PROCÉDURE DE DEMANDE DE DÉPART EN 3 e ANNÉE A L ÉTRANGER

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1 PROCÉDURE DE DEMANDE DE DÉPART EN 3 e ANNÉE A L ÉTRANGER Références normatives : Règlement de scolarité, accords de double-diplôme et autres conventions Les élèves issus du concours commun et admis sur titres L3 peuvent effectuer une 3 e année d études dans un établissement d enseignement supérieur à l étranger. Cette opportunité d ouverture académique et personnelle doit être préparée en amont et l École vous recommande d y réfléchir au moins un an avant le départ. Il importe que vous construisiez votre projet académique en concertation avec votre département d enseignement. Cette expérience constitue généralement la dernière étape de votre formation. Nous vous conseillons de privilégier avant tout la qualité de la formation, votre intérêt pour les disciplines enseignées et l apport de cette formation à votre projet professionnel et de ne pas fonder votre choix sur le seul prestige d un établissement. Les partenariats proposés par l École le sont tous avec des institutions de premier rang académique : sans prendre de «risques» vous pouvez ainsi, dans le cadre de ces partenariats, singulariser votre profil en explorant des domaines qui vous intéressent et en «sortant des sentiers battus». Bien que vous soyez libre de choisir une formation diplômante ou non-diplômante, ne méconnaissez pas l intérêt d un double diplôme. Le diplôme de nos partenaires étrangers facilite grandement l exercice du métier d ingénieur dans plusieurs pays où vous pourriez être amenés à travailler dans le développement de votre carrière compte tenu de leur importance économique. Il est ainsi souvent un meilleur sésame qu une seule expérience de formation.. Enfin, soyez également attentif aux nombreuses procédures à respecter et rappelées dans ce document. Pour faire une 3 e année à l étranger, vous devrez à la fois être accepté par l établissement d accueil et autorisé par l École à partir ; ce sont deux processus avec des rythmes différents que vous devrez mener en parallèle. Richard Thummel Directeur de l enseignement Pierre Michaux Directeur des relations internationales 1 Élèves concernés et critères d éligibilité Seuls les élèves entrés en 1 re année issus du concours commun et admis sur titres L3 sont concernés par ce dispositif. Les critères sont : 1) Validation des obligations de scolarité : Elèves entrés en 2009 Elèves entrés en 2010 Validation des modules obligatoires Écoles Validation des modules obligatoires Écoles Validation de 111 ECTS minimum dans les modules scientifiques et techniques Validation de 18 ECTS en modules de langue Validation de 2 ECTS en module de sport Validation du stage court ou long Validation du TOEIC avant le départ à l étranger Validation de 109 ECTS minimum dans les modules scientifiques et techniques Validation de 18 ECTS en modules de langue Validation de 4 ECTS en modules de sport Validation du stage court ou long Validation du TOEIC avant le départ à l étranger

2 2) Les résultats académiques, 3) Le comportement et la motivation, 4) La cohérence du projet. 2 Les formats possibles A. Formation diplômante Séjour d études dans le cadre d un accord de double-diplôme en substitution de l année entière. Cette formation académique permet l obtention du diplôme de l École des Ponts ainsi que celui de l université partenaire. La liste des accords de double-diplôme et les fiches détaillant ces accords sont disponibles sur le site : Séjour d études diplômant hors accord de double-diplôme pour une durée minimale de deux semestres. B. Formation non diplômante Séjour d études non diplômant dans le cadre des accords bilatériaux Erasmus ou autres signés par l École. Trois options sont possibles : 1) 1 semestre de cours 2) 2 semestres de cours 1 3) 1 semestre de cours + Projet de fin d études 3 Place et rôle du Projet de Fin d Études (PFE) Quel que soit le format du séjour, le Projet de fin d études constitue la dernière étape de la formation. Le PFE correspond à un travail personnel, conduit en appliquant les connaissances acquises au cours de la scolarité. Le PFE, d une durée de 17 semaines minimum, peut se dérouler dans le cadre d une entreprise ou d un organisme de recherche. Il donne lieu à la signature d une convention entre l élève, l École et l organisme d accueil. Le choix du sujet est validé par le président du département. Si le PFE est inclus dans la formation dispensée à l étranger, il est géré par l université partenaire. L élève doit avoir l accord préalable de son département de rattachement pour le sujet du PFE. A l issue de sa formation, l élève communique à son département le mémoire du PFE et le rapport du jury de soutenance. Si le PFE n est pas inclus dans la formation, l élève l effectue à l issue de son séjour à l étranger. Dans ce cas, le sujet du PFE est validé par le département de rattachement qui est chargé d établir la convention. Le PFE fera l objet d un rapport écrit et d une soutenance. 4 Préparation de la 3 e année à l étranger Pour préparer cette 3 ème année, l élève peut : a) Consulter le correspondant à l École pour cet établissement d accueil (voir fiches accords de double diplôme ou contacter la DRI pour connaître le correspondant). b) Consulter le site Web de l établissement d accueil. 1 Dans ce cas, le Projet de fin d études devra être effectué à l issue des 2 semestres de cours (cf point 3).

3 c) Consulter les rapports d expérience des prédécesseurs : contacter les inspectrices des études. d) Se renseigner auprès des élèves de l établissement d accueil présents à l École : contacter Isabelle Salengros e) Contacter les élèves de l École en séjour à l étranger : contacter Thomas Harcharick Attention : pour pouvoir effectuer la 3 ème année à l étranger, l élève doit : - d une part, obtenir l autorisation de son département de rattachement (cf. point 5), - d autre part, obtenir l acceptation par l établissement d accueil (cf. point 6). Ces deux procédures sont indépendantes mais doivent être menées parallèlement. L élève doit constituer son dossier pour l établissement d accueil sans attendre l autorisation de son département de rattachement. A contrario, l acceptation du dossier par l établissement d accueil ne dispense pas de l autorisation de son département de rattachement. L élève doit veiller à bien respecter les dates limites fixées par l établissement d accueil. Enfin, l acceptation définitive du départ est évidemment conditionnée aux résultats de la 2 e année et la validation du stage long ou court (cf. point 2). 5 Procédure d autorisation par l École L élève transmet par courriel au plus tard le 15 février à son département de rattachement une lettre de motivation présentant son projet de 3 e année en indiquant au maximum 5 choix classés par ordre de priorité (l expression des choix doit se faire en renseignant le tableau type qui figure en annexe 1). Ce document doit être complété par des fiches (annexe 2) précisant au moins pour les 2 premiers choix le programme à suivre, les cours envisagés et selon la formule, le sujet et les modalités du Projet de fin d études. Le département lui répondra avant le 5 avril. 6 Procédure de candidature auprès de l établissement d accueil Procédure de dépôt des candidatures auprès de l établissement d accueil Dans le cadre d un accord de double diplôme et des accords bilatéraux Erasmus ou autres, les candidatures sont présentées par l École. Vous devez vous mettre en contact avec la Direction des Relations Internationales : o Marie Azuelos o Thomas HARCHARICK En revanche, dans le cadre de candidatures vers des universités étrangères sans accord, ni convention, l élève doit postuler individuellement et directement auprès de ces universités. Nous attirons l attention des élèves sur les dates limite de candidature pour les formations hors accord dans une université anglo-saxonne. Ces candidatures doivent souvent être présentées avant fin décembre. Il est donc nécessaire de s y prendre au début de l automne de l année précédent le départ. Il convient également de faire attention aux différents tests exigés par l université (TOEFL, GRE, etc ) et de s inscrire assez tôt pour pouvoir obtenir les résultats dans les délais imposés. Pour tout renseignement, l élève peut contacter Thomas Harcharick

4 7 Suivi de candidature L élève informe son département de rattachement des retours positifs ou négatifs des universités sollicitées au fur et à mesure des réponses reçues. L élève informe obligatoirement son département de rattachement de son choix définitif au plus tard le 1 er juin de l année de départ. Dès confirmation de l acceptation de sa candidature par l université d accueil, il transmet à son département une copie de ce courrier. Un courrier d autorisation de départ à l étranger, signé par le Directeur de l enseignement, sera transmis à l élève avant le 25 juin de l année en cours. 8 Inscriptions administratives préalables au départ Pendant la durée du séjour à l étranger, l élève doit régulièrement être inscrit à l École et dans l établissement d accueil. Avant son départ, l élève doit régulariser sa situation administrative auprès du Bureau de la Vie Etudiante (Bureau V226). Les frais à régler sont définis en fonction de la formation choisie. Accord de double diplôme Hors accord de double diplôme Programme Erasmus ou type Erasmus hors Europe Formation diplômante A l École : Droits d inscription et dispense des frais de scolarité. Dans l université d accueil : se référer aux fiches des accords de double diplôme. A l École : Droits d inscription et frais de scolarité à taux réduit. Dans l université d accueil : se renseigner directement auprès de l université d accueil. Formation non diplômante A l École : Droits d inscription et frais de scolarité à taux réduit. Dans l université d accueil : Pour les droits d inscription, se renseigner auprès de la DRI Pour les frais de scolarité, se renseigner auprès de l université d accueil. Prolongation de scolarité : si la formation à l étranger dépasse le 30 septembre de l année n+1, la réinscription à l École est obligatoire. Une décision est établie et signée par le Directeur de l enseignement où figurent les droits d inscription et frais de scolarité à régler.

5 9 Conditions de validation A la fin de son séjour d études à l étranger, l élève fait parvenir à son département de rattachement : Un relevé de notes officiel des modules suivis dans l université d accueil ; Une attestation de la durée de présence dans l université d accueil (annexe 3) ; Si le PFE a été réalisé dans le cadre de la formation, le mémoire et le rapport du jury de soutenance ; Le questionnaire «Retour d expérience» mis en ligne sur le site : ; Le cas échéant, un rapport destiné aux organismes ayant accordé une bourse (ERASMUS, Région Ile de France, Ville Paris, Jean Walter, Jacques Coiffard, etc ). 10 Financement L École ne propose aucun financement pour un séjour à l étranger. Elle accompagne l élève dans la demande d obtention de bourses externes (pour plus d informations, contacter Marie Azuelos à la DRI). Pendant une troisième année à l étranger, un élève de l École peut rester, sous conditions de ressources, éligible à l octroi d une bourse de l École sur critères sociaux. 11 Infos pratiques L École donne, ci-dessous, quelques conseils pratiques pour la constitution du dossier de candidature : Lettres de recommandation : Contacter les enseignants via le département ; Titre de gradué en ingénierie : utile pour certaines candidatures dans des universités anglo-saxonnes, il n est délivré qu aux élèves entrés en 1 ère année et ayant satisfait à toutes les obligations de scolarité de 1 ère et de 2 ème année ; la demande doit en être faite au secrétariat de la direction de l enseignement ou Relevés des notes (transcripts) en français ou en anglais : contacter le secrétariat de la Direction de l enseignement ; Relevés de notes de classe préparatoire : Contacter la classe préparatoire ; Certificats de scolarité : Contacter le Bureau de la Vie Etudiante ou TOEIC, TOEFL, GRE, etc : Contacter le Département de la Formation Linguistique. 12 Calendrier Date limite du dépôt du dossier au département 15 février Réponse du département à l élève 5 avril Choix définitif de l élève à communiquer au département 1 er juin

6 ANNEXE 1 M. le Président du département (à compléter) LETTRE DE MOTIVATION Nom Prénom Dept Catégorie Institution d accueil Ville Pays Durée formation Formation diplômante PFE inclus Site Web décrivant la formation Ex : Durand Antoine SEGF CC KTH Stockholm Suède 15 mois Oui oui

7 ANNEXE 2 FICHES «CONTRAT D ETUDES PREVISIONNEL» A RENSEIGNER POUR LES DEUX PREMIERS CHOIX CHOIX N 1 : INTITULE DU MODULE DUREE DU MODULE (trimestre, semestre) NOMBRE D HEURES NOMBRE ECTS SITE WEB DECRIVANT LE MODULE Signature de l élève Date......

8 CHOIX N 2 : INTITULE DU MODULE DUREE DU MODULE (trimestre, semestre) NOMBRE D HEURES NOMBRE ECTS SITE WEB DECRIVANT LE MODULE Signature de l élève Date......

9 ANNEXE 3 ATTESTATION DE PRESENCE - Année universitaire 2011 / 2012 Attendance certificate - Academic year 2011 / 2012 ORGANISME D ACCUEIL / HOST INSTITUTION NOM de l organisme / Name of institution :... Code Erasmus / Erasmus Code (si applicable / if relevant) :...(exemple : E MADRID18) Pays / Country :... ATTESTATION / CERTIFICATE «Nous confirmons que Mme / Mlle / M.... venant de l institution. a effectué une mobilité dans notre l établissement Lieu : Date : du / / 20. au / / 20.». Nom et statut de la personne autorisée dans l établissement d accueil : Signature : Cachet de l établissement : We hereby confirm, that Ms / Mr... coming from the institution.. has performed a mobility in our institution Place : Date : from./../20 to../.../20. Name and position of the authorised person at the host institution:. Signature : Stamp of the institution: NB : L attestation de présence doit être signée A LA FIN du séjour / The attendance certificate must be signed AT THE END of the mobility period.

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