FAQ DES COMITÉS DU SÉNAT

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1 FAQ DES COMITÉS DU SÉNAT COMITÉ DIRECTEUR novembre 2015 QU EST QU UN COMITÉ DIRECTEUR? Le Sous-comité du programme et de la procédure, mieux connu sous le nom de «comité directeur», est l organe auquel est généralement déléguée la responsabilité de la planification du travail du comité principal. Celui-ci décide d établir ou non un comité directeur. C est presque toujours à sa première réunion que le comité principal (voir l article du Règlement, 1 séance d organisation) établit ce sous-comité en adoptant la motion suivante : Que le Sous-comité du programme et de la procédure se compose du président, du viceprésident et d'un autre membre du comité désigné après les consultations d'usage. Il est important de souligner que les sous-comités n ont pas de comité directeur. Les responsabilités normalement confiées aux comités directeurs son habituellement assumées par le président et le vice-président du sous-comité. QUI SONT SES MEMBRES? Comme il est dit dans la motion ci-dessus, le comité directeur se compose généralement du président, du vice-président et d un sénateur supplémentaire. Ce troisième membre est habituellement un sénateur du parti majoritaire au Sénat que le whip choisit en consultation avec le sénateur du parti majoritaire qui est président ou vice-président (c'est ce qu'on entend par «les consultations d'usage»). Les comités laissent souvent ouverte la désignation du troisième membre de façon que, si le troisième membre n'est pas disponible, le sous-comité puisse se réunir avec la désignation d un autre sénateur selon le même processus de consultation que celui énoncé ci-dessus. Le comité peut aussi, comme certains l ont déjà fait, choisir le troisième membre du sous-comité en le nommant dans la motion. La composition du comité directeur peut être modifiée n importe quand aux termes d une motion adoptée par le comité principal. 1 Toute référence au Règlement dans le présent document en est une au Règlement du Sénat. Page 1

2 La plupart des comités directeurs se composent de trois membres puisqu il s agit du nombre minimal pour le quorum d un comité fixé par l article 12-12(3) du Règlement. En fait, l article 12-12(2) prévoit : «Un sous-comité se compose d au plus la moitié des membres du comité». Ainsi, dans le cas d un comité comprenant 14 membres (dont les deux membres nommés d office), le comité directeur pourrait se composer d un maximum de sept membres. Au nombre des participants aux réunions du comité directeur, on compte les membres du comité directeur et le greffier. Il est arrivé aussi fréquemment que l analyste du comité soit présent à ces réunions. Certains comités directeurs permettent à d autres personnes intéressées, comme des membres du personnel des sénateurs, des agents de communications et des consultants, notamment, d assister à leurs réunions. Le tout est laissé à la discrétion du comité directeur en cause. Personne d autre que les membres et le greffier du comité directeur n a le droit d assister aux réunions, y compris d autres sénateurs. 2 QUELS SONT SES POUVOIRS? La motion établissant le comité directeur lui confère habituellement les pouvoirs suivants : Que le sous-comité soit autorisé à prendre des décisions au nom du comité relativement au programme, à inviter les témoins et à établir le calendrier des audiences. Ainsi, les pouvoirs conférés au comité directeur par cette motion se limitent à la prise de décisions concernant le programme du comité, les témoins qui seront invités à comparaître devant lui et l établissement du calendrier de ses réunions. Il importe de ne pas oublier que le comité directeur ne possède que les pouvoirs qui lui sont conférés par le comité principal. En outre, toutes les décisions du comité directeur peuvent être examinées par le comité principal. Il est souhaitable que le comité directeur informe le comité principal de toutes ses décisions (voir l article 12-12(6) du Règlement). QUELS SONT SES AUTRES POUVOIRS? Alors que les pouvoirs accordés aux comités directeurs varient d un comité à l autre, tout comité directeur obtiendra, de façon générale, les pouvoirs suivants à la séance d organisation du comité : 2 Voir la décision du Président du 7 juin Page 2

3 A. Personnel de recherche La motion suivante concernant le personnel de recherche autorise seulement le comité directeur à faire appel aux services d experts-conseils. Que le comité demande à la Bibliothèque du Parlement d affecter des analystes au comité; Que la présidence soit autorisée à demander au Sénat la permission de retenir les services de conseillers juridiques, de personnel technique, d'employés de bureau et d'autres personnes au besoin, pour aider le comité à examiner les projets de loi, la teneur de ces derniers et les prévisions budgétaires qui lui sont renvoyés; Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à faire appel aux services d'experts-conseils dont le comité peut avoir besoin dans le cadre de ses travaux; Que la présidence, au nom du comité, dirige le personnel de recherche dans la préparation d'études, d'analyses, de résumés et de projets de rapport. Le premier paragraphe de la motion concerne la demande officielle du comité que la Bibliothèque lui affecte du personnel de recherche. Le deuxième autorise la présidence à demander la permission de retenir les services de personnes de l extérieur dont pourrait avoir besoin le comité pour examiner les projets de loi, la teneur de ces derniers et les prévisions budgétaires, conformément au paragraphe 1(2) du chapitre 3:06 du Règlement administratif du Sénat. Le troisième délègue au comité directeur le pouvoir de retenir les services d experts-conseils de l extérieur. Enfin, le dernier paragraphe de la motion autorise la présidence à diriger le personnel de recherche dans son travail. Il convient de souligner qu en exerçant ces fonctions, la présidence agit au nom du comité tout entier. B. Déplacements Que le comité autorise le Sous-comité du programme et de la procédure à désigner, au besoin, un ou plusieurs membres du comité, de même que le personnel nécessaire, qui se déplaceront au nom du comité. La motion ci-dessus délègue au comité directeur le pouvoir d autoriser ses membres, accompagnés de membres du personnel du comité, à se déplacer pour exercer leurs fonctions (par ex., pour tenir des audiences publiques, participer à des missions d études ou assister à des conférences) au nom du comité. C. Politique relative à la présence des sénateurs Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à : Page 3

4 1. déterminer si tout membre du comité remplit un «engagement officiel», au sens de l alinéa 8(3)a) de la Politique relative à la présence des sénateurs, publiée dans les Journaux du Sénat, le mercredi 3 juin 1998; 2. considérer que tout membre du comité remplit un «engagement officiel» si ce membre : a) assiste à une activité ou à une réunion se rapportant aux travaux du comité ou b) fait un exposé ayant trait aux travaux du Comité. Le premier paragraphe de cette motion autorise le comité directeur à faire la détermination exigée à l alinéa 8(3)a) de la Politique relative à la présence des sénateurs au nom du comité. Le deuxième décrit les cas particuliers où le comité directeur peut déterminer quand un membre du comité remplit un «engagement officiel». 3 D. Communications et couverture des médias Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à diriger au besoin les agents de communications affectés au comité pour ce qui est de l'élaboration des plans de communications et à demander l'appui de la Direction des communications du Sénat aux fins de l'élaboration et de la mise en œuvre de ces plans ; Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé, à sa discrétion, à permettre de diffuser les délibérations publiques du comité par les médias d'information électroniques de manière à déranger le moins possible ses travaux. Le premier paragraphe de cette motion autorise le comité directeur à demander le soutien de la Direction des communications et à diriger le travail de l agent ou des agents affecté(s) au comité quant à la préparation des plans et des outils de communications. Le paragraphe 14-7(2) du Règlement autorisent l enregistrement et la radiodiffusion des séances des comités sénatoriaux, mais uniquement au moyen des dispositifs audio installés à cette fin. De plus, tout comité peut autoriser la télédiffusion des délibérations des comités, ce qui comprend l enregistrement vidéo par des équipes de journalistes et de tournage du secteur privé aussi bien que par des cameramen employés par le Sénat. Ce pouvoir est généralement délégué au comité directeur par voie de la motion susmentionnée. 3 Politique relative à la présence des sénateurs, alinéa 8(3)a) : 8 (3) Est considéré comme participation aux travaux au sens de l'alinéa 2 d), l'«engagement officiel» d'un sénateur qui ne peut se faire qu'un jour de séance, qui nécessite que le sénateur s'absente de cette séance et a) qui a été autorisé par le Sénat ou un comité du Sénat, Page 4

5 Il convient de souligner que cette liste de pouvoirs n est pas exhaustive et que tout comité principal peut décider d accorder des pouvoirs supplémentaires à son comité directeur ou de les limiter davantage. Ainsi, ces pouvoirs peuvent être modifiés à tout moment par le comité principal par voie de motion. UN COMITÉ DIRECTEUR PEUT-IL SE RÉUNIR À HUIS CLOS? Contrairement aux comités permanents qui peuvent siéger à huis clos uniquement pour traiter de questions particulières (voir les articles 12-15(1) et 12-15(2) du Règlement), l article 12-12(5) du Règlement autorise un sous-comité à choisir de se réunir, à son gré, à huis clos; en pareil cas, aucun avis public n est nécessaire. Les délibérations de tout comité directeur se tiennent généralement dans un cadre collégial et non officiel. Les procès-verbaux des réunions du comité directeur sont confidentiels et ne doivent pas être rendus publics, reflétant le fait que ces réunions ont eu lieu à huis clos. Le comité directeur devrait toutefois faire rapport de ses décisions importantes aux membres du comité principal. Certains comités directeurs se réunissent certes de façon régulière, mais il reste que tous les comités directeurs peuvent se réunir quand ils le veulent. Page 5