3. EXEMPLE DE TRANSFERT PAR MAIL PARAMETRAGE DES PROFILS DE TRANSFERT... 7

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1 Gestion des postes nomades dans QuadraFACT Sommaire OBJECTIF ET PRE REQUIS NECESSAIRES A LA GESTION DES POSTES NOMADES... 2 OBJECTIF étapes : modes de transfert :... 2 Règles de transfert... 3 Optimisation des transferts... 3 CONDITIONS REQUISES EXEMPLE DE TRANSFERT PAR FICHIER OU FTP PARAMETRAGE DES PROFILS DE TRANSFERT ETAPE 1 :ENVOI DES DONNEES AU SIEGE ETAPE 2 : RECEPTION DES DONNEES SUR LE PORTABLE ETAPE 3 : ENVOI AU SIEGE DES DONNEES ISSUES DU PORTABLE ETAPE 4 : INTEGRATION AU SIEGE DES DONNEES CREEES OU MODIFIEES SUR LE PORTABLE EXEMPLE DE TRANSFERT PAR MAIL PARAMETRAGE DES PROFILS DE TRANSFERT ETAPE 1 :ENVOI DES DONNEES AU SIEGE ETAPE 2 : RECEPTION DES DONNEES SUR LE PORTABLE ETAPE 3 : ENVOI AU SIEGE DES DONNEES ISSUES DU PORTABLE ETAPE 4 : INTEGRATION AU SIEGE DES DONNEES CREEES OU MODIFIEES SUR LE PORTABLE... 9 Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

2 OBJECTIF ET PRE REQUIS NECESSAIRES A LA GESTION DES POSTES NOMADES Objectif Cette fonctionnalité permet à des représentants "nomades" intervenant en clientèle d'effectuer une saisie déportée des données et d'établir une synchronisation de ces données entre le poste nomade et le siège de l'entreprise. 4 étapes : La synchronisation des postes nomades s'effectue selon un circuit de 4 étapes : Envoi des données (Etape 3) Réception des données au siège (Etape 4) Réception des données sur le portable (Etape 2) POSTE DU SIEGE PORTABLE Envoi des données (Etape 1) ETAPE 1 ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 4 Envoi des données du siège vers le portable Réception des données du siège sur le portable Envoi des données du portable vers le siège Récupération des données par le siège 2 modes de transfert : Il existe 2 modes transfert possible : Transfert par dépôt de fichier : Soit sur un serveur Soit sur un site FTP (transfert FTP) Transfert par mail Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

3 Chaque mode de transfert fait l'objet d'un paragraphe détaillé. Règles de transfert La synchronisation poste nomade siège ne prend pas en compte la création et la modification d'articles, clients, tarifs. Seules la création et modification de pièces sont prises en compte. Cependant les pièces jointes de toutes les pièces et images des factures ne sont pas envoyées. Il est alors nécessaire de rééditer les factures au siège avant d'éditer le journal des ventes puis de transférer en comptabilité. Quant au poste nomade, il ne reçoit pas les pièces jointes ni les documents clients. Optimisation des transferts Envoi siège portable A chaque envoi, toutes les pièces actives (devis, pré commandes, commandes, bons de livraison, factures non transférées) sont intégralement transférées. Pour les articles, clients, factures historisées, tarifs, seuls les éléments créés ou modifiés depuis le dernier envoi sont transférés. En cas de besoin (par exemple : perte du poste nomade, perte du dossier sur le poste nomade ), une fonction "Initialisation des données du portable" effectue un nouvel envoi contenant toutes les données du collaborateur permettant ainsi de recharger le portable. S'il y a réinitialisation du poste nomade alors que celui ci a effectué des modifications, ces dernières seront perdues. Envoi portable siège Seules les pièces modifiées ou créées depuis le dernier envoi sont transférées. Conditions requises La gestion des postes nomades est soumise à une licence d'utilisation. Dans un contexte multi utilisateurs, le nombre d'utilisateurs autorisés par la licence correspond au nombre de possesseurs de postes nomades. 2 autres conditions sont requises : Fichier \quadra\database\client\quadra.ipl SUR LE POSTE DU SIEGE SUR LE POSTE DU PORTABLE Ajouter la ligne "SIEGE=OUI" Ajouter la ligne "SIEGE=NON" Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

4 1. EXEMPLE DE TRANSFERT PAR FICHIER OU FTP 2.1. Paramétrage des profils de transfert Le profil sert à déterminer l'envoi des données du siège vers le portable Sélectionner un code profil dans la liste des collaborateurs affichée par <F4>. Définir les collaborateurs liés au profil : cliquer sur le bouton <Collaborateurs liés au profil>. Par défaut, sont envoyées les données associées au collaborateur du profil, aux collaborateurs associés au profil ainsi que ceux qui n'ont pas de code collaborateur (ex : client prospect). cliquer dans la case de couleur grise pour sélectionner les collaborateurs choisis dans la liste ou utiliser le bouton <Tout sélectionner> pour sélectionner tous les collaborateurs. Gestion des pièces Cette rubrique est le support de sélection des données qui permet de sélectionner les données qui alimenteront le poste nomade. Déterminer les compteurs des pièces qui seront générées sur le poste nomade. Il est impératif de distinguer les compteurs en appliquant des préfixes pour différencier des pièces créées sur le poste nomade. Par défaut, les préfixes des pièces sont pré renseignés avec le code collaborateur. Choisir les pièces à transférer en cochant les cases correspondantes (devis, pré commandes, commandes, bons de livraison, factures) Il est possible également de transférer les données de stock, les pièces historisées. Implantation Pour le mode de transfert par fichier : Le chemin d'émission du siège doit être le chemin de réception du poste nomade. Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

5 Dans le cas d'une entreprise disposant de plusieurs postes nomades, il est indispensable de créer des sous répertoires pour chaque représentant et d'indiquer les chemins à ces sous répertoires. Cas particulier ; le transfert FTP Renseigner les éléments suivants : serveur FTP, nom d'utilisateur, mot de passe et dossier cible Etape 1 :Envoi des données du siège vers le(s) portable(s) Sur le poste "SIEGE", aller dans le menu Outils / Saisie déportée et choisir "Envoi des données" Sélectionner le ou les profils paramétrés précédemment soit en utilisant le bouton <Tout sélectionner> soit en cliquant à la souris devant le code profil. Cliquer sur <Valider> pour lancer le transfert des données vers le portable. Le déroulement du transfert ainsi que le succès ou l'échec s'affichent Etape 2 : Réception des données sur le portable Sur le poste "PORTABLE", aller dans le menu Outils / Saisie déportée et choisir "Réception des données" Choisir le mode de transfert L'exemple choisi ici est un transfert par fichier. Dans ce cas, il faut renseigner le chemin du dossier d'émission et de réception. Il s'agira d'un fichier compacté au format.qpk. Cliquer sur <Valider> pour lancer l'import des données. Une fenêtre s'affiche avec le déroulement du transfert et précise son succès ou son échec. Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

6 A la 1 ère réception, le chemin du dossier de réception est à renseigner. Pour les réceptions suivantes, le chemin est conservé et reproposé Etape 3 : Envoi au siège des données issues du portable Sur le poste "PORTABLE", aller dans le menu Outils / Saisie déportée et choisir "Envoi des données" Choisir le mode de transfert ( , fichier, FTP) L'exemple choisi ici est un transfert par fichier. Dans ce cas, il faut renseigner le chemin du dossier d'émission et de réception. Il s'agira d'un fichier compacté au format.qpk Cliquer sur <Valider> pour lancer l'export des données. Une fenêtre s'affiche avec le déroulement du transfert et précise son succès ou son échec. 1. Toutes les pièces créées ou modifiées par le portable sont renvoyées au siège. 2. Au 1 er envoi, le chemin du dossier de réception est à renseigner. Pour les envois suivants, le chemin est conservé et reproposé. 1. Après cette opération, les pièces restent bloquées sur le portable c'est à dire qu'elles ne peuvent plus être modifiées (mention au dessus du n de commande) sauf pour les devis. Il est toutefois toujours possible de créer de nouvelles pièces. 2. Cas particulier : Si une pièce a été modifiée sur le portable mais pas renvoyée au siège et qu'entre temps au siège la même pièce a été également modifiée, les données du portable sont prioritaires ce qui signifie qu'au prochain transfert portable siège, les modifications apportées au siège seront perdues Etape 4 : Intégration au siège des données créées ou modifiées sur le portable Sur le poste "SIEGE", aller dans le menu Outils / Saisie déportée et choisir "Réception des données" Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

7 Sélectionner le ou les profils en cliquant dans le carré gris à gauche du "Code profil". Cliquer sur <Valider> pour lancer l'intégration. 3. EXEMPLE DE TRANSFERT PAR MAIL 3.1. Paramétrage des profils de transfert Cf 2.1 Implantation Pour le mode de transfert par mail, indiquer une adresse . Le transfert par mail peut s'effectuer sur Un logiciel de messagerie QXChange 3.2. Etape 1 :Envoi des données du siège vers le(s) portable(s) Sur le poste "SIEGE", aller dans le menu Outils / Saisie déportée et choisir "Envoi des données" Sélectionner le ou les profils paramétrés précédemment soit en utilisant le bouton <Tout sélectionner> soit en cliquant à la souris devant le code profil. Cliquer sur <Valider> pour lancer le transfert des données vers le portable. Le déroulement du transfert ainsi que le succès ou l'échec s'affichent. Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

8 3.3. Etape 2 : Réception des données sur le portable Aller consulter la boîte mail sur Internet ou le logiciel de messagerie pour rechercher le mail envoyé Dans le mail réceptionné, un fichier au format.qpk est joint. Un message précise l'étape de transfert (ici "Envoi effectué par le siège") ainsi que la date. Cliquer sur la pièce jointe pour l'ouvrir. Une nouvelle fenêtre s'affiche demandant : La localisation du répertoire PGM32 La localisation de l'implantation des données c'est à dire l'emplacement dans lequel les données vont être importées (ici le portable). Cliquer sur <Continuer > pour traiter le fichier Un outil "QFPMLPND..exe" localisé dans le répertoire \quadra\pgm 32 permet de traiter le fichier.qpk afin d'analyser le profil de transfert. La fenêtre "Traitement du fichier QPK" affiche les renseignements suivant concernant le profil de transfert : IPL Groupe d'origine Dossier d'origine Profil Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

9 Configuration (portable vers siège ou siège vers portable) 3.4. Etape 3 : Envoi au siège des données issues du portable Sur le poste "PORTABLE", aller dans le menu Outils / Saisie déportée et choisir "Envoi des données" L'adresse mail est pré renseignée Cliquer sur <Valider> pour lancer l'export des données. Une fenêtre s'affiche avec le déroulement du transfert et précise son succès ou son échec Etape 4 : Intégration au siège des données créées ou modifiées sur le portable Aller consulter la boîte mail sur Internet ou Outlook Express pour rechercher le mail envoyé Dans le mail réceptionné, un fichier au format.qpk est joint. Un message précise l'étape de transfert (ici "Envoi effectué du portable") ainsi que la date. Cliquer sur la pièce jointe pour l'ouvrir. Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10

10 Une nouvelle fenêtre s'affiche demandant : La localisation du répertoire PGM32 La localisation de l'implantation des données c'est à dire l'emplacement dans lequel les données vont être importées (ici le siège) Cliquer sur <Continuer > pour traiter le fichier. La fenêtre "Traitement du fichier QPK" s'affiche pour indiquer les éléments suivants : IPL Groupe d'origine Dossier d'origine Profil Gestion des postes nomades dans QuadraFACT QF_NOMAD.pdf - Mise à jour 15/09/ / 10