COMMISSION EUROPEAN EUROPÉENNE AGENCE EXÉCUTIVE POUR LA SANTÉ ET LES CONSOMMATEURS EXECUTIVE AGENCY FOR HEALTH AND CONSUMERS Unité Santé

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1 COMMISSION EUROPEAN EUROPÉENNE COMMISSION AGENCE EXÉCUTIVE POUR LA SANTÉ ET LES CONSOMMATEURS EXECUTIVE AGENCY FOR HEALTH AND CONSUMERS Unité Santé Luxembourg, EAHC Ares (2013) CAHIER DES CHARGES JOINT À L APPEL D OFFRES Appel d'offres n EAHC/2013/Health/13 concernant un soutien à l utilisation efficace des Fonds structurels et d investissement européens en vue d investissements dans le secteur de la santé 1. Intitulé du marché Objectif et contexte du marché Objet du marché Participation à la procédure d appel d offres Réunions Variantes Volume du marché Durée des tâches Prix Modalités de paiement Rapports à soumettre Conditions contractuelles et garanties Absence d obligation d attribution du contrat Sanctions administratives et financières Conditions relatives à l offre Critères d exclusion Sont exclus de la participation à un marché les candidats ou les soumissionnaires: Preuves Sont exclus de l attribution d un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui, au moment de la procédure de passation du présent marché:

2 17. Critères de sélection Preuve d admissibilité Capacité économique et financière Capacité technique et professionnelle Critères d attribution Partie financière

3 1. Intitulé du marché Soutien à l utilisation efficace des Fonds structurels et d investissement européens en vue d investissements dans le secteur de la santé 2. Objectif et contexte du marché L objectif général du présent marché est d aider les États membres de l Union européenne (UE) dans la nouvelle programmation des Fonds structurels et d investissement européens dans le domaine de la santé. La politique de cohésion pour la période est en cours de préparation. Les cinq fonds et les règles communes doivent être adoptés lors de la session du Conseil en Le cadre stratégique commun doit approuver la santé en tant que domaine éligible pour un financement dans sept de ses objectifs thématiques. La Commission européenne a entamé le dialogue avec les États membres sur la définition des priorités de financement et la programmation prévue pour cette période. Bon nombre des documents de synthèse de la Commission spécifiques aux pays, donnant lieu aux mandats de négociation, identifient la santé comme l une des priorités de financement pour les Fonds structurels et d investissement européens post Toutefois, les acteurs de la santé publique dans les États membres sont souvent de nouveaux intervenants dans l utilisation des fonds structurels et sont moins informés et préparés que ceux d autres secteurs. En outre, ils ne sont pas les interlocuteurs directs de la Commission pour ces fonds (comme le sont les ministères des finances ou du développement régional). L objectif principal du présent marché est d'apporter des éléments d'information et des conseils sur l'utilisation des Fonds structurels et d'investissement européens consacrés aux priorités sanitaires et sur leur meilleure gestion au niveau national et régional. Il s'agira d'aider les États membres et les régions à utiliser plus efficacement les fonds dans le cadre de leur stratégie globale d'investissement dans le secteur de la santé, en particulier dans le contexte économique et politique actuel. La crise sévissant à de multiples niveaux (économique, financier et de la dette souveraine) exerce une pression sur les finances publiques, qui amplifie la nécessité d une amélioration des systèmes de santé en matière d efficacité, de qualité, d équité et de durabilité. Dans ce contexte, des investissements stratégiques sont d autant plus importants qu ils peuvent favoriser la transition vers ces objectifs. Les conclusions du Conseil: «vers des systèmes de santé modernes, capables de s adapter aux besoins et durables» (2011/C 202/04) du 6 juin 2011 reconnaissent l importance de ce qui précède. Les États membres ont été invités à prendre en considération des modèles de soins de santé innovants et durables, mettant particulièrement l accent sur un investissement utile dans le secteur de la santé et les ressources humaines, y compris des systèmes de soins intégrés et 3

4 communautaires, tout en favorisant un accès équitable à des services de soins de santé de qualité élevée. 1 Afin de soutenir ces objectifs, les conclusions du Conseil de juin 2011 invitaient à «engager un processus de réflexion, sous les auspices du groupe "Santé publique" au niveau des hauts fonctionnaires, en vue de recenser des moyens efficaces d investir dans la santé, de façon à mettre en œuvre des systèmes de santé modernes, capables de s adapter aux besoins et durables». Le sous-groupe 2 établi dans le cadre de ce processus de réflexion a notamment pour objectif d élaborer des «facteurs propices à une utilisation efficace des Fonds structurels et d'investissement européens pour les investissements dans la santé». 2 Le présent appel d offres est conçu pour donner un suivi aux travaux du sous-groupe 2 et en exploiter les résultats. Il contribuera à diffuser les résultats du sous-groupe et à générer des connaissances sur les investissements efficaces dans la santé dans le cadre des fonds structurels pour tous les États membres, 3 les institutions de l UE et les parties prenantes dans le domaine de la santé au sens large. Les résultats de ce marché contribueront à l effort des États membres pour tirer parti des possibilités offertes par les Fonds structurels et d investissement dans le domaine de la santé mais, surtout, ils donneront lieu à des actions efficacement mises en œuvre dans le secteur de la santé, entraînant dès lors des impacts majeurs pour l accès des populations à des soins de santé durables et de qualité dans les États membres de l UE. 3. Objet du marché Le marché est conçu pour donner un suivi aux travaux du sous-groupe 2 et en exploiter les résultats. Ceux-ci sont composés, d'une part, des actions de politique et de plaidoyer entreprises dans le cadre des débats nationaux sur l'utilisation des Fonds structurels et d'investissement dans le domaine de la santé et visant à élaborer les accords de partenariat , et, d'autre part, d'une boîte à outils de base, à l'usage des ministères de la santé et des autorités de gestion compétentes en matière de santé. 1 D autres références en matière de politiques de l UE relatives aux investissements dans la santé sont: la stratégie de l UE dans le domaine de la santé: «Ensemble pour la santé: une approche stratégique pour l UE» (décembre 2007) et son objectif 3: «Agir en faveur de systèmes de santé dynamiques et des nouvelles technologies»; le rapport conjoint sur les systèmes de santé de la Commission européenne (CE) et du comité de politique économique (CPE) (novembre 2010); le paquet «investissement social» dont l adoption par la Commission par procédure orale est prévue en février 2013; la directive relative à l application des droits des patients en matière de soins de santé transfrontaliers (mars 2011); la recommandation du Conseil relative à la sécurité des patients, y compris la prévention des infections associées aux soins et la lutte contre celles-ci (juin 2009); les conclusions du Conseil «Approches novatrices à l'égard des maladies chroniques dans le cadre de la santé publique et des systèmes de soins de santé» (décembre 2010) et la communication de la Commission sur la «Solidarité en matière de santé: réduction des inégalités de santé dans l UE» (octobre 2009). 2 Les membres du sous-groupe 2 sont: la Bulgarie, la République tchèque, la Grèce, la Lettonie, la Lituanie, la Pologne, la Roumanie, la Slovaquie, la Slovénie et la Hongrie qui préside également le groupe. (L Italie a exprimé son intention de rejoindre le groupe en 2013). 3 Tous les États membres de l UE et les États candidats à l adhésion peuvent bénéficier des résultats de cet appel d offres; toutefois, les États membres qui sont particulièrement visés sont ceux ayant des régions «en transition» et «relevant de l objectif de convergence» dans les Fonds structurels et d investissement

5 Le présent marché poursuit trois objectifs spécifiques: 1) développer les connaissances sur l'utilisation des Fonds structurels et d'investissement européens dans le secteur de la santé au titre de la nouvelle période de programmation ; 2) développer des outils techniques et de gestion afin d'assurer des investissements efficaces dans le secteur de la santé; et 3) fournir un soutien pratique à l'utilisation des fonds structurels destinés aux États membres, à savoir les ministères de la santé, les autorités de gestion et autres organes impliqués dans la programmation et la gestion des fonds structurels dans le secteur de la santé. 3.1 Résultats Le service se composera de 6 blocs (ou modules de travail, MT), dans le cadre desquels le contractant doit préparer les éléments à livrer tels que détaillés ci-dessous MT1: Cartographie de l utilisation des Fonds structurels et d investissement dans le domaine de la santé pour la période Le module de travail 1 (MT1) consistera en une cartographie de l utilisation des fonds structurels dans le domaine de la santé. La cartographie inclura une vue d ensemble (analyse des tendances) et la liste complète des actions que les États membres (les 27 États membres de l UE et la Croatie, ci-après collectivement dénommés «États membres») prévoient de mettre en œuvre dans le domaine de la santé pendant la période de programmation La cartographie des actions en matière de santé dans le cadre des fonds structurels améliorera la compréhension des possibilités d investissement existantes et prévues dans l UE, ainsi que les différentes tendances (par zone géographique, type d action etc.); elle apportera donc davantage de clarté pour les futures interventions des institutions de l UE et des États membres ou, dans certains cas, une action de «réparation». La cartographie couvrira toutes les actions prévues et doit utiliser, comme source principale, les accords de partenariat et les programmes opérationnels des États membres, que viendront soutenir des dialogues bilatéraux entrepris par le contractant avec les autorités de gestion et les ministères de la santé des États membres, afin d obtenir des informations, aussi détaillées et actualisées que possible, sur les actions à mettre en œuvre. La cartographie inclura également des actions visées pendant la période qui sont en cours en 2013 et La cartographie doit donner une vision globale des investissements en matière de santé dans le cadre des fonds structurels dans les États membres, avec des données de ventilation (à savoir des cartes) par: 1) zones géographiques (ventilation au niveau NUTS); 2) domaines techniques de financement; 3) volume du financement; 5

6 4) calendrier des actions; 5) type d actions (par exemple, mécanisme de financement et programme de financement tels que FSE, FEDER); et 6) type de partenaires (publics/privés, et affiliation, par exemple hôpitaux, ONG, sociétés de conseils, investisseurs en capital, etc.). La cartographie revêtira la forme d un rapport écrit et sera actualisée pendant la période de mise en œuvre du contrat (au moins une fois au M16) afin de recueillir les dernières informations disponibles. Élément à livrer 1 (D1): rapport de cartographie (y compris une vue d ensemble contenant une analyse écrite et des éléments graphiques tels que des cartes, ainsi que la liste complète des actions, ventilés selon la période ( et ) et les États membres en annexe). Le rapport sera rédigé en anglais. Il sera conçu sous la forme d un document électronique imprimable MT2: Guide pour des investissements efficaces dans le domaine de la santé, dans le cadre des Fonds structurels et d investissement européens Le module de travail 2 (MT2) consistera en l élaboration d un guide pratique pour renforcer l efficacité des actions dans le domaine de la santé pendant la période de programmation des fonds structurels Les sources de ce guide incluront le rapport élaboré au sein du sous-groupe 2 (qui sera disponible en novembre/décembre 2013) sur les investissements efficaces dans le domaine de la santé. Concrètement, le guide énumérera et expliquera les «choses à faire» et «à ne pas faire» en ce qui concerne les investissements dans le domaine de la santé, avec l appui des fonds structurels européens. Ce guide ne doit pas être rédigé comme un recueil des meilleures pratiques mais doit constituer le résumé des enseignements tirés d un large ensemble de pratiques antérieures (dix au minimum), fructueuses et non fructueuses, et doit dès lors proposer des explications et des conseils sur l utilisation des fonds structurels. Il illustrera en outre ce qui caractérise une gestion efficace, des partenariats efficaces, la multiplication des effets, etc. Le guide inclura également des exemples de succès susceptibles d illustrer un «cercle vertueux» dans l utilisation des fonds structurels 4 pour la santé. Le guide tiendra compte du nouveau cadre réglementaire et de la situation socio-économique particulière des États membres - en particulier, mais pas seulement, celle des pays à faible PIB qui sont les principaux bénéficiaires des fonds structurels et qui ont un «héritage» de systèmes socialisés non réformés. La version initiale du guide (voir le calendrier en page 12) sera actualisée à l aide des retours d information communiqués par les États membres durant les réunions du comité directeur voir point 3.2 et les consultations connexes, ainsi que pendant la phase de déploiement. 4 Si, exceptionnellement, des exemples utiles sont identifiés à partir d actions financées dans le cadre d autres programmes que les fonds structurels, ces exemples peuvent également être inclus, à condition qu ils soient pleinement pertinents pour un financement dans le cadre des fonds structurels et pour la zone de l UE. 6

7 Le guide sera principalement élaboré pour les fonctionnaires des ministères de la santé et des autorités de gestion des États membres ainsi que des instances connexes impliquées dans la programmation et la gestion des fonds structurels dans le domaine de la santé. Toutefois, les utilisateurs finals des fonds (chargés de projets) pourront bénéficier d une plus grande diffusion du guide dans les États membres, bien que cette diffusion n entre pas dans le champ d application du présent marché. Élément à livrer 2 (D2): guide (y compris les enseignements tirés, les recommandations, au moins 10 exemples de pratiques fructueuses et non fructueuses). Le guide sera rédigé en anglais. Il sera conçu sous la forme d un document électronique imprimable MT3: Boîte à outils technique Le module de travail 3 (MT3) consistera à élaborer un ensemble d outils pour accompagner le guide (D2) en tant qu annexes. Ces outils proposeront des conseils techniques sur un certain nombre de domaines (voir ci-dessous) qui sont essentiels pour réaliser des investissements durables et efficaces dans le domaine de la santé dans le cadre des Fonds structurels et d investissement européens. Les outils seront utilisés en tant que documents autonomes. Ce volet des travaux utilisera et développera la boîte à outils de base élaborée par le sousgroupe 2 (qui sera disponible en novembre/décembre 2013). La boîte à outils technique préparée par le contractant dans le cadre du MT3 sera divisée en deux parties: outils de gestion et outils techniques. Outils de gestion 1) Catégorisation des instruments et mécanismes des Fonds structurels et d investissement européens (coopération territoriale y compris le développement interrégional, transfrontalier et urbain), évaluation et recommandations sur leur pertinence, utilité et efficacité pour leur application dans le domaine de la santé et des soins de santé (indication: 20 pages). 2) Listes des critères de référence pour les fonctionnaires impliqués dans la programmation et la gestion des fonds structurels dans le domaine de la santé (facteurs essentiels et de succès pour appel à propositions et pour l évaluation des applications du projet) (indication: 8 à 10 pages). 3) Liste des indicateurs utiles pour l évaluation finale des actions (et indicateurs de remplacement ex ante mesure fiable de la qualité et des performances) (indication: 8 à 10 pages). Outils techniques Modèles de soins de santé 4) Compendium de (nouveaux) concepts et modèles pour des soins de santé innovants, efficaces et durables et des investissements à impact élevé (indication: 25 à 30 pages). 7

8 Planification financière 5) Manuel sur la façon de planifier, de mettre en œuvre et de soutenir l investissement en capital ainsi que la catégorisation et l évaluation des mécanismes financiers existants (et leurs combinaisons) qui sont plus appropriés pour des investissements (importants) dans le domaine de la santé et des soins de santé (indication: 8 à 10 pages). Évaluation du rapport coût-efficacité 7) Document de référence sur l évaluation des investissements indiquant quand et comment utiliser l évaluation des technologies de la santé (ETS), l analyse coûtsavantages et coûts-efficacité (ACA et ACE) et l analyse d impact (AI) (indication: 15 pages) Bien que les éléments susmentionnés ainsi que la boîte à outils dans son ensemble doivent être créés sur mesure, le contractant doit passer en revue les documents similaires disponibles et applicables conçus pour la période (le cas échéant). Ces sources seront correctement référencées. La version initiale de la boîte à outils (voir le calendrier en page 12) sera actualisée à l aide des retours d information communiqués par les États membres durant les réunions du comité directeur et les consultations connexes, ainsi que pendant la phase de déploiement. La boîte à outils technique sera principalement élaborée pour les fonctionnaires des ministères de la santé et des autorités de gestion des États membres ainsi que des instances connexes impliquées dans la programmation et la gestion des fonds structurels dans le domaine de la santé. Toutefois, les utilisateurs finals des fonds (chargés de projets) pourront bénéficier d une plus grande diffusion de la boîte à outils technique dans les États membres, bien que cette diffusion n entre pas dans le champ d application du présent marché. Élément à livrer 3 (D3): Boîte à outils technique composée des éléments décrits aux points 1), 2), 3), 4), 5) et 6) ci-dessus. Les composants de la boîte à outils seront préparés en anglais. Ils seront conçus en tant que documents électroniques imprimables MT4: Diffusion 1 «Déploiement» dans les États membres Le module de travail 4 (MT4) consistera à planifier et mettre en œuvre un déploiement des D1, D2 et D3 dans les États membres. Ce déploiement offrira, via des réunions multilatérales et bilatérales dirigées par l équipe d experts du contractant, une assistance pratique pour la mise en œuvre des actions dans le cadre des Fonds structurels et d investissement européens, à l aide du guide (MT2) et de la boîte à outils technique (MT3). La phase de déploiement fournira une consultation et une analyse sur mesure par pays sélectionnés portant sur la planification et la mise en œuvre efficaces des actions dans le domaine de la santé, dans le cadre des fonds structurels, au moyen de l application des outils. Concrètement, les activités de déploiement à organiser et mettre en œuvre par le contractant se composeront de: a) Visites de l équipe d experts du contractant à un nombre estimé de 12 autorités responsables des États membres (avec une couverture géographique reflétant les États membres qui bénéficient le plus des fonds structurels) pour des conseils techniques et 8

9 pour la diffusion des résultats des précédents MT (moyenne de 2 visites d une journée d une personne x 12 États membres). Si cela est jugé utile, ces visites peuvent être incluses dans le contexte d un atelier national, rassemblant des fonctionnaires nationaux et régionaux, organisé par l État membre concerné, en coordination avec l équipe soumissionnaire. Le rôle du contractant dans ces ateliers éventuels sera de présenter, notamment, le guide et la boîte à outils, et d'en démontrer les applications possibles dans l État membre concerné. Tous les frais connexes, hormis ceux correspondant à la participation du membre de l équipe d experts soumissionnaire, seront couverts par l État membre chargé de l organisation. Soutien technique sous la forme d un mentorat virtuel (ou en ligne) pour les États membres, en utilisant la plateforme en ligne, conformément au MT5 ci-dessous. Ce soutien et cette orientation peuvent inclure, le cas échéant: soutien technique dans l utilisation des documents élaborés dans le cadre des MT2 et MT3; assistance sur mesure répondant à des demandes spécifiques dans les domaines thématiques couverts par la boîte à outils et ses composants (par exemple: évaluation des applications du projet; indicateurs pour l évaluation; évaluation des investissements, etc.) afin de couvrir tout le cycle de vie des actions prévues dans le domaine de la santé, de la phase de planification/programmation aux phases de mise en œuvre et d évaluation. Il est entendu que cette composante de l offre ne doit être fournie qu à travers la plateforme en ligne; à ce titre, elle ne peut entraîner que du temps de travail de l équipe d experts pour conseiller et soutenir les États membres et leurs autorités responsables. Conformément au calendrier proposé (voir la section 3.3. connexe, pages 13 et 14), cela s effectuera après l approbation des prestations des MT1 à 5 inclus, laquelle est prévue au mois 10. L équipe d experts est tenue d apporter ce soutien et les contractants potentiels doivent budgétiser le temps de travail nécessaire dans leur offre, conformément à la méthodologie proposée, en assurant une réponse adéquate aux demandes des États membres. Aucun frais supplémentaire tel que, par exemple, les frais liés à une éventuelle demande de visite sur site émanant d un État membre ou de son autorité responsable, ne doit être supporté par le contractant, par suite de la mise en œuvre du volet mentorat. b) Deux ateliers régionaux (impliquant au moins trois États membres) pour superviser les avantages de la mise en réseau dans les groupements nationaux (le lieu des ateliers doit être décidé par le comité directeur voir le point 3.2 y compris une option pour la tenue d une session dans le cadre des Journées ouvertes 2014 du Comité des régions). Les ateliers soutiendront le «déploiement» dans les États membres. Il y aura des plateformes pour tester les outils élaborés par contrat et présenter des études de cas intéressantes sur des investissements gérés efficacement dans le domaine de la santé. Le soumissionnaire doit inclure dans l offre: un processus de consultation ou une autre méthode appropriée pour la sélection des 12 États membres (et le type d autorités concernées); une proposition de calendrier et de programmation des visites, ainsi que des deux ateliers régionaux; 9

10 une méthodologie globale appropriée pour le volet mentorat du déploiement ainsi qu une description des services que l équipe d experts peut fournir dans le cadre du processus de mentorat, en établissant des liens adéquats entre l élaboration des outils (MT2-MT3) et les activités de diffusion et de soutien technique mises à disposition pour ces outils (MT4-MT5). Les coûts de toutes les activités sauf spécification contraire dans le présent document et dans le contrat résultant doivent être supportés par le contractant (voir le point 19); cela inclut les frais de participation aux ateliers régionaux (frais de voyage, per diem des participants, conformément aux règles de l UE), les frais de location de chambres et de restauration ainsi que les frais de voyage et de séjour pour les visites (de l équipe) d experts aux États membres. La phase de mise en œuvre du déploiement servira également à fournir des retours d information pour la finalisation de la cartographie (D1), du guide (D2) et de la boîte à outils technique (D3) étant donné qu elle offrira des informations actualisées utiles pour affiner ces documents ainsi que des pistes pour améliorer leur validité en tant qu outils de soutien. Élément à livrer 4 (D4): Déploiement de D1, D2 et D3 dans a), b) et c). La phase de déploiement utilisera l anglais comme langue commune principale. L État membre concerné peut assurer une interprétation de conférence dans la langue locale si et lorsque cela est nécessaire MT5: Diffusion 2 plateforme en ligne (site internet) Le module de travail 5 (MT5) consistera à développer une plateforme en ligne (site internet récemment créé) où le rapport de cartographie, le guide et la boîte à outils technique seront mis à la disposition des États membres et du grand public. Le site internet soutiendra la phase de déploiement en permettant une large diffusion des outils, facilitant ainsi le profit et les effets à long terme du marché. Toutes les prestations seront du domaine public. Cela facilitera leur utilisation par d autres entités que les structures des États membres (ministères de la santé, autorités de gestion et instances connexes), tels que les développeurs et les chargés de projets, mais aussi les parties prenantes en matière de santé au sens large et les organisations intéressées par un financement ou un partenariat dans le cadre des fonds structurels dans le domaine de la santé. La plateforme en ligne offrira un accès gratuit aux utilisateurs sans nécessité pour eux de s enregistrer. Le contenu du site internet inclura une introduction à la politique structurelle et d investissement européenne et au processus de programmation, qui sera actualisée à la fin de la période de mise en œuvre du marché afin que le contenu reste valide pendant toute la période Le site internet restera accessible pendant 8 ans au moins à la fin de la durée du présent marché, soutenant ainsi la durabilité des résultats du présent marché au-delà de sa mise en œuvre. À cet effet, le soumissionnaire doit inclure dans son offre financière les coûts de l enregistrement de domaine, de l élaboration, de l hébergement et de la maintenance du site internet pendant toute la durée du contrat; après l expiration de sa mise en œuvre, le contractant devra remettre le contenu global du site internet, son nom de domaine et les éléments mis en lignes. 10

11 Plus spécifiquement, les tâches suivantes doivent être exécutées par le contractant dans le cadre du MT5: Conception et production du site internet (en interne ou via un développeur de site internet si le travail est sous-traité): le site internet offre un environnement convivial, logiquement structuré et facile à comprendre. Il inclut les liens vers les sites Internet officiels de l Union européenne et des autorités pertinentes des États membres. Il dispose d un moteur de recherche. Le site internet doit être conçu de façon à être adapté aux guides pour les producteurs d informations de la Commission et leurs mises à jour. Il est possible d accéder à ces paramètres via ce lien: Cette adaptation sera nécessaire dans l hypothèse où le contenu du site internet serait transféré et/ou publié via un site internet appartenant à l UE (à savoir l EAHC, la DG SANCO ou une autre DG de la Commission). Le (tout) premier plan pour l établissement et la conception du site internet doit être inclus dans l offre. Enregistrement de domaine, hébergement et maintenance du site internet: le nom de domaine est enregistré sous le nom et en tant que propriété de l Union européenne. Avant l enregistrement du domaine, plusieurs noms de domaines (trois au minimum) sont proposés à l EAHC/la DG SANCO qui en choisiront un afin de l'attribuer à ce site internet. Les noms de domaine proposés doivent être faciles à mémoriser mais ne pas induire en erreur en ce qui concerne les sites Internet déjà existants dans le domaine. Création et téléchargement de son contenu: comme indiqué ci-dessus, le site internet inclura les informations liées à la politique structurelle et d investissement européenne, les travaux et les éléments à produire suivant la mise en œuvre du futur contrat de services. Le contenu (y compris les éléments à livrer dans le cadre des MT): avant sa publication, il doit être présenté et convenu avec les membres du comité directeur et approuvé par l EAHC/la DG SANCO. Après la finalisation du site internet et son approbation par l EAHC/la DG SANCO, le contractant publiera le site internet en ligne. Le contractant doit rédiger un bref communiqué de presse (une page maximum) en anglais, décrivant le contenu principal et les caractéristiques du site internet. Gestion et mises à jour régulières du site internet du moment de sa création jusqu'à la remise finale. Activités de remise: trois mois avant l expiration de la mise en œuvre du contrat de services, le contractant préparera un projet de plan de remise (y compris un inventaire) pour le site internet qui sera approuvé par l EAHC/la DG SANCO. 11

12 Le contractant exécutera ensuite le transfert du site internet (code source et configurations informatiques nécessaires pour continuer dans un environnement informatique différent); dans ce contexte, un guide d installation sera préparé en vue d une possible remise à la Commission/l EAHC ou à un tiers qui sera désigné par elle. Dès lors, l environnement informatique qui lui succèdera pourra être soit un site internet appartenant à l UE, soit celui d un tiers. Le transfert aura lieu dans un délai (à la fin de la période de mise en œuvre du contrat, après la dernière mise à jour du site internet) indiqué par la Commission/l EAHC. Tout frais susceptible d être encouru pendant la remise devra être inclus dans l offre financière et supporté par le contractant. Le contractant veillera à transférer tous les droits corporels et incorporels sur le site internet et les éléments à livrer et garantira à l Union européenne le droit sur les modes d exploitation tels qu exposés à l article I.8 du contrat. Élément à livrer 5 (D5): tous les éléments constitutifs du site internet, y compris le nom de domaine et le contenu, sa création, sa maintenance et sa remise. Le contenu du site internet sera rédigé en anglais MT6: Gestion et mise en œuvre Le module de travail 6 (MT6) consistera à gérer et mettre en œuvre l ensemble du marché conformément aux présents termes de référence et au calendrier (voir page 12). L organigramme pour la gestion et la mise en œuvre du contrat inclura les parties suivantes: Une équipe soumissionnaire (ES) (à savoir un expert/gestionnaire, un coordinateur et/ou un assistant) assumera la responsabilité et le leadership pour toutes les activités dans le cadre du contrat. L ES tiendra trois réunions de gestion (de démarrage, intermédiaire et finale) avec les représentants de l Agence exécutive pour la santé et les consommateurs (EAHC) et de la DG santé et consommateurs (DG SANCO). Un comité directeur (CD), qui se composera de: o l équipe soumissionnaire; o 2-3 experts (proposés par le soumissionnaire et sélectionnés en coordination avec l EAHC et la DG SANCO) dans les domaines de la santé, des fonds structurels et/ou dans les questions ou méthodes techniques, telles que les mécanismes financiers et d évaluation; o 4-5 représentants des États membres (proposés par la DG SANCO, l EAHC ou le contractant et sélectionnés par les trois parties en coordination) parmi les pays du sous-groupe 2 et d autres pays pertinents non représentés dans le sous-groupe 2; et o des représentants de l EAHC et/ou de la DG SANCO. 12

13 Le CD guidera et conseillera sur la mise en œuvre fructueuse des tâches à réaliser en vertu du contrat. Le CD se réunira (au moins) deux fois pendant la mise en œuvre du contrat. Les coûts de toutes les activités sauf spécification contraire dans les présents termes de référence et dans le contrat résultant doivent être supportés par le contractant (voir le point 19); cela inclut les frais de participation aux réunions du comité directeur de l'ensemble des participants (frais de voyage, per diem, conformément aux règles de l UE) ainsi que les frais de location et de restauration. La première réunion examinera les D1, D2 et D3 en vue de la préparation des versions finales, tandis que la seconde réunion finalisera et approuvera les résultats mentionnés, et examinera le rapport de planification du déploiement (D4). Les représentants des États membres participant au CD seront notamment consultés, lors des réunions du CD et des consultations connexes, sur la validité de la cartographie des actions ainsi que sur l applicabilité du guide et de la boîte à outils technique dans le contexte de leurs États membres. Les structures des États membres (ministère de la santé à divers niveaux, autorité de gestion et autres instances pertinentes) seront les principaux destinataires et bénéficiaires des prestations produites durant l exécution du contrat de services; leur participation active et leur implication dans la mise en œuvre du contrat, lors des réunions du CD et notamment dans la phase de déploiement, seront essentielles pour l élaboration fructueuse et l «absorption» des prestations. Élément à livrer 6 (D6): réunion et rapport de démarrage (D6a), réunion et rapport intermédiaires (D6b), réunion et rapport finals (D6c), 1 ère réunion du CD et rapport, et 2 e réunion du CD et rapport. 3.2 Méthodes Activités obligatoires à entreprendre pendant la mise en œuvre des MT du contrat de services: Cartographie, guide et boîte à outils technique (D1, D2 et D3) examen documentaire (y compris les accords de partenariat, les programmes opérationnels (PO) et les documents connexes des États membres; base de données «inforegio» de la Commission européenne; rapports (annuels) du FSE et d autres programmes; évaluations des rapports (annuels) et PO des États membres soumis à la Commission; et toutes les autres sources pertinentes disponibles); 5 consultations (lors des réunions du CD et via des consultations écrites, par exemple des questionnaires) avec les experts/spécialistes et les États membres (y compris les ministères de la santé, les autorités de gestion); communication entre les réunions: courriers électroniques, envois groupés, communications téléphoniques et vidéoconférences si nécessaire. 5 Les sources incluront les résultats des projets dans le cadre du programme de la santé et du programme «La santé en faveur de la croissance», par ex. Euregio III ( Gains de santé ( action commune sur les inégalités de santé module de travail sur les fonds structurels ( 13

14 Déploiement, site internet (D4 et D5) visites d experts pour le mentorat bilatéral et les petits ateliers nationaux; ateliers régionaux pour un travail en réseaux multilatéraux; orientation virtuelle (en ligne) entre les réunions: courriers électroniques, envois groupés, communications téléphoniques et vidéoconférences si nécessaire; élaboration du site internet pour la diffusion et comme répertoire d outils. Gestion et mise en œuvre (D6) réunions de gestion et rapports (de démarrage, intermédiaire et final); communication entre les réunions: courriers électroniques, envois groupés, communications téléphoniques et vidéoconférences si nécessaire. 3.3 Calendrier de fourniture des services Le calendrier indicatif global se présente comme suit: MOIS M1 prévu pour septembre 2013 M2 M3 M4 M5 prévu pour janvier 2014 M6 ACTIVITÉ Réunion de démarrage (avec l EAHC et la DG SANCO) à Luxembourg Rapport de démarrage (D6a) Examen documentaire et consultations (D1, D2 et D3) Projets initiaux des D1, D2 et D3 envoyés au CD et à l EAHC/la DG SANCO 1 ère réunion du CD (examen des D1, D2, D3) et rapport (D6) Achèvement de l examen documentaire et des consultations (D1, D2 et D3) Projet de conception du site internet (D5) envoyé au CD et à l EAHC/la DG SANCO M7 M8 M9 Projet initial du rapport de planification du déploiement (D4) envoyé au CD et à l EAHC/la DG SANCO Projets finaux des D1, D2 et D3 envoyés au CD et à l EAHC/la DG SANCO pour approbation Début de la mise en œuvre du déploiement «pilote» (D4) Élaboration du site internet (D5) Réunion intermédiaire (avec l EAHC et la DG SANCO) à Luxembourg (D6) Rapport intermédiaire (D6b) 14

15 M10 prévu pour juin 2014 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 prévu pour février 2015 M19 Projet final du rapport de planification du déploiement (D4) et D5 (site internet/plateforme) envoyé au CD et à l EAHC/la DG SANCO pour approbation 2 e réunion du CD (finalisation et approbation de D4 (plan de déploiement), D5 (site internet/plateforme) et rapport (D6) Finalisation du site internet (D5), approbation de la planification du déploiement (D4) par l EAHC/la DG SANCO, publication en lige du site internet Fin de la mise en œuvre du déploiement «pilote» (D4) Mise en œuvre du déploiement (D4) M16: projet du plan de remise du site internet Réunion de gestion finale (avec l EAHC et la DG SANCO) à Luxembourg Projet de rapport final (D6c) Rapport final (D6c) Remise du site internet (D5) et de tous les éléments à livrer Un calendrier détaillé respectant les échéanciers susmentionnés doit être fourni dans l'offre. 4. Participation à la procédure d appel d offres La participation aux appels d offres est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques et morales relevant du domaine d application des traités de l Union européenne 6, et à toutes les personnes physiques et morales d un pays tiers qui aurait conclu un accord particulier avec l Union européenne, dans les conditions prévues par cet accord Consortiums Les groupements d opérateurs économiques (consortiums) sont autorisés à soumettre une offre (offre conjointe). Dans ce cas, chacun des membres du consortium doit satisfaire aux exigences et accepter les termes et conditions du cahier des charges, du contrat et de toutes ses annexes pertinentes. Il convient d identifier les membres du consortium dans l offre en complétant les points pertinents de l annexe Ia. Le soumissionnaire doit préciser clairement le rôle et les tâches de chacun des membres du consortium. Les membres du consortium désigneront un chef de file pour agir en cette qualité et qui sera investi de tout pouvoir pour engager le groupement et chacun de ses membres. Chaque partenaire du consortium doit remplir, dater et cosigner avec 6 États membres de l Union européenne. 7 Pays de l Espace économique européen (Norvège, Islande et Liechtenstein), ancienne République yougoslave de Macédoine, Albanie et Monténégro. 15

16 le chef de file du consortium une lettre de procuration (annexe Ib). Le chef de file du consortium est l unique point de contact du pouvoir adjudicateur eu égard à la présente procédure de passation de marché. En cas d attribution du marché à un consortium, tous les membres du consortium seront solidairement responsables de l exécution du contrat à l égard du pouvoir adjudicateur. Pour la soumission d une offre, le pouvoir adjudicateur ne peut exiger que les consortiums aient une forme juridique déterminée. Toutefois, le consortium peut être contraint de revêtir une forme juridique déterminée après que le marché lui a été attribué et avant la signature du contrat, si cette transformation est nécessaire pour la bonne exécution du marché. Le soumissionnaire tiendra dûment compte des points suivants: Les critères d exclusion auxquels il est fait référence au point 16.1 du cahier des charges s appliqueront à tous les membres du consortium. Dès lors, la «Déclaration sur l honneur» (annexe IV) doit être jointe à l offre par chaque membre. Durant l évaluation ou avant la signature du contrat, le pouvoir adjudicateur peut demander que lui soient présentées des preuves attestant que les partenaires du consortium répondent aux critères d exclusion conformément à l annexe IV. Le chef de file et les membres du consortium retenu seront obligés de soumettre les preuves relatives aux critères d exclusion avant la signature du contrat, sauf s il s agit d organismes publics. Le chef de file du consortium fournira des preuves relatives à l accès au marché (preuve d admissibilité) comme indiqué au point 17.1 en remplissant: l annexe Ia (formulaire de soumission), l annexe Ib (lettre de procuration remplie et datée par le partenaire du consortium et cosignée par le chef de file du consortium), les annexes IIa / IIb / IIc (formulaire entité légale) et l annexe III (formulaire signalétique financier). Durant l évaluation, la capacité économique et financière des membres du consortium sera évaluée, en partie à titre individuel et en partie conjointement. Les preuves à ce sujet doivent dès lors être soumises dans l offre pour chaque membre du consortium. Chaque membre du consortium remplira et signera l annexe VII. Durant l évaluation, la capacité technique et professionnelle sera évaluée en rapport avec les capacités combinées de tous les membres du consortium, dans son ensemble. Les preuves à ce sujet doivent dès lors être soumises dans l offre Sous-traitance Le recours à la sous-traitance est permis. Toutefois, le pouvoir adjudicateur peut demander au soumissionnaire des informations sur toute partie du contrat que le soumissionnaire peut avoir l intention de sous-traiter à des tiers et sur l identité du sous-traitant. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de valider le(s) sous-traitant(s) proposé(s). 16

17 Le soumissionnaire doit identifier clairement le(s) sous-traitant(s) dans l offre en complétant les points pertinents de l annexe Ia du présent cahier des charges et en prouvant qu ils acceptent les tâches qui leur sont proposées par le soumissionnaire [par exemple, en joignant un engagement écrit du (des) sous-traitant(s)]. De plus, en complétant l annexe Ia, le soumissionnaire doit fournir des informations quant à la part du contrat qu il a l intention de sous-traiter au total et par sous-traitant, s il y en a plusieurs. En outre, l offre doit décrire la (les) tâche(s) principale(s) qui sera (seront) sous-traitée(s). Dès la date d entrée en vigueur du contrat, le contractant sera le seul responsable vis-à-vis du pouvoir adjudicateur de l exécution du contrat dans son ensemble. L Agence exécutive n aura aucun engagement légal direct avec le(s) sous-traitant(s). Le soumissionnaire tiendra dûment compte des points suivants: En règle générale, les critères d exclusion auxquels il est fait référence au point 16.1 du cahier des charges s appliqueront au soumissionnaire et à chacun de ses soustraitants. Par conséquent, la «Déclaration sur l honneur» (annexe IV) doit être jointe à l offre par chacun d eux. Durant l évaluation ou avant la signature du contrat, le pouvoir adjudicateur peut demander que lui soient présentées des preuves attestant que le(s) sous-traitant(s) répond(ent) aux critères d exclusion conformément à l annexe IV. Avant la signature du contact, le soumissionnaire retenu, y compris le(s) soustraitant(s), seront appelés à présenter les preuves relatives aux critères d exclusion. Exception est faite pour le(s) sous-traitant(s) du soumissionnaire retenu engagé(s) pour un montant inférieur à EUR de la valeur totale du contrat, et le soumissionnaire et/ou le(s) sous-traitant(s) qui sont un organisme public, qui ne seront pas tenus de présenter de telles preuves. Seul le soumissionnaire doit fournir des preuves relatives à l accès au marché (preuve d admissibilité) comme indiqué au point en remplissant: l annexe Ia (formulaire de soumission), les annexes IIa / IIb / IIc (formulaire entité légale) et l annexe III (formulaire signalétique financier). Lorsqu un sous-traitant est engagé pour un montant supérieur à EUR, le soumissionnaire doit présenter des informations et des preuves sur les critères de sélection relatifs à la capacité économique et financière du sous-traitant identifié en remplissant l annexe VII et en joignant les preuves indiquées au point Les critères de sélection concernant la capacité technique et professionnelle seront appliqués aux capacités combinées du soumissionnaire et des sous-traitants identifiés, soit dans l offre, soit durant l exécution du contrat, et s agissant des sous-traitants pour la partie des travaux qu ils prendront en charge. Par conséquent, les offres doivent inclure des preuves à cet égard. 17

18 Les soumissionnaires sont appelés à consulter les instructions spécifiques figurant à l annexe VIII (Liste de contrôle) du présent cahier des charges pour savoir comment remplir les annexes en cas d offre conjointe ou de sous-traitance. 5. Réunions Trois réunions sont prévues dans les locaux de l Agence exécutive pour la santé et les consommateurs (EAHC) à Luxemburg (Rue Guillaume Kroll 12) ou dans les locaux de la Direction générale de la santé et des consommateurs à Bruxelles (Rue Belliard 232) pour la tenue de la réunion de démarrage (au mois 1), la réunion intermédiaire (au mois 9) et la réunion finale (au mois 18). L EAHC fixera les dates des réunions avec le contractant et organisera les réunions proprement dites. La Commission participera également à ces réunions. Des copies des rapports pertinents, des projets de prestations, entre autres, seront reçues par l EAHC au moins huit jours avant les réunions. 6. Variantes Aucune variante n est acceptée. 7. Volume du marché Le prix maximal du marché est de EUR. 8. Durée des tâches La durée des tâches est de 19 mois (Calendrier indicatif: septembre 2013 mars 2015). 9. Prix - Les prix doivent être exprimés en euros, si nécessaire en appliquant les taux de conversion publiés au Journal officiel de l Union européenne, série C, le jour de la publication de l avis de marché (ou le jour de l envoi de l invitation à soumissionner si aucun avis n a été publié). - Les prix doivent être forfaitaires (en euros). - Les frais de voyage et de séjour estimés nécessaires pour rencontrer les représentants de l Agence exécutive et de la Commission doivent être indiqués séparément, à titre de frais remboursables. Cette estimation se basera sur l article I.3.3 du contrat annexé au présent cahier des charges et comprendra les déplacements éventuels nécessaires pour rencontrer les représentants de l Agence exécutive et de la Commission. Elle représentera en tout cas le montant maximal des frais de voyage et de séjour qui pourrait être payé pour l ensemble des prestations. 18

19 - Les prix indiqués seront nets de tous impôts, taxes ou droits, y compris de la TVA, les Communautés en étant exonérées conformément aux articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes. Le montant de la TVA doit être indiqué séparément. - Les prix sont fermes et non révisables. 10. Modalités de paiement L Agence exécutive peut refuser d effectuer les paiements lorsqu il s avère que la procédure d attribution ou l exécution du contrat a été entachée d erreurs substantielles, d irrégularités ou de fraudes attribuables au contractant. - Préfinancement: Après la signature du contrat par la dernière partie contractante et sa réception par le pouvoir adjudicateur, un paiement de préfinancement égal à 20 % du montant total visé à l'article I.3.1 du contrat est effectué dans un délai de 30 jours suivant la plus tardive des dates ci-après: réception par l Agence exécutive de la (des) facture(s) indiquant le numéro de référence du contrat; réception par l Agence exécutive du rapport de démarrage (D6a); réception par le pouvoir adjudicateur d'une garantie financière dûment constituée (si elle est prévue par le contrat). L Agence exécutive peut refuser d'effectuer les paiements lorsque la procédure d'attribution ou l'exécution du contrat s'avère avoir été l'objet d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraudes attribuables au contractant. - Paiement intermédiaire: Le contractant soumet une facture pour un paiement intermédiaire égal à 40 % du montant total visé à l'article I.3.1 du contrat. La (les) facture(s) au titre des paiements intermédiaires est (sont) accompagnée(s): du rapport intermédiaire (D6b); et des déclarations de frais remboursables conformément à l'article II.16 du contrat. L Agence exécutive, à condition qu elle ait approuvé le rapport, effectue le paiement dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la facture. Le contractant dispose de 20 jours pour soumettre des informations supplémentaires ou des corrections, un nouveau rapport intermédiaire ou d'autres documents à la demande de l Agence exécutive. - Paiement du solde: 19

20 Le contractant soumet une demande avec la (les) facture(s) pour le paiement du solde. La facture est accompagnée: du rapport final (D6c) ou de tout autre document conformément au cahier des charges; des déclarations de frais remboursables conformément à l'article II.16 du contrat. L Agence exécutive, à condition qu elle ait approuvé le rapport, effectue le paiement dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la facture. Le contractant dispose de 20 jours pour soumettre des informations supplémentaires ou des corrections, un nouveau rapport intermédiaire ou d'autres documents à la demande du pouvoir adjudicateur. - Paiement des frais de voyage et de séjour: Le remboursement s effectue sur présentation des déclarations de frais remboursables conformément à l article II.16 du contrat et après leur approbation. 11. Rapports à soumettre Les travaux réalisés par le contractant dans le cadre du contrat feront l objet des rapports suivants, que le contractant adressera à l Agence exécutive tant en exemplaire papier que sous format électronique. Tous les rapports doivent avoir des points et des pages numérotés. Rapport de démarrage (D6a): sous format électronique, en anglais Le rapport de démarrage suivra la réunion de lancement et devra refléter le résultat de la discussion détaillée entre le pouvoir adjudicateur et le contractant sur les MT. Il inclura un plan de travail détaillé et totalement actualisé, la méthodologie et le procès-verbal de la réunion de lancement. Le rapport de démarrage doit être envoyé à l Agence exécutive au plus tard 2 mois après la signature du contrat. Rapport intermédiaire (D6b): sous format électronique, en anglais Le rapport décrira le travail exécuté et les résultats obtenus pendant la période de référence et mentionnera en particulier: - la description des travaux réalisés et des résultats obtenus jusqu alors; le rapport mettra également en exergue tous problèmes rencontrés et les solutions proposées; - la description des travaux préparatoires pour la conception du site internet et les activités de déploiement; - le programme de travail prévu pour la période suivante. 20