Cent soixante-deuxième session COUTS DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL EXECUTIF ET DE LA CONFERENCE GENERALE RESUME

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1 ex Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent soixante-deuxième session 162 EX/34 PARIS, le 21 septembre 2001 Original français/anglais Point 7.9 de l'ordre du jour provisoire COUTS DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL EXECUTIF ET DE LA CONFERENCE GENERALE RESUME Le présent document est préparé conformément à la décision 161 EX/4.2 B, paragraphe 11. Il se compose de deux parties : la première partie porte sur les coûts de fonctionnement du Conseil exécutif tandis que la deuxième partie concerne les coûts de fonctionnement de la Conférence générale.

2 162 EX/34 I. Coûts de fonctionnement du Conseil exécutif 1. Le Conseil exécutif de l'unesco comprend 58 Etats membres. Le Président de la Conférence générale siège en cette qualité au Conseil exécutif avec voix consultative (Acte constitutif, Article V.A.1 (a)). 2. Le Conseil exécutif de l'unesco tient normalement deux sessions par an. Il en tient trois les années où se réunit la Conférence générale. Aux fins de calcul des indemnités de à verser aux représentants des membres du Conseil ne résidant pas à Paris, conformément à l article 61 du Règlement intérieur du Conseil exécutif, le nombre de jours de chaque session, en tenant compte des jours de voyage, des week-ends, des jours fériés et du fait que les représentants sont rémunérés pendant la session de la Conférence générale est le suivant : e session : 20 jours e session : 25 jours 150e session : 25 jours 152e session : 47 jours 153e session : 2 jours e session : 20 jours e session : 27 jours 155e session : 28 jours 157e session : 51 jours 158e session : 3 jours e session : 18 jours e session : 24 jours 160e session : 27 jours 162e session : 44 jours (estimation) 3. La Conférence générale de l'unesco a alloué au Conseil exécutif des budgets de : dollars pour , dollars pour et dollars pour Services linguistiques et de documentation Frais de déplacement (y compris voyages de consultation, visites aux bureaux régionaux et voyages officiels pour le compte du Conseil exécutif), indemnités de des représentants des membres du Conseil (groupes de travail et frais de bureau compris) Indemnités de représentation de la Présidence, assurance des représentants, frais d hospitalité (thés, cafés, viennoiseries, eaux minérales), fournitures de bureau, équipements informatiques, photocopies, communications téléphoniques, assistance temporaire (commis de salles), heures supplémentaires (personnel de service et de bureau) Dépenses de personnel (2 membres du cadre organique ou de rang supérieur et 5 membres du cadre de service et bureau)

3 162 EX/34 - page 2 4. Outre ces membres du personnel affectés à plein temps au service du Conseil, d'autres fonctionnaires sont détachés pour aider les commissions et comités pendant les sessions. De nombreux membres du personnel travaillent à la préparation des documents soumis au Conseil. Frais de voyage des représentants 5. L'Organisation prend à sa charge les frais de voyage encourus par les représentants des membres du Conseil dans l'exercice de leurs fonctions (article 61 du Règlement intérieur du Conseil exécutif) c'est-à-dire, soit leurs frais de voyage aller et retour entre le lieu de leur résidence habituelle et le lieu où se réunit le Conseil exécutif (Paris) soit, dans le cas des représentants résidant à Paris, entre Paris et leurs capitales respectives, avant ou après les sessions du Conseil (voyage de consultation). Un certain nombre de représentants résidant à Paris n'utilisent pas leur droit à ce voyage. Sont également pris en charge les frais de voyages des représentants des Etats membres du Conseil pour s informer sur le fonctionnement des Bureaux régionaux et des projets hors Siège, notamment dans les régions auxquelles ils appartiennent et d autres voyages officiels pour le compte du Conseil exécutif. 6. Les voyages par avion sont pris en charge au prix du billet normal en classe affaires pour les représentants des membres du Conseil et en première classe pour les voyages de la Présidence du Conseil et de la Présidence de la Conférence générale (Annexe du Règlement intérieur du Conseil, paragraphe 2). Achat/remboursement des billets 7. Les frais de voyage sont payés aux représentants des membres du Conseil personnellement ; ceux-ci peuvent, soit obtenir leurs billets de l'unesco, soit les acheter eux-mêmes et demander le remboursement de leurs frais de voyage. Indemnités de versées aux représentants 8. L'Organisation verse des indemnités de aux représentants des Etats membres du Conseil exécutif pour participer aux réunions du Conseil. Pour les représentants résidant ailleurs qu'à Paris, le taux de l'indemnité journalière est celui qui est applicable au Directeur général (Annexe au Règlement du Conseil, paragraphe 3.3), c'est-à-dire le taux d indemnité journalière des Nations Unies, fixé par la Commission de la fonction publique internationale sur une base mensuelle, majoré de 40 % et de cinq dollars. Les représentants résidant à Paris reçoivent la moitié de ce taux pour le nombre de jours où ils assistent aux réunions. Certains représentants résidant à Paris renoncent à l'indemnité de à laquelle ils ont droit. Remboursement des frais de bureau 9. L'article 62 du Règlement intérieur stipule que l'unesco rembourse aux représentants des membres du Conseil, sur leur demande, les frais de secrétariat et de correspondance encourus par eux dans l'exercice de leurs fonctions, jusqu'à concurrence de 100 dollars par an, conformément aux conditions définies dans l'annexe point II du Règlement qui détermine les modalités de remboursement des frais de bureau de la manière suivante : peuvent être remboursés : les services de secrétariat, les fournitures de bureau, les frais de télégrammes, poste et de téléphone ; le remboursement de ces frais est effectué chaque année sur la base des déclarations que fournissent les représentants désignés en y joignant, si possible, les pièces justificatives ;

4 162 EX/34 - page 3 la monnaie utilisée pour le remboursement est celle dans laquelle a été effectuée la dépense ou en francs français ; les remboursements ne peuvent pas dépasser 100 dollars par an et par représentant de membre du Conseil. 10. En fait, très peu de représentants demandent ce remboursement. Les dollars annuels prévus dans le budget servent à couvrir le coût des appels téléphoniques à l'étranger effectués par les représentants durant les sessions. 11. Des informations comparées concernant les pratiques des autres agences spécialisées du système des Nations Unies, y compris le statut des membres de leur organe exécutif, figurent en annexe I. II. Coûts de fonctionnement de la Conférence générale 12. La Conférence générale se réunit tous les deux ans. La durée des sessions a considérablement diminué au fil des ans, puisqu elle est passée de 27 jours travail (32 jours calendrier) en 1987 à 18 jours travail (23 jours calendrier) en En raison de la diminution intervenue dans les crédits qui lui sont alloués, des propositions d ajustement ont été soumises au Conseil exécutif à sa 160e session. Le Conseil les a approuvées par sa décision 160 EX/6.1.1/ L une de leurs conséquences est que la 31e session de la Conférence générale (octobre-novembre 2001) sera réduite à 18 jours travail (20 jours calendrier). Pour la 32e session (2003), c est la même durée qui a servi de base aux propositions budgétaires contenues dans le Titre I du Projet de programme et de budget pour (31 C/5). 13. Les crédits inscrits dans le 30 C/5 approuvé au titre de la Conférence générale s élèvent à un montant de dollars. Ils sont répartis entre quatre rubriques : coûts de personnel, honoraires pour la vérification extérieure des comptes, services d interprétation, de traduction et de documentation de la Conférence générale, autres dépenses afférentes au fonctionnement de la Conférence générale. Le tableau ci-dessous indique l évolution de ces crédits de la 29e à la 31e session : 29e session (1997) 30e session (1999) 31e session (2001) Coûts de personnel Vérification extérieure Interprétation, traduction, documentation Autres dépenses TOTAL Les coûts de personnel correspondent à trois postes financés au titre du budget ordinaire. S y ajoutent des fonds extrabudgétaires d un montant de dollars ( ) pour le financement d un poste GS. De même, les crédits affectés à la vérification extérieure sont complétés par des ressources extrabudgétaires d un montant de dollars, alloués à la vérification des programmes extrabudgétaires autres que ceux financés par le PNUD. Les

5 162 EX/34 - page 4 "autres dépenses" s appliquent aux frais de fonctionnement et de voyage de la Présidence de la Conférence générale, d une part, aux frais de fonctionnement du Secrétariat de la Conférence générale, d autre part. 15. Le Règlement intérieur de la Conférence générale ne prévoit pas la prise en charge par l Organisation des frais de voyage et de séjour des délégués des Etats membres à l occasion des sessions. Néanmoins, depuis 1986, les pays en situation difficile, notamment les pays les moins avancés peuvent sur demande obtenir la prise en charge par l Organisation du voyage allerretour (classe économique) d un membre de leur délégation. A la 30e session, 72 Etats ont bénéficié de cette facilité, qui a représenté une dépense de dollars. On trouvera en annexe II des informations sur la situation d autres organisations internationales à cet égard. 16. Occasionnellement, certaines dépenses spécifiques doivent être prises en charge sur le budget de la Conférence générale. C est le cas des groupes de travail qu elle décide parfois de créer entre deux sessions. Si le Groupe de travail sur la structure et la fonction de la Conférence générale ( ) a été en majeure partie financé grâce à des contributions volontaires ( dollars pour un coût total de dollars), le groupe constitué en sur la situation des Etats membres présentant des arriérés de contributions a été financé par des crédits de la Conférence générale ( dollars), ainsi que le groupe réuni en 1999 sur le Règlement intérieur de la Conférence générale ( dollars). 17. A sa 30e session, la Conférence générale a amendé son Règlement intérieur en vue de permettre à son Comité juridique de se réunir entre deux sessions, "sur convocation du Président [de la Conférence générale] agissant de sa propre initiative ou sur demande du Conseil exécutif". Le Comité juridique avait considéré "que des moyens devraient être dégagés afin d assurer la participation des Etats aux réunions du Comité et qu il reviendrait aux instances délibérantes de l Organisation de prendre en compte les incidences budgétaires de cette situation". Aucune décision n a cependant été prise à ce sujet par la Conférence générale ni par le Conseil exécutif. Dans ces conditions, en convoquant le Comité en novembre 2000, la Présidente de la Conférence générale a indiqué aux Etats membres du Comité que ceux d entre eux qui faisaient partie des pays les moins avancés pourraient demander à l Organisation de prendre en charge un voyage aller-retour (classe économique). Six Etats se sont ainsi adressés au Secrétariat, soit un coût total de dollars.

6 162 EX/34 Annexe I ANNEXE I DONNEES COMPARATIVES RELATIVES A LA PRATIQUE DES INSTITUTIONS DES NATIONS UNIES ( ) Institution Organe exécutif Fréquence et durée Coût Frais de déplacement pris en charge et classe autorisée Montant et taux de l'indemnité de versée Nombre de membres du personnel affectés à plein temps OIT (Genève) 175 membres Organe directeur (56 membres) (28 membres gouvernementaux, 14 membres employeurs, 14 membres travailleurs) Trois fois par an ; 55 jours au total par exercice biennal pour l'exercice biennal Membres employeurs et membres travailleurs : classe économique à plein tarif, classe affaires au-delà de 5 heures Membres employeurs et membres travailleurs : taux standard : + 40 % + 3 dollars (chiffre rond) 2 membres du cadre organique 1 membre du cadre de service et de bureau IUT (Genève) 189 membres Conseil (46 Etats membres) Une fois par an : 8 journées de travail Affaires Taux standard + 40 % + 3 dollars Aucun UPU (Berne) 189 membres Conseil d'administration (41 Etats membres) Une fois par an : 7 à 10 journées de travail par an Président : affaires ; membres : économique Président uniquement : Taux standard : + 40 % 1 membre du cadre organique 3 membres du cadre de service et de bureau (certains à temps partiel) OMS (Genève) 191 membres Conseil exécutif (32 Etats membres) 8 journées de travail les années paires ; 10 journées de travail les années impaires (d'adoption du budget) (rapport financier :coûtdes réunions du Conseil exécutif : ) Président : première ; membres : économique Taux standard : +40% 5 membres du personnel OMM (Genève) 185 membres Conseil exécutif (36 membres siégeant à titre individuel) Une fois par an ; 11 journées de travail Membres : frais de déplacement (classe économique) ou indemnité de. Les deux pour les PMA sur leur demande Membres : indemnité de (taux standard) ou frais de déplacement. Les deux pour les PMA sur leur demande Aucun AIEA (Vienne) 132 membres Conseil d'administration (35 Etats membres) Cinq fois par an (services de soutien aux organes de décision) Aucun frais de déplacement pris en charge 3 membres du cadre organique 3 membres du cadre de service et de bureau ONUDI (Vienne) 168 membres Conseil du développement industriel (53 Etats membres) Trois fois par exercice biennal ; 3 journées de travail par session (estimations budgétaires approuvées pour l'exercice biennal) Aucun frais de déplacement pris en charge FIDA (Rome) 161 membres Conseil exécutif (18 Etats membres) Trois fois par an ; 2 journées de travail par session et 1 journée de réunion de sous-comité (y compris les coûts de personnel) par an Directeurs exécutifs des membres et des membres suppléants sur leur demande : classe affaires Taux standard : +15% 8 membres du cadre organique 11 membres du cadre de service et de bureau (également responsables d'autres organes directeurs)

7 162 EX/34 Annexe I - page 2 Institution Organe exécutif Fréquence et durée Coût Frais de déplacement pris en charge et classe autorisée Montant et taux de l'indemnité de versée Nombre de membres du personnel affectés à plein temps OACI (Montréal) 185 membres Conseil (33 Etats membres) 3 sessions par an ; 43 réunions en (y compris les coûts de personnel) (1999) Aucun frais de déplacement pris en charge 2 membres du cadre organique 3 membres du cadre de service et de bureau OIM (Londres) 158 membres Conseil (32 Etats membres) Deux fois par an ; 5 journées de travail par session Aucun frais de déplacement pris en charge Aucun FAO (Rome) 181 membres Conseil (49 Etats membres) Une fois par an, trois fois les années de conférence ; 16 jours en par an Classe économique, affaires au-delà de 9heures 10 membres du cadre organique

8 162 EX/34 Annexe II ANNEXE II DONNEES COMPARATIVES RELATIVES A LA PRATIQUE DES INSTITUTIONS DES NATIONS UNIES Assemblée Fréquence et durée Frais de déplacement pris en charge et classe autorisée Indemnité de Budget total Dollars des Etats-Unis 1 ONU Assemblée générale "Partie principale" : 3mois (en session toute l'année) Pour la "partie principale" (mi-septembre à midécembre) : un voyage A/R en 1re classe et 4voyagesA/Renclasse affaires pour chaque PMA Aucune ( ) 2,24 millions (Présidence Assemblée, voyages délégués) OIT Conférence internationale du Travail (175 membres) Une fois par an (17 jours calendaires) Aucun Aucune ( ) (Personnel ; déplacements ; services contractuels ; dépenses générales de fonctionnement ; fournitures, etc.) FAO Conférence (181 membres) Tous les deux ans (9 journées de travail) Voyage A/R d un membre de la délégation de chaque Etat membre du Conseil (49 membres) (classe de voyage non précisée) Aucune ( ) (composantes non précisées) OMS Assemblée mondiale de la santé (191 membres) Une fois par an (5 à 7 journées de travail) Voyage A/R d un membre de la délégation de chaque PMA (classe économique) Aucune ( ) pour les organes directeurs (personnel, service des langues et documents) 1 Les chiffres obtenus par le Secrétariat ne recouvrent pas les mêmes composantes d'une organisation à l'autre.