DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) GUIDE DE PROCEDURES

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1 MINISTERE DELEGUE AUPRES DU PREMIER MINISTRE CHARGE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE Union - Discipline - Travail DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) GUIDE DE PROCEDURES

2 2 SOMMAIRE 1. INTRODUCTION 1.1. OBJECTIFS DU GUIDE 1.2. CADRE D ANALYSE 1.3. PRESENTATION DE LA DAAF 2. ORGANIGRAMMES 2.1. SOUS DIRECTION DU PERSONNEL 2.2. SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION 2.3. SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE 2.4. SOUS DIRECTION INFORMATIQUE 3. PROCEDURES 3.1. SOUS DIRECTION DU PERSONNEL 3.2. SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION 3.3. SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE 3.4. SOUS DIRECTION INFORMATIQUE

3 3 1. Introduction Le présent document fait partie de l ensemble des manuels d organisation prévus par la DAAF. Il se veut un outil de contribution à la bonne gouvernance en conformité avec les directives contenues dans la matrice d action prioritaire du Ministère Délégué auprès du Premier Ministre Chargé de l Economie et des Finances Objectifs du guide D une manière générale, la mise en oeuvre du présent guide a pour objectifs de permettre : 1. la documentation et la diffusion des procédés utilisés par la DAAFpour accomplir ses principales activités, 2. la documentation et la diffusion des outils de contrôle et d évaluation des niveaux de performance obtenus dans l accomplissement de ses principales activités. Le présent document est structuré de manière à permettre une mise à jour aisée. Il convient en effet de souligner qu il ne s agit en aucun cas d un document statique : tout changement significatif aussi bien au niveau de l'organisation de la DAAF(organigramme) qu au niveau de son champ d intervention (attributions) devrait logiquement y être reflété. De manière spécifique, il s agit dans ce guide de documenter les éléments suivants : 1. L organisation de la DAAF à travers un organigramme détaillé par sous direction. 2. Les tâches effectuées au niveau de chaque fonction de l organigramme, ces tâches sont regroupées par procédures. A terme chaque procédure devra donner lieu à une fiche de procédures distincte, avec l ensemble de ces fiches constituant l ossature d'un manuel de procédures.

4 Cadre de Fonctionnement Le présent document est destiné à être utilisé à 2 niveaux : 1. Pour le DAAF, il constitue un outil servant à véhiculer les grandes orientations de la direction en ce qui concerne le mode et l esprit dans lesquels devraient fonctionner les principales procédures. 2. Pour l ensemble des agents, il constitue une source d information et une référence, en ce qui concerne les responsabilités individuelles de chaque agent selon la fonction qu il occupe. D autre part il identifie aussi les interactions entre les différentes fonctions lors de l exécution des procédures clefs. Enfin, il convient de rappeler que ce document peut également servir à fournir un feed-back à la DAAF en ce qui concerne l efficacité de ses procédures Cadre d analyse Au titre du guide de procédure le cadre d analyse retenu regroupe les procédures selon 3 grandes familles : Les processus de management ; Les processus primaires Les processus de support.

5 5 Les Processus de Management Ces processus regroupent l ensemble des activités de pilotage stratégique de la DAAF ainsi que celles de coordination et de contrôle d ensemble. Dans le cas spécifique de la DAAF les processus clefs de management sont les suivants : Planification périodique des activités, (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle) Reporting (compte rendu des activités au cabinet) Les Processus Primaires Ces processus sont considérés comme étant essentiels au bon fonctionnement quotidien de la DAAF, car ils comprennent toutes les activités impliquant un contact direct avec les usagers de la DAAF. Ainsi tout dysfonctionnement au niveau de l un de ces processus est susceptible d avoir des répercussions directes sur le fonctionnement de la direction. Dans le cas spécifique de la DAAF les processus primaires sont les suivants : Gestion des ressources humaines Gestion des crédits budgétaires

6 6 Les Processus de Support Comme leur nom l indique ces processus regroupent les activités servant à supporter les autres processus. De manière générale ces processus n impliquent pas d activités entraînant un contact direct avec les usagers. Toutefois cela n enlève rien à leur importance, car un dysfonctionnement au niveau de ces processus a un impact indirect sur les processus qu ils supportent (processus primaires et processus de management). Cela entraînerait à terme une baisse des performances de la DAAF dans son ensemble. Dans le cas spécifique de la DAAF les processus de support sont les suivants: Rôle de support, (notamment informatique) Rôle de conseil et de coordination. Administration générale (notamment la Cité Financière). L objectif recherché en adoptant cette démarche est d une part, de focaliser l analyse de la DAAF sur les processus et tâches génératrices de valeur ajoutée, et d autre part d optimiser les tâches consommatrices de temps. La mise en oeuvre spécifique de cette démarche s est effectuée comme suit: Classement des activités de la DAAF par catégorie de processus. Recensement des tâches par fonction de l organigramme. Analyse détaillée des tâches. Revue ciblée des tâches rattachées aux fonctions de support.

7 Présentation de la DAAF La caractéristique marquante de la DAAF est son rôle d interface résultant de sa double casquette, en effet ses attributions portent, d une part, sur : 1. La gestion des ressources humaines, où l un de ses principaux rôles est celui d être «l ambassadeur» du Ministère de la Fonction Publique auprès des différentes structures du ministère, et de servir, en retour, de relais entre ces structures et ledit ministère. D autre part, au titre de sa deuxième casquette, la DAAF est aussi chargée d assurer: 2. La gestion des crédits budgétaires et donc par extension, de l exécution des dépenses publiques. A ce titre la DAAF cumule les fonctions d ordonnateur délégué et d administrateur de crédit délégué. Attributions DAAF Gestion des Ressources Humaines DAAF = relais du Ministère de la Fonction Publique et des Directions du Ministère Gestion des Crédits Budgétaires DAAF = relais des acteurs de la chaîne DAAF = ordonnateur délégué du MEF

8 8 Au titre de la gestion des Ressources Humaines, comme illustré par le schéma suivant le rôle de la DAAF consiste à servir de relais entre le MFPE et l ensemble des structures du ministère. TRESOR MFPE DSP DOUANES IMPOTS DAAF FINANCES GENERALES CABINET DGBF Gestion de la Solde DGE Et ceci s effectue tout au long de la carrière du personnel. Pour ce faire l administration a développé en interne un outil de gestion informatisé : le logiciel GESPERS qui est installé dans la plupart des administrations centrales. La DAAF a le devoir de consolider toutes les informations relatives à la carrière des agents et aux mouvements d effectifs au profit du Ministère de la Fonction Publique et de son ministère de tutelle.

9 9 Au titre de la gestion des crédits budgétaires, le rôle de la DAAF par rapport aux différents acteurs, est illustré par une représentation schématique de son positionnement dans le processus d exécution budgétaire. Administrateur de Crédits DMP Directeur Général du Budget Contrôleur Financier DAAF TRESOR Opérateur Economique Ainsi, à l image d une équipe de football, on peut dire que si le Trésor est le gardien de but et que le contrôleur est l arbitre, la DAAF correspond au milieu de terrain chargé de faire circuler le ballon. A l instar des autres acteurs du processus d exécution du budget, les activités de la DAAF commencent d abord au niveau de l élaboration du budget. En sa qualité de structure d appui, elle est de fait le lien entre la Direction Générale du Budget et les administrateurs de crédits,

10 10 notamment en ce qui concerne l élaboration du budget. S agissant de l exécution des dépenses Publiques, elle joue un rôle de liaison entre les différents acteurs du circuit. Il est important de noter 2 choses : Premièrement la DAAF est avant tout une interface entre les administrateurs de crédits, (qui en tant qu initiateurs des commandes sont les vrais donneurs d ordre), et les opérateurs économiques; Dès que le processus est lancé, l ordonnateur travaille en binôme avec les différents acteurs. Deuxièmement la DAAF est caractérisée par la dualité de ses attributions, elle intervient aussi bien dans le processus en qualité d ordonnateur délégué, (fonction non partagée), qu en qualité d administrateur de crédits délégué, (fonction partagée), pour ce qui relève des crédits lui étant alloués en propre. Les opérations effectuées par le DAAF, en qualité d ordonnateur délégué, couvrent : les actes préparatoires à l exécution du budget: les notifications de crédit les dépôts de signature les opérations d exécution du Budget, selon: la procédure normale, la procédure simplifiée incluant le cas spécifique des décomptes sur marchés publics Ces opérations sont caractérisées par leur décomposition en 2 grandes étapes : Administrative Comptable Ceci en conformité avec le principe de Finance Publique séparant les fonctions d ordonnateur et de comptable

11 11 2. Organigrammes 2.1. Sous Direction du Personnel 2.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation 2.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité 2.4. Sous Direction Informatique

12 12 DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES D A A F S/D DU PERSONNEL S/D DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE S/D DES ETUDES ET DE LA FORMATION S/D DE L INFORMATIQUE SCE Gestion du personnel SCE CONTROLE DES DEPENSES PUBLIQUES ET ABONNEMENT SCE DES ETUDES et DE LA FORMATION INITIALE SCE de la PRODUCTION SCE PPCE SCE ENGAGEMENT ET ORDONNANCEMENT PEDAGOTHEQUE SCE de la MAINTENANCE et du RESEAU SCE Courrier POINT FOCAL MARCHES SCE Archives SCE EQUIPEMENT ET SUIVI DES IMMOBILISATIONS SCE de la FORMATION CONTINUE SCE des ETUDES SCE Standard

13 13 SOUS DIRECTION DU PERSONNEL S/D DU PERSONNEL SECRETARIAT SCE Gestion du personnel SCE PPCE SCE Courrier SCE Archives Standard

14 14 SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION S/D DES ETUDES & DE LA FORMATION SECRETARIAT SCE DE LA FORMATION CONTINUE SCE DE LA FORMATION INITIALE ET ETUDES PEDAGOTHEQUE

15 15 SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE S/D DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE SECRETARIAT SCE CONTROLE DES DEPENSES PUBLIQUES ET ABONNEMENT SCE ENGAGEMENT ET ORDONNANCEMENT POINT FOCAL MARCHES SCE EQUIPEMENT ET SUIVI DES IMMOBILISATIONS

16 16 SOUS DIRECTION DE L'INFORMATIQUE S/D DE L INFORMATIQUE SECRETARIAT SCE DES ETUDES SCE de la PRODUCTION SCE de la MAINTENANCE et du RESEAU

17 17 3. Procédures 3.1. Sous Direction du Personnel 3.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation 3.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité 3.4. Sous Direction Informatique

18 SOUS DIRECTION DU PERSONNEL 18

19 19 SOMMAIRE INTRODUCTION ENTREE DANS LA CARRIERE Recrutement nouveau Mise à disposition Nomination dans l Emploi DEROULEMENT DE LA CARRIERE Notation Titularisation Promotion Typologie des congés Détachement Disponibilité Mobilité Prise en compte sur le Budget Général de l Etat Saisine du conseil de discipline Contrôle des effectifs Programmation des effectifs SORTIE DE CARRIERE Décès d un agent Admission à la retraite Liquidation de l indemnité d un agent journalier admis à faire valoir ses droits à la retraite GLOSSAIRE ANNEXES

20 20 INTRODUCTION Depuis son recrutement et jusqu'à sa retraite, le fonctionnaire est soumis à un ensemble de dispositions statutaires fixées par la loi n du 11 septembre 1992 portant Statut Général de la Fonction Publique, par le Décret n du 02 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique et par les règlements. Par ailleurs, l article premier de l arrêté n 285 d u 31 août 2005 portant organisation et attribution de la Direction des Affaires Administratives et Financières, fait de la gestion des ressources humaines du Ministère, l une des principales attributions de ladite Direction. Au regard de ce qui précède, des procédures ont été élaborées pour offrir aux fonctionnaires et agents de l Etat, une matérialisation des formalités débouchant sur la production d actes administratifs. 1) Entrée au ministère / constitution du dossier administratif de l agent (voir tableau «Entrée dans la carrière») La DAAF doit disposer pour chaque agent d un dossier fiable et complet dont les pièces constitutives sont fournies par lui au moment où il entre en activité au Ministère sur la base d une Note de service qui sera sanctionnée par un arrêté de nomination (Grades D, C, B et A3) ou une décision d attente (Grade A4 et suivant) pris par le Ministre chargé de la Fonction Publique. 2) Gestion des carrières (Voir tableau «Déroulement de la carrière») Tout au long de la carrière de l agent, il appartient à la DAAF de : Prendre les actes consacrant la nouvelle situation administrative de l agent ; Procéder à la mise à jour nécessaire du fichier informatisé et du dossier physique de l agent, (Prise en compte des changements opérés au niveau de la situation administrative) 3) Gestion prévisionnelle : Dossier Standard de Préparation (DSP) L opération de mise à jour de la base de données s inscrit notamment dans la perspective de la préparation des DSP-Dossiers Standard de Préparation (DSP). Les DSP mentionnent les effectifs en place, les départs à la retraite prévus, les besoins en personnel. Ils permettent au Ministère Chargé de la Fonction Publique de tenir les conférences de programmation dans la perspective de la préparation de la partie «Personnel» du Budget de l Etat qui permettra d élaborer le catalogue des Mesures nouvelles.

21 21 De la même façon, à l intérieur du Ministère, la préparation des DSP permet de donner lieu à des redéploiements d effectifs au profit des structures en sous effectifs. 4) Sortie de carrière (Voir tableau «Déroulement de la carrière») Afin de mieux gérer les départs à la retraite, soit par la limite d âge, soit par l ancienneté (30 ans de service), la DAAF édite régulièrement la liste des agents concernés. Ces listes sont édictées dans deux buts : Confrontation des fichiers Constitution des dossiers de retraites

22 ENTREE DANS LA CARRIERE 22

23 23 ENTREE DANS LA CARRIERE TYPE D ENTREE RECRUTEMENT NOUVEAU ARTICLE DE REFERENCES -Article 3 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique. FONCTIONNAIRE CONCERNE Les fonctionnaires nouvellement recrutés et mis à la disposition du Ministère Chargé de l Economie et des Finances. CONSTITUTION DU DOSSIER DOSSIER DAAF 1- Une fiche signalétique fournie par la DAAF du MDPMEF. 2- Trois photos couleur 3- Extrait d acte de naissance ou jugement supplétif (copie originale, peu importe la date de signature) 4- Photocopie de la CNI ou de l attestation d identité. 5- Curriculum vitae 6- Note de service ou arrêté de mise à disposition du MDPMEF délivré par la Fonction Publique. 7- Mémoire ou rapport de fin de cycle pour ceux qui ont suivi une formation. DOSSIER SOLDE 1- La fiche d immatriculation 2- Deux photos blanc et noir 3- trois copies du Certificat de Prise de Service DAAF 4-Trois copies de la Note Service 5-Trois copie de l arrêté de nomination (en principe) PROCEDURE DE TRAITEMENT 1-Réception du dossier par la Sous Direction du personnel 2-Tramission du dossier à la Sous Direction de l Informatique pour la création et la prise en compte dans le GESPERS. 3-Retour à la Sous Direction du Personnel pour édition des actes suivants : - le certificat de prise de service - la note de service d affectation dans une Direction du Ministère chargé de l Economie et des Finances dans le cas échéant. 4- Transmission des actes pris pour la signature du DAAF. 5- Enregistrement et diffusion des actes après la signature du DAAF par le service courrier. 6-Prise en compte par le GESPERS des actes signés. DELAI DE TRAITEMENT 02 semaines 01 mois OBSERVATIONS -la copie originale du certificat de prise de service et une photocopie de la note de service sont remises à l intéressé. -la copie originale de la note de service est transmise par le service courrier dans la Direction d affectation. -la note de service s établie suite aux besoins en personnel exprimé par les structures des Finances à la DAAF. -La date d effet de la prise de service correspond à la date de dépôt du dossier.

24 24 MISE À DISPOSITION Les fonctionnaires qui ont servi dans d autres Ministère et qui sont mis à la disposition du Ministère Chargé de l Economie et des Finances. 1- Toutes les pièces fournies par le nouveau fonctionnaire sauf le dossier Solde 2- Le certificat de première prise de service dans l administration. 3- l arrêté de nomination, décret ou décision d attente de nomination pour les emplois du grade A4. 4- l arrêté de titularisation 5- la dernière décision d avancement ou le dernier arrêté de promotion. (voir table GESPERS) DOSSIER SOLDE Le dossier solde est transmis par un bordereau d envoi à la Direction de la Programmation et du Contrôle des Effectifs du Ministère Chargé de la Fonction Publique pour traitement. DOSSIER DAAF Archivage du dossier (avec des copies des actes pris).

25 DEROULEMENT DE LA CARRIERE 25

26 26 DEROULEMENT DE LA CARRIERE DESIGNATIONS ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS NOMINATION DANS L EMPLOI NOTATION Articles 43 et 44 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Nouveaux fonctionnaires admis aux concours directs sauf les élèves de l ENA Tous les fonctionnaires en activité sauf les fonctionnaires placés en position de détachement pour exercer les fonctions de membre du gouvernement, une fonction publique élective ou un mandat syndical. 1 Certificat de prise de service 2 Un bulletin de notation Un jet de sept bulletins de notation individuel dûment rempli par le fonctionnaire et noté par son supérieur hiérarchique. Transmission à la Direction de la Gestion du Personnel Civil de l Etat du Ministère Chargé de la Fonction Publique pour traitement. 1 - Réception des bulletins de notation individuelle provenant des structures. 2 - Confirmation des notes part le DAAF (délégataire de signature du Ministre). 3 - Transmissions de : - deux exemplaires au service d origine. - deux exemplaires au Ministère chargé de la Fonction Publique. - un exemplaire aux archives de la DAAF. 1 semaine 01 mois La nomination dans un emploi de la Fonction Publique est l acte qui valide le recrutement. (Arrêté édité par le Ministère chargé de la Fonction Publique) La note porte sur l évaluation des services accomplis du 1 er juin de l année précédente au 31 mai de l année en cours. Elle produit ses effets au cours de l année civile suivante

27 27 TITULARISATION Articles 15 au 18 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Toute personne admise à occuper un emploi en qualité de fonctionnaire est soumise à un stage probatoire année. d une -1 er certificat de prise de Service -L arrêté de nomination -Un exemplaire du bulletin de notation de l année du stage -Réception du dossier par "Soit Transmis" -Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 01 semaine A l issue du stage : - si les résultats sont probants, le fonctionnaire est titularisé dans un Emploi. - à défaut, il est autorisé a effectué une seconde année de stage. - à l issue de la deuxième année, si les résultats ne sont pas probants, il est mis fin à son engagement.

28 28 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) DESIGNATION S ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS LA PROMOTION (Glissement Catégoriel) Articles 56 et 57 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Concerne tous les fonctionnaires qui sont titularisés dans un emploi et qui ont une ancienneté d au moins quatre (04) ans. C est le passage du fonctionnaire de son grade à un grade immédiatement supérieur. Par voie de concours organisé par le Ministère chargé de la Fonction Publique. Réception de l arrêté de promotion en cas d admission du fonctionnaire 1 - Note de service du Ministère chargé de la Fonction Publique ou l arrêté de promotion ; décret ou décision d attente de nomination pour les emplois du grade A4. 2-Réception du dossier par la Sous Direction du personnel 3-Tramission du dossier à la Sous Direction de l Informatique pour le changement d Emploi et la prise en compte dans le GESPERS. 4-Retour à la Sous Direction du Personnel pour édition des actes suivants : - le certificat de Reprise de service à titre de régularisation - la Note de service à titre de régularisation d affectation dans la Direction d origine. 5- Transmission des actes pris pour la signature du DAAF. 6- Enregistrement et diffusion des actes après signature du DAAF par le service courrier. 7-Prise en compte par le GESPERS des actes signés 1 semaine DOSSIER SOLDE Le dossier solde est transmis par un Soi Transmis à la Direction de la Solde pour traitement. DOSSIER DAAF Archivage du dossier avec des copies des actes pris. Typologie des décisions de congé Voir annexe

29 29 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) DESIGNATIONS ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Détachement Articles 21 et 22 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Tous les fonctionnaires titularisés dans leur Emploi. - la demande manuscrite adressée à Monsieur le Ministre chargé de la Fonction Publique avec l avis du Ministère technique intéressé. - Copie du Certificat de prise de service - Copie de l arrêté de nomination - Copie de l arrêté de titularisation -Décision d avancement (la dernière en date) Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 01 semaine Le détachement est prononcé à la demande du fonctionnaire, ou d office, par arrêté du Ministre chargé de la Fonction Publique après avis favorable du ministre technique intéressé. Disponibilité Articles 34 au 39 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Tous les fonctionnaires titularisés dans leur emploi. -Demande manuscrite adressé à Monsieur le Ministre chargé de la Fonction Publique avec l avis du Ministère technique d origine. -Copie du Certificat de prise de service - Copie de l arrêté de nomination - Copie de l arrêté de titularisation -Décision d avancement (la dernière en date) -Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 01 semaine -le fonctionnaire placé en position de disponibilité n a droit aucune rémunération. -La disponibilité est prononcée par arrêté du Ministre chargé de la Fonction Publique après avis favorable du ministre technique intéressé avec une durée maximale de un an renouvelable une seule fois.

30 30 Mobilité Prosessionnelle Articles 58 et 59 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Concerne tous les fonctionnaires qui sont titularisés dans un Emploi et qui ont une ancienneté d au moins quatre (04) ans sauf dérogation spéciale du Ministre Chargé de la fonction Publique. -Demande manuscrite adressé à Monsieur le Ministre chargé de la Fonction Publique avec l avis du Ministère technique d origine. -Copie du Certificat de prise de service - Copie de l arrêté de nomination - Copie de l arrêté de titularisation -Décision d avancement (la dernière en date) -Curriculum vitae. -Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence 01 semaine La nomination dans un autre d emploi de son grade se fait en fonction des besoins de l administration, de la nécessité d une reconversion professionnelle, ou à la demande du fonctionnaire après une formation professionnelle adaptée.

31 31 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) DESIGNATION ACTES DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Controle création Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF - Dossier de nouveaux fonctionnaires (recrutement nouveau) - Dossier anciens fonctionnaires (mise à disposition) - Glissement catégoriel Voir table GESPERS Journalier Pour la fiabilité du fichier du Ministère Contrôle des retours de signature Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF - Certificat de prise de service édicté par la DAAF - Note de service édicté par la DAAF Voir table GESPERS Journalier Contrôle des actes pris Prise en compte sur le Budget Général de l Etat Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF qui servaient dans un EPN et qui ont fait l objet de mise à disposition - Une demande de l'intéressé (e) - Certificat de Prise de Service (DAAF) - Note d'affection (éventuellement) - Note/Arrêté (Ministère chargé de la Fonction Publique de mise à la disposition du MEF. - Certificat de cessation de paiement du liquidateur/epn. - Photocopie de CNI. - Bulletin de salaire. - Domiciliation de solde (pour ceux qui ont changé de banque) - Lettre de la DAAF adressée à la Direction Générale du Budget et des Finances. Journalier Cette procédure permet à tous les fonctionnaires qui émargeaient dans un EPN de se faire prendre en compte sur le Budget Général pour ce qui concerne leur salaire

32 32 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) DESIGNATION Mise à jour Saisine du conseil de discipline ACTES DE REFERENCES Décret, Arrêté, Décision, Note de service et autres provenant des Structures Article 73 du décret n du 11 septembre 1992, portant Statut Général de la Fonction Publique. FONCTIONNAIRE CONCERNE Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF qui font l objet de contentieux CONSTITUTION DU DOSSIER Les documents suivants sont utilisés pour effectuer la mise à jour du fichier du personnel : -les décrets personnel -les arrêtés «GESPERS» -les décisions -les certificats de prise de service -les notes de service -et d autres sources d information - «soit transmis» de la direction Demanderesse - rapport d inspection ou tout autre acte susceptible d éclairer le Conseil de Discipline PROCEDURE DE TRAITEMENT Les «mises à jour» se font à travers la base de données de gestion du Voir table de matière «GESPERS» dénommée Transmission au Conseil de Discipline pour compétence. Participation au conseil après instruction du dossier DELAI DE TRAITEMENT Journalier 1 semaine journalier OBSERVATIONS Les «mises à jour» concernent les mouvements administratifs du personnel entraînant soit un changement de fonction, d emploi, de grade, de lieu d affectation ou de position, de nom etc. Voir procédure du Conseil de Discipline

33 33 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) (suite) DESIGNATION ACTES DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Recrutement des agents contractuels Contrat de travail transmis par les Directions Générales. Les agents contractuels recrutés par les structures des Finances DOSSIER DAAF 1- Une fiche signalétique fournie par la DAAF du MDPMEF. 2-Une fiche de renseignement 3- Trois photos couleurs 4- Extrait d acte de naissance ou jugement supplétif (copie originale, peu importe la date de signature) 5- Photocopie de la CNI ou de l attestation d identité. 6- Curriculum vitae 7- Certificat de prise de service de la direction générale d accueil 8-Un contrat de travail 1-Réception du dossier par la Sous Direction du personnel 2-Tramission du dossier à la Sous Direction de l Informatique pour la création et la prise en compte dans GESPERS. 3-Retour à la Sous Direction du Personnel pour édition des actes suivants : - le certificat de prise de service - la note de service d affectation dans une Structure du MDPMEF. 4- Transmission des actes pris pour la signature du DAAF. 5- Enregistrement et diffusion des actes après signature du DAAF par le Service courrier. 6-Prise en compte par le GESPERS. 02 semaines La délivrance des Certificats de prise de service et des Notes de service d affectation ne confère la qualité de fonctionnaire à l intéressé. Cette procédure n est faite que dans un but statistique.

34 34 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) (suite et fin) DESIGNATION ACTES REFERENCES DE FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Archivage Les Fonctionnaires et Agents de l Etat 1- Toutes les pièces fournies 2-Une copie du certificat de Prise de Service produit par la DAAF 3-Une copie de la note de service produite par la DAAF. 4- Décret, Arrêté, Décision, Note de service et autres provenant des Structures. Photocopie de tous les actes. Journalier Pour classement dans les dossiers individuels des Fonctionnaires et Agents de l Etat. Régularisation de la situation administrative Note d instruction n 232/MFPERA/ DGFP du 30 juin 2006 du Ministère de la Fonction Publique les arrêtés portant régularisation de la situation administrative Les fonctionnaires ayant bénéficié d une disponibilité ou ayant fait l objet d une suspension ou d une exclusion temporaire. 1 demande adressé au Ministre chargé de le Fonction Publique 2 l arrêté de disponibilité ou tous les actes se referant à la suspension ou l exclusion temporaire 3 une attestation de présence Transmission du dossier par bordereau au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 1 semaine 1 cas de disponibilité : dans les limites de l âge d admission à la retraite, le temps passé en disponibilité est pris en compte dans le temps de services effectifs. 2 exclusions temporaires, suspension : le rattrapage du temps de service est possible dans limite d âge d'admission à la retraite.

35 35 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite et fin) (PROGRAMMATION DES EFFECTIFS) DESIGNATION ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Dossier Standard de Préparation (DSP). Toutes Directions Générales les -Listing de effectifs des différentes directions générales selon le fichier DAAF -Besoins en effectif des différentes directions sur support papier et support informatique -Etat des cas des sorties temporaires et des sorties définitives par type -Demande adressée aux différentes Directions Générales -Réalisation d un document statistique à partir des données sur l état des effectifs des différentes Directions Générales -Transmission - Adoption du document de synthèse à la conférence annuelle des effectifs au Ministère de la Fonction Publique. (voir table GESPERS) 3 mois Le dossier Standard de préparation correspond au volet personnel dans la préparation du Budget de l Etat.

36 SORTIE DE CARRIERE 36

37 37 SORTIE DE CARRIERE TYPE DE SORTIE ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEME NT OBSERVATIONS DECES AGENT ACTIVITE D'UN EN -Article 78 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. Tous les fonctionnaires décédés en activité DOSSIER IVOSEP -Originale du dernier bulletin de salaire. - Originale d un extrait d acte de décès e. -photocopie du certificat de décès - Photocopie de la carte nationale d identité du défunt - Photocopie de la carte nationale d identité du déclarant NB : Confirmation d un bon nécessite un délai de quatre (04) jours par les services d IVOSEP DOSSIER DE CAPITAL DECES ET DE REVERSION DE PENSION 1 - Transmission par «Soit Transmis» du dossier à la Direction de la Solde pour prise en charge (Sous Direction des dépenses). 2 Mise à jour du fichier du Ministère avec l Extrait d acte de décès ou le courrier d information de la Direction d origine (voir table GESPERS) Un jour L Etat de Côte d Ivoire prend en charge le Cercueil et le transfère du corps. - Demande de réversion de pension - Demande de capital décès - Acte de décès - Extrait de naissance et photocopie de la CNI du défunt. -Dernière décision d avancement, - Dernier bulletin de salaire, - 1 er certificat de prise de service - Arrêté de nomination du défunt. - Acte de notoriété, - Extrait de naissance des orphelins mineurs. -En cas de mariage, fournir l acte de mariage, la photocopie de la CNI l extrait de naissance du conjoint. - Acte de tutelle et/ou l acte de délégation volontaire de la puissance paternelle. Transmission du dossier par bordereau à la Direction des Pensions au Ministère chargé de la Fonction Publique Une semaine

38 38 SORTIE DE CARRIERE (suite) TYPE DE SORTIE ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEME NT OBSERVATIONS Admission à la retraire pour : -limite d âge ou - 30 ans de service -Article 84 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. Tous les fonctionnaires en fin de carrière DOSSIER PENSION - Demande de liquidation de pension - Certificat de la puissance paternelle (cas d une femme exerçant la puissance paternelle) - Certificat de 1 ère prise de service et un arrêté de nomination - Décision de validation et une attestation de la validation des services temporaires (éventuellement) - Attestation légalisée de non perception d allocation (cas d une fonctionnaire dont l époux exerce une activité libérale - Arrêté de concession de pension de l époux (cas d une femme dont l époux est bénéficiaire d une pension proportionnelle - Etat signalétique des services Militaires - 1 photocopie de la CNI de l intéressé - Acte de naissance des enfants - Acte de naissance de l intéressé 1 - Transmission du dossier par bordereau à la Direction des Pensions du Ministère chargé de la Fonction Publique 2 Mise à jour du fichier du Ministère avec le Certificat de cessation de service (voir table GESPERS) 01 semaine L admission d office a lieu : - Soit à la date à laquelle il compte trente (30) années de service liquidable pour la pension - Soit à la date à laquelle il atteint la limite d âge qui lui est applicable - Soit en cas d invalidité

39 39 SORTIE DE CARRIERE (suite et fin) TYPE DE SORTIE Admission à la retraire pour : -limite d âge ou - 30 ans de service ARTICLE DE REFERENCES -Article 84 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. FONCTIONNAIRE CONCERNE Tous les agents journaliers en fin de carrière CONSTITUTION DU DOSSIER DOSSIER D INDEMNITE DE RETRAITE - Décision de mise à la retraite - Etat des décomptes des indemnités établi par l Inspection du Travail et contre-signé par le DAAF - Etat des impôts sur salaire - Etat de CNPS - Etat de FNS - Photocopie de la CNI - Certificat de Travail - Extrait de naissance PROCEDURE DE TRAITEMENT 1 - Transmission du dossier par «soit transmis» à la Direction Générale du Budget et des Finances 2 Mise à jour du fichier du Ministère avec le Certificat de cessation de service (voir table GESPERS) DELAI DETRAITE- MENT OBSERVATIONS L admission d office a lieu : - Soit à la date à laquelle il compte trente (30) années de service liquidable pour la pension - Soit à la date à laquelle il atteint la limite d âge qui lui est applicable - Soit en cas d invalidité

40 Un recrutement nouveau : tout fonctionnaire nouvellement recruté par voie de concours (sauf dérogations prévues par décret) organisés par le Ministre chargé de la Fonction Publique (en collaboration avec le Ministre technique intéressé) et mis à la disposition du Ministère chargé de l Economie et des finances pour occuper son premier poste dans l Administration. La mise à disposition : tout fonctionnaire déjà en activité dans un autre Ministère et ayant obtenu une note d affectation (décision de mise à disposition ou arrêté de nomination) délivrée par le Ministère chargé de la Fonction Publique pour le Ministère chargé de l Economie et des Finances après accord de son Ministère d origine. La notation : Chaque fonctionnaire reçoit une note annuelle, qui a pour but de porter une appréciation chiffrée et littérale sur la valeur professionnelle. La titularisation : un candidat ayant réussi un concours de la fonction publique et achevé avec succès sa période de stage ou de formation est titularisé (il passe du statut de fonctionnaire stagiaire à celui de titulaire). Il devient titulaire de son grade et peut véritablement débuter sa carrière au sein de la fonction publique. La promotion ou l avancement de grade : c est le passage du fonctionnaire de son grade à un grade immédiatement supérieure. GLOSSAIRE Elle est faite par voie de concours organisés par la fonction publique, sauf dérogation prévue par décret. Le détachement : le détachement est la position du fonctionnaire autorisé à interrompre temporairement ses activités pour exercer un emploi ou un mandat public national ou internationale, un mandat syndical ou exercer une fonction ministérielle ou exercer dans une entreprise privée après autorisation du conseil des ministres pour une période non renouvelable. Dans cette position, le fonctionnaire continue à bénéficier de ses droits à l avancement et à la retraite. Le fonctionnaire détaché est soumis aux règles régissant l emploi pour lequel il a été détaché, à l exception de toutes disposition législative, réglementaire ou conventionnelle, prévoyant le versement d une indemnité de licenciement ou de fin de carrière. La disponibilité : cette période particulière permet au fonctionnaire de quitter pendant un certain temps le cadre de la fonction publique ( par exemple pour élever un enfant, travailler dans le secteur privé ou reprendre ses études ), sans pour autant démissionner. L agent mis en disponibilité à la garantie d être réintégré dans son grade (et non dans le même poste). Son déroulement de carrière (droit à avancement, droit à retraite ) est suspendu durant toute la période de mise en disponibilité. La durée de la mise en disponibilité est de un an renouvelable une seule fois. La mobilité professionnelle : le fonctionnaire peut changer d emploi au cours de sa de carrière, en fonction des besoins de l administration, de la nécessité d une reconversion professionnelle ou à sa demande. Le fonctionnaire reconnu inapte par le conseil de santé à exercer un emploi actif, peut être nommé à un emploi sédentaire de son grade. Le traitement : on appelle traitement la rémunération des fonctionnaires. La carrière : la carrière recouvre l ensemble des possibilités d évolution professionnelle. Elle est constituée des possibilités d avancement au sein d un même corps, qui sont liées à la fois à l ancienneté et à la valeur professionnelle, et des possibilités d accès à un corps de niveau supérieur. Le conseil de discipline : organe consultatif placé auprès du Ministre de la Fonction Publique qui a pour rôle de faire des propositions de sanctions du second degré et de donner un avis sur les demandes de retrait de sanctions disciplinaires. Il compte au minimum six membres et au maximum neuf membres nommés par décret en Conseil de Ministre sur proposition du Ministre de la Fonction Publique. 40

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42 - Fiche de renseignement - Fiche signalétique (profiloscope) - Fiche d immatriculation - Différents types de congés ANNEXES

43 TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (Annexe) TYPE DE CONGE ARTICLE DE REFERENCES DROITS A TRAITEMENT CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Congé Annuel Congé de Maternité -Articles 62 et 64 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. -Article 74 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. Trente (30) jours calendaires avec conservation de l intégralité du traitement. En cas de report sur l année suivante, le fonctionnaire peut bénéficier, à titre exceptionnel, d un congé d une durée de deux (02) mois au maximum. Quatorze (14) semaines avec conservation de l intégralité du traitement. Si à l expiration des quatorze (14) semaines, l intéressée n est pas en état de reprendre le service, elle est placée en congé de maladie après avis du Conseil de Santé. Soit transmis émanant de la Direction du demandeur, composé des éléments suivants : - Demande de décision de congé annuel adressée au DAAF du MDPMEF - Dernière décision de congé ou le Certificat de prise de service de la DAAF (pour les nouveaux affectés). - Soit transmis émanant de la direction du demandeur, composé des éléments suivants : - Le certificat de grossesse - Demande de décision de congé de maternité adressée au DAAF du MDPMEF 1-Edition et habillage de la décision de Congé annuel (ou la décision de congé de maternité) avec une demande de visa visé par le DAAF. 2- Transmission de la décision de congé pour visa du contrôleur financier. 3-Retour pour la signature du DAAF. 4- Prise en compte par le GESPERS du numéro de la décision et de la date de signature (Retour signature). (voir table GESPERS) Un (01) mois L introduction de la demande de décision de congé annuel se fait après un (1) an de service et la décision de congé de maternité à sept mois et demi de la grossesse. La copie originale (après la signature) de la décision de congé annuel ou de maternité est transmise à la Direction du demandeur et remise à l intéressé. 43

44 TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (suite) TYPE DE CONGE ARTICLE DE REFERENCES DROITS A TRAITEMENT CONSTUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Congé de maladie Congé de longue durée Congé exceptionnel de maladie (victime d un accident ou d une maladie professionnelle survenue dans l exercice ou l occasion de ses fonctions) -Articles 65 et 66 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. -Article 67 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. -Article 68 et 69 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. 1 an plein de traitement. 2 ans de demi traitement. Au delà de 3ans il est déclaré invalide sur avis du Conseil de Santé et admis d office à la retraite. 60 mois au maximum avec conservation intégrale du traitement et le remboursement des honoraires, des frais médicaux entraînés par la maladie ou l accident. Au delà de 60 mois il est admis à faire valoir ses droit à la retraite si son état de santé ne lui permet pas de reprendre service et après avis du Conseil de Santé et de la Commission de Réforme. Soit transmis émanant de la direction du demandeur, composé des éléments suivants : - Demande de décision de congé de maladie adressée au DAAF du MDPMEF - Le certificat de maladie signé par un médecin de l administration Transmission du dossier, au Ministère de la Fonction Publique pour examen du Conseil de Santé Une (01) semaine. Pour les congés de maladie d une durée supérieur à 15 jours, la décision est prise par la Ministre de la Fonction Publique après avis du Conseil de Santé ( voir Article 69 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique). Le congé exceptionnel de maladie est accordé par périodes successives de trois (03) mois au minimum et de six (06) mois au maximum par le Ministre de la Fonction Publique sur proposition du Conseil de Santé. 44

45 TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (fin) TYPE DE CONGE Autorisation d absence ARTICLE DE REFERENCES -Article 66 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. DROITS A TRAITEMENT Avec traitement : -Au représentant dûment mandaté des syndicats de fonctionnaire à l occasion d une convocation. -au fonctionnaire membre du comité consultatif de la Fonction Publique. -au fonctionnaire candidat à des concours ou examen professionnel. -dans la limite des sessions des assemblées dont il fait partie, au fonctionnaire occupant des fonctions électives ou consultatives lorsque lesdites fonctions n étant pas incompatibles avec l exercice normal de son emploi, il n a pas été placé en position de service détaché. La durée des autorisations d absences prévues ci-dessus est limitée à la durée des sessions des organismes ou des épreuves des concours ou examen augmentée, le cas échéant, des délais de route normaux aller et retour. CONSTUTION DU DOSSIER Demande d autorisation d absence ou de permission adressé au supérieur hiérarchique. PROCEDURE DE TRAITEMENT Attendre le visa du supérieur hiérarchique avant la jouissance. DELAI DE TRAITEMENT Un (01) jour. OBSERVATIONS Les autorisations d absences et les permissions n entre pas en compte dans le calcul du congé annuel. Sans traitement au fonctionnaire candidat à des élections politiques pendant la durée de la campagne électorale. 45

46 Permissions spéciales pour événements familiaux Article 67 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. Avec traitement pour les événements suivants : -05 jours de permissions en cas de décès d un ascendant ou d un descendant en ligne direct. -02 jours de permissions en cas de mariage de l agent ou d un enfant de l agent. -03 jours en cas de naissance survenue au foyer du fonctionnaire. 46

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48 SOMMAIRE A. LES ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION B. LES SERVICES DE LA SOUS DIRECTION C. POINT FOCAL MARCHE 48

49 LA SOUS-DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION A. LES ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION L arrêté N 285 du 31 Août 2005 portant attribution s et organisation de la DAAF assigne à la Sous-Direction des Etudes et de la Formation : La coordination et la centralisation de la politique de la formation initiale et continue ; Le recensement des besoins en formation au niveau des directions du ministère ; La gestion de la pédagothèque du ministère ; La préparation et l organisation des textes et concours éventuels en liaison avec les services compétents du ministère chargé de la fonction publique ; L élaboration en collaboration avec les directions utilisatrices des programmes des enseignements dispensés. B. LES SERVICES DE LA SOUS DIRECTION L objectif de la formation est l amélioration des performances des fonctionnaires et agents de l Etat et la réalisation de la politique de mobilité professionnelle et de polyvalence. La sous direction des études et de la formation assume ses attributions à travers deux (2) services essentiels : Le service de la formation initiale et des études. Le service de la formation continue. 49

50 I. LE SERVICE DE LA FORMATION INITIALE ET DES ETUDES 1-1 LA FORMATION INITIALE La formation initiale est celle que suit l agent de l Etat avant d être recruté dans un emploi de la Fonction Publique- c est la formation initiale de base - ou celle qui permet à un fonctionnaire d accéder à un emploi hiérarchique supérieur ; elle est dite formation initiale en cours d emploi. La formation initiale est destinée aux élèves issus des concours direct et professionnel de l Ecole Nationale d Administration (ENA). a-) la coordination et la centralisation de la formation Afin de mettre en adéquation les enseignements dispensés à l ENA et les attentes des différentes administrations, la DAAF participe à l élaboration des modules de formation et à la désignation des enseignants capables de traduire les objectifs spécifiques de l administration financière. b-) Préparation du Stage et suivi du stage b-1) préparation du stage Après la formation théorique à l ENA, la sous-direction des Etudes et de la Formation accueille les élèves pour la préparation et le déroulement du stage pratique. Elle procède en cours d année scolaire au : Choix des thèmes de mémoires pour le cycle moyen supérieur et le cycle supérieur. Choix des directions d accueil pour le cycle moyen. Pour ce faire, la sous-direction prépare les projets de courrier de demande d autorisation de stage à soumettre à la signature du DAAF destinés aux structures d accueil en fonction des thèmes de mémoires et du choix des élèves. b-2) suivi du stage Après accord des différentes directions d accueils les élèves sont mis en stage. Suivi des élèves pendant le stage à travers les fiches d évaluation remises à tous les maîtres de stage. 50

51 Ces fiches se rapportent à l assiduité, la ponctualité, la tenue vestimentaire, la capacité d assimilation et l esprit d initiative du stagiaire. Signe périodiquement les fiches de suivi de stage. Réunions périodiques entre le coordonnateur et les stagiaires pour faire le bilan partiel du stage. Le stage se termine par la production d un rapport de stage pour les élèves du Cycle Moyen et d un mémoire pour les élèves du Cycles Moyens Supérieurs. Le coordonnateur évalue les travaux des élèves à travers le jury dont il est membre. 1-2) LES ETUDES Elles couvrent le vaste domaine de tous les dossiers divers pour lesquels le cabinet du ministre ou toute autre administration sollicite l avis de la DAAF. Le processus de traitement de ses dossiers se décline comme suit : Le DAAF reçoit le dossier via son secrétariat et le transmet à la sous-direction des Etudes et de la Formation par le même procédé. Réception et enregistrement du dossier par le secrétariat de la sous-direction des Etudes et de la formation, avant sa transmission au sous-directeur. Le Sous-directeur impute le dossier au service Etudes pour analyse. Retour du dossier au sous-directeur accompagné d un projet de réponse. Après corrections et approbation du projet de réponse le sous-directeur le transmet au DAAF pour observations et visa. Transmission du dossier à la structure émettrice. 1-3) LA GESTION DE LA PEDAGOTHEQUE La DAAF de par ses attributions joue également un rôle de conseil et de mémoire au sein du Ministère de l Economie et des Finances. Aussi pour mieux gérer les productions intellectuelles des agents du ministère et offrir des possibilités de documentation et d études à tous ceux qui le désirent, la DAAF s est doté d une pédagothèque. Celle-ci gère les rapports et les mémoires des élèves issus de l ENA option Economie et Finances ou des élèves des autres grandes écoles ayant bénéficié d un stage au Ministère de l Economie et des Finances. 51

52 La pédagothèque gère également divers fonds documentaires notamment le journal officiel, les décrets, arrêtés, décisions et d autres ouvrages à caractère économique. 2- LA FORMATION CONTINUE La formation continue est celle qui ne donne pas nécessairement accès à un emploi hiérarchiquement supérieur. Elle favorise, en revanche, le recyclage des agents et permet l amélioration de leurs performances. Cette formation s inscrit dans le cadre du Plan National de Formation. Elle concerne les bourses, les stages, les colloques et séminaires. La DAAF dans le cadre de ses attributions est chargée de rechercher, auprès d institutions multilatérales (Banque Mondiale, FMI etc. ) ou structures bilatérales, des financements de bourses ou stages et de leur diffusion auprès des autres services du Ministère en charge de l Economie et des Finances. 2-1) COMMENT OBTIENT-ON UNE BOURSE À L ETRANGER? 2-1.1) Financement Côte d Ivoire Cette formation est financée par le budget général. Le postulant transmet son dossier (curriculum vitae, demande manuscrite, lettre de motivation) à la DAAF. La DAAF instruit le dossier et le transmet à la Commission d Attribution des Bourses (CAB) coordonnée par le Ministère en charge de la Fonction Publique. Après analyse qui porte sur l opportunité et les retombés de cette formation pour l administration financière le DAAF transmet le dossier à la CAB. La Commission d Attribution des Bourses analyse le dossier et donne un avis Si rejet, le dossier est transmis à la DAAF qui le retourne au postulant, fin de la procédure. Si accord, le dossier est transmis à la DAAF et la procédure suit son cours. La DAAF informe le postulant par le truchement de sa hiérarchie. Retrait de la fiche de stage par le postulant auprès de la sous-direction des Etudes et de la Formation. La fiche de stage correctement renseignée, signée par le postulant et visée par sa hiérarchie est transmise à la DAAF. La DAAF transmet le dossier au cabinet pour visa et retour à la DAAF. Transmission du dossier à la direction de la Formation Professionnelle et des concours de la Fonction Publique. 52

53 Elle prépare la communication en conseil des ministres signée conjointement par le ministre en charge de l Economie et des Finances et celui en charge de la Fonction Publique. Après autorisation de la formation par le Conseil des Ministres, Secrétariat Général du gouvernement prend une attestation de stage. Sur la base de ladite attestation de stage, le Ministère en charge de la Fonction Publique élabore une décision de stage cosignée avec le Ministère en charge de l Economie et des Finances. puis transmission du dossier à la Solde ) Financement bailleur extérieur Cette formation est financée par les institutions multilatérales ou bilatérales. La DAAF reçoit les offres de formation et de bourse. Diffusion des offres de bourses et de formations auprès de tous les services du ministère. La DAAF reçoit les dossiers de candidatures visés par les supérieurs hiérarchiques des postulants et les transmet à l organisme bailleur. Après analyse, l organisme bailleur arrête la liste des candidats retenus et la transmet concomitamment aux postulants retenus et à la DAAF. Pour les stages d une durée supérieure à un mois : La DAAF transmet le dossier au cabinet pour visa, retour du dossier à la DAAF. Le postulant est invité à constituer le dossier de base pour la Fonction Publique. Renseignement de la fiche formation hors Côte d Ivoire. Joindre la note de rétention de la candidature et autres pièces afférentes et retour du dossier à la DAAF. La DAAF transmet le dossier à la Fonction Publique qui procède aux formalités nécessaires à l autorisation du Conseil des Ministres (confère 2-1.1). Retour du dossier à la DAAF pour transmission au postulant. 53

54 C. POINT FOCAL MARCHE I ATTRIBUTIONS Conformément au décret N du 24 Février 20 05, portant nouveau code des marchés publics, la DAAF à en charge la gestion du Point Focal marché. Le Point Focal Marché (PF) est un organe de coordination créé dans le cadre de la déconcentration des marchés publics au sein des Directions des Affaires Administratives et Financières (DAAF) des ministères. La mission de coordination du Point Focal consiste à : Assister les administrateurs de crédits dans les activités de planification des opérations de passation des marchés publics ; Assurer la présidence de la Commission d Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO) Examiner les projets de marché avant approbation ; Suivre l exécution du marché. Le Point Focal est également chargé de gérer le Système Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP), afin de d assurer la traçabilité des opérations. Avec la reforme et le nouveau code, le Point Focal et ses services sont au sein du ministère une "mini DMP"(seul interface entre la direction des marchés publics et le ministère mais aussi entre les autorités contractantes et les prestataires) 54

55 II-LES ETAPES DES PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS Etape N 1 : Planification de la commande publique 1 Demande de modification statut de ligne 2 Transmission de la demande à la DMP Transmission à la DMP pour le traitement de la demande 3 Saisie et modification du planning de passation Planification de la commande publique en fixant des dates, précisant les volumes et les sources de financement de la commande publique. Etape N 2 : Préparation des dossiers de la commande publique 1 Réception DAO par le point focal Le Point focal reçoit des Autorités contractantes les DAO à publier pour vérification avant leur transmission à la DMP 2 Désignation du responsable bailleur Il désigne le bailleur responsable si le financement est fait par un ou plusieurs bailleurs 3 Transmission des DAO à la DMP Transmission des DAO à la DMP pour vérification, validation suivie de publication si conforme Etape N 3 : réception, analyse et validation des do ssiers de la commande publique 1 Transmission du DAO au bailleur (si financement bailleur) Transmission pour avoir l avis de non objection du bailleur sur le contenu du DAO 2 Saisie de l avis du bailleur Saisie de la réponse du bailleur sur le contenu du DAO 3 Transmission du DAO validé par le bailleur à la DMP Transmission pour publication 4 Traitement des DAO non conformes Suivi des AC dans les prises en compte des corrections à apporter à leurs DAO 55

56 Etape N 4 : Publicité obligatoire 1 Publication par autre voie Le PF est tenu de faire une publicité des Appels d Offres par une voie autre que celle du BOMP Etape N 5 : préparation des offres 1 vente de DAO Le PF vente les DAO 2 Saisie des demandes de clarification Le PF saisi les potentielles demandes d informations et de précisions des acheteurs du DAO 3 Saisie des réponses aux demandes de clarification Le PF saisi les réponses apportées aux questions des acheteurs du DAO 4 Saisie de demande de modification DAO Si la demande de clarification implique la modification du DAO, le PF saisie la demande ETAPE N 6 : réception et ouverture des offres 1 Convocation de la COJO et impression des formulaires de mandats. Le PF adresse les mandats aux différents membres de la COJO 2 Edition de l autorisation d ouverture de l Appel d offres Le PF imprime cette autorisation préalablement donnée par la DMP 3 Saisie du Procès verbal d ouverture Le PF retrace tous les éléments nécessaires pour la saisie dans le SIGMaP 56

57 Etape N 7 : analyse des offres 1 Saisie de la demande d éclaircissement Prise en compte des différentes demandes de la commission aux soumissionnaires 2 Saisie de la réponse à la demande d éclaircissement Prise en compte des réponses aux différentes demandes de la commission aux soumissionnaires 3 Saisie de la synthèse du rapport d analyse Saisie les résultats de l analyse commune de la COJO Etape N 8 : jugement des offres (analyse et validat ion) 1 Saisie du PV d attribution Le PF reprend dans le SIGMaP le PV d attribution 2 Transmission du PV d attribution à la DMP 3 (si bailleur) Transmission du dossier d attribution au bailleur Le PF transmet le dossier d attribution au bailleur pour avis de non objection 4 (Si nécessaire) saisie de la commission de conciliation Le PF le fait pour obtenir l arbitrage de cette commission 5 Saisie de la notification à l attributaires et au(x) non attributaires Le PF donne le résultat de chaque soumissionnaire 57

58 Etape N 9 : Approbation des marchés 1 Signature du projet marché par l attributaire Le PF veille à ce que l attributaire signe le projet marché 2 Signature du projet marché par l Autorité contractante Le PF veille à ce que l Autorité contractante signe le projet marché 3 Réception du projet marché Le PF vérifie la conformité du marché 4 Numérotation du marché et réservation des crédits Le PF numérote le marché et réserve les crédits pour ce marché. 5 Transmission du dossier d approbation à la DMP Pour les montants >100 M 6 Transmission du dossier d approbation au Ministre technique Pour les montants <100M 7 Saisie de l avis du Ministre technique Le PF recueille l avis par le Ministre (approbation ou non du marché) 8 Traitement des rejets d approbation Le PF apport les éléments nécessaires à l approbation du marché Etape N 10 : Notification de l approbation à l attr ibutaire 1 Notification à l attributaire Le PF notifie à l attributaire qu il est titulaire 2 Saisie de l ordre de service de démarrer Le PF signifie au titulaire par courrier l ordre de service de démarrer 3 Saisie la réception de l ordre de service de démarrer par le titulaire Le PF marque le début des travaux pour le suivi des délais contractuels. Etape N 11 : Exécution des marchés 1 Saisie de la réception des prestations Le PF délivre l attestation de bonne exécution après avoir certifié conforme les prestations

59 III-LES PROCEDURES DEROGATOIRES DES MARCHES PUBLICS N 1 : Gré à gré 1 Saisie de la demande en procédure dérogatoire Le PF initie la demande en procédure dérogatoire 2 Transmission de la demande à la DMP Le PF transmet la demande à la DMP pour le traitement 3 Saisie de l attribution de gré à gré Le PF reçoit l avis et à l attributaire et ou aux non attributaires. Il poursuit la procédure normale à ce niveau. N 2 : Appel d offres restreint 1 Saisie de la demande en procédure dérogatoire Le PF initie la demande en procédure dérogatoire 2 Transmission de la demande à la DMP Le PF transmet la demande à la DMP pour le traitement 3 Notification des lettres d invitation aux candidats concernés Il veille à ce que le DAO suive le circuit normal en attendant l autorisation de passer un restreint. 59

60 SIGLES ET ABREVIATIONS BOMP : bulletin Officiel des Marchés Publics COJO : Commission d Ouverture des plis et de Jugement des Offres DAO : Dossier d Appels d Offres PV : Procès Verbal SIGMaP : Système Intégré de Gestion des Marchés Publics 60

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65 SOMMAIRE I PREPARATION DU BUDGET (SIGBUD) II EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES (SIGFIP) III GESTION DE LA CITE FINANCIERE ET DE L IMMEUBLE SCIAM IV - DEPENSES D ABONNEMENT GESTION DU PARC AUTO 65

66 I PREPARATION DU BUDGET 1. La communication au ministère de l enveloppe budgétaire : Après adoption par le conseil des ministres du cadrage budgétaire soumis à son approbation, la Direction Générale du Budget et des Finances notifie au Directeur des Affaires Administratives et Financières l enveloppe budgétaire relative aux dépenses du ministère ainsi que les orientations, la méthodologie et le calendrier de préparation du budget. 2. La confection par la DAAF des propositions budgétaires du ministère Cette étape a pour objectif de recueillir les propositions des différents services au cours de conférences budgétaires internes au ministère et d arrêter des enveloppes par service en fonction des priorités du ministère conformément aux orientations générales de la politique budgétaire du Gouvernement. Lors de cette opération, la DAAF bénéficie de l appui technique du Chargé d étude de la Direction Générale du Budget et des Finances, et éventuellement de la Direction du Plan pour les dossiers de préparation du Budget et des fiches projets. 3. Le retour des propositions budgétaires du ministère à la Direction Générale du Budget et des Finances : A l issue de l opération, la DAAF saisit les propositions de répartition de l enveloppe budgétaire du ministère dans le Système Intégré de Gestion Budgétaire (SIDBUD) et les transmet électroniquement au Chargé d étude de la Direction Générale du Budget et des Finances. Sur cette base, le chargé d étude prépare la conférence budgétaire en s assurant que tous les services, tous les engagements et toutes les priorités définies par le ministère sont pris en compte. Ils analysent par ailleurs les demandes complémentaires de budget exprimées par la DAAF pour certains projets et certains services. 4. La conférence budgétaire Présentation du projet de budget du ministère par la DAAF à la Conférence Budgétaire La conférence budgétaire a pour but d analyser les propositions budgétaires du ministère, de s assurer de la pertinence des 66

67 propositions de dépenses et de recenser les problèmes en suspens. Ceux-ci concernent les dépenses jugées indispensables par le ministère mais non couvertes par l enveloppe budgétaire. II EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES Cf à l art. 17 du décret n du 16 décembre (portant reforme des circuits et des procédures d exécution des dépenses et des recettes du budget général de l Etat, des comptes spéciaux du trésor et mise en œuvre du système intégré de gestion des finances publiques), les fonctions d engagement et d ordonnancement des dépenses de l Etat sont exercées au niveau de chaque ministère par le Directeur des Affaires Administratives et Financières (DAAF) qui assume par délégation du ministère chargé des finances, le rôle d ordonnateur, sauf en matière de dépense de personnel et de remboursement de la dette. 1. Les opérations préparatoires à l exécution du Budget A la réception des actes budgétaire ouvrant les crédits ainsi que des instructions éventuelles de la Direction Générale du Budget et des Finances, le DAAF doit accomplir les tâches suivantes : - notification aux administrateurs des crédits autorisés, - remise aux administrateurs des imprimés de dépôts de signature, - remise des carnets de demandes d engagement 2. Les opérations d exécution de la dépense publique proprement dites Il existe deux procédures d exécution des dépenses à l échelon central : la procédure normale ; la procédure simplifiée. 67

68 2. 1 La procédure normale Elle s effectue en trois phases : l engagement la liquidation l ordonnancement La phase engagement L engagement est l acte ou le fait juridique par lequel une personne publique fait à son encontre, une obligation de laquelle résultera une charge budgétaire. Dans cette phase : le fournisseur établit, à la demande de l administrateur de crédit délégué, initiateur de la dépense, une facture pro forma ou un devis en quatre exemplaires ; L administrateur de crédits délégué au vu de ces pièces, remplit manuellement une demande d engagement qu il envoie aux services de l ordonnateur de crédits délégué (DAAF) ; L ordonnateur de crédits délégué C est le point d entrée du SIGFIP. A ce niveau, L agent DAAF : Réceptionne la demande d engagement puis effectue quelques contrôles de régularité relatifs : à la qualité de l administrateur (son nom, sa signature, son cachet) au code du service demandeur à l imputation budgétaire et à la procédure adoptée en fonction de l objet de la demande 68

69 à la conformité du numéro du compte contribuable du fournisseur sur la demande d engagement et sur la facture pro forma aux calculs de la facture pro forma Saisit la demande puis édite son image ; Transmet à l ordonnateur de crédits délégué, l image de la demande d engagement plus les pièces justificatives ; Le DAAF : Vérifie la cohérence des données saisies ; Valide électroniquement le dossier et édite l original du document d engagement, c est-à-dire le bon de commande, la notification de marché ou de contrat, la notification de bail, ou la délégation de crédits ; Edite un bordereau de transmission de ce dossier destiné au Contrôleur Financier ; Le contrôleur Financier Procède au contrôle relevant de sa compétence et adopte trois attitudes possibles : Soit, il fait un visa différé en attendant un complément d informations. La notification de visa différé n est pas satisfait, le système procède automatiquement au rejet du dossier et le crédit est repositionné sur la destination budgétaire ; Soit, il fait un rejet de l engagement. Le dossier est retourné au DAAF. Les crédits sont alors reconstitués sur la destination budgétaire. Soit, il accorde son visa. Alors il valide électroniquement le mandat à l écran et signe le dossier papier physique. Le dossier est ensuite retourné au DAAF. 69

70 Le DAAF Peut à ce stade décider d annuler ou de valider l engagement. La validation de l engagement permet d éditer : Les doubles du bon de commande Le bordereau d envoi au fournisseur. Le DAAF édite et colle une étiquette de validation à l endroit prévu sur l original du bon de commande qu il transmet à l administrateur de crédits délégué qui le remettra au fournisseur Ce n est qu à ce stade que les fournitures ou prestations peuvent être exécutées La phase liquidation Elle consiste pour l Administrateur de crédits délégué à vérifier la réalité de la dette de l Etat et à en arrêter le montant. Dans cette phase : Le fournisseur, après avoir exécuté la commande, établit sa facture définitive en quatre exemplaires, complète le bordereau d envoi en indiquant le mode de paiement qu il souhaite ; L administrateur de crédits délégué certifie le service fait en présence du contrôleur financier qui vérifie la réalité des prestations. A la suite de ce contrôle, l administrateur de crédits délégués, après avoir arrêté le montant de la facture, appose sa signature au dos des quatre factures et transmet le dossier au DAAF pour ordonnancement La phase ordonnancement L ordonnancement est l acte administratif par lequel conformément aux résultats de la liquidation, le DAAF donne l ordre au comptable de payer la dépense. Au cours de cette phase : 70

71 - l agent DAAF Effectue le contrôle des pièces jointes au dossier procède à la saisie des données et édite une image du mandat ; - le DAAF vérifie les données saisies, édite le mandat de paiement réel en trois exemplaires ainsi que le bordereau de transmission des mandats de paiement et transmet le dossier au contrôleur financier ; - le contrôleur financier peut différer, rejeter ou viser le mandat. S il vise, il édite un bordereau de transmission des mandats validés à l ordonnateur délégué ; - le DAAF, à la réception du dossier, valide électroniquement le mandat, édite le bordereau de transmission et transmet l ensemble au comptable assignataire accompagné des pièces justificatives pour paiement. 2.2 La procédure simplifiée L usage de la procédure simplifiée pour l exécution des dépenses de l Etat est limité aux natures de dépenses limitativement énumérées par l article 68 du décret du 16 décembre 1998 portant réformes des circuits et procédures en matière d exécution des dépenses et des recettes du budget général et des compte spéciaux du trésor et mise en œuvre du SIGFIP. La phase administrative de cette procédure consiste à faire l engagement et l ordonnancement de façon concomitante. La phase engagement ordonnancement Le fournisseur établit sa facture en quatre exemplaires après exécution de la prestation puis transmet les documents à l administrateur de crédits délégué ; L administrateur de crédits délégué, après avoir certifié le service fait au dos des quatre exemplaires des factures, procède à la liquidation et remplit manuellement une demande d engagement en deux exemplaires qu il envoie au DAAF ; 71

72 La DAAF L agent DAAF Effectue quelques contrôles de régularités et les pièces jointes au dossier saisit la demande et édite l image du mandat ou de l ordre de paiement puis transmet le dossier au DAAF. Le DAAF vérifie les données saisies puis valide le dossier et édite un bordereau de transmission du dossier au contrôle financier ; Le contrôleur financier peut différer, rejeter ou valider le dossier. En cas de visa, il édite un bordereau de transmission au DAAF ; Le DAAF à la réception du dossier, valide électroniquement le mandat, édite le bordereau de transmission et transmet l ensemble au comptable assignataire accompagné des pièces justificatives pour paiement. Il convient de noter que la procédure simplifiée est le mode de traitement privilégié dans le cas spécifique des décomptes sur marchés publics où les principales étapes sont les suivantes : Avant approbation du marché, le module SIGMaP permet au point focal de réserver les crédits à hauteur du marché à ordonnancer au titre de l année courante. Au moment de l approbation du marché, le point focal édite la notification d approbation de marché et l ordre de service de démarrer qui sera transmis au fournisseur. Au vu de ces pièces, le Directeur des Affaires Administratives et Financières édite dans le module SIGMaP un ordre de service qu il transmet au fournisseur. Ce dernier, sur la base de cet ordre de service, exécute la commande qui lui est passée ; Au fur et à mesure, ou après l exécution du marché, le fournisseur adresse au DAAF, (via l administrateur de crédits), sa facture ou son décompte. A la réception de ce document (facture ou décompte) revêtu de tous les visas obligatoires, (notamment la 72

73 certification du service fait ou le PV de réception), les services de la DAAF procéderont après contrôle à la saisie dans le module d exécution budgétaire en utilisant la procédure simplifiée. Le DAAF établit des décomptes payés par marché qui sortent en mandat de paiement au fur et à mesure que les décomptes lui sont transmis par l administrateur de crédits. III GESTION DE LA CITE FINANCIERE ET DE L IMMEUBLE SCIAM 3. 1 Gestion de la Cité Financière La DAAF a en charge la gestion de la Cité Financière patrimoine propre du ministère de l économie et des finances. Ainsi, le service matériel entretien et maintenance des équipements (ascenseurs, climatisation centrale, moyens de secours ) de gardiennage et de sécurité incendie à travers des marchés conclus avec des prestataires de service extérieurs suite à des appels d offres lancés tous les deux ans sous l égide de la Direction des Marchés Publics. La tâche du service entretien consiste chaque jour à visiter les services techniques des prestataires d entretien et de maintenance sur le site et à relever toutes les défaillances tant au niveau des prestataires d entretien ménager, de gardiennage que de maintenance des installations techniques de la Cité Financière. Pour toute intervention électrique ou de plomberie le service locataire de la Cité Financière saisit le service entretien en remplissant une fiche de demande de travaux mis à sa disposition. Le service entretien et maintenance dispose d un magasin de stockage de matériel de plomberie et d électricité (ampoules, réglettes, starters, mécanisme de WC, robinet etc ) pour faire face aux besoins en dépannage Gestion immeuble SCIAM Participation de la DAAF aux réunions sur la gestion et la copropriété de l immeuble SCIAM. 73

74 Engagement et ordonnancement sur la DAAF de la quote part du Ministère de l Economie et des Finances relative aux charges de copropriété de l immeuble SCIAM au profit de la société immobilière en charge de la gérance de l immeuble en vue de faire face aux différentes charges (contrats d entretien des ascenseurs, de climatisation, de gardiennage, de sécurité incendie, facture eau - électricité, etc ) IV - DEPENSES D ABONNEMENT ET GESTION DU PARC AUTO 4. 1 Dépenses d abonnement La DAAF en liaison avec la Direction du Patrimoine de l Etat (DPE) est chargée de la gestion du suivi des abonnements (eau, électricité, téléphone) et des véhicules administratifs du ministère Abonnement eau, électricité Pour l abonnement en électricité et en eau des nouveaux services administratifs un dossier est transmis par la DAAF à la Direction du Patrimoine de l Etat. Le dossier comporte une demande, un devis des travaux à exécuter délivré par la CIE ou la SODECI à la demande du service bénéficiaire Téléphone Pour les nouvelles installations de lignes téléphoniques ainsi que les modifications de lignes (transfert géographique, extension etc ), le dossier comprend : une demande un imprimé rempli et signé par le DAAF un plan de localisation du service ou du domicile L ensemble de ce dossier est transmis par la DAAF à la Direction du Patrimoine de l Etat qui donne autorisation à Côte d Ivoire Telecom pour l exécution des travaux conformément au décret n du 10 mai 2000 portan t réglementation de l attribution et de l utilisation du téléphone dans les services publics et aux domiciles des personnes occupant certaines fonctions. 74

75 4 2 Gestion des véhicules administratifs La DAAF établit un inventaire périodique du parc auto et de tout le matériel roulant qu elle transmet à la Direction du Patrimoine de l Etat (DPE). Chaque année, la DDAF met à la disposition des services utilisateurs les attestations d identification de véhicules de service transmis par la Direction du Patrimoine de l Etat en vue de la délivrance de vignette administrative par les services de la Direction Générale des Impôts. La DAAF est également chargée de recevoir les demandes de reforme de véhicules des directions du ministère en vue de leur transmission à la Direction du Patrimoine de l Etat qui se charge d instruire les dossiers. La DAAF en liaison avec l Agence Judiciaire du Trésor (AJT) gère les dossiers d accident de circulation des véhicules administratifs. En cas d accident de la circulation avec un véhicule administratif, l agent judiciaire du trésor saisit la DAAF afin de lui transmettre : l original du procès verbal de constat d accident le rapport d expertise automobile du véhicule privé endommagé, si le véhicule administratif est mis en cause. ou le rapport d expertise automobile et factures de réparation du véhicule administratif si l accident matériel engage la responsabilité du conducteur du véhicule privé. le compte rendu du conducteur du véhicule administratif. Lorsque les documents parviennent à la DAAF par le service bénéficiaire du véhicule administratif, ceux-ci sont transmis à l Agence Judiciaire du Trésor qui se charge d instruire le dossier. 75

76 ANNEXES 76

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85 SOMMAIRE 1/- ATTRIBUTIONS 2/- ORGANISATION 3/- DESCRIPTION DES TACHES PAR SERVICE 4/- CHARGE DE TRAVAIL ET RESPONSABLES PAR FONCTION 85

86 1/- Attributions L arrêté n 285 du 31 août 2005 portant attributions et organisation de la DAAF détermine le cadre institutionnel de la sous-direction de l informatique. De par sa spécificité, elle est une structure transversale. Ainsi, elle intervient dans tous les domaines d activités de la DAAF. Ses attributions sont les suivantes : Mise en œuvre de l outil informatique au profit des sous-directions et services de la DAAF ; Centralisation et gestion des consommables informatiques de la DAAF ; Développement et maintenance des applications informatiques de la DAAF ; Création, mise à jour et gestion de la base de données de la DAAF ; Production des badges des agents du Ministère de l Economie et des Finances; Rédaction des manuels d utilisation des applications développées et formation des utilisateurs aux logiciels de la DAAF ; Appui technique et conseils en matière informatique aux services de la DAAF ; Maintenance et gestion du parc informatique de la DAAF ; Maintenance et gestion du réseau informatique de la DAAF ; Veille technologique en matière de matériel et logiciels informatiques. 86

87 2/- Organisation La sous-direction de l informatique se compose d un secrétariat et de trois services : Le service des études (SE) ; Le service de la production (SP) ; Le service de la maintenance et du réseau (SMR). Elle est dirigée par un sous-directeur et chacun de ses trois services par un chef de service. 87

88 3/- Description des tâches par service 3.1/ Le secrétariat du sous-directeur Il est chargé : De la coordination des activités de la sous-direction informatique ; De la centralisation et la gestion des consommables informatiques de la DAAF ; De l acquisition du matériel informatique et la gestion du parc informatiques de la DAAF ; De la centralisation et de la rédaction du courrier de la sous-direction informatique ; De la confection des organigrammes et de l annuaire téléphonique du ministère. 3.2/ Le service des études Il est chargé : De la mise en œuvre de l outil informatique au profit des sous-directions et services de la DAAF ; Du développement et de la maintenance des applications informatiques de la DAAF ; De la rédaction des manuels d utilisation des applications développées et de la formation des utilisateurs aux logiciels de la DAAF ; 88

89 De concert avec la sous-direction du personnel et sous la supervision d un consultant français, le service des études a mis en place un logiciel de gestion de personnel appelé GESPERS. La première version de ce logiciel a vu le jour en 1998 sous deux plates-formes : Une gestion du personnel dans un environnement monochrome (DOS) ; Une gestion des carrières (profiloscope) dans un environnement graphique avec ACCESS sous WINDOWS. A partir de l année 2000, GESPERS a connu une migration de taille avec le logiciel Cobol FUJITSU qui tourne dans un environnement graphique (WINDOWS) en utilisant l interface Visual Basic. Ainsi, les deux applications (gestion du personnel et gestion des carrières) ont fusionné pour donner une seule application. Cette deuxième version de GESPERS a été exportée vers d autres ministères (33 ministères et 2 EPN) compte tenu de sa souplesse et sa portabilité (facile à utiliser et compatible avec les systèmes WINDOWS). Aujourd hui, il est question de mettre en place une base de données centralisée des ressources humaines pour l ensemble des ministères. C est cette volonté qui a conduit à la mise en place de la troisième version de GESPERS que nous avons baptisé GESPERS Multi structures. GESPERS Multi structures est opérationnel à la DAAF et actuellement dans vingt (20) autres ministères. L implantation se poursuit dans les autres ministères. Les futurs chantiers du service des études sont de faire migrer GESPERS version Cobol FUJITSU vers GESPERS version ORACLE. Le manuel d utilisation de GESPERS joint en annexe retrace toutes les fonctionnalités du logiciel (gestion administrative, édition des actes, autorisation d entrée, statistiques, etc ). C est un guide, une aide à la disposition des utilisateurs pour comprendre son fonctionnement. Ils peuvent toujours faire appel à la sous-direction de l Informatique pour des informations complémentaires. Ce manuel est disponible également sous forme de fichier PDF d ADOBE Acrobate dans le répertoire d installation de GESPERS. Le raccourci s appelle MUGESP2.PDF sur le bureau. 89

90 3.3/ Le service de la production Il est chargé : De la création, la mise à jour et la gestion de la base de données de la DAAF ; De la production des badges des agents du Ministère de l Economie et des Finances; De faire les sauvegardes sur support magnétique de la base données de la DAAF. L essentiel des activités du service de la Production se résume aux tâches suivantes : Autorisation d entrée Les dossiers des fonctionnaires issus de la sous-direction du personnel sont autorisés à l aide d un programme dans la base GESPERS. Ce travail consiste à vérifier que l emploi et les effectifs programmés dans le catalogue des mesures nouvelles sont en conformité. En cas de dépassement d effectifs ou d absence de poste pour un emploi, il est prévu une mise à jour pour permettre l autorisation. Cette activité est du ressors exclusif du chef de service de la Production. En cas d absence, le sous-directeur de l informatique peut le suppléer. Création des matricules Une fois l autorisation accomplie, le chef de service de la Production remet les dossiers aux agents de saisie qui procèdent à la création des matricules. Cela n est possible que si le matricule a été autorisé au préalable. 90

91 Mise à jour des données de l agent A l aide de programmes de saisie, les agents rappellent le matricule du fonctionnaire entrant au ministère de l Economie et des Finances, pour faire toutes les mises à jour le concernant à l aide du fond de dossier qu il a fourni (ex. identification, titularisation, grade, adresse, etc ). Saisie des fiches de profiloscope Il s en suit également la saisie de la fiche de profiloscope (ex. fonctions antérieures, stages, diplômes, etc ) et la numérisation de la photo du fonctionnaire. Vérification de la saisie et transmission des dossiers saisis La vérification de la saisie est effectuée par le chef de service de la Production. Cela lui permet de vérifier la qualité de la saisie effectuée par ses agents. Une fois la vérification effectuée, le chef de service de la production transmet les dossiers saisis à la sous-direction du Personnel à l aide d un cahier de transmission. Production des badges Tout agent du ministère de l Economie et des finances muni d un certificat de prise de service et d une note d affectation délivrés par la sous-direction du Personnel, se présente au chef de service de la Production qui, seul, est habilité à produire un badge pour cet agent. Sauvegarde de la base de données GESPERS Deux fois par semaine, le chef de service de la Production désigne un agent qui est chargé de faire la sauvegarde sur support magnétique de la base de donnée de la DAAF. Ces sauvegardes sont tenues à la disposition du chef de service de la Production ou du sous-directeur de l Informatique. 91

92 3.4/ Le service de la maintenance et du réseau Il est chargé : De l appui technique en matière informatique aux services de la DAAF ; De la maintenance et de la gestion du parc informatique de la DAAF ; De la maintenance et de la gestion du réseau informatique de la DAAF ; D assurer la veille technologique en matière de matériel et logiciels informatiques. Appui technique aux utilisateurs Le service de la maintenance et du réseau informatique est à l écoute des utilisateurs et est prêt à intervenir chaque jour pour les aider à mieux utiliser l outil informatique. Il donne des conseils et dépanne les utilisateurs en cas de difficultés. Maintenance et gestion du parc informatique Le service de la maintenance et du réseau informatique fait chaque mois un recensement du parc informatique de la DAAF. Le chef de service fournit au sous-directeur de l informatique la liste et la marque de tous les appareils informatiques acquis par la DAAF et précise leur état de fonctionnement. Il est en outre chargé de l installation des nouveaux appareils informatiques et de procéder à leur mise en marche. Chaque semaine, il est chargé de faire le tour des bureaux pour faire la maintenance préventive (nettoyage des souris, claviers, ecrans, unités centrales, etc ) En cas de panne, il intervient en premier ressort sur les machines. Cette maintenance de premier niveau, consiste au montage des lecteurs externes (disquette ou CD-ROM), des disques durs, des barrettes mémoires, etc Il est également compétent pour l installation des logiciels acquis par la DAAF, sur les micro-ordinateurs. 92

93 Maintenance et gestion du réseau Le service de la maintenance et du réseau informatique établit la liste de tous les postes à connecter au serveur et leur attribue des adresses IP (Internet Protocol). Il installe les cartes réseaux sur les machines et fait les paramétrages en vue de la connexion des postes de travail au réseau de la DAAF. Le chef de service sous le contrôle du sous-directeur de l informatique, administre le réseau (création d utilisateurs et ordinateurs, attributions de privilèges, renforcement de la sécurité, etc ). Veille technologique Le service de la maintenance et du réseau informatique est chargé, à l aide de l outil INTERNET, de suivre les nouveautés en matière d outils informatique en vue de faire des propositions au sous-directeur de l informatique. Il télécharge si nécessaire des logiciels et pilotes des machines en vue d une mise à jour éventuelle de ceux qui existent à la DAAF. 93

94 4. Charge de travail et responsables par fonction CYCLE : FONCTION : Sous-Directeur de l Informatique RESPONSABLE : BABOU Brabro Marcelin LISTE DES TACHES N. TACHE PERIODICITE DUREE (minutes) Min / Max VOLUMES (Qtés) Min / Max % CHARGE DE TRAVAIL TOTALE 01 Coordination des activités de la Sous-direction : activités managériales, suivi et contrôle des activités des services, visa des autorisations d absence, etc.. permanent % 02 Centralisation et gestion des consommables informatiques permanent % 03 Acquisition de matériel informatique et gestion du parc informatique de la DAAF permanent % 04 Centralisation et rédaction du courrier, des procès verbaux de réunion, etc Permanent % 05 Confection des organigrammes et l annuaire téléphonique du ministère % 94

95 CYCLE : RESPONSABLE : KOUMARE Nouhoum FONCTION : Chef de Service Etudes LISTE DES TACHES N. TACHE PERIODICIT E DUREE (minutes) Min / Max VOLUMES (Qtés) Min / Max % CHARGE DE TRAVAIL TOTALE 01 Amélioration de Gespers multi structures (mise en œuvre de programmes, maintenance, etc ) Permanent * * * * 50% 02 Confection et mise à jour du manuel d utilisation de gespers Milti structures permanent 20% 03 I Implantation et suivi de gespers multi structures dans tous les ministères permanent 30% 95

96 CYCLE : RESPONSABLE :ZEZE Tade Mathieu FONCTION : Chef de Service Production LISTE DES TACHES N. TACHE PERIODICITE 01 Autorisation de dossiers du personnel : Initialisation procédure d entrée au MEF DUREE (minutes) Min / Max VOLUMES (Qtés) Min / Max % CHARGE DE TRAVAIL TOTALE jour % 02 Création : mise à jour direct des données du personnel entrant (création du matricule, identification, adresse, maj emploi, titularisation, position..etc) jour % 03 Saisie des donnée du profiloscope : (renseignements administratifs, fonctions antérieures, stages, diplömes, autres..) jour % 04 Vérification de toute la saisie jour % 05 Confection de badges d agent (prise de photo, maj fichier excel, tirage du badge..) jour %

97 06 Sauvegarde du système : (Sauvegarde de la base de données..) semaine % CYCLE : FONCTION :Chef de Service Maintenance et Réseau RESPONSABLE :N GUESSAN Yao LISTE DES TACHES N. TACHE PERIODICITE DUREE (minutes) Min / Max VOLUMES (Qtés) Min / Max % CHARGE DE TRAVAIL TOTALE 01 Installation et dépannage de machines : ordinateurs, imprimantes, etc.. jour % 02 Installation de logiciels : système d exploitation (Windows ) et les applicatifs (office, cobol fujitsu, etc.) jour % 03 Administration du réseau : création des utilisateurs et des ordinateurs du réseau, attribution de privilèges, sécurité, etc jour % 04 Connexion des postes de travail au réseau : installation de cartes réseau, jour % 97

98 configuration du réseau (adresses IP, ) 05 Maintenance préventive : vérification des connexions réseau et électrique, tests d impression, nettoyage des machines et souris, etc. jour % 06 Maintenance 1 er niveau : montage de disques durs, de lecteurs de CD-ROM, de lecteurs de disquettes 3 1/2, formatage de disques durs, etc. jour % 07 Veille technologique en matière d informatique (visite de sites WEB, téléchargement de logiciels et pilotes, etc ) jour % 98

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