Rapport 2012 du comite de direction

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1 Date du rapport 8 mai 2012 Rapport 2012 du comite de direction Convocation de l assemble e ge ne rale Le mercredi 25 avril 2012, Madame, Monsieur Le printemps nous apporte de belles journées mais aussi le mois de mai. Pourquoi ne pas se rencontrer et se donner l occasion de s informer et d échanger? Aussi, par la présente, vous êtes convoqué(e) à l assemblée générale pour l année Date : le mardi 8 mai 2012 Heure : 9 h 30 Endroit : Restaurant Casa grecque situé au 8245, boulevard Taschereau Brossard, Québec, J4Y1A À la suite de l assemblée, les membres sont invités à un dîner de groupe; votre association défraiera le coût du repas (contribution de 5$ pour les membres associés). Monique Lapierre présidente AQDER section Champlain Dans ce nume ro Ordre du jour Rapport de la présidente Rapport du vice président Rapport du coordonnateur des ac vités sociales Rapport du trésorier Prévisions budgétaires....8 Vérifica on comptable Rapport du secrétaire Rapport du répondant local des assurances Nouveaux membres..12 Membres disparus..12 Ordre de la reconnaissance..12 Coordonnées..12

2 Ordre du jour de l ASSEMBLE E GE NE RALE 1. Ouverture de l assemblée 2. Adop on de l ordre du jour 3. Accueil des nouveaux membres 4. Lecture et adop on du procès verbal de l assemblée générale du 03 mai Correspondance 6. Rapports : 6.1 Présidente / Vice président 6.2 Vérificateurs 6.3 Trésorier 6.4 Responsable des ac vités 7. Élec ons 7.1 Procédures A) Règlements B) Président/e d élec on 7.2 Postes en élec on: A) Vice président B) Secrétaire 8. Nomina on des vérificateurs pour l année financière Dossiers 9.1 Assurances A) Responsable du dossier B) Rapport 9.2 Assemblée générale au na onal: A) Programme de la rencontre annuelle B) Affaires économiques 10. Projec ons Prévisions budgétaires 10.2 Ac vités sociales Affaires nouvelles 12. Ordre de la reconnaissance 13. Levée de l assemblée 2

3 Rapport de la présidente Que dire de cette année comme présidente où j ai rempli mon rôle avec le soutien d un Comité de direction extraordinaire. M. Robert Poulin qui non seulement est notre secrétaire mais est aussi notre webmestre et a aussi comblé le rôle d administrateur au C.A. de l AQDER national. M. Michel Perreault m a remplacée comme vice-président au conseil des présidents. M. Réal Fontaine suit de près notre budget. M. Serge Girard voit avec dynamisme à l organisation d activités toujours intéressantes. M. Jean-Pierre Gagné assure un suivi du dossier «Assurances». Je suis vraiment entourée d une très belle équipe. Assemblée générale de la section Le 3 mai 2011, l élection de la présidente, du trésorier et du responsable des activités a eu lieu. Un seul changement: M. Girard à la place de M. Gagné. L abolition de l assemblée générale d octobre a fait partie d un des sujets de la rencontre. Nous avons aussi échangé sur la problématique de la non-participation des nouveaux membres à notre assemblée générale et à nos activités. Assemblée générale et rencontre annuelle provinciale L assemblée générale provinciale a eu lieu en juin à Rivière-du-Loup. Les sujets à l ordre du jour ont été abordés. Nous avons été très bien accueillis par la section hôte lors de cette rencontre annuelle. Les membres qui ont participé ont apprécié le tout. Conseils de direction 30 juin 2011 Une évaluation positive de l assemblée générale et de la rencontre nationale a été remise aux organisateurs. Nous avons procédé à la nomination d un nouveau responsable du dossier «Assurances» en la personne de M. Jean-Pierre Gagné tout en me réservant le rôle de substitut dans ce dossier. Nous avons assurés un suivi en regard de la planification des activités sociales à venir. 15 août 2011 Après avoir pris connaissance des rapports financiers, de la conformité des règles de régie interne et des règlements, nous avons fait la répartition des tâches concernant les activités suivantes : «Déjeuner de la rentrée», «Party de Noël» et autres activités d intérêt à venir. Nous avons échangé sur la problématique du recrutement des nouveaux membres ainsi que celle de l écriture de la chronique «Gens de Chez-nous». Nous avons révisé la «Chaîne téléphonique des non branchés». 15 novembre 2011 Lors de ce Conseil, j ai participé par Internet grâce à Skype puisque j étais à l extérieur. L animation de cette rencontre a été réalisée par M. Perreaut qui nous a aussi présenté le bilan du dernier Conseil des présidents à Drummondville. Nous échangeons sur la difficulté qu ont les membres à fournir un texte pour la chronique «Gens de chez-nous». Comme à chaque rencontre, nous avons eu la présentation des états financiers et l adoption des dépenses. Un retour sur le succès de l activité «Golf», le report des autres projections automnales et la planification détaillée du «Party de Noël» a été présentée par M. Girard. Nous avons eu le rapport du responsable des assurances sur la rencontre de formation. Nous avons pris la décision de nommer de façon provisoire le responsable du dossier «Assurances» comme membre officiel de notre Comité de direction afin de lui assurer le même statut que les autres membres élus. Nous avons étudié une stratégie pour l'accueil de nos nouveaux membres et fait la mise à niveau de la «Chaîne téléphonique des non branchés». Monique Lapierre pre sidente AQDER Champlain 3

4 4 Monique Lapierre pre sidente AQDER Champlain 18 janvier 2012 J ai fait part de mon appel téléphonique à Mme Perron, nouvelle présidente de l'adec, en référence avec nos futurs retraités. Lors de ce Conseil, nous avons parlé de la «Culture des rabais» et de la chronique «Gens-de-Chez-nous». Nous avons fait le bilan du «Party de Noël», de son succès et du suivi à y accorder. Nous avons adopté les prévisions budgétaires On a pensé mettre en place un sondage sur les activités associatives En vue de l assemblée générale de mai 2012, nous identifions les dates pour la préparation du rapport annuel à présenter et la sélection d un candidat concernant «l Ordre de la reconnaissance 2012». On a discuté du renouvellement de l Assurance-vie collective, de la nomination de M. Jean-Pierre Gagné à titre de président national des élections ainsi que de la rencontre annuelle des juin à Brossard. Conseil des présidents Lors du Conseil des présidents de juin 2011, on a échangé sur le nouveau calendrier proposé qui modifiait les dates de rencontres de septembre et de janvier pour qu elles aient lieu en novembre et en février, éliminant toutes mes chances de participation à ces deux rencontres puisqu elles n étaient pas prévues dans mes projets personnels. Il y a eu nomination d un nouvel administrateur en la personne de M. Poulin, membre connu, très actif de notre section. La participation de mon vice-président M. Perreault aux rencontres de novembre et de février s est imposée. Activités «Déjeuner de la rentrée» Avec M. Girard, je me suis impliquée dans l organisation de cette activité. Nous avons eu le plaisir de constater une belle participation de nos membres. Ce fut un déjeuner gastronomique dans un endroit apprécié de tous et où les échanges sociaux ont été agréables pour tous. «Déjeuners mensuels» Je n ai participé qu à quelques déjeuners quand l occasion se présentait. C est toujours avec grand plaisir que je rencontre les membres. «Party de Noël» Belle réussite toujours grâce à M. Jean- Paul Picard qui s implique énormément dans l organisation en plus de nous faire profiter de ses musiciens si talentueux. La participation de nos membres est appréciée mais la proportion est minime si on tient compte de l ensemble des participants. Ceci nous amène à nous poser certaines questions sur l implication du Comité de direction dans l organisation face à la mise en place d une telle activité. Il est certain que la majorité des participants sont satisfaits et heureux qu un tel événement ait lieu. Substitut au responsable du dossier des assurances J ai conservé le poste de substitut dans le dossier «Assurances». J ai eu à répondre à quelques questions venant de membres touchant certaines inquiétudes liées avec les changements en cours de l Assurance -vie collective et des documents la concernant qui ont tardés à nous parvenir de la compagnie Industrielle-Alliance. Bottin & chaîne téléphonique (nonbranchés) Je me fais toujours un devoir d informer le Webmestre sur toute mise à jour d information concernant le bottin de notre section en lien avec Mme Meunier, adjointe administrative de l AQDER provincial. Conclusion Notre questionnement touchant la participation de nos anciens et des nouveaux membres se poursuit. Même s ils sont peu nombreux lors de certaines activités, nous remercions ceux qui y participent avec enthousiasme. Pour avoir une association dynamique, nous avons besoin de votre présence et de votre implication pour y parvenir. Merci à mes précieux collaborateurs! Au plaisir de vous voir participer à toutes nos activités!

5 E n tant que viceprésident à ma première année complète, j'ai eu la tâche de remplacer la présidente lorsqu'elle ne pouvait assister ou présider une rencontre. C'est à titre de remplaçant donc que j'ai assisté à ma première rencontre des présidents qui s'est tenue à Drummondville au mois d'octobre. Lors de cette rencontre, on a parlé d'assurances, d'indexation, d orientations web, de bénéfices économiques en région et de la planification triennale de l'aqder. Le travail en atelier a surtout été consacré à la mission soit Favoriser le mieux-être de nos membres à travers diverses propositions pour rendre crédible cet objectif. J'ai assisté à une deuxième rencontre comme remplaçant de la présidente en février où les points suivants ont été principalement à l'ordre du jour : Les règles de distribution du budget de participation à l'assemblée générale de l'aqder, la carte géographique des sections, les réalisations 2011 et la planification triennale ainsi que l'hébergement des sites web. Le travail exécuté lors de ces deux rencontres s'est fait dans le sérieux mais en gardant une place pour les échanges en plus de favoriser la communication avec d'autres sections de la province. La participation à ces deux rencontres m'a permis de faire un retour au Comité de direction et d'informer la présidente sur les actions à mener dans notre section. J'ai épaulé lors des activités suivantes soit le party de Noël, le souper à Racicot et le tournoi de golf 2011 en plus d'assumer la présidence de l'assemblée générale pour dégager la présidente lors de cette dernière. En terminant, je tiens à remercier les membres du comité de direction pour les échanges cordiaux et respectueux lors de nos réunions. Michel Perreault Vice- Président Michel Perreault vice pre sident 5

6 Une première année s achève en tenant compte que tout s est déroulé sous le signe de la con nuité. Je ens compte que nous sommes environ 150 membres ac fs dans notre associa on. La tâche a consisté à recevoir divers projets d ac vités présentés par des membres organisateurs. De mes rôles, j ai dû établir les liens qui s imposent afin d assurer leur mise en œuvre, leur réalisa on et ceci, en rela on d aide avec le ou les membres organisateurs. Puis, publiciser chaque ac vité tant dans son contenu que dans son déroulement et sa finalité en étroite collabora on avec notre webmestre Robert Poulin. Pour compléter, informer, partager divers sujets avec les membres du Comité de direc on. Les ac vités proposées se sont déroulées telles que prévues. Deux ac vités seulement ont dû être annulées : «Visite du Vieux Saint Jean» (21 septembre 2011) et «Randonnée en vélo» (3 ou 4 octobre 2012) reportées à une date ultérieures. Ac vités réalisées : Le «Tournoi de golf AQDER Champlain», à Venise en Québec en août 2011, a a ré 8 quatuors sur le vert et ont complété leur journée par un généreux repas gastronomique au Club de golf de Baie Missisquoi. (17 août 2011) Le «Déjeuner de la rentrée» s est déroulé au «Verger Denis Charbonneau» et a favorisé 48 membres à relancer la nouvelle année. (7 septembre 2011) Le «Party de Noël» des plus «HOT» a réuni 172 personnes dont 38 membres et conjoints de notre associa on. À cela, je me dois de souligner le merveilleux travail réalisé par notre ami et membre Jean Paul Picard qui a su meubler la salle en quan té et en qualité (et ce n est pas une première). Le Ball Room est toujours bienvenue et il le sait. (2 décembre 2011) Le «Souper à Racicot» a permis à 20 par cipants de déguster la fine cuisine de ces appren s cuistots en devenir. Une bonne table qu on ne peut délaisser... (3 avril 2012) Le «Curling Brier 2012» a occupé une bonne vingtaine de personnes au Club de curling Lacolle. Ce fut des plus chaleureux et même enlevant à certains moments. Une belle réussite en tenant compte que le souper (resto Douglas)a suivi avec ce que l on connaît des «après».(4 avril 2012) À venir : Assemblée générale AQDER Champlain : 8 mai Rencontre na onale AQDER : juin 2012 Tournoi de golf AQDER Champlain : août 2012 Voilà en bref, ce qui se passe dans notre monde maintenant. Un merci bien par culier à l équipe du Comité de direc on pour leur engagement et leur support à tous égards ainsi qu aux personnes qui de près ou de loin par cipent à la réussite des ac vités sociales. Note : je garde un œil sur «Gens de chez nous» entre autres. 6 Serge Girard coordonnateur des activite s sociales

7 Chers membres, Il me fait plaisir de vous présenter le Bilan financier 2011 ainsi que le Budget 2012 de l'aqder-champlain. Suite à la vérification des livres comptables de l'association, le Bilan financier 2011 est conforme aux règles comptables habituelles. Il est à noter que l'année financière 2011 a permis de dégager un léger surplus. Le Budget 2012 de l'aqder-champlain qui est soumis pour approbation à l Assemblée générale, a fait l objet de réflexion de la part de votre Conseil et s inscrit en lien direct avec les recommandations des vérificateurs. Ces deux documents ont été approuvés et adoptés par le Comité de direction de l'aqder-champlain. Ils sont déposés à l Assemblée générale pour information et approbation. Je profite de l'occasion pour vous rappeler les responsabilités du trésorier: tenir les comptes de la section selon les règles comptables habituellement reconnues; s'assurer que les chèques soient signés par deux des trois personnes suivantes : le président, le trésorier ou le secrétaire; préparer les états financiers et les soumettre aux vérificateurs financiers, puis au Comité de direction pour approbation; procéder aux vérifications mensuelles à partir des conciliations bancaires; émettre les chèques; voir au classement des pièces justificatives et au règlement des factures; favoriser la concertation avec l'aqder notamment pour l obtention de notre juste part des cotisations et produire les rapports budgétaires mensuels pour le Comité de direction. Re al Fontaine Tre sorier Espérant le tout à votre satisfaction, Réal Fontaine Trésorier 7

8 8 Rapports budgétaires de l'association québécoise des directions-d'école retraitées (AQDER) section Champlain

9 Veri ication comptable ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DES DIRECTEURS ET DIRECTRICES D ÉTABLISSEMENT D'ENSEI- GNEMENT RETRAITÉS Section CHAMPLAIN Objet : Rapport de mission d examen des livres comptables de l Association citée en exergue, pour l année financière se terminant le 31 décembre 2011, présenté au Comité de direction pour approbation, selon l article des Règlements Mesdames, Messieurs, En date du 11 avril 2012, nous avons procédé à l examen de l état des résultats, des mouvements de la trésorerie et de la conciliation bancaire pour l année financière se terminant le 31 décembre La vérification a consisté à consulter les écritures aux livres et à examiner les renseignements pertinents pour justifier les données, dans l intérêt collectif des membres de l Association. Puisque les écritures sont supportées par des pièces justificatives constituées de factures et de reçus ainsi que de talons de chèques annotés, le tout nous porte à croire que les écritures reflètent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière de l Association à la date susmentionnée. Attendu que les données pécuniaires sont inscrites avec détails et transparence au chiffrier, nous recommandons aux membres d adopter le rapport financier concilié tel que présenté avec un solde positif de 4928,35 $ incluant le dépôt à terme de 1000,00 $ et la part sociale de 5,00 $. Bravo au trésorier qui a suivi la recommandation de décrire explicitement chaque produit et charge dans le chiffrier. Nous recommandons de rendre disponibles quelques copies du chiffrier pour les membres qui désireraient en prendre connaissance lors de l assemblée générale. Nous recommandons d augmenter le taux de cotisation des membres associés. Les vérificateurs Rosaire Quévillon Pierre-Michel Brin 9

10 Robert Poulin Secre taire Mes fonc ons de secrétaire sont décrites dans les règlements généraux de l AQDER Champlain. Nonobstant ce e descrip on voici un relevé des principales ac ons réalisées pour le Comité de direc on et pour les membres de notre sec on: Prises de notes lors des réunions; Rédac on des procès verbaux; Conserva on des décisions dans le livre des procèsverbaux et sur le site web; Le re aux futurs membres; Le re d accueil des nouveaux membres; Liste des éléments de régie interne; Vous m avez élu comme membre du Comité de direc on de la sec on Champlain de l AQDER. J occupe aussi d autres fonc ons au sein de l Associa on. Je siège au niveau na onal sur le conseil d administra on et j y suis répondant des dossiers «affaires économiques» et «image corpora ve». Tant au sein de l AQDER que de l AQDER Champlain, je suis chargé des sites web; comme webmestre, je m efforce de soutenir chacun des administrateurs dans la diffusion des contenus dont il est responsable. L année 2011 aura été marquée par la migra on forcée de notre site web sur une plateforme mieux adaptée. Fin de mandat Bo n des membres au formats Word et Access et web; Communica ons mensuelles aux membres sous forme d un Courriel «Le rappel mensuel»; Anima on du blogue; Anima on du compte et de la page Facebook; Anima on du compte Twi er; Anima on du compte Google+; Prépara on du rapport annuel; Courrier aux membres pour les rencontres générales et Chaine téléphonique des nonbranchés Autres fonctions connexes Si vous avez pris le temps de lire ces descrip ons de tâche, vous avez pu constater que je m implique beaucoup pour et au sein de notre Associa on. Comme je complète ma 5e année au sein du Conseil, notamment mon second mandat de 2 ans comme secrétaire; il me semble indiqué de céder ma place à quelqu un qui pourra assumer mes fonc ons au secrétariat et ainsi assurer la relève. Ce changement ne devrait cependant pas signifier mon retrait des dossiers na onaux et de mon support à tre de webmestre. 10

11 Jean Pierre Gagne re pondant local des assurances J ai par cipé à la rencontre de forma on des responsables du dossier «Assurances» à l automne J ai publié quelques capsules que vous pouvez consulter sur notre site Internet. J ai fait une mise à jour de la capsule no.3, les impôts, à la suite d une communica on par un de nos membres. Merci pour la vigilance. J ai répondu à diverses ques ons des membres portant sur différents aspects reliés aux assurances. Le passage à 65 ans, amenant plusieurs ajustements, provoque une grande préoccupa on chez les membres. J ai fait une rencontre d informa on avec un futur retraité. Une de mes tâches aura été de promouvoir le carnet de voyage; j en ai fait la publicité et j en ai distribué à quelques membres. J ai réintégré le Comité de direc on suite à une sugges on du conseil d administra on de l AQDER. Le Comité de direc on s est alors assuré que le représentant des assurances fasse par e du Comité de direc on de la sec on et soit, de ce fait, couvert par l assurance responsabilité. 11

12 Les nouveaux membres et nos disparus Se sont joins à l AQDER Champlain: Madame Claire Bédard et Messieurs Raynald Goulet et Vittorio Franco. Bienvenue parmi nous. Dans cet exercice, aucun de nos membres nous ont qui é. La vie a été bonne pour nous. Ordre de la reconnaissance reconnait pour 2012 l un de ses membres: monsieur Jean-Paul PICARD, homme de passion à la portée de tous à qui nous rendons un hommage bien mérité. Que peut on dire de cet homme rayonnant la joie de vivre? C est un organisateur né, un maître d œuvre sur toute la ligne. C est aussi un musicien habile à orchestrer; il a l étoffe du chef. Aujourd hui, ce maestro mérite d être reconnu pour ce qu il est et ce qu il nous a apporté en projets, en engagement, en implica on au cœur des ac vités sociales de l AQDER CHAMPLAIN. C est avec grande es me que nous lui octroyons le prix de l Ordre de la Reconnaissance Serge Girard, coordonnateur des activités sociales Pour nous rejoindre: champlain.org info@aqder champlain.org presidente@aqder champlain.org webmestre@aqder champlain.org Concep on et réalisa on Suite à son dépôt, lors de l assemblée générale des membres, le rapport annuel sera disponible sur le site web de Champlain. 12