OBJET : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS

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1 Émetteur Didier AUJOUX, Hélène LECOQ, Pascal PELON Direction Finances et Performance RH Direction Financière Tél. Fax Pages 17 Destinataire(s) Tous les collaborateurs PA Les Contrôleurs Correspondants de gestion budgétaires La Comptabilité Frais Généraux Réf Copie à Correspondants budgétaires Date 12 mars 2015 Communication : INTRANET AXA France OBJET : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS DESTINATAIRES : Tous les collaborateurs PA d AXA France Les collaborateurs du Réseau AEP titulaires d un mandat représentatif ou en mission de détachement vers le personnel administratif sont concernés par les dispositions de cette note Dispositions applicables pour les frais engagés à partir du : 1 avril 2015 Ces dispositions annulent et remplacent les règles et barèmes antérieurs. (Tous les montants et plafonds mentionnés s entendent TTC) Préambule : Cette note s inscrit dans le cadre de la réduction des frais généraux d AXA France. Elle présente les limites et règles dans lesquelles doivent s inscrire les collaborateurs lorsqu ils engagent des frais professionnels dans le cadre de leur activité. Cette dernière peut conduire dans certains cas, qui doivent rester exceptionnels, à des dérogations sous la seule responsabilité du manager direct du collaborateur ou du DAG de l entité concernée. L application de ces règles permet à l entreprise de s assurer du respect du champ légal, social et fiscal mais aussi de protéger les salariés quant à la conformité des remboursements. 1

2 Sommaire A - MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS ENGAGES... 3 B - DISPOSITIONS RELATIVES AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS APPLICABLES A TOUS LES COLLABORATEURS Frais de Déplacements Déplacements en Train Déplacements en Avion Déplacements en véhicule personnel... 6 Déplacements en Automobile... 6 Déplacements en 2 roues Déplacements en Voiture de Location Déplacements en Taxi Frais de repas Frais d Hôtellerie Téléphone Portable C DISPOSITIONS PARTICULIERES RELATIVES AUX DEPLACEMENTS DANS LE CADRE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Procédure de remboursement Commande de titres de transport et hôtels Le besoin de réservation d une chambre d hôtel le cas échéant Frais de déplacement Annexe 1 B/ Dispositions relatives aux déplacements professionnels applicables à tous les collaborateurs Annexe 2 C / Dispositions particulières relatives aux déplacements dans le cadre de la formation professionnelle Annexe 3 - Conditions d assurance des véhicules utilisés dans le cadre de déplacement professionnels a) Dispositions applicables aux collaborateurs effectuant des déplacements professionnels fréquents b) Dispositions applicables aux collaborateurs effectuant des déplacements professionnels occasionnels (concerne que le personnel administratif AXA France) Annexe 4 - Rappel du processus de validation

3 A - MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS ENGAGES 1- Principes généraux Lors d un déplacement professionnel les dépenses autorisées (à l exclusion des dépenses de transports en avion et en train, pris directement en charge par l entreprise), doivent systématiquement être réglées par le salarié lui-même et ne doivent pas faire l objet d un envoi de facture à la comptabilité de l entreprise. Pour ce faire, les salariés qui engagent des frais professionnels peuvent obtenir une carte Corporate qui leur permettra de les régler avec un débit différé de leur compte bancaire afin que le remboursement de ces frais précède le débit du compte. Ces dépenses font l objet d un remboursement sur présentation de justificatifs, étant précisé que : Le trajet ordinaire domicile bureau des personnels sédentaires n est pas considéré comme déplacement professionnel. Il ne peut faire l objet sur ce principe du remboursement des kilomètres parcourus L usage des transports en commun doit être privilégié à l utilisation du véhicule personnel Dans le cas où les frais engagés par le salarié dépasseraient la somme de 200 euros (hors cadres dirigeants D/AD), une avance de frais est, alors possible. 2- Frais de déplacement professionnels en train, avion : Les réservations pour les transports en avion ou train sont effectuées au moyen de l outil de réservation en ligne «SBT TRAVELDOO» sur le portail intranet AXA onglet «Mon espace de travail/mes outils/traveldoo» et font alors l objet d un règlement direct d AXA France. Vous trouverez également dans la Communauté publique «Déplacements professionnels», le process d habilitation à l utilisation de l outil de réservation en ligne, en incluant le process de formation à Traveldoo et un questionnaire de contrôle de connaissances pour l habilitation au SBT. Toute nouvelle habilitation à l outil sera agréée par le manager direct ou le DAG puis transmise à Pour accèder dans ONE à la communauté publique «Déplacements professionnels» : a) Aller dans «connections» puis dans «communautés» b) Sélectionner dans le moteur de recherche «Traveldoo» parmi le communautés publiques c) Vous arrivez à la communauté «Déplacements professionnels» 3

4 3- Autres frais professionnels pris en charge : Les remboursements des dépenses sont effectués : sur présentation des justificatifs (originaux, factures, billets de transports, notes de restaurant ou d hôtel, tickets de péages ou de parking ) à partir d une déclaration individuelle, avec indication des itinéraires, pour les indemnités kilométriques. Sont exclus des remboursements, les demandes sans justificatif, les contraventions et amendes, ainsi que les frais inhérents à des déplacements sur des trajets couverts par un titre de transport pris en charge par AXA (carte navigo, abonnement ), les dépenses à caractère personnel. Les demandes de remboursements de frais : Doivent être établies chaque fin de mois par le salarié et validées par la hiérarchie habilitée en la matière (voir détails sur le processus de validation en Annexe 4). Après saisie informatique par les correspondants budgétaires habilités, elles sont ensuite transmises à la Comptabilité fournisseurs pour validation et paiement sauf en région (1) où cette fonction est assurée par le PBR de région. (1) Les PBR de régions de la direction Particuliers Professionnels sont en charge de la validation des frais professionnels d AXA Entreprises pour le secteur IARD des régions Sud-Ouest, Sud Est et Nord Est. 4

5 B - DISPOSITIONS RELATIVES AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS APPLICABLES A TOUS LES COLLABORATEURS 1. Frais de Déplacements Important : Dans la mesure du possible toute réservation d un moyen de transport ou d une nuitée d hôtel devra s effectuer via l outil de réservation en ligne (SBT.TRAVELDOO), mis à disposition des personnes dûment habilitées, selon la procédure communiquée aux intéressés. Pour les autres modes de transports en commun (bus, métro), les frais sont remboursés sur présentation des justificatifs Déplacements en Train Principe général : Les déplacements réguliers et fréquents du collaborateur par ce moyen de transport peuvent justifier l acquisition d une carte d abonnement SNCF. Cette opportunité est appréciée en fonction de la fréquence des voyages sous la responsabilité du manager direct et/ou le DAG. Les collaborateurs doivent, dans toute la mesure du possible, anticiper leurs réservations permettant ainsi d obtenir (via le SBT TRAVELDOO) des billets de train à des conditions tarifaires avantageuses. Pour les déplacements en train : Application des principes suivants pour tous les trajets en train (hors TGV, THALYS, EUROSTAR) : - Lorsque leur durée est inférieure ou égale à 2 heures : 2 ème classe - Au-delà de 2 heures, en 1 ère classe. Pour tous les trajets en TGV, THALYS ou EUROSTAR, 2 ème classe quelle que soit la durée. Cependant, des dérogations peuvent être accordées pour des raisons de coût plus économique. Celles-ci sont de la responsabilité du manager direct ou du DAG et sont transmises au Responsable Voyage de l Entreprise ). 5

6 1.2. Déplacements en Avion - En France Métropolitaine Le transport aérien en classe économique est admis dans les cas suivants : Pour les parcours supérieurs à 500 km (distance aéroport départ / aéroport arrivée), exclusivement pour un déplacement organisé sur une journée: pour les destinations non desservies par le TGV OU pour les trajets dont le temps dépasse 6 heures aller/retour. Pour les trajets de plus de 5h de train (aller) les lignes ouvertes dans Traveldoo sont : Paris-Rodez, Paris-Pau, Paris-Toulouse, Paris-Nice, Paris-Biarritz, Paris-Perpignan, Dijon- Nantes, Toulon Hyères-Toulouse, La Rochelle-Toulouse, Paris-Brest. N.B. : Toutes destinations continent-corse sont forcément en avion quelle que soit la durée et la ville de départ. - Etranger Vols < 6 heures : classe économique Vols entre 6 et 8 heures : classe premium Vols > 8 heures : classe affaires De même que pour les déplacements en train, les collaborateurs sont priés dans toute la mesure du possible d anticiper leurs réservations leur permettant ainsi d obtenir des billets à des conditions avantageuses via l outil de réservation en ligne (SBT.TRAVELDOO). De même que pour le Train, des dérogations peuvent être accordées pour des raisons de coût plus économique. Celles-ci sont de la responsabilité du manager direct ou du DAG et sont transmises au Responsable Voyage de l Entreprise ) Déplacements en véhicule personnel Déplacements en Automobile Les déplacements occasionnels en véhicule personnel sont autorisés en l absence de transports en commun et à cette seule condition. Certaines dérogations sont cependant admises sur autorisation préalable de la hiérarchie dans les conditions suivantes : Déplacement avec documents ou matériels importants à transporter Déplacement collectif, si le coût en résultant est inférieur à celui du train. Dans le cadre d un co-voiturage, Les noms des salariés concernés doivent être mentionnés sur la demande de remboursement. Tout cas de force majeur dûment justifé. 6

7 Les déplacements en véhicule personnel sont remboursés sur présentation de la photocopie de la carte grise du véhicule et sur la base des indemnités ci-après. PUISSANCE FISCALE INDEMNITE KILOMETRIQUE moins de Km/an plus de Km/an * 4 CV 0,385 0,331 5 CV 0,423 0,363 6 CV 0,444 0,382 7 CV 0,465 0,401 supérieure à 7 CV 0,522 0,424 * Pour un usage supérieur à Km/an. Les collaborateurs nécessitant de se déplacer davantage pour leur activité professionnelle, peuvent faire une demande de mise à disposition d'un véhicule de fonction. Dans ce cas, le barème IK ne s'applique pas. Nota : 1. Garanties assurance : o Le montant de l indemnité kilométrique avec son véhicule personnel ne comprend pas le coût des garanties d assurance, celui-ci est pris directement en charge par l entreprise dans le cadre d un contrat entreprise pour les déplacements professionnels contrat «mission». Ces garanties sont décrites en annexe 3 2. Frais de parking : o Les frais de parking sont remboursés si l absence de moyens de transport justifie l utilisation de son véhicule personnel. 3. Exemple d application du barème d indemnité kilomètrique : o o En cas de déplacements occasionnels, le barème inférieur à 5000 Km/an s applique En cas d estimation de déplacements fréquents (supérieurs à 5000 Km/an), le barème plus de 5000 Km/an s applique dès le premier Km. Déplacements en 2 roues En l absence de transport en commun et sur de courtes distances, le salarié peut utiliser de manière exceptionnelle un véhicule à deux roues motorisé. 7

8 Le remboursement des frais sera effectué selon le barème suivant : PUISSANCE FISCALE INDEMNITE KILOMETRIQUE Moins de 125 cm 3 0,142 De 3 à 5 Cv 0,309 Supérieure à 5 Cv 0,405 Les déplacements professionnels en 2 roues sont couverts par le contrat «mission» pris en charge directement par l entreprise. Ces garanties sont décrites en annexe Déplacements en Voiture de Location : Les déplacements en véhicules de location sont admis à titre exceptionnel sur autorisation du management directe et/ou du DAG. Les réservations se font via l outil SBT. Vous pouvez choisir parmi les deux sociétés qui ont signé un accord avec les entités AXA en France : - Enterprise - Hertz Les catégories préconisées pour la location de véhicule sont : Catégorie A pour 1 ou 2 personnes et trajet inférieur à 250 KM Catégorie B pour les autres cas Catégorie C (break ou monospace) en cas de transport de matériel encombrant ou à partir de 5 collaborateurs voyageant ensemble 1.5. Déplacements en Taxi : L utilisation d un taxi est subordonnée à l absence de tout autre moyen de transport moins onéreux (Bus, RER, métro, train) et en cas de transport de matériel encombrant. 2. Frais de repas Le remboursement des repas pris dans un restaurant se fait sur présentation d un justificatifs selon le barème suivant : Repas du midi ou du soir : 25 maximum sur Paris et Région Parisienne maximum en Province Une compensation journalière est acceptée, le montant des repas dans un restaurant (déjeuner et dîner) étant plafonné (sur présentation de 2 justificatifs*) à : 50 sur Paris et Région Parisienne 47 en Province *voir règles de validation en annexe 4 8

9 Les frais de repas du déjeuner reste à la charge du collaborateur lorsque le déplacement est réalisé sur un site AXA disposant d un restaurant d entreprise. Invitations : Elles doivent rester exceptionnelles ; Le nom des invités externes doit obligatoirement figurer au dos de la note justificative de demande de remboursement. La règle est de ne pas s inviter entre membres du groupe AXA, chacun réglant individuellement ses frais de restauration. 3. Frais d Hôtellerie Toutes les réservations hôtelières doivent obligatoirement s effectuer : soit, par l outil de réservation en ligne «TRAVELDOO» soit, directement en appelant la hot line de notre centrale de réservation hôtelière «HOTEL RESERVATION SERVICES» HRS au (ligne dédiée pour AXA de 9h à 18 heures) en mentionnant le code Société AXA France Les frais réels, nuitée et petit déjeuner, sont remboursés sur présentation des justificatifs, pour un logement hôtel dans les limites suivantes : 150 maximum sur Paris et Région parisienne, 110 maximum sur Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse, Nice 90 maximum pour la Province NB / Les salariés ayant des déplacements professionnels fréquents pourront bénéficier sur demande de leur hiérarchie, et en accord avec le Responsable Voyage de l entreprise, d une carte de fidélité auprès d une chaîne hotelière. En tout état de cause les réductions engendrées par la carte doivent permettre de respecter les montants de dépenses hôtelières autorisés. Forfait «hôtel + dîner» Les frais engagés et justifiés au cours d une même journée (dîner, hôtel et petitdéjeuner) peuvent être compensés pour un montant global limité aux frais réels et plafonnés à: 175 maximum sur Paris et Région parisienne*, 135 maximum sur Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse, Nice 113,50 maximum pour la Province Toutefois, si parmi les hôtels agrées par AXA France (forfait nuitée avec petit déjeuner ou forfait hôtel + dîner), le tarif appliqué est supérieur au plafond mentionné en fonction des disponibilités ou de la saisonnalité, la demande de dérogation du dépassement du plafond doit être justifiée et reste sous la responsabilité du manager direct et/ou du DAG. 9

10 Ne sont pas remboursées : les dépenses à caractère personnel : bar, mini bar, communications téléphoniques privées, vidéo dans les chambres, 4. Téléphone Portable Critères d attribution Les salariés qui se déplacent fréquemment et qui doivent néanmoins rester joignables ou pouvoir joindre leur correspondants dans le cadre de leur activité professionnelle, peuvent bénéficier du remboursement de leurs communications professionnelles sur présentation de la facture* émise par leur opérateur mobile, après accord de leur hiérarchie, ceci dans la limite du plafond actuellement en vigueur. Le plafond mensuel de remboursement des communications téléphoniques (y compris abonnement sans intégrer le téléphone) est fixé à : 35 pour les collaborateurs dont les fonctions s exercent de façon habituelle sur le terrain et les amènent à se déplacer régulièrement et fréquemment pour l entreprise. 18 pour les collaborateurs dont l activité bien que «sédentaire» suppose des déplacements ponctuels réguliers hors des sites AXA. La décision de leur accorder ce type de forfait est de la responsabilité de leur hiérarchie en accord avec la DAG de rattachement. * La facture présentée par le salarié doit montrer clairement une séparation entre le montant dû aux frais de communication téléphonique par rapport à d autres services proposés par l opérateur comme l internet, les chaînes de TV, la musique, des films, ainsi que l achat d un téléphone. Ces services ne peuvent en aucun cas être remboursés par l entreprise. 10

11 C DISPOSITIONS PARTICULIERES RELATIVES AUX DEPLACEMENTS DANS LE CADRE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Cette partie concerne l ensemble des collaborateurs AXA France qu ils soient Personnel Administratif ou Personnel Commercial. Procédure de remboursement Les demandes de remboursements des frais de déplacement engagés dans le cadre d une formation professionnelle font l objet d un circuit spécifique contrôlé par les services de la Formation AXA France. Ainsi, les pochettes de demande de remboursement de frais, regroupant les justificatifs originaux ainsi qu une copie de la confirmation d inscription à la formation, validées par la hiérarchie doivent impérativement être transmises au CAMPUS AXA Domaine de FREMIGNY Bureau BOURAY S/JUINE Commande de titres de transport et hôtels A l exception des déplacements en Ile de France (Rer, métro, sncf, tramway), les demandes de réservation de titres de transport et/ou hôtel, sont effectuées auprès du service Billetterie de Frémigny par en remplisant le document attaché à la notification d inscription à joindre au mail. Le besoin de réservation d une chambre d hôtel le cas échéant. Frais de déplacement L ensemble des dispositions figurant au chapitre «B» sont applicables à l exception de celles afférentes aux paragraphes suivants : Paragraphe : «1.1 Déplacements en train» Les déplacements se font systématiquement en 2 ème classe pour des trajets SNCF Pour les autres modes de transports en commun (bus,métro..) les frais sont remboursés sur présentation des justificatifs originaux. Paragraphe : «1.3 Déplacements en véhicule personnel» Il est rappelé que l usage des transports en commun doit toujours être privilégié, et à défaut le covoiturage. Déplacements en véhicule personnel Les déplacements en véhicule personnel sont remboursés sur présentation de la photocopie de la carte grise du véhicule et sur la base des indemnités ci-après. 11

12 En cas de déplacement collectif, les noms des salariés concernés par le covoiturage doivent être mentionnés sur la pochette de frais. A défaut de présentation de la carte grise du véhicule, le remboursement sera effectué sur la base du barême 4CV. Le barème de remboursement retenu quel que soit le kilométrage annuel est le suivant : PUISSANCE FISCALE INDEMNITE KILOMETRIQUE déplacement en Voyage seul Co-voiturage 4 CV 0,385 0,193 5 CV 0,423 0,212 6 CV 0,444 0,222 7 CV 0,465 0,232 supérieure à 7 CV 0,522 0,261 Déplacements en taxi Les frais de taxi ne font pas l objet de remboursement sauf cas très exceptionnels : En cas d accord écrit du Responsable de Formation de la Région joint à la pochette, Ou, à hauteur de 20 par personne et par trajet dans le cadre du trajet Orly Bouray sur Juine. Frais de parking : voir principe décrit au chapitre «B» ci-dessus. Paragraphe : «2.Frais de repas» Les frais de repas des collaborateurs le soir du dernier jour de la formation et les petits déjeuners sans nuitée ne sont pas pris en charge par la Direction de la Formation. Les frais de repas du déjeuner reste à la charge du collaborateur lors que la formation est réalisée sur un site AXA disposant d un restaurant d entreprise. ooo 12

13 Annexe 1 B/ Dispositions relatives aux déplacements professionnels applicables à tous les collaborateurs 1. FRAIS DE DEPLACEMENTS 2. FRAIS DE 3. HOTELLERIE 1.3 Barème IK - véhicule personnel 1.3 Véhicules à deux roues RESTAURATION (nuitée et petit déjeuner) Indemnité Kilomètrique (IK) Indemnités Kilomètriques Puissance fiscale moins de plus de Paris & RP Province toutes régions 5000 Km/an 5000 Km/an (1) Puissance fiscale Indemnité Kilomètrique Hôtel 4 CV 0,385 0,331 Moins de 125 cm 3 0,142 midi ou soir maximum 5 CV 0,423 0,363 De 3 à 5 CV 0, ,50 autre province 6 CV 0,444 0,382 Supérieure à 5 CV 0,405 compensation journalière 110 (2) / 150 (3) 90 7 CV 0,465 0, supérieure à 7 CV 0,522 0,424 Forfait Hôtel + Dîner autre province 135 (2) / 175 (3) 113,50 (1) Pour un usage supérieur à Km/an. Les collaborateurs nécessitant de se déplacer davantage pour leur activité professionnelle, peuvent faire une demande de mise à disposition d'un véhicule de fonction. Dans ce cas, le barème IK ne s'applique pas. (2) Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse, Nice (3) Paris et Région Parisienne 13

14 Annexe 2 C / Dispositions particulières relatives aux déplacements dans le cadre de la formation professionnelle 1. FRAIS DE DEPLACEMENTS 2. FRAIS DE 3. HOTELLERIE 1.3 Barème IK - véhicule personnel 1.3 Véhicules à deux roues RESTAURATION (nuitée et petit déjeuner) Indemnité Kilomètrique (IK) Indemnités Kilomètriques Déplacement Indemnité Paris & RP Province en Voyage seul Puissance fiscale toutes régions Kilomètrique Co-voiturage Hôtel 4 CV 0,385 0,193 Moins de 125 cm 3 0,142 midi ou soir maximum Puissance fiscale 5 CV 0,423 0,212 De 3 à 5 CV 0, ,50 autre province 6 CV 0,444 0,222 Supérieure à 5 CV 0,405 compensation journalière 110 (1) / 150 (2) 90 7 CV 0,465 0, supérieure à 7 CV 0,522 0,261 Forfait Hôtel + Dîner autre province (1) Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse, Nice (2) Paris et Région Parisienne 135 (1) / 175 (2) 113,50 14

15 Annexe 3 - Conditions d assurance des véhicules utilisés dans le cadre de déplacement professionnels. a) Dispositions applicables aux collaborateurs effectuant des déplacements professionnels fréquents Les collaborateurs effectuant des déplacements professionnels fréquents sont : - soit des collaborateurs effectuant plus de Km/an qui peuvent bénéficier d un véhicule de fonction («flotte de véhicules de fonction»), - soit des collaborateurs qui utilisent leur véhicule personnel et sont identifiés dans la «flotte d itinérants» (liste nominative revue annuellement et communiquée par les PBR à AXA Partenaires), Les véhicules de ces deux flottes sont couverts par AXA via AXA PARTENAIRES. Vos contacts en cas de sinistre sont : AXA Partenaires Déclarer un sinistre : Bris de glace : Attestation d assurance : ALD (seulement pour la flotte de véhicules de fonction) Service relations clients : Accord maintenance : (à communiquer au garagiste) AXA France Supports (seulement pour la flotte de véhicules de fonction) Service Parc Auto Garanties assistance Ces garanties sont accordées conformément au contrat souscrit pour le groupe AXA sous le N de Convention *00 Ce numéro de convention est à rappeler à chaque appel au (ne pas contacter l assistance du loueur ALD) Obligations déclaratives concernant les sinistres Tout accident, qu il y ait ou non intervention d un tiers, identifiable ou non, doit impérativement faire l objet d une déclaration par constat amiable dans les 5 JOURS selon la procédure relative à l assurance sur le document qui est remis au collaborateur lors de la prise du véhicule. Tout vol ou tentative de vol du véhicule doit impérativement être déclaré dans les 24 H avec l original du dépôt de plainte. 15

16 b) Dispositions applicables aux collaborateurs effectuant des déplacements professionnels occasionnels (concerne que le personnel administratif AXA France) L assurance «Auto-Mission (N )» couvre les collaborateurs AXA qui utilisent occasionnellement leur véhicule personnel dans le cadre d une mission professionnelle (après autorisation de leur hiérarchie). Elle concerne les dommages matériels et/ou corporels causés à autrui ou subis par le collaborateur. Elle est automatique, sans incidence sur le bonus-malus du contrat d'assurance automobile personnel du collaborateur et inclut une protection juridique en cas de litige. Les garanties du contrat «Auto-Mission» sont : la responsabilité civile du conducteur la réparation des dommages au véhicule le vol la protection juridique la sécurité du conducteur Ce contrat ne couvre pas les déplacements domicile lieu de travail. Procédure à suivre : En cas d accident intervenu dans le cadre d une mission, le collaborateur doit impérativement joindre à la déclaration de sinistre, une note de sa hiérarchie ou de la Direction des Ressources Humaines confirmant l utilisation du véhicule personnel pour les besoins professionnels au moment des faits. Puis, il adresse ces documents sous 48h à la SATEC, Département de Sinistres : Adresse : 24, rue Cambacérès Paris Le contrat «Assistance-Mission» : Lors de vos déplacements professionnels, quels que soient le moyen de transport et la destination, vous êtes pris en charge par le contrat d assistance en tant que salarié d AXA France. - Numéro d appel : , convention ; A noter : Dans le cadre de la gestion de cette prise en charge, certains des destinataires des données de ce contrat au sein du Groupe sont situés en dehors de l Union Européenne : AXA Business Services situé en Inde et AXA Assistance Maroc Services situé au Maroc. 16

17 Annexe 4 - Rappel du processus de validation Dans le cadre de votre activité chez AXA, vous avez pu effectuer des commandes et réservations de billets ou hotels à l aide de l outil Traveldoo. C est ensuite l agence de voyages American Express qui concrétise ces réservations et nous facture ces dépenses. Les informations recueillies dans le dossier de commande sont personnelles et confidentielles. Dans le cadre du traitement des factures de ce prestataire, et en vertu d une autorisation accordée par la CNIL, vos données à caractère personnel sont susceptibles d être transmises à un sous-traitant du Groupe AXA opérant en Inde. Rappel du processus de validation des remboursements de frais professionnels : 1. Pochette de frais : Renseignement de la pochette de frais : La référence de la pochette à utiliser est Indiquer au recto cumul des sommes par nature de dépense, sommes qui doivent impérativement être détaillées au verso en donnant la date, l'objet des dépenses, leur nature et leur montant Documents à fournir : La pochette doit contenir l ensemble des justificatifs évoqués au verso de la pochette. Pour les factures de restaurant, la liste des invités avec rappel de leur société est à mentionner sur la facture du restaurant qui ne peut pas être la facturette de carte bancaire. 2. Validation par le responsable hiérarchique : Les responsables hiérarchiques ou les personnes habilitées valident par leur signature la réalité des frais déclarés, la conformité au barème en vigueur ainsi que la présence de justificatifs admissibles par l URSSAF, et la conformité aux dispositions du code de déontologie professionnelle d AXA France.. 3. Pré-enregistrement des frais par le correspondant budgétaire 4. Validation et archivage des justificatifs par la comptabilité fournisseurs ou les PBR des régions 17

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