Support de Formation. Date de formation : Nom du Formateur : Licence SYNAPSE : SYN-

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1 Support de Formation 1 Date de formation : Nom du Formateur : Licence SYNAPSE : SYN- Site WEB : : mises à jours logiciels et documentations Login : < >, Mot de passe : < >. 1

2 Sommaire!Présentation générale de!présentation générale de!présentation générale de!présentation approfondi de Reconnaissance des documents!présentation approfondi de Format d impression Visualisation des documents!présentation des autres logiciels 2 Planning prévisionnel : Première demi journée : diaporama N 1 à 13 Seconde demi journée : diaporama N 14 à 23 Première demi journée : diaporama N 24 à 29 Seconde demi journée : diaporama N 29 à 40 Horaires et pauses : Description approfondie : 2

3 SYNAPSE! Serveur d impression sous Windows NT ;! Convivial, ergonomique, simple et puissant.! Solution intégrée de connexion et de gestion des flux ;! Gestion des flots d impression de production ou distribués ;! Mise à disposition sur l Intranet ;! Composition dynamique, traduction ;! Indexation, tri, regroupement. Mise sous plis sécurisées; 3 Présentation de SYNAPE Champ d action de SYNAPSE Rôle d un serveur d impression Pourquoi SYNAPSE chez vous : avant et après SYNAPSE 3

4 SYNAPSE 4 Serveur d impression SYNAPSE : DOCUSPOOL : spouleur de documents DOCUCOM : Gestion des entrées/sorties, identification des documents DOCUCOMPO : Scénario de composition (composeur dynamique externe) Modules optionnels : DOCUSTATION : Console DOCUSPOOL délocalisée DOCUCLIENT : SYNAPSE délocalisé DOCUADN : Tri-Regroupement de documents bruts - codes ORM/BCR DOCUFLO : Tri-Regroupement de documents PDF - codes OMR/BCR DOCUWEB : Publication intranet DOCUVISION : Superviseur intranet DOCUREPRO : Quotas et Instruction d impression 4

5 Réception! Réception des documents en provenance de tous systèmes. IBM Mainframe AS400 DEC HP SUN WANG Autres NT UNIX Bull DPS Canal 370 PDSI DAI X25 - OPEN7 Centronics, Dataproduct, Asynchrone, Disque FTP LPD Réseau TCP/IP Dérouleurs SCSI DOCUCOM 5 - Gestion d entrées hétérogènes en connexion réseau ou canal (transport); - indépendance des entrées vis à vis des imprimantes ; - HOST : Gestions de fichiers bruts (ASCII, ASA, ) ou formatés (PCL, PS, ) ; - Bureautique : Gestion de fichiers formatés PCL, PS ou PDF ; 5

6 Généralités! Gestion des entrées/sorties ;! Reconnaissance des documents ;! Gestion des accès utilisateurs et administrateurs. 6 Rôles de DOCUCOM en entrée: - Transport des fichiers - Identification des fichiers en documents (séparation par pages bannières) - Informations sur les documents (colonnes de DOCUSPOOL) Présentation de l interface et des menus boutons - Mise en icône, position et couleur d affichage (clignotement = problème) - Mode actif / inactif : feux vert, feux rouge - Information nom de fichier en cours de traitement : nom du document - Gestion d un port (clic droit) : activer, désactiver, purger, suspendre, annuler - Statut des ports : lancé, stoppé, suspendu, désactivé, arrêt en cours, problème,... - Redimentionnement de la fenêtre, enregistrement de la position courante - Journaux d activités du jour courant et des jours précédents Gestion des accès sécurisés : utilisateurs avec pouvoir d administration 6

7 Spouleur de documents! Affichage en temps réel de la file d attente ;! Intervention à tout moment sur la file d attente, en mode de gestion automatique ou manuel ;! Gestion très souple des documents et des archives ;! Impression multi-exemplaire, extrait, éclatement ;! Formatage des documents intégré (création de bannière, mise en page de liasse, compteur de page, etc) ou externe.! visualisation WYSIWYP ;! Regroupement par classe pour planification;! Configuration de filtre d affichage des documents ;! Journal d activité et fichier de log par document ; 7 7

8 Gestion Spoul/Archives 8 Rôles de DOCUSPOOL : - Gestion en temps réel de la file d attente - Mise en page des documents personnalisable par imprimante - Aperçu avant impression (WYSIWYG) - Archives directement accessibles - Imprimer vers une imprimante, transférer vers un ordinateur distant (transfert disque, FTP, mail, ), publier sur un intranet documentaire. Journaux d activités du jour courant et des jours précédents Gestion des accès sécurisés : utilisateurs avec pouvoir d administration Principes du spoul et des archives : durée de conservation dans le spoul avant archivage, durée de concervation des documents archivés avant sauvegarde éventuelle 8

9 Présentation de l interface! Menus déroulant, boutons menu.! Identification des documents ; Tri par colonne.! Barre d information. 9 Présentation de l interface - Menu déroulant et menu boutons - filtre d affichage courant - documents affichés : spoul courant / date d archive Colonnes d informations sur les documents : - description des titres - description des icônes des documents - tri alphabétique des colonnes (tri sur référence = ordre chronologique) Barre d information : - nombre de documents affiché, ressources système, mode opératoire, information sur le document courant. 9

10 Présentation de l interface! Archives par dates (et par thèmes) ;! Listes des destinations : imprimantes,... ;! Personnalisation des icônes ;! Modification des attributs d un document par Glisser/Déplacer ; 10 Présentation de l arborescence - Navigation dans le spoul et dans l archivage - liste des imprimantes / DOCUCLIENT / DOCUWEB - liste des formats d impressions -> Liens avec les répertoires sous le répertoire /SYNAPSE -> Description des fichiers (.SPL,.INFO,.LOG,.PS,.PCL,.PDF, ) Archivage : fonctionnalités identiques au spoul (pas de restauration vers le spoul) Personnalisation des icônes (/synapse/icones/imp/<nom>.ico) 10

11 ! Menu d action ;! Sélections multiples de documents ; Présentation de l interface 11 Menu d action sur la liste des documents - Filtres d affichage prédéfinis - Personnalisation des filtres d affichage Menu d action sur les documents - Sélection multiple de documents dans la file d attente - Modification des propriétés des documents (informations des colonnes) - Modification du status d un document (Imprimer, Publier (et/ou), Suspendre, ) - Application des propriétés - Visualisation du format d origine en ASCII, EBCDIC, Hexadécimal, et du LOG - Visualisation WYSIWYG avec et sans reformatage - Impression, total, échantillon (avec reformatage ou à partir du document précédemment imprimé) - Archivage et suppression d un document - Commentaire sur le document : info-bulle (Application : message post-it entre les opérateurs) 11

12 Filtre d affichage! Personnalisation des filtres d affichages ;! Filtres d affichages «préférés» ; 12 Intérêts d une gestion par filtre d affichage Filtre d affichage - Création d autant de filtre d affichage que nécessaire: documents reçu, par imprimantes, par classe, par type de documents, - Possibilité de combiner plusieurs critères et d exclure du filtre - Impact du filtre sur la file d attente du spoul Recherche de document dans les archives selon un filtre A retenir : seul les documents affichés dans la file d attente sont traités : 1- l ordre d impression dépend du tri courant d affichage de la file d attente 2- Un filtre d affichage permet de n imprimer que les documents affichés (les documents non affiché ne peuvent donc pas s imprimer) 12

13 Mode Auto/Manu! Gestion des classes ;! Répartitions des éditions ;! Ouverture automatique ; 13 Mode MANU / AUTO - MANU : Gestion de la file d attente sur uniquement actions opérateurs ; - AUTO : gestion mixte automatisé de la file d attente et sur actions éventuels opérateurs ; Classes d impression : - en mode AUTO, impression automatique des documents dont la classe est ouverte - Regroupement de documents sous une même classe d impression pour une gestion optimisée et réparties des préimprimés et papiers spéciaux ; - Attribution de noms mnémotechniques aux 120 classes ; - Ouverture et fermeture des classes sur ordre opérateur ; - Ouverture et fermeture pour chaque classe selon un horodateur ; 13

14 Déclaration des ports d entrées! Disque, Réseau TCP/IP IPX/SPX, drivers windows, Centronics, Asynchrone, mail, BULL PDIS, BULL DAI, IBM 3211, Dérouleur de bande SCSI,...! FTP, LPD, CFT(IP, X25), RSM8, OPEN7, Spécificités des ports d entrées de DOCUCOM Fichier de terminaison Méthode de fin de transfert Lecture au file de l eau (utile pour les ports on-line lent) LP : Nom de l imprimante virtuelle (queue)... 14

15 Options des ports d entrées (1)! Tables de transcodage ;! Comptage des pages par nombre de lignes ;! 15 Paramétrage de ports d entrées de DOCUCOM - Table de transcodage - Comptage des pages Attention d activer le comptage des pages tous les 25 Ko uniquement pour les entrées de type bureautique formaté (le nombre réel de page est récupéré dans le driver Windows) 15

16 Options des ports d entrées (2)! Conversion des codes sauts ASA vers ASCII ;! Redressement des CR LF et FF;! Remplacement de chaînes de caractères ;! 16 Paramétrage de ports d entrées de DOCUCOM - Conversion ASCII, ASA, DPS6, UNIX Accents GCOS - Remplacement de chaînes de caractères EXO : - Créer un port LPR ou Disque sous le nom <Démo> - Récupérer le fichier d exemple par ce port d entrée - Modifier les options de conversion et réaliser un remplacement de chaîne qui ajoute à chaque page la ligne <Démo> 16

17 Distribution! Impression automatique sur tous types d imprimantes ;! Distribution aux destinataires : FAX, , WEB,... Dérouleurs SCSI FAX Réseau TCP/IP WEB Canal IBM 370 Centronics " Disque FTP LPR CFT Imprimantes Métacode PCL - Postscript Matricielles - 17 Rôles de DOCUCOM en sorties Transport des documents vers : - les imprimantes de production en mode canal ou ethernet - les imprimantes départementales, hors salle de production - les imprimantes des destinataires - les systèmes HOSTS (UNIX, PC, ) par FTP ou disque partagés - un serveur de FAX - les messageries - un intranet documentaire 17

18 Déclaration des ports de sorties! Disque, Réseau TCP/IP IPX/SPX, drivers Windows, Centronics, Asynchrone, mail, IBM 3211, Dérouleur de bande SCSI,...! FTP, LPR, CFT(IP, X25), Spécificité des ports de sorties de DOCUCOM - Sortie disque : type de fichier à déposer - Sortie drivers Windows : nom de la queue d impression avec driver générique texte et le driver windows de l imprimante Message au démarrage (feu vert) : «Le port suivant contient des document, voulez vous le purger» - Parler de la fenêtre «Le port de sortie contient des fichiers, est vous...» EXO : - Créer un port de sortie et envoyer le fichier d exemple vers l imprimante 18

19 ! Définition des paramètres généraux et des répertoires de travail. Paramètres généraux 19 Paramètres généraux - Gestion par utilisateur - Journal d activité - Statistiques - Transit implicite des ports d entrées 19

20 Identification des bannières! Recherche des pages bannières pour séparation et identification des documents ;! Personnalisation du nom de quatre zones de capture.! Gestion de zones fixes ou variables ;! Gestion par branche : les branches inférieures ne sont analysées que si les branches précédentes contiennent une fiche valide ; 20 Identification des bannières - Découper les fichiers en documents - Rechercher des information sur le document Zone d identification = colonne d information de DOCUSPOOL Définition assistée en mode WYSIWYG Paramètre zone : recherche relative sur la ligne (valeur négative = à rebours à partir de la fin de la ligne) EXO : - Capturer des informations dans le fichier d exemple - créer une zone Casier (de distribution) 20

21 Identification des documents! Tests des éléments capturés dans la page de bannière ;! Modification des informations du document ;! Gestion multi-branche : Toutes les branches sont parcourues, et pour chaque branche la première fiche testée valide est adoptée. 21 Identification des documents Utilité des multi-branches Pour chaque document, les fiches d identifications appliquées sont notées dans le journal EXO : - Modifier les informations : appliquer un cassier en fonction des autres informations. - Échanger et tronquer des zones : sur le champ date, extraire uniquement l heure 21

22 Personnalisations! Personnalisation des colonnes ;! Icône d imprimante! Fond d écran DocuSpool 22 Personnalisation des colonnes sous DOCUSPOOL - ordre et largeur des colonnes - ajout de colonne EXO : - Ajouter la colonne casier 22

23 DOCUWEB Gestion des Utilisateurs! Déclaration sous DOCUCOM ;! Mise à jours sous DOCUWEB ; 23 Publication des documents : gestion des destinataires - intranet documentaire - Les documents publiés sont au format PDF 23

24 Configuration! Paramètres généraux ;! Paramétrage des archives ; 24 Configuration de DOCUSPOOL - Gestion multi-exemplaire. Attention d'harmoniser la configuration avec DOCUCOM - Archivage - Durée de conservation dans le spool courant - Durée de conservation des documents archivés - Sauvegarde des archives - Fichiers traités 24

25 Configuration! Répertoires de travail ;! Logiciels externes ; 25 Répertoires de travail de SYNAPSE - Organiser les espaces disques C: et D: - Remarque : pour les configurations musclé, optimiser en configurant le répertoire de spool des imprimantes de windows sous le même espace disque que le spool de SYNAPSE (D:) - Logiciels de visualisation WYSIWYG (décrit dans les format d impression 25

26 DOCUCOMPO Formatage!Création et gestion des ressources de formulaires électroniques ;!Fusion dynamique et conditionnelle des données et formulaires ;!Reprise d applications d environnement propriétaire avec conversion de langages : XES, DJDE, SDP, AFP/IPDS, ;!Pas de remise en cause des applications existantes ; 26 Mise en page des documents - Compositions simples intégrées à SYNAPSE - Compositions dynamiques externe à SYNAPSE 26

27 !Formats par défaut sous FORMATS ;!Formats personnalisés directement sous le nom de destination ;!Glisser sur le document pour modifier son format. Format.FRM 27 27

28 Formatage RedTitan! Environnement RedTitan Configuration :! Formats RedTitan : 28 Environnement RedTitan - Liens entre les formats.frm et les applications RedTitan - PrePrinter, sous répertoires IN et OUT, mode simultané par imprimante avec les sous répertoire imprimante (forte exigence de production) - PrePrinter, pourquoi deux BOOT? - BOOT.PRE : Boot de démarrage pour PrePrinter - PPSYNxx.PRE : Boot de démarrage pour SYNAPSE xx: en PS ou PCL selon l imprimante de destination - <Application>.PPI : scénario de composition du document 28

29 Format.FRM!Syntaxe 29 Script de commandes des formats - Syntaxe, ordre des commandes - Commandes de premier niveau : - Début, Fin du document, et à chaque Page %%DEBUT, %%FIN, %%PAGE - Bannière, pas de bannière, bannière personnalisée %%BANNIERE, %%NOBANNIERE - Commandes de second niveau : - Insertion de fichier externe %%IMPFIC - Commandes du langage de l imprimante %%1B - Variables d informations du document %%INFOxxxx - Commandes générales - Logiciel de composition externe : %%ACTIONEXT, %%POSTACTDEB, %%POSTACTFIN - Format utilisé (PCL, PS, ) %%IMPPS, %%IMPPCL, %%IMPVIAPDF, %%TABLE - Syntaxe pour PrePrinter et RedPrint %%PREPRINTER, %%RTDSC EXO : - Créer une nouvelle bannière sur le fichier d exemple, enlever l ancienne, ajouter un compteur de page, changer le bac de sortie, d entrée, etc 29

30 Visualisation!Demande de visualisation WYSIWYP!Double click sur le document 30 WYSIWYG de documents à composer, et déjà composés - Commandes %%IMPPS, %%IMPPCL - Impression d un fichier PostScript vers une imprimante PCL : %%IMPVIAPDF - Visualisation de document déjà formaté et non PCL ou PS (ex:.tiff,.doc avec Word) EXO : - Imprimer un fichier ASCII avec un formatage PS vers une imprimante PCL via le driver Windows. (nécessite Acrobat). 30

31 PCL et PostScript!Comptage des pages via drivers Windows.!PCL Visualisation WYSIWYP par SwiftView ou équivalent. Impression vers des imprimantes PCL.!PostScript Visualisation WYSIWYP par Acrobat Reader via conversion en PDF par Acrobat Distiller. Impression vers des imprimantes PostScript ou via Acrobat vers tout type d imprimante

32 XES, DJDE, SDP, GFREC!Transparence pour les imprimantes adaptées.!xes Impression vers des imprimantes PCL et/ou PostScript via XesServer ou équivalent.!djde Impression vers des imprimantes PCL et/ou PostScript via RedPrint.!SDP -Nipson Mathilde EASYPRINT7, DYNSET Impression vers des imprimantes PCL via Mathilda.!GFREC -GCOS8 Conversion en ASCII ou ASA

33 AFP, SAP, MSW,...!AFP Conversion AFP vers IPDS, PCL, PostScript!SAP Conversion RDI vers PCL ou PostScript.!Bureautique Windows Au format PDF, ou via drivers imprimantes.!ebcdic Transcodage par table interne ou externe!fol, Réno, Prescribe, Tiff, etc... Transparence pour les imprimantes. Visualisation selon visualisateur disponible (paramétrable)

34 DOCUADN Tri Regroupement Eclatement Requêtes A D Base de données Applications! Découpage des documents ASCII et ASA page par page, avec capture de critères. Tri N Regroupement Eclatement Documents! Génération d un ou plusieurs documents triés à partir d un ou plusieurs documents.! Fonctionnement automatique! Génération de code OMR et BCR 34 DOCUADN : Tri - Regroupement - Eclatement Exemple d application : Fusion des fichiers des bulletins de paie et des feuilles de pointage regroupé selon le code matricule et trié par code postal, avec insertion de codes de mise sous plis sécurisés. Extraire les matricules d un service spécifique. 34

35 DOCUCLIENT Synapse délocalisé Environnement Informatique SYNAPSE Reseau Ethernet Océ 9260 Site distant Reseau Ethernet DOCUCLIENT #1 DOCUCLIENT #2 Océ 8400 Océ DOCUCLIENT : Serveur de production délocalisé Solution d impression délocalisée des moyens et gros volumes d édition ; Fonctionnalités d utilisation de identiques à SYNAPSE ; Reçoit des documents (formatés ou à formater) de SYNAPSE mais également depuis son propre environnement informatique local. 35

36 DOCUWEB L Intranet Documentaire! Mise à disposition des documents au plus près des destinataires. MS NT 4 Serveur MS IIS, ASP BD InterBase 5.6 Acrobat 4 MAINFRAME, Bureautique DOCUWEB PDF Navigateurs HTML DOCUSPOOL DOCUCOM DOCUCOMPO NetScape 4 Réseau Internet/Extranet Mac OS MS IE4 36 DOCUWEB : l intranet documentaire Mise à disposition des documents publiés de l entreprise sur un serveur WEB intranet/extranet ; Les utilisateurs, à travers leur navigateur HTML consultent la liste des documents mis à leur disposition (automatiquement mise à jour) ; Les documents, au format WYSIWYG PDF, peuvent être triés par référence, date, nom, format, pages, statut, ; Fonctions de recherche dans la liste des documents publiés; Les actions sont faites sur simple clic : consultation, suppression, tri, ; Gestion d utilisateurs et groupes d utilisateurs destinataires. 36

37 DOCUWEB L Intranet Documentaire 37 37

38 SUPERVISEUR intranet! Supervision des modules de SYNAPSE depuis le navigateur internet ;! Rafraîchissement automatique ;! Clic sur icônes pour détails ;! Nécessite InterBase. 38 DOCUVISION : Superviseur intranet Permet de faire une vérification attentive de l activité des applications de SYNAPSE, de surveiller la régularité des actions accomplies, et de contrôler la situation des états gérés ; Alerte sur le mode opératoire des modules logiciels de SYNAPSE; Rafraîchissement automatique des informations affichées ; Gestion des informations entre les modules au travers d une base de données. 38

39 Evolutions! Module facturation (Accounting) de plus en plus évolué ;! Personnalisation (Customisation) de plus en plus fine ;! Assistant visuel (Wizard) pour la création des formats ;! Regroupement des formats par type d imprimante ;! DOCUADN en Client/Serveur : Administration à distance ;! Evolution de DOCUWEB de la technologie ASP vers XML ;! DOCUADN à partir de documents au format PDF ;! SYNAPSE Multi langue

40 Conclusions!, société éditrice du logiciel SYNAPSE.! Interface utilisateur parmi les plus conviviales.! Haut degré de fiabilité.! Adaptabilité rapide aux spécificités des clients.! Très forte réactivité de l entreprise vis-à-vis de ses clients et partenaires.! Architecture distribuée et performante.! Evolution permanente des fonctionnalités et adaptabilité aux nouvelles technologies