On me demande d'être régisseur de recettes. Quelle sera ma fonction?

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1 Fiche de procédure 04-SPL On me demande d'être régisseur de recettes. Quelle sera ma fonction? Contexte réglementaire "Les régisseurs encaissent les recettes réglées par les redevable dans les mêmes conditions que les comptables publics." "Les régisseurs versent et justifient les recettes encaissées par leurs soins au comptable public assignataire dans les conditions fixées par l'acte constitutif de la régie et au minimum une fois par mois." "Les régisseurs sont astreints à tenir une comptabilité dont la forme est fixée par le ministre du Budget et le cas échéant par le ou les ministres concernés." Texte de référence : articles R , 8, 16 du code général des collectivités territoriales Le régisseur de recettes n'effectue que des opérations d'encaissement et pour les seules recettes explicitement énumérées dans la décision de création de la régie. Le régisseur reverse ultérieurement au comptable les sommes encaissées par ses soins. La nomination d'un régisseur entraîne l'accomplissement d'un certain nombre de formalités (voir fiche spécifique : prise de fonction). La nature des recettes à encaisser : Les recettes que le régisseur est autorisé à encaisser ne peuvent différer de celles énumérées dans la décision de création de la régie (acte constitutif). Tout encaissement non autorisé par la décision de création constituera une irrégularité qui pourrait mettre en difficulté le régisseur (gestion de fait). Le régisseur doit donc s'assurer, avant tout encaissement, qu'il est habilité à percevoir cette recette. Le régisseur peut encaisser des recettes immédiatement (au comptant) ou sur ordre donné par le service gestionnaire (au constaté). Recettes "au comptant" : Le régisseur calcule lui-même les droits (liquidation de la dette) et les encaisse aussitôt contre remise immédiate de tickets ou autres formules assimilées. Le régisseur est responsable de l'exacte application des décisions et notamment des calculs de liquidation de la dette. Recettes "au constaté" : L encaissement est précédé de l intervention d un service gestionnaire, notamment dans le cas de redevances, de taxes, de remboursement de services rendus. Le service gestionnaire établit alors un décompte, au vu duquel le régisseur perçoit la somme due. Le régisseur n'est alors chargé ni de calculer ni de vérifier la somme communiquée par le service gestionnaire.

2 La limite de l'intervention du régisseur dans l'encaissement des recettes : Le régisseur ne peut accorder des délais de paiement, ni exercer des poursuites. Lorsque le débiteur ne s'est pas acquitté de sa dette, le régisseur informe l'ordonnateur qui émet un titre de recettes exécutoire (ordre d'encaisser), aussitôt transmis au comptable public chargé du recouvrement sur titres. Aménagement au principe : La régie prolongée Pour certaines régies, l'acte de création peut prévoir l'intervention du régisseur dans le recouvrement des recettes. Lorsque le paiement n'a pas été effectué spontanément, une demande de paiement, avec date limite de règlement est adressée, par le régisseur, au redevable. En l'absence de paiement dans le délai imparti, le régisseur, qui ne peut exercer de poursuites ni adresser de lettre de rappel, informe l'ordonnateur qui émet à l encontre du redevable défaillant un titre de recettes exécutoire dont le recouvrement est confié au comptable public. Dès que le délai prévu par l'acte constitutif est dépassé, le régisseur n'est plus habilité à percevoir des encaissements. Dès lors, tout chèque reçu devra être transmis au comptable chargé du recouvrement. Les contrôles à effectuer lors des encaissements : Avant de procéder à l'encaissement d'une recette, le régisseur s'assure que l'acte de création de la régie l autorise bien à encaisser la recette. Il s'assure également que les modalités d'encaissement sont prévues par l'acte de création. Les modalités d'encaissement des recettes : La décision de création de la régie doit indiquer le ou les modes d'encaissement autorisés pour le régisseur. Les différents modes d'encaissement possibles sont les suivants : 1. Modes de paiement : Numéraire Chèques bancaires ou postaux Prélèvement ou virement Carte bancaire MONEO Mandat postal Instruments de paiement (chèques-vacances, chèque d'accompagnement personnalisé, titre-restaurant ou chèque-emploi service universel). 2. Modalités pratiques d'encaissement : Encaissement en numéraire : Pour tous les encaissements en numéraire qu'il perçoit, le régisseur est tenu soit de délivrer une quittance, soit de remettre un ticket ou des documents divers. 2

3 Encaissement par chèques bancaires ou postaux : Avant d'accepter le chèque qui lui est remis, le régisseur vérifie qu'il comporte les mentions suivantes : Indication de la somme en chiffres et en lettres avec concordance entre les deux ; Apposition de la signature du tireur ; Le chèque est établi à l'ordre du Trésor public ou à l'ordre du régisseur ès qualité (exemple : monsieur le régisseur du camping). Dans ce dernier cas, le régisseur endosse le chèque (au verso du chèque : le signer et porter la mention "payer à l'ordre du Trésor public" ). Le régisseur doit transmettre ou déposer rapidement les chèques reçus auprès du comptable public (respect de la périodicité de versement fixée par l acte constitutif de la régie). En cas de réception d'impayé : cas d'un régisseur titulaire d'un compte (exemple : chèque rejeté pour défaut de provision ou non signé), le régisseur demande au redevable de régulariser sa situation. Si aucun versement volontaire n intervient, le régisseur réduit les recettes comptabilisées dans ses écritures du montant de l impayé et transmet le chèque impayé et l'avis de rejet au comptable public. Encaissement par prélèvement : Le régisseur doit être en mesure de confectionner lui-même les fichiers de prélèvement constitués à partir des autorisations de prélèvement remises par les redevables et disposer d'un numéro national émetteur (à demander au comptable teneur de compte). Il remet au teneur de compte ce fichier accompagné d'un bordereau de remise comportant les autorisations de prélèvement remises par les redevables, le nombre d'opérations, le montant total des opérations, la date de remise, la date de présentation au système interbancaire de télécompensation (SIT) et la date de règlement interbancaire. Le compte de dépôt de fonds au Trésor de la régie est crédité du montant des prélèvements. Encaissement par virement : Les recettes peuvent être encaissées par virement émis par les usagers. Le compte de la régie est crédité du montant des virements reçus. Encaissement par carte bancaire : Une autorisation déclenchée par le terminal de paiement électronique (TPE) doit être obtenue dans les cas suivants : seuil d'autorisation dépassé (déclenchement automatique par le TPE) ; affichage sur l'écran du TPE du message "appel centre" (manuellement). En cas de forçage de la transaction (autorisation refusée ou non demandée), l'opération n'est pas garantie et peut engager la responsabilité du régisseur. Pour le maintien de la garantie de paiement, les opérations sont télécollectées dans le délai maximum de sept jours à compter de la vente. L'original de la facturette ne constituant pas une pièce justificative, le régisseur doit donc produire au comptable les pièces justificatives de recettes. Porte-monnaie électronique MONEO : La collectivité doit doter la régie d un terminal électronique (matériel dédié MONEO ou mixte CB/MONEO) Encaissement par mandat postal : Par mandat cash : à réception du titre adressé par l expéditeur, le régisseur peut venir retirer les fonds en numéraire auprès de n importe quel guichet de la Poste ou demander, le cas échéant, à ce qu ils soient directement déposés sur son compte courant postal, s il a été autorisé à en ouvrir un. Par mandat compte : le régisseur reçoit directement sur son compte courant postal les sommes remises au guichet de la Poste par l expéditeur. Le relevé de compte porte les références indiquées par l expéditeur sur le formulaire du mandat compte lors du paiement. 3

4 Encaissement par chèques-vacances émis par l'agence nationale pour les chèques-vacances (ANCV) : Une convention entre la collectivité et l'ancv doit être signée et produite au comptable public. Un avenant à l'acte constitutif de la régie doit habiliter le régisseur à accepter ces titres spéciaux de paiement. Encaissement par chèque d'accompagnement personnalisé, titre-restaurant ou chèque-emploi service universel : Une convention entre la collectivité et l'émetteur de chèques doit être signée et produite au comptable. Un avenant à l'acte constitutif de la régie doit habiliter le régisseur à accepter ces titres spéciaux de paiement. Encaissement à l'aide de machines enregistreuses : Les recouvrements peuvent être constatés par un appareil enregistreur qui doit permettre de s'assurer que toutes les recettes encaissées par le régisseur sont exactement reprises dans sa comptabilité et celle du comptable. L'appareil édite : un reçu daté et numéroté en fin de journée, une bande journal faisant ressortir le total des ventes du jour. Le totalisateur général des opérations actionne le dateur et les journées doivent se suivre et correspondre aux jours d'ouverture de la régie. Toute interruption de l'ordre chronologique doit être justifiée par le régisseur. Encaissement à l'aide d'automates : L'appareil utilisé doit obligatoirement comprendre : un dispositif de délivrance de reçus datés et numérotés ; une bande de contrôle des opérations. Le remboursement des trop-perçus : Les sommes perçues à tort par le régisseur sont remboursées par le comptable public. A cet effet, le régisseur établit un relevé détaillé de recettes indûment perçues comportant tous renseignements permettant leur remboursement. Ce relevé est adressé au comptable public. Toutefois, les régisseurs peuvent être habilités à rembourser aux usagers des recettes préalablement encaissées par régie. Cette opération suppose que le régisseur de recettes soit nommé régisseur d avances. Par exemple, cette procédure trouve tout son intérêt dans le cas d une régie de recettes de billetterie, en cas d annulation de spectacle, lorsqu il convient de rembourser le prix des billets. La comptabilité du régisseur de recettes : Le régisseur de recettes tient une comptabilité permettant de dégager facilement, à tout moment, le solde de la caisse, des disponibilités et des valeurs. La comptabilité retrace toutes les recettes que le régisseur est autorisé à encaisser par la décision de création de la régie. Elle est retracée en fonction des modalités d'encaissement des recettes prévues dans la décision de création de la régie. Dès que le montant de l'encaisse fixé par la décision de création de la régie est atteint, et au minimum une fois par mois, le régisseur : arrête l'ensemble des registres ; verse les disponibilités et les justifications de recettes au comptable. 4

5 Le régisseur ne tient pas de comptabilité des valeurs inactives (tickets, cartes privatives, formules assimilées, etc ) mais il est tenu de suivre le mouvement de ces valeurs sur un "bordereau d'emploi et de versement des valeurs inactives des régisseurs de recettes" établi en triple exemplaire. La responsabilité du régisseur : Voir fiche spécifique Le contrôle des régies : Les régies font l'objet de contrôles : contrôle administratif par l'ordonnateur et par le comptable public ; contrôle comptable sur pièces par l'ordonnateur et par le comptable public ; contrôle sur place par l'ordonnateur, par le comptable public et par les autorités habilités à contrôler sur place le comptable public et l'ordonnateur. 5