O.B.F.G. (règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009) Table des matières

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1 Fiches d informations en vue de la mise en œuvre du règlement de l O.B.F.G. relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication (règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009) Table des matières 1. L adresse électronique p La correspondance électronique p Les sites Internet p La signature électronique p La conservation électronique p Les services en ligne p. 17 1

2 L ADRESSE ELECTRONIQUE Cadre: article 1 du règlement du 19 mai 2008 de l O.B.F.G. relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication tel que modifié par le règlement du 29 avril Par adresse électronique, on entend toute suite de caractères alphanumériques utilisée pour l identification d un site internet ou l adresse de la correspondance électronique Toute autre adresse de courrier électronique que celle mise à disposition des avocats par l O.B.F.G. comprend le nom de l avocat ou celui de l association dont il fait partie ou toute autre dénomination, à l exclusion de tout nom de domaine qui reproduit de manière non distinctive un terme générique évocateur de la profession d avocat L avocat communique à son Ordre, sans retard, son ou ses adresses électroniques ainsi que les modifications qui y sont apportées. L article 1.1 reprend les dispositions existant dans le précédent règlement du (entré en vigueur le ). La nouveauté vise à proposer une définition commune pour l adresse mail et le site. Sauf si l avocat a notifié à son barreau son intention de ne pas recourir à la correspondance électronique et de ne pas disposer d une adresse mail, l avocat dispose systématiquement (et dès son inscription à la liste du stage) d une adresse «@avocat.be» (initialeduprénom.nom@avocat.be ex : b.obama@avocat.be) après avoir reçu du secrétariat confirmation de son login (b.obama@avocat.be) et son mot de passe comprenant lettres et chiffres (ex : abcd1234). Ce sont d ailleurs ces mêmes paramètres qui permettent aux avocats d accéder notamment à l extranet de l O.B.F.G. (login et mot de passe). Il est également possible de consulter ses mails sans messagerie interne en ouvrant son navigateur internet (ex : internet explorer) directement sur l adresse internet après, de nouveau, encodage de son login et de son mot de passe. Si (1 ère option) l avocat utilise cette adresse «@avocat.be» à titre principal pour l exercice de sa profession (au tarif de 36,30 pour deux ans avec une capacité de 50Mb), il lui suffit de configurer les paramètres habituels de sa messagerie en reprenant notamment le serveur du courrier entrant POP3 (pophost.avocat.be) et le serveur de courrier sortant SMTP (cfr. configuration du fournisseur d accès internet ex : smtp.skynet.be). Le fournisseur choisi par l O.B.F.G. (Hostbasket) se charge de la facturation du service et de l assistance (helpdesk : 09/ ou customercare@hostbasket.com). Si (2de option) l avocat utilise une autre adresse mail professionnelle, ce qui est évidemment autorisé, il est tenu d en informer le secrétariat de son Ordre sans délai afin que les mails qui lui seraient adressés sur l adresse «@avocat.be» soient redirigés vers cette autre adresse mail (ex : avocat.obama@skynet.be) 2

3 sans autres formalités. Après communication du formulaire ad hoc transmis par le secrétariat à Hostbasket, cette société créera alors sans frais un alias (ou forward automatique) de l adresse «@avocat.be» vers l adresse mail professionnelle adéquate. Dans le cadre de cette 2de option (autre adresse mail que «@avocat.be»), l adresse de courrier électronique ou l adresse du site internet (que ce soit son propre site, celui d un tiers, tel un annuaire ou un site d e-services, ou celui du réseau d avocats dont ferait partie le cabinet) «comprend le nom de l avocat ou celui de l association dont il fait partie ou toute autre dénomination, à l exclusion de tout nom de domaine qui reproduit de manière non distinctive un terme générique évocateur de la profession d avocat». L avocat est ainsi tenu de reprendre dans son adresse électronique son nom ou celui de son association ou une autre dénomination ce qui exclut des noms de domaine tels que «@bestofavocat.be». Est ainsi admise une adresse comprenant le terme «avocat» mais distingué par une autre référence (ex : «@avocatlouise.be»). Autrement dit, l emploi par un avocat d une adresse électronique reprenant un terme générique de la profession d avocat ou du barreau n est donc autorisé que si l avocat y inclut un terme distinctif. L objectif vise à éviter toute publicité hasardeuse et usurpatrice d une part, et à pouvoir identifier, du côté des destinataires, l identité de l avocat expéditeur d autre part. Sont conseillées des adresses du type pierre.sculier@bakernet.com, ou avocat.sculier@skynet.be ou sculier@association.obama.com permettant une reconnaissance de l avocat. Est par contre interdite une adresse électronique commune à plusieurs avocats sans identification d un avocat en particulier («info@bakernet.com»). Une telle adresse commune est en effet contraire au secret professionnel et aux obligations résultant de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée dans le cadre des traitements de données à caractère personnel. En tout état de cause, il appartient à chaque avocat de communiquer l option choisie ainsi que le cas échéant l adresse de son site au secrétariat de l Ordre dès son admission à la liste du stage ou à l occasion d une modification ultérieure de son adresse électronique. Cette démarche s effectue sous la responsabilité de l avocat concerné et se révèle évidemment essentielle pour la cohérence et le bon fonctionnement du système d «aliasing» de la messagerie mis en place par l O.B.F.G. Il s agit de l exigence reprise à l article 1.3 du nouveau règlement. 3

4 LA CORRESPONDANCE ELECTRONIQUE Cadre: article 2 du règlement du 19 mai 2008 de l O.B.F.G. relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication tel que modifié par le règlement du 29 avril La correspondance électronique des avocats comporte les mentions énoncées aux articles 4.4 ou 4.5 ci-après et ne peut comporter que les mentions autorisées par le règlement du sur la plaque professionnelle et le papier à lettre L avocat dispose, pour le traitement de sa correspondance électronique, d une adresse individuelle électronique sur une installation dont l équipement et la configuration sont conformes aux standards de sécurité et de pérennité généralement adoptés par les professionnels ainsi que d une assistance compétente pour la maintenance des serveurs de courrier électronique. L article 4.4 du règlement du 19 mai 2008 prévoit que l avocat doit assurer un accès facile, direct et permanent pour ses services en ligne aux informations suivantes : a) son nom et, le cas échéant, celui de l association dont il est membre ; b) l adresse de son cabinet ; c) ses coordonnées, y compris son adresse de courrier électronique, permettant d entrer en contact rapidement et de communiquer directement et efficacement avec lui ; d) s il échet, son numéro d immatriculation à la B.C.E. ou celui de l association dont il est membre ; e) le ou les Ordre professionnels au(x)quel(s) il est inscrit ; f) son ou ses titres professionnels et les Etats dans lesquels ils ont été octroyés ; g) une référence aux règles déontologiques, ainsi qu aux moyens d y avoir accès en privilégiant une URL (adresse du site web) ; h) s il échet, son numéro d identification TVA ; i) les codes de conduites auxquels il est soumis ainsi que les informations relatives à la façon dont ces codes peuvent être consultés par la voie électronique. Le courrier électronique de l avocat peut ne comporter que les mentions de ses nom, prénom, qualité et adresse électronique ainsi que les mentions énoncée aux paragraphes d) e) et h) ci-avant, s il échet, s il renvoie par un lien électronique à un site professionnel qui contient les autres mentions énoncées à l article 4.4. Pour rappel, le règlement du sur la plaque professionnelle et le papier à lettre (en vigueur depuis le ) contient les dispositions suivantes. ARTICLE 1 : L avocat peut apposer une plaque sur l immeuble où est établi son cabinet. Cette plaque ne peut comporter d autres mentions que : - les nom et prénom de l avocat ou des avocats associés ou groupés ; - le titre «avocat» ou une des mentions «avocats associés», «association d avocats», «avocats groupés» ou «cabinet d avocats» dans une ou plusieurs 4

5 langues, dont au moins une des trois langues nationales, ou cabinet principal ou secondaire; - la dénomination de l association ou du groupement, le cas échéant accompagnée de sa forme juridique; - le nom des collaborateurs établis à la même adresse ; - les indications utilitaires telles que le téléphone, téléfax, adresse électronique, nom du site web, emplacements de stationnement, heures de rendez-vous ; - les spécialités reconnues en application du règlement relatif à celles-ci, ainsi que la qualité de médiateur agréé; - un sigle ou un logo. ARTICLE 2 : Outre celles visées à l article 1er, le papier à lettres de l avocat ne peut comporter que les mentions suivantes : - l adresse de son ou de ses cabinets ; - les correspondants organiques, les réseaux, ainsi que le nom des collaborateurs externes habituels ; - les diplômes universitaires autres que ceux donnant accès à la profession et les spécialités reconnues en application de la réglementation relative à celles-ci ; - les numéros des comptes bancaires et en ce cas nécessairement le ou les compte(s) tiers identifié(s) comme tel(s) ; - le mandat judiciaire dont il est chargé dans le courrier s y rapportant. O.B.F.G. ARTICLE 3 : Sauf dérogation accordée par le bâtonnier, l avocat utilise un seul papier à lettres qui mentionne ses différents cabinets, en précisant leur caractère secondaire éventuel. L avocat ne peut utiliser son papier à lettres pour les correspondances étrangères à sa profession. Il est ainsi nécessaire de reprendre les mentions précitées dans les limites du règlement du Une seule manipulation permet de les reprendre dans un pied de page ou sous un modèle de signature à l envoi de chaque mail sans avoir à répéter l opération. 5

6 X... Y... Avocat au barreau de (Belgique) Rue code postal localité Tél. : + 32 etc Fax : + 32etc xy@avocat.be www be/com Exemple de pied de page : SCRL est une société civile d avocats à forme commerciale (BCE n - RPM : - ) ou BCE n Règles déontologiques disponibles ici (renvoi vers lien : ou le lien sur le site de votre Ordre). Conditions générales consultables ici (renvoi vers le site internet de l avocat ou de son association). (Facultatif) L information transmise est seulement destinée à la personne ou la société à laquelle elle est adressée et peut contenir une information confidentielle et/ou privilégiée. N importe quel réexamen, retransmission, ou toute autre utilisation de cette information par des personnes ou entités autres que le destinataire désigné est interdite. Si vous receviez ce courriel par erreur, entrez s il vous plaît en contact avec son expéditeur et effacez-le à partir de n importe quel ordinateur. (Facultatif) Deux notions sont importantes dans l article 2.3 du nouveau règlement. - «adresse électronique individuelle» : cela exclut les adresses collectives de cabinet(s) du type info@cabinetxy.be. Il s agit d une application de l article 16 de la loi du sur la protection des données à caractère personnel et de la disposition du code pénal relative au secret professionnel. Cette disposition vise à protéger le caractère intuitu personae de la relation entre l avocat et le client. Elle n empêche cependant pas l avocat de déléguer à une secrétaire ou un collaborateur la mission de relever son courrier électronique. - «standards de sécurité et de pérennité, et assistance compétente» : cette disposition n impose pas à l avocat d avoir un serveur interne. Il suffit qu il ait conclu avec un prestataire un contrat par lequel le prestataire prend des engagements garantissant les standards de sécurité et de maintenance. Le souci est de s assurer que chaque avocat ait recours à une installation et à du matériel présentant un minimum de sécurité et de dispositions garantissant le respect du secret professionnel. Cet objectif exclut l utilisation d adresses du type yahoo, hotmail, liv , gmail, caramail etc pour lesquelles les hébergeurs ne sont responsables d aucun service, n offrent aucune garantie de fonctionnement ou de sécurité eu égard à l absence de paiement par l utilisateur. Cette exigence s avère essentielle, dès lors que certains de ces prestataires n hésitent pas à scanner systématiquement et donc à prendre connaissance de 6

7 tous les mails, notamment pour déterminer les mots-clés utiles pour les publicités contextuelles et comportementales. Certains fournisseurs ne disposent pas de serveurs suffisamment puissants et/ou sécurisés, ce qui entraîne un taux élevé de rejet de messages. D'autres fournisseurs limitent la taille des comptes à des capacités ridicules, ce qui entraîne aussi de nombreux rejets de messages pour cause de quota (boîte pleine). D'autres encore installent des filtres anti-spam mal configurés - ce qui a pour conséquence que certains de vos mails sont tout simplement supprimés et l utilisateur n en est même pas informé. Par contre, les adresses «@avocat.be» disponibles via l O.B.F.G., ou skynet.be (pas belgacom.net qui sont gratuites) par exemple, offrent les garanties requises. Il appartient donc à chaque avocat de s assurer des services compétents de fournisseurs sérieux et reconnus comme tels. On rappelle enfin qu il convient de prévoir certaines dispositions contractuelles avec ces sous-traitants aux termes de l article 16 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel. 7

8 LES SITES INTERNET Cadre: article 3 du règlement du 19 mai 2008 de l O.B.F.G. relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication tel que modifié par le règlement du 29 avril Dans le respect des règles déontologiques, dont le règlement sur la publicité, l avocat peut ouvrir au public un site Internet Le site Internet d un avocat est le prolongement de son cabinet Les informations fournies au public sur le site Internet de l avocat sont exactes et tenues à jour au sens de la loi du 2 août 2002 relative à la publicité trompeuse et à la publicité comparative et aux contrats à distance en ce qui concerne les professions libérales, chapitre II L avocat ne peut faire figurer sur son site Internet ni lien renvoyant à tout site qui porterait atteinte à son indépendance ou à sa dignité, ni publicité au profit de tiers. Le règlement du 19 mai 2008 précise que dans le respect du règlement sur la publicité, les avocats peuvent ouvrir un site Internet au public. 12 Le règlement sur la publicité dispose que «(L)a publicité personnelle est mise en œuvre avec dignité, délicatesse, probité et discrétion. Elle doit être sincère et respectueuse du secret professionnel et de l'indépendance de l'avocat» et doit «se limiter à des éléments objectifs, c est-à-dire susceptibles d être appréciés et vérifiés par le conseil de l'ordre ou le bâtonnier». 3 En outre, il est rappelé que l avocat doit veiller à respecter son secret professionnel dans les informations fournies sur son site Internet. La publicité relative aux affaires en cours ou traitées ou encore aux résultats obtenus est interdite en vertu de l article 5 du règlement sur la publicité du 25 juillet Celui-ci prévoit qu «(e)st interdite toute publicité personnelle permettant d'identifier la clientèle de l'avocat ou de son cabinet ainsi qu'une ou plusieurs affaires traitées par lui. L avocat ne peut davantage faire état du nombre d affaires traitées, des résultats obtenus, d un pourcentage de réussite, ni de son chiffre d affaires». La circonstance que l avocat soit membre d un cabinet étranger ou d un réseau international et que le site soit géré globalement ne change rien face à cette interdiction. Des compartiments destinés au public belge seront au besoin créés au sein de ses sites afin de se conformer à ses obligations déontologiques. 1 Notez que l avocat peut, s il le désire, ouvrir plusieurs sites. 2 Auparavant, l avocat ne pouvait transmettre des informations sur son cabinet qu aux clients ou aux tiers qui en faisaient la demande moyennant le respect de certaines conditions (voir résolution du barreau de Bruxelles du 17 février 1998, Lettre du barreau de Bruxelles, , p.354), rappelé par J.-P. Buyle, in Liber Amicorum Jean-Luc Fagnart, 2008, Bruylant, p. 867 et suiv. 3 Article 3 du règlement sur la publicité du 25 juillet

9 L avocat veille également à présenter des informations exactes, à jour et conformes aux règles professionnelles et aux obligations de la loi du 2 août 2002 relative à la publicité trompeuse et à la publicité comparative et aux contrats à distance en ce qui concerne les professions libérales, Chapitre II. Ce chapitre a trait aux informations qui doivent être fournies au client. 45 Même si ces indications sont élémentaires, il conviendra que le site Internet comporte les noms et adresse du cabinet ainsi que les noms des associés ainsi que toute autre information à fournir conformément à la loi du 11 mars 2003 transposant en droit belge la directive sur le commerce électronique et, s il échet, de l article 12 de la loi du 2 août 2002 précitée. 6 En pratique : il est conseillé aux cabinets d avocats de fournir cette information dans une note clairement visible sur la page d accueil. 7 Il arrive fréquemment que des informations juridiques à caractère général soient placées par les avocats sur leur site Internet. Il convient à cet égard de faire le départ entre une information et un conseil juridique afin de déterminer le régime qui s appliquera à ces données reprises sur le site Internet. Le règlement prévoit en effet la possibilité de service en ligne. En général, «l information» peut être définie, comme des documents qui seront identiques quel que soit la personne sollicitant le service. Par contre, si les documents (et de là, les informations) sont spécifiques à la personne sollicitant le 4 Article 3.3. du règlement du 19 mai 2008 relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication. 5 Article 4 : «Sans préjudice de l'application de lois plus contraignantes, toute publicité trompeuse est interdite en matière de professions libérales. Est trompeuse une publicité qui, d'une manière quelconque, y compris sa présentation, induit en erreur ou est susceptible d'induire en erreur les personnes auxquelles elle s'adresse ou qu'elle touche et qui, en raison de son caractère trompeur, est susceptible d'affecter leur comportement économique ou qui, pour ces raisons, porte préjudice ou est susceptible de porter préjudice à un concurrent. Article 5 : «Pour déterminer si une publicité est trompeuse, il est tenu compte de tous ses éléments et notamment de ses indications concernant : 1 les caractéristiques des biens ou services, telles que leur disponibilité, leur nature, leur exécution, leur composition, le mode et la date de fabrication ou de prestation, leur caractère approprié, leurs utilisations, leur quantité, leurs spécifications, leur origine géographique ou commerciale, les résultats qui peuvent être attendus de leur utilisation, les résultats et les caractéristiques essentielles des tests ou contrôles effectués sur les biens ou les services; 2 le prix ou son mode d'établissement et les conditions de fourniture des biens ou de prestation des services; 3 la nature, les qualités et les droits de l'annonceur, tels que son identité et son patrimoine, ses qualifications et ses droits de propriété industrielle, commerciale ou intellectuelle ou les prix qu'il a reçus et ses distinctions. En outre, il sera tenu compte des omissions d'informations essentielles relatives aux points 1, 2 et 3 du premier alinéa. 6 Voir l article 7 de la loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l information, M.B., 17 mars 2003 transposant la directive 2000/31/CE du Parlement européen et du Conseil du 8 juin 2000 relative à certains aspects juridiques des services de la société de l information, et notamment du commerce électronique, dans le marché intérieur («directive sur le commerce électronique»). 7 Cf. C.C.B.E., «Communication électronique et Internet», 24 octobre 2008, disponible à l adresse : 2_ p df, p.5. 9

10 service, il s agira alors d un «conseil». 8 En pratique : il est conseillé aux cabinets d avocat d insérer une clause du type suivant : «Le contenu de ce site a pour objectif unique de fournir une information générale. Cela ne constitue en rien un conseil professionnel (juridique ou autre) et ne doit pas être utilisé en tant que tel. Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables des actions fondées sur les documents disponibles à partir de ce site» 9. Les liens Le règlement du 19 mai 2008 prévoit que l avocat ne peut faire figurer sur son site Internet ni lien renvoyant à tout site qui porterait atteinte à son indépendance ou à sa dignité, ni publicité au profit de tiers. Le règlement modifie le régime antérieur qui prévoyait expressément que l avocat devait veiller à ce que les sites de tiers ne renvoient pas vers le sien (exceptions faites des sites des Ordres des avocats et de l Ordre des barreaux, de même que les sites agréés par eux) 10. Cette nouvelle formulation poursuit l objectif initial fondamental : sauvegarder l indépendance et la dignité et exclure toute publicité de tiers sur le site de l avocat. A noter que la mention d un simple lien sans logo renvoyant par exemple à un éditeur juridique ne sera pas considérée comme une publicité au profit de tiers Op.cit. p.6 9 Ibid. 10 Article 3 du règlement de l O.B.F.G. du 21 octobre Commentaires et explications, La Tribune de l O.B.F.G., juin 2008, p

11 LA SIGNATURE ELECTRONIQUE Cadre: article 2.7 du règlement du 19 mai 2008 de l O.B.F.G. relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication tel que modifié par le règlement du 29 avril La correspondance électronique de l avocat est signée au moyen d une signature électronique. Le règlement TIC confirme la règle traditionnelle suivant laquelle les avocats doivent signer leur correspondance, et ce même si celle-ci prend une forme électronique. Comment se conformer à cette exigence? L apposition d une signature sur un document électronique requiert, en l état de la technique, de disposer d un certificat de signature électronique. La carte d identité électronique dont sont munis les résidents belges comprend un certificat électronique dit qualifié qui peut être utilisé, avec l aide d un lecteur de cartes ad hoc, pour signer électroniquement des courriers électroniques, des documents générés à l aide d un logiciel bureautique tel qu un traitement de texte ou encore des fichiers au format pdf (pour ceux qui disposent d une licence Adobe Acrobat ou d autres logiciels appropriés). Le coût d un lecteur n excède pas 25. Un certificat électronique qualifié peut également être acquis auprès de prestataires professionnels, étant, en Belgique, principalement Certipost, GlobalSign et Isabel. Chez Certipost et GlobalSign, il faut compter au moins 250 pour disposer d un certificat électronique valable de 3 à 5 ans. GlobalSign propose cependant des certificats d une valeur juridique immédiatement inférieure à celle du certificat de la carte d identité électronique au prix de 80 pour 3 ans. Les certificats Isabel sont délivrés dans le cadre de services plus étendus mais peuvent parfaitement être utilisés à des fins de signature de documents électroniques. Il est également possible d obtenir un certificat électronique ne certifiant que l adresse de courrier électronique de son utilisateur, et ce gratuitement auprès de : ou Un certificat de même type peut également être obtenu au prix de US$ auprès de Globalsign. Des éditeurs de logiciels professionnels envisagent par ailleurs de proposer à leurs clients des outils de signature adaptés aux méthodes de travail des avocats (tel qu un signataire électronique). Sur le plan technique, on retiendra que l installation d un certificat sur son ordinateur se fait de manière quasi automatique, l utilisateur devant simplement suivre les instructions de l émetteur. Les certificats qualifiés sont le plus souvent intégrés à des cartes à puce ou des clés USB dont l emploi demande simplement d installer sur son ordinateur l un ou l autre pilotes fournis avec ces équipements tout comme on le ferait pour la connexion à un ordinateur d une caméra ou d une imprimante. 11

12 La valeur juridique des signatures générées à l aide des certificats évoqués ciavant est variable. Les signatures réalisées à l aide de certificats qualifiés sont en règle tenues pour immédiatement équivalentes à la signature manuscrite. Pour les autres certificats, cette assimilation requerra éventuellement de démontrer que leur utilisation permet l identification de leur titulaire ainsi que la préservation de l intégrité des messages signés (cf. art. 1322, al. 2 C. civ.). L obtention suivant les recommandations qui précèdent devrait permettre d émettre des signatures électroniques valables, ce pour autant que les avocats concernés ne partagent pas les moyens de contrôle de leurs certificats avec quiconque et s assurent que leurs certificats non qualifiés valident au moins une adresse de courrier électronique qu ils ont communiquée à leur Ordre. Dès lors que l on est muni d un certificat électronique, sur sa carte d identité électronique, sur une carte à puce distincte, sur une clé USB ou encore sur son ordinateur, il est très simple de l utiliser pour signer des courriers électroniques ou d autres documents. Vous trouverez un vade-mecum détaillé et illustré sur l utilisation des fonctions de signature de la carte d identité électronique via un lien hypertexte repris sous les champs d identification pour accéder à l extranet de l O.B.F.G. ( A titre d exemple, sous Outlook 2003, lorsque l on crée un message, on peut, sous Options, Données de Sécurité (sous Outlook 2007, sous Outils, Centre de gestion de confidentialité et sécurité de messagerie électronique ), y adjoindre une signature digitale et, sous les spécifications complémentaires, sélectionner le certificat à utiliser (le logiciel liste les certificats qu il retrouve sur l ordinateur ou sur les périphériques connectés à celui-ci et il suffit de cocher le certificat souhaité). Sous les options générales d Outlook, onglet Sécurité, on peut également indiquer qu une signature digitale sera ajoutée à tout message sortant et sélectionner le certificat qu il conviendra d utiliser de façon habituelle. Sous Word 2003, la signature d un document s opère en suivant le chemin suivant : Outils, Sécurité, Signature digitale, Ajouter, et sélectionner ensuite le certificat à utiliser (sous Word 2007, Bouton Office, Préparer, Ajouter une signature numérique ). Sous Adobe Acrobat, on sélectionnera Avancé, Signer/Certifier, Certifier à l aide d une signature visible ; on positionne ensuite la signature et on sélectionne le certificat. Dans le même menu options avancées, on peut étendre les fonctions d Adobe Reader et ainsi permettre au destinataire de signer également un document au format PDF du programme gratuit Adobe Reader. Afin que le destinataire d une communication signée électroniquement ne soit pas intempestivement informé de ce qu il a reçu un message soi-disant invalide (ce que beaucoup confondent avec malveillant ou nuisible), il peut être nécessaire de faire reconnaitre par son système le certificat-racine (en quelque sorte le certificat propre de l émetteur) validant un certificat de signature. Il suffit pour cela de fournir au préalable à ce destinataire un lien hypertexte permettant l installation rapide du certificat-racine approprié ; l entête ou le pied de vos courriers électroniques peuvent également reprendre cette information Les certificats payants sont en général associés à des certificats racines reconnus d emblée et sans manipulation par les systèmes informatiques bien tenus. On veillera enfin à ne pas confondre les fonctions de signature et les fonctions de cryptage d un certificat. Le cryptage d un courrier ou autre document électronique requiert en effet d utiliser, non pas son propre certificat, mais le certificat de son correspondant. Le règlement TIC n exige pas le cryptage des communications. 12

13 Suivant les recommandations de la CCBE («Communication électronique et Internet»,, 22 décembre 2005, pdf12 mai 2009, section II.1), il sera cependant avisé d y recourir pour des communications particulièrement sensibles ou dont la confidentialité n est pas rigoureusement assurée. Pour plus d explications, veuillez consulter les lignes directrices sur l écran d identification de l extranet de l O.B.F.G. (http ://obfg.be). 13

14 LA CONSERVATION ELECTRONIQUE Cadre: article 2.4 du règlement du 19 mai 2008 de l O.B.F.G. relatif à l utilisation des technologies de l information et de la communication tel que modifié par le règlement du 29 avril La correspondance électronique est traitée et archivée dans sa forme électronique originale avec le même soin et la même diligence que la correspondance épistolaire ou télécopie. Comment transposer techniquement cette obligation? Tant le Règlement que les Lignes directrices du C.C.B.E. sur les communications électroniques et Internet 12 visent à rappeler qu «à l instar des dossiers sur support papier où sont conservées les copies de lettres sortantes et les notes portant sur les conversations téléphoniques, les copies de messages électroniques (autres que ceux sans aucune signification juridique) devraient également être archivées. En ce qui concerne l authenticité, les métadonnées incluses dans les courriels devraient être également archivées» (art. V.4 des lignes directrices, p. 10). Le cabinet d avocat doit mettre en place des politiques précises quant à la détermination des courriels qu il convient de conserver ou non. En principe, les mêmes critères que ceux utilisés pour le courrier sur support papier s appliquent. Lorsqu'une correspondance épistolaire doit être conservée, cela ne se fait pas par le biais d'une simple copie ; il est évident que la même règle doit s'appliquer à la correspondance électronique. La correspondance électronique doit être conservée en tant que telle et donc en original. Il est important que le format électronique du courriel soit respecté si le message est signé électroniquement car il ne garde sa valeur originale d envoi électronique qu avec la signature électronique. Quand bien même ne serait-il pas signé, encore doit-il néanmoins être conservé sous format électronique afin de conserver ses métadonnées et de garantir, dans une moindre mais certaine mesure, son originalité. En effet, l'article 2276bis du code civil nous impose de conserver les pièces de nos dossiers pendant cinq ans suivant l'achèvement de nos missions. Or, contrairement aux banques et autres établissements de crédit, le législateur ne nous a pas réservé la possibilité de conserver ces pièces dans une forme autre que celle sous laquelle nous les recevons ou produisons. Nous avons donc l'obligation de les conserver sous leur forme originelle. Dans certains cas, la suppression de ces sources constituera un faux informatique réprimé par l'article 210bis du code pénal puisqu'aussi bien la seule conservation d'une version imprimée d'un courrier électronique, c'est-à-dire d'une copie de ce courrier et non de son original, est en effet susceptible d'être considérée comme modifiant la portée 12 L A.G. de l O.B.F.G. du 19 mai 2008 recommande (Recommandation du 19 mai 2008, Extranet de l OBFG > Déontologie, aux avocats de prendre en considération ces lignes directrices : Lignes directrices «Communication électronique et Internet. Conseils aux avocats européen CCBE» du 24 octobre 2008, p.4, http// > Activités > Comités et groupes de travail> Droit des technologies de l'information. 14