POLITIQUE DES VOYAGES

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1 POLITIQUE DES VOYAGES INTRODUCTION Cette politique vient préciser les principes des voyages organisés par l École Polyvalente des Îles. Elle vise également à définir les modalités de réalisation des activités et à guider le personnel de l école dans la gestion de celles-ci. Elle est en lien étroit avec les orientations du projet éducatif de l école : donner la possibilité à tous les élèves de découvrir et de développer leur plein potentiel, en vue de réaliser leurs aspirations et de prendre leur place comme adultes; amener les élèves à acquérir une conscience sociale pour devenir des citoyens du monde autonomes, responsables et compétents; amener les élèves à établir des liens entre leurs apprentissages scolaires, les réalités de leur vie quotidienne et les enjeux personnels et sociaux qui les attendent comme adultes. Elle repose sur les cinq valeurs privilégiées par l école : le sentiment d appartenance; l engagement; la responsabilisation; l effort; la coopération. LES VOYAGES ÉDUCATIFS 1. Définition des voyages éducatifs a. Activité organisée par l école, qui implique nécessairement un déplacement à l extérieur de l école et qui comprend au moins une nuitée à l extérieur des Iles-de-la-Madeleine. Peu importe la période de l année (y compris l été), il s agit d un voyage qui est sous la responsabilité de l école. 2. Objectifs généraux des voyages éducatifs a. Faire vivre des apprentissages à l extérieur d un contexte de classe, en y insérant un contenu éducatif en lien avec les programmes de formation. b. Amener les élèves à établir des liens entre les apprentissages scolaires et la réalité de tous les jours et mettre en pratique leurs acquis. c. Permettre aux élèves de découvrir d autres pays et d autres cultures et ainsi développer leur conscience sociale. d. Permettre aux élèves d enrichir leurs connaissances linguistiques. 1

2 e. Consolider, hors du contexte scolaire, les relations élèves-enseignants et entre pairs. f. Développer le sentiment d appartenance à l égard de l école. g. Permettre aux élèves d apprendre à respecter les règles de fonctionnement d un groupe. h. Développer le sens des responsabilités chez les élèves. 3. Types de voyages éducatifs Voyages d échange Voyages qui s adressent sans distinction aux élèves de l école. Une participation à ces voyages engage obligatoirement chaque élève à recevoir chez lui l élève avec qui il a été jumelé. Exemples : Calgary, Québec, etc. Voyages culturels et sportifs Voyages qui s adressent aux élèves inscrits à une activité culturelle ou sportive. Exemples : Secondaire en Spectacle, Expo-Science, etc. Les élèves qui y participent doivent remplir les conditions prévues au Contrat de l élève (ANNEXE 7 Contrat de l élève représentant l école Voyages échanges de longue durée Voyages offerts sans distinction aux élèves de 4e et 5e secondaire du programme de formation générale. Ces voyages comprennent un séjour à l étranger d une période de 3 mois, incluant une fréquentation du système scolaire du pays hôte et l accueil d un correspondant pour une période équivalente. 4. Organisation d un voyage a. Personnes autorisées à organiser un voyage Tout le personnel de l école œuvrant dans le secteur pédagogique ou éducatif et intervenant auprès des élèves est autorisé à organiser un voyage. Toute exception à cette règle doit être approuvée par le Conseil d établissement. Le choix des organisateurs est approuvé par la direction de l école. Ceux-ci doivent obligatoirement avoir rempli une déclaration d antécédents judiciaires, disponible sur le site de la Commission scolaire des Îles. b. Personnes autorisées à accompagner un groupe Tout le personnel œuvrant auprès des élèves peut participer à un voyage à titre d accompagnateur. Il est de la responsabilité de l organisateur d offrir au personnel éducatif de l école ou aux parents des jeunes du groupe, les places disponibles pour le voyage, selon les modalités convenues avec la direction. Toutes ces personnes doivent être approuvées par la direction de l école et le Conseil d établissement. 2

3 Il n y a pas de séquence de choix quant à la sélection. C est l organisateur qui fait le choix des personnes et qui, par la suite, le fait approuver par la direction. De façon exceptionnelle, un adulte ne faisant pas partie du personnel de l école peut être un accompagnateur, à la seule condition que sa présence soit essentielle en raison de ses compétences particulières. Les personnes qui ne sont pas des membres du personnel de l école peuvent participer si elles n ont pas d antécédents judiciaires (en conformité avec la politique de la commission scolaire). Dans la mesure où ces conditions sont respectées, ces adultes sont reconnus par la direction de l école comme étant couverts par l assurance responsabilité de la commission scolaire et ont, par conséquent, les mêmes devoirs et responsabilités que les accompagnateurs, principalement au regard de l encadrement des élèves. c. Présentation et approbation d un voyage Tout projet de voyage doit être approuvé par le Conseil d établissement, en vertu de l article 87 de la Loi sur l instruction publique. Les projets de voyage, incluant la planification budgétaire, doivent être présentés par écrit à la direction de l école (ANNEXE 1 Planification Budgétaire). Les moyens de financement doivent respecter la Politique de financement des activités de l école (ANNEXE 6 Politique de financement des activités). Chaque voyage est décrit avec le maximum de précisions quant au moment, à la durée, au coût par élève, à la préparation des élèves, au nombre de rencontres nécessaires et aux autres conditions à déterminer. Si toutefois certaines informations n étaient pas disponibles ou étaient modifiées suite à la présentation initiale, l organisateur devra fournir ces informations au Conseil d établissement au moins un mois avant le voyage. Pour limiter le nombre de jours d absence des élèves à l école, il est recommandé de privilégier les journées de congé prévues au calendrier scolaire. Les voyages acceptés par la direction de l école sont présentés au Conseil d établissement pour approbation. d. Assurance voyage Pour tout voyage hors du Québec, les parents doivent obligatoirement souscrire à une assurance voyage complète, unique pour le groupe, couvrant les frais advenant un accident, la perte de bagages, etc. ou faire la preuve écrite qu ils détiennent une assurance couvrant les mêmes protections. Pour tout voyage à l extérieur du Canada, l organisateur doit compléter le formulaire afin que la direction le fasse parvenir à l assureur de la Commission scolaire. (ANNEXE 2 assurance hors-canada) 3

4 e. Communication des informations aux parents L organisateur doit tenir au moins une réunion d information destinée aux parents. Les points suivants doivent faire l objet de cette rencontre, ou d une communication écrite : l horaire, l itinéraire et les lieux visités; les coordonnés de l organisateur durant le voyage; les objectifs éducatifs visés ; la planification financière (incluant les moyens de financement) ; les conséquences à un manquement important au contrat d engagement durant le voyage, ainsi que la possibilité et les modalités d un retour anticipé aux Îles-de-la-Madeleine (ANNEXE 3 Contrat d engagement); l obligation pour le parent ou tuteur d autoriser par écrit son jeune à participer au voyage et à recevoir les soins médicaux requis, le cas échéant (ANNEXE 4 Autorisation de soins médicaux); l obligation pour l élève de s engager à respecter le code de bonne conduite (ANNEXE 5 Code de bonne conduite); 5. Aspects financiers a. Financement des voyages La règle de l autofinancement doit s appliquer : l organisateur, les participants au voyage et les parents sont responsables de la planification et de l organisation des activités de financement. La contribution financière de l école se limitera à défrayer les frais de remplacement du personnel absent. Toute activité visant à amasser des fonds pour un voyage doit être conforme à la Politique de financement des activités de la Polyvalente (ANNEXE 6 Politique de financement des activités). Toutes les sommes amassées dans le cadre d une activité de financement devront servir au voyage, même lors du désistement d un participant. b. Procédure pour les soumissions Toute demande de soumission pour l organisation d un voyage doit être faite en respectant les conditions de soumission suivantes : une proposition de soumission uniforme; un minimum de deux (2) soumissionnaires; une réponse écrite des fournisseurs de service; le choix du soumissionnaire se fait en présence de l organisateur et de la direction de l école; 4

5 les documents officiels doivent être conservés à l école (en conformité avec la Politique 8.2 d achat de biens et de services de la Commission Scolaire). c. Les modalités de paiement d un voyage Lorsque le voyage implique un déplacement en avion, une partie de l argent sert à payer le billet d avion. Il n y a aucun remboursement après l achat des billets. Dans le cas d une situation grave (décès, maladie ), les protections de l assurance de chaque élève s appliquent. Le paiement total de chaque voyage doit être effectué avant le départ. En aucun cas le budget de l école ne servira à faire une avance de fonds pour couvrir des frais du voyage. Un montant d inscription peut être exigé; dans tous les cas, ce montant demeure nonremboursable. d. Préparation du bilan financier Au retour du voyage, l organisateur doit préparer un bilan financier présentant tous les revenus et toutes les dépenses inhérents au voyage. Ce bilan doit être présenté à la direction de l école, qui le présente au Conseil d établissement. L organisateur peut également acheminer ce bilan aux parents des élèves concernés. S il y a un solde final, les contributions reçues sont versées dans un fonds à destination spéciale créé à cette fin pour l'école par la commission scolaire; les sommes constituant le fonds et les intérêts qu'elles produisent doivent être affectés à l'école. 6. Encadrement des élèves a. Ratio des élèves L encadrement des élèves est assuré, en premier lieu, par l organisateur et les accompagnateurs. On doit viser un ratio d un adulte pour 7 élèves. Ce ratio pourra être revu en fonction des particularités de la destination et de la cohorte des élèves. Si le groupe d élèves est mixte, il doit y avoir au moins un accompagnateur féminin et un masculin. b. Choix des élèves participants à un voyage Pour participer à un voyage, l élève doit avoir fait preuve d une conduite et d un rendement satisfaisant au moment de la sélection; l équipe d enseignants de cet élève pourra être consultée. Un élève qui participe à un voyage occasionnant des absences à ses cours doit demander à chacun de ses enseignants, au moins deux semaines avant la date du départ, les travaux prévus durant cette absence. Pour ce qui est des examens et des disciplines qui présentent une situation particulière (par exemple, des épreuves de type laboratoire ou un exposé oral, etc.), l élève doit, dans le même délai, prendre entente avec l enseignant de ces disciplines. 5

6 L élève ne doit pas accuser de retards importants dans la réalisation des travaux et ne pas être en situation d échec (un élève ne peut participer à un voyage si cette participation met en péril le succès de son année scolaire). Dans le cas où la demande d un élève est refusée, le responsable du voyage en informe cet élève et ses parents. Si le nombre d élèves aptes à participer au voyage est supérieur à la capacité d accueil, un tirage au sort doit s effectuer en présence d un membre du personnel extérieur au voyage. Un élève peut se voir refuser la participation à un voyage s il commet un manquement grave aux règles de vie de l école avant le moment du départ. Dans pareil cas, les parents devront assumer les coûts liés à cette annulation. c. Règles concernant l annulation d une participation d un élève Un élève peut, dans les délais annoncés par le responsable du voyage, annuler sa participation. Le remboursement du dépôt s effectue selon les règles de remboursement déterminées par les organisateurs du voyage. d. Règle de conduite des élèves durant un voyage Le responsable du voyage doit s assurer que les participants aient pris connaissance des annexes 3 (Contrat d engagement) et 5 (Code de bonne conduite); Le code de vie de l école (voir le site internet de la Commission Scolaire sous l onglet «Polyvalente des Iles», «Publications et formulaires») s applique lors d un voyage. 7. Fonctions et responsabilités de l organisateur et des accompagnateurs a. L organisateur est la première personne responsable de l ensemble des opérations inhérentes au voyage. Lors du voyage, c est lui qui prend les décisions. b. Les accompagnateurs, de façon générale, aident l organisateur dans la plupart des opérations, surtout celles qui se déroulent pendant le voyage. c. Fonctions et responsabilités de l organisateur Avant le voyage : préparer les soumissions ; faire une planification budgétaire et la faire approuver (ANNEXE 1); déposer l argent au compte de l école, par l intermédiaire de l agent de bureau; organiser l inscription et la sélection des élèves; prévoir des rencontres régulières avec les élèves participants; préparer le contrat d engagement (ANNEXE 3) à faire signer par l élève et ses parents ; 6

7 d. Pendant le voyage: e. Au retour du voyage: faire remplir une fiche-santé/autorisation pour soins médicaux par chaque élève (ANNEXE 4); préparer une liste de bagages; préparer une chaine téléphonique des participants; tenir au moins une rencontre avec les parents des élèves participants pour leur communiquer toute l information pertinente; compléter le formulaire d assurance pour un voyage se déroulant à l extérieur du Canada (ANNEXE 2); déterminer les modalités d encadrement des élèves, et ce, en partageant les responsabilités parmi les accompagnateurs; fournir à la personne responsable des absences de l école la liste des élèves participants, et ce, au moins une semaine avant le départ; fournir, au secrétariat de la direction le nom des accompagnateurs et leurs coordonnées ainsi que la liste détaillée des élèves participants (les noms des deux parents, des personnes à rejoindre en cas d urgence, les adresses et tous les numéros de téléphone de ces personnes); préparer, s il y a lieu, une demande de financement; coordonner, s il y a lieu, les activités de financement; présenter aux élèves participants des activités d ordre pédagogique qui vont leur permettre de bien se préparer au voyage. Exemples : lectures suggérées, présentation de l itinéraire et des points d intérêts des lieux visités, manipulation de cartes géographiques, etc. prendre les décisions nécessaires à l organisation et à la bonne tenue du voyage; agir en bon citoyen responsable tout au cours du voyage; rappeler à l ordre et ultimement retourner à la maison, aux frais des parents, un élève qui accuse un manquement grave aux règles de comportement. présenter un bilan financier à la direction; fournir à la direction, s il y a lieu, un rapport détaillé des événements en cas d incident durant le voyage; inciter les élèves à partager leur expérience de voyage avec les autres élèves de l école, si le contexte s y prête. 7

8 AMENDEMENT À LA POLITIQUE Le conseil d établissement, à la rencontre régulière du 16 septembre 2014, a adopté la résolution suivante : À partir de l année scolaire , les élèves ne pourront participer à plus de deux voyages organisés par l école ou activités qui les amènent à représenter l école à l extérieur des Îles, dans une même année scolaire. Ils devront donc s en tenir à deux choix parmi : sport régional (volleyball, badminton, etc.), activité culturelle, scientifique (Secondaire en spectacle, Expo-science, etc.), autres voyages organisés. Toutefois, dans le cas d une compétition ou d un concours, si la performance amène la possibilité du national, le jeune pourra poursuivre. De plus, le C.É. pourra analyser toute demande qui déroge de ces critères, selon la recommandation de l équipe-école. Pour favoriser la participation des élèves de tous les niveaux, les voyages culturels ou organisés par l école seront répartis comme suit : Pour les élèves de 1 re et 2 e secondaires : voyage-échange de groupe, tel que Manitoba, Yellowknife. Pour les élèves de 3 e et 4 e secondaires : voyage culturel, tel que New York. Pour les élèves de 4 e et 5 e secondaires : voyage-échange 3 mois, voyage Terry-Fox (14 à 17 ans). Pour les élèves de 5 e secondaire : voyage de type humanitaire à l international, tel que Mérida, Nicaragua. Note : La politique des voyages a été amendée compte tenu des nombreuses absences des élèves à l école lors de l année scolaire , particulièrement durant les mois de mars et avril Le conseil d établissement n a toutefois aucun pouvoir sur les autres voyages que font les jeunes (hockey, patinage, natation, danse, etc.) 8