Fiche d'information N 7. Clôture du projet

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1 Version N 6 du 13 juillet 2016

2 Table des matières I. EXIGENCES LEGALES A RESPECTER APRES LA CLOTURE DU PROJET... 3 A. Maintien de la piste d'audit et conservation des documents... 3 B. Recettes générées après la clôture du projet Les projets pour lesquels il est objectivement impossible d'estimer les recettes nets à l'avance Les projets pour lesquels les recettes nettes actualisées déduites du budget ont été initialement sousestimées...4 C. Pérennité des projets... 5 II. OU TROUVER DE L'AIDE A CETTE ETAPE DE VOTRE PROJET? /02/2016 2/6

3 I. Exigences légales à respecter après la clôture du projet A. Maintien de la piste d'audit et conservation des documents Conformément aux dispositions du paragraphe 1 de l'article 140 du Règlement (UE) n 1303/2013, tous les documents justificatifs (factures, dossiers de passation de marchés publics, contrats etc.) doivent être accessibles pendant une période de quatre ans à compter de la date du dernier versement FEDER au projet. Les paragraphes 3 à 6 de l'article 140 du règlement (UE) n 1303/2013 définissent comme suit les conditions d'archivage des documents du projet : Les documents sont conservés sous forme d'originaux, de copies certifiées conformes aux originaux, ou sur des supports de données aux standards couramment acceptés incluant les versions électroniques des documents originaux et les documents n'existant que sous forme électronique. Les documents doivent être conservés sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. La procédure de certification de la conformité des documents, conservés sur des supports de données aux standards généralement acceptés avec les originaux, est définie par les autorités nationales. Elle doit permettre de garantir que les versions détenues sont conformes aux dispositions juridiques nationales et fiables à des fins d'audit. Lorsque les documents n'existent que sous forme électronique, les systèmes informatiques utilisés doivent respecter les normes de sécurité reconnues garantissant la conformité des documents conservés avec les exigences légales nationales ainsi que leur fiabilité à des fins d'audit. B. Recettes générées après la clôture du projet La fiche d'information «Développement du projet» donne l'explication suivante concernant les recettes : Les articles suivants des règlements UE constituent la base juridique à prendre en compte en matière de recettes : Articles 61 à 65(8) et annexe V du règlement (UE) n 1303/2013 ; Articles 15 à 19 du règlement délégué (UE) n 480/2014 Note d'orientation actualisée de l'article 55 pour le FEDER et les Fonds de cohésion du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil : Projets générateurs de recettes, version finale du 30 nov. 2010, COCOF 07/0074/09. Conformément aux dispositions du paragraphe 1 de l'article 61 du règlement (UE) n 1303/2013, on entend par «recettes nettes» des entrées de trésorerie provenant directement des utilisateurs pour les biens ou services fournis par le projet, par exemple les redevances directement supportées par les utilisateurs pour l'utilisation de l'infrastructure, la vente ou la location de terrains ou de bâtiments, ou les paiements effectués en contrepartie de services, déduction faite des frais d'exploitation et des coûts de remplacement du matériel à faible durée de vie qui seront supportés au cours de la période correspondante. Les projets envisageant de générer des recettes nettes après leur achèvement doivent avoir déduit de leur budget la valeur actualisée des recettes nettes dans le Formulaire de Candidature initialement soumis pour approbation. 29/02/2016 3/6

4 Cependant, deux scénarios peuvent se produire dans lesquels une déduction anticipée sera difficile à appliquer : 1 Les projets pour lesquels il est objectivement impossible d'estimer les recettes nettes à l'avance 2 Les projets pour lesquels les recettes nettes actualisées déduites du budget ont été initialement sous-estimées 1. Les projets pour lesquels il est objectivement impossible d'estimer les recettes nets à l'avance Conformément au paragraphe 6 de l'article 61 du Règlement (UE) n 1303/2013, s'il n'est objectivement pas possible d'estimer les recettes à l'avance, le bénéficiaire concerné est tenu de déclarer à l'autorité de Gestion toutes les recettes nettes générées dans les trois ans suivant l'achèvement du projet, ou à la date limite de clôture du Programme (la première des deux dates étant retenue). Les recettes nettes déclarées seront déduites des dépenses déclarées à la Commission. Si nécessaire, une procédure de recouvrement des fonds indûment versés sera mise en place par les Autorités de Gestion et de Certification à l'égard du bénéficiaire concerné. Dans le cadre des contrôles de gestion, le Programme adoptera des procédures spécifiques pour vérifier l'exactitude des recettes nettes déclarées par les bénéficiaires. 2. Les projets pour lesquels les recettes nettes actualisées déduites du budget ont été initialement sous-estimées Avant la clôture du projet, le bénéficiaire concerné pourra être amené à réviser son «Analyse des recettes nettes» initiale et à actualiser son estimation des recettes nettes devant être générées après la fin du projet (par exemple, une modification des coûts de fonctionnement estimés entraînant une révision du montant de recettes nettes prévu). Si le montant actualisé des recettes nettes est plus élevé que le montant initialement déduit, la différence doit être immédiatement déduite de la dernière remontée de dépenses soumise par le bénéficiaire concerné. Si un projet ne prévoit qu'après son approbation de générer des recettes nettes après son achèvement, une «Analyse des recettes nettes» devra être soumise au Secrétariat conjoint le plus rapidement possible, ou au plus tard avant la soumission de la dernière remontée de dépenses du bénéficiaire concerné. Le montant estimé des recettes nettes, calculé sur la base de l'«analyse des recettes nettes», doit être déduit des frais déclarés par le bénéficiaire concerné avant la clôture du projet. La fiche d'information «Focus sur les projets générateurs de recettes» apporte des précisions sur la gestion de recettes nettes. 29/02/2016 4/6

5 C. Pérennité des projets Conformément à l'article 71 du règlement (UE) n 1303/2013, l'autorité de gestion doit s'assurer que les projets incluant des investissements d'infrastructures ou des investissements productifs remboursent la subvention FEDER perçue si, dans les cinq ans suivant leur clôture, l'une des situations suivantes se produit : une cessation d'activité ou la relocalisation d'une activité productive en dehors de la zone du Programme ; un transfert de propriété d'une infrastructure procurant un avantage indu à une entreprise ou à une collectivité publique ; une modification substantielle affectant la nature de l investissement, ses objectifs ou ses conditions de mise en œuvre et pouvant entraver la réalisation des objectifs initiaux ; Les sommes versées indûment pour l'opération seront recouvrées par l'état Membre au prorata de la durée pendant laquelle les conditions n'ont pas été remplies. Un projet incluant des investissements d'infrastructures ou des investissements productifs doit rembourser la subvention FEDER perçue si, dans les dix ans suivant le paiement final au bénéficiaire, l'activité productive est délocalisée en dehors de l'union. 29/02/2016 5/6

6 II. Où trouver de l'aide à cette étape de votre projet? Lors de la clôture du projet, votre principal point de contact avec le Programme des 2 Mers est le Secrétariat Conjoint. Plus concrètement : Il vous informe sur les procédures et les exigences en matière de clôture ; Il évalue le rapport de clôture et vous prévient lorsque le dernier paiement a été traité. L'animateur territorial vous aide également pendant la clôture du projet : Il/elle vous apporte aide et conseils lors du processus de clôture. 29/02/2016 6/6