Manuel d'accompagnement à l'enregistrement d'un patient dans «MonDossierMedical.ch»

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1 Manuel d'accompagnement à l'enregistrement d'un patient dans «MonDossierMedical.ch» Version Release juin 2014 Département de l'emploi, des affaires sociales et de la santé (DEAS) Direction générale de la santé Avenue de Beau-Séjour 24 Case postale Genève 4 Plainpalais Tél. : En cas de problèmes techniques, contacter la hotline : Ou par UN SERVICE DE LA PLATEFORME OPÉRÉ PAR Version Release 2.1 (16 juin 2014)

2 Recommandations Lors de votre premier accès à votre dossier, penser à effacer votre historique de navigation. Raccourci clavier : CTRL + Maj + Suppr Si cela n'est pas réalisé vous pouvez rencontrer des problèmes d'accès à votre dossier. En cas de problèmes techniques, contactez la hotline : Ou par

3 Etapes de connexion 1/ Insérer votre carte dans le lecteur HPC 2/ Lancer " Exclusive Access" (icone normalement positionnée sur le bureau de votre ordinateur ici le raccourci : https://ofac.ovan.ch/extranet)

4 Etapes de connexion 1. Sélectionner le bonne carte 2. Cliquer sur "Ok"

5 Etapes de connexion Insérer votre code PIN

6 Etapes de connexion Sélectionner "Autres services" Vous êtes connecté en tant que Si toutefois vous n'êtes pas connecté avec la bonne identité, vous devez cliquer sur "logout" et de nouveau relancer exclusive access.

7 Etapes de connexion Sélectionner "Portail MonDossierMedical.ch"

8 La plateforme MonDossierMedical.ch s'ouvre

9 Vous accédez à votre espace professionnel Cliquer sur : «ENREGISTREMENT PATIENT»

10 1. 1. Insérer la carte d assurance dans le lecteur Cherry» 2. Cliquer sur : «LIRE LE NUMERO DE LA CARTE D ASSURANCE»

11 Une fois la carte lue, Cliquer sur : «SUIVANT» Plusieurs cas de figure possible : 1. Si le n d assuré à 20 chiffres n apparait pas, rentrez-le manuellement et cliquez ensuite sur suivant. 2. Si le patient ne possède pas de numéro d assuré Lamal (20 chiffres) rentrez le numéro d assuré dont vous disposez et insérez une série de «0» à la suite pour composer un numéro à 20 chiffres et cliquez sur suivant (cas possibles: pour des patients frontaliers, patients rattachés à une organisation internationale (type ONU ou UNITAR,..).

12 Cas de figure pour un patient hors Lamal Cliquer sur «OK»

13 Vous devez saisir manuellement les données administratives de ce patient. - Dans le cas où la carte d assurée est lue vous devez juste rajouter le n de téléphone de la personne et son adresse . Le tél. et l' sont importants pour pouvoir contacter le patient si nécessaire ou lui transmettre des informations. Ils ne sont jamais divulgués.

14 Une fois les informations saisies, cliquer sur «SUIVANT»

15 Une fois les informations vérifiées comme exactes, cliquer sur «CONFIRMER»

16 2. 1. Retirer la carte d assurance Précision: pour les assurés du type Helsana, SanSan, Havanex et Progrès, laissez la carte dans le lecteur (ces cartes sont compatibles et serviront de moyen d'accès) 2. Insérer la carte patient dans le lecteur «Cherry» 3. Cliquer sur : «LIRE LE NUMERO DE LA CARTE»

17 Cliquer sur : «ACTIVER»

18 Deux options possibles d activation de la carte patient : 1. Activer le NIP Manuellement 2. Activer automatiquement la carte avec l outil NIP (Recommandé)

19 Ce pop-up (fenêtre) s'ouvre, cliquer sur : «OK»

20 L'outil d'activation de la carte s'ouvre Si toutefois cet outil ne s'ouvre pas, procédez à l'activation de la carte en mode manuel (notez le "PIN de transport" et ouvrez manuellement le logiciel PINTOOL) Demander au patient de se préparer à composer son code PIN Précision : Minimum 6 chiffres, maximum 8.

21 1. Cliquez sur «Effectuer» Demander au patient de composer 2 fois (parfois 3, suivant les versions) successivement son code PIN Précision : taper le code une première fois et cliquer ensuite sur la touche verte et répéter de nouveau cette étape)

22 Une fois le code répété avec succès, le code est modifié. Cliquer sur "OK"

23 cliquer ensuite sur "Quitter"

24 cliquer ensuite sur "SUIVANT"

25 cliquer ensuite sur "GENERER LE CONSENTEMENT"

26 Sélectionner la version (langue) qui convient

27 Ouvrir le document (annexe Patient)

28 Imprimer ce document en 2 exemplaires : un pour le patient, un autre à envoyer à l'adresse indiquée au verso: (Swiss Post Box: Quai du Mont-Blanc 33, 1201 Genève)

29 Au verso du formulaire le patient doit cocher s'il souhaite recevoir le "kit patient", comprenant le lecteur de carte à puce. Il est essentiel de cocher cette case si le patient n'a pas déjà ce lecteur chez lui, sans quoi il ne pourra pas accéder à son dossier!

30 1. Faire signer l'exemplaire à envoyer à la Poste: 2. Cliquer la case (document signé) 3. Cliquer sur suivant (Swiss Post Box: Quai du Mont-Blanc Genève) Précision : N'envoyer que l'exemplaire signé.

31 1. Quitter votre session (portail professionnel) : cliquer sur "LOGOUT" 2. Fermer l'ensemble des pages ouvertes de votre navigateur

32 1. Cliquer sur l icone: «MonDossierMedical.ch» (Raccourci Patient) Qui se situe sur le Bureau de votre ordinateur. Ou ouvrir votre navigateur et accéder directement à cette URL : 2. Retirer votre carte du lecteur (blanc) Carte FMH, Covercard, Suisse ID. 2.

33

34 Demander au patient de composer son code PIN Précision : taper le code et cliquer ensuite sur la touche verte

35 Ce pop-up (fenêtre) apparaît, Cliquer sur : "OK"

36 Indiquer au patient qu'il pourra configurer les moyens de communication d'alerte de l'arrivée de nouveaux documents : - Soit par - Soit par SMS Cliquer sur "ANNULER" Ou Configurer selon la volonté du patient (cette activation ne vous prendra que 30 secondes) A noter que, dans la version actuelle (2.1), si le patient n'a configuré aucun moyen de communication, il verra apparaître cette fenêtre à chaque nouvelle connexion. Ce problème sera corrigé prochainement. Le patient n'est pas obligé de spécifier un moyen de communication.

37 L'activation des moyens de communication d'alerte nécessite de : - (1) Insérer l' ou - (2) Insérer le n de téléphone (le patient reçois dans la foulée un code d'activation qu'il devra vous donner) Précision: si le patient ne dispose pas de son téléphone, inutile d'effectuer cette étape (pour des raisons de sécurité un temps court est imposé pour activer cette fonction) Vous pouvez également choisir le type d'alerte (en mode Régulier ou Urgent) (3.) Cliquer ensuite sur "AUTORISATIONS"

38 Cliquer sur "AUTORISATIONS"

39 1. Cliquer sur "AJOUTER UN DROIT D'ACCES" 2. Sélectionner le type de droits que vous souhaitez attribuer Exemple : "Ajouter un Médecin de confiance"

40 1. Taper le nom du médecin 2. Cliquer sur "RECHERCHER"

41 1. Sélectionner le médecin 2. Attribuer les droits correspondant à la volonté du patient Précision : 3 niveaux Niveau 1 : médical Niveau 2 : stigmatisant Niveau 3 : secret Détails dans les FAQ : 3. Cliquer sur : "AJOUTER UN PRESTATAIRE"

42 Pour ajouter d'autres droits Cliquer sur : "AJOUTER UN DROIT D'ACCES"

43 Sélectionner le type de droits que vous souhaitez attribuer Exemple : "Ajouter un droit d'accès temporaire pour un prestataire"

44 1. Taper le nom de l'organisation recherchée Exemple: imad 2. Cliquer sur "RECHERCHER" 3. Sélectionner "Chef de service" 4. Attribuer la durée de ce droit 5. Cliquer sur "AJOUTER UN PRESTATAIRE"

45 Une fois les droits d'accès attribués, quitter le portail du patient Le Dossier du Patient vient d'être créé. Cliquer sur "LOGOUT" Vous pouvez de nouveau vous loguer à votre espace (nous vous recommandons de quitter votre navigateur et d'ouvrir une nouvelle session)

46 Vous pouvez de nouveau vous loguer à votre espace. Nous vous recommandons de quitter votre navigateur et d'ouvrir une nouvelle session. Retour au début du document

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