AIDE MÉMOIRE À L'ATTENTION DES CONSEILLERS QUANT À LA COMPENSATION DES FRAIS DE VOYAGE ET DE RÉUNION

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1 Comité économique et social européen AIDE MÉMOIRE À L'ATTENTION DES CONSEILLERS QUANT À LA COMPENSATION DES FRAIS DE VOYAGE ET DE RÉUNION 1. Pourquoi ce document? Ce document a été conçu comme un aide-mémoire destiné aux ayants droit (conseillers, suppléants et experts du CESE et délégués et suppléants de la CCMI) de la Réglementation concernant la compensation des frais de transport et les indemnités de voyage et de réunion (DI CESE 113/2006 et DI CESE 190/2002), afin de les orienter sur la procédure de remboursement des frais liés aux voyages et séjours effectués dans le cadre de leur mandat et de leur apporter des réponses précises aux questions les plus fréquemment posées dans ce contexte. Cette démarche vise d'une part, à rappeler le processus qui gouverne le versement des indemnités des ayants droit et, d'autre part, à fournir un éclairage particulier sur quelques points de la réglementation en vigueur et de ses modalités d'application. Il s'agit ainsi de fournir aux conseillers un outil d'explication de certains points de la réglementation pouvant être à l'origine de doutes ou de malentendus, qui ralentissent le traitement des demandes et la procédure de compensation des frais. Ce texte est destiné à s'adapter aux évolutions éventuelles de la réglementation (décidées par Le Bureau) et de ses modalités d'application. Les conseillers sont invités à soumettre toute autre interrogation et/ou suggestion qu'ils souhaitent voir intégrer dans ce guide. 2. Procédure de remboursement Toute demande de remboursement doit être précédée d'une convocation visée par l'ordonnateur. Le Président est l'ordonnateur du CESE. Concrètement, il délègue cette tâche au Secrétaire général (ordonnateur délégué) qui délègue des fonctionnaires (ordonnateurs subdélégués) pour assister le Président dans l'exercice de ses fonctions. Dans le cadre des réunions habituelles du Comité (groupes d'études, sections spécialisées, réunions des Groupes, sessions plénières etc.), ces convocations sont automatiquement préparées par le Secrétariat général (en règle générale, par les secrétariats des sections ou des groupes). Dans le cas des convocations individuelles (hors du contexte d'une réunion prévue par le calendrier du CESE), les conseillers doivent veiller à ce que le Secrétariat général soit informé suffisamment à l'avance pour préparer ces convocations et les faire viser par l'ordonnateur. Sans convocation préalablement visée, la demande de compensation ne peut être traitée. FR

2 - 2 - Lors de la réunion, le Conseiller doit signer la liste de présence. Il remet ensuite aux huissiers ou auprès du Service financier aux conseillers sa demande de remboursement correctement remplie, signée et accompagnée des pièces justificatives (billets d'avion, factures d'hôtel, ) Sa demande de remboursement fait ensuite l'objet d'un contrôle interne, d'une validation définitive par l'ordonnateur et enfin d'un envoi à la banque de paiement du CESE pour exécution. 3. Quelques réponses aux questions fréquemment posées Je représente les intérêts de mon organisation auprès des institutions européennes et de fait, je suis domicilié à Bruxelles pendant la semaine. Quel est mon domicile déclaré? La réglementation précise que le "domicile déclaré" du conseiller est son lieu de résidence habituelle, librement déterminé par lui dans le respect des critères légaux du pays de résidence au sein de l'ue. Toutefois, notamment dans le cas d'un conseiller qui serait domicilié à Bruxelles mais dont l'organisation nationale serait établie dans un autre pays, l'article 5 de la réglementation prévoit que certains voyages puissent commencer d'un lieu différent du domicile déclaré. Si la distance alors parcourue est plus longue que la distance habituelle, le conseiller devra demander un accord préalable, conformément aux dispositions de l'article 10 de la réglementation. Il convient de noter que cet accord préalable peut couvrir plusieurs voyages sur une période donnée en réponse à une demande motivée du conseiller. Le "domicile déclaré" de l'expert est celui repris sur sa lettre de nomination. Quelles sont les indemnités qui me sont versées pour chaque réunion? Chaque jour de réunion donne droit à l'octroi d'une indemnité de réunion, dont le montant est fixé par décision du Conseil (depuis le 12/07/2005, elle est de 208 ). A celle-ci peut s'ajouter une indemnité supplémentaire (c'est à dire une indemnité forfaitaire versée par jour de réunion pour chaque nuit passée sur le lieu de réunion), pour autant que l'ayant droit apporte la preuve de son séjour sur place. Le montant de l'indemnité supplémentaire est également décidé par le Conseil de l'union européenne (depuis le 12/07/2005, elle est de 30 ). Je loue un logement à Bruxelles où je réside temporairement lorsque je dois me rendre à une réunion du CESE. Puis-je bénéficier d'une indemnité supplémentaire? L'ayant droit se rendant à Bruxelles pour assister à une réunion peut bénéficier d'une indemnité supplémentaire sans présenter la facture d'un hôtel s'il justifie d'un bail de location (Décision 323/02 A du , art. 10). Une copie de ce bail de location devra être produite auprès du service financier et, en cas de reconduction automatique du bail, une preuve du paiement du loyer devra être produite chaque année. Il convient cependant de noter que si la réunion se déroule préalablement à la nuit passée à Bruxelles, l'ayant droit sera invité à fournir une copie de sa carte d'embarquement de retour pour justifier cette nuit.

3 - 3 - Quels sont les documents à fournir lors d'un voyage effectué en voiture? Dans le cas de voyages en voiture, le conseiller (ou suppléant ou expert) doit indiquer le numéro de la plaque d'immatriculation du véhicule utilisé pour le voyage dans son formulaire de remboursement. Sachez cependant que lorsque cette option est choisie systématiquement et sur de très longues distances (plus de 1000 km A/R), des renseignements supplémentaires sur les conditions dans lesquelles les voyages se sont effectués pourront être demandés par l'ordonnateur et, le cas échéant, les questeurs. J'utilise régulièrement ma voiture pour le trajet entre mon domicile et l'aéroport. Comment est calculée la compensation des frais correspondant? Le remboursement est basé sur le prix du chemin de fer en 1 ère classe sans supplément; il convient à l'ayant droit d'indiquer le prix du trajet selon les tarifs en vigueur. Cependant, dans le cas où il n'existe par de liaisons ferroviaires, le remboursement s'établit sur base du nombre de kilomètres effectués; il convient à l'ayant droit d'indiquer ce kilométrage qui sera ensuite utilisé dans ses paramètres de remboursement durant toute la durée de son mandat. En l'absence de circonstances exceptionnelles (par exemple, travaux sur l'itinéraire généralement emprunté), cette distance déclarée sera considérée comme fixe dans les demandes de remboursement. En vue du remboursement d'un voyage par avion, est-il suffisant de fournir une seule carte d'embarquement en tant que pièce justificative? Pour prouver le voyage, sont nécessaires la carte d'embarquement et le billet d'avion. La carte d'embarquement originale est gardé par les services du CESE, et le billet d'avion est restitué à l'ayant droit après y avoir apposé un cachet du CESE. En cas de perte de la carte d'embarquement aller, celle du voyage retour sera réclamée. Pour ce qui est du billet d'avion, en cas de "voyages croisés", il est conseillé de remettre copie des deux billets d'avion. L'expression "voyages croisés" se réfère aux cas où l'ayant droit se sert d'un billet pour le voyage aller et d'un autre pour le voyage retour. Mes factures de taxi peuvent elles être prises en compte et remboursées? Le remboursement des frais de taxi n'est autorisé que lors des réunions "hors-siège" et uniquement pour les trajets entre l'aéroport (ou la gare) et le lieu de la réunion ainsi qu'entre l'hôtel et le lieu de réunion. Les ayants-droit sont invités à veiller que les notes de taxi comportent la destination du voyage effectué. Dans le cas de réunions au siège (Bruxelles), les frais de taxi ne sont pas remboursés, car ils sont couverts forfaitairement par l'indemnité de voyage.

4 - 4 - J'ai réglé ma note d'hôtel par internet, ou à travers une agence de voyage. Le seul justificatif dont je dispose est donc la copie de la réservation électronique ou le voucher de l'agence. Est-ce suffisant? Les modalités d'application de la réglementation (décision DI CESE 190/2002) prévoient que le remboursement de l'indemnité supplémentaire est accordé sur base de la seule facture d'hôtel. Cependant, compte tenu du développement des réservations par internet, il est admis qu'une réservation par internet, un voucher d'agence de voyage ou une facture d'une agence de voyage puissent être considérés comme un justificatif valable, pour autant qu'ils soient complétés soit par d'autres factures (mini-bar, restaurant etc.), soit par l'apposition du cachet de l'hôtel sur la réservation internet, le voucher ou la facture de l'agence de voyage. Le montant de ma facture d'hôtel est très élevé, puis-je bénéficier d'un supplément d'indemnité pour couvrir mes frais? Lors d'une réunion hors siège, le conseiller qui en fait la demande (sur le formulaire de demande de remboursement) peut se voir attribuer le versement d'une indemnité complémentaire pour couvrir les frais d'hôtel. Ce versement s'établit sur présentation de la facture d'hôtel et à la condition que le prix d'une nuit d'hôtel (prix TTC, petit déjeuner inclus) soit supérieur ou égal à 140 (une indemnité journalière et demie sera alors versée) ou si le prix d'une nuit d'hôtel (prix TTC, petit déjeuner inclus) est supérieur ou égal à 180 (deux indemnités seront versées). En quels cas la demande de remboursement nécessite-elle d'un recours à l'article 10 de la réglementation? Le recours à l'article 10 est justifié lorsqu'il s'agit d'autoriser une situation non couverte par la réglementation. La demande, dûment motivée, doit être introduite par l'ayant-droit (ou par l'intermédiaire du groupe ou de la section) directement auprès du Président du Comité qui l'examine et décide de la suite à accorder. Une lettre est ensuite envoyée à l'ayant-droit pour lui signifier la décision prise. Je suis dans l'impossibilité de me rendre à une réunion à cause d'un autre engagement au sein du Comité. Quelles sont les possibilités de remboursement pour mes frais et pour ceux de mon suppléant? Le Règlement intérieur du CESE (art 18) prévoit qu'en cas d'empêchement, un membre du Comité peut se faire représenter par son suppléant lors des travaux préparatoires, y compris le débat au sein de la section spécialisée. Le Bureau du Comité a encadré cette règle de deux conditions: 1/ que les réunions concernées se tiennent au siège du CESE; 2/ les présidents de section ou du groupe d'étude, membres du bureau de section ou rapporteurs ne peuvent être remplacés par leur suppléant. Par ailleurs, la réglementation concernant la compensation des frais de transport et les indemnités de voyage et de réunion précise que les conseillers (et les délégués de la CCMI) et les suppléants qui les

5 - 5 - représentent sont considérés comme une seule et même personne. Cette précision ajoute deux conditions supplémentaires au recours aux suppléants; 3/ un conseiller (ou délégué de la CCMI) et son suppléant ne peuvent être indemnisés pour une même journée; 4/ la participation d'un suppléant à une réunion se tenant la veille ou le lendemain d'une réunion à laquelle participe le conseiller (ou délégué CCMI) qui lui a remis sa délégation nécessite une autorisation préalable du Président (selon les dispositions prévues par l'article 10). Fiche CESE 1379/2007 nr