NORMES RELATIVES À LA SÉCURITÉ DES DOCUMENTS D ARCHIVES

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1 NORMES RELATIVES À LA SÉCURITÉ DES DOCUMENTS D ARCHIVES Bureau du secrétaire général Division de la gestion des documents administratifs et des archives 2006

2 TABLE DES MATIÈRES 1. OBJET PORTÉE OBJECTIFS DÉFINITIONS PRINCIPES NORMES DE SÉCURITÉ DES DOCUMENTS Mesures de traitement Mesures de communication Mesures administratives NORMES DE MANIPULATION DES DOCUMENTS Normes générales Normes spécifiques Documents manuscrits, imprimés et iconographiques Documents sonores, télévisuels ou informatiques Documents filmiques Autres types de documents contenant une information consignée Artefacts NORMES RELATIVES AUX CONDITIONS AMBIANTES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 8.1 Température et humidité relative Éclairage Qualité de l'air Protection contre les dégâts causés par l'eau, les incendies et les agents biologiques NORMES RELATIVES À LA CIRCULATION EXTERNE DES DOCUMENTS BIBLIOGRAPHIE

3 1. OBJET Le présent document établit les normes relatives à la sécurité des documents placés sous la responsabilité de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives de l'université Laval, à leur manipulation et aux conditions ambiantes de leur conservation. Il établit également les normes de leur circulation hors des locaux et réserves de la Division, lors de prêts. 2. PORTÉE 2.1 Le présent document s'adresse à tout le personnel de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives. Il touche également les chercheurs et les chercheuses qui fréquentent la salle de consultation. 2.2 Il s'applique à l ensemble des fonctions archivistiques, à savoir l acquisition, le traitement, la préservation et la communication, interne ou externe ainsi qu'à l'administration générale de la Division. 2.3 Il concerne tous les types de documents, y compris tout artéfact, quel qu'en soit leur support. 2.4 Il s'applique aux lieux de travail, à la salle de consultation et aux lieux d'entreposage ou d exposition de documents mais ne concerne pas les documents semi-actifs rappelés par les diverses unités de l'université 2.5 Au plan de la sécurité, il se limite au vol de documents et au vandalisme causé aux documents, et ne traite pas des situations d'urgence évoquées dans le «Plan d'urgence relatif aux documents sous la garde de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives». 2.6 Au plan des conditions ambiantes, il a trait à la température, au degré relatif d'humidité, à l'éclairage et à la qualité de l'air de ces différents lieux et à la protection contre les dégâts causés par l'eau, les incendies et les agents biologiques. 3. OBJECTIFS 3.1 Assurer la préservation des documents. 3.2 Normaliser les pratiques relatives à la sécurité, à la manipulation et à la circulation des documents. 3.3 Assurer que les conditions ambiantes de conservation des documents soient adéquates. 3.4 Assurer le contrôle des documents en circulation. 3.5 Normaliser les pratiques relatives au prêt de documents. 3

4 4. DÉFINITIONS Acquisition Processus qui permet à l'université d'accroître ses fonds et collections d'archives. Les principaux modes d'acquisition sont l'achat, le dépôt, le don, le legs et le prêt. Archives Documents, quelle que soit leur date ou leur nature, conservés pour leur valeur d'information permanente ou de témoignage. Artefact Objet façonné ou transformé par l'humain Chercheur, chercheuse Personne qui consulte des documents. (Inspiré de Dictionary of Archival Terminology / Dictionnaire de terminologie archivistique. Peter Walne (compil.), Munich : K.G. Saur, 1988, p. 163). Communication Ensemble des opérations et des outils ayant pour but d'informer les chercheurs ou les chercheuses sur la nature des documents placés sous la responsabilité de la Division de la gestion des documents administratifs et des archives, sur les conditions de leur communicabilité, sur les instruments de recherche permettant de les identifier et sur les moyens d'en obtenir communication ou reproduction. Document Tout support d'information y compris les données qui y sont consignées. Exposition Présentation publique et temporaire de documents d'archives ou de leur reproduction à des fins culturelles ou éducatives. Humidité relative Rapport entre la quantité de vapeur d'eau que contient l'air et la quantité maximale qu'il pourrait en contenir. L'humidité relative varie selon la température et la pression de l'air. (William P. Lull. Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une bibliothèque et dans un dépôt d'archives. Ottawa, Conseil canadien des archives, 1995, p. 93). Hygrothermographe Instrument de mesure et d'enregistrement en continu de l'humidité (hygro-) et de la température (-thermo-) sur un diagramme (-graphe), généralement composé d'un hygromètre à cheveu et d'un thermomètre à bilame, chacun actionnant un stylet qui trace une courbe sur un diagramme papier, en général cylindrique ou circulaire, entraîné par un cylindre à révolution quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. (Lull. - Lignes directrices..., p. 93). 4

5 Lux Unité d'éclairement équivalant à l'éclairement d'une surface qui reçoit, normalement et d'une manière uniforme, un flux lumineux de 1 lumen par mètre carré (environ 0,09 pied-bougie. (Lull. - Lignes directrices..., p. 94). Manipulation Toute action humaine impliquant le contact avec un document. Photomètre Appareil servant à mesurer l'intensité lumineuse. Préservation Ensemble des procédés et des mesures destinés à assurer, d'une part, la protection physique des documents contre tous les agents de détérioration et, d'autre part, la remise en état de documents endommagés. Préservation curative (restauration) Ensemble des mesures et des procédés destinés à remettre en état ou à renforcer les documents sales ou endommagés. Sécurité Ensemble des mesures prises visant la protection des documents contre le vol et le vandalisme. Support Élément matériel qui permet de recevoir et de conserver un message produit. Traitement Ensemble des procédures et des opérations d'analyse, de tri, de classement et de description d'archives. Volume Feuillets manuscrits, dactylographiés ou imprimés, brochés ou reliés sous couverture. (Walne. Dictionnaire..., p. 166) 5. PRINCIPES La «Politique de préservation des documents administratifs et des archives» contient des principes qui régissent la sécurité, la manipulation et les conditions ambiantes de conservation des documents. Il s'agit de : [...] la préservation d'un document prime sur la préservation du support original, sauf quand celui-ci est intégré à la signification et à la valeur de l'un ou l'autre des objectifs de la Division; La gestion de la préservation inclut la gestion des conditions d'entreposage, c'est-à-dire le contrôle de la température, de l'humidité, de la lumière, etc., ainsi que la gestion des 5

6 normes de manipulation; Les conditions de préservation peuvent affecter les modes d'accès aux documents, mais ne constituent pas un empêchement à l'accès La Division facilite la formation et le perfectionnement du personnel ainsi que la sensibilisation des utilisateurs sur tout sujet relatif à la préservation. Par ailleurs la circulation des documents constitue un moyen de sensibilisation du public à l'importance des archives pour le développement de la vie en société, bien que toute circulation de documents comporte des risques de perte ou de détérioration; il convient donc d'adopter et de normaliser des pratiques susceptibles de minimiser de tels risques. 6. NORMES DE SÉCURITÉ DES DOCUMENTS 6.1 Mesures de traitement Photocopier ou photographier, numériser, microfilmer, selon le cas, les documents ayant une valeur monétaire ou symbolique significative. 6.2 Mesures de communication Faire signer le registre de consultation par tout chercheur et toute chercheuse et l inscrire dans la base de données des consultants Exiger le dépôt des manteaux, porte-documents et sacs dans les casiers prévus à cette fin Faire lire attentivement par les chercheurs et les chercheuses les règlements de la consultation qui figurent sur la fiche d'inscription et faire signer cette fiche Faire remplir au chercheur ou à la chercheuse le formulaire de demande de documents Permettre exceptionnellement seulement la consultation des originaux des documents ayant une valeur monétaire ou symbolique significative, et ce, sous surveillance Limiter le nombre de documents et de boîtes prêtés S'assurer que les documents consultés soient remis dans l'ordre et que pour certaines séries le contenu soit identique Ranger les documents consultés dans les réserves dès que possible Assurer une surveillance permanente à l'entrée et dans la salle de consultation; ne jamais laisser un chercheur ou une chercheuse seul dans la salle de consultation. 6

7 Interdire l accès des réserves et des services administratifs aux chercheurs et chercheuses Avertir la direction dans le cas où une personne est soupçonnée ou prise en flagrant délit de vol ou de vandalisme. 6.3 Mesures administratives L'usage des clés d'accès aux réserves et aux services administratifs est réservé au personnel S'assurer que les locaux d'entreposage soient toujours fermés à clé S'assurer, au départ définitif d'un membre du personnel, qu'il remette ses clés. 7. NORMES DE MANIPULATION DES DOCUMENTS 7.1 Normes générales Manipuler les documents avec soin. Ne pas les plier ou les froisser ou prendre appui sur eux pour écrire Avoir les mains propres et porter des gants de coton non pelucheux pour manipuler certains documents Déplacer les documents de leur aire de rangement en s'assurant d'abord que l'endroit où ils seront déposés sera apte à les recevoir Être au moins deux personnes pour transporter les documents de grande dimension, lourds ou difficiles à déplacer Déplacer les documents au moyen du chariot le plus approprié Veiller à ce que les chercheurs et chercheuses manipulent les documents selon les règlements en vigueur à la salle de consultation Ne pas déposer de documents près d'une source de chaleur, près d'une lumière artificielle non filtrée ou directement sous les rayons du soleil. 7.2 Normes spécifiques Documents manuscrits, imprimés et iconographiques Essuyer ses mains avec des lingettes alcoolisées avant de manipuler des manuscrits et imprimés. 7

8 Manipuler avec des gants de coton non pelucheux et sans teinture les documents iconographiques Un document doit être retiré d'une boîte avec la chemise qui le contient Déplier un document en évitant de l'abîmer à la pliure Ne jamais prendre de notes en écrivant ou en s'appuyant sur un document Ne jamais toucher à la surface d'un document iconographique, et ne jamais les empiler les uns sur les autres Ouvrir un volume avec soin en le tenant dans les mains Consulter un volume à plat sur une table, un bureau ou un pupitre Sortir un volume d'une étagère ou d'une boîte par les côtés Tenir une épreuve photographique, à deux mains, par-dessous afin de ne pas toucher à l'épreuve du côté de l'image Pour sortir une épreuve photographique de son enveloppe protectrice, tirer sur l'enveloppe Ne jamais écrire sur le côté face d'une épreuve. Il faut écrire au dos de l'épreuve avec un crayon à mine tendre sur la bordure et sur l'enveloppe destinée à contenir une épreuve, mais jamais pendant que l'épreuve est dans l'enveloppe Ne jamais attacher un document à une épreuve au moyen d'une agrafe, d'un élastique ou d'un trombone Rassembler les documents au moyen d'un trombone de plastique, si nécessaire, mettre par-dessus un papier protecteur non acide de petite dimension Visionner les diapositives au moyen de l'appareil approprié Photocopier les documents manuscrits et imprimés en respectant les procédures en vigueur Documents sonores, télévisuels ou informatiques Manipuler tout type de bobine par son axe Éviter de toucher la surface d'enregistrement Ne pas écrire directement sur les supports. 8

9 Ne pas empiler les documents Ranger les documents dans leur contenant original et les placer à la verticale Manipuler loin des sources de champ magnétique Ne pas placer d'aimants en contact direct avec les documents Tirer une copie pour la projection des documents télévisuels Documents filmiques (y compris microfilms) Manipuler avec des gants de coton non pelucheux et sans teinture les documents filmiques Ne jamais écrire sur un négatif Ne jamais attacher un autre document à un négatif ou à une diapositive par une agrafe, un trombone ou un élastique Visionner les négatifs et les transparents au moyen d'une table lumineuse Visionner les microfilms au moyen de l'appareil approprié Tirer une copie pour la projection de tout document filmique Manipuler les microfiches par les bordures Autres types de documents contenant une information consignée Manipuler avec des gants de coton non pelucheux et sans teinture les documents dont le support est de toile, de verre et de métal Manipuler un disque gravé avec des gants de caoutchouc ou de nylon, sans toucher à la surface Ne pas déposer un disque gravé près d'une source d'électricité statique Manipuler un cylindre de cire en insérant deux doigts à l'intérieur du cylindre. 9

10 7.2.5 Artefacts Manipuler les artefacts le moins possible, toujours avec des gants de coton ou de caoutchouc, selon le cas Manipuler un artefact à la fois, en utilisant les deux mains Ne pas les tenir par une partie protubérante Transporter les artefacts volumineux avec le chariot approprié, en s'assurant de leur stabilité Enlever les bijoux qui pourraient endommager les artefacts. 8. NORMES RELATIVES AUX CONDITIONS AMBIANTES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 8.1 Température et humidité relative Maintenir avec le moins de fluctuations possible le degré de température et le taux d'humidité relative idéaux, c'est-à-dire C et % pour les lieux d'entreposage et C et 40 % d'humidité relative dans la salle de consultation et les services administratifs Effectuer le contrôle du degré de température et le taux d'humidité relative à l'aide d'un hygrothermographe dans les lieux d'entreposage au moins une fois par mois Ouvrir les portes des lieux d'entreposage le moins souvent possible afin de ne pas amener de changements de degré de la température et du taux d'humidité relative. 8.2 Éclairage Maintenir l'intensité de lumière idéale, c'est-à-dire lux pour les lieux d'entreposage et lux pour la salle de consultation et les services administratifs Effectuer au moins une fois par année le contrôle de l'éclairage dans les lieux d'entreposage, la salle de consultation et les services administratifs. 1 Pour plus de détails à propos de la manipulation des différents artefacts, consulter : Institut canadien de conservation, Notes de l'institut canadien de conservation. Ottawa, différentes dates. 10

11 8.2.3 Installer des filtres de type gaine sur les lampes à fluorescence où cela s'avère nécessaire Éteindre les lumières en quittant les lieux d'entreposage, la salle de consultation et les lieux de travail Ne laisser aucun document exposé à la lumière directe du soleil dans la salle de consultation et dans les lieux de travail. 8.3 Qualité de l'air Contrôler quelques fois par année la qualité de l'air au moyen d'un appareil de vérification de la pollution atmosphérique Faire effectuer le nettoyage des trappes de ventilation périodiquement Faire l'observation de la présence de particules polluantes périodiquement Nettoyer régulièrement tous les locaux et les étagères Veiller à ce qu'il n'y ait pas de matériel de bureau dans les lieux d'entreposage (photocopieuse, imprimante au laser). 8.4 Protection contre les dégâts causés par l'eau, les incendies et les agents biologiques Vérifier périodiquement les systèmes d'alerte de l'eau et les détecteurs de fumée Faire l'inspection fréquente des plafonds des lieux d'entreposage et de travail afin de détecter une éventuelle fuite d'eau Veiller à ce que les débris de nourriture présents dans le lieu de repos des employés soient ramassés tous les jours, afin de ne pas attirer insectes et rongeurs S'assurer qu'il n'y ait aucune plante dans un local contenant des documents d'archives Noter toute présence d'insectes, de rongeurs et de moisissures dans les locaux et dans les différents contenants renfermant des documents d'archives. 11

12 9. NORMES RELATIVES À LA CIRCULATION EXTERNE DES DOCUMENTS 9.1 Assister la personne dans la sélection des documents afin d identifier la position exacte des documents dans les boîtes et les réserves d archives et d éviter le plus possible les manipulations indues. 9.2 S'assurer de l'état de préservation de chaque pièce choisie pour le prêt et photographier les pièces rares ou difficilement remplaçables. 9.3 S assurer que les conditions générales de préservation et de sécurité sont satisfaisantes sur les lieux de l'activité et que les conditions minimales sont respectées. 9.4 S'assurer que l'utilisation des documents choisis se fait dans le respect des contraintes légales d'ordre contractuel (convention de don) et des contraintes législatives (Loi sur le droit d'auteur, etc.). 9.5 Indiquer la façon de citer les documents (nom de l organisme, nom de la Division, nom du fonds et cote exacte) sur les vignettes d exposition. 9.6 Remplir une convention de prêt (AR-263 Base de données Prêt d archives) identifiant chaque pièce choisie, sa cote, son code topographique et toute particularité concernant son état de conservation et la faire signer par la personne responsable de l organisme emprunteur. 9.7 Emballer les documents de façon à assurer leur protection maximale pendant le transport spécialisé. 9.8 Examiner les documents à leur retour, afin de vérifier leur état de préservation. 12

13 BIBLIOGRAPHIE Alberta Museums Association. Standard Practices Handbook for Museums. Edmonton, The Alberta Museums Association, Edmonton, 1990, 336 p. Archives nationales du Québec. Normes et procédures archivistiques des Archives nationales du Québec, 5 e éd. Québec, Gouvernement du Québec, Ministère de la Culture, 1993, 184 p. Bachmann, Konstanze. Conservation Concerns : A Guide for Collectors and Curators. New York, Cooper Hewitt National Museum of Design, Smithsonian Institution Press, 1992, 149 p. Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. La gestion des archives informatiques. Québec, Presses de l'université du Québec, 1994, 163 p. Conseil canadien des archives. Manuel de conservation des documents d'archives. Ottawa, Conseil canadien des archives, 1990, 130 p. Lull, William P., Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une bibliothèque et dans un dépôt d'archives. Ottawa, Conseil canadien des archives, 1995, 104 p. Parker, Thomas A., «Integrated Pest Management for Libraries», in Preservation of Library Materials, IFLA Publications 41, vol. 2, Munich, K.G. Saur, 1987, p Pugh, Mary Jo. Providing Reference Services for Archives and Manuscripts. Chicago, Society of American Archivists, 1992, 123 p. Ritzenthaler, Mary Lynn. Preserving Archives and Manuscripts. Chicago, Society of America Archivists, 1993, 225 p. Swartzburg, Susan G. Conservation in the Library : A Handbook of Use and Care of Traditional and nontraditional materials. Westport, Greenwood Press, 1983, 234 p. Trinkaus-Randall, Gregor. A Manual of Archival Security. Chicago, Society of American Archivists, 1995, 84 p. Université Concordia, Concordia University Archives. Preservation Management Program. Montréal, 1995, n.p. Walne, Peter. Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de terminologie archivistique. 2 e éd., Munich, K.G. Saur, 1988, 212 p. 13

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