Démarrer Excel : Bouton de la barre des tâches / Programmes / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2007

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1 Table des matières 1. INTRODUCTION À MICROSOFT EXCEL Démarrer Excel :... 2 Nouveau / Ouvrir / Enregistrer et Enregistrer sous : SAISIR MANUELLEMENT LES DONNÉES... 3 Touches de déplacement :... 3 Sélection des données et des cellules : MANIPULER LES FEUILLES... 4 o Activer une feuille... 4 Utiliser les commandes du menu contextuel d un onglet :... 4 Renommer un onglet de feuille :... 4 Déplacer une feuille... 4 Copier une feuille :... 4 Sélectionner plusieurs feuilles... 4 Insérer une feuille... 4 Insérer ou supprimer une feuille APERÇU AVANT IMPRESSION ET IMPRIMER... 5 Bouton Office /commande Imprimer : AIDE EN LIGNE: FERMER LA FENÊTRE DU CLASSEUR : CONSTRUIRE ET MODIFIER UNE FEUILLE UTILISER LA FONCTION SOMME ET COPIER CELLE-CI PAR LA POIGNÉE DE RECOPIE : LES OPÉRATEURS DANS LES FORMULES : MODE ENTRER ET MODE POINTER POUR SAISIR UNE FORMULE : LES FONCTIONS D'EXCEL : COPIER ET DÉPLACER DES CELLULES CONTENANT DES ÉTIQUETTES ET DES VALEURS UTILISER LA SAISIE AUTOMATIQUE DE TEXTE INCRÉMENTÉ RÉFÉRENCES RELATIVES ET ABSOLUES EN VUE DE COPIER DES FORMULES ET FONCTIONS METTRE EN FORME UNE PLAGE DE CELLULES SÉLECTIONNÉES (ONGLET ACCUEIL) L'onglet Nombre de la boite de dialogue Format de cellule : L'onglet Alignement de la boite de dialogue Format de cellule : L'onglet Police de la boite de dialogue Format de cellule : L'onglet Bordure de la boite de dialogue Format de cellule : L'onglet Remplissage de la boite de dialogue Format de cellule : Styles de cellules Reproduire la mise en forme Effacer une mise en forme LARGEUR DE COLONNES ET HAUTEUR DE LIGNES : INSÉRER OU SUPPRIMER DES LIGNES ET DES COLONNES : UTILISER LA «MISE EN FORME CONDITIONNELLE» : (GROUPE STYLE /ONGLET ACCUEIL) Gérer les règles de mise en forme conditionnelle VÉRIFIER L'ORTHOGRAPHE

2 Rencontre 5 Excel Introduction 1. Introduction à Microsoft Excel 2007 o Ms Excel est un tableur électronique. Un tableur aussi appelé chiffrier permet de créer des documents qui contiennent des calculs qui sont actualisés à chaque modification. o Sous Excel, on parle d'un ensemble de feuilles de calcul qui forme un fichier de type classeur enregistré avec l'extension.xlsx (Version 2007) ou.xls (Version 1997 à 2003). Démarrer Excel : Bouton de la barre des tâches / Programmes / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2007 o Démo : Fichier Releve de Notes.xls et observation des différents éléments d'une fenêtre Excel : Modifier une note pour actualiser les résultats Barre de titre (nom du fichier, par défaut : Classeur1) Tout comme Word les trois premiers onglets sont Accueil, Insertion et Mise en page Zone Nom : adresse de la cellule active identifiée par le pointeur de cellule (rectangle noir qui encadre la cellule) Barre de formule : contenu de la cellule active (texte, valeur numérique, formule ou fonction débutant par le signe =). Un bouton fléché situé à son extrême droite, permet de développer la barre de formule. Fenêtre de feuille de calcul : Grille de colonnes identifiées par un lettre (A, B, C Z, AA, AB, IV) et lignes (1, 2, 3 ) Cellule (intersection d'une colonne et d'une ligne) identifiée par une adresse de cellule formée de la colonne et de la ligne (Ex : A1) Pointeur de souris en forme de croix blanche (mode Prêt sur la barre d'état) Onglets de feuille (sous la feuille de calcul) pour accéder à une feuille précise du classeur (par défaut : 3 feuilles nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3, possibilité de 255) Barre d'état qui affiche : Le mode courant à gauche : mode Prêt lorsqu une cellule est pointée, mode Entrer après un double clic sur une cellule vide mode Modifier après un double clic sur une cellule non vide Les modes d affichage à droite (mode Normal, mode Mise en page et mode Aperçu des sauts de page) et la zone Zoom semblable à Word. Les modes sont aussi accessibles à partir de l onglet Affichage/groupe Affichages classeur 2

3 Nouveau / Ouvrir / Enregistrer et Enregistrer sous : Les commandes sont semblables à Word. Pour enregistrer un classeur sous une version antérieure à 2007, sélectionner le choix Classeur Excel : 2. Saisir manuellement les données o Dans une cellule, vous pouvez entrer un nombre (avec ou sans décimales séparées par une virgule), du texte, une date (Ex : ), une heure (Ex: 15:23 ou 3:40:55), une formule ou une fonction débutant toutes deux par le signe =. Les textes sont alignés à gauche et les nombres, dates, heures et résultats de formules ou fonctions, sont alignés à droite lors de la saisie, à moins qu un autre alignement ait été spécifié pour la cellule. Touches de déplacement : o Confirmation d'une entrée : Enter, Tab, flèches de direction, Ctrl+Enter pour ne pas accéder à une autre cellule après l'entrée o Alt +Enter pour passer à une autre ligne dans la même cellule o Flèches de direction (déplacement par cellule) o Page Up, Page Down (déplacement par écran vers le haut ou le bas) o Alt + Page Up ou Page Down (déplacement par écran vers la droite ou la gauche) o Ctrl + Home (cellule A1) Sélection des données et des cellules : Pour sélectionner Procédez comme suit : Du texte dans une cellule Une seule cellule Une plage de cellules Double clic dans une cellule pour activer le mode Modifier et sélectionnez son texte. Le texte peut aussi être sélectionné dans la barre de formule. Cliquez sur la cellule ou appuyez sur les touches de direction pour vous déplacer jusqu'à la cellule. Cliquez sur la première cellule de la plage, puis faites glisser le pointeur de 3

4 Une plage étendue de cellules Toutes les cellules d'une feuille de calcul Des cellules ou des plages de cellules non adjacentes Une ligne ou une colonne entière Des lignes ou des colonnes adjacentes Des lignes ou des colonnes non adjacentes Annulation d'une sélection de cellules souris jusqu'à la dernière cellule. Cliquez sur la première cellule de la plage, puis maintenez la touche Shift enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage. Vous pouvez faire défiler la feuille pour que la dernière cellule soit visible. Cliquez sur le bouton Sélectionner tout ou Ctrl+A jusqu à ce qu il rencontre une ligne vide. Sélectionnez la première cellule ou plage de cellules, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les autres cellules ou plages. Cliquez sur l'en-tête de la ligne ou de la colonne. Faites glisser la souris sur les en-têtes de colonnes ou de lignes, ou sélectionnez la première ligne ou colonne, puis maintenez la touche Shift enfoncée et sélectionnez la dernière ligne ou colonne. Sélectionnez la première ligne ou colonne, puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les autres lignes ou colonnes. Cliquez sur une cellule quelconque de la feuille de calcul. 3. Manipuler les feuilles o Activer une feuille par son onglet Utiliser les commandes du menu contextuel d un onglet : (couleur d onglet, supprimer, renommer, sélectionner, déplacer, copier, insérer, masquer, protéger) Renommer un onglet de feuille : par un double clic sur son nom. Déplacer une feuille en glissant son onglet (pointeur en forme de feuille) Copier une feuille : en enfonçant la touche Ctrl et en glissant l'onglet (pointeur en forme de feuille et signe +) Sélectionner plusieurs feuilles par les touches Shift (non contigus) ou Ctrl (contigus) et cliquer sur les onglets Insérer une feuille avec le bouton à droite des onglets : 4

5 Insérer ou supprimer une feuille à partir de l onglet Accueil/groupe Cellules /dérouler les listes Insérer ou Supprimer 4. Aperçu avant impression et Imprimer Bouton Office /commande Imprimer : À éviter! Impression sans confirmation Choix Aperçu avant impression très conseillé avant le choix Imprimer, afin de vérifier le nombre éventuel de pages, ce nombre étant généré automatiquement et pouvant parfois être élevé. o Rappel : au Cegep, on doit s'assurer que les imprimantes du laboratoire utilisé sont déployées et que l imprimante du local a été définie par défaut. 5. Aide en ligne: Utiliser ce bouton ou la touche F1 o Tout comme avec Word, utiliser le bouton qui donne accès aux rubriques de la table des matières ou taper l objet de votre recherche dans la zone Rechercher : Zone Rechercher Fermer Excel 6. Fermer la fenêtre du classeur : par le bouton Fermer la fenêtre situé à droite des onglets fermer Excel par le bouton Fermer de la barre de titre. et 7. Construire et modifier une feuille o Pour concevoir une feuille il faut déterminer : 5

6 o Les données nécessaires aux calculs à effectuer ; o Les résultats attendus ; o Les titres nécessaires à l'identification des données et résultats ; o Les calculs à effectuer et par le fait même, les formules et les fonctions nécessaires. o Démo : Observer le contenu du fichier Prévisions.xls : (Onglet Été) Modifier la valeur 12 pour 18 dans la cellule D5 double clic dans la cellule pour activer le mode Modifier ou touche F2 observer les boutons Annuler (touche Esc) et Entrer (touche Enter) en mode Modifier : modifier le texte dans la cellule ou encore dans la barre de formule afin de bénéficier de plus d espace Modifier Sherbrooke pour Laval (cellule A6) Modifier la valeur 19 pour 26 (cellule C6) 8. Utiliser la fonction Somme et copier celle-ci par la poignée de recopie : Somme automatique dans E3 : Commande Somme du groupe Édition de l onglet Accueil Observer la plage de cellules suggérée par Excel qui est encadrée d une bordure animée (B3:D3). Terminer l'entrée par Enter. Prendre note qu il n est pas nécessaire de taper la parenthèse fermante d une fonction. Elle s ajoutera automatiquement. La fonction =SOMME(B3:D3) est visible dans la barre de formule et son résultat 51 apparaît dans la cellule E3. Somme automatique dans B8 : Entrer la fonction Somme dans B8. Modifier la plage suggérée B3:B7 en sélectionnant la plage B3:B6. Utiliser la poignée de recopie : Pour copier une formule ou une fonction, sélectionner l'élément à copier et le glisser à partir de sa poignée de recopie, identifiée par le signe + dans le coin inférieur droit de la cellule. Copier E3 dans E4:E6 Copier B8 dans C8:E8 Après une copie par la poignée de recopie, une icône apparaît et en cliquant sur celleci, on peut modifier le résultat de la recopie en choisissant une autre option que "Copier les cellules" : Icône 6

7 9. Les opérateurs dans les formules : +, -, *, /, %, ^ (exposant) Ex : =35%, affiche 0,35 =4^2 équivaut à =4*4, et retourne 16 Ordre de priorité dans les formules : 1. Opérations incluses entre parenthèses 2. Calcul des exposants 3. Multiplications et divisions, de gauche à droite 4. Additions et soustractions, de gauche à droite Conseil : Utilisez des parenthèses pour fixer soi-même ses priorités 10. Mode Entrer et mode Pointer pour saisir une formule : Mode Entrer : Taper la formule "= (B8*0,2)+B8" dans B10 pour calculer l'augmentation de 20% Mode Pointer : Entrer "=("dans C10, cliquer sur C8 et observer le mode Pointer qui est affiché, entrer "*0,2)+", cliquer sur C8, compléter avec la touche Enter Utiliser la poignée de recopie de C10 pour copier dans D10:E Les fonctions d'excel : Structure : = NOM DE LA FONCTION(argument1; argument2; ) Ex : la fonction =SOMME(B2:F2), ne possède qu un seul argument qui est une plage de valeurs identifiée par le caractère : Pour entrer une fonction, utiliser l'une des 3 façons suivantes : o Utiliser la liste Somme du groupe Édition de l onglet Accueil qui contient les principales fonctions : SOMME(plage) MOYENNE(plage) NB(plage) retourne le nombre de cellules qui contiennent un nombre. MAX(plage) retourne la valeur maximum d une plage MIN(plage) retourne la valeur minimum d une plage Le choix Autres fonctions donne accès à la boite de dialogue Insérer une fonction : 7

8 1. Sélectionner une catégorie dans la liste 2. Sélectionner une fonction et cliquer sur OK. o Utiliser le bouton Insérer une fonction de la barre de formule. 3. Selon la fonction, il faudra spécifier certains arguments. o Utiliser l onglet Formules /groupe Bibliothèque de fonctions / commande Insérer une fonction OU commande Somme automatique qui affiche la même liste que la commande Somme du groupe Édition de l onglet Accueil. Entrer la fonction Moyenne dans F3 (plage suggérée incorrecte qui doit être modifiée pour B3:D3) Copier la fonction Moyenne dans F4:F6 par la poignée de recopie de F3 Entrer la fonction AUJOURD'HUI dans la cellule A Copier et déplacer des cellules contenant des étiquettes et des valeurs o Tout comme Word, les éléments copiés ou coupés sont placés dans le Presse-papiers Office (24 éléments) et dans le Presse-papiers Système (1 élément). Afficher le volet Presse-papiers avec le lanceur du groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil Ajouter une nouvelle feuille nommé "Automne" de couleur orange. Copier A1:A6 de l'onglet Été dans la cellule A1 de l'onglet Automne avec Ctrl+C et Ctrl+V Observer le volet Presse-papiers. o Déplacement avec la souris: sélectionner, pointer avec la flèche noire quadruple sur la bordure et glisser au nouvel endroit 8

9 Déplacer la date du jour de A12 vers G1 o Copie avec la souris dans des cellules consécutives: utiliser la poignée de recopie Copier un titre 13. Utiliser la saisie automatique de texte incrémenté o Pour entrer du texte (Ex : Janvier, Février ) ou des valeurs à incrémenter (Ex : 1, 2, 3 ), entrer un ou deux éléments de la série et les sélectionner. Par la suite, glisser à partir de la poignée de recopie sur les cellules qui contiendront les autres éléments de la série. Entrer Janvier et le recopier dans 5 cellules adjacentes. Entrer les valeurs 1 et 3 et les recopier dans 4 cellules adjacentes. Entrer Lundi et le recopier dans les 6 cellules adjacentes. 14. Références relatives et absolues en vue de copier des formules et fonctions Par défaut, les références sont relatives lors d'une copie de formules ou de fonctions. De cette façon, les relations entre les cellules sont conservées. Pour une copie dans une même colonne, les lignes sont ajustées et pour une copie dans une même ligne, les colonnes sont ajustées automatiquement. Résultat des copies effectuée dans les plages D2:D4 et B4:C4 : Les références absolues ne subissent aucun changement lors d'une copie de formules ou de fonctions. Par exemple, la copie de =SOMME(A1:C1) dans une autre cellule a comme résultat =SOMME(A1:C1). Aucune colonne et aucune ligne n'est ajustée. Pour créer une référence absolue, un caractère $ doit précéder la colonne et la ligne d'une adresse de cellule. Le caractère $ peut être inséré facilement par la touche F4. Ouvrir le classeur CopieAbsolue.xls Entrer la formule =B3*B1 dans C3. Pointer l'une des adresses et utiliser la touche F4 pour obtenir une référence absolue. La formule est entrée dans C3 et copiée dans C4:C5. 9

10 Une référence mixte est une référence relative combinée à une référence absolue. (Ex : $C1 et C$1). Tout comme la référence absolue, la touche F4 permet d'afficher les références mixtes. Cette touche affiche les 4 combinaisons possibles d'adressage. Ex : Lors d'une copie de la référence $C1, la colonne demeurera toujours C mais le numéro de ligne sera ajusté. Lors d'une copie de la référence C$1, la ligne sera toujours 1 et la colonne sera ajustée. 15. Mettre en forme une plage de cellules sélectionnées (Onglet Accueil) Le lanceur des groupes Police, Alignement et Nombre ainsi que le groupe Cellules/commande Format/commande Format de cellule, donnent accès à la boite de dialogue Format de cellule : L'onglet Nombre de la boite de dialogue Format de cellule : o Sélectionner un format dans la liste Catégorie (Ex : Nombre) et fixer certaines options propres au format (nombre de décimales, séparateur de milliers, symbole monétaire, si format Monétaire etc.) o Le format Standard (aucun format) est celui qui est assigné par défaut lors de la saisie. o Les formats Date et Heure sont attribués aux cellules contenant des dates et heures valides, reconnues par Excel. Par exemple, une cellule contenant la fonction Aujourd'hui, prendra automatiquement un format Date. 10

11 o Les cellules de format Texte sont traitées comme du texte même si elles contiennent des valeurs numériques. o Dans le groupe Nombre de l'onglet Accueil, on retrouve les principales commandes relatives au formatage des nombres, dates et heures : Liste des formats Format pourcentage 5 est affiché 500%,05 est affiché 5% Format monétaire Modifier la précision avec + ou de décimales Insère le séparateur de milliers : est affiché ,00 L'onglet Alignement de la boite de dialogue Format de cellule : o Permet d'aligner le texte verticalement et horizontalement dans les cellules et de modifier son orientation. o Dans le groupe Alignement de l'onglet Orientation Accueil, on retrouve aussi les principales commandes d'alignement : Aligner verticalement Aligner horizontalement Renvoyer à la ligne automatiquement ; rend visible tout le texte d'une cellule en le distribuant sur plusieurs lignes Diminuer ou Augmenter le retrait du texte dans les cellules Fusionner ou défusionner des cellules; le contenu est centré 11

12 L'onglet Police de la boite de dialogue Format de cellule : o Permet de définir ces éléments : police, style, taille, couleur, souligné, barré, exposant et indice o Dans le groupe Police de l'onglet Accueil, on retrouve les principales commandes relatives à la police de caractères. L'onglet Bordure de la boite de dialogue Format de cellule : o Permet de définir le style de trait, la couleur et le type de bordure d une plage de cellules sélectionnées. o En plus des options de l onglet Bordure, la commande Bordure du groupe Police de l onglet Accueil donne accès aux choix suivants : Deux choix pour tracer la bordure avec un crayon. Gomme pour effacer une bordure. L'onglet Remplissage de la boite de dialogue Format de cellule : couleurs, motifs et textures d arrière-plan : 12

13 Styles de cellules o La commande Styles de cellules du groupe Style de l onglet Accueil permet d appliquer rapidement un style prédéfini à une plage de cellules sélectionnées. Reproduire la mise en forme o Tout comme dans Word, la commande Reproduire la mise en forme du groupe Presse-papiers de l onglet Accueil, permet d appliquer une mise en forme existante. Rappel : un seul clic sur la commande pour appliquer la mise en forme à une seule plage de cellules et un double clic pour appliquer à plusieurs plages. Effacer une mise en forme o Pour effacer une mise en forme, utiliser le bouton Effacer du groupe Édition de l onglet Accueil. L option Effacer les formats n efface que la mise en forme tandis que l option Effacer tout efface le contenu de la cellule ainsi que sa mise en forme. 16. Largeur de colonnes et hauteur de lignes : o Pour ajuster la largeur d'une colonne ou la hauteur d'une ligne, utiliser l'en-tête de colonne ou de ligne. Pointer la bordure qui sépare 2 cellules et glisser le pointeur lorsqu'il prend la forme d'une flèche double. o Un double clic sur la flèche double d un en-tête de colonne ou de ligne permet d'ajuster automatiquement la largeur d'une colonne ou la hauteur d une ligne à sa plus grande entrée. Exemple d utilisation : Lorsqu un résultat de formule ou de fonction dépasse la largeur d une colonne, au lieu d afficher un résultat incomplet dans une cellule, Excel affiche le résultat comme suit : En ajustant automatiquement la largeur de colonne, elle sera agrandie à la largeur du résultat. o La commande Format du groupe Cellules de l onglet Accueil permet d'ajuster les lignes et colonnes à l'aide d'une boîte de dialogue dans laquelle la dimension désirée doit être spécifiée : 13

14 17. Insérer ou supprimer des lignes et des colonnes : o Dans l'en-tête de colonne ou de ligne, sélectionner le nombre de colonnes ou de lignes à insérer ou supprimer et sélectionner la commande Insérer ou Supprimer du groupe Cellules de l onglet Accueil. 18. Utiliser la «Mise en forme conditionnelle» : (groupe Style /onglet Accueil) La mise en forme conditionnelle permet d appliquer des styles et couleurs selon certaines règles. Par exemple, on peut mettre en évidence un nombre négatif d une plage de cellules sélectionnées, en spécifiant que tout nombre inférieur à 0 doit être affiché en rouge. Aussi, tout nombre supérieur à 7 pourrait être affiché en bleu. Démo : MiseEnFormeCond.xlx Ouvrir le fichier MiseEnFormeCond.xlx et sélectionner la plage A1:C3 Observer les fonctions statistiques qui apparaissent sur la barre d état : Sélectionner Règles de mise en surbrillance des cellules /Inférieur à et fixer la valeur 0 ainsi que le choix Texte rouge et OK: 14

15 Sélectionner Règles de mise en surbrillance des cellules /Supérieur à et fixer la valeur 7 ainsi que le choix Format personnalisé Sélectionner la couleur Bleu dans l onglet Police de la boite de dialogue. Gérer les règles de mise en forme conditionnelle Pour gérer les règles (supprimer, ajouter, modifier une règle) de mise en forme conditionnelle, sélectionner la plage de valeurs et les choix Mise en forme conditionnelle et Gérer les règles. Sélectionner la règle à gérer et utiliser Modifier la règle ou Supprimer la règle. Compléter l opération par Appliquer. Pour ajouter une règle, utiliser Nouvelle règle. Il est aussi possible de visualiser les données à l aide de barres de données, de nuances de couleurs et de jeux d icônes selon certains critères. Par défaut, la mise en forme est faite sur toutes les cellules d après leur valeur : La plage A1 :C3 étant sélectionnée, choisir Mise en forme conditionnelle /Barres de données /Dégradé / Rouge. Une barre illustre graphiquement la valeur de chaque cellule : 19. Vérifier l'orthographe o Tout comme Word, Excel offre des choix de vérification (onglet Révision /groupe Vérification) : o Le choix de l'onglet Fichier permet de modifier les options de correction automatique : 15

16 Tout Comme avec Word, le bouton Options permet de modifier de façon permanente la plupart des paramètres assumés par défaut du logiciel Excel. Onglet Vérification 16