GESTION DES PISTES ET OPPORTUNITES

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1 DEFINITIONS :... 2 LES PISTES... 3 CREER UNE PISTE... 3 MODIFIER UNE PISTE... 4 TRANSFORMER UNE PISTE EN OPPORTUNITE... 5 LES OPPORTUNITES... 6 CREER UNE OPPORTUNITE A PARTIR D UNE PISTE... 6 CREER UNE OPPORTUNITE DEPUIS LA FICHE TIERS... 8 APERCU GLOBAL DES OPPORTUNITES... 9 ASSOCIER UNE ACTION A UNE OPPORTUNITE ASSOCIER DES DOCUMENTS A UNE OPPORTUNITE SUIVI DES OPPORTUNITES FIN DE VIE DES OPPORTUNITES

2 DEFINITIONS : Une piste est décelée lorsque vous savez qu un suspect a un besoin auquel vous êtes susceptibles de répondre. Lorsque vous contactez ce suspect, il devient prospect. Votre rendez-vous vous permet de valider son besoin, la piste devient opportunité. Objectifs : Le tableau de bord des opportunités constitue une aide précieuse au pilotage de votre activité commerciale : il donne une visibilité sur un CA à venir potentiel et permet de suivre les tiers chez qui le besoin a été détecté et analysé. 2

3 LES PISTES L accès à la liste des pistes se fait via l onglet Opportunités >> Piste. 3 FIGURE 1 LISTE DES PISTES SAISIES MANUELLEMENT La CRM d ebazten vous permet de créer une piste manuellement. CREER UNE PISTE Pour créer une piste, cliquez sur le bouton Créer une piste et renseignez les champs. Enregistrez. FIGURE 2 CREATION MANUELLE D UNE PISTE La liste pour la saisie de Type de piste est paramétrable.

4 Par défaut, la solution CRM comprend les valeurs Issu d un formulaire Web et Issu d une campagne . Lors de la création, le statut de la piste doit être A traiter. Il évolue par la suite en fonction des actions commerciales. Le statut des pistes doit être suivi et évolue en fonction des actions commerciales menées sur les suspects/prospects concernés. 4 La piste peut être affectée à un des utilisateurs CRM. Note : si vous disposez de la solution de gestion de contenu web ebazten avec votre site web, ou si vous avez opté pour le module e-marketing, tout contact sur le site et tout clic sur un bouton call-to-action de vos ings génère automatiquement une piste. MODIFIER UNE PISTE Cliquer sur le nom de la piste Choisir dans le menu de droite Modifier Modifier les champs concernés Penser à enregistrer en fin de modification Vous pouvez également commenter la piste : - Soit en publiant une information destinée à tous les utilisateurs CRM - Soit en envoyant un message privé à un utilisateur

5 5 FIGURE 3 CREATION D UNE INFORMATION A PARTAGER SUR UNE PISTE TRANSFORMER UNE PISTE EN OPPORTUNITE Une piste fructueuse se transforme en opportunité. Dans ce cas, il suffit de rentrer dans la fiche de la piste et de choisir dans le menu de droite : «Transformer la piste en opportunité». Le fiche du tiers concerné est automatiquement créée.

6 LES OPPORTUNITES 6 Pour créer une opportunité, vous pouvez : - Transformer une piste en opportunité - Ou créer directement une opportunité CREER UNE OPPORTUNITE A PARTIR D UNE PISTE Lorsqu une de vos pistes devient opportunité : - Entrer dans la fiche de la piste - Choisir de la transformer en opportunité dans le menu de droite Cas concret : Voici la fiche d une piste créée par Bruno Dupont :

7 La piste est transformée en opportunité : la nouvelle opportunité vient se placer en bas de la liste des opportunités en cours. Note : en parallèle, la fiche du tiers comprenant le contact associé est créée. 7 FIGURE 4 LISTE DES OPPORTUNITES : LA NOUVELLE OPPORTUNITE CREEE APPARAIT EN FIN DE LISTE ET DOIT ETRE COMPLETEE Pour la renseigner : 1- Données générales de l onglet information - Cliquer sur le titre de l opportunité - Cliquer sur modifier - Renseigner les champs nécessaires - Enregistrer

8 FIGURE 5 DETAIL D UNE OPPORTUNITE 2- Produit concerné par l opportunité Dans l onglet Produit - Par simple Glisser-Déplacer, sélectionner le ou les produit(s) concernés par l opportunité - Pas d enregistrement à réaliser 8 FIGURE 6 SELECTION DES PRODUITS CONCERNES PAR L OPPORTUNITE PAR GLISSER-DEPLACER CREER UNE OPPORTUNITE DEPUIS LA FICHE TIERS La solution CRM vous permet également de créer directement une opportunité sans passer par la création de piste. L accès à la création d une opportunité se fait à partir de la fiche d un tiers. Ouvrir la fiche du tiers concerné.

9 Dans le menu de droite, cliquer sur Créer une opportunité. Renseigner les champs. Enregistrer. 9 FIGURE 7 VISUALISATION D UNE OPPORTUNITE DANS LA FICHE D UN TIERS L opportunité est consultable et modifiable depuis la fiche du tiers et depuis la liste des opportunités (onglet opportunités). APERCU GLOBAL DES OPPORTUNITES Tout au long de l évolution des relations commerciales avec le prospect, l opportunité va changer de statut : besoins à analyser, devis à envoyer, en attente réponse devis, en négociation, gagné ou perdu. Pour une vision d ensemble des opportunités en cours, cliquer sur Opportunités>Tableau de bord. Vous visualisez ainsi rapidement les statuts des différentes opportunités, ainsi que le CA pondéré concerné.

10 10 FIGURE 8 TABLEAU DE BORD DES OPPORTUNITES SELON LEUR STATUT ET LE CA PONDERE ESTIME ASSOCIER UNE ACTION A UNE OPPORTUNITE Comme dans la fiche des tiers, vous pouvez associer une action à une opportunité. Dans l opportunité, cliquer sur Nouvelle action. Figure 9 Associer une action à une opportunité - Renseigner les champs de cette première fenêtre - Cliquer sur Créer et définir les contacts

11 o Se positionner dans l onglet contact o Par glisser-déplacer, sélectionner les contacts concernés par l action en cours de création - Penser à revenir sur l onglet détail pour enregistrer 11 FIGURE 10 ASSOCIER UN OU DES CONTACTS A UNE ACTION SUR UNE OPPORTUNITE ASSOCIER DES DOCUMENTS A UNE OPPORTUNITE La création d une opportunité crée automatiquement un répertoire spécifique dans la GED (Gestion électronique de documents). Dans l opportunité, cliquer sur Consulter les documents dans le menu de droite. Le répertoire de l opportunité s ouvre.

12 12 FIGURE 11 OUVERTURE DU REPERTOIRE LIE A L OPPORTUNITE Vous pouvez créer des sous-dossiers liés à l opportunité Vous pouvez également ajouter des documents. Cliquer sur ajouter un document Télécharger le document Renseigner le titre et éventuellement le descriptif Enregistrer Le document est maintenant enregistré. En cliquant sur son titre : - vous pouvez à tout moment le commenter via le fil du réseau social de l entreprise. - Vous pouvez également le modifier en cliquant sur Ouvrir l interface complète.

13 13 SUIVI DES OPPORTUNITES Chaque utilisateur a accès aux opportunités qui lui sont associées en cliquant sur Opportunités>Mes opportunités FIGURE 12 LISTE DES OPPORTUNITES ASSOCIEES A BRUNO DUPONT, UTILISATEUR Pour accéder la liste de l ensemble des opportunités, cliquer sur le bouton Toutes les opportunités.

14 Dans la liste des opportunités, ou depuis la fiche tiers, cliquez sur le nom du tiers concerné par l opportunité. 14 FIGURE 13 LISTE DES OPPORTUNITES DANS L ONGLET OPPORTUNITES ON ACCEDE AU DETAIL DE L OPPORTUNITE EN CLIQUANT SUR LE NOM DU TIERS. Un filtre situé en haut à gauche permet de sélectionner les opportunités selon l étape et l utilisateur associé à l opportunité. Un tri peut également être réalisé sur le champ CA prévisionnel. FIN DE VIE DES OPPORTUNITES A la fin du processus, l opportunité est gagnée ou perdue. Elle sort alors de la liste des opportunités. Lorsque l opportunité est gagnée, l utilisateur crée automatiquement une commande.

15 Pour cela, - Entrer dans l opportunité - Passer en statut Gagné 15 L opportunité quitte la liste des opportunités en cours mais reste enregistrée dans la fiche tiers. Vous pouvez alors créer une vente liée à votre tiers pour suivre le chiffre d affaires. Note : le module Commande-facture permet de créer automatiquement la commande associée. FIGURE 14 - PASSER UNE OPPORTUNITE EN COMMANDE AVEC LE MODULE COMMANDE-FACTURE