PRESENTATION CERTIFICATION DE SERVICE «Centres de formation pour les activités privées de sécurité et de sûreté»

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1 PRESENTATION CERTIFICATION DE SERVICE «Centres de formation pour les activités privées de sécurité et de sûreté»

2 Ce référentiel s adresse à toutes les actions de formation pouvant être dispensées dans le domaine de la sécurité et de la sûreté

3 objectifs Améliorer la crédibilité des organismes de formation aux yeux des entreprises et des donneurs d ordre institutionnels Assurer à l ensemble des bénéficiaires et partenaires de la formation une garantie de sérieux, de transparence et de traçabilité dans la réalisation des actions de formation et des examens.

4 PRESENTATION DES CARACTERISTIQUES CERTIFIES

5 Une proposition de formation précise transmise au client Une convention de formation est systématiquement signée entre le client et le centre de formation Vérification documentaire de la présence de convention pour tous les stagiaires formés. Un programme de formation contenant les éléments suivants : Nombre de participants maximum, Durée et dates, lieu de la formation, programme et objectifs de la formation est systématiquement joint à la convention Vérification documentaire de la présence de programme pour chaque formation.

6 Une planification détaillée de la formation Un planning identifiant les formateurs et les locaux pour chaque formation Vérification documentaire des plannings établis. Une Convocation est systématiquement envoyée aux stagiaires. Elle précise : Nature, lieu, durée, dates et horaires du stage Vérification documentaire de la présence de convocation pour tous les stagiaires formés. Si le client ne souhaite pas que l on convoque les personnes le noter dans la convention et envoyer une convocation type. Les convocations sont envoyées minimum 15 jours avant le début de la formation ou dès réception de la commande Vérification de l envoi des convocations.

7 Des formateurs et vacataires compétents pour l action a mener (1) Profil minimum (précisé dans la fiche formation pour chaque formateur ou vacataire intervenant dans une formation : Mise en place de dossier formateur (CV, diplômes ) Vérification des dossiers formateurs en s assurant des compétences des formateurs pour les formations où il est intervenu. Validation des compétences et aptitudes pour les nouveaux formateurs ou vacataires par le responsable du centre de formation Fiche de validation formateur Vérification de la présence de la fiche de validation formateur.

8 Des formateurs et vacataires compétents pour l action a mener (2) Actualisation des compétences des formateurs internes : plan annuel de formation et engagement sur la réalisation des recyclages. Vérification documentaire de la mise en œuvre du plan de formation, des feuilles de présence et attestations de formation et diplômes. Bilan annuel pour faire le point des besoins d actualisation des compétences des formateurs. Vérification documentaire du bilan et/ou plan de formation. Un dossier est constitué pour tous les vacataires (CV, Diplômes, contrats de travail, les déclarations d embauche ). Vérification documentaire du dossier du formateur Vérification liste des vacataires agréés. Assurer que les exigences liées à la formation à dispenser par le vacataire lui sont bien définies dans son contrat de travail ou un bon de commande. Vérification des contrats de travail et /ou des bons de commande pour chaque intervention du vacataire.

9 Une maîtrise de la sous- traitance (1) Les sous-traitants sont agréés en fonction de leur domaine de compétences et de leur qualification Vérification Liste des sous-traitants agréés. Fourniture par les sous-traitants des documents administratifs suivants: K-Bis, Copie autorisation préfectorale, Attestation de versement des cotisations à l URSSAF, Attestation d assurance et attestation de confidentialité Vérification des dossiers des sous-traitants. Établissement de contrat de sous-traitance avec chaque partenaire. Celui précise les modalités d exécution des formations Vérification de la mise en place de contrats de sous-traitance avec chaque sous-traitant. Si la sous-traitance dépasse 25 % du chiffre d affaires de l organisme de formation, l organisme sous-traitant doit être titulaire de la présente certification. Vérification que le sous-traitant est bien titulaire de cette certification (sur présentation du certificat).

10 Une maîtrise de la sous- traitance (2) Une évaluation des sous-traitants est réalisée à la fin de chaque formation et le centre fait une évaluation annuelle de ses sous-traitants Vérification de la mise en place d évaluations systématiques de sous-traitants et évaluation annuelle Validation des supports pédagogiques utilisés par les sous-traitants par le centre de formation Vérification fiche validation des supports pédagogique ou présence et supports pédagogiques. Le sous-traitant fournit systématiquement au centre de formation les feuilles de présence des stagiaires Vérification présence des feuilles de présence pour toutes les formations sous-traitées.

11 Choix des sites et des moyens pédagogiques adaptés à la formation Choix des sites en fonction des éléments suivants : accessibilité, taille des salles de cours, moyens pédagogiques, transports, restauration Vérification de la mise en place des fiche de qualification des sites de formation. Le centre de formation s assure que les moyens nécessaire à la formation (définis dans la fiche formation correspondante) sont mis en oeuvre Vérification de la présence du matériel requis ou bon de commande ou contrat de location

12 Une traçabilité du stagiaire en cours et après la formation Un dossier est créé pour chaque stagiaire. Celui-ci regroupera tous les éléments concernant ce stagiaire. Vérification de la mise en place des dossiers stagiaires. Conservation d un historique sur toutes les formations dispensée au sein du centre de formation. Vérification de la conservation des copies des diplômes et attestations émises.

13 Une présentation au stagiaire des règles du centre de formation En début de stage, le formateur présente aux stagiaires : - l objectif de la formation - Il présente le déroulement de la formation et son évaluation - Il présente les règles de vie du centre - Il recueille les attentes des stagiaires Vérification Documentaire du document de présentation remis aux stagiaires Vérification visuelle par participation à un séance de l ouverture d une session de formation

14 Vérification des acquis des stagiaires à l entrée en stage Lorsque la fiche formation le précise le formateur vérifiera en début de formation à l aide d un questionnaire de connaissance les acquis des stagiaires Vérification présence évaluation des connaissances dans les dossiers stagiaires lorsque cela est nécessaire. La remise au stagiaire d un dossier pédagogique adapté Des supports clairs et précis sont remis aux stagiaires Vérification des supports de cours qui sont remis aux stagiaires

15 Un respect des modules de formation définis Des feuilles de présence émargées 2 fois par jour par les stagiaires et visée par le formateur Des attestations de participation au stage signées par le formateur et la Direction du centre de formation faisant apparaître clairement le nom du stagiaire et le nombre d heures de cours suivies par jour Vérification des feuilles de présence et des attestations de participation au stage. Mise en place d un suivi pédagogique permettant d assurer le respect du programme défini dans la fiche formation Vérification du respect des modules par la mise en place d une fiche de suivi permettant de valider que chaque point a bien été abordé.

16 Une utilisation du matériel adéquat pour la réalisation des formations Assurer que le matériel prévu sur les fiche formation a bien été utilisé. Vérification de la mise en œuvre du matériel prévu par la fourniture du matériel ou des contrats de location et factures de consommables. Une évaluation des exercices pratiques Les exercices pratiques (demandés dans les fiches formation) sont évalués et enregistrés. Vérification des fiches d exercice pratiques.

17 Une mise à jour des cours en fonction de la réglementation Mise en place de réunions pédagogiques de mise à jour annuelles (ou plus si besoin). Vérification des comptes-rendus de réunion. Les documents modifiés sont gérés à l aide d indices de révision. Vérification des cours indicés et de la mise en place d une liste des supports de cours en vigueur.

18 La réalisation d enquêtes satisfaction client (1) Mise en place d enquêtes satisfaction client annuelles. Le questionnaire doit être construit en portant sur les thèmes suivants : Commercial, Respect des engagements du centre de formation, capacité des formations à répondre aux attentes, accueil au niveau du centre, la recommandation du centre et la satisfaction des stagiaires. L enquête s effectue sur un échantillonnage des clients (50% des entreprises par secteur d activité ou l ensemble si moins de 10 clients). Le seuil de satisfaction est fixé à 90% pour l ensemble des items portant sur le référentiel Mise en place d un bilan et d actions correctives pour remise en conformité Vérification des envois, retours et exploitation des questionnaires satisfaction client

19 Évaluation satisfaction clients (2) Evaluation systématique de la satisfaction des stagiaires en fin de session Vérification mise en place questionnaires satisfaction stagiaires et du traitement des résultats

20 Réponse systématique aux réclamations issues des clients ou des stagiaires Toutes les réclamations (écrites, orales, mail) sont enregistrées Les réclamations doivent être traitées par des personnes habilitées Vérification mise en place d un enregistrement pour les réclamations clients et des habilitations des personnes. Mise en place d une réponse à toutes les réclamations dans un délai de 10 jours ouvrés Vérification des envois de réponse à toutes les réclamations

21 Le respect de la réglementation Le personnel doit être identifié Vérification des livres entrées et sorties de personnel, des contrats de travail, des fiches de paie. Le personnel est déclaré à l URSSAF ou à la MSA. Vérification des déclarations administratives La TVA ou la taxe sur les salaires sont payées. Vérification des déclarations de charges fiscales et sociales La déclaration auprès de la DRFP est réalisée annuellement (bilan financier et pédagogique). Vérification de la déclaration à la DRFP

22 Le système documentaire Doit être articulé de la façon suivante : - Le référentiel - Les textes réglementaires en vigueur - Les enregistrements apportant la preuve du respect des caractéristiques certifiées. - Les documents servant de référence à la mise en œuvre des caractéristiques certifiées.

23 Durée d archivage des documents Documents d organisation originaux : 3 ans Documents réglementaires (factures, ) : 10 ans Tous les enregistrements : 1 an

24 Le contrôle 1) Interne: Contrôle de toutes les caractéristiques 1 fois par an A partir d une liste de vérification ou l on cochera CONFORME ou NON CONFORME Cette liste complétée sera visée par le responsable Une réunion est mise en place suite à ce contrôle afin de mettre en place les traitements et actions correctives nécessaires et d émettre un plan d action. 2) Externe Annuellement par SGS

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