Gestion des documents associés

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1 Gestion des documents associés

2 Gestion des documents associés 1 Introduction Introduction 4 Principe des deux modes de gestion des documents 5 2 Les pièces jointes ArcGIS Avantages et inconvénients 8 Prérequis 10 Préparer les données 11 Paramétrer l'application pour utiliser les documents associés 13 Gérer les options sur les documents associés 16 Gérer les droits d'accès sur les documents associés 20 Accéder aux documents joints dans l'application finale 22

3 Gestion des documents associés - 3 Introduction

4 Introduction Joindre des documents à des éléments du SIG répond à un besoin récurrent et différentes méthodes peuvent être mises en oeuvre. Enrichir les informations dont on dispose sur un élément du pâtrimoine, garder la mémoire des courriers qui ont déjà été envoyés, sauvegarder les comptes rendus de visites de maintenance, les raisons pour vouloir associer des documents divers aux éléments gérés dans le SIG sont multiples. Toutefois, dans le contexte d'utilisation d'arcopole Studio c'est-à-dire sur le web, les contraintes sont forcemment renforcées : comment organiser les documents et comment y donner accès? comment gérer les droits sur les documents? où se trouve la limite entre une gestion simple qui peut être mise en oeuvre par le service en charge du SIG et celle, plus complexe, d'une véritable Gestion Electronique des Documents (GED)? Cette documentation fait le point sur les possibilités qui vous sont offertes avec arcopole Studio afin de prendre immédiatement les bonnes décisions. Gestion des documents associés - 4

5 Principe des deux modes de gestion des documents ArcOpole Studio permet de mettre en oeuvre deux modes de gestion des documents : l'utilisation des pièces jointes d'arcgis et les fichiers à plat accessibles par des liens hypertextes. Vous pouvez utiliser un seul mode de gestion ou bien mixer les deux en fonction de vos besoins et des objets auxquels vous voulez associer des documents. Les pièces jointes ArcGIS Depuis la version 10, ArcGIS propose nativement de joindre tout type de document aux objets de votre SIG. Stockées dans la géodatabase, ce mode de gestion est caractérisé par : Stockage centralisé dans la géodatabase (administration simple, procédure de sauvegarde standard,...) Accès par tous les clients ArcGIS : Desktop biensur mais aussi les application Web comme arcopole Studio et mobiles (ios, Androïd,...) Cardinalité 1-n : - 1 objet peut avoir 1 à n documents associés - 1 document ne peut être associé qu'à 1 seul objet Upload/Download pris en charge par ArcGIS Gestion des documents associés - 5

6 Les fichiers à plat accessibles par des liens hypertextes Plus traditionnellement, vous pouvez référencer des fichiers déposés dans un répertoire sur votre réseau et créer des liens pour y accéder. Ce mode de gestion est caractérisé par : Stockage traditionnel des fichiers à plat (dans des répertoires), centralisé ou non Création d'une table qui fait le lien entre les objets géographiques et les documents Création d'une classe de relation de cardinalité m-n entre les objets géographiques et la table des documents : - 1 objets peut avoir 1 à n documents associés - 1 document peut être associé à 1 à n objets Gestion des documents associés - 6

7 Les pièces jointes ArcGIS Gestion des documents associés - 7

8 Avantages et inconvénients Liste des avantages et inconvénients de l'utilisation des pièces jointes ArcGIS. Gardez en mémoire que les modes de gestion des documents présentés ici ne sont pas exclusifs. Vous pouvez tout à fait les mixer l'un avec l'autre au besoin... Avantages Les avantages à utiliser les pièces jointes ArcGIS sont les suivants : Stockage centralisé dans la géodatabase : les pièces jointes sont stockées directement dans la géodatabase et toute la gestion est réalisée dans ArcGIS. Ainsi, toutes l'administration est réalisée depuis ArcGIS for Desktop et les documents joints profitent de vos procédures d'exploitation de la base de données (sauvegardes automatiques, optimisation,...) Accès par tous les clients ArcGIS : toutes les applications développées avec les outils Esri peuvent accéder nativement aux documents associés, ArcGIS for Desktop biensur mais aussi les application Web comme arcopole Studio et même mobiles (ios, Androïd,...) Upload/Download pris en charge par ArcGIS : le référencement et le chargement d'un nouveau document est entièrement pris en charge par les outils Esri. Cela est important si vous souhaitez que vos utilisateurs Web puissent enrichir le SIG de document associés. ArcGIS et arcopole Studio prennent en charge le téléchargement depuis le poste de l'utilisateur (upload) des documents qu'il ajoutera sur les objets gérés. 1 objet, plusieurs documents : 1 objet peut avoir de 1 à n documents associés ; il n'existe pas vraiment de limite au nombre de documents qui peuvent être associés à un objet. Tous les formats : tous les formats de fichiers sont acceptés Options de contrôle des droits d'accès : arcopole Studio propose 3 types de droits d'accès Gestion des documents associés - 8

9 aux documents associés : pas d'accès, lecture uniquement ou mise à jour de la liste des documents Fonctionnalité d'archivage : arcopole Studio propose une fonctionnalité d'archivage des documents associés évitant l'inflation incontrôlée du nombre de documents Inconvénients Les inconvénients à utiliser les pièces jointes ArcGIS sont les suivants : Stockage centralisé dans la géodatabase : les pièces jointes étant stockées directement dans la géodatabase, cette dernière peut devenir très volumineuse, c'est pourquoi une fonctionnalité d'archivage a été développée. Limitation du poids des pièces jointes : même si théoriquement il n'existe pas de taille maximale pour les pièces jointes, il est déconseillé d'utiliser des pièces jointes de plus de 5Mo. Pour éviter une utilisation qui pourrait être impactante pour la géodatabase et dépasser les limites fixées par le serveur Web dans la taille de requêtes, des limites peuvent être définies dans l'interface d'administration. 1 document, 1 objet : 1 document ne peut être joint qu'à un seul objet à la fois. Si le même document concerne plusieurs objets du SIG, il doit être joint autant de fois qu'il y a d'objets (et donc dupliqué dans la géodatabase) Gestion des documents associés - 9

10 Prérequis L'utilisation des pièces jointes ArcGIS en mode Web impose les prérequis suivants Géodatabase Entreprise Si la gestion des pièces jointes avec ArcGIS Desktop fonctionne dans tous les types de géodatabases (fichiers, personnelles ou entreprise), dès lors que vous voulez y accéder en mode Web, vous devez utiliser une géodatabase Entreprise (stockage dans un SGBD supporté par ArcGIS for Server tel que ORACLE ou SQL Server). Gestion des documents associés - 10

11 Préparer les données 2 étapes doivent être suivies pour préparer les données pour qu'elles puissent être utilisées tout en permettant la gestion des documents : activation des pièces jointes ArcGIS et publication d'un service avec la capacité d'accès aux entités. Activer les pièces jointes dans ArcCatalog Dans ArcCatalog, sur chaque des classes d'entités sur lesquelles vous souhaitez gérer les documents associés, créez les pièces jointes. Cela a pour effet de créer les tables et champs adhoc dans votre géodatabase. Gestion des documents associés - 11

12 Publication d'un service en activant la capacité d'accès aux entités Dans les options de publication de votre MapService, dans le choix des capacités, activez l'option "Feature Access". Uniquement avec ArcGIS Server 10.0 Si vous utilisez la version 10.0 d'arcgis Server, vous devez mettre à jour le cache Rest d'arcgis Server puis redémarrer Tomcat. En version 10.1, cela n'est pas nécessaire. Gestion des documents associés - 12

13 Paramétrer l'application pour utiliser les documents associés Le paramétrage de l'application pour utiliser les documents associés se fait en 4 étapes simples. Créer une nouvelle application ou en modifiez une existante Commencez par créer une nouvelle application ou éditez une application existante pour pouvoir commencer le paramétrage. Ajouter des données supportant les pièces jointes ArcGIS Dans l'onglet "Données", ajoutez un MapService qui intègre des données supportant les pièces jointes ArcGIS (par exemple le MapService créé à l'étape précédente). Gestion des documents associés - 13

14 Ajouter la fonctionnalité "Documents associés" Dans l'onglet "Fonctionnalités", ajoutez la fonctionnalité nommée "Documents Associés". Si les données ajoutées à l'étape précédente ne supportent pas les pièces jointes ArcGIS, un message vous l'indique. Vérifiez si vous avez bien suivi toutes les étapes décrite dans la partie Préparer les données : Si le MapService choisi intègre bien des couches sur lesquelles vous avez activé le support des pièces jointes ArcGIS, Si vous avez bien activé la capacité "Feature Access". Gestion des documents associés - 14

15 Vérifier les couches sur lesquelles les documents associés seront accessibles Revenez dans l'onglet "Données" et vérifiez que les documents associés sont bien présents sur les couches attendues. Gestion des documents associés - 15

16 Gérer les options sur les documents associés ArcOpole Studio propose nombreuses options qui peuvent être activées en fonction de vos besoins. Activer les contraintes sur les documents associés En sélectionnant la ligne des documents associés dans l'arborescence d'une couche, vous pouvez activer les contraintes sur les documents qui y seront associés. Gestion des documents associés - 16

17 Taille des fichiers Vous pouvez déterminer la taille maximale des fichiers qui peuvent être joints à un objet. Si un utilisateur essaie d'associer un fichier plus gros, un message avertira l'utilisateur qu'il ne peut pas continuer et l'informera de la taille maximale paramétrée. Types de fichiers Vous pouvez déterminer une liste de types de fichiers qui peuvent être joints. Pour cela saisissez les extensions possibles séparées par des virgules. Les fichiers des autres types ne pourrons pas être ajoutez aux objets de la couche. Gestion des documents associés - 17

18 Nombre de fichiers Vous pouvez limiter le nombre de fichiers qui peuvent être associés à un unique objet de la couche. Une fois ce nombre atteind, l'utilisateur devra supprimer des documents avant de pouvoir en ajouter. Il aura aussi la possibilité d'archiver tous les documents si vous avez activé cette option. Taille des images Vous pouvez déterminer la taille maximale du plus grand côté des images qui peuvent être jointes à un objet. Si un utilisateur associe une image plus grande, celle-ci sera redimensionnée pour atteindre la taille maximale que vous définissez. Gestion des documents associés - 18

19 Archivage Vous avez la possibilité d'activer une fonctionnalité d'archivage. Cette dernière permet à l'utilisateur : 1. de compresser tous les fichiers sous la forme d'une archive.zip, 2. de télécharger cette dernière, 3. d'effacer tous les documents associés afin de libérer de la place. Gestion des documents associés - 19

20 Gérer les droits d'accès sur les documents associés Plusieurs types de droits d'accès peuvent être définis sur les documents associés : pas d'accès aux documents, accès en lecture uniquement et accès complet (avec modification de la liste des documents). Afficher la liste des utilisateurs accédant aux documents joints. Sélectionnez la ligne des documents associés dans l'arborescence d'une couche, La liste des utilisateurs pouvant accéder aux documents s'affiche. Définir un droit de mise à jour des documents associés Activez le droit de mise à jour de la liste des documents associés à un objet, l'utilisateur aura alors la possibilité d'ajouter et de supprimer des documents. Gestion des documents associés - 20

21 Définir un droit de consultation uniquement des documents associés Supprimez le droit de mise à jour de la liste des documents associés à un objet, l'utilisateur aura alors uniquement la possibilité de lire la liste des documents et de les ouvrir. Interdire l'accès aux documents d'une couche Glissez l'utilisateur dans la corbeille pour lui interdire l'accès aux documents associés à la couche. Gestion des documents associés - 21

22 Accéder aux documents joints dans l'application finale L'accès aux documents joints se fait directement depuis la fiche attributaire. Consulter les documents associés Lorsqu'ils sont disponibles, les documents associés sont visibles en appuyant sur le bouton spécifique prévu à cet effet. Gestion des documents associés - 22

23 Gérer la liste des documents associés L'utilisateur qui en a les droits peut ajouter et supprimer des documents associés à l'objet en cours. Gestion des documents associés - 23

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