REGLEMENT DES EXAMENS ( )

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1 REGLEMENT DES EXAMENS ( ) Master en sciences de la santé publique Année préparatoire au master en sciences de la santé publique voir également le règlement général de l Ucl : Modalités d inscription : Périodes d inscription : - du 13 au 23/11/2009 pour la session de janvier - du 22 mars au 1 er avril 2010 pour la session de juin - le 5 juillet 2010 pour la session d août/septembre. Les inscriptions aux examens se font - soit au moyen d un formulaire ad hoc disponible au secrétariat du master en sciences de la santé publique. Ce formulaire doit être signé et daté personnellement, remis au même secrétariat dans les délais prévus. Ce formulaire est nominatif et reprend la liste des cours de votre programme ainsi que les points obtenus aux sessions précédentes, les reports de note et les dispenses. Il vous est demandé de les vérifier et de signaler au secrétariat les erreurs éventuelles. La remise du formulaire signé vaudra accord sur ces renseignements. En l absence de remise du document à la date indiquée, l étudiant ne pourra pas présenter d examens lors de cette session sauf en cas de raison exceptionnellement dûment justifiée. - soit par intranet (via votre bureau virtuel après identification sur le portail : de l Ucl : Marche à suivre: RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 1

2 Que faire en cas d absence début juillet au moment de l inscription pour la session de septembre? Soit vous consultez vos points et vous vous inscrivez par intranet soit Les étudiants ne pouvant être présents physiquement à cette date doivent donner une procuration à une tierce personne qui remplira le formulaire d inscription aux examens à leur place. L étudiant devra alors venir signer personnellement le document avant le 17 juillet mais ne pourra plus modifier l inscription (sauf en cas de force majeure). Nous attirons également votre attention sur le fait que le Secrétariat des étudiants de l Ucl enverra un bulletin de virement aux étudiants qui ont été ajournés ou assimilés aux ajournés à la session de juin afin qu'ils puissent régler les droits de la session de septembre avant le 1 er août. Les étudiants absents doivent donc faire relever leur courrier et faire le nécessaire pour le paiement des droits d inscription à la session de septembre. En l absence de remise du document à la date indiquée, l étudiant ne pourra pas présenter d examens lors de cette session sauf en cas de raison exceptionnellement dûment justifiée. Quels examens à quelle session? Les étudiants s'inscrivent librement aux évaluations portant sur les cours pour lesquels une note doit être enregistrée par le jury. Il peut s agir d un examen organisé durant la session, d un cours faisant l objet d une évaluation continue ou d un travail. Un étudiant ne peut néanmoins s inscrire à une évaluation qu une fois que l enseignement correspondant est terminé et ne peut le faire qu au maximum deux fois sur une même année académique. Les tests partiels ne sont pas des examens et ne font donc pas l objet d une inscription pour la session. Si l examen est remplacé par un travail et que celui-ci doit être remis avant ou lors de la session, l étudiant peut s inscrire comme s il s agissait d un examen normal, pour autant que le professeur puisse transmettre la cote dans les délais prévus. Si un cours débute au 1 er quadri et se prolonge au 2 ème quadri, l inscription à l examen ne pourra se faire que lors de la session de juin. Si un cours est terminé avant la session de janvier mais que l examen n a lieu qu après cette session, l inscription à cet examen ne pourra avoir lieu de janvier - Il n'y a amais d'obligation administrative de représenter un examen à une session suivante, quelle que soit la note obtenue. C'est à l'étudiant d'estimer comment composer un "panier" de notes acceptable pour le jury. On parle souvent de représenter les notes inférieures à 10. Mais, certains préfèrent prendre le risque (c'en est un!) de garder un 9, en comptant sur une bonne moyenne pour le faire accepter. Et on peut tout aussi bien représenter un 10 ou un 11 que l'on estime pouvoir améliorer sensiblement. Cela peut d'ailleurs être nécessaire pour obtenir une moyenne suffisante ou un report automatique dans ces matières (voir rubrique reports de note et crédits). Attention! Le règlement des examens précise que le jury ne prend en compte que la dernière note obtenue. RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 2

3 Epreuve, partie d épreuve ou examens isolés? Dès que l'étudiant est ou a été inscrit au moins une fois à tous les examens de son programme, il est inscrit à l'épreuve (ou partie d épreuve s il est en étalement 1 ère année) et sera délibéré à la fin de la session. Sinon, il sera dit être inscrit à des examens isolés : le jury enregistrera ses notes mais ne délibérera pas. Les parties d'épreuve ne concernent que les étudiants autorisés à étaler leur programme sur deux années académiques. Autrement dit : Examens isolés L étudiant ne présente que quelques examens de son programme ; les notes obtenues seront enregistrées mais non délibérées. On coche donc «examens isolés» principalement à la session de janvier. En juin, on peut cocher «examens isolés» si on laisse un examen qui n a pas été présenté en janvier et qui ne sera pas présenté en juin. Epreuve : L étudiant s inscrit à l ensemble des examens qui lui restent à présenter. Il termine donc son année d étude et sera délibéré pour son épreuve. NB : L étudiant qui ne présente pas une épreuve au plus tard à la session de septembre ne peut être délibéré et perd donc le bénéfice de toutes ses notes de l année. Partie d épreuve : Concerne uniquement les étudiants qui se trouvent en 1 ère année d étalement (= 1 ère partie d épreuve) ; l étudiant s inscrit à l ensemble des examens prévus au programme de la 1 ère année d étalement qui lui restent à présenter. Il termine sa première partie d épreuve et sera délibéré pour sa partie d épreuve. Horaire des examens Les horaires des examens sont préparés par les délégués en accord avec les professeurs et le secrétariat. Les délégués établissent également les listes de passage. En cas de problème, les délégués en font part au secrétariat. L horaire des examens (qui ont lieu pendant la session) est affiché aux valves au plus tard le dernier jour des cours du quadrimestre. Pour la session de septembre, l horaire est établi par le secrétariat. Vérification d identité Les interrogateurs sont en droit de vérifier l identité des étudiants présentant un examen. Les étudiants sont donc tenus de pouvoir présenter leur carte d étudiant. Fraudes Toutes les formes de fraude (copions, copiage, communications, etc...) sont considérées comme des fautes graves par le jury pouvant entraîner l'ajournement à une session de l'année ultérieure. Le dossier est parfois transmis à une commission disciplinaire qui peut décider de sanctions plus graves, comme le renvoi de l'université. RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 3

4 Les GSM et autres appareils électroniques (traducteurs, notamment) sont interdits (une exception est prévue pour les calculatrices si celles-ci sont expressément autorisées par l enseignant). Absence aux examens Les étudiants présentent les examens aux jours et heures fixés. Les étudiants empêchés de se présenter à ce moment pour une raison de force majeure doivent - prendre contact sans retard avec l examinateur et le Secrétariat (Tél : 02/ ; Fax : 02/ ; claudine.wangneur@uclouvain.be ou yolande.pycke@uclouvain.be) - remettre à ce même secrétariat, le plus tôt possible et au plus tard avant la délibération, le document justificatif de leur absence (certificat médical reconnaissant l incapacité de travail,...). Ce document sera transmis au secrétaire du jury. Des motifs de pure convenance personnelle ou des faits dont il n est fourni aucune preuve ne pourront pas être pris en considération. Quand l étudiant invoque un motif d absence valable, laquelle couvre une période déterminée de la session, les prestations d examens durant cette période ne seront en principe pas entérinées. L absence à un ou plusieurs examens même pour un motif valable (par exemple maladie confirmée par un certificat médical) n entraîne, en principe, aucune modification de l inscription. Ceci signifie que l étudiant est tenu de présenter, au cours de la même session, le ou les examens concernés dans la mesure où le professeur est à même de fixer une nouvelle date, en dehors de la période couverte par le motif (certificat médical ). Toute absence non motivée valablement (motif apprécié par le jury) entraîne un «NON PRESENTE», c est-à-dire un zéro. RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 4

5 Délibérations 25 janvier - 2 juillet - 13 septembre 2010 à 10h A la fin de la session en cours, le jury prend connaissance des résultats des examens et délibère les étudiants inscrits à l'épreuve et à la partie d épreuve. La délibération porte sur la réussite ou l'échec d'une année d'études. Le seuil de réussite d un cours est fixé à 10/20 et celui d une année est fixé à 12/20 de moyenne sur l ensemble du programme. Lorsqu il délibère, le jury est amené à prendre, pour chaque étudiant, l une des décisions suivantes : D1 : Il prononce la réussite de l année, et tous les enseignements évalués sont crédités, quelle que soit la note obtenue. D2 : Il prononce l'échec de l année (ajournement) D3 : Il prononce l'échec de l année, mais octroie des crédits pour certains enseignements (circonstances exceptionnelles). Le jury, dans le respect de la réglementation générale, a adopté les modalités suivantes : - réussite : en cas de moyenne à 60% et aucun échec. - ajournement : en cas de moyenne < à 60% ou en cas de moyenne à 65% avec 2 I nsuffisances. En cas d AJOURNEMENT : - à une autre session de la même année académique : (le plus souvent lors de la session de juin) : l étudiant peut choisir lui-même le ou les examens qu il désire représenter et garder pour les autres examens les notes acquises lors de la première session. Attention, l étudiant ne peut présenter une même matière que 2 fois au cours d une année académique. La dernière note est prise en considération. En cas d ajournement à la session de juin, l étudiant doit s acquitter des frais d inscription à la session de septembre. - à une session de l année académique suivante : l étudiant est dispensé de se représenter aux examens pour lesquels il a obtenu une note égale ou supérieure à 12/20 (=report) l étudiant ne peut représenter un examen pour lequel il a obtenu un crédit. NB : Toute cote qui n a pas été délibérée ne peut être prise en compte les années académiques ultérieures. RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 5

6 Procédures de délibération Le plus souvent les décisions sont prises par consensus. Cependant, tous les cas sont délibérables et n'importe quel membre du jury peut demander un vote sur le cas d'un étudiant. Il n'y a donc pas, administrativement, de notes d'exclusion qui empêchent la délibération. Le jury examine les résultats de chaque étudiant individuellement, en tenant compte de toutes les informations en sa possession. Circonstances exceptionnelles Le jury peut être amené à tenir compte dans une certaine mesure de circonstances exceptionnelles auxquelles est confronté un étudiant : maladie, accident, circonstances familiales,.... Il est dès lors important que ces circonstances exceptionnelles soient portées à la connaissance du jury avant la délibération. Ceci peut être fait en avertissant le secrétariat des Sciences hospitalières, le secrétaire du jury ou son président, de préférence par lettre déposée au secrétariat. Transmission des résultats Seuls, les résultats de la délibération seront proclamés et affichés (ex : distinction, ajourné ) sur nos valves situées au Pavillon des conférences. Les notes ne seront donc pas affichées et ne peuvent être communiquées par téléphone. Par contre, les points seront disponibles via votre bureau virtuel (à l exception des notes non encore transmises par les professeurs) : A partir du : 25 janvier h pour la session de janvier 3 juillet h pour la session de juin 14 septembre 12h pour la session de septembre Procédure à suivre pour les consulter : Certificats de notes Pour la session de janvier, les certificats de note ne seront délivrés que sur demande. Pour la session de juin et septembre, ils seront disponibles au secrétariat du Master en sciences de la santé publique à partir d une date affichée aux valves lors des sessions. Ils seront expédiés par voie postale aux étudiants qui auront laissé au secrétariat une enveloppe timbrée et libellée à leur nom et adresse (en mentionnant au dos de l'enveloppe la section). RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 6

7 Reports de note et crédits Crédits En cas de réussite de l année d études, tous les cours sont crédités, quelle que soit la note obtenue. En cas d échec de l année d études, le jury n octroie des crédits (uniquement en septembre) que lorsqu il considère que le résultat de l étudiant est suffisant. L octroi des crédits n est donc pas conditionné par l obtention d une certaine note. Un crédit est toujours octroyé par le jury contrairement au report de note qui est automatique. Les crédits sont octroyés de manière définitive. Un cours crédité ne peut donc plus être représenté. Reports de note En cas d échec à l année d études, toutes les notes d au moins 12/20 sont automatiquement reportées à l année académique suivante. Le report de note à l année académique suivante est limité à cinq ans. Ce report permet à l étudiant de ne plus se présenter à l évaluation de l enseignement correspondant. L étudiant peut néanmoins se réinscrire à cette évaluation s il souhaite tenter d améliorer sa note. L étudiant peut donc renoncer à un report. Au sein d une même année académique, l étudiant peut reporter les notes obtenues à une session lorsqu il s inscrit à la session suivante même si elles sont inférieures à 12/20. RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 7

8 INSCRIPTIONS AU ROLE A L ANNEE ACADEMIQUE 2010/2011 VOIR SITE INTERNET : Nous rappelons que chaque étudiant doit obligatoirement effectuer les formalités d inscription ou de réinscription chaque année académique, même en cas d étalement. RG des examens Master en sciences de la santé publique (ESP 2M) et année préparatoire (ESP1PM) 8