La comptabilité en fidéicommis des géologues. Guide d utilisation

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1 La comptabilité en fidéicommis des géologues Approuvé par le Conseil d administration le 16 avril 2013

2 Avis de droit d auteur Ordre des géologues du Québec. Tous droits réservés. On ne peut reproduire, enregistrer ni diffuser aucune partie du présent ouvrage, sous quelque forme ou par quelque procédé que ce soit, électronique, mécanique, photographique, sonore, magnétique ou autre, sans avoir obtenu au préalable l autorisation écrite de l éditeur. Éditeur : Alain Liard, géo., Secrétaire de l Ordre des géologues Remerciements au Barreau du Québec : Certains éléments contenus dans ce document sont la propriété exclusive de Barreau du Québec et sont reproduits avec leur permission.

3 Table des matières Préambule Champ d application Objet Définitions LA COMPTABILITÉ DANS L EXERCICE DE LA GÉOLOGIE Enjeux financiers La réglementation sur la comptabilité des géologues TENUE DE LA COMPTABILITÉ Comptes bancaires Registres et rapports comptables Registres comptables Registre des autres biens en détenus pour un tiers Rapport comptable Exigences de tenue de la comptabilité Recettes et débours de sommes appartenant au géologue Recettes et débours de sommes en fidéicommis Délai de conservation Autres exigences RÉCEPTION ET RETRAIT D ARGENT EN FIDÉICOMMIS Règles générales Ouverture d un compte en fidéicommis Ouverture d un compte général en fidéicommis Ouverture d un compte spécial en fidéicommis Transactions sur un compte en fidéicommis Dépôt au compte général ou spécial en fidéicommis Retrait d un compte en fidéicommis MONTANTS EN ESPÈCES Règle générale Émission de reçus Déclaration d une somme reçue en espèces Remboursement d une somme reçue en espèces Annexe Formulaires et exemples de registres Registre des autres biens détenus pour un tiers Reçu d une somme en espèces Reçu pour une somme remboursée en espèces Formulaire F1 : Ouverture d'un compte général en fidéicommis

4 Formulaire F2 : Ouverture d'un compte spécial en fidéicommis Formulaire F3 : Déclaration relative à une somme reçue en espèces de S ou plus

5 Préambule L Ordre des géologues du Québec publie des guides de pratique et des directives afin de promouvoir un exercice professionnel de qualité. Les géologues doivent s y conformer afin d exercer en concordance avec ce qui est défini comme étant une pratique acceptable. Ce guide est inspiré et adapté d un guide aux mêmes fonctions préparé par le Barreau du Québec à l intention de ses membres. Terminologie : Les termes suivants sont utilisés dans les guides de pratique et les directives: le mot «doit» définit des exigences à satisfaire afin de se conformer aux directives. (Doit équivaut à «est obligatoire ou nécessaire»). Le mot «devrait» indique qu une alternative parmi plusieurs est recommandée ou préférable sans en mentionner ou en exclure d autres; ou encore, qu un certain plan d action est préférable, mais pas obligatoire; ou, enfin, que (dans la forme négative) un certain plan d action n est pas souhaitable mais n est pas pour autant interdit (Devrait équivaut à «est recommandé»). Le mot «peut» désigne une action permise (Peut équivaut à «est autorisé»). Amélioration continue Les guides et directives de l Ordre des géologues ont une vocation d utilité et sont donc sujet à amélioration. Tout commentaire visant à améliorer ce document devrait être transmis par écrit au Secrétaire de l Ordre des géologues du Québec à une des adresses suivantes : Par la poste : 500 rue Sherbrooke ouest, Bureau 900 Montréal (Québec) H3A 3C6 Par courriel : info@ogq.qc.ca 1

6 1. INTRODUCTION Les opérations enregistrées dans les livres comptables du géologue font partie de la gestion de l exercice et s inscrivent dans le processus de préparation des états financiers qui, dans le cas d une société, nécessitera généralement l intervention d un comptable professionnel. Le géologue ne devrait pas se hasarder à faire lui-même ce travail s il n est pas préparé. Néanmoins, le géologue a la responsabilité, tout au long de l année, d inscrire correctement toutes les transactions relatives à sa pratique. Le géologue doit également savoir lire les états financiers relatifs à sa pratique. Il lui sera alors possible de mieux les comprendre, de pouvoir en tirer des conclusions et de prendre les mesures qui s imposent, s il y a lieu. Le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des géologues précise certaines exigences sur la comptabilité qui doit être tenue à jour par le géologue. Les inscriptions requises dans les différents registres permettront une meilleure traçabilité des transactions et lui permettront d avoir une information comptable plus complète tout en répondant aux exigences réglementaires. 1.1 Champ d application Le présent guide spécifie les règles et procédures à suivre dans la tenue de livres et la gestion des fonds appartenant aux clients qui sont déposés en fidéicommis en application de la Loi sur les géologues, du Code des professions, du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des géologues (RCFG) et des autres règlements pertinents. Ce document présente aussi diverses recommandations pratiques notamment pour la tenue de livres et la gestion. 1.2 Objet Ce guide a été préparé afin d aider les géologues à gérer les sommes en fidéicommis en conformité avec la règlementation en vigueur. 1.3 Définitions Cinq notions distinctes sont utilisées dans le RCFG: les notions d espèces, de sommes, de sommes en fidéicommis, de sommes personnelles et de biens. 2 «espèces» désigne les pièces de monnaie prévues à l Article 7 de la Loi sur la monnaie (L.R.C. 1985, c. C-52) et les billets émis par la Banque du Canada conformément à la Loi sur la Banque du Canada (L.R.C. 1985, c. B-2) destinés à circuler au Canada, ainsi que les pièces de monnaie et les billets de banque de pays autres que le Canada (RCFG, a. 7). «sommes» englobe les espèces, les ordres de paiement, les effets négociables, les bordereaux de carte de crédit, les mandats-poste, les mandats express et les mandats bancaires. Il est utilisé largement dans le règlement. La notion de «sommes» est retenue lorsqu on traite de la comptabilité du géologue et des dispositions relatives à la réception et au retrait d argent en fidéicommis. Les exigences du règlement ont pour objectif d assurer la ségrégation complète entre l argent qui appartient au géologue et celui qu il détient en fidéicommis. «somme en fidéicommis» réfère à toute somme d argent reçue par un géologue pour

7 être affectée suivant les instructions du client et comprend une somme d argent remise à un géologue à titre d avance d honoraires pour services à rendre ou pour débours à effectuer (RCFG, a. 1). Cet argent n appartient donc pas au géologue au moment où il le reçoit. «somme personnelle» réfère à toute somme d argent reçue par un géologue qui appartient au géologue au moment où il le reçoit. «biens», le géologue peut aussi se voir confier d autres biens que de l argent. La section IV du RCFG traite des «autres biens détenus pour un tiers», soit, tout bien, autre qu une somme d argent, reçu par un géologue pour être affecté suivant les instructions du client. 3

8 2.0 LA COMPTABILITÉ DANS L EXERCICE DE LA GÉOLOGIE 2.1 Enjeux financiers Les géologues peuvent devoir engager des frais importants pour l exécution des tâches requises par les besoins des clients. Ces frais concernent typiquement les travaux de forage et sondage, les analyses chimiques, les déplacements incluant le nolisement d aéronefs, les honoraires d autres experts, etc. Il arrive que le géologue avance les sommes requises au bénéfice de ses clients. Les sommes en jeu peuvent dépasser largement la valeur des honoraires ou les marges de crédit du géologue. Il arrive aussi que la capacité du client de payer à l échéance du projet soit mise en doute. Cette dernière éventualité est relativement fréquente dans le monde de l exploration minérale avec les compagnies junior dont le financement est aléatoire. Le géologue a alors deux avenues possibles pour réduire son risque financier ou compenser pour les limites de sa marge de crédit : 4 1. Il peut établir une cédule de paiements progressifs dans le cadre du contrat de service avec son client. Cette pratique commerciale très répandue comprend souvent un montant important au démarrage du projet pour permettre la mobilisation et les travaux initiaux ainsi qu une retenue partielle pour sécuriser le client. Les sommes provenant de tels paiements progressifs appartiennent au géologue selon les termes du contrat et n ont pas à être traitées dans les comptes en fidéicommis. 2. Il peut établir, dans le cadre du contrat négocié, que son client garantisse le paiement des sommes engagées pour le projet en versant des avances substantielles pouvant atteindre la valeur entière du projet. Les sommes constituant ces avances doivent être placées dans un compte en fidéicommis selon les exigences du règlement et du Code des professions. 2.2 La réglementation sur la comptabilité des géologues Le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des géologues (RCFG) définit les mécanismes de contrôle des comptes en fidéicommis. Il précise les exigences sur la tenue de registres comptables ainsi que sur la réception et le retrait d argent ou d autres biens en fidéicommis. Le Règlement sur la tenue des dossiers et la cessation d exercice des géologues (RTDCEG) stipule des règles concernant la tenue et la conservation des registres comptables concernant les projets et clients du géologue. Tout en étant libre de gérer ses affaires personnelles selon ses préférences, le géologue doit adapter la gestion financière de son cabinet en fonction des dispositions de la réglementation en vigueur. Les géologues appelés à recevoir de l argent en fidéicommis, c est-à-dire de l argent qui leur est confié par des clients et qui ne leur appartient pas, doivent donc connaitre toutes les exigences de cette réglementation. Dans le cours normal de sa pratique, le géologue doit aussi faire une multitude de transactions à même ses propres fonds, comme encaisser ses honoraires, avancer des débours pour ses clients, payer des salaires, un loyer et d autres dépenses inhérentes à sa pratique. Le géologue peut donc être appelé tenir à jour trois comptabilités distinctes: sa comptabilité en fidéicommis, sa comptabilité d administration de bureau et sa comptabilité personnelle. La réglementation sur la comptabilité du géologue a pour objectif d assurer la ségrégation complète entre l argent qu il détient en fidéicommis et l argent qui lui appartient en propre.

9 3. TENUE DE LA COMPTABILITÉ 3.1 Comptes bancaires Tout cabinet de géologue, peu importe sa taille, devrait considérer être titulaire d au moins deux comptes bancaires, soit : 5 un compte d administration pour déposer les honoraires professionnels gagnés et payer les dépenses reliées à la pratique; un compte général en fidéicommis pour recevoir les sommes qui lui sont confiées en fidéicommis dans l exercice de la profession. Le géologue qui exerce seul devrait aussi utiliser un compte d administration distinct de son compte personnel afin de séparer les opérations personnelles de celles reliées à l exercice de sa profession, ne serait-ce que parce que chacune d elles aura un traitement fiscal différent. 3.2 Registres et rapports comptables Le géologue a la responsabilité de tenir à jour les registres de comptabilité relatifs à ses comptes en fidéicommis (RCFG, a. 21). Toutefois, le géologue qui exercice sa profession au sein d une société qui satisfait aux exigences réglementaires est lui-même réputé y satisfaire (RCFG, a.5). On entend ici par «société», une société au sens du Code civil, une société de personnes ou une compagnie régie par une loi fédérale ou provinciale, une loi ou une ordonnance d un territoire du Canada ou une loi étrangère (art. 1 par. 14). Aux fins du règlement, le terme «société» ne vise pas les «sociétés» dites nominales dont chaque membre est un travailleur autonome qui doit assumer personnellement la responsabilité de rencontrer les exigences réglementaires. Selon les dispositions prévues au règlement, le géologue doit tenir à jour les registres suivants : un registre comptable pour chaque compte en fidéicommis; un registre des autres biens détenus pour le compte d un tiers. De plus, le géologue qui détient un compte en fidéicommis devra transmettre, sur demande du comité d inspection professionnelle, un rapport comptable tel que décrit à la section Registres comptables Les registres comptables étaient traditionnellement tenus à l aide d un journal à colonnes multiples dans lequel étaient inscrites, par ordre chronologique, toutes les entrées et sorties d argent dans l exercice de la profession. Il arrivait ainsi que plusieurs livres distincts soient utilisées pour la comptabilité. Dans ce schème traditionnel, il est recommandé de tenir des registres distincts pour la comptabilité en fidéicommis. La pratique moderne met cependant à la disposition de tout professionnel une variété de progiciels comptables qui permettent la tenue de registres comptables pour toute taille d entreprise. Ces outils informatiques facilitent grandement la gestion de la comptabilité et permettent toutes les fonctions

10 comptables requises dans la gestion courante ainsi que pour la gestion des comptes en fidéicommis. Il est toujours possible de tenir des registres comptables sur support informatique en adaptant un chiffrier tel Excel, cependant, cette approche est fortement déconseillée et l Ordre recommande à ses membres d utiliser un progiciel spécialisé et de consulter un comptable au besoin. Ainsi, le registre comptable (support papier ou informatique) utilisé pour la gestion des affaires du géologue doit contenir au moins les informations suivantes : 6 pour chaque recette d argent : la date de réception de la somme, le montant de la somme reçue, le nom de la personne de qui la somme est reçue, le nom du client pour qui la somme est reçue, le numéro du dossier afférent, l objet pour lequel la somme est reçue et une indication selon laquelle la somme a été reçue en espèces, le cas échéant. pour chaque débours : la date du débours, le montant du débours, le nom du bénéficiaire du débours et, le cas échéant, le nom du client pour qui le débours est effectué ainsi que le numéro ou la désignation du dossier afférent. Ce registre peut également comporter plusieurs autres champs pour regrouper dans des champs distincts les recettes d honoraires ou autres recettes ainsi que les dépenses les plus courantes comme les salaires, le loyer, les taxes payées aux différents fournisseurs afin de permettre de réclamer les crédits sur les intrants, etc. Un même progiciel comptable peut aussi être utilisé pour la gestion des comptes en fidéicommis. Il suffit alors d y consigner toutes les informations requises pour la gestion des affaires du géologue en s assurant que ces informations permettent faire le rapport comptable dont il est question à la section Les informations contenues dans ce registre concernent, par ordre chronologique, toutes les recettes d argent confiées en fidéicommis ainsi que tous les débours d argent effectués dans un compte en fidéicommis. Ce registre doit contenir les informations suivantes : pour chaque recette d argent en fidéicommis : la date de réception de la somme, le montant de la somme reçue, le nom de la personne de qui la somme est reçue, le nom du client pour qui la somme est reçue, le numéro du dossier afférent, l objet pour lequel la somme est reçue, une indication selon laquelle la somme a été reçue en espèces, le cas échéant, ainsi que le solde du compte après chaque inscription. pour chaque débours en fidéicommis: la date du débours, le montant du débours, le nom du bénéficiaire du débours, le nom du client pour qui le débours est effectué, le numéro du dossier afférent, l objet pour lequel le débours est effectué, le mode de retrait, le numéro de chèque, le cas échéant, ainsi que le solde du compte après chaque inscription. Il est aussi de bonne pratique d utiliser le progiciel comptable afin de produire des rapports comptables mensuels pour la gestion courante mais plus spécifiquement pour chaque compte en fidéicommis. Le rapport comptable mensuel comprend une conciliation bancaire du compte général en fidéicommis et la liste des comptes spéciaux en fidéicommis ouverts à la fin du mois visé.

11 La conciliation bancaire permet de comparer le solde au journal de recettes-déboursés en fidéicommis à la fin du mois avec le solde à la fin du mois apparaissant au relevé de l institution financière où est détenu le compte en fidéicommis, en tenant compte des dépôts en circulation et des chèques en circulation. En cas d écart entre ces deux soldes, les corrections requises doivent être apportées promptement au moins une fois par mois. Il est recommandé que chaque rapport comptable mensuel contienne, relativement au mois visé, les informations suivantes pour chaque compte général en fidéicommis : 7 la liste des soldes inscrits à la fin du mois, en indiquant le nom du client, le numéro du dossier et la date de la dernière inscription; la liste des chèques en circulation à la fin du mois, en indiquant pour chacun le montant, la date d émission, le numéro du chèque, le nom du client et le numéro du dossier; la liste des recettes en circulation à la fin du mois, en indiquant pour chacune le montant, la date de réception, le nom du client et le numéro du dossier; le total des recettes et des débours du mois; l état comparatif entre le solde au journal de recettes-déboursés à la fin du mois et le solde à la fin du mois apparaissant au relevé de l institution financière; la liste des comptes spéciaux en fidéicommis à la fin du mois en indiquant pour chacun le nom du client, le numéro du dossier, le nom de l institution financière dépositaire, le numéro du compte, la date d ouverture et le montant initial déposé; pour chaque compte général en fidéicommis, la copie du relevé de l institution financière pour le mois visé Registre des autres biens en détenus pour un tiers Le géologue à qui sont confiés d autres biens que de l argent, doit tenir à jour un registre de ces biens qui ne peuvent être comptabilisés dans les registres décrits précédemment. Ces autres biens sont légalement en possession du géologue mais celui-ci n en est pas le propriétaire. La tenue d un registre des autres biens détenus pour un tiers permettra d établir clairement à qui ces biens appartiennent et évitera qu ils soient inclus dans le patrimoine du géologue. Le géologue doit donc, dès réception ou remise d un autre bien pour le compte d un tiers, inscrire dans ce registre une description du bien avec le numéro d identification s il y a lieu, la date à laquelle le géologue en a pris possession, le nom du client pour lequel le bien est détenu, la date à laquelle le géologue le remet et le nom de la personne ou société à qui il le remet (RCFG, a. 23). Le géologue doit aviser son client du lieu où est gardé un bien détenu pour ce dernier. Par ailleurs, si un tel bien change d emplacement, le géologue est également tenu d aviser son client du nouvel emplacement. L Annexe 1 présente un modèle de registre des autres biens détenus pour des tiers Rapport comptable Dans les 30 jours suivant la réception d une demande de la part du comité d inspection professionnelle (RCFG, a. 22), le géologue qui détient un compte en fidéicommis devra transmettre un rapport comptable contenant, pour la période visée, les

12 informations suivantes pour chaque compte général ou spécial en fidéicommis : 1 la liste des soldes inscrits pour chaque client à la fin de la période en indiquant le nom du client, le numéro du dossier et la date de la dernière inscription; 2 la liste des chèques en circulation à la fin de la période en indiquant pour chacun le montant, la date d émission, le numéro du chèque, le nom du client et le numéro du dossier; 8 3 la liste des recettes en circulation à la fin de la période en indiquant pour chacune le montant, la date de réception, le nom du client et le numéro du dossier; 4 le total des recettes et des débours au cours de chaque mois de la période; 5 l état comparatif entre le solde au journal de caisse recettes-déboursés à la fin de la période et le solde à la fin de la période apparaissant au relevé de l institution financière. La copie du relevé de l institution financière pour le dernier mois de la période doit être jointe au rapport; 6 la liste des comptes spéciaux en fidéicommis à la fin de la période, en indiquant pour chacun le nom du client, le numéro du dossier, le nom de l institution financière dépositaire, le numéro du compte, la date d ouverture et le montant initial déposé; 7 la liste de chacun des comptes généraux et spéciaux en fidéicommis qui ont été fermés au cours de la période. 3.3 Exigences de tenue de la comptabilité Recettes et débours de sommes appartenant au géologue Lorsque le géologue reçoit ou débourse des sommes d argent lui appartenant, il doit faire les inscriptions requises dans sa comptabilité d administration le plus rapidement possible afin que ce journal soit tenu à jour. Les recettes d argent appartenant au géologue sont généralement constituées des sommes encaissées pour le paiement d honoraires gagnés et pour le remboursement de débours avancés par le géologue dans un dossier. Les autres recettes de toute autre nature qui sont reçues par le géologue dans le cadre de sa pratique doivent également faire l objet d une entrée au journal comptable. Les débours d argent appartenant au géologue sont de deux types : Les avances du géologue au bénéfice de ses clients tels des factures de foreurs, frais d expertise, frais de déplacement, etc, que le géologue a payés au nom d un client sans que celui-ci ne lui ait donné d avance pour couvrir ces frais. Ces débours effectués par le géologue au nom d un client ne sont donc pas des débours propres au géologue et ils feront éventuellement l objet d une facturation au client. Les débours reliés à la gestion du cabinet : le loyer, les salaires, les taxes, les assurances, les cotisations, les fournitures, le téléphone, etc... Ces débours propres à la pratique du géologue n ont pas trait à un client spécial mais à l administration générale de son cabinet Recettes et débours de sommes en fidéicommis Dès qu il se fait confier une somme pour le compte d un tiers, le géologue doit la déposer dans un compte général en fidéicommis. Il doit immédiatement virer du

13 compte général en fidéicommis vers un compte spécial en fidéicommis toute somme dont le client exige que les intérêts ou les autres revenus lui soient remis. Le géologue doit tenir à jour les registres pour chaque compte en fidéicommis. À cette fin, il doit, dès réception ou retrait de sommes en fidéicommis, procéder aux inscriptions requises au registre des recettes-déboursés en fidéicommis. (RCFG, a. 13, a. 21) Les chèques et les autres ordres de paiement tirés sur un compte général ou spécial en fidéicommis doivent porter la mention «compte en fidéicommis»; les chèques doivent être numérotés consécutivement. (RCFG, a.19) Ainsi, c est la réception d une somme en fidéicommis et non pas son dépôt dans le compte en fidéicommis qui crée l obligation de faire les inscriptions comptables requises. C est donc la date de réception qui doit être inscrite dans les livres comptables et non pas la date de son dépôt à l institution financière si le dépôt est effectué un jour subséquent à la réception de l argent. De même, c est l émission d un chèque ou d un virement bancaire à partir du compte en fidéicommis et non pas sa compensation à l institution financière qui crée cette obligation. C est donc la date la date d émission du chèque ou du virement qui doit être inscrite dans les livres comptables et non pas celle de son inscription au relevé de l institution financière. L argent reçu en fidéicommis peut être remis au géologue par son client pour être transmis à un tiers ou être reçu d un tiers, pour remise à son client. Il peut aussi s agir d avances d honoraires ou de débours perçues des clients pour des travaux à venir ou des débours à engager. Les débours d argent en fidéicommis sont effectués à même les dépôts faits en fidéicommis dans un dossier pour : a) acquitter à même de l argent remis au géologue par un tiers, une dette due à un client, par exemple à la suite d un jugement, d une transaction ou d une négociation; b) acquitter, au nom d un client, une dette contractée auprès d un tiers comme les frais judiciaires dus au procureur de la partie adverse à la suite d une décision judiciaire défavorable; ou c) transférer au compte d administration du géologue, l argent que le géologue a reçu de son client, à titre d avance d honoraires et de débours, après que le géologue ait gagné cet argent et effectué ces débours et qu il ait transmis une note d honoraires écrite à son client Délai de conservation Le géologue doit conserver pour une période d au moins cinq ans à partir de la date de la dernière inscription au dossier, tous les registres concernant la comptabilité en fidéicommis. Le géologue doit donc conserver pour une période d au moins cinq ans 1 après la fermeture 1 Le délai de conservation indiqué est prescrit par le règlement sur la comptabilité en fidéicommis. Le géologue doit s assurer que la conservation de ses registres respecte tout autre cadre réglementaire pouvant fixer des délais différents selon le type d entreprise ou d activité. 9

14 de son exercice financier, toutes les pièces justificatives ou de contrôle relatives aux transactions inscrites dans les registres de la comptabilité en fidéicommis, notamment les documents suivants: les copies de reçus émis lors de la réception de sommes en espèces, les relevés bancaires, les copies de chèques compensés, les copies de bordereaux de dépôt ainsi que les confirmations de transactions effectuées par virement électronique Autres exigences La tenue de la comptabilité du géologue doit assurer la confidentialité et la sécurité des données inscrites aux différents registres. Elle doit également permettre l accès aux données en tout temps au géologue, au syndic, au comité d inspection professionnelle et à ses inspecteurs. Les registres doivent être tenus lisiblement, de façon permanente, sur support papier ou informatique, pourvu que des copies puissent en être tirées immédiatement, en tout temps. S ils sont tenus à la main, ils doivent l être à l encre afin de s assurer que les entrées ne seront pas modifiées après leur inscription. Les virements électroniques de sommes d argent sont aussi assujettis aux dispositions du règlement. Enfin, sur demande du Conseil d administration, du syndic ou du Comité d inspection professionnelle, le géologue doit être en mesure de produire un rapport comptable tel que décrit à la section Si le géologue ne donne pas suite à cette demande, le Conseil d administration, le syndic, le comité d inspection professionnelle, ou un inspecteur peut faire procéder par une personne de son choix et aux frais du géologue, à la reconstitution de sa comptabilité. 10

15 4. RÉCEPTION ET RETRAIT D ARGENT EN FIDÉICOMMIS 4.1 Règles générales Toute somme reçue en fidéicommis par le géologue doit être rattachée à l exécution d un contrat de service ou d un mandat licite, clairement défini et relié à l exercice de sa profession. Les sommes confiées en fidéicommis et les autres biens détenus pour des tiers doivent être utilisés selon l affectation convenue. Le seul fait de détenir des sommes d argent dans un compte en fidéicommis ne constitue pas l exercice de la profession. Le géologue ne peut donc pas accepter de détenir une somme d argent en fidéicommis si la somme lui est remise uniquement dans le but de transiter dans le compte en fidéicommis sans qu un contrat de service ou un mandat licite ne lui ait été confié. 4.2 Ouverture d un compte en fidéicommis Ouverture d un compte général en fidéicommis Lorsque le géologue reçoit une somme d argent en fidéicommis, il doit déposer cette somme, sans délai, dans un compte général en fidéicommis. Constitue un compte général en fidéicommis, tout compte ouvert à cette fin au nom du géologue ou de plusieurs géologues ou de la société dans laquelle ce géologue exerce sa profession, lequel se compose de dépôts qui sont couverts par l assurance-dépôts en application de la Loi sur la Société d assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C 3) ou qui sont garantis en application de la Loi sur l assurance-dépôts (L.R.Q., c. A 26) dans lequel le géologue dépose des fonds en monnaie canadienne ou en devises étrangères. Ce compte doit être ouvert au Québec dans un établissement financier régi par la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d épargne (L.R.Q., c. S-29.01), par la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46), par la Loi sur les coopératives de services financiers (L.R.Q., c. C-67.3) ou par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (L.C. 1991, c. 45) et ayant conclu avec le Ordre des géologues une entente 2 conformément aux dispositions du Règlement sur le fonds d indemnisation de l Ordre des géologues du Québec. À la publication de ce guide, seule la Banque Nationale du Canada a conclu une entente conforme avec l Ordre des géologues. En vertu de cette entente, le Fonds d indemnisation de l Ordre des géologues peut percevoir les revenus sur les sommes déposées dans tous les comptes généraux en fidéicommis de tous les membres de l Ordre des géologues. Comme les sommes d argent en fidéicommis ne restent généralement en dépôt que pendant une courte période avant d être déboursées à qui de droit, elles ne généreraient que des intérêts minimes pour chaque déposant. Mis en commun, les revenus générés par les sommes en fidéicommis peuvent représenter des montants intéressants qu il n a pas à être abandonné aux institutions dépositaires. C est pourquoi le législateur a permis à l Ordre des géologues de percevoir les revenus sur les sommes déposées en fidéicommis pourvu que les montants ainsi recueillis soient affectés au Fonds d indemnisation. Un compte général en fidéicommis doit être identifié au nom du géologue ou de la société 2 La Banque nationale a conclu avec l Ordre une entente visant l application du règlement. 11

16 au sein de laquelle il exerce, suivi de la mention «en fidéicommis» ou «in trust». À l ouverture d un compte général en fidéicommis, le géologue doit transmettre sans délai à l Ordre et à l institution financière dépositaire, un exemplaire dûment rempli et signé du formulaire prescrit par le Conseil d administration dont il conservera un exemplaire. On retrouve à l Annexe un modèle du formulaire d ouverture d un compte général en fidéicommis Ouverture d un compte spécial en fidéicommis Lorsque le géologue reçoit une somme importante dont il est prévu qu elle restera en dépôt un certain temps, il est possible qu elle génère alors des revenus significatifs et il devient normal que le client à qui cette somme appartient en bénéficie tant et aussi longtemps qu elle n est pas remise à un tiers ou remise au client. Dans un tel cas, le géologue déposera cette somme dans un compte spécial en fidéicommis. Un tel compte ne doit être utilisé que pour détenir des sommes d argent, virer de l argent au compte général en fidéicommis, acquérir ou renouveler des placements, recevoir les revenus générés par ces placements et payer les frais inhérents à ce compte. Le géologue doit déposer dans un compte spécial en fidéicommis, sans délai après le dépôt dans un compte général en fidéicommis, toute somme pour laquelle le client exige que les revenus de son dépôt en fidéicommis lui soient remis. Constitue un compte spécial en fidéicommis, tout compte ouvert à cette fin au nom du géologue qui est conforme aux conditions du compte en fidéicommis décrites en 3.2.1, ou tout placement présumé sûr au sens des paragraphes 2 et 3 de l article 1339 du Code civil. Dans le cas d un placement, le compte peut être ouvert auprès d un courtier en valeurs mobilières de plein exercice, dûment agréé par l Autorité des marchés financiers ou par un organisme similaire et membre de l Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières. Le géologue doit, sous réserve qu il détienne une procuration générale pour ce faire, obtenir également l autorisation écrite du client spécifiant le type de placement, son échéance et ses modalités. Un compte spécial doit être identifié au nom du géologue ou de la société au sein de laquelle il exerce, suivi de la mention «en fidéicommis» ou «in trust» et mentionner le nom du client pour qui ce compte est ouvert. À l ouverture d un compte spécial en fidéicommis, le géologue et le client doivent compléter le formulaire prescrit par le Conseil d administration et le transmettre sans délai au Secrétaire de l Ordre des géologues et à l institution financière dépositaire. Le géologue doit en conserver un exemplaire. On retrouve à l Annexe un modèle du formulaire d ouverture d un compte spécial en fidéicommis. 4.3 Transactions sur un compte en fidéicommis Dépôt au compte général ou spécial en fidéicommis Le géologue ne doit déposer dans un compte en fidéicommis que : 12 a) l argent reçu en fidéicommis; et b) l argent requis pour couvrir les frais d administration du compte. Il est également permis de laisser dans le compte en fidéicommis une somme minime

17 pour couvrir les frais d administration du compte afin d éviter que le solde du compte ne devienne négatif si des frais sont imputés au compte. Dans le cas où le géologue reçoit une somme d argent sous forme indivisible dont une partie seulement doit être déposée dans son compte général en fidéicommis, il doit déposer cette somme dans ce compte et en retirer sans délai la partie qui n a pas à y être déposée. Ainsi, le géologue ne doit pas déposer dans un compte en fidéicommis : 1. l argent reçu à titre d avance d honoraires ou de débours, pour lesquels la facturation a été envoyée ainsi que les sommes provenant de paiements progressifs ou par étape tels qu établis dans un contrat; 2. l argent qui lui est versé pour s assurer de sa disponibilité quand, dans une entente écrite, il est convenu qu il lui sera acquis, même s il n est pas appelé à rendre des services ou encourir des débours. Il s agit ici de la notion de «retainer» en anglais Retrait d un compte en fidéicommis Le géologue ne peut retirer du compte en fidéicommis que: 1. toute somme à remettre à un client ou à un tiers en son nom; 2. le montant des honoraires et des débours pour lesquels la facturation a été envoyée; 3. toute somme transférée directement dans un autre compte en fidéicommis. Après l envoi au client d une facture d honoraires, le géologue doit retirer sans délai, du compte général ou spécial en fidéicommis, les sommes requises pour le paiement de ses honoraires et débours dans le dossier. Ce retrait ne peut être effectué que par chèque tiré à l ordre du géologue ou par virement à un compte qui n est pas un compte en fidéicommis, ouvert au nom du géologue ou au nom de la société au sein de laquelle il exerce. Le géologue ne peut retirer de sommes en espèces d un compte en fidéicommis sauf lorsque le géologue doit rembourser un montant qu il a lui-même reçu en espèces. Les chèques ou autres ordres de paiement doivent toujours indiquer le nom du bénéficiaire et ne peuvent être payables au porteur, à l ordre de «caisse», de «cash» ou être faits en blanc. De plus, les chèques ou autres ordres de paiement tirés sur un compte en fidéicommis doivent porter le nom du géologue ou de la société au sein de laquelle il exerce, suivi de la mention «en fidéicommis» ou «in trust» et ils doivent être numérotés consécutivement. Il est interdit au géologue de retirer du compte général en fidéicommis pour un dossier un montant plus élevé que le solde détenu dans le compte pour ce dossier. S il advient qu un solde en fidéicommis dans un dossier devienne débiteur, le géologue doit combler ce déficit sans délai, quelle qu en soit la raison. 13

18 5. MONTANTS EN ESPÈCES La lutte contre le blanchiment d argent et le financement des activités terroristes est une priorité du gouvernement fédéral. À cet égard, le Groupe d action financière (GAFI, dont le Canada est membre) a formulé des recommandations que le Canada s est engagé à respecter tant pour les intermédiaires financiers que non financiers. La Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada (FOPJC) a élaboré un règlement type sur les montants en espèces et son application uniforme à travers le Canada a été jugée comme une mesure raisonnable par le gouvernement fédéral. Dans son règlement, l Ordre des géologues du Québec reprend donc les dispositions contenues au règlement type sur les montants en espèces de la FOPJC. 5.1 Règle générale La règle générale concernant les montants en espèces (art. 7 et 8) prévoit que le géologue ne peut recevoir en fidéicommis, pour un même dossier, une somme en espèces de $ ou plus sauf lorsque cette somme lui est remise : a. par une institution financière; b. par un organisme public; c. conformément à une ordonnance de la Cour ou pour payer une amende ou une sanction; d. à titre d honoraires ou de débours. Le géologue ne peut donc recevoir une somme en espèces de $ ou plus qui lui est confiée en fidéicommis sauf dans le cas des exceptions spécifiquement prévues. Il s ensuit que le géologue peut recevoir une somme en espèces de $ ou plus et l accepter sans contrevenir aux exigences du règlement si cette somme est versée pour des honoraires gagnés ou des débours engagés. De plus, une somme en espèces étrangères est réputée avoir été reçue à sa valeur en dollars canadiens, au taux de conversion officiel publié au bulletin quotidien des taux de change de la Banque du Canada. Le taux utilisé est celui en vigueur à midi le jour de la réception de la somme ou, s il s agit d un jour férié, celui du jour ouvrable précédent (art. 10). 5.2 Émission de reçus Lorsqu il reçoit une somme en espèces en fidéicommis, le géologue doit remettre à la personne qui lui remet cette somme un reçu dont il conserve une copie. Ce reçu doit contenir les informations suivantes : la date de réception de la somme; le nom de la personne de qui la somme provient; la somme reçue; le nom du client pour qui la somme est reçue; le numéro du dossier afférent; 14

19 l objet pour lequel la somme est reçue. Ce reçu doit être signé par le géologue ayant reçu la somme en espèces ou par la personne autorisée par ce dernier à la recevoir ainsi que par la personne de qui provient cette somme. Un modèle de reçu d une somme en espèces est présenté à l Annexe. 5.3 Déclaration d une somme reçue en espèces Le géologue qui reçoit une somme en espèces de $ ou plus relativement à un même dossier, dans son compte en fidéicommis, doit, dans les 30 jours de la réception de cette somme, transmettre au syndic de l Ordre des géologues une déclaration à l effet qu il a reçu une somme en espèces de $ ou plus. Cette déclaration doit être signée par le géologue et indiquer la somme reçue en espèces ainsi que, dans chaque cas, une explication de l exception prévue au règlement (RCFG, a. 8) en vertu de laquelle il a accepté cette somme en espèces. Un modèle de déclaration relative à une somme de $ ou plus reçue en espèces est présenté en Annexe. 5.4 Remboursement d une somme reçue en espèces Le géologue qui a reçu une somme en espèces de $ ou plus peut devoir rembourser une partie ou la totalité de la somme ainsi reçue à la personne qui lui a remis. Cela pourrait se produire par exemple si le géologue a reçu une avance pour honoraires et débours et que les honoraires gagnés ou les débours effectués dans le dossier sont inférieurs au montant reçu à titre d avance. Si le géologue est tenu de rembourser, en totalité ou en partie, une somme de $ ou plus qu il a reçue en espèces, il doit effectuer ce remboursement en espèces. Dans ce cas, le géologue doit obtenir de la personne à qui il remet la somme remboursée un reçu portant la signature de cette personne ainsi que les informations suivantes : 1. le nom du client; 2. le nom de la personne qui reçoit la somme; 3. la somme versée; 4. la date du versement; 5. le numéro du dossier afférent. On retrouve à l Annexe un modèle de reçu pour une somme remboursée en espèces. 15

20 ANNEXE Modèles de registres, Reçus et Formulaires prescrits