PROCÉDURE. Etudiants ERASMUS entrants STAGES

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1 Sous-direction mobilité internationale Objet Procédure de gestion des dossiers de mobilité ERASMUS-STAGES et de suivi des étudiants ERASMUS- STAGES originaires établissement d enseignement supérieur EUROPEEN titulaire de la Charte ERASMUS+, accueillis à l Université de Lorraine dans le cadre d un stage donnant lieu à une convention de stage et un contrat de formation, selon les modalités du programme ERASMUS action clé n 1 (mobilités individuelles des étudiants et des personnels des établissements d enseignement supérieur européen). Les stages ERASMUS, contrairement aux séjours d études ERASMUS, ne doivent pas avoir été obligatoirement prévus dans les accords interinstitutionnels ERASMUS+ signés avec les établissements d enseignement supérieur partenaires en Europe. Textes de référence - Guide ERASMUS + de la Commission Européenne - Charte ERASMUS + pour l enseignement supérieur Charte des étudiants ERASMUS Annexes & Formulaires - Contrat de stage annexe 2 : le modèle à utiliser est imposé par l établissement d origine de l étudiant en mobilité et devrait respecter les minima requis du modèle européen. - Liste des pièces à joindre obligatoirement à la candidature - annexe 3 - Modèle de lettre d acceptation annexe 4 - Modèle de lettre de refus annexe 5 Date Objet Suivi des modifications Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF Page 1 sur 5

2 Définitions - Terminologie MoveOn : logiciel de gestion et de suivi actuellement utilisé par la DRIE de l Université de Lorraine notamment pour assurer la gestion et le suivi des accords interinstitutionnels ERASMUS + et des mobilités individuelles ERASMUS + (fournisseur : UNISOLUTION version utilisée actuellement : MoveOn 3) Procédure Université de lorraine DRIE Procédure de gestion des étudiants ERASMUS entrants Diffusion : DRIE DAPEQ- Composantes de l UL Rédaction : DRIE 1. Objet : Procédure de gestion des dossiers de mobilité ERASMUS-STAGES et de suivi des étudiants ERASMUS-STAGES originaires établissement d enseignement supérieur EUROPEEN titulaire de la Charte ERASMUS+, accueillis à l Université de Lorraine dans le cadre d un stage donnant lieu à une convention de stage et un contrat de formation 2. Usagers concernés : Etudiants inscrits dans un établissement d enseignement supérieur européen titulaire de la Charte ERASMUS+, sélectionnés par leur établissement d origine aux fins d effectuer une mobilité de stage ERASMUS à l Université de Lorraine, conformément à la politique pédagogique de cet établissement et conformément aux termes de la Charte ERASMUS Personnes en charge des dossiers de mobilité ERASMUS au sein de l UL : La sous-direction mobilité internationale de la Direction des Relations Internationales et Européennes (DRIE), en raison de sa responsabilité dans la mise en œuvre globale du programme ERASMUS+ mobilité individuelle (action clé 1) à l Université de Lorraine, en lien avec : Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF Page 2 sur 5

3 - les CRIC (Correspondants Relations Internationales) des composantes ; ils sont désignés par chaque composante de l UL en son sein. Les CRIC sont chargés d animer le réseau des enseignants responsables d accords interinstitutionnels ERASMUS + au sein de leur composante et d échanger des informations avec la DRIE pour assurer le bon déroulement des mobilités ERASMUS-études dans leur composante. Les CRIC peuvent être également en charge eux-mêmes d accords interinstitutionnels ERASMUS + (voir ci-dessus) - Les Directeurs de laboratoire ou de composante accueillant des étudiants ERASMUS-stage dans leur structure. Service tiers à l'ul en charge du volet "logement" : CROUS Préalable : - Désignation préalable par les composantes des CRIC (Correspondants Relations Internationales de Composante, un CRIC enseignant et un CRIC administratif désignés dans chaque composante). Tout changement de CRIC doit être communiqué par la composante à la DRIE. - L UL est titulaire d une Charte ERASMUS + en cours de validité. - Nota Bene : les stages ERASMUS, contrairement aux séjours d études ERASMUS, ne doivent pas avoir été obligatoirement prévus dans les accords interinstitutionnels ERASMUS+ signés avec les établissements d enseignement supérieur partenaires en Europe. 4. Déroulement et calendrier: Etape 1 : Informations transmises par les universités d origine (calendrier indicatif : potentiellement tout au long de l année) 1. Les établissements partenaires ERASMUS annoncent à la DRIE les étudiants qu ils ont présélectionnés pour une mobilité ERASMUS-stages En parallèle, les composantes et les laboratoires organisant l accueil d étudiants en stage ERASMUS s engagent à faire remonter l information à la DRIE sur l adresse générique drie-mobilite@univlorraine.fr, au moins deux mois avant l arrivée prévue de l étudiant. Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF Page 3 sur 5

4 2. Envoi par la DRIE aux étudiants candidats des instructions pour déposer leur candidature ERASMUS (instructions figurant sur le lien - saisie par l étudiant de sa candidature en ligne sur le lien sécurisé qui permet de récupérer les données de l étudiant sur le logiciel MoveOn utilisé par la DRIE - Utilisation du formulaire simplifié de demande de logement CROUS pour les étudiants ERASMUS entrants (téléchargeable sur le site internet) - Envoi du dossier papier obligatoirement signé de de son établissement d origine au moins 2 mois avant son arrivée à l UL.. Etape 2 : Réception des candidatures papier (calendrier : à réception des dossiers, et au plus tard avant les dates limites indiquées dans l étape 1 cidessus) 1. Vérification par la DRIE de l adéquation des candidatures reçues avec les modalités du programme ERASMUS+ Envoi par la DRIE du formulaire logement renseigné au CROUS, dès la candidature de l étudiant 2. Transmission par la DRIE des dossiers aux CRIC enseignants et administratifs 3. Examen du dossier et acceptation (ou non) de l étudiant par la composante ou le laboratoire concerné 4. Signature au sein de la composante ou du laboratoire (Directeur) de la lettre d acceptation ou du courrier de refus motivé (modèles de lettre d acception et de refusannexe 3 et 4). Parallèlement, signature du contrat de formation ERASMUS si acceptation de la candidature. 5. Transmission de l information à la DRIE par le CRIC (lettre d acceptation et contrat de formation signé par l étudiant et le responsable pédagogique). 6. A réception de la lettre d acceptation ou de refus, la DRIE valide ou invalide la candidature en ligne dans MOVEON, en indiquant, en cas de refus, le motif de refus. Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF Page 4 sur 5

5 Etape 3 : Accueil des étudiants En période de rentrée universitaire : 1. Accueil en gare des étudiants internationaux organisé par la sous-direction accueil international de la DRIE de la mi-août à la mi-septembre sur les sites de Metz et de Nancy ; 2. Organisation du Welcome Day par l Université de Lorraine sur le site de Metz et sur le site de Nancy au début du mois de septembre pour les étudiants en programme d échanges entrants (dont ERASMUS) 3. En parallèle, accueil des étudiants dans leur composante ou leur laboratoire 4. Participation éventuelle des étudiants aux cours FLE ERASMUS organisés par l UFR LANSAD sur les sites de Metz et de Nancy et financés par l enveloppe ERASMUS de la Commission Européenne gérée par la DRIE. Tout au long de l année : - L accueil-information Guichet Unique organisé par la sous-direction accueil international de la DRIE à Metz et Nancy leur est ouvert pour toutes les formalités pratiques et administratives (titre de séjour) ; - Participation éventuelle des étudiants aux cours FLE ERASMUS organisés par l UFR LANSAD sur les sites de Metz et de Nancy et financés par l enveloppe ERASMUS de la Commission Européenne gérée par la DRIE. Etape 4 : Retour à l établissement d origine Les formalités pédagogiques et administratives (attestation d arrivée et de fin de séjour et relevé de notes) liées à la validation des modules et crédits ECTS correspondants au contrat de formation signé seront établies par les CRIC des composantes en liaison avec les EC responsablesf, avant le retour de l étudiant dans son établissement d origine (une copie sera transmise à la DRIE pour information et archivage en vue d audits financiers de la Commission européenne). Modèle réalisé par le Pôle de Management de la Qualité de la DAPEQ_MLF Page 5 sur 5