DOSSIER DE L ETUDIANT EN MOBILITE

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1 Service des stages Relations Internationales : : : DOSSIER DE L ETUDIANT EN MOBILITE Juillet

2 ANNEE DE MOBILITE : 3 ème année Adresse postale : INSTITUT D ETUDES POLITIQUE DE TOULOUSE MOBILITE 3A ACADEMIQUE/PROFESSIONNELLE 2 TER, RUE DES PUITS CREUSES CS TOULOUSE CEDEX 6 FRANCE ADRESSE MAIL UNIQUE : Mobilité académique : Nadia EL GHARBI : Sandra DA SILVA TEIXEIRA : Mobilité professionnelle : Céline PINEL : Marion FAITOT : Aide sociale de l IEP/ Aide à la mobilité de l IEP : Service de la Vie étudiante Jean-Michel Planas Inscription en 3eA Certificat Scolarité bourses du CROUS : Service de la Scolarité Cellule Apogée Xuan-Uyen Phan Dinh

3 Table des matières Dates à retenir... 4 Informations générales... 5 La mobilité académique : documents à retourner à l IEP... 7 Etudiant en mobilité ERASMUS... 7 Etudiant en mobilité HORS ERASMUS... 7 La mobilité professionnelle... 9 Durée du/des stage/s... 9 Lieu du stage... 9 Documents à retourner à l IEP Le rapport de stage Validation de la 3eA / redoublement Les bourses et aides financières Liens

4 DATES A RETENIR Dates de la mobilité : à partir du 15 juillet 2014 jusqu au 30 juin 2015 Vœux de spécialisation pour la 4eA : information par mail par la Scolarité de la 4eA vers février 2015 et vœux à faire en ligne mars/avril 2015 Résultats de l année de mobilité : septembre 2015 Remise des rapports de de stages : rapport de stage, corrigé et évalué par le maître de stage, à envoyer à l IEP en version électronique (dépôt sur plateforme IEP, adresse communiquée en novembre 2013) ET papier une semaine au plus tard après la fin du stage (service des stages, 3eA) Pour le semestre 6 : date limite le 8 juillet

5 Informations générales Inscription en 3eA : les dossiers de préinscription seront traités courant juillet Une notification définitive sera délivrée ensuite aux étudiants par mail avec le montant des frais d inscription pour l année Le paiement des droits d inscription devra être effectué avant le 30 septembre La liste des documents complémentaires à joindre pour le dossier d inscription sera indiquée lors de la notification. Ils seront aussi à envoyer avant le 30 septembre Par mail à : Par courrier postal à : IEP de Toulouse - Cellule APOGEE Inscriptions 3eA 2 ter rue des puits creusés CS Toulouse cedex 6 - FRANCE Le contrat de mobilité est à compléter, signer et envoyer au début de la mobilité Le certificat de scolarité pour sera envoyé dès que l inscription sera effective à l adresse postale indiquée dans le dossier (généralement celle des parents). A conserver durant l année de mobilité. L attestation d assuré social (LMDE/VITTAVI) : à demander à votre mutuelle étudiante (dates validité à vérifier). Les nouvelles attestations seront à demander directement aux mutuelles étudiantes à compter de l inscription en 3eA ( ). A conserver durant l année de mobilité. L attestation d assurance en responsabilité civile doit être en cours de validité et couvrir le stage. A conserver durant l année de mobilité. L attestation d assurance rapatriement : elle vous assure d être rapatrié en cas de problème grave pour bénéficier de soins dans de bonnes conditions sanitaires. Elle doit être encours de validité pour votre séjour, et couvrir le pays où vous séjournez. A conserver durant l année de mobilité. Carte européenne d assurance maladie : à faire avant de partir Passeport : en cours de validité, à faire dès aujourd hui ( Visa : démarches à faire par l étudiant directement auprès des ambassades à Paris des pays concernés (infos sur : Portail Ariane : enregistrement de votre séjour auprès du MAEDI via ce lien : /ariane/ (Le portail Ariane, créé par le ministère des Affaires étrangères et du développement international, permet aux voyageurs français qui le souhaitent de communiquer des données relatives à leurs voyages à l'étranger) Sécurité à l étranger 5

6 Vaccins / santé : ( Fiches synthétiques vie pratique par pays (mobilité académique et/ou professionnelle) Hors erasmus : à consulter en ligne sur le site web de l IEP - etudiant/ la 2eAnnée/la mobilité Les conventions de stage ne seront rédigées que lorsque le dossier de stage de l étudiant sera complet (documents+informations du stage). Les 3 exemplaires originaux de la convention de stage seront ensuite envoyés directement à la structure d accueil de stage par voie postale (sauf indications contraires), avec une copie mail à l étudiant. DOCUMENTS A RETOURNER A L IEP (au Service des Stages ou au Service des Relations Internationales, de l IEP de Toulouse) Tous les Etudiants de 3eA Contrat de mobilité complété et signé La liste des documents complémentaires à joindre pour le dossier d inscription sera indiquée lors de la notification. Ils seront aussi à envoyer avant le 30 septembre mail par mois (dont le premier lors de l arrivée sur lieu de mobilité et pour nous confirmer votre adresse mail. Les autres messages pour nous informer du déroulement de votre mobilité) 6

7 DOCUMENTS A RETOURNER A L IEP (Au Service des Relations Internationales, de l IEP de Toulouse) 1. Etudiant en Mobilité Académique ERASMUS AVANT VOTRE DEPART : Contrat Etudiant ERASMUS (à nous retourner complété et signé au plus tard le 30 Septembre 2014 avec un RIB à votre nom si vous demandez la bourse Erasmus) PENDANT VOTRE SEJOUR : Contrat d études ECTS (liste des cours suivis à nous retourner complété dans les 15 jours qui suivront votre arrivée dans l Université d accueil et signé par le coordinateur sur place) Envoyer un mail par mois (pour nous informer du déroulement de votre séjour) A LA FIN DE VOTRE SEJOUR : Attestation fin de séjour (à nous retourner signée par l établissement d accueil) Rapport détaillé (à remplir obligatoirement en ligne) Copie de vos relevés de notes (en liaison avec le service des Relations Internationales) La Bourse Erasmus reste conditionnée à la bonne réception de tous ces documents. 7

8 2. Etudiant en Mobilité Académique Hors ERASMUS AVANT VOTRE DEPART : Remplir, signer et envoyer le contrat de mobilité PENDANT VOTRE SEJOUR : Contrat d études (liste des cours suivis à nous retourner complété dans les 15 jours qui suivront votre arrivée dans l Université d accueil et signé par le coordinateur sur place) Envoyer un mail par mois (pour nous informer du déroulement de votre séjour) A LA FIN DE VOTRE SEJOUR : Attestation fin de séjour (à nous retourner signée par l établissement d accueil) Rapport détaillé (à remplir obligatoirement en ligne) Copie de vos relevés de notes (en liaison avec le service des Relations Internationales) 8

9 Durée du stage - 1 semestre = 16 semaines de stage minimum à temps plein (sur base de 35h hebdomadaire) - 2 semestres stage professionnels différents = 2 stages différents de 16 semaines chacun minimum à temps plein Lieu du stage Le stage peut être effectué : - En France - A l étranger (selon recommandations MAEDI / sous réserve de l avis de l administration) Structures d accueil des stagiaires (attention durée maximale réglementaire 6 mois maximum de stage) : - Entreprise - Administration (Ministère, collectivités territoriales, services déconcentrés, Ambassades, Consulats, Instituts Français, Missions économiques, Missions militaires, Parlement, ) - Associations, ONG (Alliances françaises, Amnesty International ) - Organisations internationales (Commission Européenne, Parlement Européen, ) sous réserve du niveau d études requis - Volontariat Civique VIE-VIA Volontariat Européen Les missions du stage : Elles doivent répondre aux objectifs suivants : Découverte du milieu professionnel et en approfondir la connaissance Lien avec la poursuite d études, adéquation avec le projet professionnel de l étudiant Mettre en pratique et acquérir de nouvelles compétences complétant la formation reçue en 1e et 2e année S intégrer humainement et professionnellement à un milieu professionnel et à une équipe de travail Les missions du stage devront être validées par la Direction des études, et le Service des stages. En fonction des recommandations du MAEDI, l IEP se réserve le droit d interdire certaines destinations de stage en cours d année. 9

10 STAGES : DOCUMENTS A RETOURNER A L IEP (au Service des Stages, de l IEP de Toulouse) AVANT VOTRE DEPART (15 jours max avant le début du stage) : Demande de convention de stage complétée et signée par l étudiant et par l organisme de stage (si les missions sont validées par le Service des stages de l IEP, la convention de stage sera rédigée et envoyée en 3 exemplaires à l organisme de stage) Copie attestation assuré social (LMDE ou VITTAVI) Assurance responsabilité civile couvrant le stage Assurance rapatriement (pour stage à l étranger uniquement) PENDANT VOTRE STAGE : Convention stage obligatoire signée (à nous retourner par courrier ou par fax) Fiche de renseignement sur le maître de stage (un mois après le début du stage) Envoyer un mail par mois (pour nous informer du déroulement du stage) A LA FIN DE VOTRE STAGE : Fiche de présentation du stage Attestation de fin de stage Rapport de stage (à rendre une semaine après la fin du stage en deux versions, une papier et une informatique) Fiche d évaluation complétée et signée par votre maître de stage (à insérer dans le rapport de stage lors de sa remise à l IEP). Elle existe en anglais et espagnol (Disponibles sur le site web de l IEP). * Pour les stages MAEDI : la convention de stage (dans le courriel d acceptation du MAEDI) est à imprimer et à compléter en 3 exemplaires originaux et à envoyer au Service des stages (C.Pinel) accompagnée des pièces demandées par le MAEDI. Une modification de la législation concernant les stages est en cours. Vous serez informé des évolutions législatives et réglementaires en cours d année. 10

11 LE RAPPORT DE STAGE La validation du semestre de mobilité professionnelle comprend : - Evaluation du stage et du rapport de stage par le maître de stage - Evaluation du rapport de stage par l IEP La moyenne de ces 2 notes doit être supérieure à 10/20 pour valider le semestre (après décision de la Commission de validation qui se réunira en septembre 2015). A. La rédaction du rapport de stage Vous devrez donc rédiger un rapport de stage qui permettra d évaluer la réalisation des objectifs du stage : a. mener à terme avec succès le projet arrêté en concertation avec le maître de stage validé par le bureau de la mobilité 3 ème année, b. faire évaluer la qualité du travail professionnel produit, c. s intégrer humainement et professionnellement à un milieu et à une équipe de travail, d. découvrir, in situ, les multiples aspects du fonctionnement d une structure professionnelle. Le rapport de stage devra être rendu pour chaque stage au bureau des stages de l IEP, une semaine au plus tard après la fin du stage en deux versions, une papier (service des stages, 3eA) et une informatique (dépôt sur plateforme informatique IEP, adresse communiqué en novembre 2014). Ce rapport devra être corrigé et évalué par le maître de stage, avant de le transmettre à l IEP. Il peut être rédigé soit en français, soit en anglais ou soit en espagnol. Pour le semestre 6 : date limite le 8 juillet Le rapport de stage doit comporter entre 30 et 45 pages (hors annexes) : Contenu indicatif du rapport (ce qui suit n est pas un plan) : - Une fiche de présentation de stage (voir modèle dans dossier) - La justification du choix de votre organisme d accueil et votre méthodologie de recherche de stage - La présentation de votre projet professionnel - La description de l organisme d accueil - Votre position dans l organisation de la structure et vos conditions d intégration - L analyse de la mission qui vous a été confiée - Votre évaluation du stage : bilan de la mission, bilan des acquis et relations avec les compétences universitaires et les acquisitions de savoirs autonomes - Une bibliographie, des annexes et éventuellement un tableau de bord hebdomadaire des tâches assumées. 11

12 Un guide du rapport de stage vous est joins afin de vous aider dans la rédaction du rapport. Il est également téléchargeable sur le site web de l IEP. B. L évaluation du maître de stage Votre stage et votre rapport de stage devront être évalué par votre maître de stage. A cette fin, une fiche d évaluation sera jointe à la convention de stage. Cette fiche est disponible en français, en anglais et en espagnol. Elle est également téléchargeable sur le site web de l IEP. Cette évaluation devra être insérée dans votre rapport de stage lors de se remise à l IEP (version papier et version électronique), une semaine après la fin du stage. Votre rapport de stage sera également évalué par l IEP. Il sera évalué selon une grille de correction répondant aux objectifs du stage rappelé ci-dessus (cf A. La rédaction du rapport de stage). La moyenne de ces 2 notes doit être supérieure à 10/20 pour valider le semestre (après décision de la Commission de validation qui se réunira en septembre 2015). Aucun résultat ne sera communiqué avant cette date. 12

13 VALIDATION DE LA 3eA / REDOUBLEMENT En cas de non validation d un semestre ou de deux semestres durant l année de mobilité (académique ou professionnelle) : 1) Les étudiants n ayant pas validé 2 semestres durant leur année de mobilité (académique ou professionnelle) redoubleront leur 3 e année et devront faire un stage d une durée de 26 semaines minimum à temps plein. Ils devront rendre un rapport de stage (une version papier et une version électronique) à l IEP (au service des stages) au plus tard une semaine après la fin du stage. 2) A condition d avoir rendu leur rapport de stage ou d avoir présenté leurs examens*, les étudiants n ayant pas validé 1 semestre durant leur année de mobilité (académique ou professionnelle pourront s inscrire en 4 e année mais devront faire un stage d une durée de 8 semaines minimum à temps plein à partir de fin mai 2016 (date de fin du 2 e semestre 2016). Le rapport de stage devra être remis à l IEP (une version papier et une version électronique) (au service des stages) au plus tard une semaine après la fin du stage. La date limite pour la remise des rapports de stage est le 18 juillet Les modalités d évaluation seront les mêmes qu en 3 e année. *Si le rapport de stage n a pas été remis ou que l étudiant ne s est pas présenté à ses examens, l étudiant redoublera son année de mobilité. Les étudiants qui ne se seraient pas présentés à la session d examen (pour toutes les matières définies sur leur contrat d études) de l un de leur semestre de mobilité académique, ou qui ne feraient pas leur stage obligatoire, ou qui ne rendraient pas leur rapport de stage de mobilité professionnelle ne pourront pas s inscrire en 4 année et redoubleront leur troisième année conformément aux dispositions indiquées ci-dessus. 13

14 LES BOURSES ET AIDES FINANCIERES Tous les critères d attribution de bourse de cette notice peuvent changer d une année à l autre. Aucun dossier de bourse ne sera traité avant le départ en mobilité. Les étudiants seront directement informés par voie électronique de la constitution d un dossier de bourse pendant leur année de mobilité. Aides de l IEP à la mobilité L aide à la mobilité versée par l IEP est, conformément à la décision du Conseil d administration lors de la séance du 28/06/02, réservée aux étudiants non boursiers et aux étudiants boursiers à taux 0 (sous réserve de crédits disponibles). Elle concerne les départs en mobilité académique et professionnelle. Elle est exclusive de toute autre aide à la mobilité. L enveloppe de l aide étant limitée, la sélection des étudiants bénéficiaires se fait par rapport aux critères suivants : le quotient familial inférieur à le calcul des points de charges Voir détails sur guide de l étudiant 2014/2015 («Aide sociale et aide à la mobilité»). Le dossier est disponible sur le site de l IEP dans la rubrique «notre école» / vie étudiante / aides financières. LA DECISION FINALE D ATTRIBUTION OU DE NON-ATTRIBUTION EST DE LA COMPETENCE EXCLUSIVE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L IEP DE TOULOUSE Aide à la Mobilité Internationale du CROUS Le ministère attribue aux établissements d enseignement supérieur un contingent annuel de bourses, réservées aux étudiants boursiers sur critères sociaux effectuant une mobilité internationale (en général attribuée aux étudiants boursiers qui ne peuvent bénéficier d aucune autre aide). Montant de la bourse en 2013/2014 : environ 400 par mois à concurrence d un maximum de 2 mois par étudiants, soit 800. LA DECISION FINALE D ATTRIBUTION OU DE NON-ATTRIBUTION EST DE LA COMPETENCE EXCLUSIVE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L IEP DE TOULOUSE Bourses Erasmus Stage - mobilité professionnelle Ces bourses sont attribuées aux étudiants non boursiers à condition d effectuer un stage dans un Etat membre ou associé de l Union Européenne (hors Institutions européennes, représentations de la France ou organismes gérant des programmes européens) En raison de la mise en place du nouveau programme Erasmus+ et du retard pris par la Commission européenne concernant les règles de financement, le montant de l allocation reste à définir (courant octobre). 14

15 Bourses Erasmus - mobilité académique Elles sont réservées aux étudiants non boursiers effectuant un séjour académique en Europe, état membre ou associé, dans une Université partenaire de l IEP dans le cadre du programme Erasmus+. En raison de la mise en place du nouveau programme Erasmus+ et du retard pris par la Commission européenne concernant les règles de financement, le montant de l allocation reste à définir (courant octobre). Bourses Régionales de Midi-Pyrénées : mobilité académique Réservées aux étudiants boursiers sur critères sociaux, effectuant un séjour académique à l étranger. Pas de possibilité de cumul avec la bourse Erasmus Etudes ou la bourse d un autre Conseil Régional. Les dossiers sont constitués avant le départ de mobilité. Le dossier est constitué et envoyé par voie numérique directement par l étudiant ( Pour 2013/2014, le montant est d environ 70 par semaine ouvrée dans la limite de 36 semaines maximum. Bourses Régionales de Midi-Pyrénées : mobilité professionnelle Réservées aux étudiants boursiers sur critères sociaux effectuant un stage professionnel obligatoire à l étranger d une durée de 12 semaines minimum et de 24 semaines maximum. Pas de possibilité de cumul avec la bourse Erasmus Stages ou la bourse d un autre Conseil Régional. Le stage ne doit pas donner lieu à une rémunération supérieure à l indemnité règlementaire. Les dossiers sont constitués avant le départ de mobilité. Le dossier est constitué et envoyé par voie numérique directement par l étudiant ( Pour 2013/2014, le montant est d environ 70 par semaine ouvrée dans la limite de 24 semaines maximum. Bourses régionales et départementales hors Midi-Pyrénées La demande auprès de votre Conseil Général et Régional d origine vous appartient. Certaines communes attribuent également des aides. 15

16 Divers - La carte d identité internationale des étudiants (carte ISIC) ( - Carte des étudiants en mobilité (Site web IEP : se former/ 3eA la mobilité) - Facebook des étudiants en mobilité - Maison des français à l étranger ( Liens La scolarité de la 3eA : intran etudiant / le diplôme/ 2 e Année/ la mobilité de la 3eA Les aides financières de l IEP et les bourses de stage : notre école / vie étudiante / aides financières Les bourses du Conseil Régional Midi Pyrénées : Les stages en général : «Intran etudiants» / «les stages» 16

17 Nous vous souhaitons une très bonne année de mobilité!!!!!!! 17

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