EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE GUIDE DE L'UTILISATEUR

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1 GUIDE DE L'UTILISATEUR EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE I. INTRODUCTION... 2 A. LES MODULES DE LA GESTION COMMERCIALE... 2 B. DEMARRER EQUISIS EXECUTIVE... 2 C. NAVIGUER DANS EQUISIS... 4 II. TRAVAILLER AVEC EQUISIS GCOM... 5 A. PRELIMINAIRES... 5 Création des clients... 5 Création des fournisseurs... 7 Création des articles... 8 B. ENCODAGE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX Généralités Création d'un bon de commande client Création d'un bon de commande fournisseur Création d'un bon de réception fournisseur Création d'une écriture de stock Création d'une note d'envoi Création d'une facture C. CONSULTATION D'INFORMATIONS A L'ECRAN Fichier des articles : back orders Fichier des articles : historique III. IMPRIMER AVEC EQUISIS A. PRELIMINAIRES B. FACTURES C. ETAT ABREGE DU STOCK EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 1

2 A. LES MODULES DE LA GESTION COMMERCIALE I. INTRODUCTION En fonction de la licence acquise, les modules utilisables dans le cadre de la Gestion Commerciale (prise au sens large) d'equisis EXECUTIVE sont les suivants : Gestion Commerciale Clients : accès spécifique aux fichiers Commandes Clients et Notes d'envoi Gestion Commerciale Fournisseurs : accès spécifique aux fichiers Commandes Fournisseurs et Réceptions Fournisseurs Gestion de Stock : accès spécifique au fichier des Ecritures de Stock Facturation : accès spécifique aux fichiers Factures, Notes de Crédit et Prestations CRM peut également être considéré comme un module faisant partie de la Gestion Commerciale, puisqu'il vous permet, notamment, de rédiger vos Offres de prix clients (et demandes de prix fournisseurs) : accès au fichier Offres. I M P O R TA N T La licence " EQUISIS Light" se compose des modules "Comptabilité Générale" et "Facturation" de base, sans gestion des articles. Aussi, si vous souhaitez tester ce module " EQUISIS Light", seul le chapitre consacré au fichier des factures vous concerne. La procédure d installation du programme est décrite dans un document en annexe. Nous supposons dès lors que cette installation a été correctement réalisée. Avant de démarrez le programme, vérifier que vous disposez bien du fichier de licence fourni par ISIS (fichier ayant pour extension ".xml"). 1) Afin de lancer le programme EQUISIS, cliquez deux fois sur son icône (fichier de type "application") : EQUISIS va vous demander d'ouvrir un fichier de données : ce fichier a pour extension ".4dd". Pour tester le programme à partir d'un fichier de données de démonstration, choisissez le fichier de type "démo.4dd". Ce fichier de données contient des données fictives. Vous accédez à présent à l'écran de licence ci-dessous (non complété bien entendu) : B. DÉMARRER EQUISIS EXECUTIVE Nous partons dans ce guide du principe que les principaux modules de gestion commerciale ont été activés au démarrage, à savoir : - Gestion Commerciale Clients - Gestion Commerciale Fournisseurs - Gestion de Stock - Facturation Certains documents commerciaux ne seront pas décrits ici, comme le fichier "Offres", dont le paramétrage est relativement spécifique, ou les notes de crédit sur vente, dont l'encodage est analogue à celui des factures. Nous vous renvoyons pour cela au manuel de référence d'equisis EXECUTIVE, disponible notamment à partir du menu "Fichier/Aide" du programme. 2) Au sein de cet écran, cliquez sur le bouton "Importer licence" pour importer le fichier de licence (ou de démonstration) que vous avez reçu. Une fois cette licence importée, cliquez sur le bouton "Fermer". EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 2 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 3

3 3) L'accès à EQUISIS étant rigoureusement contrôlé, vous voyez alors apparaître une fenêtre de dialogue dans laquelle vous devez préciser votre mot de passe. L'utilisateur par défaut est "User". Sélectionnez-le, puis entrez le mot de passe "EQREV", et cliquez sur le bouton "OK". II. TRAVAILLER AVEC EQUISIS GCOM A. PRÉLIMINAIRES Création des clients Ouvrez le fichier "Clients" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu général "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : Remarques Lors de la prochaine ouverture du programme, EQUISIS aura mémorisé le chemin d'accès au fichier de données et l'ouvrira automatiquement après la validation du mot de passe. Si vous souhaitez ouvrir un autre fichier de données lors de votre prochaine session de travail, il convient d'enfoncer la touche "Alt" juste après avoir double-cliqué sur l'application ou son raccourci. Vous accédez maintenant à la fenêtre d'accueil représentant le logo EQUISIS: si elles sont affichées par défaut, vous voyez devant vous des palettes d'outils et, dans la partie supérieure de cette fenêtre, une barre de menus composée des menus "Fichier", "Edition" et "Palettes". C. NAVIGUER DANS EQUISIS Les principes de base de navigation dans EQUISIS sont décrits dans les premiers chapitres du guide d'utilisation "Comptabilité Générale" (palettes, menus, fichiers, recherches, saisie des données,...). Nous vous conseillons de lire attentivement ces chapitres avant de poursuivre la découverte des modules de Gestion Commerciale. 1) Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. Si les renseignements mentionnés n existent pas, EQUISIS vous proposera de les créer. R e m a r q u e La rubrique "mnémonique" n'est pas directement saisissable. En effet, à la validation de chaque fiche, EQUISIS génère automatiquement un code unique (formé des 3 premières lettres du nom de la société + la première lettre de la localité + 2 chiffres). Si cela n'est pas le cas lorsque vous enregistrez la fiche EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 4 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 5

4 du client, allez modifier les deux premières cases à cocher des Préférences Administrateur (voir à ce chapitre dans le guide "Comptabilité"). Si, par exemple, l'adresse de livraison est différente de l'adresse du siège social, vous pouvez, en cliquant sur l'icône représentant une enveloppe (en bas à droite de l écran), appeler l'écran ci-dessous, dans lequel vous pourrez modifier ces données : Ciquez ensuite sur la touche "OK" pour valider ce code et la fiche-client. R e m a r q u e Après l'enregistrement de la fiche, cliquez sur le bouton "Annuler" pour stopper l'encodage de nouvelles fiches clients. Création des fournisseurs Ouvrez le fichier "Fournisseurs" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : Pour accéder aux différentes adresses (1. siège social, 2. adresse de livraison et 3. adresse de facturation), cliquez sur le bouton en haut à gauche de cet écran. Ensuite, cliquez sur le bouton "OK" pour retourner dans la fiche du client proprement dite. Après avoir encodé toutes les données de celui-ci conformément à l'exemple, validez cette fiche. 2) A présent, EQUISIS vous propose une boîte de dialogue dans laquelle vous allez fixer le code unique (mnémonique) de la fiche-client. 1) Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 6 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 7

5 Après encodage des données du fournisseur, validez-les via le bouton "OK". 2) Tout comme pour les clients, une boîte de dialogue apparaît à l'écran, dans laquelle vous devez fixer le code du fournisseur. Cliquez à nouveau sur le bouton "OK" pour valider ce code et la fiche fournisseur. ci ait été spécifié au préalable dans la fiche famille concernée). Si la famille "LOG" n existe pas encore, EQUISIS va vous proposer de la créer. Encodez-là selon l exemple repris ci-dessous : Création des articles Ouvrez le fichier "Articles" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : 1) Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. - Encodez alors les données de l'exemple dans les rubriques "Fournisseur", "Devise", "Px achat devise", "Px vente", "TVA" et (si le module "Comptabilité Générale" a été activé) "Imputation Compta Générale". 2) Consultez ensuite le menu déroulant "Actions" au bas de l'écran de saisie et sélectionnez l option "suivi du stock", ou cliquez sur l onglet "suivi du stock" (ou encore la touche-raccourci du clavier "F2") : ou Un deuxième écran de saisie de la fiche-article apparaît alors à l'écran : L'encodage de cet exemple se fera de la manière suivante : - Commencez par la rubrique "Libellé". En effet, la rubrique "numéro" va être automatiquement complétée par le programme dès que vous aurez spécifié la famille à laquelle appartiendra cet article. - Ensuite, tapez le code "LOG" dans la rubrique "Famille", afin d'attribuer un code à l'article et d'initialiser le tableau de tarifs (pour autant que celui- EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 8 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 9

6 R e m a r q u e Après validation d'une nouvelle fiche-article, une nouvelle fiche vierge apparaît. Pour stopper l'encodage de nouvelles fiches, cliquez sur le bouton "Annuler". B. ENCODAGE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX Généralités Une des forces de la Gestion Commerciale EQUISIS est de réduire au minimum les encodages de documents. Ainsi par exemple, un bon de commande client pourra automatiquement générer un bon de commande fournisseur, lui-même donnant lieu à un bon de réception. Le bon de commande client générant à son tour une note d'envoi et/ou une facture. Comme expliqué plus haut, nous partons du principe que les principaux modules de gestion commerciale ont été activés au démarrage : - Gestion de Stock (accès au fichier des écritures de stock), 3) Choisissez au sein de cette fenêtre le "mode de valorisation" en sélectionnant une des valeurs du menu déroulant correspondant (par exemple, PRMP: prix de revient moyen pondéré). Tapez ensuite l'unité "PCE" dans les rubriques "Unité achat", "Unité stock" et "Unité de vente". Si cette unité n existe pas encore, EQUISIS va vous proposer de la créer dans le fichier des unités. Encodez-la selon l exemple repris ci-dessous : - Gestion Commerciale Clients (fichier des bons de commande clients et des notes d'envoi), - Gestion Commerciale Fournisseur (fichier des bons de commandes et réceptions fournisseurs), - Facturation (fichier des factures et des notes de crédit) Certains documents commerciaux ne sont pas mentionnés ici, comme les offres, dont le paramétrage est relativement spécifique, ou les notes de crédit sur vente, dont l'encodage est analogue à celui des factures, ou encore le fichier des prestations. Pour retourner dans le premier écran de saisie de l'article, cliquez sur la flèche "Retour" en bas à droite de la fenêtre (ou cliquez sur l'onglet "Détail", ou encore la touche "F1"). Après encodage des différentes données de l'article conformément à l'exemple, validez cet écran (bouton "OK"). important Il se peut que l'exercice comptable dans lequel est ouvert le fichier de données sur lequel vous travaillez ne corresponde pas à l'année en cours ou aux exemples repris dans ce guide. Les dates à encoder seront alors à choisir dans l'année proposée par le programme. Création d'un bon de commande client Ouvrez le fichier "Commandes clients" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie" (ou cliquez sur le bouton "+" de la palette d'outils). Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 10 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 11

7 complétées conformément à la fiche article, si celle-ci a été correctement complétée. L'écran de saisie des articles se présente comme suit : 1. Encodage des données générales Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. Procédez pour cela de la manière suivante : - Dans la rubrique "Client", sélectionnez un client en utilisant par exemple le code "ASTM01" - Ensuite, complétez les rubriques "Date de commande", "Date de livraison" et "Vos Références" conformément à l'exemple. Remarque Si, au démarrage d'equisis, vous avez coché le module "Comptabilité analytique", vous devrez également compléter la rubrique "Compte analyt.") 2. Encodage des articles Entrez ensuite dans l'écran de saisie des articles de la fiche commandes clients. Pour ce faire : - Soit, cliquez dans la fenêtre située au milieu à droite de l'écran (sous l adresse du client) - Soit, cliquez sur l onglet "Articles", en haut à gauche de l écran (ou touche-raccourci "F2") Enfoncez ensuite le bouton "Ajouter" pour ajouter une ligne au bon de commande. Ensuite, recherchez l'article en encodant, par exemple, le code "LOG001" dans la rubrique "Article", puis complétez la rubrique "Q cmdée". Les autres rubriques, comme "Unité", "Vente",... sont automatiquement Pour ajouter un second article au bon de commande, cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter" et répétez l'opération. Pour retourner dans le premier écran de saisie de la fiche de commande client, cliquez sur "OK" ou sur l'onglet "Détail" (touche "F1"). 3. Enregistrement du bon de commande A présent, vous pouvez valider les données encodées en enfonçant le bouton "OK". Le bon de commande est créé et disparaît de l'écran. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 12 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 13

8 R e m a r q u e Lorsque la fiche est validée, une nouvelle fiche vierge apparaît automatiquement à l'écran. Si vous ne souhaitez pas encoder de nouvelle fiche, cliquez sur le bouton "Annuler". 4. Confirmation du bon de commande Il convient à présent de confirmer le bon de commande. La mise à jour d'un bon de commande aura deux conséquences : - C'est lors de la confirmation qu'equisis enregistrera réellement les quantités commandées dans la fiche du client et dans les fiches des articles commandés - Par conséquent, un bon de commande confirmé ne pourra plus être modifié Pour ce faire, opérez comme suit : Cliquez, dans la barre de menu principale, sur "Prise de cmde". Les options suivantes vous sont proposées: - si le module Gestion Commerciale Fournisseur" a été activé, vous pourrez enregistrer votre entrée en stock par l'intermédiaire du fichier des réceptions fournisseurs (lui-même pouvant être généré à partir d'un bon de commande fournisseur). - si ce n'est pas le cas, votre entrée en stock se fera par l'intermédiaire du fichier des "Ecritures de stock" (voir plus bas). Création d'un bon de commande fournisseur Lorsque l'article commandé par un client n'est pas de stock, il convient de le commander chez le fournisseur. La création d'un bon de commande fournisseur n'est pourtant pas une étape indispensable à l'entrée effective en stock de l'article (celle-ci se faisant à travers le fichier des réceptions fournisseurs). L'intérêt principal de l'enregistrement des commandes fournisseurs étant la traçabilité des commandes, et le suivi des back orders. Ouvrez le fichier "Commandes fournisseurs" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie" (ou cliquez sur le bouton "+" de la palette d'outils). Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : Sélectionnez l'option "Chercher commandes pour Mise à Jour stock" pour afficher à l'écran la liste des bons de commande qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mise à jour (confirmation) en stock. Sélectionnez ensuite le bon en cliquant sur la ligne appropriée, ou choisissez l'option "Tout sélectionner" du menu "Edition" si vous souhaitez mettre à jour (confirmer) tous les bons qui ne le sont pas encore. Choisissez ensuite l'option "Mise à Jour stock et document" du menu "Prise de commande". R e m a r q u e Pour pouvoir livrer la marchandise au client, il faut que celle-ci soit en stock chez vous et donc dans le programme EQUISIS. Pour ce faire : EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 14 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 15

9 1. Encodage des données générales Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. Procédez pour cela de la manière suivante : - Dans la rubrique "Commande à", sélectionnez un fournisseur en utilisant par exemple le code "INFV01" - Ensuite, complétez les rubriques "Date de commande", "Date de réception" et "Références" conformément à l'exemple. 2. Encodage des articles commandés Entrez ensuite dans l'écran de saisie des articles de la fiche commandes fournisseur. Procédez pour ce faire de manière identique à la commande client. Enfoncez ensuite le bouton "Ajouter" pour ajouter une ligne au bon de commande. Ensuite, recherchez l'article en encodant, par exemple, le code "LOG001" dans la rubrique "Article", puis complétez la rubrique "Q cmdée". Les autres rubriques, comme "Unité", "Vente",... sont automatiquement complétées conformément à la fiche article, si celle-ci a été correctement complétée. L'écran de saisie des articles se présente comme suit : Pour ajouter un second article au bon de commande, cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter" et répétez l'opération. Pour retourner dans le premier écran de saisie de la fiche de commande fournisseur, cliquez sur "OK" ou sur l'onglet "Détail" (touche "F1"). 3. Enregistrement du bon de commande A présent, vous pouvez valider les données encodées en enfonçant le bouton "OK". Le bon de commande est créé et disparaît de l'écran. R e m a r q u e Lorsque la fiche est validée, une nouvelle fiche vierge apparaît automatiquement à l'écran. Si vous ne souhaitez pas encoder de nouvelle fiche, cliquez sur le bouton "Annuler". 4. Confirmation du bon de commande Pour avoir une influence sur le stock (quantités en commande fournisseur), le bon de commande doit maintenant être mis à jour (confirmé). Pour cela, opérez comme suit : Cliquez, dans la barre de menu principale, sur "Achat ". Les options suivantes vous sont proposées: Sélectionnez l'option "Chercher commandes pour Mise à Jour stock" pour afficher à l'écran la liste des bons de commande qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mise à jour en stock. Sélectionnez ensuite le bon en cliquant sur la ligne appropriée, ou choisissez l'option "Tout sélectionner" du menu "Edition" si vous souhaitez mettre à jour (confirmer) tous les bons qui ne le sont pas encore. Choisissez ensuite l'option "Mise à Jour stock et document" du menu "Achat". EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 16 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 17

10 Création d'un bon de réception fournisseur Un bon de réception fournisseur sera créé comme suit : - soit par encodage manuel du bon de réception (si le bon de commande n'a pas été créé) - soit par transfert du bon de commande dans un bon de réception Dans les deux cas, ouvrez le fichier "Réceptions fournisseurs" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : 2. Encodage des articles reçus L'encodage manuel d'un bon de réception (plutôt que de le générer à partir d'un bon de commande) se fait de manière analogue aux autres documents commerciaux. Celui-ci est décrit dans le chapitre consacré aux bons de commande. Par contre, si au préalable le bon de commande fournisseur a été créé et confirmé, vous pourrez le transférer dans le bon de réception. Pour ce faire, cliquez sur "conciliation commande" dans le menu secondaire : Le programme va alors vous proposer sous forme de liste l'ensemble des bons de commande confirmés et non (entièrement) livrés liés au fournisseur choisi. Sélectionnez dans cette liste le bon de commande à concilier, puis cliquez sur "Conciliation": Les quantités commandées dans le bon de commande choisi sont alors transférées dans le bon de réception en tant que quantités reçues (modifiables à ce stade), comme si vous l'aviez encodé manuellement : 1. Encodage des données générales Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. Procédez pour cela de la manière suivante : - Dans la rubrique "Commande à", sélectionnez un fournisseur en utilisant par exemple le code "INFV01" - Ensuite, complétez la rubrique "Date de réception". EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 18 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 19

11 Sélectionnez l'option "Chercher bons pour Mise à Jour stock" pour afficher à l'écran la liste des bons de réception qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mise à jour (confirmation) en stock. Sélectionnez ensuite le bon en cliquant sur la ligne appropriée, ou choisissez l'option "Tout sélectionner" du menu "Edition" si vous souhaitez mettre à jour en stock tous les bons qui ne le sont pas encore. Choisissez ensuite l'option "Mise à Jour stock et document" du menu "Réception commandes". Pour retourner dans le premier écran de saisie de la fiche de réception fournisseur, cliquez sur "OK" ou sur l'onglet "Détail" (touche "F1"). 3. Enregistrement du bon de réception A présent, vous pouvez valider les données encodées en enfonçant le bouton "OK". Le bon de réception est créé et disparaît de l'écran. Création d'une écriture de stock Le fichier des écritures de stock est destiné aux encodages d'entrées en stock (quantité positive) ou de sorties de stock (quantités négatives). Il pourra être utilisé pour l'encodage des réceptions de marchandise (si vous n'avez pas acquis la licence "Gestion Commerciale Fournisseurs"), de sorties de stock (si vous n'avez pas acquis la licence "Gestion Commerciale Clients"), ou encore pour l'enregistrement de corrections de stock. Ouvrez le fichier "Ecritures Stock" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie d'une fiche écriture de stock : R e m a r q u e Lorsque la fiche est validée, une nouvelle fiche vierge apparaît automatiquement à l'écran. Si vous ne souhaitez pas encoder de nouvelle fiche, cliquez sur le bouton "Annuler". 4. Confirmation du bon de réception Pour valider l'entrée effective en stock des quantités réceptionnées, le bon de réception doit maintenant être mis à jour (confirmé). Pour cela, opérez comme suit : Cliquez, dans la barre de menu principale, sur "Réception commandes ". Les options suivantes vous sont proposées: EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 20 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 21

12 4. Confirmation de l'écriture de stock Pour avoir une influence sur le stock, l'écriture devra être mise à jour (confirmée). Pour cela, il conviendra d'opérer de manière analogue à la confirmation d'un bon de commande : Création d'une note d'envoi Les articles en stock (et eux seuls!) pourront faire l'objet d'une livraison par le biais d'une note d'envoi. Celle-ci sera créée comme suit : 1. Encodage des données générales Contrairement aux autres fichiers commerciaux, l'écran de saisie des écritures de stock se compose d'une seule fenêtre. Les données générales à encoder sont ici la date d'écriture et le libellé de cette écriture. 2. Encodage des articles - soit par encodage manuel de la note d'envoi (si un bon de commande client n'a pas été créé) - soit par transfert du bon de commande client dans une note d'envoi (pour autant que ces quantités commandées soient en stock). Dans les deux cas, ouvrez le fichier "Notes d'envoi" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : Enfoncez le bouton "Ajouter" pour ajouter une nouvelle ligne à l'écriture de stock. Ensuite, recherchez l'article en encodant, par exemple, le code "LOG001" dans la rubrique "Article", puis complétez la rubrique "Quantité" (négative dans notre exemple, pour une sortie de stock). Les autres rubriques, comme "Unité", "Px achat" (quand quantité positive),... sont automatiquement complétées conformément à la fiche article, si celle-ci a été correctement complétée. 3. Enregistrement de l'écriture de stock A présent, vous pouvez valider les données encodées en enfonçant le bouton "OK". L'écriture de stock est créée et disparaît de l'écran. Annulez ensuite la suivante pour afficher la liste des écritures de stock existantes. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 22 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 23

13 Le programme va alors vous proposer sous forme de liste l'ensemble des bons de commande confirmés et non (entièrement) livrés liés au client choisi. Sélectionnez dans cette liste le bon de commande à concilier, puis cliquez sur "Conciliation": 1. Encodage des données générales Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. Procédez pour cela de la manière suivante : - Dans la rubrique "Livraison à", sélectionnez un client en utilisant par exemple le code "ASTM01" - Ensuite, complétez la rubrique "Date de livraison" Pour autant que les quantités à livrer soient en stock, les quantités commandées dans le bon de commande choisi sont alors transférées dans la note d'envoi en tant que quantités livrées (modifiables à ce stade), comme si vous l'aviez encodée manuellement. Dans l'exemple ci-dessous, le client a commandé 5 pièces, mais il n'y en a que 3 en stock (comme indiqué à droite dans le champ "Q en stock" : EQUISIS modifie alors la quantité livrée en conséquence, et il saura, dès que la note d'envoi aura été mise à jour, qu'il reste 2 pièces à livrer : 2. Encodage des articles L'encodage manuel d'une note d'envoi (plutôt que de la générer à partir d'un bon de commande) se fait de manière analogue aux autres documents commerciaux. Celui-ci est décrit dans le chapitre consacré aux bons de commande. Par contre, si au préalable le bon de commande client a été créé et confirmé, vous allez le transférer dans la note d'envoi pour livrer les quantités en stock des articles commandés. Pour ce faire, cliquez sur "conciliation commande" dans le menu secondaire : EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 24 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 25

14 Pour retourner dans le premier écran de saisie de la note d'envoi, cliquez sur "OK" ou sur l'onglet "Détail" (touche "F1"). Dans les deux cas, ouvrez le fichier "Factures" et choisissez l'option "Ajouter fiche" du menu "Saisie". Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écran de saisie : 3. Enregistrement de la note d'envoi A présent, vous pouvez valider les données encodées en enfonçant le bouton "OK". La note d'envoi est créée et disparaît de l'écran. Annulez la création de la suivante pour afficher la liste des notes d'envoi existantes. 4. Confirmation de la note d'envoi Pour valider la sortie effective du stock des quantités livrées, la note d'envoi doit maintenant être mise à jour (confirmée). Pour cela, opérez comme suit : Cliquez, dans la barre de menu principale, sur "Livraison". Les options suivantes vous sont proposées: Sélectionnez l'option "Chercher Notes d'envoi pour Mise à Jour stock" pour afficher à l'écran la liste des notes d'envoi qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mise à jour en stock. Sélectionnez ensuite la note d'envoi en cliquant sur la ligne appropriée, ou choisissez l'option "Tout sélectionner" du menu "Edition" si vous souhaitez mettre à jour (confirmer) toutes les notes d'envoi qui ne le sont pas encore. Choisissez ensuite l'option "Mise à Jour stock et document" du menu "Livraison". Création d'une facture Une facture sera créée comme suit: - soit par encodage manuel de la facture, - soit par transfert d'un bon de commande ou d'une note d'envoi dans une facture 1. Encodage des données générales Examinez attentivement cet exemple et remplissez les rubriques comme indiqué. Procédez pour cela de la manière suivante : - S'il n'est pas proposé par défaut, tapez "VEN" dans la rubrique "Journal" - Ensuite, sélectionnez le client en tapant le code "ASTM01" dans la rubrique "mnémonique". - Complétez ensuite la rubrique "Date" conformément à l'exemple. Attention : il se peut que le journal de ventes ne soit pas ouvert à la date proposée. Si c est le cas, EQUISIS va vous le signaler et vous proposera d ouvrir la période suivante. En effet, un journal est ouvert dans une période (= un mois) déterminée. Si vous devez facturer dans une période autre que la période ouverte, vous devez d'abord clôturer celle-ci et ouvrir la suivante. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 26 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 27

15 2. Encodage des articles L'encodage manuel d'une facture (plutôt que de la générer à partir d'un bon de commande ou d'une note d'envoi) se fait de manière analogue aux autres documents commerciaux. Celui-ci est décrit dans le chapitre consacré aux bons de commande. Par contre, pour rattacher ("concilier") un bon de commande ou une note d'envoi à la facture, cliquez sur le menu déroulant en bas de la fenêtre. Les options suivantes vous sont proposées : Sélectionnez par exemple l'option "Conciliation notes d'envoi". Une liste reprenant la (les) note(s) d'envoi non (entièrement) facturée(s) à ce client apparaît à présent à l'écran : sélectionnez la note d'envoi en cliquant sur la ligne correspondante : Les quantités livrées sur la note d'envoi (ou commandés sur la commande client en cas de conciliation "commande client / facture") sont alors transférées dans la facture en tant que quantités facturées (modifiables à ce stade), comme si vous l'aviez encodée manuellement Pour retourner dans le premier écran de saisie de la facture, cliquez sur le bouton "OK" ou sur l'onglet "Détail" ("F1"). Cliquez ensuite sur le bouton "conciliation", en bas de la fenêtre. L'écran de saisie des articles de la facture apparaît à l'écran : 3. Enregistrement de la facture A présent, vous pouvez valider les données encodées en enfonçant le bouton "OK". La facture est créée et disparaît de l'écran. Annulez la création de la facture suivante pour afficher la liste des factures existantes. 4. Confirmation de la facture La facture doit maintenant être mise à jour en stock (confirmée). Pour cela, opérez comme suit : Cliquez, dans la barre de menu principale, sur le menu "Facturation". Les options suivantes vous sont proposées : EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 28 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 29

16 2) Ensuite, double-cliquez sur la ligne "LOG001". A l'écran apparaît maintenant le premier écran de saisie de cette fiche article. Cliquez à présent sur le menu déroulant au bas de l écran : les options suivantes vous sont offertes : Sélectionnez l'option "Montrer factures pour Mise à Jour stock" pour afficher à l'écran la liste des factures qui n'ont pas encore fait l'objet d'une mise à jour en stock. Sélectionnez la facture en cliquant sur la ligne appropriée, ou choisissez l'option "Tout sélectionner" du menu "Edition" si vous souhaitez mettre à jour (confirmer) toutes les factures qui ne le sont pas encore. 3) Choisissez l'option "Visualiser les back orders" : la liste suivante apparaît à l'écran : Choisissez ensuite l'option "Mise à Jour stock et document" du menu "Facturation". R e m a r q u e Dans l'écran reprenant les factures sous forme de liste, vous remarquerez la présence d'une case à cochez intitulée "Comptabilisé". Celle-ci sera utile dans le cas où vous disposez du module "Comptabilité Générale", afin de transférer vos factures dans la comptabilité d'equisis. C. CONSULTATION D'INFORMATIONS À L'ÉCRAN EQUISIS offre la possibilité de consulter à l'écran toute une série d'informations relatives aux fiches articles de la gestion commerciale, sans devoir imprimer le moindre document. Dans ce chapitre et à l'aide de l'exemple ci-dessous, quelques-unes de ces possibilités seront évoquées. Certaines de ces possibilités ne seront pas abordées ici, tels les back orders clients et back orders fournisseurs, car la manière de procéder est pratiquement identique à celle des exemples portant sur les fiches articles. La rubrique "Q en cmde fournisseur" contient la quantité commandée au départ, ainsi que la quantité restant à livrer. Vous pouvez déplacer l ascenseur horizontal vers la droite pour afficher la suite des informations relatives à ce back order. 4) Cliquez sur le bouton "Fermer", en bas de l'écran, pour retourner dans le premier écran de saisie de la fiche article. Fichier des articles : historique 1) Pour visualiser à l'écran l'historique de l'article, cliquez sur le menu déroulant en bas de l'écran et choisissez l'option "Suivi du stock" : le deuxième écran de saisie de la fiche article apparaît à présent à l'écran : Fichier des articles : back orders 1) Sélectionnez le fichier des articles et choisissez l'option "Chercher toutes les fiches" dans le menu "Consultation". Tous les articles présents dans EQUISIS apparaissent alors à l'écran sous forme de liste. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 30 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 31

17 R e m a r q u e Si la rubrique "solde" est plus grande que "0" et que la case "Consommé" n'est pas encore cochée, cela signifie que l'article est encore en stock (la quantité en stock est mentionnée dans cette rubrique "solde"). 4) Pour visualiser le document commercial qui est à l'origine de l'entrée en stock de l'article, double-cliquez sur la (ou une des) ligne(s) de la liste affichée : 2) Cliquez maintenant sur le menu déroulant au bas de ce deuxième écran : les options suivantes vous sont offertes : 3) Si vous souhaitez visualiser les mouvements d'entrée en stock de l'article, choisissez l'option "mouvements de stock (entrée)" : Pour quitter la visualisation de ce document commercial, cliquez sur le bouton "Annuler" pour retourner dans l'historique de l'article de l'exemple. 5) Pour retourner dans le deuxième écran de saisie de la fiche article, cliquez sur le bouton "Fermer" en bas de la liste des mouvements d'entrée. Pour retourner dans le premier écran de saisie, cliquez ensuite sur l'icône représentant une flèche ("retour"). Enfin, cliquez sur "OK" ou "Annuler" pour retourner dans l'écran reprenant sous forme de liste les articles d'equisis. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 32 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 33

18 III. IMPRIMER AVEC EQUISIS 3) Vous accédez alors au premier écran des paramètres d'impression (notre exemple reprend les paramètres d'impression sur une imprimante HP) : A. PRÉLIMINAIRES Pour chacun des fichiers du programme, EQUISIS vous propose au moins un type de format d'impression de document, accessible via l'option "Imprimer" ou "Imprimer..." du menu "Fichier". Pour cela, veillez à sélectionner au préalable la ou les fiche(s) à imprimer. A noter que si vous entrez dans EQUISIS via l'utilisateur "Administrateur" (ou via un utilisateur disposant des privilèges de l'administrateur), vous avez la possibilité d'éditer vous-même des états et des étiquettes auxquels vous aurez accès via l'option "Imprimer...". Par ailleurs, le module "Super Report Pro" livré avec le logiciel (optionnel dans le cas d EQUISIS Light notamment) vous permet également de créer ou modifier les layouts de vos documents commerciaux (notes d envoi, factures, bons de commande fournisseur...) ainsi que de vos rappels de paiement. A partir du fichier des articles, vous avez également la possibilité d'imprimer d'autres listes via certaines options du menu principal "Gestion stock". Choisissez les paramètres qui vous conviennent, puis cliquez sur "OK". Vous accédez ensuite au deuxième écran d'impression : Vous pouvez également choisir d'imprimer vos états et vos documents à l'écran, afin de les consulter au préalable et éventuellement les imprimer ensuite. B. FACTURES 1) Ouvrez le fichier "Factures" et choisissez l'option "Chercher toutes les fiches" du menu "Consultation". La liste de toutes les factures disponibles dans EQUISIS apparaît alors à l'écran. 2) Choisissez la facture de notre exemple en sélectionnant la ligne souhaitée. Ensuite, choisissez l'option "Imprimer" du menu "Fichier". R e m a r q u e En fonction des paramètres d'impression choisis dans les "Préférences" (voir guide Equisis comptabilité), une boîte de dialogue peut apparaître à l'écran concernant la personnalisation des en-têtes et des pieds-de-page. Cliquez alors sur "OK" pour continuer. 4) Choisissez ici aussi vos paramètres d'impression, puis cochez la case "Aperçu avant impression" (en bas à gauche) afin de d'abord visualiser votre facture à l'écran. Cliquez sur "OK" pour faire apparaître l'impressionécran de la facture. EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 34 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 35

19 Utilisez le bouton "Zoom" (icône représentant une loupe) pour agrandir l'écran de visualisation : 3) Sélectionnez l'option "Etat du stock (abrégé)" puis cliquez sur le bouton "OK". 4) Ensuite, cliquez sur le bouton "imprimer" (icône représentant une imprimante) pour lancer l'impression du document sur papier (attention! impression document par document dans le cas d'une prévisualisation). Vous accédez alors aux écrans des paramètres d'impression. Choisissez l'impression à l'écran. Le bouton "Zoom" (icône "loupe") vous permettra de visualiser en détail la liste obtenue : R e m a r q u e Vous pouvez bien entendu annuler l'impression à partir de la fenêtre d'impression-écran en cliquant sur le bouton "interrompre" (icône représentant une croix à droite) C. ETAT ABRÉGÉ DU STOCK 1) Ouvrez le fichier des articles et sélectionnez l'option "Chercher toutes les fiches" du menu "Consultation". La liste de tous les articles disponibles dans EQUISIS apparaît alors à l'écran. 2) Sélectionnez ensuite l'option "Imprimer..." dans le menu "Fichier". La fenêtre suivante apparaît à l'écran : 4) Cliquez à présent sur le bouton "imprimer" (icône "imprimante") pour lancer l'impression proprement dite du document. R e m a r q u e Vous pouvez bien entendu annuler l'impression à partir de la fenêtre d'impression-écran en cliquant sur le bouton "Interrompre" (icône "croix"). EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 36 EQUISIS EXECUTIVE GESTION COMMERCIALE - GUIDE DE L'UTILISATEUR p. 37

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