Utilisation des listes de diffusion Sympa (propriétaire)

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1 Utilisation des listes de diffusion Sympa (propriétaire) Qu'est-ce qu'une liste de diffusion? Les listes de diffusion permettent à des personnes d un même groupe ou partageant un même centre d intérêt d échanger, par l'intermédiaire du courrier électronique, des informations et des idées. Chaque personne peut écrire à l'adresse électronique de la liste. Un serveur automate se charge de distribuer les messages à toutes les personnes qui se sont/ont été abonnées à la liste. L information est livrée directement dans la boîte aux lettres électronique des abonnés. L abonnement est gratuit. Il est également possible de lire les messages classés par thèmes et de partager des documents et des ressources. Quel est le rôle du propriétaire d'une liste? Chaque liste est gérée par un propriétaire. Il peut modifier les paramètres de la liste (par exemple réserver la consultation de la liste aux abonnés, ou l ouvrir à tous ). Il peut également abonner ou désabonner des personnes à cette liste. Cependant, pour la plupart des listes, ce sont les personnes elles-mêmes qui choisissent de s abonner à une liste ou de s'en désabonner. Quel est le rôle du modérateur d'une liste? Lorsqu'une liste est modérée, chaque message envoyé à la liste est d'abord envoyé au modérateur. C'est lui qui pourra ensuite valider ou non la diffusion du message aux abonnés. Cela fait Partie des options choisies par le propriétaire de la liste. Usage de la présente notice : Sont reproduites uniquement les zones de l écran donnant lieu à explication Les explications figurent dans des cartouches en pointillés. Elles se limitent volontairement aux fonctions essentielles. Adressez-vous au propriétaire de la liste pour des explications ou modifications concernant les droits (d édition, diffusion, accès à la liste des abonnés etc.). Les écrans exemples, tirés de listes de diffusion réelles, ont été rendus anonymes par masquage ou modification. Modes de consultation Consultation à l écran. Impression sur papier (Pensez à l environnement avant d imprimer). Procéder à la création d une liste (1) Procéder à la la création création d une d une liste liste. (2) Accéder Accéder à à une une liste liste dont... vous... êtes.. propriétaire Découvrir l écran Découvrir l écran Configurer une liste Ecran de configuration. 7 Configurer une liste Définition de la liste...8 Ecran de configuration 6 Diffusion/Réception de la liste...10 Définition de la liste. 7 Droits d accès, archives (courrier)...12 Diffusion/réception de la liste... 8 Archives...13 Droits d accès, archives (courrier). 9 Personnaliser.. 14 Modérer les messages 10 Gérer les abonnés..15 Personnaliser 11 Gérer les archives...16 Annexe : le paramétrage par défaut des trois types de 12 Utilisation liste des commandes

2 Procéder à la création d une liste (1) Connectez vous au serveur de listes Sur la page d accueil : 1) Entrez votre adresse de messagerie 2) Entrez votre mot de passe (identique à celui que vous utilisez pour la messagerie du domaine ac-caen.fr) 3) Cliquez sur le bouton «Login»

3 Procéder à la création d une liste suite (1) 4 Sur la nouvelle page cliquez sur «Création de liste» 3

4 Procéder à la création d une liste (2) Après avoir saisi le nom de la liste, choisissez le type de liste : - Correspondants : liste pour les correspondants d une application - Etablissements : liste boites fonctionnelles d établissements de l académie - Interne : liste à usage interne. - News letter : Configuration type d un périodique électronique. - Personnels : liste de personnels par affectation ou discipline. Important : ce choix de départ effectue simplement un paramétrage «standard» en fonction de l option choisie. Il est toujours possible par la suite au propriétaire de paramétrer finement en modifiant tel ou tel droit (voir pages 7 à 15) Le nom de la liste doit commencer par l pour garder une certaine cohérence. Indiquer l objet de la liste et sa description, et la classer dans une des catégories figurant dans la liste déroulante. Envoyez votre demande de création. Un message vous informera de la création effective de la liste. 4

5 Accéder à une liste dont vous êtes propriétaire Vous êtes «propriétaire» (ou copropriétaire) d une liste. Vous pouvez y accéder directement par l adresse réservée au(x) propriétaire(s).elle figure dans le message qui vous annonce la création de votre liste (ex : et vous conduit directement sur la page d accueil de la liste Sur la page d accueil : 1) Entrez votre adresse de messagerie 2) Entrez votre mot de passe (identique à celui que vous utilisez pour la messagerie du domaine ac-caen.fr) 3) Cliquez sur le bouton «Login» Autre possibilité : vous êtes propriétaire ou abonné de plusieurs listes. Rendez vous sur l interface du serveur de liste : identifiez-vous comme ci-dessus Les listes pour lesquelles vous êtes abonnés apparaissent sous votre adresse d authentification et les listes pour lesquelles vous êtes propriétaire apparaissent avec un bouton admin devant le nom de la liste. 3 5

6 Découvrir l écran Pour s identifier (login) ou pour quitter la liste (logout) Pour modifier le mode de réception des messages de la liste Pour administrer/paramétrer la liste Pour consulter le courrier échangé sur la liste Pour écrire aux abonnés de la liste Pour accéder aux flux RSS Donne accès à l espace d échange Donne accès à la liste des abonnés pour vérifications/modifications 6

7 Configurer la liste Cliquer sur l option que vous souhaitez paramétrer. Elles sont présentées dans les pages suivantes Donne accès à la liste des abonnés pour vérifications/ modifications 7

8 Configurer la liste (1) : Définition de la liste L objet (qui apparaît en haut de l écran de la page d accueil d une liste) La visibilité (qui peut accéder à la liste) Le(s) propriétaire(s) (ceux qui ont les droits d administration de la liste) Le(s) propriétaire(s) (ceux qui ont les droits d administration de la liste) Le modérateur (celui qui valide les messages avant diffusion si cette option a été prise) 8

9 Le modérateur (celui qui valide les messages avant diffusion si cette option a été prise) La catégorie (une des catégories qui figurent sur la page d accueil de l espace Web des listes et permettent aux visiteurs de retrouver une liste plus rapidement) Pour valider toute modification cliquer sur Mise à jour 9

10 Configurer la liste (2) : Diffusion/réception de la liste Qui peut diffuser des messages La périodicité des compilations (envoyées aux abonnés ayant choisi cette option plutôt que de recevoir tous les messages) Le nombre maximum de messages envoyés lors d une compilation Le propriétaire choisit les options que chaque abonné peut sélectionner pour la réception de son courrier (par exemple recevoir une compilation plutôt que les messages entiers) 10

11 L adresse de réponse par défaut est à all c est à dire à l expéditeur et à la liste. Vous pouvez choisir entre : une réponse à la liste, à l envoyeur uniquement, aux deux ou à une adresse externe Marquage des messages : détermine une expression qui débute chaque objet de message facilitant leur identification, leur classement, leur filtrage par règle de message 11

12 Configurer la liste (3) : Droits d accès Dans le cas d une liste privée (groupe disciplinaire, groupe de travail ) les différentes fonctions de la liste sont en général limitées aux abonnés. Il est cependant possible, par exemple, de donner aux abonnés le droit d inviter des personnes extérieures au groupe 12

13 Configurer la liste (4) : Archives Permet de définir qui a le droit de consulter les messages de la liste en utilisant l interface Web du serveur ainsi que l espace alloué aux archives de la liste. 13

14 Personnaliser La liste déroulante permet de sélectionner l un des éléments visibles à l écran et de composer des textes spécifiques (par exemple le texte qui décrit l objectif de la liste sur l écran d accueil) 14

15 Gérer les abonnés Dans une liste on peut avoir des abonnés inscrits manuellement et des abonnés inscrits dans des sous listes. Pour modifier une liste qui contient des sous listes il faut commencer par modifier les sous listes et forcer la Mise à jour de la liste principale en allant dans Sources de données ou sinon attendre une heure en général. Envoi un message de rappel pour les abonnés de la liste Permet de forcer la mise à jour avec les sous listes Ajout multiples Permet de voir la source de données de l abonné. Abonné inscrit manuellement dans la liste Abonné inscrit dans la sous liste système 15

16 Gérer les archives Gestion des erreurs Fermer l espace documents Supprimer la liste Renommer la liste Permet de sélectionner les adresses en erreur et de les supprimer ou bien de les modifier. Ferme l accès à l espace documents. Supprime la liste Permet de renommer le nom de la liste : Demander à l administrateur avant de la renommer, les listes suivent en générale une certaine logique dans leur appellation. 16

17 Utilisation des commandes Sympa permet d automatiser les fonctions de gestion des listes telles que les abonnements, la modération et la gestion des archives. Ces fonctions de gestion sont effectuées au travers de commandes transmises par mél à l'adresse Pour avoir la liste des commandes, envoyer un mél à partir d un client de messagerie (Outlook Express, Thunderbird) à l adresse avec pour objet : help L exemple ci-dessous permet de recevoir la liste des abonnés de grâce à la commande review. Entrer l adresse du destinataire : Mettre la commande dans l objet du message : review l-rectorat (Nom de la liste sans Vous recevrez un mél avec la liste des abonnés. 17

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