Manuel utilisateur ConsulTemps Mobile

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1 Manuel utilisateur ConsulTemps Mobile Table des matières Pré-requis... 2 Connexion à l application... 2 Connexion unique... 2 Mémoriser les informations de connexion... 4 Menu de l application... 4 Remplir une feuille de temps... 6 Effacer des heures... 9 Déroulement du mandat Soumettre une feuille de temps Ajouter des pièces jointes sur la dernière feuille de temps du mois Statut des feuilles de temps Dans le cadre de ce manuel, les copies d écran ont été effectuées sur un iphone 4 pour ios et sur un Samsung Galaxy S4 pour Android. Il se peut que des différences soient constatées selon le téléphone utilisé, les copies d écran présentes ici sont là pour aider dans l utilisation de l application mais peuvent légèrement différer lors de son utilisation. Tout au long de ce document, les copies d écran à gauche concerneront celles sur ios et celles de droite sur Android. 1

2 Pré-requis Afin d utiliser l application mobile ConsulTemps, quelques pré-requis sont nécessaires : - Disposer d un login/password (les mêmes que pour se connecter à la version Web) ; - Disposer sur le téléphone de données data ou être relié à un réseau Wi-fi ; - Avoir téléchargé l application disponible sur le Google Play Store ou l App Store : o App Store : o Google Play Store : Connexion à l application Connexion unique Pour se connecter à l application : 1- Cliquez sur l icône présente sur le téléphone. ios Android 2- Une fois arrivé sur l écran de connexion : placez-vous sur l espace pour renseigner le login, puis renseignez le mot de passe (vous pouvez passer de la saisie du login à la saisie du mot de passe par le clavier en cliquant sur «Suivant»). 2

3 3- Cliquez sur le bouton de connexion (ou cliquez sur le bouton «Terminé» sur le clavier) : la page générale des feuilles de temps s affiche. À noter que les feuilles de temps sont affichées de la plus récente (haut de la liste) à la plus ancienne. La période courante est toujours sélectionnée par défaut. L application est disponible en français et en anglais (pour cela, il faut aller dans les paramètres du téléphone et changer la langue). On peut également l utiliser en mode portrait ou paysage. 3

4 Mémoriser les informations de connexion Sur la page de connexion, une option de mémorisation des informations de connexion est disponible, afin de ne pas avoir à rentrer les login / mot de passe à chaque connexion. Pour cela, activez le bouton disponible sur le page d accueil entre le mot de passe et le bouton de connexion. Menu de l application Pour accéder au menu, cliquez sur l icône présente en haut à gauche sur la page générale des feuilles de temps. 4

5 Quatre catégories sont disponibles dans le menu : - Feuilles de temps : pour accéder à la liste complète des feuilles de temps ; - Paramètres : pour définir les heures par défaut (temps quotidien) ; - Changer mot de passe : pour modifier son mot de passe, en respectant des règles définies. 5

6 - Déconnexion : pour quitter l application. Pour revenir sur la page générale des feuilles de temps, vous pouvez cliquer sur la catégorie «Liste des périodes», cliquer sur la partie droite de l écran avec la liste des périodes en arrière-plan ou encore faire dérouler de la droite de l écran (la partie où les feuilles de temps sont grisées) vers la gauche. Remplir une feuille de temps Pour remplir une feuille de temps : 1- Cliquez sur la période voulue. Des cases peuvent être colorées sur une période : il s agit des jours fériés. 2- Cliquez sur le jour où l on souhaite renseigner des heures : la liste de toutes les activités s affiche. 6

7 3- Cliquez sur l activité où vous souhaitez renseigner des heures. 4- Une fois arrivé sur l écran de saisie, renseignez les heures : soit vous cliquez sur l option permettant de mettre les heures par défaut (paramétrables dans le menu de l application), soit vous renseignez les heures voulues manuellement. 5- Si les heures renseignées sont reproduites sur d autres jours de la période, vous avez la possibilité d utiliser l option «Répéter» disponible sur cet écran en choisissant entre «Répéter : tous les jours» ou «Répéter : tous les jours de bureau» (cette dernière signifiant les jours du Lundi au Vendredi inclus). 7

8 6- Vous pouvez également ajouter un commentaire en bas de la page de saisie des heures (à noter que si l activité choisie est «Autre», le commentaire est obligatoire). 7- Une fois toutes les informations renseignées, validez la saisie : vous revenez sur la page de la journée et les heures précédemment renseignées ont été enregistrées. Reproduisez ces étapes sur tous les autres jours de la période où des heures doivent être renseignées. Vous avez la possibilité de naviguer entre les différents jours de la période en faisant glisser la journée vers la droite ou la gauche. Un indicateur est également présent afin de savoir où l on se trouve dans la période. Une fois toutes les heures renseignées pour tous les jours de la période, revenez sur la page générale des feuilles de temps et vous voyez que toutes les heures qui ont précédemment été renseignées apparaissent sur les différents jours de la période. Si vous souhaitez que les heures que vous venez d enregistrer soient sauvegardées sur le serveur et apparaissent sur la version Web, cliquez ensuite sur la disquette (sinon elles ne sont sauvegardées que localement). Une fois que vous aurez cliqué, la disquette sera remplacée par l icône de soumission. 8

9 À noter qu il est impossible de saisir plus de 24h dans une journée. Un message bloquera l enregistrement sur le serveur. Effacer des heures Si des heures sont renseignées par erreur ou mal affectées, vous avez la possibilité de les effacer en partie ou en totalité. Sur la page de la journée, cliquez sur l option permettant d effacer les heures en haut à droite de la page. Vous pouvez ensuite choisir d effacer toutes les heures saisies sur la journée en sélectionnant toutes les activités (1) - même bouton pour tout désélectionner - ou seulement une partie des heures en ne cochant que celles que vous souhaitez effacer (2). 9

10 Enfin, validez la saisie et les heures sont automatiquement effacées (3). Le nombre d heures de la journée est réduit du nombre d heures qui viennent d êtres effacées. Déroulement du mandat Pour les utilisateurs réalisant un mandat, vous avez la possibilité de donner une évaluation quant à son déroulement. Pour cela, 3 choix possibles : Icône verte : tout se déroule bien ; Icône jaune : amélioration souhaitable ; Icône rouge : besoin d une intervention rapide. Par défaut, la valeur est positionnée sur la proposition verte. Pour renseigner la valeur du mandat, allez sur le 2 ème onglet de la feuille de temps, intitulé «Déroulement». 10

11 Ensuite, cliquez sur la ligne du mandat où vous souhaitez renseigner la valeur. Soumettre une feuille de temps Une fois la feuille de temps remplie et sauvegardée sur le réseau, cliquez sur le bouton de soumission (en haut à droite sur la page de la période, là où il y avait auparavant la disquette avant que les heures ne soient sauvegardées sur le serveur). 11

12 Vous arrivez sur l écran sommaire de soumission, qui récapitule les heures enregistrées par activité pour chaque jour. Si la totalité des heures pour une activité dépasse l affichage possible sur l écran du téléphone, vous pouvez voir la totalité des heures en déroulant les heures de la droite vers la gauche. Pour soumettre la feuille de temps, vous cliquez sur l icône de soumission présente en haut à droite dans la barre. 12

13 Un message avertissant que la feuille de temps est transmise apparait et vous êtes renvoyé sur la page générale des feuilles de temps. Une icône associée à la feuille de temps est apparue (de couleur verte) et son statut est passé à «soumise». 13

14 À noter qu une fois qu une feuille de temps est soumise, il est encore possible de la modifier tant qu elle n est pas approuvée. Pour cela, cliquez sur le bouton en forme de crayon dans la barre du haut à droite. La feuille de temps passe au statut «À corriger» et vous pouvez la modifier comme une feuille de temps qui n a pas encore été soumise. Une fois qu elle est approuvée, il n est plus possible de la modifier. Ajouter des pièces jointes sur la dernière feuille de temps du mois Remarque : pour les utilisateurs renseignant une seule feuille de temps par mois, cette option est disponible sur toutes les feuilles de temps. Si vous avez des documents à faire parvenir avec la (dernière) feuille de temps d une période, vous avez la possibilité de le faire au travers de l ajout de pièces jointes. Une nouvelle ligne apparait sur ces feuilles de 14

15 temps, avec l onglet «Période» pour la déclaration des heures et l onglet «Pièces jointes» pour y joindre tout document nécessaire. Vous pouvez ajouter ces pièces jointes à n importe quel moment de la période, qu elle soit soumise ou non, ou même approuvée. Dans un premier temps, vous devez choisir si les pièces jointes sont à ajouter au dossier «Document client» ou «Document autre» : - Document client : il s agit de la feuille de temps signée et approuvée par le client ; - Document autre : il s agit de tout autre document pertinent, comme par exemple, les frais refacturables. 15

16 Ensuite, vous devez choisir quel type de pièce jointe vous souhaitez ajouter : - Photos existantes dans la galerie du téléphone - Photos que vous pouvez prendre directement avec le téléphone Vous pouvez ajouter autant de pièces jointes que vous le souhaitez. 16

17 Une fois qu une pièce jointe est ajoutée, vous avez la possibilité de la supprimer ou de la changer de catégorie (CLIENT ou AUTRE). Pour cela, cliquez continuellement sur la photo jusqu à l apparition d un message. À noter qu une taille limite existe pour les pièces jointes. Un message d erreur vous informera si une pièce jointe dépasse la taille maximale autorisée. Dans l écran sommaire de soumission est affiché le nombre total de pièces jointes. 17

18 Statut des feuilles de temps Les feuilles de temps peuvent avoir 6 statuts différents : - «Soumise» : la feuille de temps a été complétée et soumise, mais pas encore approuvée par l approbateur à icône verte - «Approuvée» : la feuille de temps a bien été soumise et acceptée par l approbateur à icône verte - «Due pour aujourd hui» : cela signifie que c est la journée pour soumettre la feuille de temps (dernier jour de la période) à pas d icône - «Soumettre avant le» : correspond aux feuilles de temps dont la date limite d envoi n est pas encore passée à pas d icône - «À corriger» : cela signifie qu une feuille de temps est refusée par l approbateur et qu il faut la corriger ou que c est une feuille de temps qui a été soumise et que l on souhaite corriger avant approbation à icône rouge - «En retard depuis le» : cela correspond à une feuille de temps qui n a pas été soumise dans les temps ou à une feuille de temps qui doit être corrigée (le statut passe de «À corriger» à «En retard depuis le» une fois que les données sur la feuille de temps ont été modifiées et sauvegardées sur le serveur) à icône rouge 18