Service Public Fédéral FINANCES

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1 Service Public Fédéral FINANCES IMPOTS ET RECOUVREMENT Administration des Douanes et Accises PROCEDURES DOUANIERES APPLICATION DU NCTS C.D (NEW COMPUTERISED TRANSIT SYSTEM) D.D Annexes : 4 Bruxelles, le 15 juillet Distribution par les soins des directeurs régionaux : - à tous les offices détenteurs d une collection; - au personnel des niveaux 1, B et C. A. INTRODUCTION 1. L introduction du NCTS (New Computerised Transit System) a réalisé l automatisation du régime de transit communautaire/commun en Belgique. Cette circulaire explicite les procédures automatisées à appliquer au bureau de départ, de passage et de destination. De plus, les procédures simplifiées à appliquer aux bureaux de départ et de destination y sont également expliquées. Une partie importante de la circulaire est consacrée à l application des mesures de secours. S agissant de l utilisation de l outil informatique, les utilisateurs du régime de transit communautaire et commun consulteront le Manuel NCTS publié par l Administration des douanes et accises. Bon O.S.D. n 219/04

2 2 2. Tant le placement sous le régime de transit communautaire/ commun que la fin de ce régime devront être effectués à un bureau de douane compétent pour l application du régime précité et par conséquent raccordé au réseau NCTS. Les formalités afférentes au bureau de passage devront également être effectuées à un bureau raccordé au réseau NCTS. La liste des bureaux de douane belges connectés au réseau NCTS est jointe en annexe L ensemble des procédures applicables aux envois depuis le bureau de départ jusqu au bureau de destination, y compris l apurement ultérieur, est traité au bureau de départ. Pour les envois qui arrivent à un bureau de destination ou de passage, les procédures qui y sont applicables sont mises en œuvre depuis le moment de l arrivée audit bureau. 4. La méthode de travail en matière de transit communautaire/ commun décrite dans la présente circulaire sera appliquée aux bureaux de douane raccordés au réseau NCTS. Sauf dispositions contraires, aucune autre procédure ne peut être appliquée. Toute modification quant au raccordement des bureaux de douane belges au réseau NCTS sera communiquée par voie de circulaire. En outre, un avis sera affiché dans le bureau de douane concerné. Sauf prescriptions contraires, l utilisation de documents T est désormais réservée à la seule application des procédures ou mesures de secours. 5. Il va de soi qu un bureau de douane fera fonction de bureau de départ lorsque l envoi est réellement placé à ce bureau sous le régime pour un transport à destination du bureau de destination. D autre part, le même bureau peut agir en qualité de bureau de destination lorsque les marchandises y sont présentées pour mettre fin au régime. Tous les envois qui partent d un bureau de douane seront suivis automatiquement. Le même principe s applique aux envois qui arrivent à ce bureau. Les autres envois pourront seulement être consultés dans le NCTS lorsque leur MRN (Movement reference number) est introduit. En vue de faciliter sa consultation, une présentation schématique de la structure de la présente circulaire est jointe en annexe 1.

3 3 B. ACTES A ACCOMPLIR AU BUREAU DE DEPART Procédure au départ 6. La procédure au départ, procédure normale et procédure simplifiée, est traitée ci-après. Dans le cadre de la procédure normale, la situation en cas de départ depuis un lieu agréé est également examinée. Procédure normale Déclaration au départ 7. La déclaration de placement sous le régime du transit communautaire, dénommée ci-après déclaration de transit, doit obligatoirement être introduite par voie électronique. La déclaration est établie conformément aux dispositions du Manuel NCTS qui est édité à cet effet par l Administration des douanes et accises. 8. Chaque principal obligé qui veut placer des marchandises sous le régime précité doit préalablement introduire une demande à cet effet auprès de l Administration centrale des douanes et accises, service Automatisation (D.M.) qui délivrera, outre l autorisation, un TIN (Trader Identification Number) au demandeur. Le TIN doit figurer sur la déclaration. 9. Le principal obligé attribue un numéro unique LRN (Local Reference Number) à chaque déclaration. Lorsqu une liste de chargement est utilisée, celle-ci doit répondre aux prescriptions reprises aux 67 à 73 de l Instruction sur le transit communautaire.

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5 4 10. Si le principal obligé dispose d une autorisation pour utiliser des scellés d un modèle spécial, la référence du scellé apposé doit également être portée sur la déclaration de transit. 11. Lorsque le principal obligé n utilise pas de liste de chargement, le MRN (Movement Reference Number) prouvant l acceptation de la déclaration de transit lui est transmis par voie électronique. Le principal obligé porte ce numéro sur le laissez-suivre NCTS dont le modèle figure en annexe 3. Il se peut que la déclaration doive être corrigée avant d être acceptée par le NCTS. Le principal obligé reçoit les indications nécessaires à cette fin via le système. 12. Si une liste de chargement est utilisée pour la déclaration, le MRN est seulement communiqué au principal obligé lors de l acceptation ultérieure. Le LRN est mentionné par le principal obligé sur le laissez-suivre NCTS. Présentation au bureau de départ 13. En cas de recours à la procédure normale, les marchandises et les autres déclarations et/ou documents exigés pour l envoi doivent être présentés au lieu désigné (bureau de douane ou poste de vérification) par le receveur du bureau de départ. Le principal obligé ou son représentant remet le laissez-suivre sur lequel figure le MRN (sauf en cas d utilisation de listes de chargement) relatif aux marchandises qui font l objet de la déclaration électronique au service douanier compétent pour traitement de l envoi. Si les déclarations et/ou les documents doivent référer à la déclaration de transit communautaire/commun, le MRN est utilisé à cet effet.

6 5 14. La déclaration est appelée dans le système NCTS par le fonctionnaire compétent à l aide du MRN (ou du LRN en cas d utilisation d une liste de chargement). 15. La liste de chargement éventuelle établie en trois exemplaires identiques et le laissez-suivre NCTS doivent être présentés au service de douane compétent pour acceptation. Le fonctionnaire compétent appelle l envoi dans le système NCTS à l aide du LRN afin de confirmer la régularité et la concordance des exemplaires de la liste de chargement dans le NCTS. Si la liste de chargement est déclarée conforme, la déclaration est acceptée et un MRN est attribué à l envoi. Le MRN est mentionné par le fonctionnaire instrumentant sur le laissez-suivre NCTS et sur les listes de chargement sur lesquelles il sera authentifié à l aide du cachet du bureau. Un exemplaire de la liste de chargement est retenu et classé avec une «office copy» de la déclaration (version imprimée de la déclaration électronique) au bureau. Dans le cas contraire, le motif du refus des listes de chargement est porté sur le laissez-suivre et tout est remis au principal obligé. Itinéraire contraignant 16. Lorsqu il s agit de marchandises sensibles et que le principal obligé n a pas obtenu de dispense de mentionner l itinéraire contraignant ou lorsque le fonctionnaire compétent ou le principal obligé le souhaite, la déclaration est complétée par le fonctionnaire compétent avec les données relatives à l itinéraire contraignant avant que la mainlevée de l envoi ne soit donnée. Les dispositions du 9 de la circulaire n D.D du 13 juin 2001 relative à la réforme du transit communautaire et commun sont applicables en l occurrence étant entendu que seuls les pays concernés sont mentionnés.

7 6 Vérification 17. Le fonctionnaire compétent du bureau de douane décide, à l aide du système d analyse de risques électronique, si l envoi doit être soumis ou non à une vérification physique ou documentaire. La vérification porte aussi sur les autres déclarations éventuellement présentées. La décision de procéder ou non à une vérification est introduite dans le système NCTS. 18. Le fonctionnaire compétent qui veut procéder à une vérification physique doit imprimer (office copy) les données électroniques de la déclaration afin de pouvoir y apposer pendant le contrôle les mentions relatives au résultat du contrôle. Le type de vérification (vérification sur document ou vérification physique) et les résultats détaillés de cette vérification sont ensuite introduites dans le rapport de vérification NCTS par ce fonctionnaire. En cas d utilisation de listes de chargement, la vérification physique doit se faire aussi à l aide de ces listes de chargement. La version imprimée de la déclaration électronique (office copy) est annexée au laissez-suivre NCTS. 19. Si aucune vérification physique au départ n est effectuée, cette décision doit être introduite dans le NCTS et la mention «Considéré comme conforme» est automatiquement générée par le NCTS en ce qui concerne les résultats du contrôle. Différences mineures 20. Il se peut que le vérificateur constate des différences dites mineures lors de la vérification. Il s agit d un nombre restreint d anomalies.

8 7 Le but est de permettre que, moyennant accord du principal obligé, les différences mineures soient corrigées dans la déclaration électronique sans que ces différences ne donnent lieu à un dossier contentieux. 21. Les rectifications suivantes peuvent être considérées comme portant sur des différences mineures sans donner lieu à l ouverture d un dossier contentieux : - rectification de la description des marchandises pour autant qu elle n ait pas pour conséquence de faire porter la déclaration sur d autres marchandises, il s agit de donner une description plus précise des marchandises; - rectification de la description des emballages sans modification du nombre de ceux-ci; - rectification de la masse des marchandises (nette et/ou brute) pour autant que la différence de poids ne soit pas supérieure à 1 % (en cas d apurement d une comptabilité matières, une procédure spéciale doit être suivie); - correction des marques et numéros des colis ou des conteneurs pour autant qu il ressorte clairement, même si plusieurs rectifications sont concernées, qu il s agit d erreurs (en cas d apurement de la comptabilité matières pour le fret maritime, la correction d un numéro de conteneur ne peut être considérée comme une différence mineure). 22. Des rectifications de données autres que celles visées au 21 peuvent également être effectuées pour autant qu elles ne portent que sur une amélioration de l orthographe et qu elles n influencent pas la comptabilité matières automatisée. Dans cette hypothèse plusieurs modifications peuvent être apportées.

9 8 23. Le fonctionnaire compétent mentionne la constatation de différences mineures sur la version imprimée des données électroniques (office copy) et modifie la déclaration électronique en fonction de cette constatation. Ensuite, il invite le principal obligé ou son représentant à approuver la version imprimée de la déclaration modifiée endéans les trois jours ouvrables. La déclaration est bloquée jusqu à ce moment. Le principal obligé ou son représentant approuve cette constatation en la datant et en la signant. La version imprimée (office copy) approuvée est annexée au laissez-suivre NCTS. La communication électronique de l approbation peut également suffire. Les différences mineures constatées sur les listes de chargement sont corrigées et authentifiées sur tous les exemplaires. 24. Si les différences mineures ne sont pas approuvées par le principal obligé endéans le délai fixé, le fonctionnaire compétent doit introduire cette donnée dans le NCTS et la mainlevée des marchandises pour le transit ne peut être donnée. La mainlevée de l envoi pour le transit n est pas donnée non plus lorsque le principal obligé conteste les différences mineures et que la douane estime ne pas pouvoir marquer son accord avec le principal obligé. La déclaration relative à un envoi qui n a pas obtenu la mainlevée pour le transit est annulée d office par le fonctionnaire compétent de la manière prescrite. Cette déclaration ne peut donner lieu ni à l acceptation ni à la mainlevée pour le transit. Pour l expédition ultérieure des marchandises concernées une nouvelle déclaration devra alors être présentée. La non- approbation ou la contestation des différences mineures constatées est mentionnée sur le laissez-suivre NCTS par la douane. Le laissez-suivre NCTS relative à l envoi est classé à part au bureau de douane. Constatation d autres irrégularités 25. Si des différences qui ne peuvent être traitées comme des différences mineures sont constatées lors de la vérification, ce contentieux est traité selon la procédure prévue dans l instruction Traitement des infractions en matière de transit. Suite à ce contentieux, l envoi ne peut être libéré pour le transit. Dans le NCTS, le fonctionnaire compétent enregistre «non conforme» ainsi que l objet du contentieux à titre de résultat du contrôle. La déclaration reçoit le statut «retenu» et, après enregistrement du numéro du dossier contentieux, elle sera définitivement annulée. Une nouvelle déclaration devra être présentée pour l expédition ultérieure des marchandises. Le laissez-suivre mentionnant l objet du contentieux est joint aux dossier contentieux.

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11 9 Garantie 26. Pour les envois qui ne sont pas contrôlés ou qui ne doivent pas être retenus après vérification, une garantie doit être constituée ou une dispense de garantie autorisée avant que la mainlevée puisse être donnée pour le transit. La constitution de la garantie est traitée conformément aux prescriptions en matière de garantie dans le cadre du NCTS. 27. La garantie doit être constituée à la satisfaction du receveur du bureau de départ si ce bureau agit en qualité de bureau de garantie. Dans les autres cas, une garantie suffisante doit avoir été constituée au bureau de garantie. 28. Si la garantie constituée est insuffisante, une garantie supplémentaire doit être déposée à la satisfaction du fonctionnaire compétent du bureau de garantie. Le principal obligé dispose du délai prévu par ces prescriptions pour constituer une garantie suffisante. Après écoulement de ce délai, l envoi est retenu (voir 25). La douane en fait mention sur le laissez-suivre concerné. Le laissez-suivre est classé à part au bureau de douane. Scellement des envois 29. Avant de pouvoir libérer l envoi pour le transit, soit le moyen de transport, soit les marchandises sont scellés, soit le fonctionnaire compétent autorise la dispense de scellement. Le scellement peut également avoir été apposé avant que les marchandises n aient été présentées ou le principal obligé peut apposer des scellés d un modèle spécial s il peut appliquer une autorisation délivrée à cet effet par l Administration centrale des douanes et accises. Dans ce cas, le scellement est mentionné par le principal obligé lors de l établissement de la déclaration.

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13 Un envoi qui fait l objet d une déclaration de transit communautaire ne peut, lorsque le scellement doit se faire par capacité, être libéré que pour autant que le moyen de transport (véhicules, remorques, semi-remorques ou conteneurs) ait été agréé pour le scellement. Cela suppose qu en cas de présentation de la preuve que le moyen de transport a été agréé pour le transit conformément aux dispositions d une convention internationale à laquelle la Communauté européenne ou ses Etats membres et les pays de l AELE sont parties contractantes (p. ex. la convention TIR), le 96 de l Instruction sur le transit communautaire ne doit pas être appliqué. Il est admis à cet égard que lorsque la douane procède au scellement en mentionnant les marques d identification du scellement douanier dans le NCTS, le contrôle précité a eu lieu ou le certificat d agrément attestant que le véhicule est apte au scellement a été présenté. 31. La dispense de scellement ne peut être accordée qu au cas par cas et par envoi. Les critères prescrits aux 99 à 101 de l Instruction sur le transit communautaire s appliquent en la matière. En cas de dispense de scellement, la description des marchandises doit être suffisamment détaillée pour permettre leur identification (quantité et nature). L accord relatif à la dispense de scellement ressort de facto de l absence d introduction des données relatives au scellement dans la déclaration électronique. Mainlevée pour le transit 32. Pour les envois qui entrent en ligne de compte pour la mainlevée et pour lesquels, conformément au 26 (ci-avant), la dispense de garantie s applique ou pour lesquels la garantie constituée est suffisante et qui sont soumis aux mesures d identification mentionnées au 29 (ci-avant), la mainlevée est donnée pour le transit après que le fonctionnaire compétent ait déterminé et ait introduit dans le système informatique le délai dans lequel les marchandises doivent être présentées au bureau de destination.

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15 Pour la détermination des délais endéans lesquels les marchandises doivent être présentées au bureau de destination, il est tenu compte du trajet à suivre, des dispositions de la réglementation régissant le transport et des autres réglementations pertinentes ainsi que des éléments éventuellement communiqués par le principal obligé. Il y lieu de tenir également compte des temps de repos obligatoires pour les chauffeurs routiers ainsi que des autres facteurs inhérents au transport qui peuvent influer sur le temps nécessaire au transport. Le NCTS du bureau de départ attribue un délai de 7 jours qui, le cas échéant, peut être modifié dans certaines limites par le fonctionnaire compétent. 34. Les exemplaires des déclarations d exportations qui ont été éventuellement présentées reçoivent la destination prévue dans l Instruction sur le document unique après avoir été traités en tenant compte de la déclaration de transit communautaire/commun. 35. Lors de la mainlevée, un avis AAR (Anticipated Arrival Record)(IE001) est transmis au bureau de douane de destination et, le cas échéant, un avis ATR (Anticipated transit record) (IE050) est envoyé aux éventuels bureaux de passage. De plus, un document d accompagnement et le cas échéant une liste d articles sont imprimés au bureau de départ. C est seulement lorsque le transporteur est en possession du document d accompagnement, avec ou sans liste d articles ou de chargement, que le transport peut être débuté. Le transport des marchandises se fait sous le couvert du document d accompagnement. Celui-ci doit pouvoir être présenté à la demande des douanes sur place. Si un envoi devait encore être destiné à un bureau OTS (un bureau de douane non relié au NCTS), un document d accompagnement supplémentaire sera imprimé en deux exemplaires (A et B). En cas d utilisation d une liste de chargement, deux exemplaires (A et B) du document d accompagnement sont également imprimés. 36. L envoi doit être présenté au bureau de destination avant l échéance du délai fixé pour le transport. Ce délai ne peut plus être prorogé.

16 Le laissez-suivre NCTS et l éventuelle copie imprimée de la déclaration (office copy) sont classés au bureau de départ. Les laissezsuivre sont selon le cas classés à part (voir 25 et 28). Particularités en cas de départ depuis un site reconnu 38. Afin de faciliter l application du régime du transit communautaire en ce qui concerne la présentation des marchandises et la communication avec la douane, le directeur régional des douanes et accises peut, à la demande du gestionnaire des lieux, agréer pour le transit communautaire un site situé au sein de sa direction régionale. 39. Les sites reconnus sont des sites où la douane peut intervenir en vue de contrôler les marchandises et de procéder au scellement. La présence de la douane en ces lieux n est normalement pas permanente. Ils doivent répondre aux conditions suivantes : - posséder une infrastructure permettant de vérifier efficacement les marchandises ; selon la nature des marchandises, le lieu où elles peuvent être déchargées doit être couvert et pourvu d une installation permettant un examen aisé des marchandises (p. ex. quai de déchargement); - être situés à proximité d un local, équipé des commodités nécessaires (table, téléphone, toilettes), où la douane peut être logée temporairement et peut finaliser les actes de vérification; - être facilement accessibles et ouverts en permanence durant les heures de services; - disposer d un ordinateur relié à internet (provider) et d une imprimante permettant l impression des documents d accompagnement et, le cas échéant, de listes d articles munies de codes à barres (ISO128 type B). L ordinateur doit être muni des logiciels nécessaires :

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18 13 Web Browser ISO 128 type B Acrobat - les listes de chargement ne peuvent y être utilisées (ni au départ ni à destination). 40. Toute personne qui souhaite gérer un site reconnu doit introduire une demande écrite à cet effet à la direction régionale des douanes et accises dont dépend le site en question. Cette demande doit contenir toute les données permettant de vérifier que les conditions susvisées sont remplies. Le directeur régional des douanes et accises agrée le site lorsque la visite des lieux confirme qu ils satisfont aux conditions énumérées ci-avant. 41. Dans le cas où le principal obligé amène ses marchandises en un site reconnu et mentionne le code du site reconnu sur le déclaration visée au 7 (ci-avant), les 7 à 37 (ci-avant) s appliquent à cet envoi étant entendu : - qu il ne faut pas utiliser le laissez-suivre NCTS; - qu il ne peut être fait usage d une liste de chargement; - que le principal obligé est averti par voie électronique que les marchandises vont faire l objet d une vérification; - qu en cas de constatation de différences mineures, le principal obligé est invité à approuver ou rejeter les différences en datant et en signant la version imprimée modifiée de la déclaration électronique, le fonctionnaire fait classer la version imprimée au bureau de douane; - que les résultats du contrôle sont introduits par le fonctionnaire compétent dans le NCTS via l ordinateur de la douane;

19 14 - que le document d accompagnement est imprimé chez le gestionnaire du site reconnu ; - que, afin de pouvoir utiliser le site reconnu de façon optimale, les principaux obligés devraient pouvoir disposer d une autorisation d utiliser des scellés d un modèle spécial et d une autorisation de garantie globale de sorte qu il ne faut pas attendre une intervention de la douane pour le scellement et que le principal obligé ne doit pas se rendre au bureau de douane en vue d y déposer une garantie; - que les autres déclarations doivent en principe être préalablement présentées au bureau de douane dont dépend le site reconnu pour validation; après la mainlevée des marchandises, les documents doivent en principe être remis au plus tard le jour ouvrable suivant au bureau précité. Procédure simplifiée au départ Généralités 42. Le recours à la procédure simplifiée n est possible que pour autant que le principal obligé dispose d une autorisation de procédure simplifiée au départ délivrée à cet effet. L autorisation contient notamment le TIN, le code du siège d exploitation et la période durant laquelle les marchandises doivent être tenues à disposition de la douane pour une éventuelle vérification. Le principal obligé doit particulièrement tenir compte des prescriptions reprises dans le «Schéma de la procédure douanière à l égard des «expéditeurs/ exportateurs agréés» et des «destinataires agréés» reconnus dans l UEBL».

20 15 Déclaration au départ 43. La déclaration de transit est introduite par le titulaire de l autorisation de procédure simplifiée au départ, dénommé ci-après expéditeur agréé, par voie électronique. Elle est établie conformément aux dispositions du Manuel NCTS de l Administration des douanes et accises. Il devra ressortir des données de la déclaration qu elle a été introduite en recourant à la procédure simplifiée au départ. Si l autorisation prévoit plusieurs lieux d où les marchandises peuvent être expédiées, le lieu où ces marchandises se trouvent doit correspondre au code mentionné dans l autorisation de procédure simplifiée et au code repris dans la déclaration. L autorisation détermine également la période endéans laquelle les déclarations électroniques peuvent être introduites. 44. La déclaration électronique doit être introduite au plus tard au moment déterminé dans l autorisation de procédure simplifiée au départ. Ce moment ne pourra être antérieur à la fin du chargement du moyen de transport ou du chargement du conteneur chargé sur le moyen de transport. 45. Le délai nécessaire pour le transport vers le bureau de destination doit toujours être mentionné sur la déclaration par l expéditeur agréé. Les dispositions des 32 et 33 ci-avant sont applicables en la matière. 46. Le principal obligé obtient la preuve de l acceptation de la déclaration de transit par voie électronique sous la forme d un MRN (Movement Reference Number) envoyé via un avis IE028. Il peut arriver que la déclaration doive être rectifiée avant d être acceptée par le système. Le principal obligé reçoit les recommandations nécessaires à cet effet via le système.

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22 16 Présence des marchandises 47. En cas d application de la procédure simplifiée au départ, les marchandises ainsi que les déclarations et/ou documents exigés pour l envoi doivent, au moment de la transmission électronique de la déclaration vers le bureau de douane et pour autant que cette transmission ait lieu dans le délai visé au 43, se trouver au lieu désigné (siège d exploitation) dans l autorisation «expéditeur agréé». Si les déclarations et/ou les documents doivent référer à la déclaration de transit, le MRN est utilisé à cet effet. 48. Les marchandises ainsi que les documents et déclarations y afférents doivent être tenus à disposition au lieu susvisé pendant la période d attente mentionnée dans l autorisation de procédure simplifiée. Itinéraire contraignant 49. Lorsqu il s agit de marchandises sensibles ou lorsque la douane ou le principal obligé l estime nécessaire, l expéditeur agréé doit compléter les données relatives à l itinéraire contraignant dans la déclaration électronique étant entendu que seuls les pays concernés sont mentionnés. Scellement de l envoi 50. Avant la mainlevée de l envoi (voir 29 à 31 ci-avant), l envoi doit être scellé par l expéditeur agréé conformément aux dispositions de l Instruction sur le transit communautaire. La référence du scellé utilisé est reprise dans la déclaration. Le même principe s applique lorsque l expéditeur agréé possède une autorisation lui permettant d utiliser des scellés d un modèle spécial. Lorsque la dispense de scellement s applique, rien ne doit être mentionné dans la déclaration.

23 17 Vérification 51. Le fonctionnaire compétent du dispatching ou du service désigné à cet effet décide, notamment à l aide de l analyse de risques électronique, si l envoi doit être vérifié physiquement ou non. Ce fonctionnaire attribue cette vérification physique dans les installations de l expéditeur agréé au fonctionnaire compétent de la manière prévue à cette fin. La vérification doit si possible être entamée endéans la période d attente durant laquelle les marchandises doivent rester à disposition dans les installations de l expéditeur agréé. Lorsque le fonctionnaire précité a des raisons d entamer la vérification au-delà de cette période d attente, l expéditeur agréé est averti par voie électronique que l envoi va être vérifié par la douane. Les marchandises doivent rester à disposition pendant le temps nécessaire à la douane pour arriver sur les lieux. La vérification porte aussi sur les déclarations éventuelles présentées pour d autres régimes douaniers. 52. Le fonctionnaire désigné pour la vérification utilise une version imprimée de la déclaration électronique (office copy). Les résultats détaillés de cette vérification sont immédiatement introduits via l ordinateur de la douane dans le rapport de vérification de la déclaration électronique concernée. L envoi est scellé par la douane et les données relatives au scellement sont également introduites dans la déclaration électronique. Si l expéditeur agréé applique la dispense de scellement, le fonctionnaire compétent examine si les conditions en la matière sont remplies. Si ces conditions ne sont pas remplies, l infraction est constatée et traitée de la manière habituelle. Différences mineures 53. Il se peut que le vérificateur constate des différences dites mineures lors de la vérification. Il s agit des différences visées aux 20 et 21 ci-avant.

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25 Le fonctionnaire qui contrôle mentionne les différences mineures sur la version imprimée de la déclaration électronique, la signe, indique la date et invite le principal obligé ou son représentant à approuver immédiatement les différences mineures constatées. Le principal obligé ou son représentant approuve cette constatation en la datant et en la signant. Après approbation, la déclaration peut être corrigée par la douane de la même manière que celle figurant sur la version imprimée de la déclaration électronique. L «office copy» sur laquelle les différences ont été annotées par le fonctionnaire chargé du contrôle est ensuite transmise pour classement au receveur du bureau de départ compétent. 55. Si les différences mineures ne sont pas approuvées immédiatement par le principal obligé, la mainlevée des marchandises ne peut être donnée pour le transit. La mainlevée de l envoi pour le transit n est pas donnée non plus lorsque le principal obligé conteste les différences mineures. Dans les deux cas, la déclaration reçoit le statut «Retenu». La déclaration relative à un envoi qui n a pas obtenu la mainlevée pour le transit est annulée d office par le fonctionnaire compétent de la manière prescrite. Cette déclaration ne peut donner lieu ni à l acceptation ni à la mainlevée pour le transit. Pour l expédition ultérieure des marchandises concernées une nouvelle déclaration devra être présentée. La non-approbation ou la contestation des différences mineures constatées est mentionnée sur la version imprimée de la déclaration et introduite dans le NCTS. La version imprimée de la déclaration électronique portant les annotations, datée et signée, est classée au bureau de douane dont dépend l expéditeur agréé. Constatation d autres irrégularités 56. Si des différences qui ne peuvent être traitées comme des différences mineures sont constatées lors de la vérification, ce contentieux est traité selon la procédure prévue dans l instruction Traitement des infractions en matière de transit. Suite à ce contentieux, l envoi est retenu et ne peut être libéré pour le transit. Les constatations sont introduites par le fonctionnaire compétent dans le NCTS.

26 19 Garantie 57. Pour les envois qui ne sont pas contrôlés ou qui ne doivent pas être retenus après vérification, une garantie doit être constituée ou une dispense de garantie autorisée avant que la mainlevée puisse être donnée pour le transit. La constitution de la garantie est traitée conformément aux prescriptions en matière de garantie dans le cadre du NCTS. 58. La garantie doit être constituée à la satisfaction du receveur du bureau dont dépend l expéditeur agréé si ce bureau agit aussi en qualité de bureau de garantie. Dans les autres cas, une garantie suffisante doit avoir été constituée au bureau de garantie. 59. Si la garantie constituée est insuffisante, une garantie supplémentaire doit être déposée à la satisfaction du fonctionnaire compétent du bureau de garantie. Le principal obligé dispose du délai prévu par ces prescriptions pour constituer une garantie suffisante. Après écoulement de ce délai, l envoi n est plus libéré pour le transit au sens du 24 (ci-avant). Mainlevée pour le transit 60. Pour les envois qui entrent en ligne de compte pour la mainlevée pour le transit et pour lesquels, conformément au 57 (ci-avant), la dispense de garantie s applique ou pour lesquels la garantie constituée est suffisante, qui ont fait l objet des mesures d identification mentionnées aux 50 ou 52 (ci-avant) et qui ne doivent pas être vérifiés, la mainlevée est donnée après écoulement du délai pendant lequel les marchandises doivent rester à disposition. 61. Les envois vérifiés par la douane qui entrent en ligne de compte pour la mainlevée pour le transit sont libérés par la douane.

27 Les exemplaires des éventuelles déclarations d exportation sont traités conformément au schéma applicable aux expéditeurs agréés. 63. Lors de la mainlevée, un avis AAR (IE001) est transmis au bureau de douane de destination et, le cas échéant, un avis ATR (IE050) est envoyé aux éventuels bureaux de passage. De plus, le document d accompagnement et, le cas échéant, la liste d articles peuvent seulement être imprimés dans les installations de l expéditeur agréé à partir de ce moment. C est seulement lorsque le transporteur est en possession du document d accompagnement que le transport peut commencer. Le transport des marchandises se fait sous le couvert du document d accompagnement qui doit pouvoir être présenté à la demande des douanes sur place. Si un envoi devait encore être destiné à un bureau OTS (un bureau de douane non relié au NCTS), le document d accompagnement est imprimé en deux exemplaires (A et B). 64. L envoi doit être présenté au bureau de destination avant l échéance du délai fixé pour le transport. Ce délai ne peut plus être prolongé. Annulation d une déclaration de transit communautaire/commun Annulation sur demande du principal obligé 65. Le principal obligé peut demander au bureau de départ d annuler une déclaration pour diverses raisons. La demande peut être introduite par écrit ou par voie électronique. Toutes les demandes qui n ont pas été introduites par voie électronique doivent être enregistrées dans le système NCTS par le fonctionnaire compétent sur demande écrite du principal obligé. Les demandes introduites au moment où le fonctionnaire compétent a indiqué qu il allait procéder à la vérification de l envoi ou lorsque la vérification a déjà débuté doivent être rejetées. Les déclarations dont l envoi a déjà été libéré au bureau de départ ne peuvent en principe plus être annulées. Les demandes écrites d annulation doivent être classées au bureau avec l office copy. En cas d application de la procédure de secours NCTS, la déclaration électronique devra impérativement être annulée.

28 La décision d annulation sur demande du principal obligé est toujours prise par le fonctionnaire compétent du bureau de départ et enregistrée dans le NCTS. L annulation vaut également pour les déclarations d exportation éventuelles présentées au moment de la présentation des marchandises. Annulation par la douane 67. Le fonctionnaire compétent du bureau de départ peut, pour certaines raisons de nature réglementaire ou technique, décider d annuler des envois déterminés sans que le principal obligé n en ait fait la demande. La décision doit être motivée et notifiée sans délai au principal obligé. 68. L annulation de la déclaration est enregistrée dans le NCTS et le principal obligé peut en prendre connaissance. Suivi des envois en transit dont la mainlevée a été donnée au bureau de départ Changement de bureau de passage ou de bureau de destination 69. Pour les envois présentés à un bureau de passage NCTS autre que celui prévu dans la déclaration électronique, le bureau de passage effectif doit demander électroniquement les données au bureau de départ (avis IE114). Le bureau de départ répond automatiquement à ces demandes (avis IE115). Les demandes ainsi que les passages des frontières sont enregistrés dans le NCTS dès que l arrivée de l envoi au bureau est introduite. Si le bureau de passage effectif devait encore être un bureau OTS, celui-ci enverra immédiatement un avis IE033 au bureau de départ. Cet avis est transmis par poste ou par télécopie et doit être introduit dans le NCTS par le bureau de départ dès réception.

29 Si un itinéraire contraignant est prévu pour l envoi, le fonctionnaire compétent du bureau de départ n autorise pas le franchissement du bureau de passage. Lorsque la garantie constituée n est pas valable pour la pays où est situé le bureau de passage qui requiert électroniquement les données de la déclaration, le transport ne peut être autorisé qu après constitution d une garantie complémentaire. Le bureau de passage en est averti par le biais d un avis électronique. 71. Dès que le bureau de passage a été modifié ou que le bureau de départ a autorisé le franchissement du bureau de passage, ces données sont enregistrées dans le NCTS. 72. Ce qui précède vaut aussi pour les marchandises qui sont présentées à un bureau de destination autre que celui prévu. Dans ce cas, il est fait usage des avis électroniques IE002 (demande de données de la déclaration), IE003 (réponse du bureau de départ) et IE006 (avis d arrivée au bureau de destination). 73. Même les envois qui font l objet d un changement de bureau de passage ou de bureau de destination peuvent être visualisés au bureau de départ. Arrivée au bureau de destination prévu et déroulement ultérieur en ces lieux 74. Les envois arrivés au bureau de destination NCTS prévu sont enregistrés dans le NCTS. Le même principe s applique pour les envois pour lesquels les résultats du contrôle sont introduits par un autre bureau de douane NCTS que le bureau de destination prévu. Après réception des résultats conformes du contrôle, l envoi en question est identifié comme étant libéré au bureau de destination. L avis d arrivée (IE006) introduit dans le NCTS par le bureau de destination et les résultats du contrôle (IE018) relatifs aux envois entraînent un changement de statut au bureau de départ. Toutes les données d un bureau de destination et/ou de passage traitées électroniquement peuvent être visualisées au bureau de départ.

30 Les envois qui, pour des raisons déterminées, ne peuvent pas encore être libérés sont enregistrés comme tels dans le NCTS. 76. Lorsque les résultats du contrôle concernant un envoi sont conformes au bureau de destination ou ne font apparaître que des différences mineures (codes résultats du contrôle : A1, A2, A4 ou A5), la déclaration reçoit le statut «Apuré» dans le NCTS. Dans les autres cas (code résultats du contrôle : B1), une décision en matière d apurement de la déclaration doit encore être prise et la déclaration se voit attribuer le statut «Pour décision» dans le NCTS. Arrivée et apurement des déclarations présentées à un bureau OTS de destination 77. Pour les marchandises présentées à un bureau non-relié au réseau NCTS (bureau OTS), le fonctionnaire compétent du bureau de départ doit enregistrer respectivement l arrivée et les résultats du contrôle dans le NCTS au vu de l exemplaire B du document d accompagnement ou de la copie du document d accompagnement, sur lequel figure les résultats du contrôle. Il en va de même pour l exemplaire B du document d accompagnement auquel est joint une liste de chargement sur laquelle les résultats du contrôle sont mentionnés. Déclarations non-apurées 78. Les envois qui ne sont pas arrivés au bureau de destination ou pour lesquels des différences ont été constatées à ce bureau et qui ne peuvent y être traités sont enregistrés par le NCTS comme étant non-apurés et seront traités par le bureau de départ conformément aux prescriptions en matière de recherche et de recouvrement.

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32 24 Interrogation relative aux envois 79. Il peut être nécessaire pour des raisons diverses d interroger le NCTS. L interrogation est effectuée par le fonctionnaire compétent à l aide du MRN. Chaque interrogation est enregistrée par le NCTS. Les résultats apparaissent dans le NCTS.

33 25 C. ACTES POSES AU BUREAU DE PASSAGE Procédure au départ au bureau de départ 80. Les bureaux de passage NCTS prévus reçoivent électroniquement du bureau de départ un avis ATR (IE050) comportant un nombre limité de données de la déclaration afférente à l envoi. Les fonctionnaires de ce bureau de douane peuvent s attendre à ce que l envoi soit présenté endéans le délai prévu. Changement de bureau de passage 81. Lorsque les marchandises sont présentées à un autre bureau de passage NCTS, ce changement est enregistré par le NCTS, éventuellement après intervention du bureau de départ. Le bureau de passage NCTS prévu en est informé après que le bureau de départ ait reçu un avis d arrivée (IE006) du bureau de destination. L envoi concerné reçoit aux bureaux de passage prévus, où il n a pas été présenté, le statut «Arrivé» et ne doit plus être suivi par ces bureaux. Procédure à l arrivée au bureau de passage prévu 82. Lors de l arrivée de l envoi au bureau de passage NCTS prévu, le document d accompagnement doit être présenté au fonctionnaire compétent.

34 26 Ce fonctionnaire : - vérifie si, selon le document d accompagnement, certains événements se sont produits et, le cas échéant, les enregistre dans le NCTS; il mentionne l enregistrement en case F du document d accompagnement; - contrôle l état des scellés en même temps qu il examine leur concordance avec le document d accompagnement; - enregistre le passage de l envoi par le bureau dans le NCTS et introduit les remarques éventuelles. 83. L enregistrement du passage de l envoi commence par l introduction, manuelle ou par scanner, du MRN dans le NCTS. Après cet enregistrement, le transport vers le bureau de destination peut se poursuivre. Le bureau de départ est informé du franchissement de la frontière à l aide d un avis NCF (Notification Crossing Frontier) (IE118). 84. Lorsque le scellement est brisé, le fonctionnaire compétent appose de nouveaux scellés. Les marques distinctives de ces scellés sont mentionnées sur le document d accompagnement et doivent aussi être enregistrées dans le NCTS. En cas de soupçon d irrégularités, l envoi doit être vérifié. Si les résultats du contrôle sont conformes, il convient de procéder de la manière décrite ci-dessus. Si par contre des différences autres que des différences mineures sont constatées (voir 20 et 21 ci-avant), le bureau de passage doit agir comme bureau de destination (voir 100 ci-après) et notamment effectuer les constatations exigées. L envoi peut ensuite, pour autant qu il puisse être libéré dans le cadre du traitement de l infraction, être placé à nouveau sous le régime du transit communautaire ou commun pour le transport vers le bureau de destination.

35 27 Marchandises présentées à un bureau de passage non prévu 85. Si les marchandises sont présentées à un bureau de passage NCTS non prévu, les données de l envoi doivent être demandées au bureau de départ par voie électronique à l aide du MRN (avis IE114). Lorsque le bureau de départ autorise le franchissement du bureau de passage, les données relatives à l envoi seront transmises au bureau de passage effectif via le NCTS avec un avis IE115. Le bureau de passage aura éventuellement reçu un avertissement électronique l informant que la garantie n est pas valable pour notre pays. Dans ce cas, une garantie devra être déposée à ce bureau. Ce bureau agit ensuite comme un bureau de passage prévu (voir 82 à 84 ci-avant). La garantie déposée au bureau de passage peut être libérée dès que la déclaration électronique concernée est apurée au bureau de départ. 86. Dans le cas où le bureau de passage n obtient pas l autorisation de franchissement de la part du bureau de départ, l envoi doit être renvoyé par le fonctionnaire compétent vers le bureau de passage prévu.

36 28 D. ACTES POSES AU BUREAU DE DESTINATION Avis des envois à attendre au bureau de destination 87. Les envois libérés au bureau de départ pour être transportés vers un bureau de destination NCTS font l objet d un avis AAR (IE001) envoyé au bureau prévu. Cet avis comporte les dernières données de la déclaration acceptées par le bureau de départ lors de la mainlevée de l envoi. Les fonctionnaires compétents de ce bureau de destination peuvent, après consultation des données concernées dans le NCTS, poser des actes préparatoires en vue de soumettre les envois qui arriveront à leur bureau à la vérification. Les fonctionnaires concernés du bureau de départ pourront automatiquement suivre la situation au bureau de destination. Arrivée à un bureau de destination non déclaré 88. Si l envoi, tant en cas d application de la procédure normale que de la procédure simplifiée, est présenté à un bureau de destination NCTS non déclaré, le bureau de départ doit être invité à fournir les données de la déclaration par l envoi d un message (IE002). Lorsque le bureau de départ accepte le changement de bureau de destination, un avis (IE003) comportant les données de la déclaration est transmis au bureau de destination effectif. 89. Dans le cas où le bureau de départ n autorise pas le changement de bureau de destination, ce qui se matérialise par la transmission d un avis IE003, l envoi doit être renvoyé par le fonctionnaire compétent vers le bureau de destination déclaré.

37 29 Dépassement du délai de transport lors de l arrivée au bureau de destination 90. Pour les envois présentés à un bureau de destination après écoulement du délai de transport, la personne qui présente les marchandises au bureau de douane doit fournir une justification écrite au service douanier compétent. Le fonctionnaire compétent impose une sanction si le dépassement de ce délai ne peut être justifié. La justification écrite munie de la décision, datée et signée par le fonctionnaire compétent, est classée au bureau. Le traitement de la déclaration peut se faire ensuite conformément aux dispositions du présent point D. Procédure à l arrivée au bureau de destination 91. Pour le traitement de l envoi au bureau de destination NCTS, il y a lieu de distinguer les actes à poser en procédure normale de ceux à poser en procédure simplifiée. Dans le cadre de la procédure normale, la situation lors de l arrivée de l envoi à un site reconnu est également explicitée. Le traitement des envois sous le couvert de documents T qui viendraient encore de bureaux OTS se fait conformément aux dispositions de l Instruction sur le transit communautaire et de la circulaire du 13 juin 2001 n D.D relative à la réforme du transit communautaire et commun (C.D ). a) Procédure normale Arrivée des marchandises au bureau de destination 92. En cas de recours à la procédure normale, les marchandises accompagnées du document d accompagnement et le cas échéant de la liste d articles ou de la liste de chargement, sont présentées à un bureau compétent en matière de transit communautaire/commun pour mettre fin au régime. Ce bureau est appelé bureau de destination. Les déclarations nécessaires pour le dépôt temporaire ou pour une autre destination douanière autorisée peuvent également être présentées à ce bureau.

38 A l aide du MRN qui figure sur le document d accompagnement, le fonctionnaire compétent appelle l envoi dans le NCTS. Pour les bureaux qui en sont équipés, cette opération se fait à l aide d un lecteur de codes barres. Dès que le fonctionnaire a la certitude que l envoi est effectivement arrivé au bureau de douane, il en informe immédiatement le bureau de départ concerné en introduisant les données relatives à cette arrivée dans le NCTS à l aide d un avis IE006. De plus, les constatations effectuées suite à des événements survenus en cours de route qui sont annotées sur le document d accompagnement sont introduites dans le NCTS par le fonctionnaire compétent et envoyées en même temps que l avis d arrivée électronique au bureau de départ. Dès ce moment, l envoi ne peut plus quitter le bureau de destination jusqu au moment où les résultats du contrôle sont envoyés au bureau de départ et que la mainlevée est donnée pour une nouvelle destination douanière autorisée. La communication des résultats du contrôle doit avoir lieu dans les six jours calendaires qui suivent l arrivée au bureau précité à l aide d un avis IE018. Vérification 94. Le fonctionnaire compétent du bureau de douane décide, à l aide du système d analyse de risques électronique, si l envoi qui est arrivé au bureau de douane doit être soumis ou non à une vérification physique ou documentaire. La vérification porte aussi sur les autres déclarations éventuellement présentées pour donner une destination douanière autorisée aux marchandises. Si l envoi n est pas soumis à une vérification, la décision doit être enregistrée et le NCTS du bureau de destination communiquera automatiquement les résultats du contrôle «considéré comme conforme» (code A2) par voie électronique au bureau de départ à l aide d un avis IE018. Il y aura lieu de considérer, sur base des résultats du contrôle, que l envoi est arrivé intact au bureau de destination. De plus, les constatations consécutives à des événements survenus en cours de route annotées sur le document d accompagnement sont introduites dans le NCTS. Dans la pratique, le fonctionnaire sélectionne la rubrique «Pas de contrôle» à l écran.

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40 Si le document d accompagnement est accompagné d une liste de chargement, aucun résultat du contrôle n est envoyé au bureau de départ mais la liste de chargement et le document d accompagnement, préalablement munis des résultats du contrôle, de la date, d une signature et de l empreinte du cachet du bureau, sont renvoyés par la poste au bureau de départ par le fonctionnaire compétent. La mainlevée de l envoi doit aussi être enregistrée dans le NCTS par le fonctionnaire compétent. 96. En cas de vérification, celle-ci doit avoir lieu à l aide d une version imprimée (office copy) faite préalablement par le fonctionnaire compétent de l avis électronique relatif à la mainlevée de cet envoi au bureau de départ. Dans la pratique, le fonctionnaire sélectionne la rubrique «Contrôle». Le type de vérification (physique ou documentaire) et les résultats détaillés de la vérification sont ensuite introduits par ce fonctionnaire dans le système en sélectionnant la rubrique «Résultats du contrôle» de l envoi en question. Si aucune différence ou irrégularité n a été constatée lors de la vérification, le code A1 est mentionné sur l avis IE018. Différences mineures 97. Il se peut que le vérificateur constate des différences dites mineures lors de la vérification. Il s agit des différences mineures visées aux 20 et 21 ci-avant. 98. Le vérificateur mentionne la constatation de différences mineures sur la version imprimée (office copy) de l avis électronique et l enregistre comme résultat du contrôle dans le système informatique en attribuant le code A4 en matière de résultat du contrôle - Différence mineure laissée sans suite - à la déclaration. Par la transmission des résultats du contrôle endéans le délai fixé à cet effet, le bureau de départ est averti des irrégularités constatées au bureau de destination. L attention du fonctionnaire concerné est attirée sur le fait que les données dans le répertoire «Niveau transit» et celles au niveau de l article dans les répertoires «Sommaire» et «détail» doivent être modifiées.