Archive ouverte UNIGE Procédure pour le dépôt d un document

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1 Archive ouverte UNIGE Procédure pour le dépôt d un document 1. Le formulaire de dépôt est accessible directement depuis l'archive ouverte UNIGE : Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 1 BFD/avril 2011

2 2. Il faut alors choisir le type de publication qui va être déposé. Les différents types de publications n'étant pas décrits au moyen des mêmes champs et données dans l'archive ouverte UNIGE, il est important de choisir le type correct à cette étape. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 2 BFD/avril 2011

3 3. Vient alors l'étape d'identification via Switch AAI : Cette étape est primordiale, car seuls les membres de l Université de Genève peuvent déposer des documents dans l Archive ouverte UNIGE. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 3 BFD/avril 2011

4 4. Puis, le type de document doit être choisi. 4.1 Périodiques / Revues 4.2 Livres / Monographies * Disponible en ligne : (Consultée le 27 avril 2011) Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 4 BFD/avril 2011

5 4.3 Thèses et maîtrises 4.4 Conférences Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 5 BFD/avril 2011

6 4.5 Rapport Pour les principaux types de documents (articles, livres, chapitres de livres), il est ensuite possible de récupérer des données préexistantes. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 6 BFD/avril 2011

7 5. L'étape suivante consiste à identifier les auteurs de la publication. N.B. Le dépôt peut être valablement effectué par une personne autorisée au sein de l Université (p.ex. secrétaire, assistant) qui n est pas auteur ou co-auteur de la publication concernée. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 7 BFD/avril 2011

8 Lorsque l'option "Membre de l'unige" a été cochée, la saisie d'un nom de famille génère la liste des membres de l'université correspondant. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 8 BFD/avril 2011

9 6. Puis, la référence bibliographique du document doit être fournie. Ci-dessous, un exemple pour un article publié (postprint), avec, en gras et indiqué par un astérisque, les champs obligatoires. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 9 BFD/avril 2011

10 Les champs surlignés en jaune permettent une saisie semi-automatique des données, à partir des informations présentes dans la base. Par exemple, pour le champ Publié dans : Si le titre désiré n est pas proposé, il peut être entré en texte libre. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 10 BFD/avril 2011

11 Si l'option de récupération des données a été utilisée, une partie des informations apparaît dans le formulaire. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 11 BFD/avril 2011

12 7. A l étape suivante, le dépôt du texte intégral du document (généralement en format pdf) peut être effectué (que celui-ci consiste en un ou plusieurs fichiers), ce dépôt n intervenant que pour autant que les droits requis aient été obtenus (pas d obligation de dépôt/de diffusion sur l Archive ouverte si cela n est pas compatible avec les droits des tiers, notamment des éditeurs). Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 12 BFD/avril 2011

13 Après quelques secondes, le fichier importé apparaît dans la liste se trouvant au bas de l écran. Il est alors possible de déposer de nouveaux fichiers ou de modifier ou supprimer ceux qui l ont déjà été. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 13 BFD/avril 2011

14 8. La dernière étape consiste alors à vérifier et au besoin modifier les métadonnées qui ont été insérées : Une fois le bouton 'Terminer' cliqué, la référence va être transmise au correspondant Archive ouverte UNIGE de la Faculté de droit pour validation et mise en ligne sur l Archive ouverte UNIGE. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 14 BFD/avril 2011

15 9. La personne ayant procédé au dépôt (soit l auteur ou le tiers agissant pour le compte de l auteur) reçoit un courriel de confirmation : De : Envoyé : lundi, 20. juillet :48 À : XYZ ; Objet : Archive ouverte UNIGE : confirmation de depot Madame, Monsieur, Votre dépôt dans l'archive ouverte UNIGE : Type : Type de document 1er auteur : Nom auteur, Prénom auteur Titre : Titre a été enregistré et se trouve actuellement en attente de validation qui sera effectuée par la personne désignée par votre faculté/école. Elle vous enverra une confirmation par ainsi que l'url de votre document. Nous vous remercions de votre collaboration et vous adressons nos cordiales salutations. Votre équipe Archive ouverte UNIGE ETD Administrator : ETD ID # valet-numéro de gestion La personne ayant procédé au dépôt n a alors plus la possibilité de modifier les données fournies, autrement qu en contactant le correspondant de la Faculté : 10. Après la validation par le correspondant Archive ouverte UNIGE de la Faculté de droit, un courriel de confirmation est envoyé à la personne ayant effectué le dépôt et aux auteurs de la publication, indiquant notamment l'adresse URL à laquelle la publication est disponible. Archive ouverte UNIGE Comment déposer un document? 15 BFD/avril 2011

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