electronicks Dossier de sponsoring

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2 M. Thomas Maurice Président de l EESTEC Lille 5 allée des piquiers Marcq en Baroeul Madame, Monsieur En tant que Président de la branche locale Lilloise de l Electrical Engineering STudent s European association, c est un honneur pour moi de vous contacter pour vous proposer un partenariat avec notre association. En effet, le domaine d activité de votre entreprise, ses produits et ses valeurs nous intéressent au plus haut point. C est pour cela que nous souhaitons vous associer à notre projet d un atelier européen d une semaine sur le thème de la réalisation de pédales à effet pour instruments amplifiés. L évènement sera l occasion pour vous de rayonner aussi bien à l échelle européenne qu à l échelle de l école d ingénieurs Polytech Lille. Pour nous il sera l occasion d échanger culturellement et scientifiquement avec des étudiants provenant des meilleures écoles d ingénieurs de toute l Europe. Je vous prie de trouver jointe à ce courrier une brochure de sponsoring vous expliquant dans de plus amples détails les tenants et les aboutissants du projet. Mon bureau et moi même nous tenons bien évidemment à votre disposition pour toute information complémentaire. En espérant que vous donnerez une suite favorable à ce partenariat, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses. Thomas Maurice Président de l EESTEC Lille Page 1

3 Sommaire Qui sommes-nous?... 3 Présentation de Polytech Lille... 3 Qu est ce que l EESTEC?... 3 La branche locale de L EESTEC : LC Lille... 4 Notre projet : electronicks... 5 Présentation du projet... 5 Porteurs du projet... 6 Budget prévisionnel... 7 Sponsors, quel bénéfice?... 8 Nos offres de sponsoring... 8 Ils nous ont déjà fait confiance pour R.I.S!... 9 Contrat de partenariat type Contact Page 2

4 Qui sommes-nous? Présentation de Polytech Lille Figure 1: Ecole Polytech Lille L École polytechnique universitaire de Lille est une école d ingénieurs située sur le campus de l Université Lille I à Villeneuve-d Ascq. Au classement de l'usine Nouvelle sur les écoles d'ingénieurs, Polytech Lille est au 4 ème rang régional. Elle comprend huit départements formant des ingénieurs de haut niveau dans des secteurs aussi divers que les statistiques, la micro-électronique, la biologie ou encore le génie civil. Cette mixité disciplinaire et cette ouverture sont renforcées par l appartenance au Réseau Polytech, regroupant treize écoles sur tout le territoire Français, fort de plus de soixante mille ingénieurs diplômés. De par sa situation au cœur de l Université, l École bénéficie d un environnement très proche de la recherche et à la pointe des nouvelles technologies et de l innovation. Qu est ce que l EESTEC? L'EESTEC (Electrical Engineering STudents' European association), est une organisation étudiante à but non lucratif ayant pour objectif la formation et l'échange culturel entre étudiants européens. Elle est présente partout en Europe avec un total de 53 branches locales, telles que Lisbonne au Portugal, Tampere en Finlande, ou encore Ankara en Turquie. Des ateliers, ou workshops, sont régulièrement organisés par ces branches locales et sont ouverts à tous les autres membres de l association. Ce sont des occasions uniques de partager notre culture et d'en découvrir d'autres grâce à la rencontre des autres étudiants. Ces ateliers permettent aussi de rencontrer des représentants d entreprises et des professionnels du secteur industriel concernant le workshop. Fort d un réseau de 4000 membres actifs à ce jour, l EESTEC est une formidable association aux dimensions à la fois humaines, étudiantes et bien sûr professionnelles, ancrée dans les universités européennes. Plus d info sur eestec.net Page 3

5 La branche locale de L EESTEC : LC Lille LC Lille (Local Committee Lille) est la branche locale de l EESTEC à Lille. Nous sommes représentés par un club de Polytech Lille. Etant les seuls représentants actifs de l association en France, nous voulons partager notre culture, notre mode de vie, notre gastronomie ainsi que nos connaissances techniques avec nos collègues européens au travers d ateliers et d échanges comme ce fut le cas l an dernier lors du workshop R.I.S : Robotics and Intelligent Systems Plus d infos sur ce précédent atelier : ris.eestec.fr Plus d infos sur notre branche locale : eesteclille.wordpress.com Page 4

6 Notre projet : electronicks Présentation du projet Notre projet, electronicks, consiste à organiser un atelier autour de la réalisation de pédales d effet destinées à des instruments électriquement amplifiés comme les guitares, les basses voire les synthétiseurs. Les étudiants pourront, par équipe, réaliser une pédale grâce à leurs connaissances et aux conférences données par nos professeurs et partenaires. Cette réalisation permettra aux étudiants de mettre en commun leurs compétences, de les améliorer, mais aussi d'en acquérir de nouvelles. Pour que ce travail soit ludique, un concert de clôture serait organisé à la Maison des Étudiants (MDE) au sein de l Université et serait ouvert à tout le monde, personnels et étudiants à la fois de Polytech Lille et de l Université mais aussi à tous ceux qui nous auront soutenus. Figure 2: pédale d'effet conçue par l'un des membres En dehors de la partie académique, les étudiants pourront découvrir la culture française, mais aussi en apprendre davantage sur la culture de chacun des participants. Durant la semaine, les étudiants seront hébergés dans deux appartements en centre-ville et nous leur ferons découvrir la ville, notre gastronomie, la culture française et ch ti Nous organiserons aussi une soirée où, à leur tour, ils nous feront découvrir leur pays à travers un plat ou une danse par exemple. Ils ne paieront que leur transport pour venir à Lille, ensuite nous les prenons en charge sur place. Page 5

7 Porteurs du projet Responsable de l évènement Fort de son expérience des évènements précédents EESTEC, (un en Serbie et un en Allemagne) et de la motivation qu ils ont engendrée, Thomas Maurice est le responsable de l évènement electronicks. Responsable budget La responsable budget de l évènement est Céline Burtaire, une étudiante de quatrième année de Polytech Lille, ancienne présidente de l EESTEC Lille et membre de l équipe organisatrice du précédent évènement: R.I.S. L équipe L équipe de l évènement se compose de Robin, ancien vice-président de l EESTEC Lille et organisateur de R.I.S, de Sonia, vice présidente actuelle, de Simon Malthieu, responsable des relations publiques au sein du club et d Ismail, actuel secrétaire du club. Sur les 6 organisateurs de l'événement, deux ont participé à l'élaboration de l'événement précédent l'année dernière, et sont donc aptes à conseiller les autres membres de l'équipe. Nous aimons les expériences humaines et les voyages. Nous avons déjà tous les 6 participé à au moins un événement de l'eestec, et cette expérience nous a incités et motivés à organiser un atelier pour les autres membres européens ici, en France. Figure 3: Nos membres Page 6

8 Budget prévisionnel Nous souhaitons accueillir une quinzaine d étudiants. Ci-dessous, vous trouverez le budget prévisionnel de cet évènement. Dépenses Recettes Logement 1190 Prêt de materiel 0 Appartements 7 places 540 Prêt de salle 0 Appartements 8 places 650 Impression des affiches 0 Nourriture 1551,4 4 repas au R.U. 176,4 Subvention BDE repas Traiteur 405 Subvention BDI restaurants 570 Subvention IEEE 1500 Repas «maison» 400 Crowdfunding 800 Transport Ticket metro semaine 210 Sponsoring 1800 Communication 570 T-Shirts 450 Flyers 120 Affiches 0 Crowdfunding contreparties 300 Conception des pédales 230 Matériel électronique 90 Boitiers 138 Divers 40 Sous-Total 4089,4 5% de sécurité 204,47 TOTAL 4293,87 TOTAL 4300 Page 7

9 Sponsors, quel bénéfice? Associer votre entreprise à un évènement EESTEC comme celui que nous organisons, c est lui assurer une visibilité à l échelle européenne. Les étudiants qui seront accueillis durant la semaine du workshop sont issus des plus brillantes universités de leurs pays respectifs et représentent une porte d entrée intéressante vers les marchés de ces pays. Il sera probablement très intéressant pour vous d avoir l opportunité de tenir une conférence sur votre entreprise et sur vos produits devant un groupe d étudiants venus de toute l Europe mais aussi de Polytech. L évènement se déroulant au sein de l école Polytech Lille et l Université Lille I, c est également l occasion pour vous d approcher des étudiants, futurs ingénieurs, en vue d une campagne de recrutement ou de promotion de votre entreprise et de ses services. Nous vous offrons ainsi l opportunité de vous exprimer lors de la cérémonie d ouverture de l évènement, d être cité dans les communiqués de presse de l évènement ou d apposer votre logo sur tout nos supports de communication. Nos offres de sponsoring Offre Classique Silver Gold Platinium Comment obtenir ce statut? Aide matériel ou financement inferieur à 500 Financement supérieur à 500 Financement supérieur à seul sponsor platinium. Financement supérieur à 1500 Les contreparties : Visibilité de votre logo : Sur le site-web et la vidéo Matériel de communication de votre entreprise dans le pack de bienvenue des participants Petit logo sur les flyers et affiches Grand logo sur les flyers et affiches Petit logo sur les T-shirts Grand logo au centre sur les T- shirts Votre présence physique : Discours de 10 minutes maximum lors de la cérémonie d ouverture Discours de 30minutes maximum lors de la cérémonie d ouverture Conférence autour de votre entreprise et vos produits Page 8

10 Ils nous ont déjà fait confiance pour R.I.S! Page 9

11 Contrat de partenariat type ARTICLE 1: Ce contrat est établi d une part entre l association BDE de Polytech Lille - Club EESTEC Lille à Polytech Lille, avenue Paul Langevin Villeneuve d Ascq désignée par le parrainé et d autre part désigné par le sponsor. ARTICLE 2: Le parrainé s engage par le présent contrat à promouvoir l enseigne du sponsor, auprès du public de manière précisée dans l article 4 pour la durée de l évènement organisé, soit du 20 octobre 2013 au 26 octobre ARTICLE 3: Le présent contrat est prévu sur la base : D un partenariat financier à la hauteur de (écrit en lettres) D un mécénat en matériel apporté par le sponsor ARTICLE 4: Le parrainé s engage à faire la promotion du sponsor en fonction du montant engagé par celui ci comme énoncé dans le tableau ci-dessous. Montant : Materiel (ou) Montant < 500 Sur le site-web et la vidéo Matériel de communication de votre entreprise dans le pack de bienvenue des participants Petit logo sur les flyers et affiches Grand logo sur les flyers et affiches Petit logo sur les T-shirts Grand logo au centre sur les T- shirts Discours de 10 minutes maximum lors de la cérémonie d ouverture Discours de 30minutes maximum lors de la cérémonie d ouverture Conférence autour de votre entreprise et vos produits Entre 500 et 999 Entre 1000 et 1499 Montant > 1500 Page 10

12 ARTICLE 5: En cas de non-respect par l une ou l autre des parties de l une ou l autre des obligations énoncées dans le présent contrat, celui-ci sera résilié de plein droit huit jours après mise en demeure restée infructueuse. Fait à... Le../.../... en deux exemplaires originaux. Le parrainé Pour l association : BDE Polytech Lille Mr Cochet Président du BDE «Lu et approuvé» Le sponsor Pour Mr/Mme. «Lu et approuvé» Mr Maurice Président de l EESTEC Lille «Lu et approuvé» Page 11

13 Contact EESTEC LC Lille - Salle E402 Polytech Lille Avenue Paul Langevin Villeneuve d'ascq cedex France lille@eestec.net Président Thomas Maurice Thomas.Maurice@polytech-lille.net Vice-Présidente Sonia De Castro Sonia.De-Castro@polytech-lille.net Contact Person - Relations Publiques Simon Malthieu Simon.Malthieu@polytech-lille.net Page 12