CAHIER DES CHARGES de la formation : «Excel pour les bibliomètres»

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1 Direction de la Valorisation Information Scientifique et Technique (DV-IST) Pôle Bibliométrie. CAHIER DES CHARGES de la formation : «Excel pour les bibliomètres» Dossier suivi par : Monique Legentil-Galan et Patricia Volland-Nail coanimatrices du pôle bibiométrie de l INRA Adresses de retour de la proposition avant le : voir date portée au portail fournisseurs Inra - par courrier ET par mail : A l attention de Sylviane Fortun - INRA - Service de la formation permanente nationale rue de la Géraudière BP Nantes cedex 03 - et par mail : LEGENTIL-GALAN Monique Centre INRA de Jouy ERIST / CREBI Domaine de Vilvert Jouy-en-Josas cedex : / Fax : Courriel : VOLLAND-NAIL Patricia Centre INRA de Tours UMR Physiologie de la Reproduction et des Comportements Dpt PHASE Nouzilly : / Fax : Courriel : Toute proposition adressée par mail dans les délais indiqués au portail devra obligatoirement être confirmée par l envoi postal. Les offres adressées uniquement par mail ne pourront pas être étudiées. Projet de formation Excel pour les bibliomètres : - Cahier des charges Date : 13 septembre

2 Contexte général PRESENTATION DE L INRA L Institut National de la Recherche Agronomique (INRA) est un organisme de recherche scientifique finalisée en Agriculture, Alimentation et Environnement ; les missions génériques qui lui sont attribuées sont : produire et diffuser des connaissances scientifiques et des innovations, contribuer à la formation à, et par la recherche, à la diffusion de la culture scientifique et au débat science/société, contribuer, par son expertise à éclairer les décisions publiques et celles des acteurs de la société. Deuxième institut de recherche publique en France, l Inra a développé un fort ancrage régional : 200 implantations réparties dans 20 centres de recherche sur l ensemble du territoire français. L Institut comporte 235 unités de recherche (dont 148 associées à d'autres organismes dites UMR), 60 unités expérimentales et 88 unités d'appui et de service. PRESENTATION DE LA DV-IST Dans un contexte de forte évolution, la Direction déléguée à l Information Scientifique et Technique (DV-IST) a initié depuis 2008 un projet de restructuration visant à conforter la place des professionnels de l IST en tant qu acteurs des processus de recherche ou de pilotage des activités scientifiques. Un travail de fond a ainsi été engagé sur l évolution des métiers de la documentation au regard des besoins de la communauté scientifique, afin de répondre à un triple objectif : rénover l offre de services de la fonction Information Scientifique et Technique, faire évoluer l animation de la fonction, organiser une gestion des emplois et des compétences des personnels. Ce projet concerne l ensemble des personnels de la fonction IST quelle que soit leur catégorie et leur rattachement administratif (Unité, Centre, Département, Direction). Il a conduit à la création de neuf pôles de compétence, qui ont une double mission : contribuer au développement d une offre de services à la communauté scientifique et constituer de véritables centres de ressources pour les professionnels. - Bibliométrie ; - Communication ; - Edition ; - Formation ; - Gestion des Connaissances ; - Open Access / ProdInra ; - Service de proximité / KiW IST ; - Technologies ; - Veille. Projet de formation Excel pour les bibliomètres : - Cahier des charges Date : 13 septembre

3 CONTEXTE, ENJEUX ET OBJECTIFS DE LA FORMATION La formation à Excel vise à dispenser aux membres du Pôle bibliométrie les compétences nécessaires à l exploitation de corpus de notices de publications scientifiques et à la construction d indicateurs bibliométriques destinés à évaluer les productions de recherche de l établissement, ou d une de ses entités, ou de certaines thématiques, sur différents critères. Son enjeu est de doter les documentalistes membres du nouveau pôle bibliométrie de l INRA, de savoir-faire spécialisés en gestion de données le plus souvent textuelles et d origines diverses, et en exploitation de ces données pour l élaboration d indicateurs quantitatifs normalisés, destinés à leur hiérarchie. Contexte spécifique dans le cadre du pôle bibliométrie Les études qui seront conduites au sein du pôle bibliométrie devront s appuyer sur un ensemble de méthodes et procédures normalisées et partagées, en vue de l échange, de la confrontation et de la publication des résultats. Excel est le premier outil partageable des études. Parvenir à structurer le socle commun des savoirs techniques sur Excel est le préalable à leur lancement. L objectif de la formation est de donner aux stagiaires la capacité d'utiliser Excel pour gérer efficacement des données documentaires et bibliométriques. Le niveau de la formation sera à adapter en fonction du niveau de maîtrise actuel des différentes fonctionnalités d Excel des stagiaires, niveau qui sera précisé par le groupe organisateur. PROGRAMME DE LA FORMATION Adaptée aux objectifs précisés ci-dessus, et à la spécificité de fichiers textuels gérés dans le cadre de la bibliométrie, la formation devra intégrer les points suivants des formations de base et avancées ci-après. Il sera noté qu après contact avec les responsables INRA de la formation, certains de ces points pourront être traités sous forme de rappels tandis que d autres resteront à développer pour tenir compte des pré-acquis des stagiaires : 1. Construction de fichiers de publications (import de fichiers, formatage de cellules ) 2. Gestion des données (recherche, modification, filtre, tri, extraction de chaîne de caractères, codification ) 3. Calculs et opérations : a. Dénombrements, comptages simples, pourcentages b. Fonctions de calcul intégrées (simples, conditionnelles ) c. Ecriture d'équations d. Ecriture de macros 4. Tableaux croisés dynamiques pour synthèse et regroupement de données 5. Mise en forme de tableaux (style, format, impression ) 6. Restitutions graphiques (types de graphiques, mise en forme ) 7. Liaison de fichiers Projet de formation Excel pour les bibliomètres : - Cahier des charges Date : 13 septembre

4 PUBLIC VISE PAR LA FORMATION ET NOMBRE DE SESSIONS La formation concernera une population de documentalistes, de 8 à 20 personnes, membres du nouveau pôle bibliométrie de l INRA. Deux sessions sont envisagées au cours du dernier trimestre A la demande expresse de l Inra et/ou en fonction des modalités pédagogiques retenues, une des sessions pourra être reportée début 2011 et si besoin est, une session supplémentaire pourra être organisée au cours du premier semestre Les groupes pourront éventuellement être constitués par niveau en cas d hétérogénéité constatée entre les stagiaires. DUREE ET LIEU DE LA FORMATION - PERIODE SOUHAITEE Durée : 2 jours par session Lieu de la Formation : Paris ou proche région parisienne, dans des locaux de formation mis à disposition par le prestataire (locaux équipés d ordinateurs et vidéoprojecteurs) Période souhaitée : semaines 47 et 48 de novembre et décembre 2010 autant que possible, compte tenu des plannings INRA déjà remplis. En cas de report d une session, et en cas d une session supplémentaire de 2 jours : premier semestre MODALITES PEDAGOGIQUES Le prestataire proposera un ou plusieurs scenario(s) sur la base, par exemple, de deux sessions de deux jours pour un même groupe, ou d une session par groupe pour deux groupes différents de 8 à 10 personnes,, pour tenir compte des pré-acquis et de l éventuelle hétérogénéité des stagiaires. Toutes suggestions pouvant améliorer les modalités pédagogiques seront les bienvenues. Pour chaque session, un panachage d apports ou exposés théoriques, et d exercices appliqués en séance sera proposé. Un bilan de chaque exercice et des moments d échange seront à prévoir. Le prestataire axera autant que possible ses exposés, démonstrations et exercices sur des fichiers spécifiques qui lui seront fournis par l INRA, conformes aux besoins d exploitation des professionnels INRA. Les exercices proposés en séance devront permettre le calcul d indicateurs bibliométriques. Pour ce faire, une réunion préparatoire entre le prestataire et les agents de l INRA responsables de l organisation de la formation est à prévoir dans la proposition pour ajuster le contenu et le déroulement des sessions au regard du niveau des stagiaires. Projet de formation Excel pour les bibliomètres : - Cahier des charges Date : 13 septembre

5 CONDITIONS DE REUSSITE Il est nécessaire que le prestataire construise une formation personnalisée, adaptée aux attentes décrites dans le présent cahier des charges. Le programme de la formation du prestataire sera travaillé en amont avec les commanditaires de la formation et les coanimatrices du pôle bibliométrie. EVALUATION DE LA FORMATION Un questionnaire d évaluation sera proposé aux stagiaires par les commanditaires de la formation, au terme de la session, ainsi qu un temps d échange entre le formateur, les stagiaires et les commanditaires de la formation. FORME ATTENDUE DE LA REPONSE La proposition chiffrée doit comprendre : - le programme détaillé de la formation proposée ; - les modalités et les moyens pédagogiques ; - la taille minimale et maximale du groupe ; - le ou les lieux de formation proposés le cas échéant (faire une proposition chiffrée distincte) ; - les modalités pour le temps de concertation préalable à la formation (durée et prévision de date) ; - le nom, qualité et le CV des intervenants ; - quelques références de la société sur des formations équivalentes ; - les coûts complets et détaillés. CRITERES DE CHOIX DU PRESTATAIRE Pour les propositions qui satisferont au cahier des charges, les critères de sélection des intervenants seront : - Les modalités proposées pour adapter la formation au niveau des stagiaires - L articulation entre l approche pédagogique retenue, le contenu, les objectifs pédagogiques, - L expérience des intervenants dans le domaine, leur qualité pédagogique ; si possible, une bonne connaissance du milieu de la recherche et, éventuellement, des indicateurs de suivi d activité scientifique - Le respect du calendrier prévu, - Le coût, - Le respect de la procédure d envoi des offres Projet de formation Excel pour les bibliomètres : - Cahier des charges Date : 13 septembre

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