De nouveaux outils pour le réseau Archirès. Symposium Koha, 2 et 3 juin 2014

Transcription

1 De nouveaux outils pour le réseau Archirès Symposium Koha, 2 et 3 juin 2014

2 Réseau francophone des bibliothèques des écoles supérieures d'architecture et de paysage

3 Histoire et contexte institutionnel Les ENSA : 20 écoles réparties sur l'ensemble du territoire (6 à Paris et en région parisienne, 14 en régions), étudiants, 2000 enseignants Créées après 1968, par André Malraux, en opposition à l'enseignement pratiqué dans les écoles des Beaux-arts, et sans rattachement à l'université Sous tutelle du Ministère de la culture, après une parenthèse Equipement de 10 ans, ce sont des établissements publics autonomes Développement très rapide d'une coopération documentaire entre les établissements Symposium Koha, juin

4 Carte des ENSA Symposium Koha, juin

5 Le réseau Archirès Un réseau professionnel, informel, de coopération documentaire entre établissements d'enseignement supérieur en architecture francophones qui comprend les ENSA françaises, l'esa, la Cité de l'architecture, l'école Camondo du groupe des Arts décoratifs, les départements et écoles d'architecture de Belgique, du Maroc et du Liban Archirès promeut l'échange d'information et de documents, chaque participant s'engageant à dépouiller au minimum un titre de revue spécialisée et à participer au PEB Symposium Koha, juin

6 Archirès c'est aussi : Une base de données de dépouillement d'articles de revues spécialisées et de signalement des diplômes jusqu'en 2013 Un séminaire annuel Des commissions : périodiques, travaux d'étudiants, audiovisuel, cartes et plans, normes de catalogage... Symposium Koha, juin

7 : genèse d'un projet Une situation critique : Un projet de portail qui peine à se faire entendre La fin de la convention liant le Ministère de la culture et le Ministère de l'équipement pour la maintenance de la base Archirès Des SIGB abandonnés par leurs éditeurs : Loris et Pyramide Symposium Koha, juin

8 : genèse d'un projet «Les petits ruisseaux font les grandes rivières» : l'audit de 2010 Un catalogue collectif pour récupérer la base Archirès, diminuer la charge de catalogage (17 ETP) et les coûts de maintenance ( /an) Un SGDE pour mutualiser la documentation électronique produite par les ENSA et atteindre une masse critique Un portail d'interrogation unique pour l'ensemble des outils Symposium Koha, juin

9 : genèse d'un projet 2011, une année de négociations : SIGB libre ou propriétaire? Qui héberge? Qui porte le projet? Appel d'offre en 2012 pour un projet en 3 phases : Tranche 1 : installation de Koha et du portail, migration des bases Archirès et Loris de 7 ENSA Tranche 2 : phase 2 du portail (recherche fédérée) et migration des 10 écoles restantes (7 Loris, 3 Pyramide) Tranche 2 bis : migration des laboratoires Tranche 3 : SGDE Symposium Koha, juin

10 : genèse d'un projet Biblibre remporte l'appel d'offre : Koha (3.10, version communautaire), Drupac, Omeka Lancement officiel du projet en octobre 2012 : création d'un comité de pilotage, d'un comité projet et nomination de chefs de projet Symposium Koha, juin

11 : tranche 1, retour d'expérience Novembre 2012 juin 2013 : tranche 1 Koha Paramétrages de Koha (3.10), du LDAP et de Drupac Préparation de la migration (3 jeux de tests) Formations administrateur et utilisateurs Mise en production en juin 2013 pour 3 ENSA parisiennes, les ENSA de Bordeaux, Nancy et Marseille avec, provisoirement, l'opac Koha (koha.archires.archi.fr) Mise en ligne du portail en février 2014 : Symposium Koha, juin

12 : tranche 1, retour d'expérience Structure des bases Gestion scolarité Taïga Apogée LDAP Portail Archirès Drupac Koha SGDE Symposium Koha, juin

13 : tranche 1, retour d'expérience Un suivi de projet complexe par sa dimension : 7 sites dont 3 en régions, 5 catalogues Des difficultés surtout liées à la récupération des données : Une base Archirès non normalisée Des bases Loris en théorie semblables... Un thésaurus et des autorités géographiques hiérarchisées Données des usagers Et une mise en place du portail difficile Symposium Koha, juin

14 : tranche 1, retour d'expérience Aléas : l'arrivée de Marseille, un projet dans le projet Des données issues d'un autre SIGB (Bibliomondo) Des données non prévues à récupérer Un calendrier très serré Une mise en place de Koha sans difficultés particulières... à l'exception de la gestion d'un fonctionnement multi-sites en général et de la gestion des exemplaires en particulier Symposium Koha, juin

15 : tranche 1, retour d'expérience Aujourd'hui, Archirès c'est : notices, exemplaires, adhérents 7 sites en exploitation mais l'ensemble du réseau déjà en participation (saisie des articles et des travaux d'étudiants directement dans Koha) Dans quelques mois : 17 sites en exploitation et notices Une prise en main de Koha dans chaque site sans difficultés particulières et une charge de catalogage déjà considérablement allégée Symposium Koha, juin

16 : tranche 1, retour d'expérience Mais parfois quelques difficultés à appréhender le principe d'un logiciel libre La mise en place d'une organisation d'administration des outils et d'une hotline de premier niveau tout en étant en phase de projet Symposium Koha, juin

17 : tranche 1, retour d'expérience Un enjeu pour le réseau Archirès : La fin d'un mode de fonctionnement informel Un changement profond d'habitudes de travail : plus de rigueur nécessaire du fait du partage d'un même SIGB La nécessité de développer l'offre de documents numériques ainsi que de nouvelles compétences De nouvelles pistes de structuration du réseau pour qu'il puisse être une entité reconnue en tant que telle, auprès de la tutelle, des directeurs et des éditeurs/fournisseurs : association, GIP... Symposium Koha, juin

18 : tranche 1, retour d'expérience Quel avenir pour le nouvel Archirès? Ou comment pérenniser un outil commun dans un contexte d'établissements autonomes Un comité de pilotage nécessaire rassemblant tutelle, directeurs d'établissements et documentalistes pour définir les orientations et valider les évolutions La prise en compte des besoins humains (ou la fin d'un certain volontariat) Symposium Koha, juin

19 : poursuite du projet Tranche 2 Koha : migration des 10 derniers sites en cours (7 Loris, 3 Pyramide) puis travaux postmigration Tranche 2 Portail : recherche fédérée, services basiques aux usagers + transfert de Drupac au CMS développé par AFI Tranche 3 : SGDE Intégration des données des laboratoires en parallèle de la tranche 3 Symposium Koha, juin

20 Et déjà un après-projet : Changement de version Koha Intégration au SUDOC? Évolution du portail vers une meilleure prise en compte des usagers l'aventure continue... Symposium Koha, juin