DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) GUIDE DE PROCEDURES

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1 MINISTERE DELEGUE AUPRES DU PREMIER MINISTRE CHARGE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE Union - Discipline - Travail DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES (DAAF) GUIDE DE PROCEDURES

2 2 SOMMAIRE 1. INTRODUCTION 1.1. OBJECTIFS DU GUIDE 1.2. CADRE D ANALYSE 1.3. PRESENTATION DE LA DAAF 2. ORGANIGRAMMES 2.1. SOUS DIRECTION DU PERSONNEL 2.2. SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION 2.3. SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE 2.4. SOUS DIRECTION INFORMATIQUE 3. PROCEDURES 3.1. SOUS DIRECTION DU PERSONNEL 3.2. SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION 3.3. SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE 3.4. SOUS DIRECTION INFORMATIQUE

3 3 1. Introduction Le présent document fait partie de l ensemble des manuels d organisation prévus par la DAAF. Il se veut un outil de contribution à la bonne gouvernance en conformité avec les directives contenues dans la matrice d action prioritaire du Ministère Délégué auprès du Premier Ministre Chargé de l Economie et des Finances Objectifs du guide D une manière générale, la mise en oeuvre du présent guide a pour objectifs de permettre : 1. la documentation et la diffusion des procédés utilisés par la DAAFpour accomplir ses principales activités, 2. la documentation et la diffusion des outils de contrôle et d évaluation des niveaux de performance obtenus dans l accomplissement de ses principales activités. Le présent document est structuré de manière à permettre une mise à jour aisée. Il convient en effet de souligner qu il ne s agit en aucun cas d un document statique : tout changement significatif aussi bien au niveau de l'organisation de la DAAF(organigramme) qu au niveau de son champ d intervention (attributions) devrait logiquement y être reflété. De manière spécifique, il s agit dans ce guide de documenter les éléments suivants : 1. L organisation de la DAAF à travers un organigramme détaillé par sous direction. 2. Les tâches effectuées au niveau de chaque fonction de l organigramme, ces tâches sont regroupées par procédures. A terme chaque procédure devra donner lieu à une fiche de procédures distincte, avec l ensemble de ces fiches constituant l ossature d'un manuel de procédures.

4 Cadre de Fonctionnement Le présent document est destiné à être utilisé à 2 niveaux : 1. Pour le DAAF, il constitue un outil servant à véhiculer les grandes orientations de la direction en ce qui concerne le mode et l esprit dans lesquels devraient fonctionner les principales procédures. 2. Pour l ensemble des agents, il constitue une source d information et une référence, en ce qui concerne les responsabilités individuelles de chaque agent selon la fonction qu il occupe. D autre part il identifie aussi les interactions entre les différentes fonctions lors de l exécution des procédures clefs. Enfin, il convient de rappeler que ce document peut également servir à fournir un feed-back à la DAAF en ce qui concerne l efficacité de ses procédures Cadre d analyse Au titre du guide de procédure le cadre d analyse retenu regroupe les procédures selon 3 grandes familles : Les processus de management ; Les processus primaires Les processus de support.

5 5 Les Processus de Management Ces processus regroupent l ensemble des activités de pilotage stratégique de la DAAF ainsi que celles de coordination et de contrôle d ensemble. Dans le cas spécifique de la DAAF les processus clefs de management sont les suivants : Planification périodique des activités, (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle) Reporting (compte rendu des activités au cabinet) Les Processus Primaires Ces processus sont considérés comme étant essentiels au bon fonctionnement quotidien de la DAAF, car ils comprennent toutes les activités impliquant un contact direct avec les usagers de la DAAF. Ainsi tout dysfonctionnement au niveau de l un de ces processus est susceptible d avoir des répercussions directes sur le fonctionnement de la direction. Dans le cas spécifique de la DAAF les processus primaires sont les suivants : Gestion des ressources humaines Gestion des crédits budgétaires

6 6 Les Processus de Support Comme leur nom l indique ces processus regroupent les activités servant à supporter les autres processus. De manière générale ces processus n impliquent pas d activités entraînant un contact direct avec les usagers. Toutefois cela n enlève rien à leur importance, car un dysfonctionnement au niveau de ces processus a un impact indirect sur les processus qu ils supportent (processus primaires et processus de management). Cela entraînerait à terme une baisse des performances de la DAAF dans son ensemble. Dans le cas spécifique de la DAAF les processus de support sont les suivants: Rôle de support, (notamment informatique) Rôle de conseil et de coordination. Administration générale (notamment la Cité Financière). L objectif recherché en adoptant cette démarche est d une part, de focaliser l analyse de la DAAF sur les processus et tâches génératrices de valeur ajoutée, et d autre part d optimiser les tâches consommatrices de temps. La mise en oeuvre spécifique de cette démarche s est effectuée comme suit: Classement des activités de la DAAF par catégorie de processus. Recensement des tâches par fonction de l organigramme. Analyse détaillée des tâches. Revue ciblée des tâches rattachées aux fonctions de support.

7 Présentation de la DAAF La caractéristique marquante de la DAAF est son rôle d interface résultant de sa double casquette, en effet ses attributions portent, d une part, sur : 1. La gestion des ressources humaines, où l un de ses principaux rôles est celui d être «l ambassadeur» du Ministère de la Fonction Publique auprès des différentes structures du ministère, et de servir, en retour, de relais entre ces structures et ledit ministère. D autre part, au titre de sa deuxième casquette, la DAAF est aussi chargée d assurer: 2. La gestion des crédits budgétaires et donc par extension, de l exécution des dépenses publiques. A ce titre la DAAF cumule les fonctions d ordonnateur délégué et d administrateur de crédit délégué. Attributions DAAF Gestion des Ressources Humaines DAAF = relais du Ministère de la Fonction Publique et des Directions du Ministère Gestion des Crédits Budgétaires DAAF = relais des acteurs de la chaîne DAAF = ordonnateur délégué du MEF

8 8 Au titre de la gestion des Ressources Humaines, comme illustré par le schéma suivant le rôle de la DAAF consiste à servir de relais entre le MFPE et l ensemble des structures du ministère. TRESOR MFPE DSP DOUANES IMPOTS DAAF FINANCES GENERALES CABINET DGBF Gestion de la Solde DGE Et ceci s effectue tout au long de la carrière du personnel. Pour ce faire l administration a développé en interne un outil de gestion informatisé : le logiciel GESPERS qui est installé dans la plupart des administrations centrales. La DAAF a le devoir de consolider toutes les informations relatives à la carrière des agents et aux mouvements d effectifs au profit du Ministère de la Fonction Publique et de son ministère de tutelle.

9 9 Au titre de la gestion des crédits budgétaires, le rôle de la DAAF par rapport aux différents acteurs, est illustré par une représentation schématique de son positionnement dans le processus d exécution budgétaire. Administrateur de Crédits DMP Directeur Général du Budget Contrôleur Financier DAAF TRESOR Opérateur Economique Ainsi, à l image d une équipe de football, on peut dire que si le Trésor est le gardien de but et que le contrôleur est l arbitre, la DAAF correspond au milieu de terrain chargé de faire circuler le ballon. A l instar des autres acteurs du processus d exécution du budget, les activités de la DAAF commencent d abord au niveau de l élaboration du budget. En sa qualité de structure d appui, elle est de fait le lien entre la Direction Générale du Budget et les administrateurs de crédits,

10 10 notamment en ce qui concerne l élaboration du budget. S agissant de l exécution des dépenses Publiques, elle joue un rôle de liaison entre les différents acteurs du circuit. Il est important de noter 2 choses : Premièrement la DAAF est avant tout une interface entre les administrateurs de crédits, (qui en tant qu initiateurs des commandes sont les vrais donneurs d ordre), et les opérateurs économiques; Dès que le processus est lancé, l ordonnateur travaille en binôme avec les différents acteurs. Deuxièmement la DAAF est caractérisée par la dualité de ses attributions, elle intervient aussi bien dans le processus en qualité d ordonnateur délégué, (fonction non partagée), qu en qualité d administrateur de crédits délégué, (fonction partagée), pour ce qui relève des crédits lui étant alloués en propre. Les opérations effectuées par le DAAF, en qualité d ordonnateur délégué, couvrent : les actes préparatoires à l exécution du budget: les notifications de crédit les dépôts de signature les opérations d exécution du Budget, selon: la procédure normale, la procédure simplifiée incluant le cas spécifique des décomptes sur marchés publics Ces opérations sont caractérisées par leur décomposition en 2 grandes étapes : Administrative Comptable Ceci en conformité avec le principe de Finance Publique séparant les fonctions d ordonnateur et de comptable

11 11 2. Organigrammes 2.1. Sous Direction du Personnel 2.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation 2.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité 2.4. Sous Direction Informatique

12 12 DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES D A A F S/D DU PERSONNEL S/D DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE S/D DES ETUDES ET DE LA FORMATION S/D DE L INFORMATIQUE SCE Gestion du personnel SCE CONTROLE DES DEPENSES PUBLIQUES ET ABONNEMENT SCE DES ETUDES et DE LA FORMATION INITIALE SCE de la PRODUCTION SCE PPCE SCE ENGAGEMENT ET ORDONNANCEMENT PEDAGOTHEQUE SCE de la MAINTENANCE et du RESEAU SCE Courrier POINT FOCAL MARCHES SCE Archives SCE EQUIPEMENT ET SUIVI DES IMMOBILISATIONS SCE de la FORMATION CONTINUE SCE des ETUDES SCE Standard

13 13 SOUS DIRECTION DU PERSONNEL S/D DU PERSONNEL SECRETARIAT SCE Gestion du personnel SCE PPCE SCE Courrier SCE Archives Standard

14 14 SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION S/D DES ETUDES & DE LA FORMATION SECRETARIAT SCE DE LA FORMATION CONTINUE SCE DE LA FORMATION INITIALE ET ETUDES PEDAGOTHEQUE

15 15 SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE S/D DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE SECRETARIAT SCE CONTROLE DES DEPENSES PUBLIQUES ET ABONNEMENT SCE ENGAGEMENT ET ORDONNANCEMENT POINT FOCAL MARCHES SCE EQUIPEMENT ET SUIVI DES IMMOBILISATIONS

16 16 SOUS DIRECTION DE L'INFORMATIQUE S/D DE L INFORMATIQUE SECRETARIAT SCE DES ETUDES SCE de la PRODUCTION SCE de la MAINTENANCE et du RESEAU

17 17 3. Procédures 3.1. Sous Direction du Personnel 3.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation 3.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité 3.4. Sous Direction Informatique

18 SOUS DIRECTION DU PERSONNEL 18

19 19 SOMMAIRE INTRODUCTION ENTREE DANS LA CARRIERE Recrutement nouveau Mise à disposition Nomination dans l Emploi DEROULEMENT DE LA CARRIERE Notation Titularisation Promotion Typologie des congés Détachement Disponibilité Mobilité Prise en compte sur le Budget Général de l Etat Saisine du conseil de discipline Contrôle des effectifs Programmation des effectifs SORTIE DE CARRIERE Décès d un agent Admission à la retraite Liquidation de l indemnité d un agent journalier admis à faire valoir ses droits à la retraite GLOSSAIRE ANNEXES

20 20 INTRODUCTION Depuis son recrutement et jusqu'à sa retraite, le fonctionnaire est soumis à un ensemble de dispositions statutaires fixées par la loi n du 11 septembre 1992 portant Statut Général de la Fonction Publique, par le Décret n du 02 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique et par les règlements. Par ailleurs, l article premier de l arrêté n 285 d u 31 août 2005 portant organisation et attribution de la Direction des Affaires Administratives et Financières, fait de la gestion des ressources humaines du Ministère, l une des principales attributions de ladite Direction. Au regard de ce qui précède, des procédures ont été élaborées pour offrir aux fonctionnaires et agents de l Etat, une matérialisation des formalités débouchant sur la production d actes administratifs. 1) Entrée au ministère / constitution du dossier administratif de l agent (voir tableau «Entrée dans la carrière») La DAAF doit disposer pour chaque agent d un dossier fiable et complet dont les pièces constitutives sont fournies par lui au moment où il entre en activité au Ministère sur la base d une Note de service qui sera sanctionnée par un arrêté de nomination (Grades D, C, B et A3) ou une décision d attente (Grade A4 et suivant) pris par le Ministre chargé de la Fonction Publique. 2) Gestion des carrières (Voir tableau «Déroulement de la carrière») Tout au long de la carrière de l agent, il appartient à la DAAF de : Prendre les actes consacrant la nouvelle situation administrative de l agent ; Procéder à la mise à jour nécessaire du fichier informatisé et du dossier physique de l agent, (Prise en compte des changements opérés au niveau de la situation administrative) 3) Gestion prévisionnelle : Dossier Standard de Préparation (DSP) L opération de mise à jour de la base de données s inscrit notamment dans la perspective de la préparation des DSP-Dossiers Standard de Préparation (DSP). Les DSP mentionnent les effectifs en place, les départs à la retraite prévus, les besoins en personnel. Ils permettent au Ministère Chargé de la Fonction Publique de tenir les conférences de programmation dans la perspective de la préparation de la partie «Personnel» du Budget de l Etat qui permettra d élaborer le catalogue des Mesures nouvelles.

21 21 De la même façon, à l intérieur du Ministère, la préparation des DSP permet de donner lieu à des redéploiements d effectifs au profit des structures en sous effectifs. 4) Sortie de carrière (Voir tableau «Déroulement de la carrière») Afin de mieux gérer les départs à la retraite, soit par la limite d âge, soit par l ancienneté (30 ans de service), la DAAF édite régulièrement la liste des agents concernés. Ces listes sont édictées dans deux buts : Confrontation des fichiers Constitution des dossiers de retraites

22 ENTREE DANS LA CARRIERE 22

23 23 ENTREE DANS LA CARRIERE TYPE D ENTREE RECRUTEMENT NOUVEAU ARTICLE DE REFERENCES -Article 3 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique. FONCTIONNAIRE CONCERNE Les fonctionnaires nouvellement recrutés et mis à la disposition du Ministère Chargé de l Economie et des Finances. CONSTITUTION DU DOSSIER DOSSIER DAAF 1- Une fiche signalétique fournie par la DAAF du MDPMEF. 2- Trois photos couleur 3- Extrait d acte de naissance ou jugement supplétif (copie originale, peu importe la date de signature) 4- Photocopie de la CNI ou de l attestation d identité. 5- Curriculum vitae 6- Note de service ou arrêté de mise à disposition du MDPMEF délivré par la Fonction Publique. 7- Mémoire ou rapport de fin de cycle pour ceux qui ont suivi une formation. DOSSIER SOLDE 1- La fiche d immatriculation 2- Deux photos blanc et noir 3- trois copies du Certificat de Prise de Service DAAF 4-Trois copies de la Note Service 5-Trois copie de l arrêté de nomination (en principe) PROCEDURE DE TRAITEMENT 1-Réception du dossier par la Sous Direction du personnel 2-Tramission du dossier à la Sous Direction de l Informatique pour la création et la prise en compte dans le GESPERS. 3-Retour à la Sous Direction du Personnel pour édition des actes suivants : - le certificat de prise de service - la note de service d affectation dans une Direction du Ministère chargé de l Economie et des Finances dans le cas échéant. 4- Transmission des actes pris pour la signature du DAAF. 5- Enregistrement et diffusion des actes après la signature du DAAF par le service courrier. 6-Prise en compte par le GESPERS des actes signés. DELAI DE TRAITEMENT 02 semaines 01 mois OBSERVATIONS -la copie originale du certificat de prise de service et une photocopie de la note de service sont remises à l intéressé. -la copie originale de la note de service est transmise par le service courrier dans la Direction d affectation. -la note de service s établie suite aux besoins en personnel exprimé par les structures des Finances à la DAAF. -La date d effet de la prise de service correspond à la date de dépôt du dossier.

24 24 MISE À DISPOSITION Les fonctionnaires qui ont servi dans d autres Ministère et qui sont mis à la disposition du Ministère Chargé de l Economie et des Finances. 1- Toutes les pièces fournies par le nouveau fonctionnaire sauf le dossier Solde 2- Le certificat de première prise de service dans l administration. 3- l arrêté de nomination, décret ou décision d attente de nomination pour les emplois du grade A4. 4- l arrêté de titularisation 5- la dernière décision d avancement ou le dernier arrêté de promotion. (voir table GESPERS) DOSSIER SOLDE Le dossier solde est transmis par un bordereau d envoi à la Direction de la Programmation et du Contrôle des Effectifs du Ministère Chargé de la Fonction Publique pour traitement. DOSSIER DAAF Archivage du dossier (avec des copies des actes pris).

25 DEROULEMENT DE LA CARRIERE 25

26 26 DEROULEMENT DE LA CARRIERE DESIGNATIONS ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS NOMINATION DANS L EMPLOI NOTATION Articles 43 et 44 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Nouveaux fonctionnaires admis aux concours directs sauf les élèves de l ENA Tous les fonctionnaires en activité sauf les fonctionnaires placés en position de détachement pour exercer les fonctions de membre du gouvernement, une fonction publique élective ou un mandat syndical. 1 Certificat de prise de service 2 Un bulletin de notation Un jet de sept bulletins de notation individuel dûment rempli par le fonctionnaire et noté par son supérieur hiérarchique. Transmission à la Direction de la Gestion du Personnel Civil de l Etat du Ministère Chargé de la Fonction Publique pour traitement. 1 - Réception des bulletins de notation individuelle provenant des structures. 2 - Confirmation des notes part le DAAF (délégataire de signature du Ministre). 3 - Transmissions de : - deux exemplaires au service d origine. - deux exemplaires au Ministère chargé de la Fonction Publique. - un exemplaire aux archives de la DAAF. 1 semaine 01 mois La nomination dans un emploi de la Fonction Publique est l acte qui valide le recrutement. (Arrêté édité par le Ministère chargé de la Fonction Publique) La note porte sur l évaluation des services accomplis du 1 er juin de l année précédente au 31 mai de l année en cours. Elle produit ses effets au cours de l année civile suivante

27 27 TITULARISATION Articles 15 au 18 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Toute personne admise à occuper un emploi en qualité de fonctionnaire est soumise à un stage probatoire année. d une -1 er certificat de prise de Service -L arrêté de nomination -Un exemplaire du bulletin de notation de l année du stage -Réception du dossier par "Soit Transmis" -Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 01 semaine A l issue du stage : - si les résultats sont probants, le fonctionnaire est titularisé dans un Emploi. - à défaut, il est autorisé a effectué une seconde année de stage. - à l issue de la deuxième année, si les résultats ne sont pas probants, il est mis fin à son engagement.

28 28 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) DESIGNATION S ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS LA PROMOTION (Glissement Catégoriel) Articles 56 et 57 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Concerne tous les fonctionnaires qui sont titularisés dans un emploi et qui ont une ancienneté d au moins quatre (04) ans. C est le passage du fonctionnaire de son grade à un grade immédiatement supérieur. Par voie de concours organisé par le Ministère chargé de la Fonction Publique. Réception de l arrêté de promotion en cas d admission du fonctionnaire 1 - Note de service du Ministère chargé de la Fonction Publique ou l arrêté de promotion ; décret ou décision d attente de nomination pour les emplois du grade A4. 2-Réception du dossier par la Sous Direction du personnel 3-Tramission du dossier à la Sous Direction de l Informatique pour le changement d Emploi et la prise en compte dans le GESPERS. 4-Retour à la Sous Direction du Personnel pour édition des actes suivants : - le certificat de Reprise de service à titre de régularisation - la Note de service à titre de régularisation d affectation dans la Direction d origine. 5- Transmission des actes pris pour la signature du DAAF. 6- Enregistrement et diffusion des actes après signature du DAAF par le service courrier. 7-Prise en compte par le GESPERS des actes signés 1 semaine DOSSIER SOLDE Le dossier solde est transmis par un Soi Transmis à la Direction de la Solde pour traitement. DOSSIER DAAF Archivage du dossier avec des copies des actes pris. Typologie des décisions de congé Voir annexe

29 29 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) DESIGNATIONS ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Détachement Articles 21 et 22 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Tous les fonctionnaires titularisés dans leur Emploi. - la demande manuscrite adressée à Monsieur le Ministre chargé de la Fonction Publique avec l avis du Ministère technique intéressé. - Copie du Certificat de prise de service - Copie de l arrêté de nomination - Copie de l arrêté de titularisation -Décision d avancement (la dernière en date) Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 01 semaine Le détachement est prononcé à la demande du fonctionnaire, ou d office, par arrêté du Ministre chargé de la Fonction Publique après avis favorable du ministre technique intéressé. Disponibilité Articles 34 au 39 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Tous les fonctionnaires titularisés dans leur emploi. -Demande manuscrite adressé à Monsieur le Ministre chargé de la Fonction Publique avec l avis du Ministère technique d origine. -Copie du Certificat de prise de service - Copie de l arrêté de nomination - Copie de l arrêté de titularisation -Décision d avancement (la dernière en date) -Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 01 semaine -le fonctionnaire placé en position de disponibilité n a droit aucune rémunération. -La disponibilité est prononcée par arrêté du Ministre chargé de la Fonction Publique après avis favorable du ministre technique intéressé avec une durée maximale de un an renouvelable une seule fois.

30 30 Mobilité Prosessionnelle Articles 58 et 59 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du Statut Général de la Fonction Publique Concerne tous les fonctionnaires qui sont titularisés dans un Emploi et qui ont une ancienneté d au moins quatre (04) ans sauf dérogation spéciale du Ministre Chargé de la fonction Publique. -Demande manuscrite adressé à Monsieur le Ministre chargé de la Fonction Publique avec l avis du Ministère technique d origine. -Copie du Certificat de prise de service - Copie de l arrêté de nomination - Copie de l arrêté de titularisation -Décision d avancement (la dernière en date) -Curriculum vitae. -Transmission par "Bordereau d envoi" au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence 01 semaine La nomination dans un autre d emploi de son grade se fait en fonction des besoins de l administration, de la nécessité d une reconversion professionnelle, ou à la demande du fonctionnaire après une formation professionnelle adaptée.

31 31 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) DESIGNATION ACTES DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Controle création Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF - Dossier de nouveaux fonctionnaires (recrutement nouveau) - Dossier anciens fonctionnaires (mise à disposition) - Glissement catégoriel Voir table GESPERS Journalier Pour la fiabilité du fichier du Ministère Contrôle des retours de signature Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF - Certificat de prise de service édicté par la DAAF - Note de service édicté par la DAAF Voir table GESPERS Journalier Contrôle des actes pris Prise en compte sur le Budget Général de l Etat Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF qui servaient dans un EPN et qui ont fait l objet de mise à disposition - Une demande de l'intéressé (e) - Certificat de Prise de Service (DAAF) - Note d'affection (éventuellement) - Note/Arrêté (Ministère chargé de la Fonction Publique de mise à la disposition du MEF. - Certificat de cessation de paiement du liquidateur/epn. - Photocopie de CNI. - Bulletin de salaire. - Domiciliation de solde (pour ceux qui ont changé de banque) - Lettre de la DAAF adressée à la Direction Générale du Budget et des Finances. Journalier Cette procédure permet à tous les fonctionnaires qui émargeaient dans un EPN de se faire prendre en compte sur le Budget Général pour ce qui concerne leur salaire

32 32 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) DESIGNATION Mise à jour Saisine du conseil de discipline ACTES DE REFERENCES Décret, Arrêté, Décision, Note de service et autres provenant des Structures Article 73 du décret n du 11 septembre 1992, portant Statut Général de la Fonction Publique. FONCTIONNAIRE CONCERNE Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF Tous les fonctionnaires et Agents de l Etat du MEF qui font l objet de contentieux CONSTITUTION DU DOSSIER Les documents suivants sont utilisés pour effectuer la mise à jour du fichier du personnel : -les décrets personnel -les arrêtés «GESPERS» -les décisions -les certificats de prise de service -les notes de service -et d autres sources d information - «soit transmis» de la direction Demanderesse - rapport d inspection ou tout autre acte susceptible d éclairer le Conseil de Discipline PROCEDURE DE TRAITEMENT Les «mises à jour» se font à travers la base de données de gestion du Voir table de matière «GESPERS» dénommée Transmission au Conseil de Discipline pour compétence. Participation au conseil après instruction du dossier DELAI DE TRAITEMENT Journalier 1 semaine journalier OBSERVATIONS Les «mises à jour» concernent les mouvements administratifs du personnel entraînant soit un changement de fonction, d emploi, de grade, de lieu d affectation ou de position, de nom etc. Voir procédure du Conseil de Discipline

33 33 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) (suite) DESIGNATION ACTES DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Recrutement des agents contractuels Contrat de travail transmis par les Directions Générales. Les agents contractuels recrutés par les structures des Finances DOSSIER DAAF 1- Une fiche signalétique fournie par la DAAF du MDPMEF. 2-Une fiche de renseignement 3- Trois photos couleurs 4- Extrait d acte de naissance ou jugement supplétif (copie originale, peu importe la date de signature) 5- Photocopie de la CNI ou de l attestation d identité. 6- Curriculum vitae 7- Certificat de prise de service de la direction générale d accueil 8-Un contrat de travail 1-Réception du dossier par la Sous Direction du personnel 2-Tramission du dossier à la Sous Direction de l Informatique pour la création et la prise en compte dans GESPERS. 3-Retour à la Sous Direction du Personnel pour édition des actes suivants : - le certificat de prise de service - la note de service d affectation dans une Structure du MDPMEF. 4- Transmission des actes pris pour la signature du DAAF. 5- Enregistrement et diffusion des actes après signature du DAAF par le Service courrier. 6-Prise en compte par le GESPERS. 02 semaines La délivrance des Certificats de prise de service et des Notes de service d affectation ne confère la qualité de fonctionnaire à l intéressé. Cette procédure n est faite que dans un but statistique.

34 34 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite) (CONTROLE DES EFFECTIFS) (suite et fin) DESIGNATION ACTES REFERENCES DE FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Archivage Les Fonctionnaires et Agents de l Etat 1- Toutes les pièces fournies 2-Une copie du certificat de Prise de Service produit par la DAAF 3-Une copie de la note de service produite par la DAAF. 4- Décret, Arrêté, Décision, Note de service et autres provenant des Structures. Photocopie de tous les actes. Journalier Pour classement dans les dossiers individuels des Fonctionnaires et Agents de l Etat. Régularisation de la situation administrative Note d instruction n 232/MFPERA/ DGFP du 30 juin 2006 du Ministère de la Fonction Publique les arrêtés portant régularisation de la situation administrative Les fonctionnaires ayant bénéficié d une disponibilité ou ayant fait l objet d une suspension ou d une exclusion temporaire. 1 demande adressé au Ministre chargé de le Fonction Publique 2 l arrêté de disponibilité ou tous les actes se referant à la suspension ou l exclusion temporaire 3 une attestation de présence Transmission du dossier par bordereau au Ministère chargé de la Fonction Publique pour compétence. 1 semaine 1 cas de disponibilité : dans les limites de l âge d admission à la retraite, le temps passé en disponibilité est pris en compte dans le temps de services effectifs. 2 exclusions temporaires, suspension : le rattrapage du temps de service est possible dans limite d âge d'admission à la retraite.

35 35 DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite et fin) (PROGRAMMATION DES EFFECTIFS) DESIGNATION ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Dossier Standard de Préparation (DSP). Toutes Directions Générales les -Listing de effectifs des différentes directions générales selon le fichier DAAF -Besoins en effectif des différentes directions sur support papier et support informatique -Etat des cas des sorties temporaires et des sorties définitives par type -Demande adressée aux différentes Directions Générales -Réalisation d un document statistique à partir des données sur l état des effectifs des différentes Directions Générales -Transmission - Adoption du document de synthèse à la conférence annuelle des effectifs au Ministère de la Fonction Publique. (voir table GESPERS) 3 mois Le dossier Standard de préparation correspond au volet personnel dans la préparation du Budget de l Etat.

36 SORTIE DE CARRIERE 36

37 37 SORTIE DE CARRIERE TYPE DE SORTIE ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEME NT OBSERVATIONS DECES AGENT ACTIVITE D'UN EN -Article 78 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. Tous les fonctionnaires décédés en activité DOSSIER IVOSEP -Originale du dernier bulletin de salaire. - Originale d un extrait d acte de décès e. -photocopie du certificat de décès - Photocopie de la carte nationale d identité du défunt - Photocopie de la carte nationale d identité du déclarant NB : Confirmation d un bon nécessite un délai de quatre (04) jours par les services d IVOSEP DOSSIER DE CAPITAL DECES ET DE REVERSION DE PENSION 1 - Transmission par «Soit Transmis» du dossier à la Direction de la Solde pour prise en charge (Sous Direction des dépenses). 2 Mise à jour du fichier du Ministère avec l Extrait d acte de décès ou le courrier d information de la Direction d origine (voir table GESPERS) Un jour L Etat de Côte d Ivoire prend en charge le Cercueil et le transfère du corps. - Demande de réversion de pension - Demande de capital décès - Acte de décès - Extrait de naissance et photocopie de la CNI du défunt. -Dernière décision d avancement, - Dernier bulletin de salaire, - 1 er certificat de prise de service - Arrêté de nomination du défunt. - Acte de notoriété, - Extrait de naissance des orphelins mineurs. -En cas de mariage, fournir l acte de mariage, la photocopie de la CNI l extrait de naissance du conjoint. - Acte de tutelle et/ou l acte de délégation volontaire de la puissance paternelle. Transmission du dossier par bordereau à la Direction des Pensions au Ministère chargé de la Fonction Publique Une semaine

38 38 SORTIE DE CARRIERE (suite) TYPE DE SORTIE ARTICLE DE REFERENCES FONCTIONNAIRE CONCERNE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEME NT OBSERVATIONS Admission à la retraire pour : -limite d âge ou - 30 ans de service -Article 84 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. Tous les fonctionnaires en fin de carrière DOSSIER PENSION - Demande de liquidation de pension - Certificat de la puissance paternelle (cas d une femme exerçant la puissance paternelle) - Certificat de 1 ère prise de service et un arrêté de nomination - Décision de validation et une attestation de la validation des services temporaires (éventuellement) - Attestation légalisée de non perception d allocation (cas d une fonctionnaire dont l époux exerce une activité libérale - Arrêté de concession de pension de l époux (cas d une femme dont l époux est bénéficiaire d une pension proportionnelle - Etat signalétique des services Militaires - 1 photocopie de la CNI de l intéressé - Acte de naissance des enfants - Acte de naissance de l intéressé 1 - Transmission du dossier par bordereau à la Direction des Pensions du Ministère chargé de la Fonction Publique 2 Mise à jour du fichier du Ministère avec le Certificat de cessation de service (voir table GESPERS) 01 semaine L admission d office a lieu : - Soit à la date à laquelle il compte trente (30) années de service liquidable pour la pension - Soit à la date à laquelle il atteint la limite d âge qui lui est applicable - Soit en cas d invalidité

39 39 SORTIE DE CARRIERE (suite et fin) TYPE DE SORTIE Admission à la retraire pour : -limite d âge ou - 30 ans de service ARTICLE DE REFERENCES -Article 84 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. FONCTIONNAIRE CONCERNE Tous les agents journaliers en fin de carrière CONSTITUTION DU DOSSIER DOSSIER D INDEMNITE DE RETRAITE - Décision de mise à la retraite - Etat des décomptes des indemnités établi par l Inspection du Travail et contre-signé par le DAAF - Etat des impôts sur salaire - Etat de CNPS - Etat de FNS - Photocopie de la CNI - Certificat de Travail - Extrait de naissance PROCEDURE DE TRAITEMENT 1 - Transmission du dossier par «soit transmis» à la Direction Générale du Budget et des Finances 2 Mise à jour du fichier du Ministère avec le Certificat de cessation de service (voir table GESPERS) DELAI DETRAITE- MENT OBSERVATIONS L admission d office a lieu : - Soit à la date à laquelle il compte trente (30) années de service liquidable pour la pension - Soit à la date à laquelle il atteint la limite d âge qui lui est applicable - Soit en cas d invalidité

40 Un recrutement nouveau : tout fonctionnaire nouvellement recruté par voie de concours (sauf dérogations prévues par décret) organisés par le Ministre chargé de la Fonction Publique (en collaboration avec le Ministre technique intéressé) et mis à la disposition du Ministère chargé de l Economie et des finances pour occuper son premier poste dans l Administration. La mise à disposition : tout fonctionnaire déjà en activité dans un autre Ministère et ayant obtenu une note d affectation (décision de mise à disposition ou arrêté de nomination) délivrée par le Ministère chargé de la Fonction Publique pour le Ministère chargé de l Economie et des Finances après accord de son Ministère d origine. La notation : Chaque fonctionnaire reçoit une note annuelle, qui a pour but de porter une appréciation chiffrée et littérale sur la valeur professionnelle. La titularisation : un candidat ayant réussi un concours de la fonction publique et achevé avec succès sa période de stage ou de formation est titularisé (il passe du statut de fonctionnaire stagiaire à celui de titulaire). Il devient titulaire de son grade et peut véritablement débuter sa carrière au sein de la fonction publique. La promotion ou l avancement de grade : c est le passage du fonctionnaire de son grade à un grade immédiatement supérieure. GLOSSAIRE Elle est faite par voie de concours organisés par la fonction publique, sauf dérogation prévue par décret. Le détachement : le détachement est la position du fonctionnaire autorisé à interrompre temporairement ses activités pour exercer un emploi ou un mandat public national ou internationale, un mandat syndical ou exercer une fonction ministérielle ou exercer dans une entreprise privée après autorisation du conseil des ministres pour une période non renouvelable. Dans cette position, le fonctionnaire continue à bénéficier de ses droits à l avancement et à la retraite. Le fonctionnaire détaché est soumis aux règles régissant l emploi pour lequel il a été détaché, à l exception de toutes disposition législative, réglementaire ou conventionnelle, prévoyant le versement d une indemnité de licenciement ou de fin de carrière. La disponibilité : cette période particulière permet au fonctionnaire de quitter pendant un certain temps le cadre de la fonction publique ( par exemple pour élever un enfant, travailler dans le secteur privé ou reprendre ses études ), sans pour autant démissionner. L agent mis en disponibilité à la garantie d être réintégré dans son grade (et non dans le même poste). Son déroulement de carrière (droit à avancement, droit à retraite ) est suspendu durant toute la période de mise en disponibilité. La durée de la mise en disponibilité est de un an renouvelable une seule fois. La mobilité professionnelle : le fonctionnaire peut changer d emploi au cours de sa de carrière, en fonction des besoins de l administration, de la nécessité d une reconversion professionnelle ou à sa demande. Le fonctionnaire reconnu inapte par le conseil de santé à exercer un emploi actif, peut être nommé à un emploi sédentaire de son grade. Le traitement : on appelle traitement la rémunération des fonctionnaires. La carrière : la carrière recouvre l ensemble des possibilités d évolution professionnelle. Elle est constituée des possibilités d avancement au sein d un même corps, qui sont liées à la fois à l ancienneté et à la valeur professionnelle, et des possibilités d accès à un corps de niveau supérieur. Le conseil de discipline : organe consultatif placé auprès du Ministre de la Fonction Publique qui a pour rôle de faire des propositions de sanctions du second degré et de donner un avis sur les demandes de retrait de sanctions disciplinaires. Il compte au minimum six membres et au maximum neuf membres nommés par décret en Conseil de Ministre sur proposition du Ministre de la Fonction Publique. 40

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42 - Fiche de renseignement - Fiche signalétique (profiloscope) - Fiche d immatriculation - Différents types de congés ANNEXES

43 TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (Annexe) TYPE DE CONGE ARTICLE DE REFERENCES DROITS A TRAITEMENT CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Congé Annuel Congé de Maternité -Articles 62 et 64 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. -Article 74 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. Trente (30) jours calendaires avec conservation de l intégralité du traitement. En cas de report sur l année suivante, le fonctionnaire peut bénéficier, à titre exceptionnel, d un congé d une durée de deux (02) mois au maximum. Quatorze (14) semaines avec conservation de l intégralité du traitement. Si à l expiration des quatorze (14) semaines, l intéressée n est pas en état de reprendre le service, elle est placée en congé de maladie après avis du Conseil de Santé. Soit transmis émanant de la Direction du demandeur, composé des éléments suivants : - Demande de décision de congé annuel adressée au DAAF du MDPMEF - Dernière décision de congé ou le Certificat de prise de service de la DAAF (pour les nouveaux affectés). - Soit transmis émanant de la direction du demandeur, composé des éléments suivants : - Le certificat de grossesse - Demande de décision de congé de maternité adressée au DAAF du MDPMEF 1-Edition et habillage de la décision de Congé annuel (ou la décision de congé de maternité) avec une demande de visa visé par le DAAF. 2- Transmission de la décision de congé pour visa du contrôleur financier. 3-Retour pour la signature du DAAF. 4- Prise en compte par le GESPERS du numéro de la décision et de la date de signature (Retour signature). (voir table GESPERS) Un (01) mois L introduction de la demande de décision de congé annuel se fait après un (1) an de service et la décision de congé de maternité à sept mois et demi de la grossesse. La copie originale (après la signature) de la décision de congé annuel ou de maternité est transmise à la Direction du demandeur et remise à l intéressé. 43

44 TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (suite) TYPE DE CONGE ARTICLE DE REFERENCES DROITS A TRAITEMENT CONSTUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE TRAITEMENT DELAI DE TRAITEMENT OBSERVATIONS Congé de maladie Congé de longue durée Congé exceptionnel de maladie (victime d un accident ou d une maladie professionnelle survenue dans l exercice ou l occasion de ses fonctions) -Articles 65 et 66 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. -Article 67 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. -Article 68 et 69 de la loi n du 11 septembre 1992 portant statut général de la Fonction Publique. 1 an plein de traitement. 2 ans de demi traitement. Au delà de 3ans il est déclaré invalide sur avis du Conseil de Santé et admis d office à la retraite. 60 mois au maximum avec conservation intégrale du traitement et le remboursement des honoraires, des frais médicaux entraînés par la maladie ou l accident. Au delà de 60 mois il est admis à faire valoir ses droit à la retraite si son état de santé ne lui permet pas de reprendre service et après avis du Conseil de Santé et de la Commission de Réforme. Soit transmis émanant de la direction du demandeur, composé des éléments suivants : - Demande de décision de congé de maladie adressée au DAAF du MDPMEF - Le certificat de maladie signé par un médecin de l administration Transmission du dossier, au Ministère de la Fonction Publique pour examen du Conseil de Santé Une (01) semaine. Pour les congés de maladie d une durée supérieur à 15 jours, la décision est prise par la Ministre de la Fonction Publique après avis du Conseil de Santé ( voir Article 69 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique). Le congé exceptionnel de maladie est accordé par périodes successives de trois (03) mois au minimum et de six (06) mois au maximum par le Ministre de la Fonction Publique sur proposition du Conseil de Santé. 44

45 TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (fin) TYPE DE CONGE Autorisation d absence ARTICLE DE REFERENCES -Article 66 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. DROITS A TRAITEMENT Avec traitement : -Au représentant dûment mandaté des syndicats de fonctionnaire à l occasion d une convocation. -au fonctionnaire membre du comité consultatif de la Fonction Publique. -au fonctionnaire candidat à des concours ou examen professionnel. -dans la limite des sessions des assemblées dont il fait partie, au fonctionnaire occupant des fonctions électives ou consultatives lorsque lesdites fonctions n étant pas incompatibles avec l exercice normal de son emploi, il n a pas été placé en position de service détaché. La durée des autorisations d absences prévues ci-dessus est limitée à la durée des sessions des organismes ou des épreuves des concours ou examen augmentée, le cas échéant, des délais de route normaux aller et retour. CONSTUTION DU DOSSIER Demande d autorisation d absence ou de permission adressé au supérieur hiérarchique. PROCEDURE DE TRAITEMENT Attendre le visa du supérieur hiérarchique avant la jouissance. DELAI DE TRAITEMENT Un (01) jour. OBSERVATIONS Les autorisations d absences et les permissions n entre pas en compte dans le calcul du congé annuel. Sans traitement au fonctionnaire candidat à des élections politiques pendant la durée de la campagne électorale. 45

46 Permissions spéciales pour événements familiaux Article 67 du décret n du 2 juillet 1993, portant modalité communes d application du statut général de la Fonction Publique. Avec traitement pour les événements suivants : -05 jours de permissions en cas de décès d un ascendant ou d un descendant en ligne direct. -02 jours de permissions en cas de mariage de l agent ou d un enfant de l agent. -03 jours en cas de naissance survenue au foyer du fonctionnaire. 46

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48 SOMMAIRE A. LES ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION B. LES SERVICES DE LA SOUS DIRECTION C. POINT FOCAL MARCHE 48

49 LA SOUS-DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION A. LES ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION L arrêté N 285 du 31 Août 2005 portant attribution s et organisation de la DAAF assigne à la Sous-Direction des Etudes et de la Formation : La coordination et la centralisation de la politique de la formation initiale et continue ; Le recensement des besoins en formation au niveau des directions du ministère ; La gestion de la pédagothèque du ministère ; La préparation et l organisation des textes et concours éventuels en liaison avec les services compétents du ministère chargé de la fonction publique ; L élaboration en collaboration avec les directions utilisatrices des programmes des enseignements dispensés. B. LES SERVICES DE LA SOUS DIRECTION L objectif de la formation est l amélioration des performances des fonctionnaires et agents de l Etat et la réalisation de la politique de mobilité professionnelle et de polyvalence. La sous direction des études et de la formation assume ses attributions à travers deux (2) services essentiels : Le service de la formation initiale et des études. Le service de la formation continue. 49

50 I. LE SERVICE DE LA FORMATION INITIALE ET DES ETUDES 1-1 LA FORMATION INITIALE La formation initiale est celle que suit l agent de l Etat avant d être recruté dans un emploi de la Fonction Publique- c est la formation initiale de base - ou celle qui permet à un fonctionnaire d accéder à un emploi hiérarchique supérieur ; elle est dite formation initiale en cours d emploi. La formation initiale est destinée aux élèves issus des concours direct et professionnel de l Ecole Nationale d Administration (ENA). a-) la coordination et la centralisation de la formation Afin de mettre en adéquation les enseignements dispensés à l ENA et les attentes des différentes administrations, la DAAF participe à l élaboration des modules de formation et à la désignation des enseignants capables de traduire les objectifs spécifiques de l administration financière. b-) Préparation du Stage et suivi du stage b-1) préparation du stage Après la formation théorique à l ENA, la sous-direction des Etudes et de la Formation accueille les élèves pour la préparation et le déroulement du stage pratique. Elle procède en cours d année scolaire au : Choix des thèmes de mémoires pour le cycle moyen supérieur et le cycle supérieur. Choix des directions d accueil pour le cycle moyen. Pour ce faire, la sous-direction prépare les projets de courrier de demande d autorisation de stage à soumettre à la signature du DAAF destinés aux structures d accueil en fonction des thèmes de mémoires et du choix des élèves. b-2) suivi du stage Après accord des différentes directions d accueils les élèves sont mis en stage. Suivi des élèves pendant le stage à travers les fiches d évaluation remises à tous les maîtres de stage. 50

51 Ces fiches se rapportent à l assiduité, la ponctualité, la tenue vestimentaire, la capacité d assimilation et l esprit d initiative du stagiaire. Signe périodiquement les fiches de suivi de stage. Réunions périodiques entre le coordonnateur et les stagiaires pour faire le bilan partiel du stage. Le stage se termine par la production d un rapport de stage pour les élèves du Cycle Moyen et d un mémoire pour les élèves du Cycles Moyens Supérieurs. Le coordonnateur évalue les travaux des élèves à travers le jury dont il est membre. 1-2) LES ETUDES Elles couvrent le vaste domaine de tous les dossiers divers pour lesquels le cabinet du ministre ou toute autre administration sollicite l avis de la DAAF. Le processus de traitement de ses dossiers se décline comme suit : Le DAAF reçoit le dossier via son secrétariat et le transmet à la sous-direction des Etudes et de la Formation par le même procédé. Réception et enregistrement du dossier par le secrétariat de la sous-direction des Etudes et de la formation, avant sa transmission au sous-directeur. Le Sous-directeur impute le dossier au service Etudes pour analyse. Retour du dossier au sous-directeur accompagné d un projet de réponse. Après corrections et approbation du projet de réponse le sous-directeur le transmet au DAAF pour observations et visa. Transmission du dossier à la structure émettrice. 1-3) LA GESTION DE LA PEDAGOTHEQUE La DAAF de par ses attributions joue également un rôle de conseil et de mémoire au sein du Ministère de l Economie et des Finances. Aussi pour mieux gérer les productions intellectuelles des agents du ministère et offrir des possibilités de documentation et d études à tous ceux qui le désirent, la DAAF s est doté d une pédagothèque. Celle-ci gère les rapports et les mémoires des élèves issus de l ENA option Economie et Finances ou des élèves des autres grandes écoles ayant bénéficié d un stage au Ministère de l Economie et des Finances. 51