Calendrier de conservation des documents de la. Donnacona, Février 2012

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1 Calendrier de conservation des documents de la Donnacona, Février 2012

2 TABLE DES MATIÈRES 1. PRÉSENTATION 2. PLAN DE CLASSIFICATION Structure classificatoire Plan de classification de la commission scolaire de Portneuf 3. RÈGLES DE CONSERVATION Présentation de la typologie ANNEXES SYSTÈMES INFORMATIQUES DE LA SOCIÉTÉ GRICS EN USAGE DANS LA COMMISSION SCOLAIRE GLOSSAIRE INDEX DES RÈGLES DE CONSERVATION

3 1. PRÉSENTATION Le présent calendrier de conservation de la commission scolaire de Portneuf se base sur le nouveau Recueil des règles de conservation des commissions scolaires 2011 de la Fédération des commissions scolaires du Québec (FSCQ). Toutefois certains délais ont été modifiés par leur définition et d autres ont été ajoutés, ce qui est davantage représentatif de notre commission scolaire. Ce calendrier de conservation mis à jour selon les nouveaux délais de la Fédération, répond mieux aux exigences archivistiques et légales faisant référence à : la Loi sur les archives; la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information; le Règlement sur le calendrier de conservation des documents, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques; la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics.» Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

4 2. PLAN DE CLASSIFICATION Structure classificatoire Le plan de classification repose sur une structure numérique et décimale à 2 chiffres. Chaque activité de l organisation est représentée par un bloc de 10 sous lequel les dossiers sont regroupés en séries. Les autres niveaux sont représentés par des dizaines, ce qui permet 99 possibilités dans chaque niveau. Le plan de classification compte 10 grandes classes qui se subdivisent en séries, puis en sous-séries, en sous-sous-séries et en soussous-sous-séries. Ces 10 classes sont implicitement divisées en deux catégories : les séries de gestion, c est-à-dire celles qui regroupent les dossiers découlant des activités communes à la plupart des organisations, et les séries d exploitation ou de fonction, en l occurrence les séries propres aux fonctions de la commission scolaire, c est-à-dire celles qui correspondent à la mission de celle-ci et qui, par conséquent, la distinguent des autres organisations de même nature. Dans le plan de classification, les séries 01. à 07. représentent les documents de gestion, et les séries 08. à 10., les documents d exploitation ou de fonction. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

5 PLAN DE CLASSIFICATION Premier niveau 01. Administration générale 02. Législation et affaires juridiques 03. Communications et relations publiques 04. Gestion des ressources humaines 05. Gestion des ressources financières 06. Gestion des ressources matérielles 07. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 08. Gestion de l organisation scolaire 09. Gestion de l enseignement et de la formation 10. Gestion des services à l élève Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

6 PLAN DE CLASSIFICATION Deuxième niveau 01. Administration générale Histoire et constitution Documents relatifs à la constitution de la commission scolaire, à son identification visuelle, à son évolution administrative et, plus largement, à son histoire Élections scolaires Documents relatifs à la liste et aux circonscriptions électorales, aux équipes électorales, à la déclaration, à la proclamation et à la contestation d élections, au financement des candidats ainsi qu au déroulement des scrutins lors d élections scolaires générales et partielles Structure et organisation administrative et politiques Documents relatifs à la structure et à l organisation des services, à la décentralisation, à la réglementation, à l éthique, à la déontologie, aux consultations publiques, aux référendums effectués par la commission scolaire Planification et évaluation administrative Documents relatifs à la planification, aux orientations et à l évaluation institutionnelle, par exemple le plan stratégique, les projets éducatifs, les rapports d activité, la reddition de comptes, les études, les statistiques, les enquêtes et les sondages Conseils, comités et réunions Documents relatifs à la constitution, aux séances et aux réunions du conseil des commissaires et du comité exécutif ainsi qu aux différents comités statutaires, internes et externes de la commission scolaire et de ses établissements. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

7 02. Législation et affaires juridiques Lois et règlements Documents relatifs aux lois, règlements, décrets, avis publics et instructions du ministère utiles à la gouvernance de la commission scolaire Affaires légales Documents relatifs aux affaires juridiques et au service du contentieux de la commission scolaire, par exemple les avis juridiques, les jurisprudences et les dossiers contentieux Assurances / Responsabilité civile Documents relatifs aux polices d assurance détenues par la commission scolaire ainsi que tout document ayant trait à une demande d indemnisation Ententes, conventions et contrats Documents qui engagent la commission scolaire envers des tiers, notamment les contrats de construction et les contrats d acquisition de biens et de services, les titres de propriété, de même que les ententes avec les municipalités, les conventions conclues avec le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) et avec les établissements sous la responsabilité de celui-ci ainsi que tout autre document de même nature Accès aux documents et protection des renseignements personnels Documents relatifs à la Commission d accès à l information, aux demandes d accès à un document public, aux demandes de communication ou de rectification de renseignements personnels, au registre des demandes d accès, à la protection des renseignements et à la transmission de renseignements entre organismes publics Droit d auteur Documents relatifs à la cession, à la licence ou à l autorisation par un titulaire de droits sur des œuvres littéraires, artistiques, musicales ou dramatiques ainsi que sur des logiciels, documents attestant des droits d auteur détenus par la commission scolaire. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

8 02.07 Plaintes et suggestions Documents relatifs aux demandes de révision d une décision ou les plaintes relatives à la Loi sur l instruction publique ou toute autre plainte ou suggestion reçues par la commission scolaire. 03. Communications et relations publiques Planification et représentation Documents relatifs au plan de communication, aux activités promotionnelles ainsi qu aux campagnes publicitaires Liaison et civilité Documents relatifs aux activités de liaison et de civilité que la commission scolaire fait comme des invitations, des vœux, des remerciements, des souhaits de condoléances, les activités sociales Cérémonies officielles et événements spéciaux Documents relatifs aux diverses cérémonies officielles et inaugurations, réceptions, expositions, honneurs, mérites et concours, hommages et activités spéciales, de même qu aux discours et conférences Relations avec les médias Documents relatifs aux relations qu entretient la commission scolaire avec la presse écrite, radiophonique et télévisée. Comprend les conférences et les communiqués de presse, les entrevues radio et télévision ainsi que les revues de presse Relations externes et internes Documents relatifs aux relations externes qu entretient la commission scolaire avec le public en général, avec la clientèle et avec d autres organismes, y compris les documents qu elle reçoit d autres organismes et aux relations que la commission scolaire entretient avec les membres du personnel Publications Documents relatifs à la production, à la diffusion et à la distribution des publications de la commission scolaire. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

9 04. Gestion des ressources humaines Planification des ressources humaines et gestion des emplois Documents relatifs à la dotation et à la gestion des effectifs de la commission scolaire. Ces documents comprennent les analyses des besoins en personnel, à l évaluation des postes, les descriptions de postes et les statistiques de gestion Recrutement Documents relatifs au recrutement de la commission scolaire. Ces documents comprennent les demandes d emploi, les offres de services, l affichage et l ouverture de postes, les modalités et critères d embauche et l embauche proprement dite Mouvements de personnel Documents relatifs aux mouvements de personnel qu un employé peut être susceptible d avoir au cours de sa carrière à la commission scolaire ainsi que les différentes listes des employés Dossiers de l employé et du stagiaire Documents relatifs à la constitution et à la gestion des dossiers des employés et des stagiaires Avantages sociaux Documents relatifs à la gestion des banques, aux vacances, aux congés et aux assurances collectives Rémunération Documents relatifs à la rémunération, à la comptabilisation du dossier de paie ainsi qu aux historiques ou aux sommaires résumant, pour une période donnée, les activités touchant le salaire, les déductions et le régime de retraite d un membre du personnel, les ajustements sur le salaire Formation et perfectionnement Documents relatifs aux activités de perfectionnement, aux demandes de formation et aux programmes de perfectionnement, y compris les activités de formation offertes en vertu de la loi 90 (COMFORP) Relations de travail Documents relatifs aux accréditations des associations d employés ou syndicales, aux adhésions et aux libérations syndicales, aux négociations, aux conventions collectives, aux conditions de travail du personnel, aux accords locaux, au Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

10 plan de classification des ressources humaines, aux mesures disciplinaires, aux griefs et aux sentences arbitrales, aux ententes intervenues entre les employés et la commission scolaire ainsi qu aux conflits de travail (grèves, lock-out) Santé et sécurité au travail Documents relatifs aux activités reliées à la santé et à la sécurité au travail, par exemple les programmes de prévention et le Système d information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), ainsi que sur les activités sociales du personnel, les gratifications pour activités spéciales (éloges, gestes de reconnaissance, félicitations, etc.), le programme d aide aux employés, les mesures de maintien de la qualité de vie au travail et la prévention du harcèlement. 05. Gestion des ressources financières Budget Documents relatifs à la préparation du budget, au budget officiel approuvé, aux modifications budgétaires et aux budgets décentralisés Comptabilité Documents relatifs au plan et aux registres comptables, par exemple les écritures du journal général, le grand livre général, la balance de vérification, la caisse recette, la caisse déboursée ainsi que les comptes clients et les comptes fournisseurs, les subventions, les différentes sources de revenus, y compris les fonds recueillis lors des campagnes de financement et la réclamation de TPS et TVQ Taxe scolaire Documents relatifs à la taxation scolaire. Ces documents comprennent l imposition de la taxe, la réclamation de la taxe, l évaluation foncière uniformisée, les rôles d évaluation municipale et les rôles de perception de la taxe scolaire Dépenses Documents relatifs aux dépenses de la commission scolaire : chèques, subventions, commandites, comptes fournisseurs, etc Gestion bancaire Documents relatifs aux opérations bancaires et aux mouvements de fonds, par exemple les emprunts, les placements et les garanties. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

11 05.06 Vérification financière externe et états financiers Documents relatifs au suivi financier et à la vérification externe des comptes de la commission scolaire ainsi qu à la normalisation du ministère de l Éducation : états financiers trimestriels et annuels, rapports financiers, etc. 06. Gestion des ressources matérielles Gestion des ressources mobilières Documents relatifs à l acquisition, au prêt, à la location et à la cession des ressources mobilières de la commission scolaire et de ses établissements Gestion des ressources immobilières Documents relatifs à l acquisition, à l utilisation, à la cession et à la construction, l aménagement, la rénovation, la réparation et l entretien des ressources immobilières de la commission scolaire et de ses établissements Environnement et gestion de l énergie Documents relatifs à la consommation d énergie et à l approvisionnement en ressources énergétiques de la commission scolaire et de ses établissements Véhicules Documents relatifs à l acquisition, à l utilisation, à l inventaire et à la cession des véhicules de la commission scolaire et de ses établissements Sécurité Documents relatifs à la sécurité, à la protection contre les incendies et à la surveillance des immeubles. 07. Gestion des ressources informationnelles et technologiques Gestion documentaire Documents relatifs à la conception et à la mise en œuvre d un système de gestion des documents et des archives ainsi qu à ses différentes opérations, de la création des documents jusqu à leur disposition finale. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

12 07.02 Gestion des imprimés Documents relatifs à la conception et à la rédaction de documents administratifs, aux opérations de micrographie et à la gestion des photocopieurs Gestion Web Documents relatifs à la conception du portail, du site Web et de l intranet, à leurs particularités techniques et graphiques, à leur développement et à leur gestion quotidienne Gestion des télécommunications, courriers et messageries Documents relatifs à la gestion des systèmes de télécommunications : téléphonie, télécopie, téléavertisseurs, circuits informatiques, équipement de téléconférence, etc. et à la gestion des systèmes de courrier et de messagerie internes et externes Gestion des systèmes et des technologies de l information Documents relatifs aux droits d utilisation et d accès des usagers, à l acquisition de logiciels, au développement de systèmes informatiques, à la sécurité et à la sauvegarde des systèmes informatiques. 08. Gestion scolaire Planification et organisation scolaires Documents relatifs à la planification et à l organisation des cours, à l élaboration de la grille-matières et du calendrier scolaire, au répertoire des cours, aux services aux élèves, aux modalités de fonctionnement et aux capacités d accueil des établissements, aux dérogations concernant un programme ainsi qu à l organisation des journées pédagogiques Effectif scolaire Documents relatifs à la déclaration de l effectif scolaire (incluant la clientèle des services scolaires), à la validation de la clientèle, au bottin des élèves, aux prévisions et aux projections d effectifs ainsi qu aux plans de répartition des élèves, à la fréquentation au 30 septembre de chaque année, au contrôle des absences, aux transferts d élèves ainsi qu aux élèves scolarisés à domicile. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

13 08.03 Admission et inscription Documents relatifs aux demandes, critères, conditions et épreuves d admission, aux choix de cours ou aux options, aux droits de scolarité, aux ententes de scolarisation ainsi qu aux dérogations concernant certains élèves Évaluation des apprentissages / instruments de mesure Documents relatifs à la reconnaissance des apprentissages et des acquis scolaires des élèves, à l évaluation des apprentissages, aux résultats scolaires et à la sanction des études, aux instruments de mesure (travaux scolaires, examens et portfolios) ainsi qu à la planification et à la coordination des journées d examen. Ces documents comprennent les équivalences, les outils de test, les bilans des acquis, les cours de récupération, les cours d été, etc Dossiers de l élève Documents relatifs à la gestion des différents dossiers de l élève : dossier scolaire, dossier d aide particulière, dossier professionnel (psychologie, orthophonie, etc.) et dossier disciplinaire. Ces documents comprennent également les journaux d appel et les registres de classe. 09. Gestion de l enseignement et de la formation Programmes d enseignement ou de formation du ministère Documents relatifs à l éducation préscolaire, primaire et secondaire, aux élèves handicapés et en difficulté d adaptation ou d apprentissage ainsi qu aux programmes d éducation aux adultes en formation générale, professionnelle et sur mesure du ministère de l Éducation Programmes spéciaux et projets particuliers Documents relatifs aux projets à caractère particulier et aux programmes locaux. Ces documents comprennent les programmes d éducation internationale et sports-études, les profils et concentrations, etc Services de formation générale des adultes Documents relatifs aux services de formation offerts aux adultes, tels que l alphabétisation, l intégration socioprofessionnelle, l intégration sociale, la formation à distance ou continue et l éducation populaire Services de formation aux entreprises, sur mesure et à la main-d œuvre Documents relatifs à la formation sur mesure ainsi qu aux services de formation offerts aux entreprises et à la maind œuvre. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

14 09.05 Moyens d enseignement Documents relatifs aux manuels scolaires et aux ressources didactiques, aux ressources documentaires et aux bibliothèques ainsi qu aux ressources technologiques Programmes et mesures d aide Documents relatifs à l aide aux devoirs et aux leçons, aux mesures relatives au cheminement particulier des élèves, à l alternance travail-études, au service de placement et au service d accueil, de référence et d accompagnement pour les adultes (SARCA). 10. Gestion des services à l élève Services complémentaires Documents relatifs aux services d adaptation scolaire, de psychologie, d orthophonie, d orientation scolaire, de psychoéducation, d éducation spécialisée, d orthopédagogie, d animation spirituelle et d engagement communautaire Services particuliers Documents relatifs à l accueil et à la francisation, à l intégration, au soutien linguistique ainsi qu à l enseignement à domicile et en milieu hospitalier Services de santé et services sociaux Documents relatifs aux services de santé et aux services sociaux : prévention du tabagisme, du suicide, de la violence, de la toxicomanie, etc Services alimentaires Documents relatifs à l éducation à la nutrition, aux services alimentaires (cafétéria, traiteur et machines distributrices) et aux programmes d alimentation (distribution de lait, club des petits-déjeuners) Services d aide Documents relatifs à l aide financière. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

15 10.06 Vie étudiante Documents relatifs aux activités socioculturelles et sportives ainsi qu à la représentation des élèves Transport scolaire Documents relatifs aux circuits, aux horaires, aux demandes de transport, aux plaintes, aux statistiques, au dossier des transporteurs, à la gestion du réseau du transport scolaire ainsi qu à la sécurité en transport scolaire Services de garde Documents relatifs à la gestion des services de garde des établissements scolaires. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

16 3. RÈGLES DE CONSERVATION PRÉSENTATION DE LA TYPOLOGIE EMPLOYÉE Détenteur du dossier principal Support DC : Direction de centre PA : papier DE : Direction d établissement DM : disque magnétique (disque local et réseau, disquette) DG : Direction générale BM : bande magnétique (bobine ou cassette audio, vidéo ou de données DSE : Direction des services éducatifs DO : disque optique (CD-ROM, DVD) PROF : Professionnel MF : microforme (microfiche, microfilm) RFM : Ressources financières et matérielles FI : film (y compris les négatifs et les diapositives) RH : Ressources humaines AU : autres (à préciser dans les remarques) RT : Régisseur du transport scolaire SC : Service concerné SG : Secrétariat général STI : Services des technologies de l information Période d utilisation délai ouvert 888 : Ce code indique que le dossier est conservé à l état actif jusqu à ce qu un événement survienne (événement dont la nature est précisée par une remarque). Il s agit généralement de la fin d un processus de travail. 999 : Ce code indique qu un dossier est conservé à l état actif jusqu à son remplacement par une nouvelle version. Disposition Il y a trois modes de disposition possibles. Conservation : conservation des documents en tant qu archives historiques Destruction : destruction des documents Tri : conservation partielle des documents Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

17 À propos de l exemplaire principal Contrairement à ce que prévoit le formulaire officiel de BAnQ, nous n avons pas cru utile d ajouter une section désignant l exemplaire principal d un dossier. Ainsi, tous les délais contenus dans ce calendrier s appliquent aux exemplaires principaux des dossiers ou documents. Rappelons que l exemplaire principal contient l information la plus complète sur une activité et est généralement détenu par l unité administrative qui en a la responsabilité. Par opposition, l exemplaire secondaire reprend en tout ou en partie le contenu de l exemplaire principal et sert de copie de travail ou de consultation pour les unités administratives qui n en ont pas la responsabilité. Pour éviter toute redondance, nous estimons que l exemplaire secondaire d un dossier a la même durée de vie au stade actif que le dossier principal et, après échéance, doit être détruit. Aucun délai ne lui est assigné au stade semi-actif de son cycle de vie. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

18 Recueil des délais de conservation 100. Administration générale 200. Législation et affaires juridiques 300. Communications et relations publiques 400. Gestion des ressources humaines 500. Gestion des ressources financières 600. Gestion des ressources matérielles 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 800. Gestion de l organisation scolaire 900. Gestion de l enseignement et de la formation Gestion des services à l élève Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

19 100. Administration générale Règles de conservation 101 Constitution SG Documents sur lesquels reposent l existence, les assises juridiques, les droits, les privilèges et les obligations de la commission scolaire et de ses établissements faisant preuve de la constitution de l institution Décret d incorporation ou décret concernant l intégration, charte et lettres patentes, décret établissant le nom de la commission scolaire ou établissant des changements à l intérieur des limites territoriales, protocoles de regroupement ou d intégration de commissions scolaires, actes d établissement, documents portant sur la création de fondations (Fondations de l École secondaire de Donnacona et celle de l École secondaire de Saint-Marc : Plan d action, liste des membres du conseil d administration lors de l assemblée annuelle de début d année, rapport annuel et rapport financier) PA, DM C Oui Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

20 100. Administration générale 102 Mission et valeurs SG Documents relatifs à l établissement et au respect de la mission et des valeurs de la commission scolaire Dossier préparatoire PA, DM D Non Versions officielles des documents faisant état de la mission ou des valeurs de la commission scolaire PA, DM C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

21 100. Administration générale 103 Histoire SG Documents relatifs à l histoire, à la création, à l évolution historique de la commission scolaire et de ses établissements. Ces documents peuvent témoigner de façon générale de l histoire de l institution ou de différents événements spécifiques qui ont marqué son développement Publications, rapports, images animées, textes, notes manuscrites PA, DM 888 [1] 0 C Non Dossiers préparatoires : notes, documents de travail PA, DM 888 [1] 0 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à la fin de l activité. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

22 100. Administration générale 104 Signature visuelle et Identification visuelle SG Documents relatifs à la conception, à la création, à la définition et à la modification de toute forme d identification officielle de la signature visuelle de la commission scolaire ou de ses établissements ainsi qu aux normes graphiques de la signature visuelle Logo et représentation du nom de l établissement (enseigne, papeterie officielle, véhicule, installations, signalisation), armoiries, sceau, drapeau, devise, couleur, PA, DM C Non blason et autres Normes graphiques du logo, utilisation du logo PA, DM C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

23 100. Administration générale 105 Structure administrative SG Documents relatifs à la définition et à l évolution des structures administratives, des mandats, à la décentralisation des activités et des services de la commission scolaire, à la répartition ainsi qu à la délégation des pouvoirs et à l autorisation de signature dans les différentes unités de la commission scolaire Organigramme PA, DM C Non Études et rapports d analyse organisationnelle (mandat et responsabilités) PA, DM 2 0 C Non Délégation de pouvoirs et attestation de signature PA, DM C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

24 100. Administration générale 106 Règlements et politiques SG Documents relatifs aux règlements et politiques adoptés en vertu de la Loi sur l instruction publique qui gouverne l organisation et le fonctionnement de la commission scolaire Règlements, politiques, règles PA, DM C Oui Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

25 100. Administration générale 107 Directives, normes et procédures SG et SC Documents de régie interne élaborés par la commission scolaire et ses établissements pour guider les actions à entreprendre, fournir les étapes à suivre, préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l atteinte des objectifs de l institution Directives, normes, règles de régie interne et procédures adoptées par une PA, DM instance décisionnelle de la commission scolaire C Oui Toutes les autres directives, normes et procédures, non adoptées par une PA, DM instance décisionnelle de la commission scolaire D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

26 100. Administration générale 108 Éthique et déontologie SG Documents relatifs à l application du code d éthique et de déontologie ainsi qu aux conflits d intérêts. Période d utilisation Disposition Déclaration d intérêts du commissaire PA, DM 888 [1] 3 D Non Plaintes, enquêtes, décisions, sanctions PA, DM 888 [2] 3 D Non Code d éthique et de déontologie PA, DM C Non [1] = Conserver les documents pendant la durée du mandat du commissaire. [2] = Conserver les documents jusqu au règlement. Loi sur l instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

27 100. Administration générale 109 Planification SG et SC Documents qui établissent les priorités et les orientations ainsi que la planification de la commission scolaire et de ses établissements Plan stratégique, plan triennal de répartition et de destination des immeubles, conventions de partenariat, projet éducatif des établissements, plans de réussite, déclaration de services aux usagers, aux citoyens PA, DM C Oui Plan d action en matière de services offerts PA, DM 888 [1] 3 D Non [1] = Conserver les documents pendant toute la durée du plan d action. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

28 100. Administration générale 110 Rapports d activité et reddition de comptes SG et SC Documents relatifs à l élaboration des rapports administratifs constitués de données qualitatives et quantitatives qui résument les activités de la commission scolaire, des établissements et des unités administratives sur une période de temps déterminée, ainsi qu à la reddition de comptes Rapports annuels de la commission scolaire, du protecteur de l élève et du responsable de l examen des plaintes ainsi que rapports au ministère et PA, DM 2 0 C Non documents de reddition de comptes Rapports administratifs des établissements et des unités administratives PA, DM 2 0 Tri [1] Non [1] = Conserver les rapports récapitulatifs d activité (annuels ou trimestriels, selon la pratique de l établissement). Loi sur l instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 219 et 220 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

29 100. Administration générale 111 Études et statistiques SG Documents relatifs aux études et aux statistiques qui font la synthèse d une question sur les activités de la commission scolaire et de ses établissements Études et statistiques témoignant de façon significative des fonctions et activités PA, DM 2 3 C Non de la commission scolaire et de ses établissements Autres études et statistiques PA, DM 2 3 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

30 100. Administration générale 112 Évaluation institutionnelle SG Documents relatifs à l évaluation des activités administratives et pédagogiques réalisées par la commission scolaire ou par un de ses établissements ou une de ses unités administratives Études, rapports, référentiels PA, DM 888 [1] 3 0 C Non Questionnaires et documents préparatoires PA, DM 888 [1] 0 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à la fin du processus d évaluation. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

31 100. Administration générale Règles de conservation 113 Conseil des commissaires, comité exécutif, conseil d établissement et autres comités SG et SC Documents relatifs au fonctionnement du conseil des commissaires, du comité exécutif, des conseils d établissement et des autres comités internes et externes de la commission scolaire et de ses établissements Avis de convocation, ordres du jour et documents non déposés aux séances PA, DM 2 0 D Non Procès-verbaux et documents déposés du conseil des commissaires, du comité exécutif, des conseils d établissement, des conseils d orientation, des comités d école ainsi que des comités internes et externes dont le travail a une incidence sur la commission scolaire comme le comité consultatif des services aux élèves handicapés et en difficulté d adaptation et d apprentissage (EHDAA), le comité de parents, le conseil des activités éducatives, et les comptes rendus du comité consultatif de gestion Comptes rendus et documents déposés des comités internes et externes dont le travail n a pas d incidence sur l histoire de la commission scolaire (comité de concertation, comité dyslexie) PA, DM 2 0 C Oui PA, DM 2 0 D Non Comptes rendus et documents des conseil de direction, du comité de gouvernance et d éthique, du comité de vérification, du comité des ressources humaines ou de tout comité dont l existence est prévue par la loi et les règlements sur l instruction publique, du comité consultatif de transport des élèves, des organismes de participation des parents ainsi que des organismes de participation des élèves, comités paritaires formés PA, DM 2 8 T [1] Non en vertu des conventions collectives, conseil des activités informatiques, comité toxicomanie, comité École en santé, comité culturel, comité culturel à l école, comité Plan d action violence, comité des services régionaux, comité d adaptation scolaire des services complémentaires [1] = Conserver les documents déposés aux séances et les rapports annuels. Code du travail, L.R.Q., c.c-27, art. 11,52 à 93 et autres. Loi sur l instruction publique Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

32 100. Administration générale Règles de conservation 114 Circonscription électorale SG Documents relatifs à la division du territoire en circonscriptions électorales Carte électorale et description des circonscriptions PA, DM C Non Dossiers de travail : cartes, listes, statistiques PA, DM 1 5 D Non Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

33 100. Administration générale 115 Constitution, inscription, radiation et dépôt de la liste électorale SG Documents relatifs à la constitution, aux demandes d inscription et de radiation, aux avis de dépôt de la liste électorale ainsi qu à la constitution de la Commission de révision de la liste électorale Liste électorale, documents préparatoires PA, DM D Non Inscription, radiation, dépôt de la liste électorale PA, DM 888 [1] 0 D Non [1] = Conserver les documents un an après l entrée en vigueur de la nouvelle liste électorale. Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 39, 40, 42, 47 à 57. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

34 100. Administration générale 116 Équipe électorale SG Documents relatifs à la constitution de l équipe électorale Demandes de reconnaissance de l équipe électorale ou de modification de son PA, DM nom 888 [1] 0 C Non [1] = Conserver les documents jusqu aux prochaines élections Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 65, 66 et 67. générales. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

35 100. Administration générale 117 Processus électoral SG Documents relatifs au processus électoral de la commission scolaire Avis publics, déclarations de candidature ou de retrait, proclamations d élections, assermentations des commissaires, démissions ou déclarations d inéligibilité de commissaires, décrets de nomination de commissaires, rapports d élections Calendrier des élections, listes du personnel électoral, directives, nominations et assermentations du personnel électoral [1] = Conserver les documents pendant quatre ans ou jusqu aux prochaines élections générales. PA, DM 1 0 C Non PA, DM 1 4 [1] D Non Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 38, 62, 69, 70, 76, 79, 81, 82, 161, 163, 164, 191 à 199, Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

36 100. Administration générale 118 Déroulement des scrutins SG Documents relatifs au déroulement des scrutins Bulletins de vote PA, DM 888 [1] 0 D Non Registres ou relevés de scrutin des élections générales et tout document relatif PA, DM 1 4 D Non au déroulement des scrutins [1] = Conserver les documents jusqu à la fin de la période de contestation et, s il y a lieu, jusqu à la décision finale. Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 92, 106, 111 à 129, 137. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

37 100. Administration générale 119 Financement électoral SG Documents relatifs au financement et aux dépenses électorales des candidats Autorisations de financement, livrets de reçus pour les contributions électorales, factures, rapport financier du candidat autorisé PA, DM 1 6 D Non Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 206, Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

38 100. Administration générale 120 Contestation d élections SG Documents relatifs à la contestation d élections Requêtes de contestation d élections et de dépouillement judiciaire, jugements PA, DM 888 [1] 0 C Non [1] = Conserver les documents jusqu au jugement final. Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 147 et 175. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

39 100. Administration générale 121 Référendums SG Documents relatifs aux référendums organisés par la commission scolaire en vertu de la Loi sur l instruction publique Avis publics, relevés de votes, déclarations du président PA, DM 888 [1] 0 C Non Bulletins de vote PA, DM 888 [1] 0 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à la fin de la période de contestation. Loi sur l instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

40 100. Administration générale 122 Consultations SG Documents relatifs aux consultations publiques ou aux consultations menées auprès des instances de la commission scolaire Mémoires, rapports de consultation et documents connexes relatifs aux PA, DM 2 3 Tri [1] Non consultations publiques Enquêtes et sondages menés par ou pour la commission scolaire PA, DM 2 3 Tri [1] Non [1] = Conserver les rapports finaux, les mémoires ainsi que des copies des questionnaires d enquête ou de sondage. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

41 200. Législation et affaires juridiques Règles de conservation 201 Législation et réglementation SG Documents relatifs aux lois, aux règlements et aux décrets applicables à la commission scolaire ou utiles à la gestion de ses activités Textes de loi, règlements et décrets du gouvernement PA, DM D Non Règles de conservation 202 Avis publics SG Avis publics par la commission scolaire en vertu de la Loi sur l instruction publique et de la Loi sur les élections scolaires Avis publics PA, DM 1 0 C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

42 200. Législation et affaires juridiques Règles de conservation 203 Avis juridiques SG Documents relatifs aux avis juridiques demandés par la commission scolaire à propos de la conduite des affaires de l institution Demandes d avis juridique PA, DM 888 [1] 3 D Non Avis juridiques PA, DM 888 [1] 3 T [2] Non [1] = Conserver les avis juridiques aussi longtemps qu ils correspondent à l état du droit. [2] = Conserver les avis juridiques demandés par la commission scolaire. Code civil, art (3 ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

43 200. Législation et affaires juridiques 204 Dossiers contentieux SG et SC Documents relatifs aux litiges ou aux poursuites impliquant la commission scolaire et ses établissements Mises en demeure, poursuites, requêtes, jugements, règlements hors cours, déclarations sous serment, quittances et autres documents détenus dans le cadre PA, DM 888 [1] 7 10 Tri [2] Non d un litige ou d une poursuite [1] = Conserver les documents jusqu au dénouement des procédures, y Code civil, art (10 ans) compris les droits d appel, ou jusqu à l exécution du jugement ou du règlement. [2] = Conserver les jugements et les règlements hors cours. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

44 200. Législation et affaires juridiques 205 Révision de décisions et procédure d examen des plaintes SG et SC Documents relatifs aux demandes de révision devant le conseil des commissaires ou concernant les plaintes soumises à la procédure d examen des plaintes Demandes de révision, plaintes, pétitions, recommandations du comité de révision ou du protecteur de l élève, décisions du conseil des commissaires [1] = Conserver les documents jusqu au dénouement des procédures PA, DM 888 [1] 3 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

45 200. Législation et affaires juridiques 206 Ententes, conventions, contrats RT et RFM Documents relatifs à la négociation, à la signature, au renouvellement et à la modification des ententes, des conventions, des contrats et des protocoles d entente liant la commission scolaire et ses établissements Contrats, conventions, ententes et protocoles d entente portant sur des biens ou PA, DM des services 888 [1] 6 D Non Contrats, conventions, ententes portant sur des travaux de construction ou de PA, DM rénovation majeurs 888 [1] 10 C Oui Contrats d assurance responsabilité civile PA, DM 888 [1] 50 D Oui Titres de propriété : contrats notariés pour fins de vente, d achat, de don ou d échange, certificats d arpentage et de localisation, actes de servitude, PA, DM documents de cadastre ainsi que toute charge ou privilège pouvant grever les 888 [2] 0 C Oui immeubles [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l entente, de la convention, du contrat ou du protocole d entente. [2] = Durée du droit de propriété Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

46 200. Législation et affaires juridiques 207 Accès à l information des documents publics et protection des renseignements personnels SG Documents relatifs aux demandes d accès à l information adressées à la commission scolaire par des personnes ou organismes extérieurs qui désirent obtenir diverses informations d ordre général ou spécifique concernant le fonctionnement de l institution ou la nature de ses activités et conformément à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la protection des renseignements personnels détenus par la commission scolaire Ententes avec la Commission d accès à l information ou avec d autres personnes PA, DM ou organismes 888 [1] 6 D Non Demandes d accès, avis de réception, communications écrites, registres, PA, DM décisions de la Commission d accès à l information 888 [2] 3 T [3] Non [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l entente. [2] = Conserver les documents jusqu à la réponse à la demande d accès ou jusqu à l épuisement des recours juridiques. [3] = Conserver les décisions de la Commission d accès à l information. Loi sur l accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels, L.R.Q., A-21 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

47 200. Législation et affaires juridiques 208 Accès à l information relative à des renseignements personnels SG Documents relatifs aux demandes de renseignements personnels détenus par l établissement ou la commission scolaire conformément à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Demandes de communication, de rectification ou de révision, avis de réception, réponse du responsable de l accès aux documents et autres. [1] = Conserver les documents jusqu à la réponse à la demande d accès ou jusqu à l épuisement des recours juridiques. PA, DM 888 [1] 3 D Non Loi sur l accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels, L.R.Q., A-2.1, art. 43, 46, 47, 51, 94, 100, 102.1, 135, 137 à 147. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

48 200. Législation et affaires juridiques 209 Fichiers de renseignements personnels SG Documents relatifs à la gestion des fichiers contenant des renseignements personnels de la commission scolaire et de ses établissements. Déclarations de fichiers de renseignements personnels, dispenses d enregistrement, listes de personnes autorisées à consulter certains documents, PA, DM registre de consultation et registre de communication des renseignements D Non personnels. Loi sur l accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels, L.R.Q., A-2.1, art. 76. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

49 200. Législation et affaires juridiques 210 Gestion du droit d auteur SG Documents relatifs aux droits d auteur détenus par la commission scolaire et par ses établissements, de même que ceux relatifs aux licences, autorisations d utilisation et cessions de droit d auteur, y compris tout document relatif aux ententes spécifiques d utilisation et d acquisition de droit d auteur Licences, autorisations d utilisation par le titulaire de droit sur un manuscrit, un logiciel, des photographies, des vidéos et des enregistrements sonores détenus PA, DM 888 [1] 50 [2] D Non par la commission scolaire Documents d attestation, d utilisation et de cession des droits d auteurs détenus PA, DM par la commission scolaire. 888 [1] 50 [3] D Non Autorisations parentales pour l utilisation de photographies, de vidéos et PA, DM d enregistrements sonores où figure un élève. 888 [1] 6 3 D Non [1] = Conserver les documents jusqu au terme de la licence, de Loi sur le droit d auteur, L.R.C., c C-42, art. 6, 7, 11 et 12. l autorisation ou de la cession. [2] = 50 ans après le décès du titulaire. [3] = 50 ans de la date suivant celle de la première publication. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

50 200. Législation et affaires juridiques 211 Dépôt légal DG Documents relatifs à la déclaration des documents publiés par la commission scolaire et ses établissements auprès de la Bibliothèque nationale du Canada et de la Bibliothèque et archives nationales du Québec pour le dépôt légal des publications, affiches, estampes, brochures, cartes et plans, documents électroniques, enregistrements sonores, revues, logiciel, microformes, partitions musicales et journaux Formulaire de dépôt légal, certification de dépôt légal PA, DM 1 0 T [1] Non Liste de publications associées aux numéros ISBN et ISSN PA, DM C Non [1] = Conserver les certificats de dépôt légal. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

51 200. Législation et affaires juridiques 212 Responsabilité civile RFM Documents relatifs aux demandes d indemnisation pour dommages matériels et blessures corporelles à la suite d un accident ou d un incident survenu à la commission scolaire ou dans un de ses établissements Rapports d incident, règlements, avis aux assureurs avec demande PA, DM 888 [1] 6 5 D Non d indemnisation Rapports d incident, avis aux assureurs sans demande d indemnisation PA, DM 1 3 D Non [1] = Conserver les documents jusqu au règlement du dossier. Code civil du Québec, L.Q. c.64, art (3 ans). L article 2926 précise le point de départ lorsqu il s agit d un préjudice moral, corporel, ou matériel qui se manifeste graduellement. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

52 200. Législation et affaires juridiques 213 Enquêtes internes SG Documents relatifs à la conception et à la réalisation d une enquête interne portant sur la gestion des ressources et des activités de la commission scolaire Documents de preuve, analyses des décisions, rapports d enquête, PA, DM 888 [1] 10 D Non correspondances, questionnaires. [1] = Conserver les documents jusqu au dénouement de l enquête. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

53 300. Communications et relations publiques Règles de conservation 301 Plan de communication SG et DG Documents relatifs à l élaboration du plan de communication de la commission scolaire, incluant les plans spécifiques élaborés dans le cadre d activités de communication organisés par l établissement Plan de communication PA, DM C Non Plans spécifiques : mandats, rapports PA, DM 2 3 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

54 300. Communications et relations publiques 302 Activités promotionnelles SG Documents relatifs aux campagnes publicitaires, aux commandites et aux activités de marketing destinées à faire la promotion des activités et produits de la commission scolaire et de ses établissements Programmes de promotion, documents promotionnels : dépliants, brochures, encarts publicitaires, affiches, enregistrements sonores et vidéo, bandeaux publicitaires diffusés sur Internet, publireportages Dossier de campagnes publicitaires : statistiques, enquêtes, analyses d impacts PA, DM 2 0 C Non Dossiers de campagnes publicitaires : statistiques, enquêtes, analyses d impacts PA, DM 2 3 C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

55 300. Communications et relations publiques 303 Cérémonies officielles et événements spéciaux SG Documents relatifs aux diverses cérémonies officielles de la commission scolaire (inaugurations, réceptions, expositions, honneurs, mérites et concours, hommages, activités spéciales, journées portes ouvertes, célébrations d anniversaires) ainsi qu aux discours et aux conférences auxquels ses représentants ont pris part dans le cadre d activités Documents d organisation des activités : programmes, protocoles de déroulement, textes d allocutions, listes d invités, articles de journaux, images fixes et en mouvement, rapports PA, DM 2 0 Tri [1] Non Documents logistiques PA, DM 2 0 D Non Livre d or PA, DM C Non [1] = Conserver les documents relatifs aux activités majeures (inaugurations, anniversaires, etc.). Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

56 300. Communications et relations publiques 304 Relations avec les médias SG Documents relatifs aux relations qu entretient la commission scolaire avec la presse écrite, radiophonique et télévisée, incluant les médias électroniques et les documents produits par les différents médias écrits et électroniques et se rapportant aux activités de l établissement ainsi que les documents utilisés par l établissement pour aviser les médias de la venue d événement majeur, d une activité importante ou de toute autre information qu il désire communiquer au grand public Communiqués de presse, revues de presse, textes de conférences de presse, enregistrements sonores ou visuels d entrevue (radio, télévision) PA, DM Listes de média PA, DM D Non [1] = Conserver les communiqués de presse, les revues de presse, les enregistrements sonores et visuels ainsi que les textes des conférences de presse traitant directement ou indirectement de la commission scolaire ou d un de ses établissements. Tri [1] C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

57 300. Communications et relations publiques 305 Gestion des publications SG Documents relatifs à la production, à la diffusion et à la distribution des publications, des bulletins d information et des journaux internes de la commission scolaire. Pour les documents promotionnels, référez-vous à la règle n o Publications, bulletins d information publiés à l initiative de la commission scolaire, journaux internes, listes de distribution, agenda des élèves et agendas des employés [1] = Conserver les publications, les bulletins d information. PA, DM 2 0 Tri [1] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

58 300. Communications et relations publiques 306 Sites Web DG et DE Documents relatifs à la conception, à la création, à la mise à jour et au développement du portail, du site Web et de l intranet de la commission scolaire et de ses établissements ainsi qu à leurs particularités techniques et graphiques et à leur gestion quotidienne Dossiers de conception des sites Web : dossier de création du site (pages de présentation, menus, textes d information, images, documents audiovisuels intégrés au site web, liste des hyperliens), études de faisabilité, cahiers des charges techniques et graphiques, calendriers de mise en œuvre, arborescences successives des sites, rapports de contrôle et de vérification des sites, statistiques de consultation, demandes d usagers, commentaires reçus, documents de mise à jour et de développement, liste des sites web de la commission scolaire. [1] = Conserver les documents jusqu à la refonte du site, les documents de support (ancienne version des différentes sections d information) doivent être détruits après 3 ans. [2] = Conserver la liste des sites web de la commission scolaire, les documents représentatifs de la création et de l évolution de la structure et des éléments majeurs du site web (arborescence successive des sites, étude de faisabilité, calendriers des charges techniques et graphiques). Les documents importants inclus dans les différentes pages du site font l objet de règles de conservation distinctes. PA, DM 888 [1] 0 Tri [2] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

59 300. Communications et relations publiques 307 Sites Web Fichier informatique DG et DE Fichier contenant des données fournies par la commission scolaire ou un de ses établissements et accessibles via le réseau Internet, selon les cas, à une clientèle autorisée (interne ou externe) ou à l ensemble des personnes ayant accès au réseau. Ces données informent sur le fonctionnement de la commission scolaire, sa structure, ses ressources, ses services et autres. Elles permettent d obtenir des services, de réaliser certaines transactions et de communiquer directement avec différentes unités et personnes-ressources de l institution par courrier électronique Sites Web, portail et intranet DM, DO T [1] Non [1] = Conserver un portrait annuel des sites Web par prise de copie sous forme numérique sur des CD ou DVD en deux exemplaires, en excluant les banques de données et les documents pour lesquels d autres délais de conservation ont été établis (rapports annuels, renseignements sur l inscription, etc.). Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

60 300. Communications et relations publiques 308 Documents de liaison et marques de civilité SG Documents relatifs aux marques de civilité et à d autres documents de liaison de portée générale Félicitations, remerciements, souhaits, condoléances, invitations, cartes de vœux PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

61 300. Communications et relations publiques 309 Relations avec des organismes externes SG Documents relatifs aux relations qu entretient la commission scolaire avec des associations, des fédérations, des sociétés, des entreprises et des organismes gouvernementaux, parapublics et privés Comptes rendus de rencontres, rapports, mémoires PA, DM 2 0 Tri [1] Non Documentation d origine externe pouvant servir de référence à un dossier PA, DM 888 [2] 0 D Non [1] = Conserver les documents qui témoignent de manière significative des relations qu entretient la commission scolaire avec des organismes externes. [2] = Tant qu utile. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

62 300. Communications et relations publiques Règles de conservation 310 Relations internes SG et SC Documents relatifs à la réalisation, au développement et au suivi du programme d information interne, à la conception, à la publication et à la diffusion des documents d information et de communication destinés à l ensemble des employés de la commission scolaire et de ses établissements et aux relations qu entretient la commission scolaire avec les membres de son personnel Communiqués internes, notes de service PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

63 400. Gestion des ressources humaines 401 Gestion des effectifs RH Documents relatifs à la planification, à l inventaire, à l évaluation et à la modification des effectifs de la commission scolaire Analyses de besoins, évaluations des postes PA, DM 888 [1] 3 D Non Plans d allocation des ressources humaines (plans d effectifs) PA, DM D Non Déclarations d effectifs (rapports PERCOS) [système Paie et GRH] PA, DM 2 57 D Non [1] = Conserver les documents pendant la durée de l analyse ou de l évaluation. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

64 400. Gestion des ressources humaines 402 Fonctions du personnel RH Documents relatifs à la définition des fonctions et des tâches du personnel de la commission scolaire Description des fonctions et des tâches, plans de travail, répartition des tâches administratives, d enseignement, autres que l enseignement, activités professionnelles extérieures et autres. [1] = Conserver les descriptions officielles des fonctions et des tâches du personnel de l établissement. PA, DM T [1] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

65 400. Gestion des ressources humaines 403 Recrutement RH Documents relatifs aux opérations consistant à pourvoir les postes vacants en embauchant de nouveaux employés Avis de concours incluant la description du poste, offres de services, compositions et rapports du comité de sélection, réponses aux candidats, critères de sélection, tests de sélection, demandes en personnel, test d entrevue PA, DM 2 0 D Non Listes des résultats des tests de français des candidats PA, DM D Non Modèles de tests, protocoles d administration et de correction, Portfolio PA, DM D Non Offres de services à l extérieur d un processus de recrutement (curriculum vitæ), tests de français non réussis PA, DM 1 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

66 400. Gestion des ressources humaines 404 Égalité en emploi RH Documents relatifs aux programmes d accès à l égalité en emploi s adressant, entre autres, aux femmes, aux personnes handicapées et aux membres des communautés culturelles Programmes conçus par ou pour la commission scolaire et rapports-synthèses PA, DM 2 0 C Non Questionnaires d auto-identification complétés par les employés (classé au dossier de l employé) PA, DM 888 [1] 3 D Non [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l emploi. Loi sur l accès à l égalité en emploi dans des organismes publics, L.R.Q., c. A-2.01 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

67 400. Gestion des ressources humaines 405 Dotation RH Documents relatifs à la réalisation du processus d embauche ou de nomination du personnel de la commission scolaire Procédure et statistiques d embauche du personnel, normes appliquées pour négocier et fixer les conditions particulières d embauche [1] = Conserver le bilan cumulatif des engagements, les procédures et normes ainsi que les documents témoignant du processus de nomination des cadres supérieurs. PA, DM T [1] Oui Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

68 400. Gestion des ressources humaines 406 Listes d employés RH Documents relatifs aux différentes listes utilisées pour la gestion courante des activités des ressources humaines de la commission scolaire. Pour la liste officielle d ancienneté, référez-vous à la règle n o Listes de suppléance PA, DM D Non Listes de rappel du personnel, listes de priorité d emploi, d embauche ou d engagement, listes de mise en disponibilité, toutes autres listes d employés excepté les listes d expérience et d ancienneté. PA, DM D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

69 400. Gestion des ressources humaines 407 Antécédents judiciaires RH Documents relatifs à la vérification d antécédents judiciaires du personnel embauché par la commission scolaire Déclarations d antécédents judiciaires, vérifications policières, décisions du comité d évaluation PA, DM 888 [1] 7 D Non Listes de vérification, plans d action, grilles d analyse PA, DM D Non [1] = Durée de l emploi, du bénévolat ou du contrat de service Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

70 400. Gestion des ressources humaines 408 Mouvements de personnel et sécurité d emploi RH Documents relatifs aux mouvements de personnel et au processus de sécurité d emploi Listes des affectations souhaitées par le personnel, processus d affectation et de mutation, plans de comblement de postes, bassins d affectations et de mutations Listes des abolitions de postes, mutations, affectations, promotions, rétrogradations, mises à pied temporaires, cessations d emploi, mise à pied cyclique [1] = Une trace de mouvement de personnel figure au dossier de l employé et fait l objet de règles de conservation distinctes, 409 PA, DM D [1] Non PA, DM D [1] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

71 400. Gestion des ressources humaines 409 Dossiers des employés RH Documents nominatifs relatifs à la constitution des dossiers des employés et permettant de suivre la carrière des employés de la commission scolaire Fiches d identification des employés, offres de services, curriculum vitæ, certificats de naissance, diplômes, attestations de scolarité et d expérience, contrats d engagement, visas d emploi Mouvements de personnel : nomination, permanence, mutation, rétrogradation, mise en disponibilité, prêt de services, avancement d échelon, promotion, congédiement, démission, retraite ou décès, reclassification, évaluations et rapports de rendement Congés avec ou sans solde, congés sabbatiques à traitement différé, congés parentaux, temps partagés, libérations syndicales à long terme, résultats au test de français réussi, attestations de durée d emploi ou carte d expérience (la plus complète) Formulaires d adhésion syndicale ou association professionnelle, descriptions de tâche, tâches éducatives ou charges d enseignement, horaires de travail, probations (si brevet) et autorisations d enseignement, assermentations, formulaires de souscription ou de modification à une assurance collective, évaluations annuelles et rapports de rendement, autorisation provisoire d enseigner (avant 2007), carte de secourisme ou d ordre professionnel (copie), attestation d emploi, commission de commissaire à l assermentation, changements d adresse PA, DM 888 [1] 75 [2] Tri [3] Oui PA, DM 888 [1] D Oui Examens médicaux d embauche, assermentations, suspensions PA, DM 888 [1] 7 3 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

72 Gestion des ressources humaines Attestations ou rapports d absence [système Paie et GRH], de suppléance, de remplacement ou de rémunération à la pièce, rapports de temps (employés surnuméraires, heures supplémentaires, rétroactivité de paiements divers) accompagnés d un historique ou d un cumulatif, état de la caisse maladie, libérations syndicales court terme, prêts de service à la pièce ou à court terme, documents relatifs aux mises à pied cyclique (à partir de 1997 car on a historique dans le système) Attestations ou rapports d absence [système Paie et GRH], de suppléance, de remplacement ou de rémunération à la pièce, rapports de temps (employés surnuméraires, heures supplémentaires, rétroactivité de paiements divers) en l absence d un historique ou d un cumulatif (avant 1997) Régime de retraite de la CARRA - dossier du participant, adhésion, fiche du participant lors d un congé sans traitement ou à la suite d une retraite, estimation de rentes, état de contributions et intérêts, correspondances (remboursement, transfert), relevé des droits à la suite d une séparation légale, un divorce ou une annulation de mariage (partage du patrimoine familial), déclaration à l égard d enfants mineurs à charge, demandes de correction, déclaration de conjoint de fait, demande de rachat de service, avis de cessation d emploi, demande de rente, indemnité de départ et autres [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l emploi. [2] = Jusqu à ce que le membre du personnel ait atteint l âge de 75 ans ou 10 ans après son départ, selon la durée la plus longue, voire six ans après son décès [3] = Conserver tous les dossiers des directeurs généraux ainsi que les dossiers des employés nés aux années 1 de chaque décennie. 999 PA, DM 1 10 D Non PA, DM 1 58 D Non PA, DM 888 [1] 75 [2] D Oui Code civil du Québec, art (trois ans) Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. 1, art. 230 Loi sur l assurance-emploi, 1996, c. 23, art. 87 (six ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

73 400. Gestion des ressources humaines 410 Dossiers des stagiaires et d étudiants RH, DE, SC Documents nominatifs relatifs aux stagiaires reçus par la commission scolaire et ceux relatifs au travail étudiant (emploi d été, contrat à temps partiel pendant les études ou autres) Demandes de stage, rapports d évaluation, plan de stage PA, DM 2 0 D Non Contrat d engagement, preuve d inscription à un programme d études, liste bénévoles PA, DM 3 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

74 400. Gestion des ressources humaines 411 Congés du personnel RH Documents relatifs aux congés spéciaux, aux congés parentaux, aux congés sans traitement, aux congés sabbatiques à traitement différé ainsi qu aux vacances. Pour les documents relatifs aux différents congés de l employé se référer à la règle n o Listes d employés en congé, choix et autorisation de vacances PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

75 400. Gestion des ressources humaines 412 Assurances collectives et régime de retraite (dossier général de la commission scolaire) RH Documents relatifs aux régimes d assurance vie, d assurance maladie, d assurance dentaire et d assurance salaire ainsi qu au régime de retraite du personnel. Pour le dossier du participant aux différentes assurances se référer à la règle n o 413 et pour le dossier du participant au régime de retraite se référer à la règle n o Régime de protection des assurances collectives et modifications, régime de retraite du personnel, contrats et avenants, liste des assurés, renouvellement [1] = Tant que les assurances et le régime sont en vigueur ou tant qu il y a des bénéficiaires ou des ayants droit [2] = Conserver les contrats et avenants des polices d assurances collectives PA, DM 888 [1] 3 T [2] Non Code civil du Québec, art (trois ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

76 400. Gestion des ressources humaines 413 Dossier d assurances du participant RH Documents nominatifs des employés relatifs à l adhésion, à l inscription des enfants admissibles, aux demandes de remboursements de frais médicaux, aux réclamations de prestations d assurance-accident, d assurance-maladie ou d assurance-médicament, à la désignation des bénéficiaires pour l assurance-maladie, l assurance-médicament et l assurance-vie à laquelle participe l employé de la commission scolaire Documents portant sur l assurance-maladie et l assurance-médicament PA, DM 888 [1] 7 D Non Document portant sur l assurance-vie PA, DM 888 [1] 7 D Non [1] = Conserver 1 an après le départ de l employé ou 1 an après le règlement complet à ses ayants droit si l employé décède Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

77 400. Gestion des ressources humaines 414 Expérience et ancienneté du personnel RH Documents relatifs au cumul d expérience et d ancienneté du personnel Calculs d expérience et d ancienneté des employés, listes préliminaires PA, DM D Non Listes officielles d ancienneté PA, DM D Non En l absence d un cumulatifs, historiques des périodes d enseignement des PA, DM 1 58 D Non formateurs Code civil du Québec, art (trois ans) Loi sur l administration fiscale, (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. 1, art. 230 Loi sur l assurance-emploi, 1996, c. 23, art. 87 (six ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

78 400. Gestion des ressources humaines 415 Dossiers de paie RH Documents à la pièce témoignant des activités relatives aux revenus et aux déductions des membres du personnel Notes de service de la Direction des ressources humaines relatives à la rémunération (avancements d échelon, congés, diminutions de salaire), arrêts ou saisies de salaire, retenues à la source, relevés ou cessations d emploi [système Paie et GRH], déclarations pour supplément à payer (prime de responsabilité, chef de groupe, dépassement des maximas d élèves, responsable d écoles), 3/2600 e, remboursement des banques de congés, changement massif des salaires, avertissement de suppléance, transfert de l état des banques et liste des opérations annuelles Rétroactivité de paiements divers, équité salariale, documents relatifs aux congés et aux diminutions de salaire accompagnés d un historique ou d un cumulatif PA, DM 1 10 D Non Rétroactivité de paiements divers sans historique ni cumulatif PA, DM 1 58 D Non Déclarations du personnel pour retenues à la source (impôt TD1, TPD1), PA, DM D Non formulaires d adhésion au dépôt direct Code civil du Québec, art (trois ans) Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. 1, art. 230 Loi sur l assurance-emploi, 1996, c. 23, art. 87 (six ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

79 400. Gestion des ressources humaines Règles de conservation 416 Rapports de paie RH Documents résumant pour chaque période de paie les activités touchant la rémunération du personnel Dossiers d assurance collective : listes pré-paie, listes de changements venant de l assureur, mises à jour de transactions Dossiers d assurance collective : listes post-paie (sommatif de la facturation électronique), autofacturation [système Paie et GRH]. Relevés de salaire et de retenues [système Paie et GRH], rapports d exemption et de retenues à la source, suppléments de traitement, listes de chèques [système Paie et GRH] et de dépôts bancaires, listes d anomalies du calcul et du contrôle du calcul de la paie, sommaire des déductions, conciliation des salaires des enseignants PA, DM 1 0 D Non PA, DM 1 6 D Non PA, DM 1 10 D Non Journaux des salaires (sans historique ou cumulatif) [système Paie et GRH] PA, DM 1 75 [1] D Oui [1] = Jusqu à ce que le membre du personnel ait atteint l âge de 75 ans Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

80 400. Gestion des ressources humaines 417 Historiques ou cumulatifs de paie RH Documents résumant pour une année fiscale ou budgétaire les activités touchant les paiements, le salaire, les retenues à la source, les absences et le régime de retraite du personnel Cumulatifs fiscaux et budgétaires [système Paie et GRH], historiques ou cumulatifs de paiements et de déductions [système Paie et GRH], sommaires de temps de travail et de suppléance, historiques des dossiers du personnel, historiques d absences, historiques de paiements, cumulatifs du régime de retraite PA, DM 1 75 [1] D Oui Historiques d assurance-emploi, cumulatifs par compte ou par code budgétaire PA, DM 1 6 D Non [1] = Jusqu à ce que le membre du personnel ait atteint l âge de 75 ans Code civil du Québec, art (3 ans) Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art 35.1 Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. 1, art. 230 Loi sur l assurance-emploi, 1996, c. 23, art. 87 (6 ans). Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

81 400. Gestion des ressources humaines 418 Feuillets fiscaux du personnel RH, RFM Documents relatifs aux feuillets d impôt provinciaux et fédéraux du personnel Feuillets fiscaux : T4, T4A, T5, relevés 1 (TP4), 2 et 3 [système Paie et GRH / système Dofin] Rapport annuel des remises gouvernementales, paiement de l impôt fédéral et de l impôt provincial PA, DM 1 75 [1] D Non PA, DM 1 6 D Non [1] = Jusqu à ce que le membre du personnel ait atteint l âge de 75 ans Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art 35.1 Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. 1, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

82 400. Gestion des ressources humaines 419 Régime de retraite RH Documents relatifs à la Commission administrative des régimes de retraite et d assurances (CARRA). Pour le dossier personnel du participant à la CARRA voir la règle n o Rapports annuels, rapports de conciliation ou de validation, facturation de la CARRA (factures faisant foi des variations des cotisations déclarées et des variations d insuffisance au nom d un membre du personnel) [système Paie et GRH] Liste des membres du personnel ayant cumulé 35 ans de service, états de compte de la CARRA [système Paie et GRH] PA, DM 1 58 D Oui PA, DM 1 6 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

83 400. Gestion des ressources humaines 420 Évaluation du rendement du personnel RH Documents relatifs à la gestion de l évaluation du rendement du personnel de la commission scolaire. Les documents reliés à l évaluation spécifique d un membre du personnel doivent être classés au dossier de celui-ci voir la règle n o Programmes, guides, formulaires, liste d employés à évaluer, critères d évaluation et règles de rendement du personnel [1] = Conserver les programmes et les guides conçus par ou pour la commission scolaire. PA, DM Tri [1] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

84 400. Gestion des ressources humaines 421 Classification du personnel RH Documents relatifs à l attribution des différentes classes d emploi du personnel de la commission scolaire Plans de classification des emplois PA, DM C Non Demandes de reclassification PA, DM 888 [1] 2 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à la décision finale. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

85 400. Gestion des ressources humaines 422 Formation et perfectionnement RH Documents relatifs à la réalisation d activités de formation ou de perfectionnement collectifs ou individuels Offres et demandes de perfectionnement, listes d inscriptions, rapports d évaluation; documents portant sur les activités de formation ou de perfectionnement, les congrès ou les colloques non organisés par la commission scolaire ainsi que sur les stages effectués au sein ou à l extérieur de la commission scolaire PA, DM D Non Déclarations en vertu de la Loi sur le développement de la main-d œuvre Documents portant sur les activités de formation ou de perfectionnement, les congrès ou les colloques organisés par la commission scolaire, programmes ou plans de perfectionnement ou de développement de la commission scolaire, PA, DM 2 0 C Non programmes d insertion professionnelle ou de mentorat conçus par la commission scolaire, liste des employés ayant été présents aux activités. Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d œuvre, L.R.Q., c. D-8.3 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

86 400. Gestion des ressources humaines 423 Accréditations et associations d employés RH Documents relatifs à la reconnaissance officielle de la représentation d un groupe d employés ayant reçu une accréditation syndicale de la Commission des relations du travail Documents d accréditation officielle d une association d employés PA, DM C Non Dossiers d associations d employés, incluant les associations du personnel-cadre et non cadre PA, DM 888 [1] 5 D Non Listes syndicales annuelles, listes de représentants syndicaux PA, DM D Non [1] = Conserver les documents tant que les associations représentent les membres. Code du travail, L.R.Q., c. C-27, art. 11, 52 à 93 et autres Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

87 400. Gestion des ressources humaines 424 Négociations des conditions de travail et des conventions collectives RH Documents relatifs aux négociations, à l approbation et à l application des conditions de travail des employés Avis de rencontre, mandats donnés à une association de commissions scolaires pour négocier et conclure des conventions collectives, documents de soutien ayant servi à la négociation d ententes locales Conventions collectives ou ententes locales conclues avec les associations d employés, décrets et règlements du gouvernement [1] = Conserver les documents jusqu à la signature de la convention collective. PA, DM 888 [1] 8 D Non PA, DM C Non Code du travail, L.R.Q., c. C-27, art. 11, 52 à 93 et autres Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

88 400. Gestion des ressources humaines 425 Conflits de travail RH Documents relatifs aux conflits de travail avec le personnel de la commission scolaire, portant notamment sur les griefs, les grèves et les lockout ainsi que sur les mesures prises lors de ces situations. Pour les mesures disciplinaires, voir aussi la règle 409 (dossier des employés) Griefs et règlements de griefs, incluant les ententes hors cour et les sentences arbitrales, désistement Dossiers de mesures disciplinaires : convocations, avertissements, réprimandes, mesures imposées Dossiers des conflits de travail : déclarations de lock-out ou d avis de grève, décisions du commissaire du travail PA, DM 888 [1] 75 [2] Tri [3] Non PA, DM [4] 0 D Non PA, DM 888 [5] 0 C Non [1] = Conserver les documents jusqu au règlement du grief. Code du travail, L.R.Q., c. C-27, art. 11, 52 à 93 et autres [2] = Jusqu à ce que le membre du personnel ait atteint l âge de 75 ans. [3] = Conserver les ententes hors cour et les sentences arbitrales. [4] = Conserver les documents aussi longtemps que nécessaire. [5] = Conserver les documents pendant toute la durée du conflit. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

89 400. Gestion des ressources humaines Règles de conservation 426 Santé et sécurité au travail RH, RFM Documents relatifs à l administration du dossier général de la commission scolaire en ce qui a trait à la santé et à la sécurité au travail Avis de cotisation, modifications de taux, avis de calcul du taux personnalisé, avis de paiement, relevés mensuels de prestations, déclarations des stagiaires, rapports annuels à la CSST [système Paie et GRH], déclarations des bénévoles, évolutions des sommes imputées Programmes de prévention, programmes de santé et sécurité de la commission scolaire, registres d incidents, d accidents et de premiers secours Rapports d inspection des milieux de travail, documents de visite et rapports d intervention en ergonomie PA, DM 2 5 D Non PA, DM C Non PA, DM 888 [1] 5 D Non Listes d employés en arrêt de travail PA, DM D Non [1] = Conserver les documents jusqu au règlement de la situation. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

90 400. Gestion des ressources humaines 427 Dossiers santé du personnel RH Documents relatifs aux retraits préventifs, à la santé ainsi qu aux maladies professionnelles et aux accidents de travail du personnel Documents portant sur les retraits préventifs (examens médicaux, avis d arrêt de travail) et sur les assignations temporaires Tout document ayant trait à l assurance salaire, aux absences à long terme ou à l invalidité : rapports médicaux, rapports d expertise, documents de retour progressif, avis de l employeur à la CSST, certificat d aptitude au travail, correspondances, divers formulaires prescrits par la CSST Déclarations d accidents de travail avec demande d indemnisation : rapports médicaux, rapports d expertise, assignations temporaires Déclarations d accidents de travail sans demande d indemnisation, le tout accompagné d un registre d incidents, d accidents et de premiers soins Déclarations d accidents de travail sans demande d indemnisation, en l absence d un registre d incidents, d accidents et de premiers soins PA, DM 888 [1] 5 D Non PA, DM 888 [2] 75 [3] D Non PA, DM 1 6 D Non PA, DM 1 35 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à la fin du retrait préventif. Loi sur la santé et la sécurité du travail L.R.Q., c. S-2.1 [2] = Conserver les documents pendant toute la durée de l emploi. Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles L.R.Q., [3] = Jusqu à ce que le membre du personnel ait atteint l âge de 75 ans c. A ou 10 ans après son départ, selon la durée la plus longue Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

91 400. Gestion des ressources humaines 428 Harcèlement et violence en milieu de travail RH Documents relatifs aux mesures prises par la commission scolaire dans le cadre d un programme de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail Programmes ou mesures de prévention mis en œuvre par la commission scolaire PA, DM C Non Dossiers de plainte : formulaires de déclaration de plainte, convocations, rapports du comité d enquête [1] = Conserver les documents jusqu au règlement final. PA, DM 888 [1] 35 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

92 400. Gestion des ressources humaines 429 Activités sociales et récréatives RH Documents relatifs aux mesures d accueil et d intégration du personnel ainsi qu aux activités sociales et récréatives regroupant des membres du personnel de la commission scolaire Mesures d accueil et d intégration du personnel : listes de participants, programmes Activités sociales et récréatives, fête, activités sportives, chorale, club social, activités de bienfaisance et autres : programmes, états financiers [1] = Conserver les documents présentant un intérêt pour l histoire de la commission scolaire. PA, DM D Non PA, DM 2 0 Tri [1] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

93 400. Gestion des ressources humaines 430 Programme d aide au personnel RH Documents relatifs au programme d aide offert par la commission scolaire à son personnel Programme conçu par la commission scolaire, statistiques PA, DM C Non Programme non conçu par la commission scolaire, activités d information, de sensibilisation et de prévention offertes pour les employés PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

94 500. Gestion des ressources financières Règles de conservation 501 Budget RFM Documents relatifs à la préparation, à la planification, au contrôle et au suivi des budgets, aux budgets officiels approuvés, aux modifications budgétaires et aux budgets décentralisés de la commission scolaire Budgets officiels [système Dofin] et documents d approbation par le MELS PA, DM 2 0 C Non Règles, paramètres, prévisions, certifications d allocations, budgets d opérations courantes [système Dofin], budgets des établissements, budgets d immobilisations, budgets d investissement, révisions et transferts de budget, documents d élaboration et d analyse à la préparation du budget, demandes et autorisations d allocations supplémentaires, rapport sur les engagements budgétaires, révisions budgétaires présentés au conseil des commissaires, certification budgétaire, transfert de budget, cadre budgétaire, TRAFICS PA, DM 2 5 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

95 500. Gestion des ressources financières 502 Registres comptables RFM Documents relatifs à la production, à la tenue et à la gestion des registres comptables de la commission scolaire et de ses établissements Grand livre général, balance de vérification [système Dofin] PA, DM 1 0 C Non Caisses-recettes, caisses-déboursés et écritures de journal (journal général) en l absence du grand livre général [système Dofin] PA, DM 1 6 C Non Plans d enregistrement comptable, caisses-recettes, caisses-déboursés et écritures de journal (journal général), registres de chèques, registres des comptes fournisseurs (comptes à payer), registres des comptes clients (comptes à recevoir), balances de vérification, registres chronologiques, transactions à recevoir, écriture de redressement, encaissements, journaux d encaissements PA, DM 1 6 D Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 mots souligné s Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

96 500. Gestion des ressources financières 503 Revenus RFM Documents relatifs à la gestion et au contrôle des différentes sources de revenus (comptes à recevoir) de la commission scolaire Période d utilisation Disposition Demandes et autorisations d allocations et autres revenus (location de salles, droits de scolarité des élèves), copies de reçus Feuillets fiscaux : relevés 24 (frais de garde d enfants) [système Avant-garde], relevés 8 (montant pour études postsecondaires) [système Jade-Tosca], relevés T2202A (certificats pour frais de scolarité, montants relatifs aux études et PA, DM 1 6 D Non montants pour manuels) [système Jade-Tosca], documents servant au crédit d impôt pour la condition physique des enfants [système GPI / Avant-garde], campagnes de financement des établissements Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

97 500. Gestion des ressources financières 504 Taxe scolaire RFM Documents relatifs à la taxation, à la facturation et à la perception de la taxe scolaire Rôles d évaluation, avis de modification, certificats d évaluation PA, DM D Non Rôles de perception, rôles complémentaires, compensations tenant lieu de taxe scolaire, comptes de taxe, conciliations de comptes de taxe, remboursements de taxe, rapports concernant la taxation, la facturation et la perception [système TFP], SIPC. Mandats de saisie, documents de vente pour non-paiement, documents de faillite, jugements, états de taxes impayées [système TFP] [1] = Conserver les documents pendant un an ou jusqu au règlement du litige. PA, DM 1 6 D Non PA, DM 888 [1] 6 D Non Code civil du Québec, art (3 ans) Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

98 500. Gestion des ressources financières 505 Acquisition de biens et de services RFM Documents financiers relatifs à l acquisition de biens et de services de la commission scolaire Demandes d achat et d approvisionnement, bons de commande, factures, bons de livraison, notes de crédit, états de compte, frais de scolarité des employés qui retournent aux études, relevés de frais de déplacement (remboursement de dépenses encourues dans le cadre de l emploi), remboursements de petite caisse [système Dofin], pièces justificatives PA, DM 1 6 D Non Listes de fournisseurs, mises à jour des comptes du grand livre [système Dofin], états de situation financière, journaux de transactions comptables [système PA, DM D Non Dofin] Code civil du Québec, art (3 ans) Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

99 500. Gestion des ressources financières 506 Taxes gouvernementales RFM Documents relatifs aux droits de douane et d accise, à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe de vente du Québec (TVQ). Déclarations, exemptions et récupérations de taxes (TPS et TVQ), droits de PA, DM 1 6 D Non douane et d accise Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

100 500. Gestion des ressources financières 507 Opérations bancaires RFM Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de la commission scolaire Carnets ou relevés de banque, bordereaux de dépôt [systèmes Avant-garde ou GPI], états de comptes bancaires, certifications bancaires, chèques, mandats, traites, documents de conciliation bancaire [systèmes Dofin ou GPI pour les PA, DM 1 6 D Non écoles ou Avant-garde]. Code civil du Québec, art (3 ans) Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

101 500. Gestion des ressources financières 508 Mouvements de fonds RFM Documents relatifs à la gestion des emprunts, des placements et des garanties de la commission scolaire Emprunts, placements et garanties : marges de crédit, contrats de prêt à terme, contrats d emprunt, contrats de change à terme, émissions d obligations, certificats d actions, dépôts à terme, certificats de placement ou de dépôt PA, DM 888 [1] 6 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à leur échéance. Code civil du Québec, art (3 ans) Appliquez, le cas échéant, la règle 508 aux documents qui ne sont plus Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art produits par la commission scolaire, par exemple les certificats Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 d obligations ainsi que les coupons d intérêt et de transfert. Conserver Loi sur le Curateur public, L.R.Q., c. C-81, art les registres d obligations (ceux qui ne sont plus produits) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

102 500. Gestion des ressources financières 509 Vérification financière RFM Documents relatifs au contrôle et à la gestion de la vérification financière interne et externe de la commission scolaire États financiers au 30 juin et au 31 mars, approbations du ministère, documents de normalisation du ministère et rapports des vérificateurs externes, rapport financier annuel. PA, DM 2 0 C Oui Vérification interne, rapports financiers des établissements scolaires et des services de garde [système Dofin], rapports financiers trimestriels au 30 septembre, au 31 décembre, au 31 mars et au 30 juin Dossiers de soutien aux états financiers : calculs de l amortissement, analyses du PA, DM 1 6 D Non surplus et du déficit accumulé, provisions pour congé de maladie et pour vacances Code civil du Québec, art (3 ans) Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Loi sur l équilibre budgétaire, art. 280 Loi sur l administration financière modifiée, L.R.Q., c. A-6.1, art. 77 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

103 600. Gestion des ressources matérielles Règles de conservation 601 Acquisition et cession des ressources mobilières RFM Documents relatifs à la gestion de l acquisition et la cession (vente, don, destruction) de biens meubles. Pour les contrats d acquisition, référezvous à la règle Appels d offres, soumissions retenues [système Achat], listes de soumissionnaires, tableaux comparatifs PA, DM 3 3 D Non Soumissions refusées PA, DM 3 0 D Non Documentation relative aux demandes, aux besoins et aux acquisitions de biens PA, DM 2 0 D Non meubles Code civil du Québec, art (3 ans) Loi sur l'administration fiscale (chapitre A-6.002), art Loi de l impôt sur le revenu, L.R.C. (1985), c. I, art. 230 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

104 600. Gestion des ressources matérielles Règles de conservation 602 Location, disposition et prêt de biens meubles RFM Documents relatifs au contrôle de l utilisation, à la disposition, à la location et au prêt de matériel de la commission scolaire. Pour les contrats de location, référez-vous à la règle Dossiers de gestion : bons de commande [système Achat], bordereaux pour le prêt, l emprunt, la location et la vente de matériel et d équipement, demande GRDS [système GRDS]. Code civil du Québec, art (3 ans) PA, DM 3 0 D Non Règles de conservation 603 Inventaire des biens meubles [système Achat] RFM Documents d inventaire de l ensemble des biens mobiliers de la commission scolaire et de ses établissements Inventaire des biens mobiliers PA, DM D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

105 600. Gestion des ressources matérielles 604 Acquisition et cession de biens immobiliers RFM Documents relatifs à l acquisition et à la cession des bâtisses et des terrains Appels d offres, soumissions retenues, plans et devis, listes de soumissionnaires, tableaux comparatifs, autorisations du ministère PA, DM 3 3 D Non Soumissions refusées PA, DM 3 0 D Non Code civil du Québec, art (3 ans) Règlement sur les normes, les conditions et la procédure d aliénation d un immeuble d une commission scolaire, décret 37-90, art. 2 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

106 600. Gestion des ressources matérielles Règles de conservation 605 Prêt et location de biens immobiliers RFM Documents relatifs à l utilisation, l attribution, la réservation des espaces, au prêt et à la location des biens immeubles, y compris les locaux de la commission scolaire et de ses établissements. Pour les contrats et les ententes, référez-vous à la règle Baux emphytéotiques PA, DM 888 [1] 0 C Oui Dossiers de gestion : bons de commande, registres, pièces justificatives, formulaire de réservation, demande d assignation, horaire d occupation, liste des locaux, liste des cours ou événements par locaux [1] = Durée du bail emphytéotique. Code civil du Québec, art (3 ans) PA, DM 1 6 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

107 600. Gestion des ressources matérielles 606 Construction, aménagement, rénovation et réparation de biens immobiliers RFM Documents relatifs à la construction, à la réparation, à l agrandissement et à l aménagement des immeubles et des parcs-écoles. Pour les contrats avec les entrepreneurs et les professionnels, référez-vous à la règle Dossiers de sélection des professionnels, instructions aux soumissionnaires, garanties de soumission, garanties d exécution, procès-verbaux du comité d analyse des soumissions et des réunions de chantier, certificats de paiement, dénonciations de contrats, quittances, listes de déficiences, documents de surveillance des travaux, directives de chantier, échéanciers PA, DM 888 [1] 10 D Oui Soumissions refusées, permis de construction PA, DM 3 0 D Non Soumissions retenues, études préliminaires (géotechniques, de vétusté), autorisations du ministère, appels d offres (avis publics, plans et devis), cahiers de charges, ordres de changement, documents d acceptation finale des travaux, dessins techniques et manuels d entretien, contrats avec les artistes responsables des œuvres d art, certificats d architecte sur la solidité d un immeuble, plans d architecture «tels que construits» et «modifiés» PA, DM 888 [1] 10 C Oui [1] = Conserver les documents jusqu à la fin des travaux. Code civil du Québec, art (5 ans), 2925 (3 ans) et 2927 Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., c. S-2.1, art. 177 Loi sur la sécurité dans les édifices publics, L.R.Q., c. S-3, art. 4, 6, 32, 37, 41 et 42 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

108 600. Gestion des ressources matérielles 607 Réparation et entretien (régie interne) RFM Documents relatifs aux travaux mineurs de réparation et d entretien des bâtisses et des terrains, l enlèvement des rebus, la conciergerie, l entretien ménager, l entretien général des immeubles, locaux, terrains et systèmes techniques de chauffage, plomberie, électricité, climatisation et autres Demandes de réparations, feuilles de travail des ouvriers, évaluations de coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapport d inspection, programme d entretien PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

109 600. Gestion des ressources matérielles Règles de conservation 608 Terrains de stationnement RFM Documents relatifs à la gestion des terrains de stationnement de la commission scolaire et de ses établissements (exploitation) Permis, vignettes, registres, relevé journalier de stationnement, liste de clients, réquisition et factures de remorquage des véhicules en infraction et autres PA, DM D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

110 600. Gestion des ressources matérielles Règles de conservation 609 Inventaire des immeubles RFM Documents relatifs à l inventaire des bâtisses et des terrains de la commission scolaire et de ses établissements Systèmes d information sur les organismes (SIO), Banque des immeubles des commissions scolaires (BICS), Gestion du dossier unique sur les organismes (GDUNO) PA, DM C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

111 600. Gestion des ressources matérielles 610 Qualité de l environnement et gestion de l énergie RFM Documents relatifs au contrôle de la qualité de l environnement, de l eau, de la consommation et de l approvisionnement en ressources énergétiques nécessaires au fonctionnement des systèmes mécaniques et techniques ainsi que la gestion de l énergie de la commission scolaire et de ses établissements Plans directeurs en économie d énergie, plans d entretien, documents sur l équilibrage et sur la qualité de l air, analyses et contrôles bactériologiques de l eau, rapports de nettoyage des conduits de ventilation, documents sur l économie d énergie, relevés de consommation énergétique Études et rapports : environnement, inspection des immeubles, valeur marchande, programme énergétique, qualité des sols, qualité de l eau, statistiques [1] = Jusqu à la mise en application ou jusqu au rejet des recommandations [2] = Conserver les documents tant que la commission scolaire en a la propriété. PA, DM 888 [1] 6 D Non PA, DM 888 [2] 6 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

112 600. Gestion des ressources matérielles 611 Gestion des véhicules RFM Documents relatifs à la gestion des véhicules de la commission scolaire Dossiers des véhicules : achat, immatriculation, permis, autorisations d exploitation, entretien. Utilisation : listes, documents de contrôle de l accès, réservations, consommation d essence, feuille de route, kilométrage et autres. [1] = Durée de possession des véhicules PA, DM 888 [1] 3 D Non PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

113 600. Gestion des ressources matérielles Règles de conservation 612 Contrôle de sécurité des immeubles RFM Documents relatifs à la surveillance et au contrôle de l accès aux immeubles, locaux et terrains de la commission scolaire et de ses établissements Rapports de surveillance et d incidents, commande de clés PA, DM 1 3 D Non Registres de visiteurs, laissez-passer aux édifices PA, DM 1 0 D Non Registres de clés et de codes d accès, autorisation à déverrouiller une serrure ou sectionner un cadenas. PA, DM D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

114 600. Gestion des ressources matérielles 613 Mesures de sécurité RFM Documents relatifs aux systèmes de sécurité et de protection ainsi qu à la gestion du plan des mesures d urgence de la commission scolaire et de ses établissements Rapports d inspection et d utilisation des systèmes de protection incendie, d alarme et de surveillance électronique, enregistrement vidéo; fiche signalétique des matières dangereuses (SIMDUT) sur l analyse, l utilisation, le transport, l entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de la commission scolaire Plans de mesures d urgence, plan et exercices d évacuation, organisation et formation d une équipe de secouristes, contrôle des objets perdus et trouvés Dossiers des sinistres, rapport, dossier d enquête pour la protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers [1] = Conserver les plans de mesures d urgence ainsi que leurs mises à jour majeures. [2] = Conserver les documents jusqu au règlement. PA, DM D Non PA, DM Tri [1] Oui PA, DM 888 [2] 10 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

115 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques Règles de conservation 701 Outils de gestion des documents et des archives SG Documents relatifs à l élaboration et à l application des outils de gestion des documents et des archives Calendriers de conservation des documents (y compris les modifications apportées), plans et guides de classification des documents, instruments de recherche, index et thésaurus, listes des documents inactifs, plans de localisation Listes des documents essentiels, procédures d intervention en cas de sinistre, relevés des conditions ambiantes dans les dépôts PA, DM C Non PA, DM D Non Bordereaux de transfert de documents PA, DM 888 [1] 0 D Non Bordereaux d emprunt ou de réactivation de dossiers PA, DM 1 0 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à ce que ceux auxquels ils font référence soient détruits. Loi sur les archives, L.R.Q., c. A-21.1, art. 8 Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c. A-2.1, art. 16 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

116 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 702 Destruction de documents SG Documents témoignant de la destruction contrôlée de documents. Autorisations et attestations de destruction de documents, listes des documents PA, DM 2 5 D Non détruits, liste de déclassement Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c. A-2.1, art. 16 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

117 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 703 Transfert de support d information SG Documents relatifs au processus de transfert de support d information des documents d un support d origine vers un autre type de support. Déclarations de reproduction, de validation et de destruction, documents de PA, DM 1 0 C Non désignation des personnes autorisées, rapport de réalisation technique Code civil du Québec, art à 2842 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information, L.R.Q., c. C-1.1 Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

118 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 704 Gestion des formulaires et création de documents administratifs SG Documents relatifs à l élaboration de formulaires et de modèles de documents de la commission scolaire Formulaires, modèles de documents, esquisse, original du prêt à imprimer, commande, inventaire, formulaire de distribution [1] = Conserver les réquisitions et les documents reliés aux impressions pendant 2 ans, pour les autres documents, conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version. Règles de conservation PA, DM 888 [1] 0 D Non 705 Reprographie SG et SC Documents relatifs à la gestion des services de reprographie de la commission scolaire et de ses établissements Contrôles d utilisation, rapports et statistiques PA, DM 1 3 D Non Demandes de reprographie PA, DM 1 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

119 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques Règles de conservation 706 Logiciels, progiciels et systèmes informatiques STI Documents relatifs à l évaluation des besoins, à la sélection, à la configuration et à la programmation des logiciels, des progiciels et des systèmes informatiques de la commission scolaire Logiciels, progiciels et systèmes informatiques conçus et développés par ou pour la commission scolaire, documentation afférente pour assurer le fonctionnement et la gestion des systèmes informatiques. Logiciels, progiciels et systèmes informatiques non conçus et non développés par la commission scolaire, documentation afférente pour assurer le fonctionnement et la gestion des systèmes informatiques. Demande de projets informatiques, maintenance des systèmes, inventaires des fichiers informatiques, rubans et cassettes, évaluation des besoins et autres. [1] = Durée d utilisation des logiciels et des systèmes [2] = Conserver aussi longtemps que le système existe. PA, DM 888 [1] 0 C Non PA, DM 888 [1] 0 D Non PA, DM 888 [2] 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

120 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 707 Équipements informatiques, audiovisuels et photographiques STI Documents relatifs à la gestion du matériel et de l équipement informatiques, audiovisuels et photographiques de la commission scolaire et de ses établissements Inventaire, réquisition d achat, formulaire d enregistrement, liste de distribution, formulaire de prêt, de réservation et d entretien, rapport de difficultés techniques, de réparation et de disparition d appareils [1] = Conserver 3 ans (les documents de distribution, d installation, de prêt et de réservation) ou aussi longtemps que l équipement est conservé par l établissement (achat, entretien et réparation). PA, DM 888 [1] 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

121 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques Règles de conservation 708 Usagers des ressources informatiques, audiovisuelles et photographiques STI Documents relatifs aux droits d utilisateurs accordés et aux services rendus aux usagers des ressources informatiques de la commission scolaire Demande de code d accès aux systèmes informatiques, privilèges particuliers, autorisation d utilisation des ressources informatiques, fichier de codes valides, code d accès, demande de traitement informatique spécifique. PA, DM 3 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

122 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 709 Sécurité et sauvegarde des systèmes informatiques STI Documents relatifs à la sécurité et à la sauvegarde des systèmes informatiques de la commission scolaire Plans de relève, procédures de copie PA, DM D Non Copies de sauvegarde DM, BM [1] = Conserver les deux dernières versions des copies de sauvegarde [1] 0 D Oui Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

123 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 710 Télécommunications STI Documents relatifs à la gestion des systèmes de télécommunications : téléphonie, courrier électronique, télécopie, téléavertisseurs, circuits reliés à l informatique, téléconférences, etc. Les courriels et pièces jointes font l objet de règles de conservation distinctes en fonction de l activité à laquelle ils se rapportent Analyses de besoins, documents d acquisition, d installation, d utilisation et de contrôle de l équipement, listes de comptes, registres de contrôle des appels interurbains Inventaires de l équipement et listes d utilisateurs des systèmes téléphoniques, d Internet, du courriel et de la messagerie vocale PA, DM 2 4 D Non PA, DM D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

124 700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques Règles de conservation 711 Courrier et messagerie SG Documents relatifs à la gestion des systèmes de courrier et de messageries internes et externes de la commission scolaire et de ses établissements, ainsi qu au transport et à la livraison de marchandises et de colis Bons de livraison, droits d affranchissement, rapports de compteurs, bordereaux d expédition de lettres et de colis par des entreprises externes, déclarations en douane et bulletins d expédition (Postes Canada), récépissés de recommandation, connaissements, avis aux transporteurs concernant l inspection des colis aux douanes, registres de livraison (messagerie) PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

125 800. Gestion de l organisation scolaire Règles de conservation 801 Planification et organisation scolaires DSE Documents relatifs à la préparation et à l élaboration des groupes-élèves du préscolaire, du primaire et du secondaire, aux élèves handicapés et en difficulté d adaptation ou d apprentissage (EHDAA) ainsi qu aux ressources qui leur sont allouées Plans d organisation scolaire, grilles-matières, calendriers scolaires, répertoires des cours et des services aux élèves (planification et organisation des cours), programme institutionnel PA, DM 1 0 C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

126 800. Gestion de l organisation scolaire 802 Modalités de fonctionnement DE Documents relatifs à l organisation et au fonctionnement des établissements Horaires des cours, listes d élèves par cours et par niveau [systèmes GPI ou Jade-Tosca ou Avant-garde], documents concernant la rentrée scolaire PA, DM 3 0 D Non Règles de conduite et mesures de sécurité PA, DM C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

127 800. Gestion de l organisation scolaire 803 Dérogations DSE et DE Documents relatifs aux dérogations prévues par la Loi sur l instruction publique et par le Régime pédagogique de l éducation préscolaire, de l enseignement primaire et de l enseignement secondaire Demande de dérogation, évaluations, dérogation non autorisées, dérogations approuvées PA, DM 1[1] 2 D Non Demandes de dérogation, évaluations, dérogations non autorisées PA, DM 1 2 D Non [1] Les dérogations autorisées concernant un élève sont classées dans son dossier scolaire. Référez-vous à la règle 812. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

128 800. Gestion de l organisation scolaire 804 Journées pédagogiques DSE Documents relatifs à la planification et à l organisation de journées pédagogiques Documents de planification et d organisation, programmes d animation des ateliers, rapports d évaluation des participants, synthèses ou bilans des activités [1] Conserver les programmes et les rapports d évaluation. PA, DM 3 0 T [1] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

129 800. Gestion de l organisation scolaire 805 Admission et inscription des élèves DSE, DC, DE et SG Documents relatifs à l établissement et à l administration générale des procédures d admission et d inscription des élèves Critères d admission et d inscription, documents sur les bassins d alimentation (secteurs d appartenance), épreuve d admission (spécimens) PA, DM C Non Épreuves d admission (copies des élèves) PA, DM 1 0 D Non Frais d admission : factures et reçus PA, DM 2 5 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

130 800. Gestion de l organisation scolaire 806 Ententes pour l obtention de services éducatifs DSE et SG Documents relatifs aux ententes entre la commission scolaire et des organismes publics ou privés pour l obtention de services éducatifs Ententes de scolarisation, ententes pour prestation de services complémentaires PA, DM 888 [1] 6 3 D Non [1] = Durée de l entente Code civil, art (3 ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

131 800. Gestion de l organisation scolaire 807 Reconnaissance des acquis et des compétences DSE, DE et DC Documents relatifs à l établissement et à l administration du processus d attribution des équivalences afin de faire reconnaître officiellement les acquis scolaires et extrascolaires ainsi que les compétences des candidats Analyses de dossiers, grilles d entrevues de validation, évaluations d acquis, documents relatifs à l établissement des équivalences, plans d acquisition de la formation manquante, fiches d inscription, fiches de verdict, bilans ou synthèses de démarches PA, DM 888 [1] 3 D Non Épreuves, tests, feuilles-réponses, fiches d évaluation, portfolios des candidats PA, DM 1 0 D Non [1] = Conserver les documents jusqu à la fermeture du dossier (obtention du diplôme ou abandon) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

132 800. Gestion de l organisation scolaire 808 Effectifs scolaires SG Documents relatifs à la gestion des effectifs scolaires Dossiers de validation des effectifs, tableaux de prévision et de projection des effectifs Déclarations officielles au ministère des effectifs scolaires au 30 septembre (avant 28) [systèmes GPI ou Jade-Tosca], plans de répartition des élèves, bottin des élèves Documents de certification des élèves (bilans, depuis 2008) [système Charlemagne] PA, DM 2 3 D Non PA, DM 2 0 C Oui PA, DM 2 0 Tri [1] Non Études, analyses, rapports concernant la capacité d accueil des établissements PA, DM C Non [1] = Conservez les bilans de fermeture des cycles (bilans n o 6). Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

133 800. Gestion de l organisation scolaire 809 Contrôle des absences et des présences DE et SG Documents relatifs au contrôle des absences des élèves du préscolaire, du primaire et du secondaire ainsi qu au contrôle des présences des élèves de l éducation des adultes et de la formation professionnelle Formulaires ou fiches d absence individuelle, tableaux de présences [systèmes GPI ou Jade-Tosca], rapport mensuel d évolution de la clientèle PA, DM 3 0 D Non Règles de conservation 810 Fréquentation scolaire SG Documents relatifs à la fréquentation scolaire au 30 septembre de chaque année Attestations de fréquentation au 30 septembre [systèmes GPI ou Jade-Tosca] PA, DM 3 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

134 800. Gestion de l organisation scolaire 811 Scolarisation à la maison DSE et SG Documents relatifs aux élèves scolarisés à la maison par leurs parents. Période d utilisation Disposition Demandes de service, autorisations de scolarisation, demandes ou ententes de dispense de fréquentation, rapport d évaluation de la qualité de l enseignement Bilans ou bulletins (habituellement déposés dans le dossier scolaire de chaque élève à l école, voir règle 813) [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de la scolarisation à la maison. PA, DM 888 [1] 3 D Non PA, DM 888[1] 75 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

135 800. Gestion de l organisation scolaire Règles de conservation 812 Dossiers scolaires DE, DC et SG Dossiers relatifs à la gestion des dossiers scolaires des élèves de niveau préscolaire, primaire et secondaire, de l éducation des adultes et de la formation professionnelle regroupant les documents permettant de retracer le cheminement de l élève de son admission à son départ Formulaires relatifs à l admission, à l inscription [système Jade-Tosca] et au transfert d élèves, formulaires de choix d une école, choix de cours, horaires des élèves [systèmes GPI ou Jade-Tosca], fiches des élèves en cas d urgence, fiches de santé, fiches de révision, demandes de changement d école Dérogations autorisées, profils de formation, avis de départ, certificats de naissance ou autres documents attestant l identité des élèves (preuve de résidence), copies de bulletins émis par d autres commissions scolaires, avis d inscription ou attestations d admission d élèves dans un autre organisme, dispenses de fréquentation scolaire pour travaux urgents, fiches d inscription [système Jade-Tosca] et d évaluation relatives aux mesures d accueil et de francisation PA, DM 3 0 D Non PA, DM 888 [1] 3 D Non Photographies des élèves et cartes d identité PA, DM D Non [1] = Conserver les documents tant que les élèves fréquentent la commission scolaire. Code civil, art (3ans) Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

136 800. Gestion de l organisation scolaire 813 Résultats scolaires DE, DC et SG Documents relatifs aux résultats scolaires obtenus d un élève au préscolaire, au primaire, au secondaire, à la formation professionnelle ainsi qu à l éducation des adultes Bulletins du préscolaire ou ce qui en tient lieu, résultats scolaires de fin d année et de cycle au primaire pour les élèves ayant fréquenté l école française [système GPI] Résultats scolaires de fin d année et de cycle au primaire pour les élèves ayant fréquenté l école anglaise, résultats scolaires de fin d année et de cycle (ou les résultats les plus complets lors d un départ en cours d année) pour les élèves du secondaire [système GPI], derniers résultats scolaires non sanctionnés par le ministère et attestations de formation pour les élèves inscrits à la formation professionnelle et à l éducation des adultes [systèmes GPI ou Jade-Tosca], fiche de passage primaire-secondaire PA, DM 888 [1] 3 D Non PA, DM 888 [1] 75 [2] D Non Premières communications écrites PA, DM 1 0 D Non [1] = Conserver les documents tant que les élèves fréquentent la commission scolaire. [2] = Conserver les documents jusqu à ce que les anciens élèves aient atteint l âge de 75 ans. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

137 800. Gestion de l organisation scolaire Règles de conservation 814 Dossiers d aide particulière DE Documents relatifs au cheminement des élèves en fonction de l aide individuelle qui leur est apportée par différents intervenants : psychoéducateurs, orthopédagogues, techniciens en éducation spécialisée, etc. à un moment précis de son cheminement scolaire. Ce dossier est en constante évolution, des renseignements peuvent être ajoutés ou retirés à tout moment en fonction de l évolution de la situation de l élève; il peut même cesser d exister Demandes d analyse de situation, feuilles de route, rapports d études de cas, rapports d observation, recommandations, synthèses d interventions, demandes de service à des professionnels, bilans, évaluations, plans d intervention, rapports d évaluation et recommandations Élèves HDAA codés 24 et plus : Plans d intervention, rapports d évaluation et recommandations, formulaire de validation de la clientèle handicapée ou en difficulté d adaptation et d apprentissage, confirmation officielle du code d identification de l élève émis par les services éducatifs, bilans en orthopédagogie (pour les fins de passage primaire-secondaire des élèves HDAA) [1] = Conserver les documents pendant trois ans après la dernière intervention. [2] = Conserver les documents jusqu à 22 ans d âge de l élève PA, DM 888 [1] 0 D Non PA, DM 888 [2] 3 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

138 800. Gestion de l organisation scolaire 815 Dossiers professionnels DE, PROF et SG Documents relatifs aux données et informations consignées à propos d un élève par un professionnel des services complémentaires (orientation, psychologie, orthophonie, audiologie, etc.) dans le cadre d un mandat donné par la direction ou la commission scolaire ou encore d une demande de services d un élève âgé de 14 ans ou plus ou son parent Avis et recommandations, fiches d observation, notes d évolution, consentements à l évaluation et à l intervention, rapports sur le comportement, rapports d évaluation, consentement à l échange de renseignements personnels, programme d intervention et recommandations. [1] = Conserver les documents pendant au moins cinq ans après la fermeture du dossier, le professionnel s assure de répondre aux exigences de son ordre professionnel ou de son association. Avertissement : ce délai est à titre indicatif, il peut varier en fonction du type de professionnel et le cas échéant, en fonction des prescriptions d un ordre professionnel. PA, DM 888 [1] 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

139 800. Gestion de l organisation scolaire 816 Dossiers disciplinaires DE et SG Documents relatifs au comportement des élèves et aux mesures disciplinaires adoptées Plaintes, mesures disciplinaires PA, DM 888 [1] 3 D Non [1] = Conserver les documents jusqu au règlement final de chaque cas. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

140 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation Règles de conservation 901 Programmes d enseignement ou de formation du ministère DSE et DC Documents relatifs à l application des programmes d enseignement du ministère Programmes et plans de cours élaborés par le ministère PA, DM 888 [1] 2 D Non [1] = Conserver les documents tant que les programmes sont en vigueur. Règles de conservation 902 Programmes d enseignement de la commission scolaire DSE et DC Documents relatifs aux programmes spéciaux et aux projets à caractère particulier, y compris les programmes d enseignement élaborés par la commission scolaire Programmes d enseignement, autorisations d options d enseignement, plans de cours [1] = Conserver les documents tant que les programmes sont en vigueur. PA, DM 888 [1] 0 C Oui Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

141 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation Règles de conservation 903 Services de formation générale des adultes DC Documents relatifs à la planification et à l analyse des besoins en matière de services offerts aux adultes : services de formation, services d éducation populaire, services complémentaires Plans d action PA, DM C Non Rapports PA, DM 888 [1] 2 0 C Non [1] = Conserver les documents tant que les services sont offerts. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

142 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 904 Services de formation aux entreprises et à la main-d œuvre DC Documents relatifs à la planification et à l analyse des besoins en matière de services offerts aux entreprises et à la main-d œuvre, y compris les formations sur mesure. Pour les contrats et les ententes, référez-vous à la règle Analyses de besoins, offres de services, plans de cours, fiches d évaluation des services et de la formation, guides d apprentissage, listes d élèves, feuilles de présence des formateurs, programmes, manuels de cours et documents de formation PA, DM Tri [1] Non Attestations de formation PA, DM 1 58 D Oui [1] = Conserver les programmes et les plans de cours Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

143 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 905 Matériel didactique DSE et DC Documents relatifs au matériel didactique produit par ou pour la commission scolaire ainsi qu aux normes et critères le concernant Matériel didactique PA, DM 888 [1] 2 Tri [2] Non Normes et critères PA, DM D Non [1] = Conserver les documents aussi longtemps qu ils sont en vigueur. [2] = Conserver le matériel didactique élaboré par ou pour la commission scolaire. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

144 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 906 Bibliothèque DSE Documents relatifs à la gestion de la bibliothèque de l établissement, dont l acquisition et le développement des collections ainsi que le traitement, la conservation et la diffusion des ressources documentaires Dossiers d acquisition, demandes d achat, bons de commande, dossiers des fournisseurs, plans de développement, dossiers de traitement, demandes de reliure et de réparation, registres des documents éliminés ou cédés, listes, règlements de prêt, dossiers d usagers, demandes de réservation, guides, catalogues, instruments de recherche, outils de formation, rapports, statistiques [systèmes Regard] [1] = Conserver les documents aussi longtemps que les besoins de gestion le requièrent. [2] = Conserver le plan de développement et les rapports cumulatifs. PA, DM 888 [1] 2 Tri [2] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

145 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation Règles de conservation 907 Médiathèque et ressources technologiques DSE Documents relatifs à la gestion de la médiathèque et à l utilisation de ressources technologiques à des fins d enseignement Inventaires, demandes de réservation, guides, rapports, statistiques, [système Regard] [1] = Conserver les documents aussi longtemps que les besoins de gestion le requièrent. [2] = Conserver les rapports cumulatifs et les statistiques. PA, DM 888 [1] 2 Tri [2] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

146 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 908 Évaluation des apprentissages DSE, DE et DC Documents relatifs à l élaboration et à l application des outils de mesure et des critères d évaluation des apprentissages Originaux des examens, des tests pédagogiques, des tests de classement et des bulletins, normes et modalités d évaluation des apprentissages Copies d examens, travaux des élèves et portfolios (formation générale, éducation des jeunes, éducation des adultes et services aux entreprises) Copies d examens, travaux ou rapports de stage des élèves (formation professionnelle), tests de développement général (TDG) et tests d équivalence de niveau de scolarité (TENS) Documents de planification et de coordination des journées des examens du ministère, consignes, horaires, listes, demandes d admission PA, DM D Non PA, DM 1 0 D Non PA, DM 3 0 D Non PA, DM 1 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

147 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 909 Sanction des études DSE Documents relatifs au processus menant à la sanction recommandant l émission du diplôme d études secondaires (DES) ou de tout autre diplôme émis par la commission scolaire (le diplôme émis par la commission scolaire fait l objet d une autre règle, Dossiers de sanction des études : vérification des dossiers des élèves, listes d élèves admissibles PA, DM 2 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

148 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation Règles de conservation 910 Journaux et registres scolaires SG Cahiers servant à consigner les résultats scolaires des élèves par classe et par année Journaux d appel ou formulaires du département de l Instruction publique, registres de classes [1] Cette série documentaire n est plus produite par les commissions scolaires. [2] = Conserver les registres de classes et les journaux d appel des années 1 de chaque décennie (1931, 1941, 1951, etc.) ainsi que les registres des écoles anglophones. PA, DM [1] 70 Tri [2] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

149 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 911 Stages DE et DC Documents relatifs à la planification, à la coordination et au déroulement des stages des élèves Évaluations, rapports de stage, attestations PA, DM 2 0 Tri [1] Non Listes des milieux de stage PA, DM D Non [1] = Verser les attestations et les rapports de stage aux dossiers scolaires des élèves du secteur jeunes. Pour les stages en formation professionnelle, référez-vous à la règle Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

150 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 912 Programmes ou mesures d aide DSE et DC Documents relatifs aux programmes et aux mesures d aide du ministère ainsi qu à ceux conçus par ou pour la commission scolaire Dossiers de gestion relatifs aux mesures de rattrapage scolaire, à l aide aux devoirs, au programme «Préparation à l emploi», à l aide à l employabilité, à l insertion dans la communauté, à l initiative Emploi-Jeunesse, à l Option travail (OPTRA) ainsi qu aux services d accueil, de référence, de conseil et d accompagnement (SARCA) PA, DM 888 [1] 6 Tri [2] Non Listes des participants PA, DM D Non [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l application des programmes ou des mesures. [2] = Conserver les programmes conçus par ou pour la commission scolaire. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

151 900. Gestion des services de l enseignement et de la formation 913 Mesures d appui pédagogique DSE et SG Documents relatifs aux mesures d appui pédagogique, notamment aux cours d été et aux cours de récupération Mesures d appui, dossiers d organisation, rapports-synthèses, demandes de services des directions d école, copies de certificats médicaux [1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l application des mesures. [2] = Conserver les rapports-synthèses. PA, DM 888 [1] 3 Tri [2] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

152 1000. Gestion des services à l élève Règles de conservation 1001 Gestion des services complémentaires DSE Documents relatifs à la gestion administrative des services d adaptation scolaire, d orientation scolaire, de psychologie, d orthophonie, de psychoéducation, d éducation spécialisée, d orthopédagogie, d animation spirituelle et d engagement communautaire offerts aux élèves de la commission scolaire. Pour les dossiers d aide particulière et les dossiers professionnels, référez-vous à la règle n o 814 et Dossiers de planification et de réalisation des activités organisées par les services complémentaires Cadres de référence, procédures et guides d intervention produits par ou pour la commission scolaire, rapports, bilans sans renseignements personnels, statistiques [1] Conserver les documents pendant toute la durée des activités. PA, DM 888 [1] 2 D Non PA, DM C Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

153 1000. Gestion des services à l élève 1002 Services particuliers DSE et SG Documents relatifs à la gestion administrative des mesures de soutien aux élèves : accueil et francisation, intégration scolaire, soutien linguistique, cours à domicile et en milieu hospitalier Demandes de services, analyses, rapports d évaluation, bilans, statistiques (sans renseignements personnels) [1] = Conserver les documents pendant toute la durée du service. [2] = Versez les documents d évaluation aux dossiers scolaires des élèves, selon le cas. PA, DM 888 [1] 3 Tri [2] Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

154 1000. Gestion des services à l élève 1003 Services de santé et services sociaux DSE Documents relatifs aux services de santé et aux services sociaux offerts aux élèves de la commission scolaire Documents concernant les campagnes de vaccination et les programmes de prévention du tabagisme, de la violence et de la toxicomanie Protocoles d intervention en milieu scolaire, procédures relatives à l administration de médicaments, statistiques Registres des enfants ayant des allergies, déclarations parentales, registres d administration de médicaments, autorisations parentales [1] = Conserver les statistiques et les programmes de prévention conçus par ou pour la commission scolaire. Code civil, art (3 ans) PA, DM Tri [1] Non PA, DM C Non PA, DM 3 0 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

155 1000. Gestion des services à l élève 1004 Nutrition DE Documents relatifs aux services alimentaires (cafétérias scolaires, traiteurs, machines distributrices) et aux programmes d alimentation (distribution de lait dans les écoles, clubs des petits-déjeuners). Pour les contrats et les ententes, référez-vous à la règle n o Menus, listes de prix, études et rapports sur les pratiques alimentaires PA, DM 1 0 Tri [1] Non Programmes alimentaires, rapports d inspection ou d évaluation, permis d alimentation ou d exploitation des concessionnaires [1] = Conserver les études et les rapports produits concernant les pratiques alimentaires. [2] = Conserver les documents tant que les services sont offerts par les fournisseurs. PA, DM 888 [2] 6 D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

156 1000. Gestion des services à l élève 1005 Aide financière à la fréquentation scolaire et aux déplacements RFM et DSE Documents relatifs à l aide financière aux études et à l aide à la pension ou aux déplacements Demandes d allocations, avis de paiement, listes de validation de la transmission des élèves qui reçoivent une aide financière du ministère PA, DM 1 6 D Non Liste de lieux d hébergement et d employeurs PA, DM D Non Règles de conservation 1006 Activités sportives, socioculturelles, éducatives et scientifiques DSE Documents relatifs à la planification et à la coordination des activités sportives, culturelles, éducatives et scientifiques : accueil des élèves, jumelage d élèves, parlements scolaires, expositions scientifiques Calendriers, programmes, rapports PA, DM Tri [1] Non [1] = Conserver les programmes d activité conçus par ou pour la commission scolaire. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

157 1000. Gestion des services à l élève 1007 Services de garde DSE et SG Documents relatifs à la gestion des services de garde des écoles Déclarations des journées pédagogiques au ministère [système Avant-garde], registres des présences, documents de planification et programmes d activités Dossiers des élèves : fiches d inscription, fiches de présence, fiches de santé, autorisations des parents, déclarations de maladies ou d allergies [système Avant-garde] PA, DM 2 5 D Non PA, DM [1] 3 0 D Non Règles de fonctionnement, documents remis aux parents PA, DM D Non Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

158 1000. Gestion des services à l élève 1008 Transport des élèves RT Documents relatifs à l organisation du transport des élèves de la commission scolaire Circuits, points d arrêt, horaires, demandes de transport (activités spéciales, urgences médicales, deuxièmes adresses, transport du midi), arrêts de service (tempêtes ou grèves) [système Géobus] Dossiers des transporteurs contenant les éléments suivants : soumissions acceptées et contrats [système Piastre], relevés de parcours (kilométrage), directives aux transporteurs [système Géobus] et documents de sécurité routière, demandes d allocations pour l acquisition d appareils et d accessoires destinés au transport des élèves handicapés [système Piastre] PA, DM 1 2 D Non PA, DM 888 [1] 6 D Non Licences de radiodiffusion PA, DM 888 [1] 3 D Non Modalité du transport scolaire et règlement du transport scolaire PA, DM D Non [1] = Conserver les documents pendant toute la durée du contrat ou de la licence. Calendrier de conservation des documents de la Commission scolaire de Portneuf février de 174

159 ANNEXES

160 SYSTÈMES D INFORMATION DE LA SOCIÉTÉ GRICS EN USAGE DANS LA COMMISSION SCOLAIRE ACHAT Système informatique qui permet de gérer l approvisionnement en biens matériels. AVANT-GARDE Système informatique qui permet de gérer l ensemble des activités des services de garde. DOFIN Système informatique qui permet de gérer l ensemble des données financières et budgétaires. GÉOBUS Système informatique qui permet de gérer et d organiser le transport scolaire. GPI Système informatique qui permet d effectuer la gestion des renseignements des élèves inscrits à la formation générale du secteur jeunes. GRDS Système informatique qui permet de gérer les demandes, la main-d œuvre, les matériaux et achemine les requêtes par le Web. JADE-TOSCA Système informatique qui permet de gérer l organisation scolaire tant pour les élèves inscrits à la formation générale des adultes que pour ceux inscrits à la formation professionnelle. PAIE et GRH Systèmes informatiques qui permettent de gérer le dossier du personnel (rémunération, absence, etc.)

161 PIASTRE Système informatique qui permet de gérer les contrats et les budgets pour tous les types de transport. REGARD Système informatique qui permet de gérer des bibliothèques et des centres de documentation. TFP Système informatique qui permet de gérer les données de taxation

162 GLOSSAIRE Archives o Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d information générale (Loi sur les archives). Calendrier de conservation o Outil qui détermine les périodes d utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés (Loi sur les archives). Document o Information portée par un support (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information). o Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (norme ISO ). Document actif o Document couramment utilisé à des fins administratives ou légales (Loi sur les archives). Document semi-actif o Document occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales (Loi sur les archives). Document inactif o Document qui n est plus utilisé à des fins administratives ou légales (Loi sur les archives). Dossier o Ensemble de documents relatifs à une affaire (norme ISO ). Dossier principal o Dossier qui contient l information la plus complète sur une activité et qui, par voie de conséquence, atteste officiellement cette activité pour la commission scolaire

163 Plan de classification o Structure hiérarchique et logique permettant l identification et le repérage des dossiers de la commission scolaire. Tri o Opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits

164 INDEX DES RÈGLES DE CONSERVATION Abandon scolaire 808 Absence (élèves) 809 Absence (rapport du personnel) 409 Accès à l information 208 Accès aux documents 207 Accès aux immeubles, locaux et terrains 612 Accréditations et associations d employés 423 Accueil et francisation 1002 Achat de véhicules 611 Acquis scolaires 807 Acquisition de biens et de services 505 Acquisition et cession de biens immobiliers 604 Acquisition et cession de ressources mobilières 601 Acquisitions et développement des collections 906 Actes d établissement 101 Acte de servitude Cession de droit Activités promotionnelles 302 Activités sociales des ressources humaines 429 Activités sportives, socioculturelles et scientifiques 1006 Administration de médicament 1003 Admission et inscription des élèves 805 Aide à l employabilité 912 Aide à l insertion dans la communauté 912 Aide aux devoirs 912 Aide financière à la fréquentation scolaire 1005 Aménagement 606 Analyse des besoins en effectif 401 Ancienneté du personnel 414 Antécédents judiciaires 407 Appels d offres (biens immobiliers) 604 Appels d offres (biens meubles) 601 Appels d offres (construction, aménagement, etc.) 606 Appels interurbains (télécommunications) 711 Archives (outils de gestion) 701 Armoiries 104 Assermentations des commissaires 117 Assermentations du personnel électoral 117 Assises juridiques 101 Associations d employés 423 Assurance-emploi (historique) 417 Assurances 212 Assurances collectives et régime de retraite 412 Assurances responsabilité civile 212 Attestation de fréquentation au 30 septembre 810 Attestations de formation (entreprises) 904 Attestations de formation professionnelle ou d éducation des adultes 813 Autorisations d options d enseignement 902 Autorisations d utilisation des ressources informatiques 708 Autorisations de destruction de documents 702 Autorisations de financement électoral 119 Autorisations de signature 105 Autorisations de scolarisation 811 Autorisations parentales pour l utilisation des photographies, des vidéos et des enregistrements sonores 210 Autorisations provisoires d enseigner 409 Avis aux assureurs 212 Avis de concours 403 Avis de départ 812 Avis de grève 425 Avis juridiques 203 Avis publics

165 Avis publics (consultations publiques) 122 Avis publics (élections scolaires) 117 Avis publics (référendums) 121 Balance de vérification 502 Banque des immeubles, commissions scolaires (BICS) 609 Bassins d alimentation 805 Baux emphytéotiques 605 Bibliothèque 906 Bilan de certification des élèves (Bilan no 6) 808 Bilans ou bulletins (scolarisation à la maison) 811 Blason 104 Bons de commande 505 Bons de livraison 713 Bordereaux d emprunt ou de réactivation de dossiers 701 Bordereaux de transfert de documents 701 Bottin des emplois 417 Budget 501 Bulletins d information et journaux internes 305 Bulletins de vote (élections) 118 Bulletins de vote (référendums) 121 Bulletins scolaires de l élève 812, 813 Cadres budgétaires 501 Cafétéria scolaire 1004 Caisses-recettes, caisses-déboursés 502 Calendriers de conservation 701 Calendriers des élections scolaires 117 Calendriers scolaires 801 Campagnes de financement des établissements 503 Campagnes publicitaires 302 Capacité d accueil des établissements 808 CARRA 316 Cartes d identité 812 Cartes de vœux 308 Cartes électorales 114 Cérémonies officielles et activités spéciales 303 Certifications bancaires 507 Certifications budgétaires 501 Certifications d allocations 501 Certifications d effectifs scolaires 808 Certifications de dépôt légal 211 Certificat de naissance 812 Certificats d obligations et coupons d intérêt 508 Certificats des évaluateurs 504 Chartes 101 Chèques, mandats, traites 507 Choix de cours 812 Circonscriptions électorales 114 Classification du personnel 421 Climatisation (entretien) 607 Codes d accès (systèmes informatiques) 708, 709 Codes d éthique et de déontologie 108 Comité d école 113 Comité exécutif 113 Comités externes 113 Comités formés en vertu des conventions collectives 113 Comités internes 113 Commandites 302 Communiqués de presse 304 Communiquées internes 310 Comptes à payer 505 Comptes à recevoir 503 Comptes de taxes 504 Conciergerie 607 Conciliation bancaire 507 Conditions ambiantes dans les dépôts 701 Conditions de travail 424 Condoléances 308 Conflits d intérêts

166 Conflits de travail 425 Congés du personnel 411 Congrès et colloques 319 Conseil d établissement 113 Conseil de direction 113 Conseil des commissaires 113 Conservation des ressources documentaires 906 Conservation des documents 701 Consommation d essence 611 Consommation et approvisionnement en ressources énergétiques 610 Constitution de la commission scolaire 101 Construction et aménagement de biens immobiliers 606 Construction et rénovations majeures (contrat) 207 Consultations publiques 122 Contentieux 204 Contestations d élections 120 Contrats (emprunts et prêts) 508 Contrats 206 Contrôles de sécurité 612 Contrôle des absences et des présences 809 Conventions collectives 424 Conventions de partenariat 109 Conventions 206 Copies de sauvegarde des systèmes informatiques 709 Couleurs 104 Courriels avec le sujet Courrier électronique (télécommunications) 710 Courrier et messagerie 711 Cours à domicile ou en milieu hospitalier 1002 Cours d été 913 Cours de récupération 913 Création de documents administratifs 704 Critères d admission et d inscription 805 Cumulatifs de paie 417 Curriculum vitæ 403 Décisions de la Commission d accès à l information 207 Décisions de la commission scolaire 108 Décisions du conseil des commissaires 205 Déclarations d accidents de travail 427 Déclarations d antécédents judiciaires 407 Déclarations d intérêt du commissaire 108 Déclarations de candidatures ou de retraits (élections scolaires) 117 Déclarations de fichiers nominatifs 209 Déclarations du personnel pour retenues à la source 415 Déclarations du président (élections scolaires) 121 Déclarations de reproduction de documents 703 Déclarations de services aux usagers 109 Déclarations des effectifs scolaires au 30 septembre 808 Déclarations d effectifs (rapport PERCOS) 401 Déclarations sous serment 204 Décrets d incorporation ou d intégration 101 Décrets de nomination d un commissaire 117 Décrets établissant le nom de la commission scolaire 101 Décrets 201 Décrets de nomination des commissaires 117 Décrochage scolaire 808 Délégation de pouvoirs 106 Demandes d accès à l information (renseignements personnels) 208 Demandes d accès à l information (renseignements publics) 207 Demandes d achat et d approvisionnement 505 Demandes d indemnisation 212 Demandes de formation ou de perfectionnement 422 Demandes de reclassification

167 Demande et remboursement de dépenses encourues dans le cadre de l emploi 505 Demandes de renseignements 208 Demandes de révision d une décision 205 Demandes de stage 410 Demandes de transport 1008 Demandes et autorisations d allocations 503 Demandes GRDS 602 Démissions ou déclaration d inégibilité des commissaires 117 Déontologie 108 Départ 808 Dépenses électorales 119 Dépôt direct (adhésion) 415 Dépôt légal 211 Dépouillement judiciaire (élections scolaires) 120 Dérogations 803 Dérogations autorisées 812 Déroulement des scrutins 119 Désignations des personnes autorisées (transfert de support) 703 Destruction de documents 702 Devise 104 Diffusion des ressources documentaires 906 Directives, normes et procédures 107 Discours et conférences 303 Dispenses de fréquentation 811 Documents (création) 704 Documents (destruction) 702 Documents (outils de gestion) 701 Documents constitutifs 101 Documents de liaison 308 Documents essentiels 701 Données numériques (sauvegarde) 709 Dossiers (outils de gestion) 701 Dossiers contentieux 205 Dossiers d aide particulière 814 Dossiers d assurances collective 416 Dossier d assurances du participant 413 Dossiers du personnel 409 Dossiers de paie 415 Dossiers de santé du personnel 427 Dossiers de sinistres 613 Dossiers des transporteurs 1008 Dossiers de validation des effectifs scolaires 808 Dossiers disciplinaires 816 Dossiers des stagiaires 410 Dossiers professionnels 815 Dossiers scolaires 812 Dotation 405 Drapeau 104 Droit d auteur 210 Droits (constitution) 101 Droits de douane et accise 506 Droits de scolarité 503 Droits d utilisation des systèmes informatiques 708 Économie d énergie 610 Écritures de journal 502 Écriture de redressement 502 Éducation des adultes (formation générale) 903 Effectifs scolaires 808 Égalité en emploi 403 Élections (carte électorale) 114 Élections (contestation) 120 Élections (déroulement des scrutins) 118 Élections (équipes électorales) 116 Élections (financement électoral) 119 Élections (listes électorales) 115 Élections (processus électoral)

168 Électricité (entretien) 607 Émissions d obligations 508 Employés, dossiers des VOIR Dossiers du personnel Emprunts, marges de crédit 508 Encaissements 502 Enlèvement des rebus 607 Enquêtes de satisfaction 112 Enquêtes (éthiques et déontologie) 108 Enquêtes et sondages 122 Enquêtes internes 213 Enseignement à domicile 1002 Ententes avec la Commission d accès à l information 207 Ententes, conventions, contrats 206 Ententes de scolarisation 806 Ententes de services éducatifs 806 Ententes pour prestation de services complémentaires 806 Entreprises (services de formation) 904 Entretien des bâtisses et des terrains (régie interne) 607 Entretien ménager 607 Environnement (études et rapports) 610 Épreuves d admission 805 Équipe électorale 116 Équipements informatiques 707 Équivalences 807 États financiers 509 Éthique et déontologie 108 Études et statistiques 111 Évaluation des acquis 807 Évaluation des apprentissages 908 Évaluation des postes 401 Évaluation du rendement du personnel 420 Évaluation institutionnelle 112 Événements spéciaux 303 Évolution historique de la commission scolaire 102 Examens du ministère (organisation) 908 Examens, tests pédagogiques et bulletins 908 Expérience et ancienneté du personnel 414 Expulsion 808 Factures 505 Factures (élections scolaires) 119 Félicitations 308 Feuillets fiscaux 503 Feuillets fiscaux du personnel 418 Fiches d absence individuelle 809 Fiches d évaluation (scolarisation à la maison) 811 Fiches d évaluation 807 Fiches d inscription 812 Fiches signalétiques des matières dangereuses (SIMDUT) 613 Fichiers de renseignements personnels 209 Financement électoral 119 Fiscalité (feuillets fiscaux) 418 Fonctions du personnel 402 Fonds de pension (voir «Régime de retraite») 419 Fondations 101 Formation du personnel 422 Formation et perfectionnement 422 Formation générale des adultes 903 Formation sur mesure 904 Formulaires 704 Frais d admission (factures et reçus) 805 Frais de déplacement 505 Fréquentation au service de garde 1007 Fréquentation scolaire 810 Gestion de l énergie 610 Gestion des effectifs 401 Gestion des formulaires 704 Gestion des services complémentaires

169 Gestion des véhicules 611 Grand livre général 502 Grèves et lock-out (voir «Conflits de travail») 425 Griefs 425 Grilles-matières 801 Groupes-élèves 801 Harcèlement et violence en milieu de travail 428 Histoire de la commission scolaire 103 Historiques ou cumulatifs de paie 417 Horaires des cours 802 Horaires des élèves 812 Identification visuelle 104 Immatriculation 611 Immobilisations (budget) 501 Inaugurations 303 Inscription, radiation et dépôt de la liste électorale 115 Intégration scolaire 1002 Internet (télécommunications) 710 Intranet 306 Inventaire des biens meubles 603 Inventaires des équipements informatiques 707 Inventaire des immeubles (bâtisses et terrains) 609 Inventaires des systèmes informatiques 707 Invitations 308 Journaux d encaissements 502 Journaux de salaires 416 Journaux de transactions comptables 505 Journaux et registres scolaires 910 Journaux internes 305 Journées des examens du Ministère 908 Journées pédagogiques (organisation) 804 Journées pédagogiques 804 Jugements 204 Kilométrage 611 Laisser-passer aux édifices 612 Législation et réglementation 201 Lettres patentes 101 Licences de droit d auteur 210 Licences de radiodiffusion 1008 Listes d élèves admissibles (diplômes) 909 Listes de distribution 305 Listes de médias 304 Listes de suppléance et de rappel 406 Listes des diplômés 909 Listes des documents détruits 702 Listes des documents essentiels 701 Listes des documents inactifs 701 Listes des élèves par cours et par niveau 802 Listes des employés 406 Listes des employés en arrêt de travail 426 Listes des fournisseurs 505 Listes des représentants syndicaux 423 Listes des membres du personnel ayant cumulé 35 ans de service 419 Listes des utilisateurs des systèmes téléphoniques 707 Listes du personnel électorale 117 Listes électorales (inscription, radiation, dépôt) 115 Listes électorales 115 Listes officielles d ancienneté 414 Litiges 204 Livre d or 303 Livret de reçus pour les contributions électorales 119 Location de biens immeubles (y compris les locaux) 605 Location et prêt de biens meubles 602 Logiciels 706 Logo (signature-identification visuelle) 104 Lois 201 Maintenance des systèmes informatiques

170 Maladies professionnelles 427 Mandat 105 Marque de civilité 308 Matériel didactique 905 Matériels informatiques 707 Médiathèque et ressources technologiques 907 Mémoires de consultations 122 Messagerie 711 Mesures d accueil et d intégration du personnel 429 Mesures d aide 912 Mesures d appui pédagogique 913 Mesures de sécurité 613 Mesures disciplinaires (employés) 425 Mesures disciplinaires (élèves) 816 Mises en demeure 204 Mission et valeurs de la commission scolaire 102 Modalité de fonctionnement 802 Modèles de documents 704 Modification de la signature visuelle 104 Mouvements de fonds 508 Mouvements de personnel et sécurité d emploi 408 Négociations des conditions de travail 424 Normes graphiques (logo) 104 Notes de service 310 Nutrition 1004 Objets perdus et trouvés 613 Obligations (constitution) 101 Offres de services 403 Opérations bancaires 507 Opinions juridiques (voir «Avis juridiques») 204 Organigramme 105 Organisation scolaire 801 Outils de gestion des documents et des archives 701 Paie 415, 416, 417 Paiement de l impôt fédéral et de l impôt provincial 418 Paramètres budgétaires 501 Perception de la taxe scolaire 504 PERCOS 401 Perfectionnement 420 Perfectionnement (demande et remboursement) 422 Permis (véhicules) 611 Permis, vignettes et registres (stationnement) 608 Personnel (dossiers de santé) 427 Personnel (dossiers) 409 Personnel (listes) 406 Petite caisse 505 Pétitions 205 Photocopieurs (reprographie) 705 Photographies des élèves 812 Pièces justificatives (factures) 505 Placements et garanties 508 Plaintes 205 Plaintes (éthique et déontologie) 108 Plaintes (harcèlement) 428 Plans comptables 502 Plans d action 109 Plans d acquisition de la formation manquante 807 Plans d allocation des ressources humaines 401 Plans d intervention 814 Plans d organisation scolaire 801 Plans de classification des documents 701 Plans de classification des emplois 421 Plans de communication 301 Plans de cours (commission scolaire) 902 Plans de cours (ministère) 901 Plans de localisation 701 Plans de perfectionnement 422 Plans de relève des systèmes informatiques

171 Plans de répartition des élèves 808 Plans de réussite 109 Plans de mesures d urgence 613 Plans et exercices d évacuation 613 Plans stratégiques 109 Plans triennaux de répartition des immeubles 109 Planification et organisation des journées pédagogiques 804 Planification et organisation scolaires 801 Planification 109 Plomberie (entretien) 607 Polices d assurance 207 Politiques 106 Portail 307 Postes Canada 711 Poursuites judiciaires 204 Première communications écrites (aux parents) 813 Presse écrite, radiophonique et télévisée 304 Prêt et location de matériel 602 Prêt et location des biens immobiliers 605 Prévisions budgétaires 501 Prévisions des effectifs (clientèles scolaires) 808 Privilèges (constitution) 101 Procédures d examen des plaintes 205 Procédures 107 Procédures d intervention en cas de sinistres 701 Processus électoral 117 Proclamations d élections scolaires 117 Profils de formation 812 Programmes d activités sportives, socioculturelles et scientifiques 1006 Programmes d aide aux employés 430 Programmes d alimentation 1004 Programme d égalité en emploi 404 Programmes d enseignement de la commission scolaire 902 Programmes d enseignement du ministère 901 Programmes de prévention en santé et en sécurité au travail 426 Programmes de prévention en santé 1003 Programmes de promotion 302 Programmes énergétiques 610 Projet éducatif des établissements 109 Projets informatiques 706 Projections des effectifs 808 Protecteur de l élève 205 Protection des renseignements personnels 207 Protection incendie (rapports) 613 Protocoles d ententes 206 Protocoles d intervention en milieu scolaire 1003 Protocoles de regroupement ou d intégration 101 Publications 305 Qualité de l air et de l eau 610 Qualité de l environnement et gestion de l énergie 610 Quittances (dossiers contentieux) 204 Questionnaires d enquêtes de satisfaction 112 Rapports administratifs 110 Rapports annuels 110 Rapports annuels des remises gouvernementales 418 Rapports au Ministère 110 Rapports d activité et reddition de comptes 110 Rapports d élections scolaires 117 Rapports d évaluation de la qualité de l enseignement 811 Rapports d évaluation (stages) 410 Rapports d incident 212 Rapports d inspection, de réparation et d entretien 607 Rapports d inspection des milieux de travail 427 Rapports de consultations publiques 122 Rapports de réalisations techniques (transfert de support) 703 Rapports de stage 410 Rapports de stage (élève)

172 Rapports de surveillance 612 Rapports des vérificateurs 509 Rapports, états et listes provisoires 505 Rapports financiers 509 Rapports mensuels d évolution de la clientèle 809 Rattrapage scolaire 912 Recommandations du comité de révision ou du protecteur de l élève 205 Reconnaissance des acquis et des compétences 807 Recrutement 403 Reddition de comptes 110 Référendums 121 Régie interne (entretien) 607 Régime de retraite (CARRA) 419 Régime de retraite 412 Registres comptables 502 Registres d obligations et transferts 508 Registres de chèques 502 Registres de clés et codes d accès (immeubles) 612 Registres de communications des renseignements personnels 209 Registres de consultations 209 Registres de livraison (messagerie) 711 Registres de visiteurs 612 Registres ou relevés de scrutin 118 Registres ou relevés journaliers de stationnement 608 Registres scolaires 910 Réglementation 201 Règlements du gouvernement 201 Règlements, politiques, et règles 106 Règles (budget) 501 Règles de conduite et mesures de sécurité 802 Règles de fonctionnement des services de garde 1007 Règles de régie interne 107 Relations avec les médias 304 Relations avec les organismes externes 309 Relations internes 309 Relevé 24, relevé 8, T2202A 503 Relevés de banque (carnet), bordereaux de dépôt 507 Relevés de votes 121 Remboursement de petite caisse 505 Remerciements 308 Remorquage de véhicule 608 Rémunération 415 Rendement du personnel (évaluation) 420 Rénovation et réparation des biens immobiliers 606 Rénovations 606 Renseignements personnels (fichiers) 209 Réparations et entretien (régie interne) 607 Réparations 606 Répartitions des pouvoirs 105 Répertoire des cours et des services 801 Reprographie 705 Requêtes 204 Responsabilité civile 212 Ressources technologiques (moyens d enseignement) 907 Résultats des tests de français des candidats 403 Résultats scolaires 813 Retrait préventif 427 Retraite du personnel 412 Rétroactivité de paiements divers 415 Réussite scolaire 808 Revenus 503 Révision de décisions 205 Revues de presses 304 Rôle d évaluation, de perception, complémentaire 504 Salaires 415 Sanction des études

173 Sanctions (éthiques et déontologie) 108 Santé et sécurité au travail 426 Sauvegarde des systèmes informatiques 709 Sceau 104 Scolarisation à la maison 811 Secteurs d appartenance 805 Sécurité au travail 426 Sécurité d emploi 408 Sécurité des immeubles 612 Sécurité des systèmes informatiques 709 Services alimentaires 1004 Services complémentaires 1001 Services d accueil, de référence, de conseil et d accompagnement (SARCA) 912 Services d adaptation scolaire 1001 Services d animation spirituelle et engagement communautaire 1001 Services d éducation populaire 903 Services d éducation spécialisée 1001 Services d hébergement 1005 Services d orientation 1001 Services d orthopédagogie 1001 Services d orthophonie 1001 Services de formation offerts à la main-d œuvre 904 Services de formation offerts aux entreprises 904 Services de formation générale offerts aux adultes 903 Services de garde 1007 Services de psychoéducation 1001 Services de psychologie 1001 Services de santé et services sociaux 1003 Services particuliers 1002 Signature visuelle 104 Sinistres (dossiers) 613 Sites Web 306 Sites Web - fichiers informatiques 307 Sondages 122 Soumissions (biens immobiliers) 604 Soumissions (biens meubles) 601 Soumissions (construction, aménagement) 606 Soutien linguistique 1002 Stages des élèves 911 Stagiaires (dossiers) 410 Stationnement 608 Statistiques 111 Structure administrative 105 Supports d information (transfert) 703 Surveillance des immeubles 612 Surveillance électronique 613 Suspension scolaire 808 Syndicats 423 Systèmes d information sur les organismes (SIO) 609 Systèmes de sécurité et de protection 613 Systèmes informatiques 706, 709 (sécurité) Systèmes téléphoniques 710 Taxes 504, 506 Taxes gouvernementales 506 Taxes scolaires 504 Télécommunications 710 Téléphonie 710 Tests de développement général (TDG) 908 Tests d équivalence de niveau secondaire de scolarité (TENS) 908 Tests de français 403 Titres de propriété 206 Traitement des ressources documentaires 906 Transferts budgétaires 501 Transfert de support d information 703 Transfert des élèves entre établissement

174 Transport scolaire 1008 Travaux des élèves 908 Usager des ressources informatiques 708 Utilisation du logo 104 Vacances 411 Valeurs de la commission scolaire 102 Validation des effectifs 808 Véhicules 611 Vente (cession) de biens meubles 601 Vente pour non-paiement (taxes) 504 Vérification financière 509 Vignette de stationnement 608 Violence en milieu de travail