En route pour Turin

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1 DISTRICT XXVII AREA 02 En route pour Turin pour se bien préparer à la 61 ème Convention Message de D Curtis et de S Ovart p 2 Programme de la Convention p 3 Comment arriver à la Convention p 4 et 5 Evènements en bref p 6, 7 Informations générales p 8, 9, 10 et 11 Enregistrement p 11 Pour bien réussir votre Convention p 12 Rappel des règles de l Area 02 p 13 1 Les traductions relatives aux Bylaws seront remises au plus tard début Juin, à Chatillon s/ Seine.

2 Message de Dianne CURTIS et de Simone OVART Chères Zontiennes C est avec grand plaisir que nous vous convions à la 61 ème Convention à Turin en Italie. Turin est une ville fascinante et le comité de la Convention a travaillé sans relâche pour vous préparer quelque chose de vraiment mémorable. La Convention s ouvrira officiellement le dimanche 8 Juillet. Mais si vous le pouvez, prévoyez d arriver plus tôt pour assister aux réunions de districts et participer à l Open Forum. Nous avons aussi prévu un ensemble impressionnant de sorties pré et post convention, aussi bien que des promenades à la journée dans et aux alentours de Turin pour vous en faire découvrir le meilleur. La Convention c est le moment pour les membres de se rassembler pour fêter ensemble les réalisations du biennium, élire nos prochains leaders internationaux, et voter les projets et les programmes que nous soutiendrons lors du biennium qui vient. C est aussi le lieu de rencontrer des zontiennes du monde entier et de gouter à l amitié qui nous unit à travers les idéaux de faire avancer le statut des femmes dans le monde en conjuguant Service et Plaidoyer (advocacy). Turin promet d être une formidable expérience, pour vous, votre famille et vos amis. Au nom du Comité 2012 de la Convention et de vos amies zontiennes du District 30, nous comptons sur vous. Et par avance Bienvenue à Turin en Juillet prochain. Simone OVART Responsable du Comité de la Convention Dianne CURTIS Présidente du Zonta International 2

3 LE PROGRAMME DE LA CONVENTION Jeudi 5 Juillet Vendredi 6 Juillet Samedi 7 Juillet Dimanche 8 Juillet Lundi 9 Juillet Mardi 10 Juillet Mercredi 11 Juillet Jeudi 12 Juillet 8H Hospitalité Ouverture Ouverture Ouverture Ouverture Ouverture Ouverture Boutique des portes des portes des portes des portes des portes des portes ouvert c/ de 8H15 Réunion 8H30 par District Memorial Réunion Service 9H 8H15/9H Répétition Réunion Elections 8H30/9H15 de travail 9H30 9H 15/10H Mémorial de travail 9H15 à Réunion 8H30 à 10H 10H15/11H 9H / 10H30 10H30 9H30/10H30 10H30 10H30 11H15/12H Répétition Pause café Pause café Pause café Pause café 11H Cérémonie Réunion Réunion Réunion Réunion 11H30 des drapeaux de travail de travail de travail de travail 12H 10H / 12H30 11H/ 12H30 11H/12H30 11H/12H30 11H/12H15 12H30 Enregistrement Diverses Déjeuner 13H Lunch Lunch sur 13H30 Accréditation Répétitions Formation des 12H 30/14H 12H30/14H invitation Comité de nomination 14H déléguées Réunion Réunion Réunion 13H30/14H30 de de de 14H30 12H 17H 12H 17H 14H 15H travail travail travail Répétition 15H 14H/15H30 14H/15H30 Diner de 15H30 sur invitation 14H /16H Pause café Pause café Cloture 14H/16H 16H uniquement Réunion d infos ouverte à Rencontre avec les candidates Réunion de travail Réunion de travail 16H30 Toutes Cérémonie 16H15/17H 16H/17H 16H/17H 17H 15H30/17H30 d ouverture 17H30 et 18H Réception 18H30 19H 16H/20H 19H30 PIP Défilé Réception Diner de 20H et Gouverneur s de mode Fondation Cloture En vert : Présence très souhaitable de toute déléguée En rouge : Présence obligatoire de toute déléguée 3

4 COMMENT ARRIVER A LA CONVENTION Centre de Congres Lingotto où se déroulera la Convention 4

5 C est le Centre de Congrès Lingotto qui a été choisi pour acceuillir la Convention Idéalement situé proche des meilleurs hôtels, vous pourrez le rejoindre à pieds et à juste quelques escaliers du métro, Lingotto propose des espaces important pour des réunions et il est relié à un centre commercial avec cinéma, restaurants, bars, poste, agence de voyage et banques. Selon votre point d arrivée, comment vous rendre à Lingotto Par autoroute, sorties Piacenza, Pavie, Gènes, Savone, Milan, Aoste et Pinerolo : suivre les fléchages pour Turin, puis suivre la direction centre-ville par la Rocade sud Cours(corso) Unita d Italia, puis suivre fléchages Lingotto. Le plan page 4 vous aidera à vous repérer. Du centre ville : au 230 de la Via (Rue) Nizza et au 280bis par le parking en sous sol (section A ou B) et par la rue niveau parking (section L). De la gare Porta Nova.. ou du centre ville : prendre le métro 6 stations- direction Lingotto cout du ticket 1 E Le trajet dure un peu plus de 5 et l e métro circule à fréquents intervalles entre 5H30 du matin ( 7H le dimanche) et 23 H ( 1H du matin Vendredi et Samedi soir). Piétons : enter par la Via Nizza au 280. Les taxis ont des bornes à l intérieur du centre des congrès, Via Nizza au 270. Pour en savoir plus sur le Lingotto (note de la traductrice) Le Lingotto de Turin a été l'un des principaux sites industriels de Fiat. C'est actuellement le centre multifonctionnel le plus grand d'europe. Situé dans le quartier de Nizza Millefonti, Via Nizza du numéro 262 au 294, il jouxte le nœud ferroviaire passante ferroviario di Torino. À l'intérieur on trouve notamment : le Centre Directionnel Fiat, dans le bâtiment situé à l'avant, au premier étage, le centre commercial "8 Gallery", aux étages supérieurs, les bureaux de nombreuses sociétés, le Centre de la Foire de Turin, l'auditorium Giovanni Agnelli, la pinacothèque Giovanni et Marella Agnelli, le centre des congrès, l'hôtel Le Méridien-Lingotto, l'hôtel Art+Tech-Lingotto, un complexe de cinéma multisalles, un restaurant panoramique au dernier étage, le siège détaché de l'école polytechnique de Turin abritant les cours d'ingénierie automobile, la piste historique d'essais de voitures de l'usine, construite sur le toit de l'usine, la Bolla, structure de verre placée en porte-à-faux sur le toit de l'édifice, créée pour accueillir une salle de réunions confidentielles avec 25 participants, un héliport. 5

6 EVENEMENTS EN BREF Samedi 7 Juillet Réunions par District Opportunité pour toutes les zontiennes d un même district de se retrouver avant la Convention et avant les différentes sessions de travail afin de parler des affaires du District Formation des déléguées Toutes les déléguées, les alternates ( déléguées remplacantes) et les porteuses de pouvoir doivent assister à cette session au cours de laquelle il leur sera présenter toutes leurs responsabilités durant le temps de la Convention et leur permettra de se familiariser elles mêmes avec le système de vote électronique ; ce système est facile - mais chacune doit comprendre le mécanisme des votes pour que les séances se déroulent sans problème. Les déléguées sont responsables de l appareil à voter (taille d un téléphone portable). Dans le cas où il ne serait pas restituer, votre club devra régler 520 E pour la perte de l appareil. Celles qui assistent pour la première fois à une Convention sont largement conviées. Open Forum (réunion d information ouverte à toutes) Prévoyez d assister à cette rencontre qui cette année sera axée sur le Recrutement/ Affiliation. Avoir une vue générale du Recrtuement au Zonta, en savoir plus sur les stratégies qui marchent pour recuter et retenir les membres, et obtenir des réponses à vos questions au cours d un spécial Questions Réponses, tel est l objectif de ce forum. Dimanche 8 Juillet Cérémonie d ouverture C est le lancement officiel de la Convention. La parade des drapeaux, avec les drapeaux des 63 pays qui composent le Zonta, est toujours un temps fort pour les participantes et qui impressionne tout autant celles qui sont là pour la première fois que les vétérantes. Ne boudez pas la réception qui suivra : elle est comprise dans le coût de l enregistrement. Lundi 9 Juillet Sessions de travail Elles démarrent le lundi 9 Juillet et se poursuivront jusqu au jeudi 12 Juillet. Elles se dérouleront toutes à l auditorium du Lingetto. Rencontre avec les candidates Avant de voter, vous pouvez rencontrer les candidates aux fonctions internationales : faites leur connaissance et posez leur toutes les questions nécessaire. Diner des PIPs( Past International Presidents) et des Gouverneurs Toutes les anciennes Présidentes internationales sont conviées( avec ticket d invitation) à ce diner, qui leur est réservé gracieusement.. Tous les anciennes Gouverneures sont conviées à ce diner ( avec ticket d ivitation). mais payant!. Le cout inclut le repas, la boisson et les taxes.. mais des dépenses supplémentaires de boissons sont possibles.. à régler cash!!! 6

7 Mardi 10 Juillet Elections Elles démarreront à 9H15 précises. Les portes seront fermées à 9H15 et ne seront pas rouvertes tant que le Comité des Elections n aura pas validé les résultats. Seules les déléguées seront admises dans l auditorium durant le vote. Défilé de mode Venez assister au défilé présenté par le Miriglio Group, icône italienne de la mode ; deux temps : un pour les tailles moyennes et l autre pour les tailles plus. Cette nouvelle collection qui a débuté à Milan a été inspirée par les soleils couchants colorés et les paysages d Espagne. Mercredi 11 juillet Cérémonie du souvenir Toutes les zontiennes sont invitées à se souvenir de celles qui nous ont quittés durant le biennium Fondation Internationale Cette réception reconnaîtra les clubs et les zontiennes qui ont soutenu généreusement la Fondation durant le biennium Sur invitation seulement. Jeudi 12 Juillet Don Spécial Présidente Faire un don à la Fondation en l honneur de la Présidente internationale sortante et de la Présidente internationale entrante Diner de clôture// Mise en place des nouvelles Responsables Rejoignez vos amies zontiennes à cet élégant banquet qui marquera la fin de la Convention Le point fort en sera l installation du Bureau International et les Gouverneures de même que les sortantes seront reconnues pour le travail accompli. 7

8 INFORMATIONS GENERALES Accessibilité aux Personnes en difficulté Merci d avertir le comité de la Convention au mail convention@zonta.org, pour tout besoin dans ce domaine là ; et faites le sans attendre. Les hotels à Turin sont en général bien adaptés à tous types de difficulté ; cependant tous les restaurants et bars ne le sont pas. Les transports publics offrent de nombreuses possibilités à Turin. Mais pour plus d informations visitez le site de la Convention ou contactez le comité de la Convention pour une aide complémentaire. Votre arrivée à Turin Turin est une ville facilement accessible par train, avion, bus et voiture. L aéroport international de Turin- le principal- est à 10 miles ( environ 16kms9) du centre de la ville et avec ses 400 vols journaliers avec des villes d Italie et d Europe, il met le monde à portée de main! L acheminement de l aéroport vers la ville est facile. Le trajet dure 19 minutes et les départs sont toutes les trente minutes. La gare est raccordée au terminal par un passage couvert ; un aller coûte 3,40 E et un ticket à la journée 6,20 E Un transport en bus entre l aéroport et Porta Nuova, la principale gare de Turin ( ville basse) prend 40. Les bus partent au niveau des Arrivées, juste en face de la sortie ; Un aller coute 5,50 E. On peut acheter ses tickets à l office du tourisme, au guichet ad hoc et aux machines qui sont à l intérieur de l aéroport. Acheter son ticket dans le bus vous en coutera 0,50Cts de plus. Les taxis sont disponibles à gauche de la sortie au niveau des Arrivées. Le trajet jusqu au centre ville prendra environ 30 minutes pour un cout compris entre 30 E et 50 E. Les compagnies de location de voiture sont installées au niveau des Arrivées, à côté de la sortie ; cependant si vous restez en centre ville, la location de voiture n est pas recommandée : se garer et circuler est parfois difficile. Les transports en commun sont encore la meilleure solution. Si vous arrivez par l aéroport de Milan Malpensa, un train vous amènera à Turin en 1H ½. Téléphones non traduit. A voir en fonction des opérateurs et de votre appareil. Climat S attendre à un temps agréable. En juillet la températeure oscille entre 16 et 28 ; rarement trop chaud pour marcher à pieds dans la ville et profiter des sites. Celles qui voudraient échapper à la chaleur pourront regagner les collines qui entourent Turin pour bénéficier de températures moins chaudes. Pauses Café ou Thé Inclus dans les coûts d enregistrement. Accréditation Faites en sorte que la voix de votre club soit entendue à la Convention. Préparez vous à la désignation, par un vote au sein de votre club- de la déléguée et de sa remplacante ( alternate). Tous les clubs doivent élire leur déléguée ou désigner celui qui portera son pouvoir si aucune personne du club ne peut être présent. (Statuts internationaux Art 10- Section IV). 8

9 Nous recommandons aux présidentes de donner les coordonnées de leurs déléguée et remplaçante en chargeant on line et en direct l imprimé qui sera prochainement mis en ligne sur le site du ZI. La date limite pour donner leurs coordonnées est fixée au 23 Mai Si vous envoyez cela par la poste, prennez des délais suffisants pour ne pas être hors délai. Cartes de Crédit Visa, MasterCard et American Express sont généralement acceptées. Les distributeurs automatiques peuvent facilement être trouvés à Turin. Monnaie non traduit. La monnaie est l Euro! les billets sont les mêmes qu en France et les banques comme la plupart en France- sont fermées le samedi et le dimanche. Désistement/ Responsabilité En cas de force majeure et pour des raisons indépendantes de notre volonté, la 61 ème Convention et/ ou le ZI et /ou ses personnels ont le droit de modifier ou d annuler la Convention ou quelqonque de ses manifestaions, de son programme, de ses plans, que cela directement ou non le fait de la 61 ème Convention. Les participantes ne pourront prétendre à aucune compensation pour des dommages qui résulteraient de telles décisions. Par ailleurs, à l exception de tout dommage volontaire ou d une importante négligence commise par la 61 ème Convention et/ ou le ZI et /ou ses personnels, en aucun cas la 61 ème Convention et/ ou le ZI et /ou ses personnels ne seront tenus pour responsable des dommages directs et indirects subits par les participants, y compris les dommages matériels et immatériels causés par le non repect des documents de la Convention, ou le formulaire d inscription ou ceux d informations. Electricité non traduit En Italie, c est du 220 volts. Comme en France. Invités Les invités (ce sont les non Zontiennes) sont bienvenus à la Convention internationale. Leur droit d enregistrement est de 75 E seulement. En contrepartie, ils peuvent assister à la cérémonie d ouverture et à tous les évènements où il n est pas nécessaire d avoir un ticket d entrée payant, visiter la salle Hospitality (Accueil et Réception) et accéder (en achetant les tickets) aux sorties et aux manifestations spéciales. Ce cout minimal de 75 E ne couvre que des dépenses administratives. Les informations sur les manifestations, évènements, sorties, visites seront disponibles dans cette même salle Hospitality. N oubliez pas : en aucun cas, les zontiennes ne peuvent s enregistrer comme invitées. Assurance Il est recommandé aux participantes d avoir une assurance voyage et santé. Le Zonta International et/ ou ses personnels ne pourront avoir aucune responsabilité en cas d accidents, maladies, blessures qui pourraient survenir tant durant la Convention que pendant les manifestations. Langue C est l anglais qui est la langue officielle du Zonta International. Aucune traduction similtanée ne sera offerte. La France aura cependant des traductions au travers d un financement particulier. Pause déjeuner Les lunches ne sont pas inclus dans l enregistrement. Il y a un espace restauration dans le Centre commercial, relié au Lingotto, où vous pourrez déjeuner entre les sessions de travail. 9

10 Photographe Sur place, il y aura le photographe officiel de la Convention. Mais rien n empêche que vous ayez votre propre caméra. Cependant, nous vous demandons de ne pas prendre des photos en même temps que lui, afin que les flashes n altèrent pas les photos officielles ; Merci également de ne pas géner les autres en prennant les photos. Gouverneures : si vous voulez une photo de votre district durant la Convention, dites -le dès maintenant à Jacky Price, la photographe professionnelle de la Convention Le temps passe si vite, réservez d ores et déjà votre place auprès de jackyprice@comcast.net ou sur Restaurants Il y a de nombreuses possibilités pour manger à Turin ; Une liste de restaurants est disponible sur le site web de la Convention. Le Comité de la Convention a aussi organisé trois dine -a -round dinners pour des zontiennes qui voudrainet rejoindre un groupe pour manger ; Le prix inclut aussi le transport aller et retour. Jeudi 5 Juillet : Soirée Pizza 42 E / p.p Vendredi 6 Juillet : Soirée piémontaise 52 E / p.p Samedi 7 Juillet : Soirée produits de la mer 63 E /p.p Transport des bagages non traduit ; Les zontiennes d Amérique, d Asie ou d Australie semblent plus concernées.( note de la traductrice) Achat Turin offre toutes sortes de posssibilités. Visitez les magnifiques magasins qui sont sous les arcades, ou l un des nombreux centres commerciaux. Ne manquez pas Porta Palazzo : vous y verrez le plus grand marché d Europe à ciel ouvert. Fumer Depuis 2005, il n est pas légal de fumer à l intérieur : cela s applique aux écoles, hopitaux, administrations publiques, salles d attente des aéroports, gares, bibliothèques, salles de lecture, musées et tous types de lieux de restauration ( restaurants, pizzérias, bars, cafés, glaciers) de même que les clubs privés, discothèques, salles de sport, cinémas, théatres, et transports publics taxis- métros et trains. Taxes Durant votre séjour à Turin, vous n aurez pas de taxes à payer en plus ; celles-ci sont déjà incluses dans les prix. La fin du suivant n est pas traduite car cela concerne les remboursements de taxe mais ne sont pas concernés les ressortissants de la communauté européenne. Pourboires Ce n est pas obligatoire en Italie. Le coût du service est inclus dans l addition. Le Bureau national du Tourime n autorise pas les restaurants à demander un pourboire. Mais si vous êtes satisfait ( du service) vous pouvez laisser une somme qui correspond à votre satisfaction. Visa/ Passeport Un passeport valide depuis 6 mois ets nécessaire pour entrer en Italie. Mais pour les autrichiennes, les belges, les finlandaises, les françaises, les allemandes, les grecques, les luxembourgeoises, les espagnoles, les neerlandaises et les suédoises, un document de nationalité suffit. 10

11 Bazar Les zontiennes pourront trouver une grande variété de produits à Charity Place. Mais notez bien que seuls les clubs européens sont autorisés à avoir un stand. Pour réserver une place, compléter l imprimé ad hoc Charity Registration Form disponible sur le site web de la Convention. Le Zonta International aura aussi son stand pour vendre les produits Zonta. ENREGISTREMENT Avant le 1 er avril Entre le 1 er avril et le 1 er juin Après le 1 er juin ou sur place Enregistrement à la journée Enregistrement à la journée sur place Zontiennes 325 E 400 E 450 E 150 E 225 E Non Zontiennes 75 E 75 E 75 E 75 E 75 E Sur place l enregistrement ouvrira le Jeudi 5 Juillet à 12H et fermera à 17H. Ensuite, il ouvrira chaque jour de la Convention à 9H pour fermer - à 17H, les 6,7, 9 et 10 Juillet - à 16H, le 8 Juillet - à 12H, les 11 et 12 Juillet. - Zontien(ne)s : A quoi pourrez vous prétendre en contrepartie de ce droit d enregistrement? - Le programme de la convnetion et le sac - L entrée à l Open Forum - L entrée à la cérémonie d ouverture et à la réception qui suivra - L entrée aux réunion de travail - Les pauses cafés - La possibilité d acheter des tickets aux manifestations optionnelles - L entrée au Bazar et à la salle Hospitality Invité(e)s non zontien(ne)s : A quoi pourrez vous prétendre en contrepartie de ce droit d enregistrement? - L entrée à la cérémonie d ouverture et à la réception qui suivra - La possibilité d acheter des tickets aux manifestations optionnelles - L entrée au Bazar et à la salle Hospitality Annulation Remboursement Les enregistrements annulés avant le 1 er juin 2012 seront remboursés avec un précompte de 100 E pour les frais administratifs. Les annulations intervenant au-delà ne donneront lieu à aucun remboursement. 11

12 POUR BIEN REUSSIR VOTRE CONVENTION SURTOUT SI C EST LA PREMIERE. First Timer Après avoir pris possession de votre chambre et défait votre valise, il est recommandé - dans l ordre suivant : Le REGISTRATION DESK : Récupérer le dossier global de la participante (sacoche, tickets, lanyard) et vérifier que tout ce que vous avez payé vous est bien vendu. Bien sur, emporter avec vous le double de votre inscription et de votre règlement Le CREDENTIAL DESK : Récupérer ici le matériel de la déléguée, dont le fameux boitier pour les votes. Bien sur, avoir avec vous les justificatifs des paiements des cotisations de votre club et de ceux pour qui vous avez un proxy. ATTENTION en cas de perte du boitier de vote, vous auriez une amende. A Turin, ce sera 520 Euros. (Call the Convention, page 6 du présent document) Regarder tranquillement le contenu de la sacoche et surtout - Le handbook : il est à regarder avec beaucoup de sérieux car il donne TOUTES les informations. pour ne pas vous perdre, pour ne pas être en retard. Il donne les lieux, les horaires, parfois même les places par district. Chaque session d une convention commence à l heure très précise le 1/4 d heure français n existe que pour vous faire remarquer en mal! Il y a parfois des places attribuées pour les déléguées et ailleurs les non déléguées. Cela peut être aussi organisé par district et cela tourne selon les sessions ; mettre tout en œuvre pour être dans la salle plénière 10 avant pour bien vous installer. - Mais aussi les autres documents Avant même la cérémonie d ouverture (Opening Ceremony), il est très très souhaitable d assister : - à la réunion du district 27 : le samedi 7 Juillet ; cela se déroulera entre 9H15 et 12H ; Pour le D 27, l heure précise vous sera donnée à Chatillon s/seine - à la formation des déléguées où vous seront expliquées les opérations de vote - Puis enfin la Convention commence et là, vous devez être sur tous les fronts (Cérémonie d ouverture // Mémorial Service ) - Toutes les sessions de travail des 9 Juillet, 10 Juillet, 11 Juillet (matin et après midi) et 12 Juillet matin Quelques règles à savoir : - les temps de parole ne sont pas libres - des règles strictes pour présenter des motions en anglais, of course - des micros pour et des micros contre dont le son est coupé.. même si celle qui parle n a pas fini! Rapportez le plus d informations à votre club. Au retour : N oubliez pas que vous devez aussi lui faire un compte rendu sérieux, en septembre, lors de la réunion statutaire de rentrée.(moments de détente certes, mais aussi et surtout contenu des séances de travail.) Si votre club est porteur d un proxy, en votre qualité de déléguée du club, vous devrez aller faire un compte rendu au club que vous représenterez ; BON VOYAGE 12

13 Rappels des régles mises en place dans notre Area et votées à Metz pour le biennium H- ETRE DELEGUEE DE CLUB A LA CONFERENCE DE DISTRICT et/ ou A LA CONVENTION Bien que cet aspect puisse paraitre à première vue relever du club et non de l Area, il est souhaitable qu un chapitre rappelle les responsabilités essentielles puisqu elles sont les mêmes pour les déléguées de tous les clubs, et qu est discuté en réunion d Area le montant minimal de la participation financière du club. Délégation : La présidente du club est la déléguée de plein droit pour assister à la Conférence de District ou à la Convention ; A défaut, le club élira la déléguée (idem réunions d Area) et la suppléante alternate si besoin. Il en sera de même pour la Convention. En cas de vote désignant une zontienne nouvellement recrutée, s assurer avant d envoyer l accrédiatation Credential que sa cotisation et sa création de nouveau membre ont bien été reçues et enregistrées au District et aux Headquarters Procuration à la conférence de District : un club peut être représenté par une procuration à la conférence de District. Mais aucun club ne peut donner procuration plus de deux fois consécutives.(governing Documents 2008). Imprimés - à remplir avant la manifestation (entre 2 et 3 mois): Il s agit de l imprimé Credential Form (Accréditation) et ou de l imprimé Proxy Form (Procuration). Ils sont envoyés aux clubs par via le website du ZI ou du District ; ils peuvent être retournés de même. Ne pas oublier d en adresser copie à l Area Directrice. - à emporter car pouvant être demandés sur le lieu de la manifestation : une copie des imprimés ci-dessus accompagnée des justifications du règlement des dernières cotisations appelées. Responsabilités Etre déléguée n est pas de tout repos : l obligation étant d assister à toutes les sessions de travail de même qu aux cérémonies d ouverture et si possible - de clôture sans oublier le Memorial Service (2,5jours pour la Conférence de District/ 5/6jours pour la Convention). Un suivi sérieux est nécessaire puisque la déléguée devra - par écrit - rendre compte à son retour des principales décisions prises : - en matière d élections et pas seulement les résultats des zontiennes que l on connaît, - en terme de modification et d évolution des statuts ; être très précise si des changements concernent la vie et le fonctionnement des clubs, - en terme financier (débat sur les cotisations), Un compte rendu sera également à présenter devant le club pour lequel la déléguée est porteuse d une procuration proxy. Prise en charge financière A la réunion d Area de printemps, les clubs réunis votent sur proposition de l Area Directrice- la participation financière qu ils verseront à leur déléguée. Ce montant voté constitue la base minimale et est abondé par le compte Fonctionnement du budget du club et en aucune manière par le compte Service. Certains clubs en fonction de leurs finances peuvent participer davantage. Les règles et procédures de District adoptées à Luxembourg en 2009 stipulent que cet argent est versé sur présentation du rapport de la déléguée, des notes officielles et factures (cela veut donc dire après la manifestation). Cependant et par dérogation à ce principe l Area Directrice 02 donne à ses clubs la possibilité sous leur responsabilitéde verser l argent préalablement si besoin est. Dans le cas où un club n envoie pas de déléguée, il devra verser au fonds commun de l Area une somme équivalente à la moitié du forfait voté. Ces sommes seront utilisées dans le cadre du Comité Francophonie d area. 13