Utilisation du réseau Interne et d Outlook pour la communication Interne.

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1 Utilisation du réseau Interne et d Outlook pour la communication Interne. I Réseau Interne 1.0. Définition et avantages Définition Le terme générique «réseau» définit un ensemble d'entités (objets, personnes, etc.) interconnectées les unes avec les autres. Un réseau permet ainsi de faire circuler des éléments matériels ou immatériels entre chacune de ces entités selon des règles bien définies. Dans notre cadre, le réseau désignera l ensemble des ordinateurs et périphériques connectés les uns aux autres. Notons que deux ordinateurs connectés ensemble constituent à eux seuls un réseau minimal. C est donc l ensemble d'ordinateurs reliés entre eux grâce à des lignes physiques et échangeant des informations sous forme de données numériques Avantages Un réseau informatique peut servir plusieurs buts distincts : Le partage de ressources : fichiers, applications ou matériels, connexion à internet, etc., La communication entre personnes : courrier électronique, discussion en direct, etc., La communication entre processus : entre des ordinateurs par exemple, La garantie de l'unicité et de l'universalité de l'accès à l'information : bases de données en réseau, Diminution des coûts grâce aux partages des données et des périphériques, Standardisation des applications : utilisation des mêmes programmes pour le travail, Accès aux données en temps utile, Communication et organisation plus efficace. Le jeu vidéo multi-joueurs Aujourd hui, avec internet, on assiste à une unification des réseaux. Ainsi, les intérêts de la mise en place d'un réseau sont multiples, que ce soit pour une entreprise ou un particulier Ressources partagées Il existe deux types de ressources sur le réseau : les ressources locales et les ressources réseau. Les ressources locales d'un ordinateur désignent les ressources dont celui-ci dispose, indépendamment du réseau auquel il peut être connecté. C'est le cas du disque dur de l'ordinateur, d'une imprimante connectée directement au port parallèle ce celui-ci, etc Les ressources réseau d'un ordinateur désignent les ressources qui ne sont utilisables qu'en réseau. C'est le cas de l'espace disque du serveur (H:\\serveur\IDDH, L:\\serveur\edicerap, O:\\serveur\cedoc, S:\\serveur\asmu, X:\\Serveur\sg, Z:\\serveur\Administration). Ce peut être le cas d'une imprimante, d'un lecteur de cédérom, d un partage Internet, etc Connexion à une ressource (Voir procédure de connexion au CPD) 1.3. Conseils d usage des ressources partagés 1

2 L un des avantages de mise en place d un réseau est la diminution des coûts grâce aux partages des données et des périphériques. Ainsi, une mauvaise utilisation des ressources du réseau entraînera l effet contraire. Il est recommandé de suivre les conseils suivants : - ne stockez sur le réseau que les fichiers nécessaires pour le travail dont la perte peut déteindre sur le travail ; - évitez d y conserver la musique et les films : à défaut de les mettre en local, gravez-les sur des DVD ; - videz les dossiers échanges des fichiers vieux de plusieurs semaines. C est un espace d échange comme son nom l indique, un espace de transition ; II Outlook 2.0. Qu est-ce que c est? Outlook est un client de messagerie, c'est-à-dire un logiciel permettant de rédiger, consulter et envoyer ses courriers électronique. Il est généralement composé d'un certain nombre de fenêtres. Les fenêtres principales d'un tel logiciel sont généralement les suivantes : Arrivée, Entrée, Boîte de réception : elle représente la boîte de réception principale du courrier, Éléments envoyés, Boîte d'envoi : ce sont les copies des messages que vous avez envoyés éléments supprimés, Corbeille ou Poubelle : il s'agit de la poubelle, c'est-à-dire du dossier contenant les courriers électroniques supprimés. Lorsque les courriers apparaissent dans la poubelle, il est encore possible de les récupérer. Pour les supprimer définitivement, il est nécessaire de vider (purger) la corbeille, Dossiers : la plupart des outils permettent de classer les courriers par dossier, à la manière des répertoires du disque dur Configuration d Outlook (Voir la procédure de configuration d Outlook) 2.2. Les fonctionnalités En plus du courrier électronique, Outlook offre d autres fonctionnalités Agenda électronique Le calendrier Outlook est le composant de calendrier et de planification de Microsoft Outlook. Il est entièrement intégré aux fonctions de messages électroniques, de contacts et autres. Vous pouvez choisir d'afficher le jour, la semaine ou le mois entier. Grâce au calendrier, vous pouvez : - Créer des rendez-vous et des événements - Organiser des réunions - Afficher des agendas de groupe - Afficher des calendriers côte à côte - Gérer le calendrier d'un autre utilisateur Gestion des contacts 2

3 Le dossier Contacts est votre carnet d'adresses de messagerie et votre lieu de stockage d'informations concernant les personnes et les sociétés avec lesquelles vous souhaitez communiquer. Utilisez le dossier Contacts pour stocker les adresses de messagerie, les adresses postales, les différents numéros de téléphone, les images et tout autre type d'informations relatives au contact, telles que l'anniversaire ou d'autres dates importantes. Vous pouvez ainsi : - Communication avec vos contacts - Saisie des informations relatives à un contact Organisation des tâches Outlook vous permet d organiser et de suivre vos tâches. Vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes : - Créer une tâche sans modèle - Activer une tâche à intervalles réguliers - Activer une tâche périodique en fonction de la date d'achèvement - Créer une tâche à partir d'une tâche existante 2.3. Champs de courrier électronique Voici la signification des champs à remplir lorsque vous envoyez un mail : De : c'est votre adresse électronique, la plupart du temps vous n'aurez pas à remplir ce champ car il est généralement défini par le client de messagerie selon vos préférences A : ce champ correspond à l'adresse électronique du destinataire Objet : il s'agit du titre que votre destinataire verra lorsqu'il voudra lire le courrier Cc (Copie Carbone) : cela permet d'envoyer un mail à de nombreuses personnes en écrivant leurs adresses respectives séparées par des virgules Bcc (Blind Carbon Copy, traduisez Copie Carbone Invisible, notée Cci, parfois Copie cachée) : il s'agit d'une simple Copie Carbone à la différence près que le destinataire ne voit pas dans l'en-tête la liste des personnes en copie cachée Message : il s'agit du corps du votre courrier - La fonction Copie Carbone permet de mettre en copie des personnes non concernées directement par le message et que vous souhaitez mettre au courant du contenu du message ou bien du fait même d'avoir envoyé le courrier au(x) destinataire(s). - La fonction Copie Carbone Invisible permet de mettre en copie des personnes sans que quiconque des destinataires ou bien des destinataires cachés ne voit qu'il est en copie. Il est généralement recommandé lors de l'envoi de mail à de nombreuses personnes de les mettre en Copie Carbone Invisible afin d'éviter qu'un des destinataires ne réponde à tout le monde ou bien ne constitue une liste d'adresses. - Les autres fonctions de la messagerie sont notamment : Fichier attaché, Pièces jointes (Attached Files, Attachments) : il est possible d'attacher un fichier à un courrier en précisant son emplacement sur le disque dur 3

4 Signature : si le client de messagerie le permet, il est souvent possible de définir une signature, c'est-à-dire quelques lignes de texte qui seront ajoutées à la fin du courrier Envoi et réception des mails Que faire d'un message Les opérations sur les mails sont multiples: Nouveau, Composer ou Ecrire : écrire un nouveau message Supprimer : effacer un message Stocker, Archiver : copie un message dans un endroit plus sûr... Imprimer : imprime un message Répondre : envoie un message de réponse à l'expéditeur (en incluant parfois son propre message dans le corps du document, avec chaque ligne précédée du signe ">" et le sujet initial précédé de «Re:» pour montrer qu'il s'agit d'une réponse). Le bouton Répondre à tous permet d'envoyer une réponse à l'expéditeur ainsi qu'à toutes les autres personnes qu'il avait mis en destinataire ou en copie. Faire suivre, Transférer : fait suivre le message à quelqu'un d'autre en indiquant que le message provient de vous. Le sujet est généralement précédé de Fwd: pour indiquer qu'il s'agit d'un message que l'on a fait suivre. Rediriger, Transmettre, Acheminer : fait suivre le message à quelqu'un d'autre en indiquant la provenance d'origine du message. Le sujet est généralement précédé de Tr: pour indiquer qu'il s'agit d'un message que l'on a transmis D une saine utilisation de la messagerie * La nétiquette La nétiquette (contraction des mots «Net» et «éthique») représente l ensemble des règles de bon usage sur internet afin de respecter les autres et d être respecté. Il s'agit donc uniquement de règles de civilité et de bonne conduite afin de permettre à l'ensemble des internautes de partager un comportement respectueux des autres. **Lors de la rédaction et de la transmission d un message Indiquer clairement le sujet du message dans la zone «Objet» (ou «Sujet») Ceci est particulièrement important pour le destinataire. Il sera d'autant plus facile pour le destinataire de distinguer dans l ensemble des courriers qu il reçoit ceux qui sont prioritaires de ceux qui le sont moins si le sujet du message est explicite. Cela lui permettra aussi de classer plus facilement les courriers reçus. Il est possible de faire une distinction entre un sujet général, par convention mis entre crochets (le nom d un projet par exemple) et l énoncé bref du sujet ; Par exemple : N'envoyer le courrier électronique qu'aux personnes concernées- Il est déplacé, et désagréable pour les destinataires, de transmettre du courrier électronique à n'importe qui. Les destinataires perdent notamment un temps précieux à trier entre les messages qui les concernent vraiment et ceux qui ont peu ou aucun intérêt pour eux. Par ailleurs, cette pratique accapare inutilement des ressources du réseau. Le champ «A :» désigne le destinataire principal. C est à lui que s adresse le courrier électronique. 4

5 Le champ «Cc :» désigne les personnes tenues informées de la communication par mél. Le champ «Cci :» désigne des destinataires invisibles de la part de l ensemble des autres destinataires. L utilisation de cette fonctionnalité est déconseillée. On lui préférera l acheminement pour information, séparément, de la copie du précédent envoi. Être bref et bien situer le contexte du message. Pour être lu et bien compris, il est préférable d'utiliser des phrases courtes et précises. Si le message est long, le diviser en plusieurs paragraphes en facilite la lecture. Un texte précis et bien structuré permet d éviter les malentendus ou une mauvaise interprétation. Un message peut rapidement et facilement être retransmis à d'autres personnes. Utilisez un langage convenable et évitez l humour déplacé, les sarcasmes et les injures. Dans le cadre d un usage professionnel, il est appréciable pour les destinataires de commencer le message avec une des mentions suivantes : Pour information Pour avis Pour attribution et suite à donner S'il faut attacher des documents au message, pensez aux destinataires Le destinataire d'un fichier attaché ne possède pas forcément les logiciels permettant de le lire. Assurez-vous que le fichier est enregistré dans un format décodable par la plupart des logiciels courants. (ex..rtf au lieu de.doc). Par ailleurs, faites attention à la taille des fichiers attachés. Plus la taille est importante, plus le temps de transmission et de réception sera long. Une pièce jointe volumineuse risque de plus d'être refusée par le serveur de messagerie distant ou de saturer la boîte du destinataire et ainsi d'empêcher la réception d'autres messages. Utilisez les utilitaires compression/décompression pour réduire la taille de ces fichiers (.zip). Avant l envoi d un message sensé contenir une pièce jointe, veillez à ce que la pièce jointe soit bien présente! Restreindre l'utilisation des caractères en majuscules. Un texte rédigé en majuscules est difficile à lire. Par ailleurs, l'emploi de mots en majuscules indique, dans les pratiques du Net, que l'on veut exprimer de grandes émotions (joie, colère), ce qui n'est pas toujours bien ressenti par votre correspondant. Pour faire ressortir un terme, le placer plutôt entre guillemets. Avant de transmettre un message, prendre le temps de le relire. Pensez à corriger les fautes de frappe ou de français. Le style des messages reflète l'image de l'expéditeur. S'assurer de bien s'identifier et de laisser des coordonnées à la fin du message. Pensez à laisser votre signature au bas des messages, mais sans prendre trop de place (4 ou 5 lignes au maximum), en précisant par exemple votre fonction, votre entité de rattachement. Les coordonnées téléphoniques peuvent être utiles si un de vos destinataires cherchent à vous joindre rapidement. La coutume veut que la signature soit précédée d'une ligne contenant simplement deux tirets («--»). *** Lors de la réception d'un message Lorsqu'un message a été lu, décider immédiatement de le classer. Le courrier électronique se gère comme le courrier classique. Pour retrouver facilement un message, prenez l habitude de classer les messages reçus dans divers dossiers thématiques. Il sera ainsi plus facile de retrouver un message ou un fil de discussion. Certains clients de messagerie permettent d affecter une couleur à un message. Il peut être utile de vous définir un code de couleurs pour permettre d identifier certaines catégories de messages. 5

6 A moins que cela ne soit essentiel, prendre l'habitude de ne pas imprimer le courrier électronique. Lorsque le courrier est classé, il peut être retrouvé rapidement si nécessaire. Il est donc inutile d imprimer systématiquement son courrier. Cela évite de gaspiller du papier inutilement et donc contribue à préserver l'environnement. Respecter la confidentialité des messages reçus. Ne jamais rediriger ou retransmettre à d'autres personnes un courrier électronique personnellement adressé sans l'autorisation de l'expéditeur. De l'usage des émoticônes (smileys) Les émoticônes (parfois appelés smileys ou frimousses) sont des signes à inclure dans les messages afin d'indiquer l'état d'esprit dans lequel est rédigé le message (humour, sarcastique, ironique, etc.). Leur usage est généralement réservé à des messages non professionnels. Pour créer une émoticône, il suffit d utiliser les signes de ponctuation. Pour mieux les reconnaître inclinez votre tête de 90 degrés vers la gauche. 6