esurclassements pour les agents de voyages aircanada.com/agents

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1 esurclassements pour les agents de voyages aircanada.com/agents

2 Présentation de esurclassements L avantage que vous et vos clients attendiez est enfin arrivé : les surclassements d Air Canada sont maintenant proposés en format électronique. Les membres admissibles verront leurs crédits esurclassements déposés directement dans leur compte esurclassements, peu après qu ils y auront eu droit. Ils pourront donc y accéder en tout temps à aircanada.com. Les crédits esurclassements permettent à vos clients de profiter du confort de notre cabine Affaires, surtout à bord des vols intercontinentaux proposant nos Suites Super Affaires, un produit complet comprenant un fauteuil-lit, un repas à plusieurs services et un écran individuel à commande tactile offrant des centaines d heures de divertissements sur demande. Renseignements importants : Les esurclassements sont établis en fonction de crédits. Contrairement aux certificats papier, qui peuvent être appliqués uniquement à l ensemble d un voyage aller simple pour un itinéraire précis, les crédits esurclassements peuvent être utilisés pour tout itinéraire ou segment de vol d Air Canada ou de Jazz dans l ensemble de notre réseau. Les crédits esurclassements peuvent être partagés. Selon son statut supérieur Air Canada, votre client peut désigner des partenaires esurclassements pour lesquels il peut faire une demande de surclassement avec ses crédits, même s il ne voyage pas avec eux. Les esurclassements peuvent être demandés en ligne. Les agents qui ont accès à aircanada.com/agents peuvent soumettre des demandes de surclassement en ligne, pourvu que la réservation initiale soit terminée et que le membre dont les crédits esurclassements sont utilisés fassent partie de la réservation. Les demandes de esurclassements inscrites sur la liste d attente sont traitées jusqu au départ du vol. Si la demande de surclassement inscrite sur la liste d attente n est pas autorisée avant l enregistrement de votre client, elle est automatiquement transférée sur la liste d attente des surclassements de l aéroport pour une autorisation à la porte d embarquement. Les crédits esurclassements sont valables pour des vols effectués à compter du 1er mars Les demandes de surclassement faites au moyen de crédits esurclassements seront valables uniquement pour des vols effectués à compter du 1 er mars Toutefois, vous pouvez demander un surclassement pour votre client dès que ses crédits ont été ajoutés à son compte. Le guide qui suit vous présentera les nombreuses fonctions du service esurclassements pour les agents de voyages, uniquement accessible à aircanada.com/agents. 1

3 Service esurclassements à aircanada.com Pour accéder au service esurclassements réservé aux agents de voyages, il suffit d ouvrir une session à aircanada.com/ agents ou de visiter la page d accueil de esurclassements, à aircanada.com/esurclassements. Une fois que vous aurez accédé au site, l authentifiant de votre agence de voyages sera automatiquement reconnu. La page ci dessous s affichera : Afin de connaître le nombre de crédits esurclassements requis pour un itinéraire particulier, cliquez sur ce lien. (Plus de détails à la page 3.) Pour demander un surclassement, vous devrez entrer le numéro du PNR d Air Canada et le nom de famille de l un des passagers. Le passager dont les crédits esurclassements sont utilisés doit faire partie de la réservation, sinon vous ne serez pas en mesure de demander un surclassement en son nom. (Plus de détails à la page 4.) Les agents de voyages n ont pas accès aux onglets Historique esurclassements et esurclassements à partager. L onglet Historique esurclassements présente un historique détaillé des transactions effectuées dans le compte de chaque membre. Si votre client a des questions sur ses transactions, il peut consulter directement son compte esurclassements à aircanada.com ou communiquer avec les Réservations d Air Canada. L onglet esurclassements à partager est utilisé par les membres de statut supérieur d Air Canada pour la gestion des partenaires esurclassements désignés. Ces membres peuvent ajouter jusqu à quatre personnes (selon leur statut supérieur) avec qui partager leurs crédits esurclassements, même s ils ne voyagent pas avec eux. Si votre client souhaite ajouter des partenaires esurclassements désignés, il peut le faire directement à partir de son compte esurclassements à aircanada.com ou communiquer avec les Réservations d Air Canada.

4 Aperçu des crédits esurclassements nécessaires Si votre client ou vous-même souhaitez connaître le nombre de crédits esurclassements requis pour un itinéraire particulier, il suffit d entrer l origine et la destination de l aller simple ainsi que le statut supérieur Air Canada du membre concerné. 3 Le nombre de crédits esurclassements requis vous sera présenté en fonction du produit tarifaire et de la classe de réservation. La période de réservation au cours de laquelle un surclassement peut être demandé sera également précisée. Si vous désirez en savoir plus sur la façon dont ce nombre est calculé pour les divers types d itinéraires, rendez-vous à aircanada.com/esurclassements. Veuillez prendre note que des surclassements peuvent uniquement être demandés pour des vols exploités par Air Canada ou Jazz à bord d appareils dotés d une cabine Affaires.

5 Demande de surclassement Une fois le numéro du PNR d Air Canada et le nom de famille de l un des passagers saisis, nous essaierons de vous autoriser à effectuer le surclassement. Toutefois, si nous ne vous reconnaissons pas comme le titulaire du PNR, vous devrez inscrire votre pseudo-code de ville ou votre ID Agence. L information sera comparée à celle contenue dans le PNR. 4 Si la vérification de correspondance échoue, vous ne serez pas autorisé à effectuer le surclassement. L une des raisons suivantes peut en être la cause : Vous n avez pas réservé le PNR initial. Votre pseudo-code de ville ou votre ID Agence n est pas celui qui figure dans le PNR initialement réservé. Veuillez consulter le PNR initial pour obtenir le bon pseudo-code de ville ou ID Agence. Si vous êtes incapable d accéder à la réservation, conseillez à votre client de demander lui-même le surclassement à partir de son compte esurclassements à aircanada.com ou en communiquant avec les Réservations d Air Canada. Si la vérification de correspondance fonctionne, on vous proposera d effectuer un surclassement dans la réservation. N oubliez pas qu il est impossible d utiliser des crédits esurclassements pour les demandes concernant des vols prévus avant le 1 er mars 2011.

6 Demande de surclassement 5 Vous devrez d abord fournir le numéro Aéroplan du membre dont les crédits sont utilisés pour le surclassement. Le nom de ce membre doit figurer dans la réservation. Si le membre dont les crédits sont utilisés pour le surclassement ne fait pas partie de la réservation, veuillez informer votre client que ce membre doit demander le surclassement lui-même directement à partir de son compte esurclassements à aircanada.com ou en communiquant avec les réservations d Air Canada. Vous pourrez demander un surclassement pour l aller simple complet ou pour des segments précis du vol. Le service esurclassements indiquera s il y a des places libres pour le surclassement et si une demande de surclassement peut être soumise (p. ex. il se peut que le membre ne se trouve pas dans sa période de réservation admissible). Après avoir cliqué sur le bouton Demander un surclassement, vous devrez accepter les conditions générales.

7 Confirmation d une demande de surclassement Le nombre de crédits esurclassements nécessaires est immédiatement déduit du compte du membre. Si votre client a droit à un remboursement parce que sa demande de surclassement n a pas été acceptée avant le départ, ses crédits seront remboursés dans les 72 heures suivant l arrivée de son dernier vol. Une fois la demande de surclassement confirmée, les segments de vol sélectionnés seront définis de l une des façons suivantes : Surclassement effectué (c.-à-d. un surclassement a été confirmé dans la cabine Affaires) Inscrit sur la liste d attente (c.-à-d. la demande de surclassement a été ajoutée à la liste d attente) Une place dans la cabine Affaires sera automatiquement assignée dans le cas des surclassements confirmés. Vous pouvez toutefois cliquer sur Sélectionner des places, afin de choisir la place de votre client, sous réserve des disponibilités. Selon les coordonnées saisies dans le PNR, un avis sera envoyé lorsque le surclassement est demandé et lorsqu une demande inscrite sur la liste d attente est ultérieurement confirmée. (Voir les détails à la page 7) Si votre client souhaite annuler un segment de vol pour lequel une demande de surclassement a été: Confirmée: l annulation peut être directement traitée à partir de votre système mondial de distribution (SMD). Inscrite sur la liste d attente: l annulation peut être directement traitée à aircanada.com/agents ou à partir de votre système mondial de distribution (SMD). Tout crédit esurclassements utilisé pour le segment de vol annulé sera automatiquement porté de nouveau à son compte. 6

8 Synchronisation des PNR pour les réservations du SMD Pour les vols effectués à partir du 1 er mars 2011, toutes les demandes de surclassement doivent être soumises à l aide du service esurclassements à aircanada.com ou en communiquant avec les Réservations d Air Canada. Il ne sera plus possible de demander des surclassements à l aide de votre SMD à compter du 1 er mars Pour assurer une synchronisation entre les PNR du SMD et ceux d Air Canada : Lorsqu un surclassement est confirmé, un message sera envoyé au titulaire du PNR pour l informer que le surclassement du segment de vol concerné a été confirmé en classe R (la classe de surclassement d Air Canada) et que le segment initial en classe économique a été annulé. Le nouveau segment de vol actif en classe R ne devrait pas être annulé dans votre PNR SMD. Lorsque le surclassement est inscrit sur la liste d attente, un message sera envoyé au titulaire du PNR pour l informer que le surclassement du segment de vol concerné a été inscrit sur une liste d attente en classe R. Le nouveau segment de vol actif en classe R ne devrait pas être annulé dans votre PNR SMD. Veuillez prendre note que le segment initial en classe économique demeure confirmé dans le PNR. Si un segment de vol pour lequel une demande de surclassement a été confirmée ou inscrite sur la liste d attente est annulé directement dans votre SMD ou à aircanada.com/agents, les crédits esurclassements seront automatiquement portés de nouveau au compte du membre par Air Canada. Avis relatif aux réservations du SMD Afin de recevoir un avis approprié dans un PNR du SMD chaque fois qu une demande de surclassement est présentée, ou confirmée ultérieurement si le vol est uniquement inscrit sur la liste d attente au moment de la demande de surclassement, veuillez vous assurer de soumettre les coordonnés de votre agence et de votre client dans l un des formats OSI suivants : Courrier électronique (p. ex. adresse électronique jdoe@hotmail.com) 2.OSIAC CTCE YYZ JDOE//HOTMAIL.COM SMS (p. ex. numéro de cellulaire ) 2.OSIAC CTCP AC MOBILE 2.OSIAC CTCP AC CELL 2.OSIAC CTCP YUL C 2.OSIAC CTCP YUL M 2.OSIAC CTCC YVR /CELL 7

9 Modifications volontaires pour les réservations du SMD Modifications volontaires apportées à un segment surclassé Réserver une place en classe économique pour le nouveau vol. Annuler le segment réservé en classe R. Échanger le billet et percevoir le supplément ainsi que les frais de modification, le cas échéant. Dans le cas où votre client désire faire une demande de surclassement sur le nouveau segment, faites la demande via aircanada.com/agents, ou en appelant les Réservations d Air Canada. Modifications volontaires apportées à un PNR dont le segment en classe R n'est pas modifié Les modifications aux autres segments peuvent être traitées normalement. Le billet peut être échangé avec le segment en classe R dans le PNR. Veuillez noter que nous acceptons les billets électroniques émis avec la classe R sur n importe lequel des coupons de vol. 8

10 Foire aux questions sur les esurclassements Après le 1 er mars 2011, serai-je en mesure de réserver une place en classe R (la classe de surclassement d Air Canada) directement dans mon SMD? Non. Toutes les demandes de surclassement pour des vols prévus à partir du 1 er mars 2011 doivent être soumises à l aide du service esurclassements à aircanada.com ou en communiquant avec les Réservations d Air Canada. Aurai-je besoin du numéro Aéroplan et du mot de passe de mon client pour effectuer la demande de surclassement? Vous aurez seulement besoin du numéro Aéroplan du membre dont les crédits esurclassements sont utilisés pour traiter la demande de surclassement. Aucun mot de passe n est requis. Pourrai-je continuer à m occuper du PNR après avoir demandé un surclassement à l aide de crédits esurclassements pour un client? Oui, vous pourrez continuer à vous occuper du PNR. Il fera l objet d une synchronisation pour tenir compte de l état du surclassement. Puis-je annuler un segment de vol en classe R, soit confirmé ou en attente pour un surclassement, à partir de mon SMD? Oui. Vous pouvez annuler le segment directement. Notez que ceci enclenchera le remboursement des crédits esurclassements dans le compte du membre. Autrement, il est possible d annuler le segment en attente en classe R via le site aircanada.com/agents. Combien de partenaires esurclassements désignés un membre peut-il sélectionner? Seuls les membres de statut supérieur d Air Canada peuvent partager leurs crédits esurclassements avec des partenaires. Le nombre varie selon le statut : Membres Super Élite : 4 partenaires Membres Élite : 2 partenaires Membres Prestige : 1 partenaire Le membre peut-il modifier ses partenaires esurclassements désignés pendant toute l année? Bien q un membre puisse décider de désactiver un partenaire précédemment sélectionné, afin d éviter toute demande de surclassement future, il ne peut pas modifier ou supprimer les partenaires précédemment choisis. Puis-je demander un surclassement pour un partenaire esurclassements qui ne voyage pas avec le membre dont les crédits sont utilisés? Non, vous ne pourrez pas demander un surclassement dans un PNR lorsque le membre dont les crédits esurclassements sont utilisés ne fait pas partie du voyage. Dans une telle situation, le membre doit demander lui-même le surclassement directement à partir de son compte esurclassements à aircanada.com ou en communiquant avec les Réservations d Air Canada. Pour de plus amples renseignements, consultez aircanada.com/esurclassements 9