Document. Manager. The Document Business Class.

Transcription

1 Document Guide Manager du Scan The Document Business Class.

2

3 CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL L'INSTALLATION OU L'UTILISATION DU PRESENT LOGICIEL VAUT ACCEPTATION DES CONDITIONS ET TERMES SUIVANTS (EXCEPTE SI UNE LICENCE SEPAREE EST FOURNIE PAR L'EDITEUR DU LOGICIEL APPLICABLE, AUQUEL CAS CETTE DERNIERE DOIT S'APPLIQUER). SI VOUS N'ACCEPTEZ PAS CES TERMES, VOUS N'ETES PAS AUTORISE A INSTALLER OU A UTILISER CE LOGICIEL, ET DEVEZ LE RETOURNER A VOTRE FOURNISSEUR DANS LES PLUS BREFS DELAIS. LE LOGICIEL INSTALLE SUR CE SYSTEME COMPORTE DE NOMBREUX COMPOSANTS AUXQUELS S'APPLIQUE UN CONTRAT DE LICENCE POUR L'UTILISATEUR FINAL ("CLUF") SPECIFIQUE. VOUS TROUVEREZ TOUTES LES INFORMATIONS RELATIVES A CES "CLUF" DANS UN FICHIER ELECTRONIQUE FIGURANT SUR LE CD-ROM DE LA DOC- UMENTATION FOURNI AVEC LE LOGICIEL. CEPENDANT, TOUS LES LOGICIELS ET DOC- UMENTS DEVELOPPES OU CREES PAR OU POUR TOSHIBA TEC CORPORATION ("TTEC") SONT LA PROPRIETE DE TTEC ET SONT PROTEGES PAR LES LOIS SUR LE COPYRIGHT, LES DISPOSITIONS DES TRAITES INTERNATIONAUX ET AUTRES LEGISLA- TIONS APPLICABLES. Octroi de licence Il s'agit d'un accord légal entre l'utilisateur final ("Vous"), et TTEC et ses fournisseurs. Le présent Logiciel, les fontes (y compris leurs polices de caractères) et la documentation d'accompagnement (le "Logiciel") sont assortis d'une licence d'utilisation avec le système informatique sur lequel ils ont été installés (le "Système"), conformément aux termes du contrat. Ce Logiciel est la propriété de TTEC et/ou de ses fournisseurs. TTEC et ses fournisseurs déclinent toute responsabilité concernant l'installation et/ou l'utilisation du Logiciel, et le résultat de cette utilisation. Vous êtes autorisé à utiliser une copie du Logiciel installée sur un seul Système mais ne devez en aucun cas copier le Logiciel, sauf pour l'utiliser sur un seul Système. Toutes les copies du Logiciel sont soumises aux conditions du présent contrat. Vous n'êtes pas autorisé à modifier, adapter, fusionner, traduire, décompiler, désassembler ou "désosser" le Logiciel, ni à inciter ou à permettre à un tiers de le faire. Vous ne devez utiliser le Logiciel que dans les limites de cette licence. La propriété intellectuelle de ce Logiciel ne vous est transférée à aucun titre et TTEC ou ses fournisseurs en sont les détenteurs exclusifs. Il ne vous est pas octroyé de licence pour le code source du Logiciel. Le cas échéant, vous seriez tenu pour légalement responsable de toute infraction aux lois sur le copyright ainsi que de tout transfert, reproduction ou utilisation non autorisé du Logiciel ou de sa documentation. Durée Cette licence est valable jusqu'à sa résiliation par TTEC ou jusqu'à votre manquement à l'une des dispositions du contrat. En cas de résiliation, vous vous engagez à détruire toutes les copies du Logiciel et de sa documentation. Vous pouvez résilier cette licence à tout moment en détruisant le Logiciel, sa documentation et la totalité des copies. CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL 3

4 Limitation de garantie CE LOGICIEL EST FOURNI "TEL QUEL" SANS AUCUNE GARANTIE EXPRESSE OU TACITE DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT, Y COMPRIS ET SANS LIMITATION, LES GARANTIES TACITES CONCERNANT LA VALEUR MARCHANDE, L'ADEQUATION A UN USAGE PARTI- CULIER, LE TITRE DE PROPRIETE ET L'ABSENCE DE CONTREFACON. TTEC ET SES FOURNISSEURS NE GARANTISSENT NI LA QUALITE NI LES PERFORMANCES DU LOGICIEL. SI LE LOGICIEL SE REVELE DEFECTUEUX, VOUS (ET NON TTEC OU SES FOURNISSEURS) DEVREZ ASSUMER LA TOTALITE DES COUTS OCCASIONNES PAR LA MAINTENANCE, LES REPARATIONS ET LES CORRECTIONS REQUISES. TTEC ET SES FOURNISSEURS N'OFFRENT AUCUNE GARANTIE QUANT A L'ADEQUATION DES FONC- TIONNALITES DU LOGICIEL A VOS EXIGENCES, A SON BON FONCTIONNEMENT OU A L'EXACTITUDE DE SON CONTENU. TOUTES LES INFORMATIONS FOURNIES DANS LE PRESENT CONTRAT PAR TTEC ET SES SOCIETES AFFILIEES CONFORMEMENT A UN CLUF NE FONT L'OBJET D'AUCUNE GARANTIE EXPRESSE OU TACITE. Limitation de responsabilité TTEC OU SES FOURNISSEURS NE PEUVENT ETRE TENUS RESPONSABLES DE QUELQUE DOMMAGE QUE CE SOIT, DE NATURE CONTRACTUELLE, CIVILE OU AUTRE (A L'EXCEPTION DES PREJUDICES CORPORELS OU DECES CONSECUTIFS A UNE NEG- LIGENCE DE LA PART DE TTEC OU DE SES FOURNISSEURS), Y COMPRIS SANS LIMITA- TION, TOUT MANQUE A GAGNER, PERTE DE DONNEES OU AUTRE DOMMAGE FORTUIT, SPECIAL OU INDUIT DECOULANT DE L'UTILISATION DE CE PRODUIT OU DE L'IMPOSSI- BILITE DE L'UTILISER, MEME SI L'EVENTUALITE D'UN TEL DOMMAGE A DEJA ETE POR- TEE A LA CONNAISSANCE DE TOSHIBA OU DE SES FOURNISSEURS, NI DES RECLAMATIONS DE TIERS. Limitation des droits du gouvernement américain Le Logiciel est fourni avec des DROITS RESTREINTS. L'utilisation, la duplication ou la publication par le gouvernement des Etats-Unis est soumise aux restrictions stipulées dans l'article (b) (3) (ii) ou (c) (i) (ii) de la clause Rights in Technical Data and Computer Software ou (c) (2) des DOD FAR. Le fabricant/fournisseur est TOSHIBA TEC Corporation, 6-78, Minami-cho, Mishima-shi, Shizuoka-ken, , Japon. Généralités Il est interdit de céder en location-vente, de louer, d'octroyer, de transférer cette licence et d'octroyer une sous-licence. Toute tentative d'octroi de sous-licence, de cession en locationvente, de location, d'octroi ou de transfert de l'un quelconque des droits, devoirs ou obligations ci-dessous est nulle et non avenue. Vous vous engagez à ne pas expédier, transmettre (directement ou indirectement) le Logiciel, y compris toute copie dudit Logiciel, toute donnée technique contenue dans le Logiciel ou ses supports, ou tout produit direct à l'un des pays ou destinations prohibés par le gouvernement des Etats-Unis d'amérique. Cette licence est régie par les lois japonaises ou, à la demande d'un fournisseur de TTEC impliqué dans un litige inhérent à ce contrat, par les lois du pays désigné par le fournisseur concerné. Si l'une des dispositions ou parties du présent contrat s'avère illégale, non valable ou inexécutable, les autres dispositions ou parties restent en vigueur et applicables. VOUS RECONNAISSEZ AVOIR PRIS CONNAISSANCE DU PRESENT CONTRAT DE LICENCE ET EN AVOIR COMPRIS LES CLAUSES. VOUS ACCEPTEZ D'ETRE LIE PAR SES TERMES ET CONDITIONS ET RECONNAISSEZ QUE CE CONTRAT DE LICENCE CON- STITUE L'ACCORD INTEGRAL ET EXCLUSIF ENTRE VOUS ET TTEC ET SES FOURNIS- SEURS, ET REMPLACE TOUTE PROPOSITION OU ACCORD PREALABLE, ORAL(E) OU ECRIT(E), OU TOUTE AUTRE COMMUNICATION RELATIVE AU CONTENU DE CE CON- TRAT DE LICENCE. TOSHIBA TEC Corporation, 6-78, Minami-cho, Mishima-shi, Shizuoka-ken, , Japon. 4 CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL

5 MARQUES ET COPYRIGHT Marques Le nom officiel de Windows 98 est Système d'exploitation Microsoft Windows 98. Le nom officiel de Windows Me est Système d'exploitation Microsoft Windows Me. Le nom officiel de Windows 2000 est Système d'exploitation Microsoft Windows Le nom officiel de Windows XP est Système d'exploitation Microsoft Windows XP. Le nom officiel de Windows Vista est Système d'exploitation Microsoft Windows Vista. Le nom officiel de Windows Server 2003 est Système d'exploitation Microsoft Windows Server MS, Microsoft, Windows, Windows NT et les autres produits et marques de Microsoft sont des marques de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et dans d'autres pays. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, TrueType et LaserWriter sont des marques d'apple Computer, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays. Postscript est une marque d'adobe Systems Incorporated. Netscape est une marque de Netscape Communications Corporation. IBM, AT et AIX sont des marques d'international Business Machines Corporation. NOVELL, NetWare et NDS sont des marques de Novell, Inc. Les autres noms de sociétés et de produits mentionnés dans ce manuel sont des marques de leurs détenteurs respectifs. Copyright 2005 TOSHIBA TEC CORPORATION Tous droits réservés Conformément aux lois régissant le copyright, il est interdit de reproduire le présent manuel sous une forme quelconque sans la permission écrite préalable de Toshiba TTEC. Toutefois, l'utilisation des informations contenues dans le manuel n'engage aucune responsabilité en termes de brevet. MARQUES ET COPYRIGHT 5

6 Préface Merci d'avoir choisi Série e-studio452 ou e-studio282 Systèmes Numériques Multifonctions. Vous trouverez dans ce guide l'ensemble des instructions permettant de scanner des originaux. Lisez-le avant d'effectuer toute opération de scan sur votre système. Gardez-le à portée de main et utilisez-le pour configurer un environnement permettant de tirer pleinement parti des fonctions du système e-studio. A propos de ce guide Ce guide explique comment scanner des documents à l'aide du système. Conventions Dans ce guide, l'expression "ce système" désigne le système Série e-studio452 ou e-studio282. Le terme "e-filing" est une abréviation d'"electronic filing" (archivage électronique). Liste des manuels Merci d'avoir choisi TOSHIBA Série e-studio452 ou e-studio282 Systèmes Numériques Multifonctions. Ces manuels vous permettront d'utiliser le système. Consultez celui qui répond le mieux à vos besoins. Guide de Prise en main rapide Ce guide décrit la méthode de configuration initiale du système et les supports associés tels que les manuels utilisateur et les CD-ROM. 6 Préface

7 Manuel Utilisateur des Fonctions de base Ce manuel explique comment utiliser les fonctions de base du système, en particulier la fonction de copie. Il indique en outre les précautions de sécurité que doivent prendre les utilisateurs. Veillez à le lire avec attention avant d'utiliser le système. Guide des Fonctions utilisateur Ce guide décrit les fonctions et les paramètres associés au bouton [USER FUNCTIONS] du panneau de commande du système. Vous trouverez d'autres guides au format PDF sur le CD-ROM de la documentation utilisateur : Guide de TopAccess Ce guide explique comment utiliser et paramétrer les fonctions réseau telles que la fonction de scan et la gestion des travaux à l'aide de TopAccess (utilitaire Web) à partir des ordinateurs clients. Préface 7

8 Guide de l'administrateur réseau Ce guide explique comment configurer les serveurs réseau pour bénéficier de divers supports réseau. Il fournit également des informations de dépannage pour les administrateurs réseau. Guide de l'impression Ce guide explique comment installer les logiciels clients pour imprimer depuis des ordinateurs Microsoft Windows, Apple Mac OS et UNIX. Guide du Scan Ce guide explique comment utiliser la fonction de scan du système. Guide du E-Filing Ce guide explique comment utiliser la fonction e-filing à l'aide du pilote TWAIN, du Téléchargeur de fichiers et de l'utilitaire Web e-filing. Guide du Fax en réseau Ce guide explique comment envoyer un fax ou un fax Internet à partir d'un ordinateur client via le réseau. 8 Préface

9 Guide de Gestion des Droits Utilisateurs Ce guide explique comment gérer le système à l'aide de fonctions telles que la fonction de gestion par codes départementaux, la fonction de gestion des utilisateurs et la fonction d'authentification des utilisateurs pour les opérations de scan vers . e-bridge Viewer L'e-BRIDGE Viewer permet de visualiser et de rechercher, à partir d'un ordinateur client d'un réseau TCP/IP, des documents contenus dans les boîtes e-filing des SYSTEMES NUMERIQUES MULTIFONCTIONS e- STUDIO de TOSHIBA ou enregistrés sur votre propre ordinateur. Consultation des manuels au format PDF (Portable Document Format) Pour afficher et imprimer les manuels Utilisateur au format PDF, vous devez disposer d'adobe Reader ou d'adobe Acrobat Reader sur votre ordinateur. Pour télécharger et installer l'une ou l'autre de ces applications, rendez-vous sur le site Web d'adobe Systems Incorporated. Préface 9

10 Précautions indiquées dans ce manuel Pour garantir une utilisation correcte et sûre de ce système, ce manuel utilisateur décrit les mesures de sécurité conformément aux trois niveaux ci-après. Vous devez comprendre la signification et l'importance de ces différents points avant de lire ce manuel. Indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n'est pas évitée, peut entraîner la mort, de sérieuses blessures, des dommages importants ou l'incendie du système ou de son environnement. Indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n'est pas évitée, peut provoquer des blessures mineures ou légères, des dégâts partiels du système ou du matériel environnant, ou encore des pertes de données. Indique la procédure à suivre pour optimiser les performances du système et effectuer des copies sans problème. Outre les points énoncés ci-avant, ce manuel fournit des informations utiles sur l'utilisation du système. Elles sont signalées comme suit : Fournit des informations pratiques sur l'utilisation du système. Fournit des descriptions importantes relatives au fonctionnement. Pages décrivant des éléments en rapport avec l'action en cours. Consultez-les en fonction de vos besoins. 10 Préface

11 TABLE DES MATIERES CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL...3 MARQUES ET COPYRIGHT...5 Préface...6 A propos de ce guide...6 Conventions...6 Liste des manuels...6 Consultation des manuels au format PDF (Portable Document Format)...9 Précautions indiquées dans ce manuel...10 Chapitre 1 Présentation générale A propos des fonctions de scan...16 A propos des modes de scan...16 Scan vers e-filing...16 Mode de scan vers fichier...17 Scan vers Procédure de scan...18 Vérification de l'état des travaux de scan...24 Vérification du journal de scan...25 Chapitre 2 Scan vers e-filing Procédure de scan vers e-filing...28 Utilisation des données scannées stockées dans l'e-filing...35 Utilisation des données scannées dans l'e-filing à l'aide de l'écran tactile...35 Utilisation des données scannées dans l'e-filing à l'aide de l'utilitaire Web e-filing...35 Chapitre 3 Scan vers fichier Procédure de scan vers fichier...38 Utilisation des données scannées stockées sous forme de fichiers...48 Utilisation des données scannées stockées dans le MFP LOCAL...48 Utilisation des données scannées dans DISTANT 1 ou DISTANT Chapitre 4 Scan vers Procédure de scan vers Spécification des destinataires...57 TABLE DES MATIERES 11

12 Chapitre 5 Utilisation de modèles Procédure de scan à l'aide de modèles...72 Enregistrement d'un modèle de scan...80 Chapitre 6 Copie & Fichier Utilisation de la fonction Copie & Fichier...90 Chapitre 7 Fax Internet A propos de la fonction Fax Internet...98 Précautions relatives aux transmissions via Internet...98 Présentation générale de la fonction Fax Internet...98 Procédure d'envoi de fax Internet Spécification des destinataires Fonctions avancées Envoi d'originaux recto verso Envoi prioritaire Réception de fax Internet Chapitre 8 Scan à distance Installation du pilote Remote Scan Préparation de l'installation Installation du pilote Remote Scan Installation à partir du CD-ROM Utilitaires clients Installation à partir de TopAccess Scan à distance à l'aide du pilote Remote Scan Procédure de scan Première utilisation Définition des paramètres de recherche Utilisation du pilote Remote Scan Ajout d'un périphérique à l'aide de la fonction de recherche réseau 134 Changement de périphérique cible Erreurs du pilote Remote Scan Erreurs du pilote Remote Scan Impossible de trouver le périphérique Impossible de se connecter au périphérique trouvé Impossible d'acquérir le document TABLE DES MATIERES

13 Chapitre 9 Scan à partir des services Web Préparation de la fonction de scan à partir des services Web Planification et préparation Installation d'un pilote Procédure de scan à partir des services Web INDEX TABLE DES MATIERES 13

14 14 TABLE DES MATIERES

15 1.Présentation générale Cette section présente les fonctions de scan. A propos des fonctions de scan...16 A propos des modes de scan...16 Procédure de scan...18 Vérification de l'état des travaux de scan...24 Vérification du journal de scan...25

16 1 Présentation générale A propos des fonctions de scan Cette section décrit les fonctions de scan. A propos des modes de scan La fonction de scan permet de scanner facilement des originaux placés sur le chargeur automatique de documents (en option) ou sur la vitre d'exposition. Les images ainsi obtenues peuvent être, par ailleurs, enregistrées sur le système, dans une boîte e-filing ou un dossier partagé, et éventuellement envoyées par . La fonction SCAN n'est disponible que si le kit scanner ou le kit imprimante/scanner est installé. Ce système prend en charge quatre modes de scan : Scan vers e-filing, Scan vers fichier, Scan vers et Scan PDWS. Scan vers e-filing Le mode de scan vers e-filing permet de stocker sur ce système, sous forme de documents, les images des originaux scannés. Ces documents peuvent être classés dans des boîtes et dossiers, puis être imprimés ou fusionnés, par exemple, grâce à l'utilitaire Web e-filing. Les documents e-filing peuvent aussi être récupérés à partir d'un ordinateur à l'aide du pilote TWAIN ou du Téléchargeur de fichiers. Les boîtes e-filing peuvent contenir jusqu'à 5 Go de données. La taille disponible apparaît dans l'onglet Périphérique de TopAccess. Supprimez les documents inutiles des boîtes e-filing. Vous ne pouvez pas accéder à la boîte e-filing sous Mac OS. Pour plus d'informations sur le mode de scan vers e-filing, reportez-vous à la section suivante : P.27 Scan vers e-filing Pour plus d'informations sur l'e-filing, reportez vous au Guide du E-Filing. 16 A propos des fonctions de scan

17 Mode de scan vers fichier Le mode de scan vers fichier permet d'enregistrer des images scannées sous forme de fichiers PDF, XPS ou TIFF dans le dossier partagé du système ou le dossier réseau d'un autre ordinateur. Les fichiers ainsi enregistrés peuvent être utilisés par simple copie à partir de leur emplacement. Le dossier partagé du système peut contenir jusqu'à 5 Go de données. La taille disponible apparaît dans l'onglet Périphérique de TopAccess. Supprimez les fichiers inutiles du dossier partagé. Ordinateur Windows ou MAC OS X ou version ultérieure Pour plus d'informations sur le mode de scan vers fichier, reportez-vous à la section suivante : P.37 Scan vers fichier La fonction Copie & Fichier, qui permet de copier un document et d'enregistrer simultanément son image, est également disponible. Pour plus d'informations sur cette fonction, reportez-vous à la section suivante : P.89 Copie & Fichier Scan vers Le mode de scan vers permet d'envoyer les images de documents scannés par . Lorsque ce mode est activé, l'image du document scanné est convertie au format PDF, XPS, TIFF ou JPEG et envoyée par sous forme de pièce jointe. Pour plus d'informations sur le mode de scan vers , reportez-vous à la section suivante : P.49 Scan vers A propos des fonctions de scan 17

18 1 Présentation générale Procédure de scan Pour scanner des documents, vous avez la possibilité de combiner plusieurs modes de scan. Vous trouverez dans les procédures citées ci-dessous des instructions élémentaires pour scanner des documents. P.18 Procédure de scan avec un seul agent P.20 Procédure de scan avec deux agents Les utilisateurs peuvent aussi exécuter une opération de scan à l'aide d'un modèle. Pour plus d'informations sur les modèles, reportez-vous à la section suivante : P.71 Utilisation de modèles Les utilisateurs peuvent copier des originaux et les enregistrer simultanément en tant que fichier à l'aide de la fonction Copie & Fichier. Pour plus d'informations sur cette fonction, reportez-vous à la section suivante : P.89 Copie & Fichier Procédure de scan avec un seul agent 1 2 Placez les originaux. Pour plus d'informations sur la mise en place des originaux, reportez-vous au Manuel Utilisateur des Fonctions de base. Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan. Le menu principal du scan s'affiche. 18 Procédure de scan

19 3 Appuyez sur la touche du mode de scan souhaité. 4 [SCAN VERS E-FILING] Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images des documents scannés dans l'e-filing. Ces images peuvent ensuite être gérées à l'aide de l'utilitaire Web e-filing et récupérées à partir d'un ordinateur à l'aide du pilote TWAIN ou du Téléchargeur de fichiers. [SCAN VERS FICHIER] Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées en tant que fichiers dans le dossier partagé du système ou dans un dossier réseau. [SCAN VERS ] Appuyez sur cette touche pour envoyer les images des documents scannés aux adresses de votre choix. [Scan WS] Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées sur votre ordinateur client. Définissez les paramètres de scan à l'aide de l'écran tactile et des touches numériques, puis appuyez sur la touche [DEFINIR]. L'écran ci-dessus apparaît lorsque vous sélectionnez SCAN VERS E-FILING. Les options à paramétrer varient d'un mode de scan à l'autre. Pour plus d'informations sur leur paramétrage, reportez-vous aux instructions fournies pour chaque mode de scan. P.28 Procédure de scan vers e-filing P.38 Procédure de scan vers fichier P.50 Procédure de scan vers P.139 Scan à partir des services Web Lorsque vous appuyez sur [DEFINIR], le menu principal du scan réapparaît et la touche choisie est grisée. Procédure de scan 19

20 1 Présentation générale 5 Appuyez sur [SCAN!]. 6 Lorsque le message "Pr continuer, placez doc. sur la vitre et appuyez sur Scan!." apparaît, placez l'original suivant sur la vitre du système et appuyez sur [SCAN!] si vous souhaitez copier un autre document ou appuyez sur [JOB FINI]. Lorsque l'original est placé sur le chargeur automatique de documents (en option), cet écran ne s'affiche pas. Il s'affichera néanmoins si vous appuyez sur la touche [CONTINUER] pendant le scan des originaux. Pour annuler le stockage des données scannées, appuyez sur la touche [ANNUL JOB]. Avant d'appuyer sur la touche [SCAN!], vous pouvez modifier le paramétrage du type des originaux et du scan en appuyant sur [MODIFIER]. Lorsque vous scannez plus de 1000 pages, le message "Le nb d'orig dépasse limites de stock. Sauvegarderez-vous les orig. stockés?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI]. Lorsque l'espace de travail temporaire du disque dur est plein, le message "Mémoire insuff. pour stocker originaux. Sauvegarderez-vous les orig. stockés?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI]. La quantité d'espace de travail temporaire peut être vérifiée dans l'onglet Périphérique de TopAccess. Procédure de scan avec deux agents 1 Placez les originaux. Pour plus d'informations sur la mise en place des originaux, reportez-vous au Manuel Utilisateur des Fonctions de base. 20 Procédure de scan

21 2 Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan. 3 Le menu principal du scan s'affiche. Appuyez sur la touche du mode de scan souhaité. [SCAN VERS E-FILING] Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images des documents scannés dans l'e-filing. Ces images peuvent ensuite être gérées à l'aide de l'utilitaire Web e-filing et récupérées à partir d'un ordinateur à l'aide du pilote TWAIN ou du Téléchargeur de fichiers. [SCAN VERS FICHIER] Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées en tant que fichiers dans le dossier partagé du système ou dans un dossier réseau. [SCAN VERS ] Appuyez sur cette touche pour envoyer les images des documents scannés aux adresses de votre choix. [Scan WS] Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées sur votre ordinateur client. Procédure de scan 21

22 1 Présentation générale 4 Définissez les paramètres de scan à l'aide de l'écran tactile et des touches numériques, puis appuyez sur la touche [DEFINIR]. 5 L'écran ci-dessus apparaît lorsque vous sélectionnez SCAN VERS E-FILING. Les options à paramétrer varient d'un mode de scan à l'autre. Pour plus d'informations sur leur paramétrage, reportez-vous aux instructions fournies pour chaque mode de scan. P.27 Scan vers e-filing P.37 Scan vers fichier P.49 Scan vers P.139 Scan à partir des services Web Lorsque vous appuyez sur [DEFINIR], le menu principal du scan réapparaît et la touche choisie est grisée. Appuyez sur la touche de l'autre mode de scan souhaité. Pour une même opération, vous pouvez utiliser deux modes de scan mais pas les trois à la fois. Lorsque le mode "Scan DPWS" est sélectionné, aucun autre mode de scan ne peut être défini. Pour annuler un mode sélectionné, appuyez sur la touche de ce mode, puis sur [ANNULER]. Le menu principal du scan réapparaît et la touche est désélectionnée (non grisée). 22 Procédure de scan

23 6 Appuyez sur [SCAN!]. 7 Lorsque le message "Pr continuer, placez doc. sur la vitre et appuyez sur Scan!." apparaît, placez l'original suivant sur la vitre du système et appuyez sur [SCAN!] si vous souhaitez copier un autre document ou appuyez sur [JOB FINI]. Lorsque l'original est placé sur le chargeur automatique de documents (en option), cet écran ne s'affiche pas. Il s'affichera néanmoins si vous appuyez sur la touche [CONTINUER] pendant le scan des originaux. Pour annuler le stockage des données scannées, appuyez sur la touche [ANNUL JOB]. Avant d'appuyer sur la touche [SCAN!], vous pouvez modifier le paramétrage du type des originaux et du scan en appuyant sur [MODIFIER]. Lorsque vous scannez plus de 1000 pages, le message "Le nb d'orig dépasse limites de stock. Sauvegarderez-vous les orig. stockés?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI]. Lorsque l'espace de travail temporaire du disque dur est plein, le message "Mémoire insuff. pour stocker originaux. Sauvegarderez-vous les orig. stockés?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI]. La quantité d'espace de travail temporaire peut être vérifiée dans l'onglet Périphérique de TopAccess. Procédure de scan 23

24 1 Présentation générale Vérification de l'état des travaux de scan L'écran JOB DE NURMERISATION affiche l'état d'un travail et permet de supprimer ce dernier. Quatre travaux sont affichés sur chaque écran. Il est possible d'afficher 250 pages (1000 travaux). Appuyez sur la touche [Suiv] pour afficher le 5ème travail ou les suivants, et sur [Prec] pour afficher la page précédente. Pour afficher l'état des travaux de scan, appuyez sur la touche [JOB STATUS] du panneau de commande puis sur la touche [SCAN] de l'écran tactile. Eléments du tableau A/Nom de fichier : Affiche le nom du fichier créé ou l'adresse du destinataire. Agent : fonction utilisée pour le travail de scan. Date, Hre : date et heure du travail de scan. Pages : nombre de pages scannées ou envoyées par . Etat : état du travail. Touches [SUPPRIMER] : cette touche est disponible lorsque le travail à supprimer est sélectionné. Si vous appuyez sur cette touche, le travail est supprimé. 24 Vérification de l'état des travaux de scan

25 Vérification du journal de scan L'écran JOURNAL DE NUMERISATION affiche la liste des travaux de scan terminés et leurs résultats. Pour afficher le journal de scan, appuyez tout d'abord sur la touche [JOB STATUS] du panneau de commande, puis sur les touches [JOURNAL] et [SCAN] de l'écran tactile. Lorsque vous appuyez sur la touche [SCAN] du menu Journal, l'état des opérations de scan ci-après s'affiche. Etat des documents stockés dans l'e-filing par copie Etat des documents stockés dans le dossier partagé (enregistrement en tant que fichier) par copie Etat des documents stockés dans l'e-filing ou le dossier partagé (scan vers fichier) par scan Etat des documents scannés envoyés par (scan vers ) Etat des documents stockés dans le dossier partagé (enregistrement en tant que fichier) par fax Etat des fax reçus stockés dans l'e-filing ou le dossier de partage Etat des fax Internet reçus stockés dans l'e-filing ou le dossier de partage Eléments de la liste A/Nom de fichier : Affiche l'emplacement de stockage des données scannées ou l'adresse du destinataire. Agent : fonction sélectionnée dans le menu de scan pour le travail. Date, Hre : date et heure du travail de scan. Pages : nombre de pages scannées ou envoyées par . Etat : état du travail ("OK" ou code d'erreur) Touches [ENTREE] : permet d'enregistrer dans le répertoire téléphonique l'adresse indiquée dans l'état de scan. [RETOUR] : permet de revenir au menu Journal. Pour plus d'informations sur les codes d'erreur affichés dans la colonne Etat, reportez-vous au Manuel Utilisateur des Fonctions de base. Vérification du journal de scan 25

26 1 Présentation générale 26 Vérification du journal de scan

27 2.Scan vers e-filing Cette section explique comment effectuer un scan vers e-filing et comment utiliser les données stockées dans l'e-filing. Procédure de scan vers e-filing...28 Utilisation des données scannées stockées dans l'e-filing...35 Utilisation des données scannées dans l'e-filing à l'aide de l'écran tactile...35 Utilisation des données scannées dans l'e-filing à l'aide de l'utilitaire Web e-filing...35

28 2 Scan vers e-filing Procédure de scan vers e-filing Cette fonction permet de stocker les données scannées des originaux dans l'e-filing. Vous pouvez scanner jusqu'à 200 pages par travail. Les boîtes e-filing peuvent contenir jusqu'à 5 Go de données. Une fois les données des originaux stockées, vous pouvez les imprimer à tout moment à partir de l'écran tactile et les gérer à l'aide de l'utilitaire Web e-filing. Cet utilitaire permet non seulement de créer des boîtes utilisateur et des dossiers, mais également d'imprimer et de fusionner des documents. Les données des originaux peuvent être stockées dans la boîte publique ou dans l'une des boîtes utilisateur. La boîte publique prédéfinie au moment de l'installation du copieur sert à stocker les documents dont les utilisateurs peuvent avoir besoin. Les boîtes utilisateur sont créées par les utilisateurs et peuvent être protégées par un mot de passe que vous devrez saisir correctement. Pour stocker les données des originaux dans l'e-filing, vous devez tout d'abord paramétrer les boîtes utilisateur à partir de l'écran tactile ou de l'utilitaire Web e-filing. Pour plus d'informations sur le paramétrage des boîtes utilisateur et l'impression de documents stockés à partir de l'écran tactile ou de l'utilitaire Web e-filing, reportez-vous au Guide du E-Filing (vous trouverez également des informations utiles sur le paramétrage des boîtes utilisateur à partir de l'écran tactile dans le Manuel Utilisateur des Fonctions de base). Il est recommandé de sauvegarder les données sur le disque dur du système pour éviter toute perte. Vous pouvez les sauvegarder sur l'ordinateur client à l'aide du Téléchargeur de fichiers ou de l'utilitaire de sauvegarde/restauration e-filing. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide du E-Filing. Supprimez les documents inutiles des boîtes e-filing. La fonction SCAN VERS e-filing n'est disponible que si le kit scanner ou le kit imprimante/scanner est installé. Vous pouvez également stocker les données des originaux copiés dans l'e-filing par une opération de copie. Toutefois, si vous prévoyez d'utiliser ces données sur un ordinateur client en réseau, il est recommandé de les stocker par scan (procédure expliquée ici) plutôt que par copie. En effet, les données archivées par copie pourront être imprimées mais pas importées sur votre ordinateur sous forme d'image. Procédure de scan vers e-filing 1 Placez les originaux. Pour plus d'informations sur la mise en place des originaux, reportez-vous au Manuel Utilisateur des Fonctions de base. 28 Procédure de scan vers e-filing