Operation Support. A. Lucciarini / A. Ciavardini

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1 Operation Support A. Lucciarini / A. Ciavardini 1

2 SESAME? 2

3 Déroulement Accès et connexion Présentation du portail Demande de droits Formations Support OS help desk Liens documentation 3

4 Accès et connexion Navigateurs recommandés et supportés Internet Explorer Firefox Il est fortement déconseillé d utiliser d'autres navigateurs. Des dysfonctionnements pourraient survenir et engendrer la perte de vos données saisies. 4

5 Accès et connexion : réglages navigateur obligatoire Suivez les instructions détaillées contenues dans le document «Réglages navigateur» à l adresse : Il s agit d autoriser le site : admsun40.epfl.ch dans les options/paramètres internet. Exemple ci après (Firefox)

6 Accès et connexion : chemin d accès URL : Recherche par mot clé dans l annuaire 6

7 Accès et connexion : page de login N sciper ou nom d utilisateur «GASPAR» 7

8 Portail Sesame Accueil Réserve de travail centrale approbation de panier validation factures création inventaire ACTUS SESAME Nouveautés Mises à jour Etc.. Liens utiles Aide 8

9 Portail Sesame : onglets de gestion Accueil Réserve de travail centrale (WI = tâches) ACTUS : publication news Liens sur l aide à disposition HR online Consultation des bulletins de paie Chargement camipro sur salaire Achats Commandes électroniques catalogue Commandes hors catalogue (libres) Suivi de paniers, commandes et réceptions Inventaire Création et modification fiche Transfert et désactivation fiche Localisation des inventaires sur plan Infocentre Rapports de l infocentre RH Saisie des heures du personnel temporaire Rapports de l infocentre FI Finance Rapports de l Infocentre FI Émission et validation des factures débiteurs Reporting Rapports d analyse des achats Rapports d analyse des inventaires Consultation des droits d achat GrantsDB (Research Office) Gestion administrative des projets de recherche Suivi commandes et paiements pour les ES Gestion des contrats industriels Contrats Outil de gestion des contrats générique de l EPFL Soutien à la rédaction de nouveaux contrats Contact Support OS

10 Droits implicites ce qu il faut savoir Droits attribués selon la nouvelle fonction du collaborateur. Formulaire émis par les RH Gestion des droits par OS 10

11 Demandes de droits Infocentre J ai besoin d aller consulter les données financières et salariales Comment obtenir des droits? FORMULAIRE INFOCENTRE 11

12 Demandes de droits Infocentre Annexe 2 12

13 Demandes de droits Demande de droits Sesame achats J ai besoin de passer des commandes Comment obtenir des droits standard? Formulaire associé aux droits d achats : REGISTRE DES SIGNATURES 3 types de droits d achats : Droits d achats «jusqu à CHF » Droits d achats «au delà de CHF » Droits d achats «0.» (hors registre) 13

14 Demandes de droits Chemin d accès aux formulaires Registre des signatures Les formulaires sont disponibles sur le site : Annexe 1 14

15 Demandes de droits Sesame inventaire J ai en charge la gestion des inventaires créations, modifications, transferts Comment obtenir ces droits? 2 type de droits : 1. Création inventaire = droits d achat 2. Modification inventaire = ACCRED. La demande doit être faite à l'accréditeur d'unité qui ajoutera un droit "inventaire" dans ACCRED. 15

16 Demandes de droits Sesame inventaire Qui est mon accréditeur? 16

17 Demandes de droits Hors Sesame Notes de frais J ai besoin de créer un budget de voyage ou une note de frais Comment obtenir ces droits? Les droits sont gérés en concordance avec le formulaire Infocentre Il est possible d obtenir ces droits en envoyant la demande par à en indiquant le Centre Financier à gérer 17

18 Formations OS Comptabilité Infocentre Note de frais 3 x ½ journée Français Achats 1 x ½ journée Français, Anglais Inventaire 1 x ½ journée Français, Anglais RDV sur : Mot clé : SESAME 18

19 Liens documentation Liens utiles à disposition : Manuels Didacticiels, Pages dédiées, Etc 19

20 Support OS help desk depuis l extérieur : 021/ h00 12h00 13h30 17h00 une équipe à votre service! 20

21 Merci de votre attention Anna Lucciarini Coordinatrice Support, Formations Anthony Ciavardini Spécialiste administratif, Formations 21

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