microsoft Excel que les employés remplissent après chaque voyage. Le taux de change Le taux à utiliser pour changer une devise étrangère en devise locale. Par exemple, certaines ONG utilisent le taux de change national et se réfèrent aux documents de change officiels alors que d'autres utilisent le taux de change d'une source fiable sur Internet, comme REMARQUE : une fois les règles concernant les voyages adoptées, vous devez les appliquer uniformément aux activités financées par le Gouvernement américain ainsi qu'aux autres, excepté si l'accord contractuel spécifique au titre duquel le voyage est mené requiert des procédures/exigences différentes. Et si une organisation n'a pas de directive écrite concernant les voyages? Si vous n'avez pas de directive écrite concernant les voyages, la norme pour déterminer le caractère raisonnable du remboursement est d'utiliser les réglementations publiées par le Département d'état des États-Unis. Les tarifs sont publiés tous les mois par pays (et par villes de chaque pays) sur Un voyageur a-t-il besoin d'une approbation/autorisation? Votre directive de voyage doit exiger que les voyageurs remplissent un formulaire de demande de voyage et le remettent à leur supérieur hiérarchique en précisant les raisons du voyage, les dates, le coût estimé, etc. Un voyageur peut-il faire une demande d'avance pour effectuer un voyage? Un voyageur peut demander une avance pour couvrir les dépenses d hébergement et de repas (calculée en se basant soit sur l indemnité Page 2 / 6

3 journalière soit sur les coûts réels, selon les directives de votre organisation) et tout autre frais professionnel. Le calcul du montant de l'avance et le format de la demande (par exemple, un formulaire) sont des sujets qui doivent être abordés dans votre directive relative aux voyages. Il est important de noter que le Gouvernement américain vous rembourse uniquement les montants inférieurs ou égaux aux tarifs journaliers établis pour la zone géographique. Le voyageur doit payer toute charge supplémentaire. Les bonnes pratiques : Autorisez une seule avance à la fois ; n'attribuez aucune autre avance à un voyageur tant que celui-ci n a pas remis la note de frais et le rapport de voyage du dernier voyage effectué. REMARQUE : les constatations d'audit révèlent souvent que les avances de voyage ont été attribuées à l encontre des directives de l'organisation. Qu'est-ce qu'une indemnité journalière? Une indemnité journalière est le montant quotidien maximum qui peut être remboursé à un voyageur pour chaque journée passée en dehors de son lieu de travail habituel pour les activités officielles. L'indemnité journalière se compose habituellement de deux parties : 1. L'hébergement : le montant maximum qui peut être remboursé pour l'hébergement ; l'hébergement est généralement remboursé en s'appuyant sur le coût réel engagé, sans dépasser le plafond établi par l USG. N'oubliez pas : les factures originales doivent être remises lors de votre demande de remboursement pour tous les coûts d'hébergement. 2. Les repas et frais accessoires (M&IE) : un montant fixe pour les repas (petit-déjeuner, déjeuner, dîner et les taxes et pourboires associés) et les frais accessoires (par exemple, les gratifications et pourboires, la blanchisserie et le nécessaire de toilette). Voici un exemple des tarifs journaliers du Département d'état des États-Unis pour le Botswana, tiré du site Web Nom du pays Nom de la ville Début de Fin de la saison la saison Tarif Hébergement Tarif M&IE Tarif journalier maximum Note Date d'entrée en vigueur Botswana Francistown 01/01 31/ USD 54 USD 226 USD s.o. 01/12/2009 Botswana Autre 01/01 31/ USD 44 USD 147 USD s.o. 01/12/2009 Si la ville dans laquelle vous vous rendez n'est pas répertoriée sous la catégorie «Nom de la ville», utilisez le tarif de la catégorie «Autre» (colonne 2) qui est publié pour chaque pays. Les coûts du voyage peuvent être calculés en s'appuyant sur le coût réel, les indemnités journalières ou une combinaison des deux (par exemple, en utilisant le coût réel pour l'hébergement et le tarif journalier de M&IE pour les repas et frais accessoires), sous réserve que la méthode choisie soit appliquée à l'intégralité et non à une partie d'un voyage. REMARQUE : pour être remboursé pour l'hébergement et les autres coûts relatifs au voyage d'un montant de 25 USD ou plus, le voyageur doit conserver et remettre toutes les justificatifs d achat (reçus et factures originaux). Pour les repas et les frais personnels qui entrent dans la Page 3 / 6

4 catégorie des M&IE, les reçus ne sont pas requis par le Gouvernement américain mais il est possible que la politique de votre organisation relative aux indemnités journalières les exige. Les constatations d'audit révèlent souvent que les avances de voyage ont été attribuées à l encontre des directives de l'organisation. Quand un voyageur peut-il prétendre aux indemnités de M&IE? Les indemnités de M&IE sont calculées sur une base journalière. Le jour du départ et le dernier jour du voyage, les voyageurs peuvent prétendre uniquement à un pourcentage du tarif journalier applicable dans la zone géographique visitée (ce pourcentage est celui déterminé par votre organisation ou le taux USG de 75%, le taux le plus faible s appliquant). Les employés effectuant des petits déplacements dans leur région peuvent uniquement prétendre aux indemnités de M&IE si le déplacement dure plus de 12 heures. Qu'en est-il si un repas est fourni à titre gratuit (par exemple, par une autre organisation) lors du voyage? Les indemnités de M&IE doivent être ajustées si le ou les repas sont fournis à titre gratuit lorsqu'une personne voyage à des fins professionnelles. Pour calculer les réductions des tarifs journaliers du Département d'état des États- Unis, vous pouvez consulter le site Web breakdown.html. Si vous développez votre propre directive relative aux indemnités journalières, nous vous recommandons d'inclure une section sur la réduction des M&IE lorsque le petit-déjeuner, le déjeuner et/ou le dîner sont fournis à titre gratuit. L indemnité ne doit généralement pas être ajustée dans le cas des repas fournis par les transporteurs publics (comme les compagnies aériennes ou ferroviaires) ou des hôtels (par exemple, quand le tarif de l'hôtel comprend le petit-déjeuner). Qu'en est-il si une personne voyage dans plusieurs pays différents (ou différentes villes à l'intérieur d'un même pays) au cours du même voyage et que chacun dispose d'un tarif journalier différent? Le tarif journalier est calculé en fonction de l'endroit où l'hébergement est situé. Si l'hébergement n'est pas nécessaire, le tarif de M&IE applicable est celui de la zone géographique. Si un voyageur se rend dans plusieurs zones géographiques dans une même journée, la zone géographique ayant le tarif de M&IE le plus élevé doit être utilisée. Si un voyageur se rend dans plusieurs pays lors d'un même voyage, alors le tarif de chaque pays doit être utilisé pour les journées passées dans le pays. Qu'en est-il si l'hébergement ou les dépenses journalières dépassent les plafonds admissibles du Gouvernement américain? Même s il est possible que votre organisation ait un plafond de remboursement différent du tarif journalier maximum de l USG, il est important de noter que si l'hébergement ou les M&IE dépassent les tarifs journaliers établis par l USG pour cette région, le voyageur devra payer la différence. La seule exception possible est que vous demandiez l autorisation à l avance d engager des «frais de séjour réels» à un tarif plus élevé, mais cette autorisation est uniquement accordée dans des circonstances spéciales ou inhabituelles. Qu'en est-il si un voyageur loge chez un ami ou un parent? Un voyageur qui loge chez un ami ou un parent lors d'un voyage officiel ne doit pas demander à être remboursé pour les frais d'hébergement. Lorsque l'hébergement n'est pas nécessaire, il faut appliquer le tarif journalier de M&IE de la zone géographique. Page 4 / 6

5 Pour plus d'informations Retrouvez ce numéro ou d'autres numéros de cette enewsletter sur Le site Web est un portail dynamique et interactif visant à rapprocher et à renforcer les Organisations non gouvernementales (ONG), les réseaux et les organisations de soutien des ONG à travers le monde. Cette publication a été financée par l'agence américaine de développement international, dans le cadre du Programme de partenaires compétents (CAP). Son contenu, géré par CAP, ne reflète pas nécessairement les opinions d'usaid ou du Gouvernement américain. Le rapprochement des avances doit être effectué rapidement après la fin du voyage. Si le rapprochement des avances n est pas effectué, le montant avancé peut parfois être déduit du salaire du voyageur. (Bien qu'il s'agisse d'une bonne pratique commerciale, il est important qu elle soit en accord avec la politique de l'organisation.) Comment un voyageur calcule-t-il les frais engagés en devise étrangère? Dans le cas d'un voyage international, la plupart, si ce n'est la totalité, des frais seront en devise étrangère. Pour calculer ces frais, le voyageur doit fournir les reçus appropriés avec le ou les taux de change des devises applicables pour la période passée dans le pays. Pour obtenir le taux de conversion approprié, utilisez soit le taux fourni lors du change comme indiqué sur les reçus de change soit un site Web de conversion de devises fiable, comme Assurez-vous de documenter les taux de change utilisés en imprimant la page Web et en la joignant à vos notes de frais. février 2010, FHI 360. Cette publication peut être photocopiée ou adaptée pour un usage non commercial sans autorisation préalable à condition que FHI 360, CAP, MSI et USAID soient mentionnés comme source. Page 5 / 6

6 Page 6 / 6 Numéro 30 / février 2010