La mise en place d une cellule de veille

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1 La mise en place d une cellule de veille Floriane Giovannini IST - Antony 24 ème Rencontres OMER Lyon, les mars 2007

2 Plan de la présentation Introduction à la veille Une cellule de veille : - Pourquoi? - Pour qui? quels types de veille - Comment? quels moyens? Un dispositif envisageable (schéma)

3 Introduction Qu est-ce que la veille? «La veille est une activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l environnement pour en anticiper les évolutions» (Norme AFNOR 1998) «La veille est la mise en place formalisée et organisée d un système d information visant la collecte, le traitement et la diffusion de l information concernant l environnement de l organisation et ceci de façon continue et dynamique» (G. Chartron, INIST, juin 2006» A quoi ça sert? La veille est utile pour : Anticiper : détecter les changements Limiter les risques : détecter les dangers Progresser : Détecter les écarts Innover : Détecter les idées nouvelles

4 Une cellule de veille : Pourquoi? La veille au Cemagref : - Cemagref en tant qu Institut de recherche finalisé devant répondre : aux attentes de la société aux besoins d aide à la décision des pouvoirs publics et des collectivités locales une démarche de recherche pluridisciplinaire - Positionnement de l IST : appui à l animation scientifique et technique service d appui à la veille et aux veilleurs impliqué dans le processus de veille documentaire classique Faire de la veille, l affaire de tous

5 Une cellule de veille : Quels types? Pour qui? Plusieurs niveaux d intervention : 1. Veille scientifique et technique Indispensable pour suivre des thèmes de recherche larges (pluridisciplinarité) Recherche de partenariats, valorisation, innovation Binôme documentalistes/chercheurs 2. Veille stratégique positionnement du Cemagref / à son environnement une détection des opportunités, des risques, des menaces la détection de ruptures technologiques (trou de connaissances) Prises de décision au plus haut niveau de la hiérarchie

6 Une cellule de veille : Quels types? Pour qui? 3. Veille prospective : Définition : Ensemble de méthodes qui vise à explorer les futurs d'un enjeu, d'un objet de la connaissance ou de l'action, afin de prendre position sur la réalité présente et de l'orienter dans le sens souhaité et ainsi d'éclairer une stratégie d'action et un projet. Objectifs : sélectionner des informations et analyses utiles alimenter la réflexion stratégique de la direction contribuer à des réflexions et/ou une veille interorganisme Aiguillon de la veille stratégique

7 Une cellule de veille : comment? quels moyens? - Identifier les veilleurs et leurs besoins (enquête, entretiens) - Proposer des formations et une sensibilisation à la démarche de veille - Mettre à disposition des veilleurs des outils et des prestations adaptés (benchmarking) Passer de la pratique à la culture du partage de l information

8 Veille stratégique Groupe prospective Veille scientifique et technique Bibliométrie Cellule de Veille IST Appui méthodologique et logistique Accompagnement chercheur / appui à la démarche de veille Réseau documentalistes Participation à des bulletins co-produits en partenariat (AFSSET) Datamining Dispositif de veille (document de travail)

9 En guise de conclusion : Rôle de la cellule : Accompagner les pratiques de veille en identifiant les outils et les sources les mieux adaptés selon les veilleurs et leurs problématiques Objectifs : Coordonner et faire communiquer les 3 niveaux de veille Enjeux : - Développer un système d information adapté - Passer de la démarche à la pratique

10 Retour d expérience sur la mise en place d un service de veille à Montpellier Myriam Taoussi mars 2007 Centre de Ressources IST, Montpellier

11 Sommaire Environnement de travail Analyse des besoins Mise en place du service veille Méthodologie: Mise en place d une veille concernant l agriculture irriguée en France Retours d usage des chercheurs / ingénieurs Perspectives pour le centre de ressources IST

12 Environnement de travail Les Unités Mixtes de Recherche 3 UMR multidisciplinaires: G-EAU: «Gestion de l Eau, Acteurs et Usages» ITAP : «Information et technologie pour les agroprocédés» TETIS «Territoires, environnement, télédétection et information spatiale» Thématiques / disciplines traitées: Hydrologie Agronomie Économie Modélisation des systèmes complexes Sociologie de l'environnement Sciences de l ingénieur Information spatiale Mathématiques appliquées Le Centre de Ressources IST 2 ingénieurs documentalistes (dont un CDD) Au service des trois UMR (180 utilisateurs IST potentiels (chercheurs, ingénieurs, doctorants )

13 Analyse des besoins Initiative du CR IST : Ré-orienter les activités en offrant de nouveaux services aux utilisateurs comme : Réalisation de dossiers de veille sur des sujets transversaux aux thèmes de travail des chercheurs. Analyse des besoins Interviews des responsables d unités et de chercheurs Propositions de nouveaux services comme la veille Repérage des sujets à traiter par le CR IST Résultats de l analyse Besoin d informations sociétales, scientifiques, technologiques, socio-économiques, politiques Ces informations concernent: - des équipes, - des groupes projet - Le CR IST ne prend pas en charge les besoins de veille individuelle Durée de la veille : - Besoin pérenne (plusieurs années), - Le temps de vie d un projet.

14 Mise en place du service veille A mon arrivée : Mise en place de la stratégie de veille : Démarrage de l activité à titre expérimental par un sujet urgent (irrigation / sécheresse) Etude et choix des outils de veille et des moyens de diffusion à proposer Avant la rencontre avec le responsable de l équipe : - Connaissance des recherches de l équipe - Pré-étude du sujet à traiter (base de discussion) Prise de contact avec les demandeurs

15 Veille scientifique et technologique Type de veille Types d informations traitées Veille scientifique et technologique - Bibliographie : publications, communication de congrès, thèse - Technologie : brevets déposés - Un sujet de recherche Permet de faire le point sur : Sujets traités à ce jour Sources - Un domaine d application, une méthode - Recherche d experts du domaine - Une technologie et ses applications - Viticulture de précision - Imagerie Hyperspectrale - Gestion participative des ressource en eau - Comportements humains lors de prises de décision (en cours de réalisation) - Bases de données bibliographiques et brevets - Sites web des institutions de recherche, de fabricants - Abonnements à des revues scientifiques et techniques Outils de surveillance Logiciel WebSite Watcher (Sites web, Flux RSS, bases)

16 Veille sociétale Type de veille Types d informations traitées Permet de faire le point sur : Sujets traités à ce jour Sources Veille sociétale - Socio-économique - Sociopolitique - Socioculturelle... - Les tendances et données d une société - L impact de nouvelles technologies sur la société - Le développement durable et la société (prise de conscience, contraintes ) - Irrigation en France: gestion durable de la ressource en eau (sécheresse, agriculture, environnement ) - Irrigation en Afrique : gestion durable de la ressource en eau - Bases de données bibliographiques ( Psychinfo, Scopus, ) - Presse et Media ; revues scientifiques - Données statistiques (INSEE) - Point de vue de la société civile : Associations - Autres Sites web Outils de surveillance - Flux RSS Alerteinfo - Moteur Google Actualités - Newsletters - Logiciel WebSite Watcher - Contacts téléphoniques directs

17 Un exemple Mise en place du dossier de veille «L irrigation en France» Gestion durable de la ressource en eau : sécheresse, agriculture, environnement

18 Méthodologie - 1 Définition du sujet avec le demandeur Analyse des besoins Détermination des types d informations requises: Compréhension de la demande et du contexte: Etude des thèmes de recherche des équipes concernées Insertion dans la vie des équipes ( Séminaires internes, écoles d été, réunion d UMR ) Identification et sélection des sources Recherche sur le Web visible, invisible, prise de contacts téléphoniques Récolte et sélection de l information Proposition d une maquette et d informations sélectionnées pour validation par le demandeur

19 Méthodologie - 2 Affinage des requêtes Réalisation de la surveillance automatique des sites web (WebSiteWatcher, AlerteInfo, ) Mise en place d un système d alerte mail mensuel Diffusion aux personnes identifiés au Cemagref Montpellier et national (chefs de département par exemple) et autres collaborateurs (Cirad, IRD ). Publication des résultats sur l Extranet Actualités mensuelles publiées dans les pages web du site IST: (articles SPIP) Antériorité disponible dans une base Wikindx lien depuis le site de l UMR

20 Retours d usages des équipes Enthousiasme pour ce service après une période de «mise à l épreuve» Emergence de nouvelles demandes Inondations Biodiversité Co-animation de débat, synthèses, Intégration de la démarche veille dans les projets Ex: projet «CemaACV» (bibliographie sur les méthodes et d outils liées à l Analyse du Cycle de Vie) : - animation de la bibliographie collaborative de l équipe projet - prise en charge d une partie de la veille bibliographique

21 Perspectives pour les documentalistes A Montpellier, besoin d un temps-plein pour gérer le nombre croissant des demandes. Pistes : Répartir le travail entre les documentalistes du site? Mutualisation inter-sites quand les sujets s y prêtent? Besoins de nouveaux ressources documentaires Abonnements à des sources de sociologie, psychologie, sciences politiques, Besoins de formations aux outils Fonctions avancées de WebSite Watcher Interrogation avancée des bases brevets Améliorer le confort d accès aux documents des lecteurs en respectant les aspects juridiques