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2 Table des matières 1 SUGARPSHOP : SCHEMA QUE VOUS APPORTE L INTERFACE SUGARPSHOP? DESCRIPTION FONCTIONNELLE GENERALE MODULE DE DEMANDE D ASSISTANCE TRANSFERT DES DONNEES MATRICE DES VERSIONS INSTALLATION PREREQUIS INSTALLATION MODULE DANS SUGARCRM INSTALLATION DU MODULE DANS PRESTASHOP PARAMETRAGE DU MODULE DANS PRESTASHOP Connexion à la base de données SugarCRM Fin de l installation Paramètres de base Synchronisation des contacts/commandes dans SugarCRM Mode de l interface (synchrone/asynchrone) Paramètres de log Module de demande d assistance (Prestashop 1.4 et +) Mise à jour rapide de l interface Sugarpshop AJOUT DE CODE SPECIFIQUE Date: 22/10/2012 Page 2 / 16

3 1 SugarPshop : schéma Statistiques sur la boutique : CA, nombre de visites, commandes Dirigeant/commercial Client Statistiques sur les clients, newsletters et campagne de prospection (ex : CA généré par chaque campagne). Achats dans la boutique. Newsletters Gestion de votre relation client (appels téléphoniques, s, rendez-vous ). Prospect Campagne de prospection PRESTASHOP Client Commande Newsletter/ Demande d assistance Mode synchrone ou asynchrone. Moyen de communication : Web services Alerte si erreur SUGARCRM Synchronisation compte/contact/prospect Synchronisation commande/opportunité Abonnement désabonnement aux newsletters Création/modification demandes assistance Administrateur Date: 22/10/2012 Page 3 / 16

4 2 Que vous apporte l interface SugarPshop? Cette interface va vous permettre de synchroniser les données entre la solution CRM SugarCRM et la solution de boutique de vente en ligne Prestashop. Vous utilisez déjà une boutique en ligne Prestashop et vous désirez entretenir une réelle relation avec vos clients? Vous utilisez déjà SugarCRM et vous voulez mettre en place une boutique de vente en ligne? Vous n avez aucune de ces deux solutions et vous désirez vendre des produits ou services en ligne tout en ayant une réelle relation avec vos clients? SugarPshop couplée avec SugarCRM et PrestaShop est la solution dont vous avez besoin. Un client qui s inscrira dans votre boutique sera copié dans SugarCRM. Vous pourrez donc organiser votre relation avec lui : Envoyer vos newsletters : SugarCRM permet de récupérer les statistiques de vos envois (qui a ouvert le mail, qui a cliqué sur un lien contenu dans le mail ). Vous pourrez donc connaître l intérêt réel de vos clients pour cette newsletter. Recevoir les s entrants : Vous pourrez également recevoir les s de vos clients dans SugarCRM si vous le désirez. Créer des tickets d incident : par exemple si un client vous appelle car il n a pas reçu son colis. Appeler/recevoir des appels téléphoniques Si un client de votre boutique est déjà présent dans SugarCRM alors les données (adresses, téléphone ) de votre boutique mettront à jour les données de SugarCRM. En effet, les données de la boutique sont toujours prioritaires sur les données de SugarCRM car elles ont été saisies par le client et sont donc plus fiables. Lorsque votre client fera une commande, elle sera copiée dans SugarCRM. Si celle-ci est validée alors une opportunité sera également créée pour ce client. La gestion des prospects et des opportunités vous permettra d obtenir des statistiques sur vos campagnes marketing. En effet lorsqu un un prospect (dans SugarCRM) achètera dans votre boutique, ce prospect sera alors transformé en contact dans SugarCRM. La campagne marketing qui a permis de créer ce prospect sera reliée au contact. Tous les achats de ce contact seront donc affectés à la campagne marketing du prospect. Vous pourrez donc connaître le chiffre d affaire généré par chaque campagne et ainsi observer leur retour sur investissement. SugarCRM met à votre disposition ces statistiques. Vous pourrez également cibler précisément votre clientèle. Par exemple vous pourrez faire une communication (mail, téléphone, courrier ) à : tous les clients qui ont acheté un produit précis dans votre boutique tous les clients qui ont effectué un achat l année dernière mais pas cette année tous les clients qui ont leur anniversaire ce mois-ci A savoir : Il est possible de relier plusieurs boutiques PrestaShop à une seule solution SugarCRM (pour information 1 licence SugarPshop = 1 seule boutique utilisant SugarPshop). Date: 22/10/2012 Page 4 / 16

5 3 Description fonctionnelle générale Un client de la boutique PrestaShop est appelé contact dans SugarCRM. Actions dans PrestaShop Création d un client Inscription/désinscription à une newsletter Inscription à la newsletter via le module newsletter Mise à jour des données personnelles d un client Création/modification d une commande Validation d une commande (ex mise au statut paiement accepté ) Création/modification des demandes d assistance Règles générales de gestion dans SugarCRM Si aucun contact n a l de ce client alors création d un contact et d un compte dans SugarCRM. Si un contact a le même que ce client alors ce dernier est lié à son contact dans SugarCRM (mise à jour des coordonnées dans SugarCRM). Si un prospect a le même que ce client alors création d un contact et d un compte dans SugarCRM. Le contact est relié avec le prospect trouvé. Si un compte a le même que ce client alors création d un contact dans SugarCRM. Ce contact est relié avec le compte trouvé. Inscription/ désinscription à la newsletter dans SugarCRM si modification dans PrestaShop Inscription/ désinscription à la newsletter dans PrestaShop si modification dans SugarCRM Création d un lead dans SugarCRM. Il est inscrit à la newsletter. Mise à jour des données personnelles de ce client dans SugarCRM. Création/modification de cette commande (avec ses produits et réductions) dans SugarCRM. Possibilité de mise à jour des adresses de facturation et livraison sur le contact dans SugarCRM si elles ont été modifiées (historisation des anciennes adresses). Modification de la commande dans SugarCRM. Création d une opportunité liée au compte et au contact. Cela permet d obtenir des statistiques sur les campagnes marketing. Création/modification des demandes d assistance dans SugarCRM Date: 22/10/2012 Page 5 / 16

6 4 Module de demande d assistance Le module de demande d assistance est compatible Prestashop 1.4 et +. Il permet à vos clients de créer, modifier et lister des demandes d assistance depuis leur espace client dans Prestashop : Il est possible d ajouter un commentaire à la demande si le ticket est encore ouvert. Vous pourrez ensuite gérer ces demandes dans SugarCRM : Un avec les informations de la demande sera envoyé à chaque modification de statut. Date: 22/10/2012 Page 6 / 16

7 5 Transfert des données Le transfert des données entre PrestaShop et SugarCRM se fait via des web services (nouveauté version sugarpshop 2.0). Avantages de l utilisation des web services : PrestaShop et SugarCRM peuvent communiquer sans être sur le même hébergement. Les fonctions utilisées dans SugarCRM (création contact, compte...) sont les fonctions standards de SugarCRM. Les données générées dans SugarCRM sont donc fiables. Inconvénient de l utilisation des web services : Le temps de transfert des données est plus long que si l'on utilise des requêtes pour communiquer entre les bases de données. Le temps de création d'un client ou d'une commande dure en moyenne de 5 à 10 secondes. La solution pour éviter ce temps d'attente qui impacte directement le client est le mode asynchrone de l'interface sugarpshop. Avec ce mode asynchrone ce n'est plus l'action d'un client (création de commande par exemple) sur votre boutique qui lance la synchronisation des données mais un processus indépendant lancé sur le serveur. Le client n'est donc plus ralenti par le transfert des données dans SugarCRM. SugarPshop permet de transférer les données en mode asynchrone de 2 manières différentes : 1. Processus lancé via l'écran de configuration du module SugarPshop dans PrestaShop (voir chapitre 6.4.4) 2. Processus lancé de manière régulière à l'aide d'un ordonnanceur de tâche. Les programmes permettant de synchroniser les données sont fournis dans l'interface (dossier job). La méthode par crontab permet de mettre à jour SugarCRM très régulièrement et ainsi d'avoir des données «fraîches» dans SugarCRM sans ralentir le client de votre boutique. Il est possible de paramétrer ce mode en : Réglant votre ordonnanceur de tâche (lancement des programmes toutes les 2 minutes par exemple) Indiquant un paramètre de time out (chapitre 6.4.3). Ce paramètre indique au programme de terminer son action au bout du temps inscrit dans le time out. Avec un crontab à 2 minutes, on peut mettre le time_out à 100 secondes par exemple. Pour information : Ce time_out doit être inférieur d au moins 20 secondes à celui de votre serveur pour éviter qu'un programme soit interrompu sans générer de log. Date: 22/10/2012 Page 7 / 16

8 6 Matrice des versions Fonctionnalité Synchronisation des contacts : la version gratuite ne fait que la création des clients dans SugarCRM La version pro crée et met à jour les clients dans SugarCRM Mise à jour des données personnelles du contact Mise à jour des adresses et téléphones Synchronisation des newsletters : la version gratuite ne fait que l inscription lors de la création des clients dans SugarCRM La version pro crée et met à jour les inscriptions (de SugarCRM vers Prestashop et de Prestashop vers SugarCRM) Création d un lead dans SugarCRM pour tous les inscrits à la newsletter via le module newsletter de Prestashop. Transformation de prospects dans SugarCRM en contacts si un prospect s inscrit dans la boutique PrestaShop Synchronisation des commandes (avec détail des produits et réductions) Gestion des comptes dans SugarCRM (création de compte lors de la création de contact) Gestion des opportunités dans SugarCRM (opportunité = commande validée) Statistiques sur les campagnes de prospection dans SugarCRM (Ex : CA généré par chaque campagne) Fonction de synchronisation en masse des contacts (utile pour l initialisation lors de l installation) Fonctionnement de l interface en mode synchrone (copie instantanée des données) Fonctionnement de l interface en mode asynchrone (copie des données effectuée à la demande de l administrateur) Log texte de toutes les actions générées par l interface Alerte par mail à l administrateur lorsqu un transfert de données est tombé en erreur Alerte via la création d une tâche (dans SugarCRM) assignée à l administrateur lorsqu un transfert de données est tombé en erreur Compatible avec la fonctionnalité multiboutique (Prestashop 1.5) Module de demandes d assistance Possibilité d ajouter du code spécifique dans le dossier sugarpshop/classes/custom (mises à jour préservées) Compatible multiboutique (Prestashop 1.5) Accès à l assistance de SugarPshop Version gratuite Version pro La version gratuite se résume à copier les clients de votre boutique prestashop vers SugarCRM lors de la création de compte dans PrestaShop ou lors de la synchronisation en masse des contacts. Elle ne gère pas la mise à jour des données des clients. Elle ne gère pas non plus les prospects et les comptes. Date: 22/10/2012 Page 8 / 16

9 7 Installation 7.1 Prérequis Pour installer SugarPshop, vous devez tout d abord avoir installé SugarCRM et PrestaShop. Sugarpshop 3.1 est compatible avec SugarCRM 6.1.xà 6.5.x; Prestashop 1.4.x et 1.5.x. Sugarpshop est comptable avec PHP 5.2 and PHP 5.3. La librairie soap doit être activée et la variable allow_url_fopen doit être à true. 7.2 Installation module dans SugarCRM Récupérer le module SugarCRM de SugarPshop et installez-le comme tout autre module via le gestionnaire de module de SugarCRM : Ce module n est utile que pour la version pro de SugarPshop. La version gratuite ne gère pas les commandes, produits et réductions. Donc ce module n est donc pas utile. Une fois le module installé, reconstruisez les relations via le bouton «réparations» dans la partie administration de SugarCRM : Cliquez ensuite sur «Réparation et reconstruction rapide» : Configurez les droits à 705 sur le dossier <sugarcrm>/custom/service ainsi que sur tous ses sous-dossiers et fichiers : Date: 22/10/2012 Page 9 / 16

10 7.3 Installation du module dans PrestaShop Récupérer le module PrestaShop de SugarPshop et installez-le comme tout autre module via le gestionnaire de module de PrestaShop : Cliquez ensuite sur configurer pour paramétrer l interface. Si vous avez téléchargé Sugarpshop depuis le site addons.prestashop.com ou sugarforge.com, vous devrez télécharger le module Sugarpshop pour SugarCRM : Date: 22/10/2012 Page 10 / 16

11 7.4 Paramétrage du module dans Prestashop Connexion à la base de données SugarCRM La connexion à SugarCRM se fait via des web services. Il suffit donc d'indiquer l'adresse d'hébergement de SugarCRM, un login et un mot de passe valide pour vous connecter. Lorsque vous cliquerez sur «Mise à jour de la connexion SugarCRM», le programme vous indiquera si les paramètres sont corrects ou non Fin de l installation Il est indispensable de cliquer sur «Terminer l installation» pour que l interface fonctionne correctement. Ce bouton sert à : Créer les tables de synchronisation des contacts/commandes entre SugarCRM et Prestashop. Ces tables stockent les ID de SugarCRM correspondants aux ID de PrestaShop. Sans ces tables aucune synchronisation ne sera possible. Créer les newsletters dans SugarCRM. Créer les boutiques dans SugarCRM. Il est nécessaire de cliquer sur ce bouton après chaque création de sous boutique dans Prestashop 1.5. Cela créera la boutique dans SugarCRM. Date: 22/10/2012 Page 11 / 16

12 7.4.3 Paramètres de base Les paramètres de base permettent de configurer : Seulement dans la version pro La langue de transfert des données entre SugarCRM et PrestaShop. Toutes les données qui dépendent de la langue (statut d une commande, attribut de produit ) peuvent être transmises dans SugarCRM en français ou en anglais. La méthode de copie des coordonnées postales et téléphoniques : Les coordonnées d un contact ne sont pas gérées de la même façon dans PrestaShop et SugarCRM. En effet dans PrestaShop ces coordonnées sont liées aux commandes alors que dans SugarCRM elles sont liées aux contacts. On peut donc avoir 2 adresses maximum dans SugarCRM pour un contact alors que dans Prestashop on peut en avoir des dizaines. Pour gérer ces fonctionnements différents entre les 2 systèmes, SugarPshop permet 3 modes de copie des coordonnées postales et téléphonique : o Copie seulement lors de la création du contact dans SugarCRM : La copie de l adresse et des numéros de téléphone ne se fait que lorsqu un contact est créé dans SugarCRM. Il n y a pas de copie lors de la prise de commande. o Copie seulement si le contact a le même nom/prénom dans les 2 systèmes : La mise à jour des coordonnées postales et téléphoniques dans SugarCRM se fait à chaque commande dans PrestaShop si ces coordonnées ont été modifiées et si le nom et prénom du contact est identique dans SugarCRM et PrestaShop (cela évite de copier une adresse d un destinataire de cadeau en adresse de livraison par exemple). La copie se fait également lors de la création du contact dans SugarCRM. o Copie dans tous les cas : La copie/mise à jour d adresse se fait à chaque fois qu il y a une modification de ces coordonnées dans PrestaShop. A noter que si le nom ou le prénom du contact est différent entre SugarCRM et PrestaShop alors ce nom et ce prénom sont copiés en 1 ère ligne d adresse. Il n y aura donc pas de modification du nom ou du prénom dans PrestaShop suite à une prise commande mais seulement en cas de modification des données personnelles. Date: 22/10/2012 Page 12 / 16

13 7.4.4 Synchronisation des contacts/commandes dans SugarCRM Seulement dans la version pro La synchronisation des contacts vous permettra de mettre à jour l un de vos clients dans SugarCRM. Si vous entrez en paramètre ALL, alors cette action de mise à jour dans SugarCRM se fera sur tous les clients de votre boutique jusqu'au time_out (voir chapitre 6.4.5). La synchronisation des commandes vous permettra de mettre à jour l une des commandes de l'un de vos clients dans SugarCRM. Si vous entrez en paramètre ALL, alors cette action de mise à jour dans SugarCRM se fera sur toutes les commandes de votre boutique jusqu'au time_out (voir chapitre 6.4.5). Attention cette fonction est toujours active même si l interface est désactivée (voir point suivant). Il est donc possible de faire fonctionner l interface en mode asynchrone en désactivant l interface et en synchronisant vos clients avec ALL lorsque vous le désirez. Plus d information au paragraphe suivant. Date: 22/10/2012 Page 13 / 16

14 7.4.5 Mode de l interface (synchrone/asynchrone) Seulement dans la version pro Vous pouvez modifier le mode de fonctionnement de l'interface : Mode synchrone : les données sont transférées lors d une action d'un client de la boutique (ex : prise de commande) ou d un employé (ex : modification de statut de commande). Mode asynchrone : les données sont transférées lors d'un processus serveur lancé manuellement ou par un ordonnanceur de tâche. En cochant la case, vous désactivez l'interface. Cela peut également vous servir si vous ne voulez plus transférer de données lors d'une période. Par exemple si vous voulez finir d'importer des prospects d'une campagne marketing dans SugarCRM pour que ces derniers soient détectés en tant que prospect lors de leur 1ère commande. Le CA généré par votre campagne sera alors mis à jour dans SugarCRM. Le time_out est le paramètre permettant d'arrêter les programmes de synchronisation des données lorsque le nombre de secondes (dans le time_out) est écoulé. Il est utile seulement si l'interface fonctionne en mode asynchrone, Si vous désirez synchroniser vos données à l aide d un ordonnanceur de tâche alors le chemin des programmes à lancer vous est indiqué sous le bouton «Valider». Date: 22/10/2012 Page 14 / 16

15 7.4.6 Paramètres de log Seulement dans la version pro Module de demande d assistance (Prestashop 1.4 et +) Seulement dans la version pro. Vous pouvez activer le module de gestion des demandes d assistance permettant à vos clients de créer des tickets depuis leur compte dans Prestashop. Vous pourrez ensuite gérer ces tickets dans SugarCRM. Il est possible de modifier l image du affiché dans votre boutique : Date: 22/10/2012 Page 15 / 16

16 7.4.8 Mise à jour rapide de l interface Sugarpshop Lorsqu une mise à jour sera disponible, vous pourrez facilement l installer en important le fichier de mis à jour et en indiquant votre numéro de licence. 7.5 Ajout de code spécifique Depuis la version 3.0 de sugarpshop il est possible d ajouter du code spécifique sans modifier le code standard de sugarpshop. Les mises à jour sont donc préservées. Il est donc possible d étendre les classes standards de sugarpshop en créant le dossier custom dans <prestashop>\modules\sugarpshop\classes. Ensuite il faut créer une classe spécifique. Par exemple si vous voulez redéfinir le constructeur de la classe sgps_customer, créez le fichier sgps_customer.php et insérez le code suivant : <?php class sgps_customer_cstm extends sgps_customer { public function construct($customer = NULL, $connexion = NULL) { // Your custom code } }?> Date: 22/10/2012 Page 16 / 16

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