QUESTIONNAIRE ET RAPPORT FINANCIERS RÉGLEMENTAIRES UNIFORMES DÉCLARATION DE LA DIRECTION PRÉPARATION À L AN 2000

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1 QUESTIONNAIRE ET RAPPORT FINANCIERS RÉGLEMENTAIRES UNIFORMES DÉCLARATION DE LA DIRECTION PRÉPARATION À L AN 2000 Conformément aux exigences réglementaires, un exemplaire du présent dépôt sera transmis à la CVMO ou à tout autre organisme de réglementation désigné afin d être dévoilé au public. (Nom de la firme) (Adresse du siège social) (Date de dépôt) (À moins d indication contraire, répondre oui ou non) Répercussions sur l ensemble de l organisation 1. Une évaluation des répercussions de l an 2000 a-t-elle été effectuée dans toute l organisation? 2. L évaluation était-elle conçue afin d identifier tout le matériel, les logiciels et appareils informatiques à puces intégrées comportant des codes assujettis à des dates? L évaluation a-t-elle porté sur l importance des systèmes utilisant ces ressources sous l angle des répercussions que pourrait subir l organisation s ils venaient à faire défaut? L évaluation a-t-elle abordé d autres sources de risque comme la dépendance à l égard des fournisseurs, l interconnectivité?... Plan de projet 5. Une équipe de projet a-t-elle été désignée pour se charger de la question? Un plan de projet a-t-il été élaboré afin de s assurer que les systèmes de l ensemble de l organisation seront conformes à l an 2000 à temps pour éviter des conséquences nuisibles?...

2 7. Une étape d évaluation a-t-elle été franchie afin de mesurer l envergure du problème de l an 2000 et les risques associés à votre firme? Votre firme a-t-elle établi les mesures correctives nécessaires pour garantir que vos systèmes technologiques seront conformes à l an 2000? Le plan de projet est-il consigné par écrit? Le conseil d administration (ou son équivalent) de votre firme a-t-il approuvé le plan de projet? Les éléments suivants font-ils partie du plan de projet écrit : a) l évaluation du problème?... b) la correction de systèmes?... c) le remplacement de systèmes?... d) les essais à l interne?... e) les essais point par point (essais d interface avec les courtiers, dépositaires, agents de transfert, organismes de compensation, autres fournisseurs de service etc.)?... f) la formation?... g) les tests à la grandeur du secteur?... h) la mise en œuvre de plans d urgence?... i) Autres (veuillez préciser) Un crédit budgétaire pour le plan de projet a-t-il été alloué et approuvé pour : 1998? ? ? Des ressources financières suffisantes ont-elles été accordées afin de réaliser le plan de projet? 14. Votre firme a-t-elle accès à des ressources pour réaliser le plan de projet, y compris le personnel technique et les installations adéquates (p. ex. le matériel informatique, etc.)? Votre firme a-t-elle conclu un contrat pour s adjoindre l expertise d un consultant aux fins de passer en revue la préparation à l an 2000?...

3 Progression du plan 16. Disposez-vous de temps pour procéder adéquatement aux essais des systèmes nouveaux ou modifiés? 17. Quand votre firme a-t-elle entrepris les essais à l interne? (inscrire la date) Quand les essais à l interne seront-ils complétés? (inscrire la date) Les essais de systèmes internes ont-ils démontré des exceptions importantes qui restent à solutionner en date du présent dépôt? Votre firme a-t-elle l intention de participer à des essais point par point ou à des essais d interface externe? Quand votre firme a-t-elle débuté les essais point par point (y compris les essais avec les autres courtiers, les établissements financiers, les clients et les vendeurs)? (inscrire la date) Quand vos essais point par point seront-ils complétés? (inscrire la date) Vos essais point par point ont-ils démontré sur des exceptions importantes qui restent à résoudre en date du présent dépôt? Quel est le degré de parachèvement actuel de vos systèmes internes à l égard des étapes suivantes : a) l évaluation?... % b) les mesures correctives/remplacement?... % c) les essais?... % d) la mise en œuvre?... % 25. Quel est le degré de parachèvement du plan de projet?... % 26. Quelle est la date prévue de parachèvement du plan de projet? (inscrire la date)... Planification de secours 27. Existe-t-il des plans de secours pour répondre rapidement aux problèmes imprévus de l an 2000 qui pourraient survenir?...

4 Rapports 28. Le conseil d administration (ou un comité analogue) reçoit-il en temps utile des rapports réguliers traitant des incidences générales du problème de l an 2000? Niveau de direction assumant la responsabilité de répondre aux problèmes causés par l an 2000?... Autres 30. Identifier les tiers sur lesquels vous comptez pour les systèmes à mission vitale : 31. Un tiers sur lequel vous comptez pour les systèmes à mission vitale a-t-il refusé ou omis de vous fournir l assurance qu il prenait des mesures nécessaires afin de se préparer à l an 2000? Tout commentaire supplémentaire ou renseignement important qui aidera l ACCOVAM à évaluer la préparation de votre firme à l an Nom et position Veuillez dactylographier Signature Chef de la direction Chef des services financiers Personne désignée en charge pour l an 2000

5 Président du comité du Conseil de l an 2000 (le cas échéant) [date de la déclaration de la direction] Directives de dépôt Ce formulaire doit être rempli et déposé auprès de l OAR possédant la compétence principale en matière de vérification aux dates suivantes : Le 30 septembre 1998 (à déposer au plus tard le 31 octobre) Le 31 décembre 1998 (à déposer au plus tard le 31 janvier 1999) Le 31 mars 1999 (à déposer au plus tard le 30 avril 1999) Le 30 juin 1999 (à déposer au plus tard le 31 juillet 1999) Le 30 septembre 1999 (à déposer au plus tard le 31 octobre 1999)