XTremisWeb Employé - Module de base

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1 Manuel utilisateur XTremisWeb Employé - Module de base GET S.A. Antwerpsesteenweg 107 B-2390 Oostmalle Member of the Primion Group

2 Table des matières XTremisWeb Employé Module de base Démarrer une session web Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Terminer une session web Appeler l'aide en ligne Comment appeler le manuel standard? Comment appeler l'aide en ligne propre à l'entreprise? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Etudier l'interface web : données toujours visibles Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Voir le numéro de la version de l'application Modifier l'ordre des éléments de menu Où changer l'ordre des éléments de menu? Comment modifier l'ordre des éléments de menu? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Revenir à l'ordre standard des éléments de menu Où revenir à l'ordre standard des éléments de menu? Comment revenir à l'ordre standard des éléments de menu? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Consulter les messages concernant les demandes Comment consulter vos messages? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Fermer les messages concernant des demandes approuvées/refusées Où fermer les messages? Comment fermer directement les messages à partir de votre Page d'accueil? Comment fermer les messages à partir de la fenêtre détaillée d'une demande dans votre Page d'accueil? Consulter les données détaillées d'une demande Comment consulter les données détaillées d'une demande à partir de votre Page d'accueil? Comment consulter les données détaillées d'une demande à partir de l'écran Aperçu mensuel? Pour les demandes approuvées/refusées Pour les demandes ayant le statut en cours Fermer une fenêtre détaillée à côté d'une demande Consulter vos données personnelles Où consulter vos données personnelles? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Modifier votre mot de passe Où modifier votre mot de passe? Comment modifier votre mot de passe? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système XTremisWeb Employé - Module de base ii

3 14. Définir vos préférences utilisateurs Où définir vos préférences utilisateurs? Comment définir vos préférences utilisateurs générales pour le web? Utilisateurs ayant seulement un rôle d employé Utilisateurs avec plusieurs rôles utilisateurs Comment définir vos préférences utilisateurs pour l écran Aperçu mensuel? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Consulter vos pointages Où et comment consulter vos pointages? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander un pointage Où demander un pointage? Comment demander un pointage? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande de pointage Où annuler une demande de pointage? Comment annuler une demande de pointage à partir de l'écran Pointages? Comment annuler une demande de pointage à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander une modification de pointage Où demander une modification de pointage? Comment demander une modification de pointage? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande de modification de pointage Où annuler une demande de modification de pointage? Comment annuler une demande de modification de pointage à partir de l'écran Pointages? Comment annuler une demande de modification de pointage à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander la suppression d'un pointage Où demander une suppression de pointage? Comment demander une suppression de pointage? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande de suppression de pointage Où annuler une demande de suppression de pointage? Comment annuler une demande de suppression de pointage à partir de l'écran Pointages? Comment annuler une demande de suppression de pointage à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Imprimer un aperçu de vos pointages Où imprimer un aperçu de vos pointages? Comment imprimer un aperçu de vos pointages? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Consulter l'aperçu mensuel avec les présences et absences Comment consulter l'aperçu mensuel? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander un code Où demander un code? Comment demander un code? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande de code Où annuler une demande de code? XTremisWeb Employé - Module de base iii

4 25.2 Comment annuler une demande de code à partir de l'aperçu mensuel? Comment annuler une demande de code à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander la suppression d'un code Où demander la suppression d'un code? Comment demander la suppression d'un code? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande de suppression de code Où annuler une demande de suppression de code? Comment annuler une demande de suppression de code à partir de l'aperçu mensuel? Comment annuler une demande de suppression de code à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Consulter les totaux et données détaillées des totaux Comment consulter les données détaillées des totaux? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Consulter l'état des totaux dans une autre période Où consulter l état des totaux d une autre période? Comment consulter l état des totaux sur une autre période? Imprimer les données détaillées des totaux Où imprimer les données détaillées des totaux? Comment imprimer les données détaillées des totaux? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander une correction d'horaire journalier Où demander une correction d'horaire journalier? Comment demander une correction d'horaire journalier? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande de correction d'horaire journalier Où annuler une demande de correction d'horaire journalier? Comment annuler une demande de correction d'horaire journalier à partir de l'aperçu mensuel? Comment annuler une demande de correction d'horaire journalier à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander la suppression d'une correction d'horaire journalier Où demander la suppression d'une correction d'horaire journalier? Comment demander la suppression d'une correction d'horaire journalier? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une suppression de correction d'horaire journalier demandée Où annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier? Comment annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier à partir de l'aperçu mensuel? Comment annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander un échange d'horaire journalier personnel Où demander un échange d'horaire journalier personnel? Comment demander un échange d'horaire journalier personnel? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel Où annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel? XTremisWeb Employé - Module de base iv

5 36.2 Comment annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel à partir de l'aperçu mensuel? Comment annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel Où demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel? Comment demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Annuler une suppression d échange d'horaire journalier personnel demandée Où annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel? Comment annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel à partir de l'aperçu mensuel? Comment annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel à partir de votre Page d'accueil? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Imprimer l'aperçu mensuel Ou imprimer l aperçu mensuel? Comment imprimer l aperçu mensuel? Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Gestion des sessions web Les paramètres du système dans les Paramètres de l'entreprise Fermer des sessions quand le nombre maximum de sessions a été atteint Mention de copyright Copyright GET S.A. Tous droits réservés. Rien de cette édition ne peut être multiplié, inséré dans une base de données automatisée ou rendu public, ni électroniquement ni mécaniquement, ou par le moyen des photocopies, des prises de son ou de vue, ou de quelque manière que ce soit, sans le consentement écrit préalable de la S.A. GET. Malgré l attention qui a été consacrée à la construction de ce manuel, GET ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit découlant de l utilisation de cette édition. Ce manuel contient plusieurs noms des marques déposées. Ces noms ne sont pas pourvus d un symbole de marque commerciale puisqu ils servent seulement à indiquer les produits mentionnés. On a essayé de ne pas violer les droits du titulaire de la marque commerciale d aucune manière. Version 5/12/2014 XTremisWeb Employé - Module de base v

6 XTremisWeb Employé Module de base 1. Démarrer une session web 1. Démarrer votre navigateur Internet. 2. Surfez jusqu'à l'adresse suivante : Conseil : Créez dans vos Favoris un raccourci vers cette adresse afin de ne plus devoir la taper à chaque fois. L'écran de login de votre application web est ouvert. Il ressemble, par exemple, à ceci : 3. Introduisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe et confirmez avec OK. Si vous disposez de plusieurs rôles utilisateurs, vous obtiendrez d'abord un écran intermédiaire avec tous les rôles utilisateurs qui vous sont attribués. Si le gestionnaire du système l'a établi comme ceci, vous verrez derrière chaque rôle utilisateur combien d'actions vous devez encore effectuer dans ce rôle. Exemple : XTremisWeb Employé - Module de base 6

7 4. Choisissez le rôle utilisateur Employé. Vous arrivez dans l'écran d'accueil de l'application web. Remarque : Si vous n'avez que le rôle utilisateur Employé, vous arrivez directement dans l'écran d'accueil de l'application web. Remarque Pour adapter le texte d accueil et pour déterminer si une photo ou logo sera affichée dans l écran intermédiaire, on a deux paramètres de système dans le GUI, Système, Paramètres de l entreprise (voyez plus loin). 1.1 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour adapter l apparence de l écran intermédiaire, il y a deux paramètres qui peuvent être définis dans le GUI, sous Système, Paramètres de l entreprise, onglet Paramètres du système. Classe Paramètre du système Fonction WebBase WelcomeText_NL WelcomeText_FR WelcomeText_EN Ici vous pouvez introduire un message d accueil en néerlandais, français et anglais, qui sera affiché comme titre au-dessus des rôles utilisateurs dans l écran intermédiaire. WebBase WelcomePicture Ici vous pouvez déterminer si une photo, un logo ou aucune image doit être affiché à coté des rôles utilisateurs dans l écran intermédiaire. 0: Aucune image n est affichée dans l écran intermédiaire. 1: Une photo personnelle est affichée dans l écran intermédiaire. 2: Un logo est affiché dans l écran intermédiaire. Remarque : XTremisWeb Employé - Module de base 7

8 Si vous choisissez d afficher un logo, une intervention de GET est nécessaire (travail sur mesure). 2. Terminer une session web 1. Cliquez sur le lien Fin. La session web actuelle est terminée mais votre fenêtre de navigation reste ouverte : Si vous disposez de plusieurs rôles utilisateurs, vous obtenez à nouveau l'écran intermédiaire avec vos différents rôles utilisateurs : vous pouvez choisir à nouveau un rôle pour vous vous connecter ou continuer à sortir en cliquant à nouveau sur le lien Fin. Si vous ne disposez que du rôle utilisateur Employé, vous êtes directement sorti. Quand vous avez quitté le programme, le message suivant apparaît : XTremisWeb Employé - Module de base 8

9 3. Appeler l'aide en ligne Pour obtenir des informations concernant les actions que vous pouvez effectuer dans cette application web, vous pouvez appeler, à tout moment, le manuel. Avec cette application, il y a de toute façon un manuel livré (le 'manuel standard'). Il est aussi possible que votre entreprise ait écrit elle-même un manuel (le 'manuel propre à l'entreprise ). Les deux manuels peuvent être appelés à partir de l'application. 3.1 Comment appeler le manuel standard? Cliquez sur le point d'interrogation que vous voyez dans certains écrans. Le manuel standard est affiché. Si votre entreprise n'a pas de manuel propre, vous pouvez aussi appeler le manuel standard via le lien Aide du menu principal. XTremisWeb Employé - Module de base 9

10 3.2 Comment appeler l'aide en ligne propre à l'entreprise? Cliquez sur le lien Aide du menu principal. Si votre entreprise a écrit un manuel propre, celui-ci est alors affiché. Si ce n'est pas le cas, c'est le manuel standard qui apparaît. XTremisWeb Employé - Module de base 10

11 3.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour pouvoir appeler l'aide en ligne, l'objet de sécurité Employé : aide en ligne (8010) doit être attribué au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur via l'écran IUG Gestion des autorisations. Pour coupler le manuel propre à l'entreprise au lien Aide, le paramètre du système HelpUrl (classe WebBase) doit être rempli dans l'écran IUG Paramètres de l'entreprise. 4. Etudier l'interface web : données toujours visibles Quel que soit l'écran où vous vous trouviez, les données en haut de l'écran sont toujours visibles : XTremisWeb Employé - Module de base 11

12 Données de log in de la session web : Nom de l'application web Nom de la catégorie de rôles utilisateurs avec laquelle l'utilisateur s'est loggé Nom de l'utilisateur loggé Items de menu généraux et fixes disponibles pour tout utilisateur. Items de menu disponibles pour l'utilisateur loggé. Remarque : Cet exemple montre un des deux types de menu. L'aspect de votre menu dépend du type de menu que le gestionnaire de système a choisi pour votre entreprise. Type de menu 1 Type de menu 2 Différence entre les deux types de menus : S'il y trop d'items de menus disponibles pour les afficher sur une ligne, o o Les items de menu avec le type de menu 1 sont répartis sur plusieurs pages. Dans ce cas, vous pouvez consulter la page suivante en cliquant sur le bouton. Les items de menu avec le type de menu 2 qui ne peuvent plus être placés sur la première ligne sont affichés sur une ligne suivante. Le bouton n'est donc pas disponible dans ce type. 4.1 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour pouvoir travailler avec le type de menu 1, le paramètre du système Menu (classe WebBase) dans l'écran IUG Paramètres de l'entreprise doit être mis à 1. Pour pouvoir travailler avec le type de menu 2, le paramètre du système Menu (classe WebBase) dans l'écran IUG Paramètres de l entreprise doit être mis à Voir le numéro de la version de l'application On peut voir quelle version de XTremis/XCess est installé sur le système en cliquant sur le nom de produit (en haut à gauche dans l'application web). Cette information peut être intéressante pour transmettre aux collaborateurs du service à la clientèle quand il y un problème avec l application. XTremisWeb Employé - Module de base 12

13 6. Modifier l'ordre des éléments de menu La fréquence d'utilisation d'un certain élément de menu est différente d'un utilisateur à l'autre. Pour éviter que les utilisateurs ayant beaucoup d'éléments de menu ne doivent beaucoup chercher leurs écrans utilisés le plus souvent, il est possible de mettre en place l'ordre des éléments de menu par utilisateur (et par catégorie de rôles utilisateurs) afin que les plus utilisés soient à l'avant. 6.1 Où changer l'ordre des éléments de menu? L'ordre des éléments de menu disponibles peut être modifié dans l'écran Mes données Ordre du menu. 6.2 Comment modifier l'ordre des éléments de menu? L'écran Ordre du menu contient une liste de tous les éléments de menu auxquels vous avez droit. Les éléments de menu sont mis, dans la liste, dans le même ordre du haut vers le bas qu'à l'écran. On peut déplacer les éléments de menu dans la liste en plaçant le plus important en haut. XTremisWeb Employé - Module de base 13

14 2. Cliquez sur le nom de l'élément de menu que vous voulez changer de place (dans cet exemple : Aperçu mensuel). Cet élément de menu reçoit un arrière-plan foncé. 3. Utilisez les flèches bleues pour changer de place l'élément de menu. 4. Cliquez sur OK quand l'élément de menu se trouve à la bonne place dans la liste. L'ordre des éléments de menu est maintenant modifié. Vous pouvez, à tout moment, revenir à l'ordre standard. Voir Revenir à l'ordre standard des éléments de menu à la page Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour pouvoir modifier l'ordre des éléments de menu, l'objet de sécurité Modifier l'ordre des éléments de menu (8176) dans l'écran IUG Gestion des autorisations doit être attribué au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l'utilisateur. 7. Revenir à l'ordre standard des éléments de menu Si vous avez modifié l'ordre des éléments de menu disponibles, vous pouvez, à tout moment, revenir à l'ordre standard. XTremisWeb Employé - Module de base 14

15 7.1 Où revenir à l'ordre standard des éléments de menu? L'ordre standard des éléments de menu disponibles peut être remis en fonction dans l'écran Mes données Ordre du menu. 7.2 Comment revenir à l'ordre standard des éléments de menu? L'écran Ordre du menu contient une liste de tous les éléments de menu auxquels vous avez droit. Les éléments de menu sont mis, dans la liste, dans le même ordre du haut vers le bas qu'à l'écran. 1. Cliquez sur le bouton Standard. Les éléments de menu sont remis dans l'ordre standard. 7.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour pouvoir modifier l'ordre des éléments de menu, l'objet de sécurité Modifier l'ordre des éléments de menu (8176) dans l'écran IUG Gestion des autorisations doit être attribué au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l'utilisateur. XTremisWeb Employé - Module de base 15

16 8. Consulter les messages concernant les demandes Quand vous avez introduit une demande auprès de votre superviseur (exemple une demande de pointage) via le web, un message concernant cette demande apparaît sur votre Page d'accueil. Votre superviseur verra aussi cette demande sur sa Page d'accueil pour pouvoir l'approuver ou la refuser. La Page d'accueil vous donne de cette manière une vue d'ensemble claire de vos demandes et de leurs statuts : sont-elles encore en demandes, ont-elles déjà été approuvées/refusées. Vous avez toujours la possibilité de consulter les détails d'une demande. Voir Consulter les données détaillées d'une demande à la page 18 pour plus d'informations. Vous pouvez effacer définitivement de votre Page d'accueil une demande qui a déjà été traitée par le superviseur (approuvée/refusée) en la fermant. Voir Fermer les messages concernant des demandes approuvées/refusées à la page 17 pour plus d'informations. Vous ne pouvez pas effacer de votre Page d'accueil les messages concernant des demandes qui n'ont pas encore été traitées par le superviseur. 8.1 Comment consulter vos messages? Cliquez sur le lien Accueil pour voir votre Page d'accueil. Vous voyez directement les messages concernant les demandes que vous avez introduites auprès de votre superviseur. Remarque : Il peut arriver que le système doive traiter beaucoup d information pour l écran d Accueil, p.ex. si beaucoup de messages doivent être affichés. Dans ce cas il se peut que le système ait besoin de quelque temps pour générer l écran. C est pourquoi l écran est chargé pas à pas. Les parties de l écran qui ont déjà été chargées, seront affichées, alors que les parties qui n ont pas encore été chargées complètement, ne seront pas encore affichées. Vous verrez des points de suspension ( ) à l endroit où le système doit encore ajouter des données. XTremisWeb Employé - Module de base 16

17 8.2 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Si un employé est autorisé, via l'objet de sécurité approprié, à faire certaines demandes (pointages, codes, corrections d'horaire journalier, échanges d'horaire journalier personnels), il verra également les messages les concernant. 9. Fermer les messages concernant des demandes approuvées/refusées Vous pouvez supprimer définitivement de votre Page d'accueil un message concernant une demande qui a déjà été traitée par le superviseur (approuvée/refusée) en la fermant. 9.1 Où fermer les messages? Vous pouvez fermer directement les demandes approuvées/refusées à partir de votre Page d'accueil ou à partir de la fenêtre détaillée que vous obtenez quand vous appelez une demande dans votre Page d'accueil. 9.2 Comment fermer directement les messages à partir de votre Page d'accueil? Cliquez sur le lien Fermer à côté du message approuvé/refusé que vous voulez supprimer de votre Page d'accueil. Le message fermé disparaît définitivement de votre Page d'accueil. XTremisWeb Employé - Module de base 17

18 9.3 Comment fermer les messages à partir de la fenêtre détaillée d'une demande dans votre Page d'accueil? Cliquez sur le lien Fermer le message dans la fenêtre détaillée que vous avez appelée via le lien Détails de votre Page d'accueil à côté d'une demande approuvée/refusée. Le message fermé disparaît définitivement de votre Page d'accueil. 10. Consulter les données détaillées d'une demande Les messages de demandes qui apparaissent dans votre Page d'accueil n'affichent que des informations limitées concernant ces demandes. Pour chaque message, vous pouvez donc en consulter les détails (ex. commentaire que le superviseur a introduit lors de l'approbation/refus de la demande).pour les demandes que vous avez introduites via l'écran Aperçu mensuel, vous pouvez aussi consulter les mêmes données détaillées à partir de l'écran Aperçu mensuel Comment consulter les données détaillées d'une demande à partir de votre Page d'accueil? Placez votre souris sur la petite icône d information dans la table Actions.L information sur la demande apparaît dans une nouvelle fenêtre d information. Si un commentaire était ajouté à la demande, vous pouvez le voir en plaçant votre souris sur la petite icône enveloppe dans la table Description. Le commentaire apparaît dans une nouvelle fenêtre d information. XTremisWeb Employé - Module de base 18

19 10.2 Comment consulter les données détaillées d'une demande à partir de l'écran Aperçu mensuel? Pour les demandes approuvées/refusées Cliquez sur l'icône d'information à côté de la demande dont vous voulez consulter les détails. Une fenêtre comprenant les données détaillées concernant la demande s'ouvre. XTremisWeb Employé - Module de base 19

20 Pour les demandes ayant le statut en cours Pour les demandes qui n'ont pas encore été approuvées/refusées par votre superviseur, vous pouvez consulter les données détaillées de deux manières dans votre Aperçu mensuel : Cliquez sur l'icône d'information à côté de la demande dont vous voulez voir les détails. XTremisWeb Employé - Module de base 20

21 Une fenêtre comprenant les données détaillées concernant la demande s'ouvre. Cliquez sur le point d'interrogation à côté de la demande dont vous voulez voir les détails. Une fenêtre comprenant les données détaillées concernant la demande s'ouvre. Dans cette fenêtre de détails, vous pouvez également encore annuler la demande. XTremisWeb Employé - Module de base 21

22 11. Fermer une fenêtre détaillée à côté d'une demande Vous pouvez fermer une demande que vous avez consultée (à partir de votre Page d'accueil ou de l'écran Aperçu mensuel en utilisant le lien Fermer la fenêtre. 12. Consulter vos données personnelles Votre service du personnel va conserver, pour chaque employé, certaines données personnelles dans le système. Si vous en avez les droits nécessaires, vous pouvez consulter vos données personnelles dans l'application web Où consulter vos données personnelles? Vous pouvez consulter vos données personnelles dans l'écran Mes données Mes données. XTremisWeb Employé - Module de base 22

23 12.2 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un utilisateur puisse voir ses données personnelles, l'objet de sécurité Employé : menu et écran 'Mes données' (8009) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. 13. Modifier votre mot de passe Vous pouvez modifier le mot de passe qui vous a été attribué par le gestionnaire du système pour vous vous connecter dans l'application web en un mot de passe au choix Où modifier votre mot de passe? Vous pouvez modifier votre mot de passe dans l'écran Mes données Modifier le mot de passe Comment modifier votre mot de passe? 1. Introduisez votre mot de passe actuel dans le champ Vieux mot de passe. 2. Introduisez votre nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe. 3. Introduisez une nouvelle fois votre nouveau mot de passe dans le champ Veuillez confirmer le nouveau mot de passe. 4. Cliquez sur OK. Vous avez maintenant modifié votre mot de passe. La prochaine fois que vous vous connecterez à l'application web, vous devez introduire ce nouveau mot de passe Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un utilisateur puisse modifier son mot de passe, l'objet de sécurité Employé : gestion de son propre mot de passe (8004) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. XTremisWeb Employé - Module de base 23

24 14. Définir vos préférences utilisateurs En tant qu'utilisateur, vous pouvez définir votre paramétrage standard personnel pour votre application web. Ces paramètres ont principalement trait à la visualisation. Vous pouvez, par exemple, choisir une certaine feuille de style pour votre page web, le format dans lequel les dates sont affichées dans l'application web, etc. Si vous avez également d'autres rôles utilisateurs que celui d employé, vous pourrez mettre en place plusieurs préférences utilisateurs. Remarque : Dans l'écran IUG Préférences utilisateurs, vous pouvez, pour ces préférences utilisateurs, mettre en place une valeur standard qui est valable pour toutes les nouvelles personnes de votre entreprise. Si vous souhaitez mettre en place une valeur différente de la valeur standard pour les personnes qui appartiennent à une certaine catégorie de rôles utilisateurs, vous pouvez aussi le faire via cet écran. Pour plus d'informations, veuillez consulter le manuel Préférences utilisateurs Où définir vos préférences utilisateurs? Vos préférences utilisateurs générales peuvent être définis dans l'écran Mes données Préférences utilisateurs - Générales. Vos préférences utilisateurs pour votre Aperçu mensuel peuvent être mises en place dans l'écran Mes données Préférences utilisateurs Aperçu mensuel. XTremisWeb Employé - Module de base 24

25 14.2 Comment définir vos préférences utilisateurs générales pour le web? Utilisateurs ayant seulement un rôle d employé 1. Dans Format date, choisissez dans quel format les dates doivent être affichées dans le web. Dans DD/MM/YYYY, les dates sont affichées comme Jour-Mois-Année, soit le 31 décembre 2003 devient 31/12/2003. Dans MM/DD/YYYY, les dates sont affichées comme Mois-Jour-Année, soit le 31 décembre 2003 devient 12/31/ Choisissez dans Feuille de style la 'feuille de style' souhaitée pour vos pages web. La feuille de style détermine comment sont affichées vos pages web ; en choisissant une autre feuille de style, vos pages web s'afficheront autrement (ex. autre couleur, autre type de caractères, autre grandeur de caractères). Le contenu reste le même. 3. Choisissez dans Recalculer si le système, après avoir effectué une certaine action dans le web, doit directement effectuer le recalcul. Si vous choisissez Ne pas recalculer, les résultats ne seront calculés que quand le système effectuera le recalcul planifié (ex. tous les midis ou tous les soirs) ou quand le superviseur effectue manuellement un recalcul intermédiaire. Si vous choisissez Recalculer la période corrigée, les résultats ne seront recalculés que pour la période dans laquelle vous avez effectué une action. Si vous choisissez Recalculer jusqu'aujourd'hui, les résultats seront recalculés pour la période dans laquelle vous avez effectué une action et jusqu'à aujourd'hui. 4. Choisissez dans Ecran web initial quel écran sera affiché immédiatement après la connexion. Par défaut, c est la Page d Accueil qui sera affichée, mais vous pouvez également sélectionner un autre écran. Par exemple : Si vous choisissez l écran Aperçu mensuel vous verrez l Aperçu mensuel après connexion. Evidemment, la liste de choix se limite aux écrans que vous pouvez ouvrir. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les nouvelles préférences utilisateurs. XTremisWeb Employé - Module de base 25

26 Utilisateurs avec plusieurs rôles utilisateurs 1. Dans Format date, choisissez dans quel format les dates doivent être affichées dans le web. Dans DD/MM/YYYY, les dates sont affichées comme Jour-Mois-Année, soit le 31 décembre 2003 devient 31/12/2003. Dans MM/DD/YYYY, les dates sont affichées comme Mois-Jour-Année, soit le 31 décembre 2003 devient 12/31/ Choisissez dans l'écran Feuille de style Choisissez votre menu la feuille de style pour l'écran intermédiaire dans lequel vous pouvez choisir un rôle utilisateur pour vous vous connecter avec celui-ci. Cette feuille de style détermine comment l'écran intermédiaire sera affiché : en choisissant une autre feuille de style, votre écran intermédiaire s'affichera (ex. autre couleur, autre type de caractères, autre grandeur de caractères). Le contenu reste le même. Un exemple de l'écran Choisissez votre menu': 3. Choisissez dans Feuille de style la 'feuille de style' souhaitée pour vos pages web. La feuille de style détermine comment sont affichées vos pages web ; en choisissant une autre feuille de style, vos pages web s'afficheront autrement (ex. autre couleur, autre type de caractères, autre grandeur de caractères). Le contenu reste le même. 4. Choisissez dans Recalculer si le système, après avoir effectué une certaine action dans le web, doit directement effectuer le recalcul. Si vous choisissez Ne pas recalculer, les résultats ne seront calculés que quand le système effectuera le recalcul planifié (ex. tous les midis ou tous les soirs) ou quand le superviseur effectue manuellement un recalcul intermédiaire. Si vous choisissez Recalculer la période corrigée, les résultats ne seront recalculés que pour la période dans laquelle vous avez effectué une action. Si vous choisissez Recalculer jusqu'aujourd'hui, les résultats seront recalculés pour la période dans laquelle vous avez effectué une action et jusqu'à aujourd'hui. XTremisWeb Employé - Module de base 26

27 5. Choisissez dans Ecran web initial quel écran sera affiché immédiatement après la connexion. Par défaut, c est la Page d Accueil qui sera affichée, mais vous pouvez également sélectionner un autre écran. Par exemple : Si vous choisissez l écran Aperçu mensuel vous verrez l Aperçu mensuel après connexion. Evidemment, la liste de choix se limite aux écrans que vous pouvez ouvrir. 6. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les nouvelles préférences utilisateurs Comment définir vos préférences utilisateurs pour l écran Aperçu mensuel? Choisissez dans Aperçu détaillé des totaux : Triage comment vous voulez sorter les données détaillées des compteurs : date la plus ancienne en haut: la valeur initiale (au début d une période) du compteur est affichée en haut et le solde final en bas ; date la plus récente en haut: le solde final (à la fin d une période) est affichée en haut et la valeur initiale en bas Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un utilisateur puisse définir ses préférences utilisateurs, l'objet de sécurité Préférences utilisateurs (8172) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. 15. Consulter vos pointages L'application web vous offre la possibilité de consulter d'une manière très pratique vos pointages sur base hebdomadaire. A partir de l'écran Pointages, vous pouvez aussi effectuer toute une série d'actions. Pour plus d'informations, voir Demander un pointage à la page 30 ; Annuler une demande de pointage à la page 33 ; Demander une modification de pointage à la page 35 ; Annuler une demande de modification de pointage à la page 39 ; Demander la suppression d'un pointage à la page 41; Annuler une demande de suppression de code à la page 65 ; Imprimer un aperçu de vos pointages à la page 47. XTremisWeb Employé - Module de base 27

28 15.1 Où et comment consulter vos pointages? Vous pouvez consulter vos pointages journaliers dans l'écran Pointages. Vous voyez quels pointages vous avez successivement effectués pour un certain jour. Les pointages (oubliés) que vous avez demandés au superviseur sont aussi affichés ici. XTremisWeb Employé - Module de base 28

29 Barre de navigation : afficher semaine précédente afficher semaine suivante afficher semaine en cours Semaine qui est actuellement affichée dans l écran Pointages. En standard, c est toujours la semaine en cours. Vous pouvez choisir une autre semaine via les menus de choix Semaine et Année ou via la barre de navigation. Les jours de week-end sont affichés autrement que les jours de semaine : les jours de week-end ont un arrière-plan foncé. Dans Date vous voyez la date où un certain pointage a été effectué. Dans Heure, vous voyez à quelle heure du jour le pointage a été effectué. Si le pointage était fait sur un lecteur de badges, le caractère du pointage est normal. Un pointage qui s ensuit d une demande ou d une correction est affiché en gras. Dans Sens, vous voyez s il s agit d un pointage ENTREE ou SORTIE. Quand vous avez effectué une certaine action concernant les pointages (demande de pointage, demande de modification de pointage, demande de suppression de pointage, annulation d'une demande), le statut de cette action est affiché dans la colonne Statut. Dans Action, vous voyez les actions que vous pouvez encore effectuer sur un certain pointage ou demande de pointage. Vous pouvez faire modifier ou effacer des pointages. Vous ne pouvez plus qu'annuler une demande (demande de pointage, demande de modification ou de suppression de pointage). Dans Touche de fonction, vous voyez si une certaine touche de fonction a éventuellement été utilisée. Ex déplacement. XTremisWeb Employé - Module de base 29

30 15.2 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour pouvoir voir l'écran Pointages, l'objet de sécurité Employé : menu et écran Pointages (8005) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. 16. Demander un pointage Si, à un certain moment, vous avez oublié de pointer, vous pouvez demander, via l'application web, le pointage oublié à votre superviseur. Quand vous avez demandé un pointage, votre superviseur pourra voir cette demande dans son écran d'accueil et l'approuver ou la refuser. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Pointages. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil Où demander un pointage? Vous pouvez demander des pointages dans l'écran Pointages Comment demander un pointage? 1. Cliquez dans la colonne Date sur le jour (lien) pour lequel vous voulez demander un pointage. Dans cet exemple, l employé Jean-Pierre Fremont a oublié de pointer le 24/02/2006 à 12h30. Il va donc demander un pointage ENTREE. XTremisWeb Employé - Module de base 30

31 La fenêtre Pointage souhaité s'ouvre et vous pouvez introduire les détails du pointage que vous voulez demander. 2. Indiquez dans Date le jour où vous avez oublié de pointer. 3. Indiquez dans Heure à quelle heure vous avez oublié de pointer ce jour là. 4. Choisissez dans Sens si vous avez oublié de pointer ENTREE ou SORTIE. 5. Choisissez dans Touche de fonction avec quelle touche de fonction vous auriez voulu pointer. 6. Tapez dans Commentaire le commentaire éventuel que votre superviseur pourra voir lorsqu'il traitera votre demande de pointage. Si le gestionnaire du système en a décidé ainsi, il y aura une liste de choix des commentaires prédéfinis dans laquelle vous pourrez faire votre choix. 7. Cliquez sur OK pour effectuer la demande. Dans le champ Statut, vous voyez maintenant la mention en cours. La seule action que vous pouvez encore effectuer sur ce pointage (demande) est de l'annuler. Remarque : XTremisWeb Employé - Module de base 31

32 Au moment de votre demande, les sens des pointages sont encore erronés. Les sens ne seront rétablis que quand votre superviseur aura approuvé/refusé la demande. Votre superviseur pourra voir cette demande dans son écran d'accueil et la traiter. Dans votre propre écran d'accueil, le message concernant la demande apparaîtra. Quand votre superviseur a approuvé la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Approuvée. Le pointage demandé est aussi repris dans votre écran Pointages avec le statut Approuvée. Quand votre superviseur a refusé la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Refusée. Le pointage demandé aura alors disparu de votre écran Pointages. XTremisWeb Employé - Module de base 32

33 16.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des pointages, l'objet de sécurité Employé : demander des pointages (8000) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les pointages. Dans cette procédure pour les pointages, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander un pointage. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. Pour qu un employé puisse choisir un commentaire prédéfini dans la fenêtre Pointage souhaité, le gestionnaire du système doit définir ce commentaire dans l écran Procédures / onglet Divers / sousonglet Commentaires. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 17. Annuler une demande de pointage Vous pouvez encore annuler un pointage que vous avez demandé et qui n'a pas encore été approuvé/refusé par votre superviseur (pointage avec statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur. XTremisWeb Employé - Module de base 33

34 17.1 Où annuler une demande de pointage? Vous pouvez annuler les demandes de pointages dans l'écran Pointages ou à partir de la fenêtre détaillée à côté de la mention concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de pointage à partir de l'écran Pointages? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de pointage que vous voulez annuler. Les détails de la demande sont affichés dans une fenêtre secondaire. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est immédiatement et définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation. XTremisWeb Employé - Module de base 34

35 17.3 Comment annuler une demande de pointage à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de pointage que vous voulez annuler. Les détails de la demande sont affichés dans une fenêtre secondaire. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est immédiatement et définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (et annuler) des pointages, l'objet de sécurité Employé : demander des pointages (8000) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les pointages. Dans cette procédure pour les pointages, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander une annulation de pointage. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 18. Demander une modification de pointage Si, pour une raison ou l'autre, le pointage n'est pas correct (parce que vous avez par ex. pointé accidentellement ou parce que vous avez utilisé une touche de fonction erronée), vous pouvez demander à votre superviseur une modification de pointage. Quand vous avez introduit cette demande de modification de pointage, votre superviseur pourra voir cette demande dans son écran d'accueil et l'approuver ou la refuser. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Pointages. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil. XTremisWeb Employé - Module de base 35

36 18.1 Où demander une modification de pointage? Vous pouvez demander une modification de pointages dans l'écran Pointages Comment demander une modification de pointage? Dans notre exemple, l employé Jean-Pierre Fremont a déjà pointé en SORTIE le 24/02/2006 à 17h04 alors qu'il n'est parti qu une heure plus tard. Il va donc demander une modification de ce pointage. 1. Cliquez dans la colonne Action sur le lien Modifier à côté du pointage que vous voulez faire corriger. La fenêtre Demande de modifier un pointage s'ouvre. La partie de fenêtre Pointage original affiche les données actuelles du pointage choisi. Dans la partie de fenêtre Pointage souhaité, vous pouvez adapter les données erronées. XTremisWeb Employé - Module de base 36

37 2. Adaptez les données nécessaires. 3. Cliquez sur OK pour effectuer la demande. Dans le champ Statut, vous voyez maintenant la mention en cours. La seule action que vous pouvez encore effectuer sur cette demande de modification de pointage est de l'annuler. Votre superviseur pourra voir cette demande dans son écran d'accueil et la traiter. Dans votre propre écran d'accueil, le message concernant la demande apparaîtra. Quand votre superviseur a approuvé la demande de modification, le message sur votre écran d'accueil a le statut Approuvée. Le pointage demandé est aussi repris dans votre écran Pointages avec le statut Approuvée. Le pointage originel n'est plus affiché. XTremisWeb Employé - Module de base 37

38 Quand votre superviseur a refusé la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Refusée. Le pointage originel reste simplement dans votre écran Pointages. XTremisWeb Employé - Module de base 38

39 18.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des modifications de pointages, l'objet de sécurité Employé : demander des pointages (8000) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les pointages. Dans cette procédure pour les pointages, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander une modification pointage. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. Pour qu un employé puisse choisir un commentaire prédéfini dans la fenêtre Demande de modifier un pointage, partie d'écran Pointage souhaité, le gestionnaire du système doit définir ce commentaire dans l écran Procédures / onglet Divers / sous-onglet Commentaires. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 19. Annuler une demande de modification de pointage Vous pouvez encore annuler une modification de pointage que vous avez demandée et qui n'a pas encore été approuvée/refusée par votre superviseur (statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur Où annuler une demande de modification de pointage? Vous pouvez annuler les demandes de pointages dans l'écran Pointages ou à partir de la fenêtre détaillée à côté de la mention concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de modification de pointage à partir de l'écran Pointages? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de modification de pointage que vous voulez annuler. Les détails du pointage originel et du pointage souhaité sont affichés dans une fenêtre. XTremisWeb Employé - Module de base 39

40 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est immédiatement et définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation 19.3 Comment annuler une demande de modification de pointage à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de modification de pointage que vous voulez annuler. Les détails du pointage originel et du pointage souhaité sont affichés dans une fenêtre. XTremisWeb Employé - Module de base 40

41 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est immédiatement et définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (et annuler) des modifications de pointages, l'objet de sécurité Employé : demander des pointages (8000) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les pointages. Dans cette procédure pour les pointages, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande de modification de pointage. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 20. Demander la suppression d'un pointage Si nécessaire par exemple, si vous avez pointé par erreur vous pouvez encore faire supprimer des pointages. Vous devez introduire auprès de votre superviseur une demande de suppression d'un certain pointage. Quand vous avez introduit cette demande de suppression de pointage, votre superviseur pourra voir cette demande dans son écran d'accueil et l'approuver ou la refuser. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Pointages. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil Où demander une suppression de pointage? Vous pouvez demander une suppression de pointages dans l'écran Pointages. XTremisWeb Employé - Module de base 41

42 20.2 Comment demander une suppression de pointage? Dans notre exemple, l employé Jean-Pierre Fremont a déjà pointé le 24/02/2006 au début de sa pause de midi, à 12h00. Dix minutes après, il ne sait plus s'il a déjà pointé et pointe à nouveau. Son pointage suivant en fin de pause de midi devient un pointage SORTIE alors qu'il recommence à travailler. Par après, il voit son erreur dans l'écran Pointages et effectue une demande de suppression du pointage de 12h10. De ce fait, le sens de ses pointages sera aussi corrigé. 1. Cliquez dans la colonne Action sur le lien Effacer à côté du pointage que vous voulez faire supprimer. La fenêtre Pointage original affiche les données actuelles du pointage que vous voulez effacer. XTremisWeb Employé - Module de base 42

43 2. Tapez dans Commentaire le commentaire éventuel que votre superviseur pourra voir lorsqu'il traitera votre demande de suppression. Si le gestionnaire du système en a décidé ainsi, il y aura une liste de choix des commentaires prédéfinis dans laquelle vous pourrez faire votre choix. 3. Cliquez sur OK pour effectuer la demande. Dans le champ Statut, vous voyez maintenant la mention en cours. La seule action que vous pouvez encore effectuer sur cette demande de suppression de pointage est de l'annuler. Votre superviseur pourra voir cette demande dans son écran d'accueil et la traiter. Dans votre propre écran d'accueil, le message concernant la demande apparaîtra. XTremisWeb Employé - Module de base 43

44 Quand votre superviseur a approuvé la demande de suppression, le message sur votre écran d'accueil a le statut Approuvée. Le pointage a disparu de votre écran Pointages. Quand votre superviseur a refusé la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Refusée. Le pointage reste simplement dans votre écran Pointages. XTremisWeb Employé - Module de base 44

45 20.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des suppressions de pointages, l'objet de sécurité Employé : demander des pointages (8000) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les pointages. Dans cette procédure pour les pointages, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander une suppression de pointage. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. Pour qu un employé puisse choisir un commentaire prédéfini dans la fenêtre Pointage original, le gestionnaire du système doit définir ce commentaire dans l écran Procédures / onglet Divers / sousonglet Commentaires. Voir le manuel Procédures pour plus d informations 21. Annuler une demande de suppression de pointage Vous pouvez encore annuler une suppression de pointage que vous avez demandée et qui n'a pas encore été approuvée/refusée par votre superviseur (statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur Où annuler une demande de suppression de pointage? Vous pouvez annuler les demandes de pointages dans l'écran Pointages ou à partir de la fenêtre détaillée à côté de la mention concernant la demande dans l'écran d'accueil. XTremisWeb Employé - Module de base 45

46 21.2 Comment annuler une demande de suppression de pointage à partir de l'écran Pointages? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de suppression de pointage que vous voulez annuler. Les détails du pointage que vous voulez effacer sont affichés. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est immédiatement et définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Comment annuler une demande de suppression de pointage à partir de votre Page d'accueil? XTremisWeb Employé - Module de base 46

47 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de suppression de pointage que vous voulez annuler. Les détails du pointage que vous voulez effacer sont affichés. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est immédiatement et définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (et annuler) une suppression de pointages, l'objet de sécurité Employé : demander des pointages (8000) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les pointages. Dans cette procédure pour les pointages, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande de suppression de pointage. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 22. Imprimer un aperçu de vos pointages Si vous souhaitez obtenir un aperçu de vos pointages sur papier, vous pouvez faire générer et imprimer un aperçu de vos pointages sur une certaine période en format pdf et l imprimer. La période de pointage est librement définissable. XTremisWeb Employé - Module de base 47

48 22.1 Où imprimer un aperçu de vos pointages? Vous pouvez imprimer un aperçu de vos pointages à partir de l écran Pointages Comment imprimer un aperçu de vos pointages? 1. Cliquez sur l icône d impression en haut de l écran Pointages. Une fenêtre où vous pouvez choisir la période de l aperçu des pointages s ouvre. En standard, c est la semaine actuellement affichée dans l écran Pointages qui est paramétrée. XTremisWeb Employé - Module de base 48

49 2. Cliquez sur Créer. L aperçu apparaît en format pdf à l écran. Si vous le souhaitez, le fichier pdf peut être imprimé Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse imprimer un aperçu de ses pointages, l'objet de sécurité Employé : Imprimer l écran 'Pointages' (8002) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l employé. Pour pouvoir afficher l aperçu en format pdf, l application Adobe Acrobat Reader doit être installée. Dans Adobe Acrobat Reader, l option Afficher PDF dans le navigateur ne doit pas être sélectionnée. 23. Consulter l'aperçu mensuel avec les présences et absences Dans l écran Aperçu mensuel, vous pouvez voir quels jours vous étiez présent ou absent et quels jours dans le futur vous êtes attendu pour venir travailler. Les différentes icônes vous indiquent la différence entre jours ouvrables et non ouvrables. L aperçu mensuel contient également d autres données importantes telles que : L horaire journalier planifié ; XTremisWeb Employé - Module de base 49

50 Les codes que vous avez demandés ou que votre superviseur / le service du personnel a introduits pour vous (maladie, congé, chèques repas, indemnité, etc.) ; Les corrections d horaire journalier que vous avez demandées ou que votre superviseur / le service du personnel a introduites ; Les échanges d horaire journalier personnels que vous avez demandés ou que votre superviseur / le service du personnel a introduits ; Un certain nombre de soldes (état de divers totaux, ex. nombre de jours de congé restants, nombre de jours de maladie, nombre de chèques repas attribués, etc.). A partir de l écran Aperçu mensuel, vous pouvez effectuer différentes actions. Pour plus d informations voir Demander un code ; Annuler une demande de code ; Demander la suppression d'un code ; Annuler une demande de suppression de code ; Consulter les totaux et données détaillées des totaux ; Imprimer les données détaillées des totaux ; Demander une correction d'horaire journalier ; Annuler une demande de correction d'horaire journalier ; Demander la suppression d'une correction d'horaire journalier ; Annuler une suppression de correction d'horaire journalier demandée ; Demander un échange d'horaire journalier personnel ; Annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel ; Demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel ; Annuler une suppression d échange d'horaire journalier personnel demandée ; Imprimer l'aperçu mensuel Comment consulter l'aperçu mensuel? XTremisWeb Employé - Module de base 50

51 Barre de navigation : afficher mois précédent afficher mois suivant afficher mois en cours Mois et année affichés actuellement dans l écran Aperçu mensuel. En standard, il s agit toujours du mois et de l année en cours. Vous pouvez choisir un autre mois / une autre année à l aide de la barre de navigation ou via les listes de choix avec les mois et les années. Le jour en cours a une autre couleur d arrière-plan. Nom de l employé duquel l aperçu mensuel est actuellement affiché. Soldes disponibles (compteurs) Demande de suppression. En cliquant sur l'icône, vous obtenez une fenêtre détaillée où vous pouvez approuver ou refuser la demande. Demande optimiste. Une correction est effectuée dès la demande (avant même que la demande soit approuvée). En cliquant sur l'icône, vous obtenez une fenêtre détaillée où vous pouvez approuver ou refuser Pour les jours qui tombent dans la demande. le mois précédent ou suivant, le Demande normale. Une correction ne sera numéro du jour et l abréviation effectuée qu'au moment où la demande est approuvée. de l horaire journalier ont une En cliquant sur l'icône, vous obtenez une fenêtre autre couleur. Une détaillée où vous pouvez approuver ou refuser la différenciation visuelle entre ces demande. jours et les jours appartenant Remarque : Si votre gestionnaire du système n'a pas effectivement au mois en cours établi de différence visuelle entre les demandes est faite. normales et optimistes, le point d'interrogation vert indique tant les demandes optimistes que les normales. Demande de création refusée. Si vous avez Légende des icônes qui indiquent introduit une demande de création qui a été refusée par les présences et absences votre superviseur, le code demandé est affiché avec (attendues) de l'utilisateur. cette icône. Demande de suppression refusée. Si vous avez L employé est attendu une introduit une demande de suppression qui a été refusée journée complète. par votre superviseur, le code que vous vouliez L employé n'est attendu supprimer est affiché avec cette icône. qu'une partie de la journée. Information complémentaire sans L employé n'est pas attendu commentaire de l employé au superviseur. Cliquez sur suivant l'horaire journalier. l'icône pour consulter l'information dans une fenêtre L employé n'est pas attendu séparée. suivant un ou plusieurs codes (ex. Information complémentaire avec congé) commentaire de l employé au superviseur. Déplacez Jour libre (jour férié légal, jour la souris sur l'icône pour consulter le commentaire libre collectif) introduit. Cliquez sur l'icône pour consulter l'information dans une fenêtre séparée. XTremisWeb Employé - Module de base 51

52 Pour chaque jour du mois, vous voyez en standard, les données suivantes : Numéro du jour Icône d absence ou de présence Horaire journalier L icône de présence ou absence indique : Si vous étiez présent ou absent (passé) Si vous êtes attendu ou non (futur). La signification précise de l icône est expliquée par la légende. En glissant avec la souris sur l horaire journalier, vous obtenez les détails de celui-ci, soit : la description, le temps standard et les heures fictives : ce sont les moments où, normalement, on entre le matin, on fait la pause le midi et on quitte le soir. Ce sont les moments introduits par le service du personnel pour chaque horaire. Pour certains jours, l aperçu mensuel va contenir des codes : les codes qui ont été introduits par le service du personnel ou le superviseur (ex. maladie, congé) ou les codes que vous avez vous-même demandés (ex. congé, indemnité). En glissant avec la souris sur le code, vous en obtenez les données détaillées. Il se peut que un code ait un fond coloré. Dans ce cas, il appartient à un groupe de codes pour lequel une feuille de style a été définie. Tous les codes qui appartiennent à ce groupe de codes, ont le même style. On fera aussi une distinction dans la reproduction de l abréviation du code, dépendant du type de code : code normal: normal correction: en gras codes autorisés: en italique. XTremisWeb Employé - Module de base 52

53 Quand l horaire journalier est marqué différemment dans l Aperçu mensuel, c est qu il y a eu des actions effectuées concernant l horaire journalier : corrections d horaire journalier ou échanges d horaire journalier personnels que vous avez demandés ou que le superviseur / le service du personnel a introduits pour vous. Quand une correction d horaire journalier (demandée) a eu lieu, l horaire journalier d un certain jour est marqué en gras : c est le jour où l horaire journalier a été modifié : Lors d un échange d horaire journalier personnel (demandé), l horaire journalier est marqué pour les deux jours : les jours où les horaires journaliers ont été interchangés : 23.2 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse consulter son aperçu mensuel, l'objet de sécurité Employé : écran et menu Aperçu mensuel (8008) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Pour qu'un employé puisse consulter les heures fictives dans l horaire journalier, l'objet de sécurité Afficher les heures fictives dans l horaire journalier (8111) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. XTremisWeb Employé - Module de base 53

54 Pour éviter qu un superviseur ne voie les commentaires dans son aperçu mensuel, l objet de sécurité N afficher aucun commentaire auprès des codes, pointages, horaires journaliers,... (8080) peut être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l employé. Pour donner le même style à tous les codes d un certain groupe de codes, vous devez définir la feuille de style de ce groupe de codes. Vous pouvez faire ça dans l écran IUG Codes Totales sous l onglet Groupe de codes. Vous trouvez plus d informations sur la définition des feuilles de style dans le manuel Codes Totales. Le gestionnaire de l'application peut déterminer à l'aide de certains paramètres du système (écran IUG Paramètres dé l'entreprise) quels codes sont affichés à l'employé dans l'aperçu mensuel. Le paramètre du système XTremis NonWorkingResultCodeFilter indique le groupe de codes qui contient les codes d'absence qui doivent être utilisés dans l'écran web Aperçu Mensuel. Le paramètre du système XTremis WorkingResultCodeFilter indique le groupe de codes qui contient les codes 'travailler des jours de congé' qui doivent être utilisés dans l'écran web Aperçu Mensuel. 'Travailler des jours de congé' implique qu'on vient quand même travailler un jour non ouvrable. Le paramètre du système XTremis NormalResultCodeFilter indique le groupe de codes qui contient les codes 'neutres' qui doivent être affichés dans l'écran web Aperçu Mensuel. Des codes 'neutres' sont des codes qui n'influencent pas l'effectif du personnel. Le gestionnaire peut aussi appliquer une protection sur codes supplémentaire, si bien que certains codes soient uniquement visibles par les utilisateurs ayant le rôle utilisateur approprié. A cette fin la protection générale sur codes doit d'abord être activée (paramètre du système SecurityGroups - ResultCode mis à la valeur 1). En outre, le paramètre du système WebBase - SecurityRCsOnMonthOverview doit être mis à 1. En activant ce paramètre la protection générale sur codes est aussi appliquée à l'écran web l'aperçu mensuel : Dans l'écran IUG Codes/Totaux le gestionnaire de l'application détermine pour chaque code quels groupes de sécurité peuvent voir ce code. Si l'utilisateur n'a pas un groupe de sécurité dans son rôle utilisateur qui est lié à un certain code, il ne pourra pas voir ce code dans l'aperçu mensuel, même si ce code appartient à un groupe de codes qui est affiché dans l'aperçu mensuel suivant les paramètres de l'entreprise XTremis NonWorkingResultCodeFilter, XTremis WorkingResultCodeFilter et XTremis - NormalResultCodeFilter. En outre, il y a quelques quelques paramètres du système généraux qui doivent être mis en place pour le web (p.ex. pour faire une différence visuelle entre les demandes optimistes et les autres). De plus il existe certains paramètres du système spécifiques pour l écran Aperçu mensuel qui peuvent être mis en place (ex. pour déterminer les totaux qui doivent être affichés dans l Aperçu mensuel, quelles données de la demande la fenêtre pop-up va contenir). Dans l'onglet XTremisWeb de l'écran Paramètres de l'entreprise, les paramètres du système pour l'application web de XTremis les plus importants peuvent être fixés d'une manière très conviviale. Les paramètres du système qui sont ici montrés se trouvent également dans l'onglet Paramètres du système. Quel que soit l'endroit où on fixe le paramètre du système, les modifications seront reprises dans les deux onglets. Voir manuel Paramètres de l entreprise pour plus d informations sur les paramètres du système. 24. Demander un code En tant qu employé, vous pouvez, via le web, introduire vous-même une demande pour certains codes. De cette manière, vous pouvez, par exemple, demander congé à votre superviseur. D'autres exemples de codes sont : chèques repas, indemnités, visite chez le docteur. Les codes que vous pouvez demander sont fonction des paramètres de votre entreprise. Quand vous avez introduit cette demande de code, votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil. XTremisWeb Employé - Module de base 54

55 24.1 Où demander un code? Vous pouvez demander des codes dans l'écran Aperçu mensuel Comment demander un code? 1. Cliquez sur la date (hyperlien) pour laquelle vous souhaitez demander un code. Si vous ne pouvez introduire que des codes d absence, vous ne verrez dans ce cas que la fenêtre d introduction de cette sorte de codes. Dans ce cas, passez directement à l étape 3. Si vous pouvez introduire plusieurs types de codes, vous obtiendrez un écran intermédiaire où vous devrez d abord choisir le type. L écran intermédiaire peut ressembler à celui-ci : 2. Choisissez le type de code souhaité. Si vous voulez, par exemple, demander un congé, cliquez sur Absence. La fenêtre d introduction correspondante est ouverte: XTremisWeb Employé - Module de base 55

56 3. Indiquez dans Période la période exacte pour laquelle vous voulez demander le code. Vous pouvez utiliser le même code pour plusieurs jours successifs. Si vous choisissez une période composée de plusieurs jours (vous demandez congé pour 4 jours successifs), le code est ajouté pour chacun des jours choisis dans l'écran Aperçu mensuel. Remarque : Il est possible que vous ne puissiez introduire un code que pour un seul jour au lieu d une période de plusieurs jours. Cela dépend des paramètres que le gestionnaire du système a mis en place dans votre entreprise. 4. Choisissez dans Code le code que vous voulez demander. 5. Choisissez dans Durée pour quelle partie de la journée la code d absence doit être introduit pendant la période : Le jour ouvrable entier, La première partie du jour, La deuxième partie du jour, Pendant une certaine partie limitée du jour (Heures de... à - ex. de 14:00 à 16:00h.), Un certain nombre d heures dans le jour (Heures ex. vous demandez 3 heures un certain jour. Vous introduisez ceci comme suit : 03:00). Remarque : Les options Durée que vous voyez ici dépendent des paramètres introduits par le gestionnaire du système pour votre entreprise. XTremisWeb Employé - Module de base 56

57 6. Introduisez dans le champ Commentaire un commentaire éventuel que le superviseur pourra voir quand il traitera votre demande. Si le gestionnaire en a décidé ainsi, il y aura une liste de choix des commentaires prédéfinis dans laquelle vous pourrez faire votre choix. 7. Cliquez sur OK pour introduire le code et fermer la fenêtre d introduction ou sur Suivant pour directement introduire une nouvelle demande. Votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Codes. Vous pouvez aussi voir la demande dans votre Aperçu mensuel. Remarque : Comme il s agit d un code d absence, l introduction a une influence sur l icône de présence/absence. XTremisWeb Employé - Module de base 57

58 Quand votre superviseur a approuvé la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Approuvée. Le code demandé est aussi repris dans votre Aperçu mensuel avec le statut Approuvée. Si votre superviseur a refusé la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Refusée. Le code demandé est repris dans votre Aperçu mensuel avec le statut Refusée. (avec l'icône ). XTremisWeb Employé - Module de base 58

59 24.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des codes, l'objet de sécurité Employé : demander des codes (8001) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Les codes que vous pouvez demander en tant qu employé doivent être définis dans l'écran IUG Codes/Totaux. Voir le manuel Codes/Totaux pour plus d'informations. De plus, les groupes de codes nécessaires doivent être créés : groupe de codes pour les codes 'non-ouvrables' (celui-ci contient les codes qui influencent l'icône d'absence comme les codes de congé par exemple), groupe de codes pour les codes 'neutres' (celui-ci contient les codes qui n'influencent pas l'icône d'absence comme codes pour frais, chèques repas). Pour afficher les codes dans le web, certains paramètres généraux du système doivent être mis en place pour le web. Ainsi, il faut choisir le groupe de codes qui contient les codes qui seront affichés dans le web. Voir le manuel Paramètres de l entreprise pour plus d'informations. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les codes. Dans cette procédure pour les codes, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander un code. Le groupe de demandes auquel le code appartient doit aussi être choisi dans l'écran IUG Procédures. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. Pour qu un employé puisse choisir un commentaire prédéfini dans la fenêtre d introduction, le gestionnaire du système doit définir ce commentaire dans l écran Procédures / onglet Divers / sousonglet Commentaires. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 25. Annuler une demande de code Vous pouvez encore annuler un code que vous avez demandé et qui n'a pas encore été approuvé/refusé par votre superviseur (code avec statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur. Remarque : XTremisWeb Employé - Module de base 59

60 Vous ne pouvez pas annuler une partie d'une demande. Si vous avez demandé un code pour plusieurs jours successifs, vous annulerez toujours la période complète. Il n'est donc pas possible, par exemple, de n'annuler qu'un seul jour de congé dans une semaine Où annuler une demande de code? Vous pouvez annuler une demande de code dans l'écran Aperçu mensuel ou à partir de la fenêtre détaillée concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de code à partir de l'aperçu mensuel? 1. Cliquez sur le point d'interrogation à côté de la demande de code que vous voulez annuler. Une fenêtre détaillée avec les données concernant la demande apparaît : XTremisWeb Employé - Module de base 60

61 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Comment annuler une demande de code à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de code que vous souhaitez annuler. Les détails de la demande sont affichés dans une fenêtre séparée. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (et annuler) des codes, l'objet de sécurité Employé : demander des codes (8001) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les codes. Dans cette procédure pour les codes, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande de code. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. XTremisWeb Employé - Module de base 61

62 26. Demander la suppression d'un code Vous pouvez encore faire effacer un code approuvé en introduisant auprès de votre superviseur une demande de suppression. Vous pouvez aussi partiellement faire effacer un code qui court sur une plus longue période : ainsi, vous pouvez, par exemple, faire effacer un jour d'une semaine entière de congé approuvée. Quand vous avez introduit cette demande de code, votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Codes. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil Où demander la suppression d'un code? Vous pouvez introduire une demande de suppression d'un code approuvé dans l'écran Aperçu mensuel Comment demander la suppression d'un code? Dans notre exemple, l employé Frédéric Bernard a introduit une demande de congé du 4 au 6 avril 2007 inclus. Cette demande de congé a été, entre-temps, approuvée par son superviseur. Frédéric se ravise et souhaite quand même venir travailler le 4 avril. Il va donc introduire une demande de suppression du code congé approuvé du 4 avril. 1. Cliquez sur le code que vous voulez faire supprimer. La fenêtre Demande du suppression du code est ouverte. XTremisWeb Employé - Module de base 62

63 2. Introduisez dans Période quand vous voulez faire effacer le code. En standard, il s agit de la période complète pour laquelle le code introduit a été approuvé, mais vous pouvez limiter cette période. Vous devez, bien entendu, choisir une période incluse dans la période pour laquelle le code a été approuvé. Dans notre exemple, nous choisissons le 4 avril 2007, en d'autres mots la période du 04/04/2007 au 04/04/ Introduisez dans le champ Commentaire un commentaire éventuel que le superviseur pourra voir quand il traitera votre demande. 4. Cliquez sur OK pour effectuer la demande. Dans l'aperçu mensuel, le code du 04/04/2007 est maintenant affiché avec un point d'interrogation rouge demande de suppression. Remarque : Comme il s agit d un code d absence, la demande de suppression peut avoir une influence sur l icône de présence/absence. Votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra. XTremisWeb Employé - Module de base 63

64 La seule action que vous pouvez encore effectuer sur cette demande de suppression de code est l'annulation. Si votre superviseur approuve la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Approuvée. Le code est effacé de votre Aperçu mensuel. Dans le cas d'un code de congé, l'icône de présence/absence est définitivement modifiée. Dans notre exemple, l employé Frédéric Bernard sera donc attendu pour travailler toute la journée le 04/04/2006. Si votre superviseur refuse la demande, le message sur votre écran d'accueil a le statut Refusée. Le code originel reste affiché dans votre Aperçu mensuel. De plus, la demande de suppression refusée reste également visible avec une croix blanche sur fond rouge afin que vous puissiez conserver l'historique des demandes de suppression que vous avez déjà introduites. De cette manière, on évite qu un employé oublie à un certain moment qu il a fait une demande de suppression de code et qu il introduise (à tort) à nouveau la même demande. Vous pouvez, tant pour les demandes de code approuvées que refusées, consulter les détails en cliquant sur l'icône d'information. Dans notre exemple, il y a quand même un jour XTremisWeb Employé - Module de base 64

65 de congé planifié pour l employé Frédéric Bernard le 04/04/2006. L'icône de présence/absence indique donc un jour complet d'absence Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des suppressions de codes, l'objet de sécurité Employé : demander des codes (8001) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les codes. Dans cette procédure pour les codes, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander la suppression d'un code. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 27. Annuler une demande de suppression de code Vous pouvez encore annuler une suppression de code que vous avez demandée et qui n'a pas encore été approuvée/refusée par votre superviseur (statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur Où annuler une demande de suppression de code? Vous pouvez annuler une demande de suppression de code dans l'écran Aperçu mensuel ou à partir de la fenêtre détaillée concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de suppression de code à partir de l'aperçu mensuel? XTremisWeb Employé - Module de base 65

66 1. Cliquez sur le point d'interrogation à côté de la demande de suppression de code que vous voulez annuler. Une fenêtre détaillée avec les données concernant la demande de suppression apparaît : 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation. Dans votre Aperçu mensuel, le point d'interrogation rouge a disparu. XTremisWeb Employé - Module de base 66

67 27.3 Comment annuler une demande de suppression de code à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de suppression de code que vous souhaitez annuler. Les détails de la demande de suppression sont affichés dans une fenêtre séparée. XTremisWeb Employé - Module de base 67

68 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. La demande est définitivement supprimée du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation. Dans votre Aperçu mensuel, le point d'interrogation rouge a disparu Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (annuler) des suppressions de codes, l'objet de sécurité Employé : demander des codes (8001) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l'utilisateur. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les codes. Dans cette procédure pour les codes, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut demander la suppression d'un code. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 28. Consulter les totaux et données détaillées des totaux Dans l Aperçu mensuel l état de certains totaux (soldes) est affiché. Vous pouvez consulter les données détaillées des totaux affichés. Remarque : L ordre dans lequel ces totaux sont affichés est fixé par votre gestionnaire du système. Les totaux affichés sont regroupés par périodicité. Les totaux ayant la même périodicité sont affichés dans un même groupe (totaux mensuels dans les totaux mensuels, totaux annuels dans les totaux annuels, etc.). La période du solde est à chaque fois indiquée. L état des totaux affichés en standard dépend ici de la période qui est sélectionnée à ce moment dans l Aperçu mensuel et de la sorte de total (total journalier, total hebdomadaire, total mensuel, etc.). Quand le mois en cours est sélectionné dans l Aperçu mensuel : * s il s agit d un total hebdomadaire, c est le solde final de la semaine en cours qui est affiché * s il s agit d un total journalier, c est le solde final du jour en cours qui est affiché. Dans tous les autres cas, les règles suivantes sont d application : * Si une période commence dans le mois sélectionné, le solde final de la période est affiché (si plusieurs XTremisWeb Employé - Module de base 68

69 périodes démarrent dans la période ex. les totaux hebdomadaires ou journaliers c est le solde de la première période qui est affiché) * Si aucune période ne commence dans le mois sélectionné, c est le solde final de la période dans laquelle se situe le mois qui est affiché. Il est aussi possible de consulter l état des totaux dans une autre période. On peut ainsi regarder pour un total quel état il aura au début de l année prochaine. Ou pour un total mensuel, consulter l état à la fin du mois précédent. Voir Consulter l'état des totaux dans une autre période à la page 71 pour plus d'informations. Remarque : L ordre dans lequel ces totaux sont affichés est fixé par votre gestionnaire du système. Tous les totaux mensuels, solde actuellement affiché de la période du 01/01/2007 au 31/01/2007 Tous les totaux annuels, solde actuellement affiché de la période du 01/01/2007 au 31/12/2007 Tous les totaux journaliers, solde actuellement affiché du jour 23/01/2007 Période dont le solde des totaux de ce groupe est affiché XTremisWeb Employé - Module de base 69

70 Pour des totaux ayant comme unité heures, minutes, ils se peut qu'un fenêtre popup affichant le total en journées, heures et minutes aparaisse quand on place le souris sur le total. Si ce popup apparait ou non dépend de la sorte de total et des paramètres définis par votre gestionnaire du système. Avec cet affichage il est plus facile de consulter les totaux dans l'aperçu mensuel. On peut par exemple facilement retrouver le nombre de jours de vacances entiers Comment consulter les données détaillées des totaux? 1. Cliquez sur le total (hyperlien) dont vous souhaitez voir les détails. Les données détaillées du total choisi sont affichées. XTremisWeb Employé - Module de base 70

71 Barre de navigation: afficher les données de la période précédente afficher les données de la période suivante afficher les données de la période en cours Pour chaque total sont affichés la valeur initiale (valeur au début de la période) et le solde final (valeur en fin de période). Les données entre la date valeur initiale et le solde final sont les actions qui, jusque maintenant, ont influencé le total. Cliquez sur Retourner pour revenir à votre Aperçu mensuel. Remarque: Vous pouvez adapter l ordre dans lequel les données détaillées sont affichées dans l écran Mes données-préférences utilisateurs-aperçu mensuel. Vous pouvez choisir d afficher la date la plus récente ou la date la plus ancienne en haut. Pour plus d information, consultez Comment définir vos préférences utilisateurs pour l écran Aperçu mensuel? à la page Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Les totaux sont affichés dans l application web dans l ordre dans lequel ces totaux ont été ajoutés au groupe de totaux (écran XTremis Codes/Totaux, onglet Totaux, sous-onglet Groupes de totaux, colonne Totaux sélectionnés, champ Ordre). L ordre de succession dans le web est déterminé comme suit : Le premier total du groupe est aussi affiché le premier, ensuite sont affichés les totaux avec la même périodicité, puis le suivant total qui n a pas encore été affiché, suivi par tous les totaux qui ont la même périodicité que ce total. 29. Consulter l'état des totaux dans une autre période Les totaux de l Aperçu mensuel sont groupés suivant la périodicité. L état des totaux affichés en standard dépend ici de la période qui est sélectionnée à ce moment dans l Aperçu mensuel et de la sorte de total (total journalier, total hebdomadaire, total mensuel, etc.). Il est toujours possible de consulter l état des soldes des totaux dans une autre période. De cette manière, on peut, par exemple consulter, pour un solde annuel, quel état il a au début de l année suivante. Ou on peut, par exemple, pour un solde mensuel, consulter le total à la fin du mois passé. XTremisWeb Employé - Module de base 71

72 29.1 Où consulter l état des totaux d une autre période? L état des totaux d une autre période peut être consulté dans l Aperçu mensuel Comment consulter l état des totaux sur une autre période? 1. Cliquez sur la période (hyperlien) dont vous voulez voir les totaux mais dans une autre période. Un calendrier est affiché dans lequel vous pouvez choisir la période. Dans notre exemple, nous voulons consulter l état du total TSALM (solde mensuel) du mois de décembre Actuellement, c est le solde de l état du mois de janvier 2007 qui est affiché (mois en cours). XTremisWeb Employé - Module de base 72

73 2. Utilisez les possibilités de navigation du calendrier pour aller jusqu à la période souhaitée. 3. Cliquez sur n importe quel jour de la période souhaitée pour la sélectionner. L état des totaux du groupe concerné est maintenant affiché pour la période sélectionnée. Dans notre exemple, il s agit de l état final du solde mensuel du mois de décembre Vous voyez que la période des totaux ayant une autre périodicité dans notre exemple, on retrouve encore un groupe de totaux annuels ainsi qu un groupe de totaux journaliers n est pas modifiée. XTremisWeb Employé - Module de base 73

74 30. Imprimer les données détaillées des totaux Vous pouvez faire générer et imprimer en format pdf l aperçu détaillé de vos totaux Où imprimer les données détaillées des totaux? Vous pouvez imprimer les données détaillées des totaux à partir de l aperçu détaillé que vous pouvez consulter dans l écran Aperçu mensuel Comment imprimer les données détaillées des totaux? XTremisWeb Employé - Module de base 74

75 1. Cliquez sur l icône d impression en haut de l aperçu détaillé. L aperçu apparaît en format pdf à l écran. Si vous le voulez, vous pouvez imprimer le fichier pdf Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour pouvoir afficher l aperçu en format pdf, l application Adobe Acrobat Reader doit être installée. Dans Adobe Acrobat Reader, l option Afficher PDF dans le navigateur ne doit pas être sélectionnée. 31. Demander une correction d'horaire journalier En tant qu employé, vous pouvez, via le web, introduire une demande auprès de votre superviseur pour travailler pour un (ou plusieurs jours successifs) jour suivant un autre horaire journalier que celui normalement prévu. Nous appelons ce type de modification une correction d'horaire journalier. Cette sorte de demande peut être intéressante si vous travaillez en équipes : vous avez un certain matin un rendezvous très important et vous pouvez demander à votre superviseur de remplacer votre équipe du tôt ce jour là par l équipe du soir. Quand vous avez introduit cette correction d'horaire journalier, votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Corrections d horaire journalier. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil Où demander une correction d'horaire journalier? Vous pouvez demander les corrections d horaire journalier dans l'écran Aperçu mensuel. XTremisWeb Employé - Module de base 75

76 31.2 Comment demander une correction d'horaire journalier? 1. Cliquez sur l'horaire journalier (hyperlien) du (premier) jour pour lequel vous souhaitez demander une correction d'horaire journalier. Si vous ne pouvez effectuer d'autres actions sur les horaires journaliers que demander des corrections d horaire journalier, vous ne verrez que la fenêtre de demande de corrections d horaire journalier. Dans ce cas, passez directement à l étape 3. Si vous pouvez effectuer d'autres actions concernant les horaires journaliers, vous obtiendrez un écran intermédiaire où vous devrez d abord choisir le type d'action concernant les horaires journaliers. L écran intermédiaire peut ressembler à celui-ci : 2. Cliquez sur Demande de correction d'horaire journalier. La fenêtre de demande des corrections d horaire journalier est ouverte : XTremisWeb Employé - Module de base 76

77 3. Introduisez dans Période la période exacte pour laquelle vous voulez demander un autre horaire journalier. Vous pouvez introduire une même correction d horaire journalier pour un ou plusieurs jours successifs. 4. Choisissez dans Correction l horaire selon lequel vous voulez travailler pendant la période choisie. La liste de choix comprend tous les horaires journaliers auxquels vous avez droit. XTremisWeb Employé - Module de base 77

78 5. Tapez dans Commentaire le commentaire éventuel que votre superviseur pourra voir lorsqu'il traitera votre demande de correction d'horaire journalier. Si le gestionnaire du système en a décidé ainsi, il y aura une liste de choix des commentaires prédéfinis dans laquelle vous pourrez faire votre choix. 6. Cliquez sur OK pour introduire votre demande. Votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Corrections d horaire journalier. Vous pouvez aussi consulter la demande dans votre Aperçu mensuel. La demande est indiquée avec un point d'interrogation. Remarque : Si votre gestionnaire du système a établi pour vous que vous effectuez des demandes optimistes (pour cette sorte de demandes, les résultats sont déjà traités et affichés au moment de la demande comme si la demande avait déjà été approuvée), vous voyez un point d'interrogation orange et, c est directement l horaire journalier demandé qui est affiché en gras. Si votre gestionnaire du système a établi pour XTremisWeb Employé - Module de base 78

79 vous que vous effectuez des demandes non-optimistes, vous voyez un point d'interrogation vert et, au moment de la demande, c'est toujours l'horaire journalier originel qui est affiché. Quand votre superviseur a approuvé la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Approuvée. La correction d'horaire journalier est aussi reprise comme approuvée dans votre Aperçu mensuel. Vous voyez que l'horaire journalier originel a été remplacé par l'horaire journalier choisi. Pour indiquer visuellement que l'horaire journalier originel a été remplacé, l'horaire journalier est affiché en gras. XTremisWeb Employé - Module de base 79

80 Si votre superviseur refuse la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Refusée. Votre horaire journalier originel reste donc dans l'aperçu mensuel. Pour indiquer que vous avez introduit pour celui-ci une demande de correction, vous voyez une icône d'information. Si vous cliquez sur cette icône, vous obtenez les détails concernant la demande refusée. XTremisWeb Employé - Module de base 80

81 31.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des corrections d horaire journalier, l'objet de sécurité Employé : demander des corrections d horaire journalier (8142) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Les horaires journaliers dans lesquels l employé peut choisir doivent être définis dans l écran IUG Plans de travail. Voir le manuel Plans de travail pour plus d informations. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut introduire une demande de correction d'horaire journalier. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. XTremisWeb Employé - Module de base 81

82 Pour qu un employé puisse choisir un commentaire prédéfini dans la fenêtre Demande de correction d horaire journalier, le gestionnaire du système doit définir ce commentaire dans l écran Procédures / onglet Divers / sous-onglet Commentaires. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 32. Annuler une demande de correction d'horaire journalier Vous pouvez encore annuler une correction d'horaire journalier que vous avez demandée et qui n'a pas encore été approuvée/refusée par votre superviseur (statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur. Remarque : Vous ne pouvez pas annuler une partie d'une demande. Si vous avez demandé une correction d'horaire journalier pour plusieurs jours successifs, vous annulerez toujours la période complète Où annuler une demande de correction d'horaire journalier? Vous pouvez annuler une demande de correction d'horaire journalier dans l'écran Aperçu mensuel ou à partir de la fenêtre détaillée concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de correction d'horaire journalier à partir de l'aperçu mensuel? 1. Cliquez sur le point d'interrogation à côté de la demande de correction d'horaire journalier que vous voulez annuler. Une fenêtre détaillée avec les données concernant la demande apparaît : XTremisWeb Employé - Module de base 82

83 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Comment annuler une demande de correction d'horaire journalier à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande que vous voulez annuler. Les détails de la demande sont affichés dans une fenêtre secondaire. XTremisWeb Employé - Module de base 83

84 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (annuler) des corrections d horaire journalier, l'objet de sécurité Employé : demander des corrections d horaire journalier (8142) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande de correction d'horaire journalier. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 33. Demander la suppression d'une correction d'horaire journalier Vous pouvez encore faire supprimer une correction d'horaire journalier approuvée en introduisant auprès de votre superviseur une demande de suppression. Après approbation, vous recevez donc à nouveau votre horaire journalier originel. Vous pouvez aussi partiellement faire supprimer une correction d'horaire journalier qui court sur une plus longue période : ainsi, vous pouvez, par exemple, faire supprimer un jour d'une semaine entière avec des corrections d horaire journalier approuvées. Quand vous avez introduit cette demande de suppression de la correction d'horaire journalier, votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Corrections d horaire journalier. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil. XTremisWeb Employé - Module de base 84

85 33.1 Où demander la suppression d'une correction d'horaire journalier? Vous pouvez introduire une demande de suppression d'une correction d'horaire journalier approuvée dans l'écran Aperçu mensuel Comment demander la suppression d'une correction d'horaire journalier? Dans notre exemple, l employé Sylvain Picard avait fait remplacer le 2 mars 2007 son horaire journalier originel MATIN par l'horaire journalier SOIR. Sa demande a été, entre-temps, approuvée par son superviseur. Sylvain se ravise et souhaite malgré tout venir travailler le 2 mars selon l'horaire du matin. Il va donc introduire une demande de suppression de la correction d'horaire journalier approuvée pour le 2 mars. 1. Cliquez sur la correction d'horaire journalier approuvée que vous voulez effacer. Si vous ne pouvez effectuer d'autres actions sur les horaires journaliers que demander des corrections d horaire journalier, vous ne verrez que la fenêtre de demande de corrections d horaire journalier. Dans ce cas, passez directement à l étape 3. Si vous pouvez effectuer d'autres actions concernant les horaires journaliers, vous obtiendrez un écran intermédiaire où vous devrez d abord choisir le type d'action concernant les horaires journaliers. L écran intermédiaire peut ressembler à celui-ci : XTremisWeb Employé - Module de base 85

86 2. Cliquez sur Demande de correction d'horaire journalier. La fenêtre de demande des corrections d horaire journalier est ouverte : 3. Introduisez dans Période la période exacte pour laquelle vous voulez supprimer la correction d'horaire journalier. En standard, il s agit de la période complète pour laquelle la correction d'horaire journalier introduite a été approuvée, mais vous pouvez limiter cette période. Vous devez, bien entendu, choisir une période incluse dans la période pour laquelle la correction d'horaire journalier a été approuvée. Dans notre exemple, nous choisissons le 2 mars 2007, en d'autres mots la période du 02/03/2007 au 02/03/ Sélectionnez l'option Effacer la correction existante. 5. Tapez dans Commentaire le commentaire éventuel que votre superviseur pourra voir lorsqu'il traitera votre demande de correction d'horaire journalier. Si le gestionnaire du système en a décidé XTremisWeb Employé - Module de base 86

87 ainsi, il y aura une liste de choix des commentaires prédéfinis dans laquelle vous pourrez faire votre choix. 6. Cliquez sur OK pour introduire la demande de suppression. Dans l'aperçu mensuel, l'horaire journalier pour le 02/03/2007 est maintenant affiché avec un point d'interrogation rouge demande de suppression. Votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra. La seule action que vous pouvez encore effectuer sur cette demande de suppression de correction d'horaire journalier est l'annulation. Quand votre superviseur a approuvé la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Approuvée. XTremisWeb Employé - Module de base 87

88 Votre horaire journalier originel revient donc dans l'aperçu mensuel. Pour indiquer que vous avez, à un certain moment, introduit pour celui-ci une demande de correction, vous voyez une icône d'information. Si vous cliquez sur cette icône, vous obtenez les détails concernant la demande de suppression de correction d'horaire journalier approuvée. XTremisWeb Employé - Module de base 88

89 Si votre superviseur refuse la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Refusée. L'horaire journalier corrigé, marqué en gras, reste donc dans votre Aperçu mensuel. Pour indiquer que pour ce jour, il y a eu une correction d'horaire journalier, vous voyez une icône d'information. Si vous cliquez sur cette icône, vous obtenez les détails concernant la demande de suppression de correction d'horaire journalier refusée. XTremisWeb Employé - Module de base 89

90 33.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (des suppressions) des corrections d horaire journalier, l'objet de sécurité Employé : demander des corrections d horaire journalier (8142) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Les horaires journaliers dans lesquels l employé peut choisir doivent être définis dans l écran IUG Plans de travail. Voir le manuel Plans de travail pour plus d informations. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut introduire une demande de suppression de correction d'horaire journalier. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. Pour qu un employé puisse choisir un commentaire prédéfini dans la fenêtre Demande de correction d horaire journalier, le gestionnaire du système doit définir ce commentaire dans l écran Procédures / onglet Divers / sous-onglet Commentaires. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 34. Annuler une suppression de correction d'horaire journalier demandée Vous pouvez encore annuler une suppression de correction d'horaire journalier que vous avez demandée et qui n'a pas encore été approuvée/refusée par votre superviseur (statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur Où annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier? Vous pouvez annuler une demande suppression de correction d'horaire journalier dans l'écran Aperçu mensuel ou à partir de la fenêtre détaillée concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier à partir de l'aperçu mensuel? XTremisWeb Employé - Module de base 90

91 1. Cliquez sur le point d'interrogation rouge à côté de la demande de suppression de correction d'horaire journalier que vous voulez annuler. Une fenêtre détaillée avec les données concernant la demande de suppression apparaît. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. XTremisWeb Employé - Module de base 91

92 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation. Le point d'interrogation rouge a disparu de votre Aperçu mensuel. La correction d'horaire journalier reste Comment annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de suppression de correction d'horaire journalier que vous voulez annuler. Les détails de la demande sont affichés. XTremisWeb Employé - Module de base 92

93 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation. Le point d'interrogation rouge a disparu de votre Aperçu mensuel. La correction d'horaire journalier reste. XTremisWeb Employé - Module de base 93

94 34.4 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (et annuler) (des suppressions) des corrections d horaire journalier, l'objet de sécurité Employé : demander des corrections d horaire journalier (8142) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande de suppression de correction d'horaire journalier. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 35. Demander un échange d'horaire journalier personnel Si en tant qu employé, vous travaillez différents jours suivant différents horaires journaliers, vous pouvez introduire une demande auprès de votre superviseur pour changer l'horaire journalier planifié pour un certain jour en un autre horaire journalier qui était prévu pour un autre jour. Ce type de modification est appelé un échange d horaire journalier personnel. Nous utilisons le terme 'personnel' puisque vous échangez vos propres horaires journaliers entre eux et ne changez donc pas d'horaire journalier avec une autre personne. Exemple : Vous êtes un employé qui travaille à temps partiel (4/5 e ). Du lundi au jeudi, vous travaillez selon l'horaire normal de semaine (8 heures par jour). Le vendredi, vous ne travaillez pas du fait de votre crédit temps. Le samedi et le dimanche, vous ne travaillez pas (horaire du week-end). Si, une certaine semaine, vous voulez prendre votre crédit temps un autre jour que le vendredi, vous pouvez demander un échange d horaire journalier personnel. Vous demandez par exemple d'échanger l'horaire de semaine du jeudi avec l'horaire crédit temps du vendredi. Quand vous avez introduit cette demande d échange d'horaire journalier personnel, votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Echanges d'horaire journalier personnels. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil Où demander un échange d'horaire journalier personnel? Vous pouvez demander les échanges d horaire journalier personnels dans l'écran Aperçu mensuel Comment demander un échange d'horaire journalier personnel? 1. Cliquez sur l'horaire journalier (hyperlien) du jour pour lequel vous souhaitez échanger avec l'horaire journalier planifié pour un autre jour. Dans notre exemple, l employé Alain Vachal voudrait prendre, dans la deuxième semaine d'avril son crédit temps qui est normalement planifié pour le vendredi exceptionnellement le jeudi. Il va donc intervertir son horaire de semaine (SEM) du jeudi 5 avril avec son horaire journalier crédit temps (CT) qui est planifié pour le vendredi 6 avril. XTremisWeb Employé - Module de base 94

95 Si vous ne pouvez effectuer d'autres actions sur les horaires journaliers que demander des échanges d horaire journalier personnels, vous ne verrez que la fenêtre de demande d échanges d'horaire journalier personnels. Dans ce cas, passez directement à l étape 3. Si vous pouvez effectuer d'autres actions concernant les horaires journaliers, vous obtiendrez un écran intermédiaire où vous devrez d abord choisir le type d'action concernant les horaires journaliers. L écran intermédiaire peut ressembler à celui-ci : 2. Cliquez sur Demande d échange d'horaire journalier personnel. La fenêtre de demande des échanges d horaire journalier personnels est ouverte : XTremisWeb Employé - Module de base 95

96 3. Indiquez dans Dates les dates exactes des horaires journaliers que vous souhaitez intervertir. Dans notre exemple, il s'agit des 05/04/2007 et 06/04/ Tapez dans Commentaire le commentaire éventuel que votre superviseur pourra voir lorsqu'il traitera votre demande. 5. Cliquez sur OK pour introduire la demande. Votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Echanges d'horaire journalier XTremisWeb Employé - Module de base 96

97 personnels. Vous pouvez aussi consulter la demande dans votre Aperçu mensuel. La demande est indiquée avec un point d'interrogation. Remarque : Si votre gestionnaire du système a établi pour vous que vous effectuez des demandes optimistes (pour cette sorte de demandes, les résultats sont déjà traités et affichés au moment de la demande comme si la demande avait déjà été approuvée), vous voyez un point d'interrogation orange et les horaires journaliers concernés sont directement affichés en gras et intervertis. Si votre gestionnaire du système a établi pour vous que vous effectuez des demandes non-optimistes, vous voyez, au moment de la demande, les horaires journaliers à leur place et dans leur présentation habituelle. Quand votre superviseur a approuvé la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Approuvée. L échange d horaire journalier est aussi repris comme approuvé dans votre Aperçu mensuel. Vous voyez que les horaires journaliers ont été intervertis. Pour indiquer visuellement que les horaires journaliers ont été intervertis, ils sont tous deux affichés en gras. XTremisWeb Employé - Module de base 97

98 Si votre superviseur a refusé la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Refusée. Vos horaires journaliers restent donc à leur place originelle dans l'aperçu mensuel. Pour indiquer que vous avez introduit pour celui-ci une demande d échange d'horaire journalier personnel, vous voyez une icône d'information. Si vous cliquez sur cette icône, vous obtenez les détails concernant la demande refusée. XTremisWeb Employé - Module de base 98

99 35.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander des échanges d horaire journalier personnel, l'objet de sécurité Employé : demander des échanges d horaire journalier personnels (8147) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Les horaires journaliers dans lesquels l employé peut choisir doivent être définis dans l écran IUG Plans de travail. Voir le manuel Plans de travail pour plus d informations. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut introduire une demande d échange d'horaire journalier personnel. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 36. Annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel Vous pouvez encore annuler un échange d'horaire journalier personnel que vous avez demandé et qui n'a pas encore été approuvé/refusé par votre superviseur (statut en cours ). Après annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur. XTremisWeb Employé - Module de base 99

100 36.1 Où annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel? Vous pouvez annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel dans l'écran Aperçu mensuel ou à partir de la fenêtre détaillée concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel à partir de l'aperçu mensuel? 1. Cliquez sur le point d'interrogation à côté de la demande d échange d'horaire journalier personnel que vous voulez annuler (ce point d'interrogation se trouve auprès de deux horaires concernés par l échange d'horaire journalier personnel). Une fenêtre détaillée avec les données concernant la demande apparaît : 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. XTremisWeb Employé - Module de base 100

101 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Comment annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande que vous voulez annuler. Les détails de la demande sont affichés dans une fenêtre secondaire. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation. XTremisWeb Employé - Module de base 101

102 36.4 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (annuler) des échanges d horaire journalier personnels, l'objet de sécurité Employé : demander des échanges d horaire journalier personnels (8147) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 37. Demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel Vous pouvez encore faire supprimer un échange d'horaire journalier personnel approuvé en introduisant auprès de votre superviseur une demande de suppression. Après approbation, deux horaires retrouvent leur place originelle. Quand vous avez introduit cette demande de suppression de l échange d'horaire journalier personnel, votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra sous la rubrique Echanges d'horaire journalier personnels. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre demande dans l'écran d'accueil Où demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel? Vous pouvez introduire une demande de suppression d'un échange d'horaire journalier personnel approuvée dans l'écran Aperçu mensuel Comment demander la suppression d'un échange d'horaire journalier personnel? Dans notre exemple, l employé Alain Vachal a fait intervertir son horaire de semaine (SEM) sur jeudi 5 avril avec son horaire crédit temps (CT) qui, originellement, était planifié pour le vendredi 6 avril. Alain se ravise et voudrait rendre l'échange nul. Il va donc introduire une demande de suppression d échange d horaire journalier. XTremisWeb Employé - Module de base 102

103 1. Cliquez sur un (des deux) horaire(s) journalier(s) concerné(s) par l échange d'horaire journalier personnel que vous voulez supprimer. Si vous ne pouvez effectuer d'autres actions sur les horaires journaliers que demander des échanges d'horaire journalier personnel, vous ne verrez que la fenêtre de demande d échanges d'horaire journalier personnels. Dans ce cas, passez directement à l étape 3. Si vous pouvez effectuer d'autres actions concernant les horaires journaliers, vous obtiendrez un écran intermédiaire où vous devrez d abord choisir le type d'action concernant les horaires journaliers. L écran intermédiaire peut ressembler à celui-ci : 2. Cliquez sur Demande d échange d'horaire journalier personnel. La fenêtre de demande des échanges d'horaire journalier personnels est ouverte : XTremisWeb Employé - Module de base 103

104 3. Sélectionnez l'option Effacer l échange d horaire journalier personnel. 4. Tapez dans Commentaire le commentaire éventuel que votre superviseur pourra voir lorsqu'il traitera votre demande. 5. Cliquez sur OK pour effectuer la demande de suppression. Si votre gestionnaire du système a établi pour vous que vous effectuez des demandes optimistes (pour cette sorte de demandes, les résultats sont déjà traités et affichés au moment de la demande comme si la demande avait déjà été XTremisWeb Employé - Module de base 104

105 approuvée), vous voyez alors dans l'aperçu mensuel directement un point d'interrogation orange et l'interversion des horaires journaliers existante a été supprimée : les horaires journaliers SEM et CT sont à nouveau à leur place originelle et ne sont plus marqués en gras. Si votre gestionnaire du système a établi pour vous que vous effectuez des demandes non-optimistes, vous voyez les horaires journaliers toujours intervertis et marqués en gras. Votre superviseur pourra voir et traiter cette demande dans son écran d'accueil. Dans votre propre écran d'accueil le message concernant la demande apparaîtra. La seule action que vous pouvez encore effectuer sur cette demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel est l'annulation. Quand votre superviseur a approuvé la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Approuvée. Dans l'aperçu mensuel, vous voyez que les horaires journaliers qui étaient concernés par l échange d'horaire journalier personnel ont repris leur place originelle. Pour indiquer qu'il y a eu pour ces jours un échange d'horaire journalier personnel, les deux horaires journaliers sont munis d'une icône d'information. XTremisWeb Employé - Module de base 105

106 Si vous cliquez sur cette icône, vous obtenez les détails concernant la demande approuvée de suppression d échange d'horaire journalier personnel. Si votre superviseur refuse la demande, le message dans votre écran d'accueil affiche le statut Refusée. L échange d'horaire journalier personnel reste donc en place. Les horaires journaliers concernés restent marqués en gras dans votre Aperçu mensuel. Pour indiquer qu'il y a eu un échange d'horaire journalier personnel pour ce jour, les deux horaires journaliers sont munis d'une icône d'information. Si vous cliquez sur cette icône, vous obtenez les détails concernant la demande refusée de suppression d échange d'horaire journalier personnel. XTremisWeb Employé - Module de base 106

107 37.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (la suppression) des échanges d horaire journalier personnels, l'objet de sécurité Employé : demander des échanges d horaire journalier personnels (8147) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut introduire une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 38. Annuler une suppression d échange d'horaire journalier personnel demandée Vous pouvez encore annuler une suppression d échange d'horaire journalier personnel que vous avez demandée et qui n'a pas encore été approuvée/refusée par votre superviseur (statut en cours ). Après XTremisWeb Employé - Module de base 107

108 annulation, la demande ne sera plus offerte pour approbation au superviseur. Votre échange d'horaire journalier personnel restera donc actif Où annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel? Vous pouvez annuler une demande d échange d'horaire journalier personnel dans l'écran Aperçu mensuel ou à partir de la fenêtre détaillée concernant la demande dans l'écran d'accueil Comment annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel à partir de l'aperçu mensuel? 1. Cliquez sur le point d'interrogation à côté d'un des deux horaires concernés par la demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel que vous voulez annuler. Une fenêtre détaillée avec les données concernant la demande apparaît : XTremisWeb Employé - Module de base 108

109 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Comment annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel à partir de votre Page d'accueil? 1. Cliquez sur le lien Détails à côté de la demande de suppression d échange d horaire journalier que vous voulez annuler. Les détails de la demande sont affichés. 2. Cliquez sur le lien Annuler cette demande. Le système va vous demander une confirmation d'annulation. XTremisWeb Employé - Module de base 109

110 3. Choisissez OK pour supprimer définitivement la demande du système. La demande n'est donc plus offerte à votre superviseur pour approbation Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse demander (l'annulation de la suppression) des échanges d horaire journalier personnels, l'objet de sécurité Employé : demander des échanges d horaire journalier personnels (8147) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité qui est lié au rôle utilisateur de l employé. Le groupe de procédures qui est lié au rôle utilisateur de l employé doit comprendre une procédure adaptée pour les horaires journaliers. Dans cette procédure pour les horaires journaliers, une règle de calcul doit être définie qui détermine que l employé peut annuler une demande de suppression d échange d'horaire journalier personnel. Voir le manuel Procédures pour plus d informations. 39. Imprimer l'aperçu mensuel Si vous souhaitez obtenir votre aperçu mensuel sur papier, vous pouvez faire générer et imprimer l aperçu de n importe quel mois en format pdf Ou imprimer l aperçu mensuel? Vous pouvez imprimer l aperçu mensuel d un certain mois à partir de l écran Aperçu mensuel Comment imprimer l aperçu mensuel? 1. Choisissez le mois que vous voulez imprimer avec les possibilités habituelles de navigation qu'offre l'aperçu mensuel. XTremisWeb Employé - Module de base 110

111 2. Cliquez sur l icône d impression en haut de l écran Aperçu mensuel. L aperçu apparaît en format pdf à l écran. Si vous le voulez, vous pouvez imprimer le fichier pdf. XTremisWeb Employé - Module de base 111

112 39.3 Paramétrage préalable par le gestionnaire du système Pour qu'un employé puisse imprimer son aperçu mensuel, l'objet de sécurité Employé : imprimer l écran Aperçu mensuel (8003) doit être attribué dans l'écran IUG Gestion des autorisations au profil de sécurité couplé au rôle utilisateur de l employé. Pour pouvoir afficher l aperçu en format pdf, l application Adobe Acrobat Reader doit être installée. Dans Adobe Acrobat Reader, l option Afficher PDF dans le navigateur ne doit pas être sélectionnée. 40. Gestion des sessions web Il est toujours possible qu un nombre de sessions du même utilisateur sont ouvertes en même temps. Chacune de ces sessions utilise une licence. Si plusieurs sessions du même utilisateur sont actives, il se peut que des autres utilisateurs ne puissent plus se connecter à cause d un manque de licences. Afin d éviter de telles situations, vous avez la possibilité de limiter les sessions d un seul utilisateur à un nombre maximal. Si cet utilisateur essaie de nouveau d ouvrir une nouvelle session quand il a encore d autres sessions actives, un message d erreur apparaîtra et cet utilisateur aura la possibilité de fermer ses autres sessions. XTremisWeb Employé - Module de base 112