RAPPORT ANNUEL ANNUAL REPORT

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1 RAPPORT ANNUEL ANNUAL REPORT

2 Message de from Richard Fiset Président du conseil d administration Chairman of the Board of Directors Société GRICS Cette année représente un moment déterminant dans l évolution de la Société GRICS. En , la Société GRICS a pris la décision de réinventer toutes ses applications administratives. Ce choix important est intervenu durant la seconde année du Plan stratégique de la Société GRICS. Le fait de réinventer les applications administratives répond en tous points à la quatrième orientation du Plan: «Créer notre portefeuille d applications stratégiques aligné sur les besoins des commissions scolaires». Outre le choix concernant les applications administratives, la réalisation du Plan a entraîné plusieurs changements à la Société GRICS, notamment: la mise en place d une nouvelle structure qui est mieux adaptée au développement d applications et à la prestation des services; l utilisation d une nouvelle méthode de développement appelée «AGILE» qui devrait accélérer les mises en production et permettre d avoir des livrables plus rapidement; la mise en place d une nouvelle façon de gérer les incidents basée sur les bonnes pratiques «ITIL»; l achat et l intégration de nouveaux outils de travail tant pour les équipes des Services que pour le Développement; la nomination de plusieurs propriétaires de produits qui auront la responsabilité du développement et de l évolution des différentes solutions; l utilisation plus importante de la formation à distance (vidéoconférence et webconférence). Dans un souci d améliorer sa transparence et sa gouvernance la Société GRICS a mis en place en deux sous-comités dont le mandat est d analyser certains dossiers et de faire des recommandations au conseil d administration soit: un sous-comité sur la vérification et un sous-comité sur la gouvernance, l éthique et les ressources humaines. En , la Société a aussi procédé à la vente des actifs de sa filiale M 2 e Solutions. C est l entreprise GFI Solutions d affaires Inc. qui s est portée acquéreur des actifs et de la clientèle en lien avec le marché municipal. Les profits engrangés par la vente des actifs viendront bonifier les revenus de la Société GRICS. Cette vente permettra également à la Société de se recentrer sur son marché principal: le milieu de l éducation. Au chapitre financier, l exercice de la Société GRICS s est soldé par des résultats supérieurs aux prévisions. La vente des actifs de notre filiale a permis de dégager un surplus. Il est à prévoir, dans les années à venir, qu il est possible que la Société GRICS ait à faire appel à son surplus accumulé afin de réduire les frais en lien avec le nouveau progiciel de gestion intégré. Les membres de la Société GRICS pourront ainsi bénéficier des revenus issus de la vente des actifs de notre filiale. Je tiens à remercier les membres du conseil d administration, les commissions scolaires, nos partenaires ainsi que l ensemble du personnel de la Société GRICS, pour leur collaboration, leur dévouement et leur fidélité. This year represents a defining moment in the evolution of Société GRICS. In , Société GRICS decided to reinvent its entire suite of administrative applications. This important decision was reached during the second year of the Société GRICS Strategic Plan. Reinventing the suite of administrative applications meets all aspects of the fourth orientation of the Plan: «Strategically update our suite of applications based on the needs of school boards.» Besides the choices made concerning administrative applications, the implementation of the Plan has resulted in several changes at Société GRICS, including: The establishment of a new structure that is best suited for application development and for service delivery. The adoption of AGILE, a new software development process, which should accelerate both production and rollout delivery. The establishment of a new way to manage information and service requests based on «ITIL» service management technologies. The purchase and integration of new work tools for both the Services and the Development teams. The appointment of several product owners who are responsible for the development and evolution of a variety of software solutions. The greater use of distance learning technologies (videoconferencing and web conferencing). In an effort to improve transparency and governance practices, in Société GRICS set up two subcommittees with mandates to analyze certain issues and make recommendations to the board of directors: an audit sub-committee and a subcommittee on governance, ethics and human resources. In , the Company also completed the sale of the assets of its subsidiary M 2 e Solutions to GFI Business Solutions Inc. This company has acquired the assets and clients of our former subsidiary in the municipal market sector. Profits from the sale of these assets will add to the revenues of Société GRICS. This sale will also allow the Company to refocus on its core clientele: the education community. Regarding finances, the fiscal year resulted in higher than expected results for Société GRICS. The sale of the assets of our subsidiary generated a surplus. It is still to be determined if, in the coming years, Société GRICS should draw on its accumulated surplus to reduce costs related to the development of its new ERP software suite. Whatever the decision, members of the Société GRICS Corporation will benefit from the revenues resulting from the sale of our subsidiary s assets. I want to thank the members of the board, the school boards, our partners and the staff of Société GRICS for their cooperation, dedication and loyalty. 2 Rapport annuel Société GRICS

3 Message de from Daniel Besner Président-directeur général President and Chief Executive Officer É videmment, cette année a été principalement marquée par le choix d un progiciel de gestion intégré pour réinventer nos applications administrative. Le choix de la Société s est porté sur la plateforme Microsoft Dynamics AX. Ce progiciel offre une plateforme de développement souple, puissante et contient des fonctionnalités de base déjà riches. Les travaux de développement ont débuté pour les volets Finances et Approvisionnement-Inventaire. Les premiers modules livrables devraient être disponibles aux expérimentateurs au cours de l année Pour ce qui est de la rémunération et des ressources humaines, l analyse est en cours et devrait donner place aux premiers livrables aux cours cette même année. Faits saillants : HELIOS Web Nous avons entrepris de revoir totalement ce logiciel de gestion énergétique des bâtiments afin de l offrir à la clientèle en mode Web hébergé. En plus de moderniser son utilisation, l interface et les téléchargements automatisés de factures devraient faciliter le travail des usagers. Le plan d intervention dans le SPI Basé sur le canevas commun de plan d intervention du MELS, ce nouveau module du Suivi personnalisé Internet (SPI) permet l accès direct aux informations sur les élèves (historique des résultats scolaires, absences, mémos), ses répondants, ses intervenants, etc. CVE-La Collection de vidéos éducatives Cette année, nous avons lancé la nouvelle mouture du site de CVE qui comprend notamment le visionnement en continu (streaming). De plus, nous avons annoncé l abandon de la vente de DVD. Générateur d horaires de groupes traditionnels de TOSCA Il est maintenant possible pour les centres de formation de maximiser leurs ressources et d économiser du temps en laissant le Générateur proposer un horaire pour chaque groupe en quelques minutes et éviter la saisie manuelle de l horaire. Facturation des biens et services avec TFP Les établissements ont besoin de créer des factures (ex. : location d espaces, transport, activités syndicales). Avec ce nouveau module, toutes les opérations (émission, comptes à recevoir, perception et imputation) sont liées à DOFIN. Tout est là pour faciliter la tâche des établissements. Des services en mode ITIL Le Secteur Services a mis en place un processus basé sur les meilleures pratiques (ITIL) pour gérer la prestation des services. Un tableau de bord a même été développé pour pouvoir suivre en temps réel les incidents ainsi que les indicateurs de niveau de service. En résumé, on peut dire que a été une année marquée par l innovation et la productivité. It will come as no surprise that the year was marked mainly by the choice of an ERP (Enterprise Resource Planning) system to reinvent our administrative applications. Société GRICS decided that Microsoft Dynamics AX platform was the appropriate choice. This ERP provides a flexible and powerful development platform with a rich array of basic functionalities. Development work began on the Finance and Procurement-Inventory components. The first deliverable modules should be available for testing during Analysis is underway for the compensation and human resources modules, and they should roll out for validation in that same year. Highlights: HELIOS Web We started the reinvention of our building energy management software in order to offer it to clients in a Web hosted mode. In addition to updating functionalities, users should find more convenient both the new interface and the automated invoice downloading feature. The IEP (Individualized Education Plan) in GPI SPI Based on the MELS common framework for developing an individualized education plan. This new module of Internet Student Monitoring (ISM) provides for direct access to student records (history of academic achievement, absences, memos), as well as to information regarding adult caregivers, other stakeholders, etc. CVE-The Collection of Educational Videos This year, we launched the new version of the CVE site which allows streaming. In addition, we announced that sales of DVDs would cease. Traditional Groups Timetable Generator (TOSCA) It is now possible for training centres to avoid manual entry of class schedules. School officials can maximize their resources and save time by letting the Generator propose a timetable for each group in only a few minutes. Billing for Goods and Services with TFP Institutions need to create invoices (e.g., for rental of space, for transportation and for union activities). With this new module, all operations (supplies, accounts receivable, collection and allocation) are integrated with DOFIN. Everything is there to make operations easier for institutions. ITIL Service Management The Services Sector has developed a process based on best practices (ITIL) to manage service delivery. A dashboard has been developed to monitor real-time events and indicators of level of service. All in all, has been an innovative and productive year for Société GRICS! 3

4 Conseil d administration Board of Directors Région 1-11 Région 2 Bas-Saint-Laurent Gaspésie Îles-de-la-Madeleine Jean Letarte C.S. des Chic-Chocs Région 3-12 Région 4 Capitale-nationale Chaudière-Appalaches Jocelyn Carrier C.S. de la Côte-du-Sud Saguenay Lac-Saint-Jean Éric Blackburn C.S. du Lac-Saint-Jean Mauricie Centre-du-Québec François Labbé C.S. des Bois-Francs Depuis le 26 mai 2011 Since May 26th, 2011 Région 5 Estrie André Lamarche Directeur général adjoint à l administration Director General for Administration C.S. de la Région-de-Sherbrooke Depuis le 26 mai 2011 Since May 26th, 2011 Région 6.1 Laval Laurentides Lanaudière Jean-François Lachance C.S. de la Seigneurie-des-Mille-Îles Région 6.2 Montérégie Alain Laberge C.S. de Sorel-Tracy 4 Depuis le 26 mai 2011 Since May 26th, 2011 Région 6.3 Montréal Pierre Boulay C.S. de la Pointe-de-l Île Région 7 Outaouais Julie Laberge Directrice générale adjointe Assistant Director General C.S. des Draveurs Région 8-10 Abitibi-Témiscamingue Nord-du-Québec Michèle Perron Directrice générale Director General C.S. de la Baie-James Région 9 Côte-Nord Marius Richard C.S. de la Moyenne-Côte-Nord Rapport annuel Société GRICS Président du conseil d administration Chairman of the board Richard Fiset C.S. des Samares Vice-présidente exécutive Executive Vice-President Pâquerette Gagnon Directrice générale Director General Fédération des commissions scolaires du Québec (FCSQ) Représentante de l ACSAQ ACSAQ Representative Anne-Marie Lepage Directrice des relations de travail Director of labor relations Association des commissions scolaires anglophones du Québec (ACSAQ) Depuis le 1er avril 2011 Since April 1st, 2011 Société GRICS Daniel Besner Président-directeur général President and Chief Executive Officer Société GRICS Alain Lamarche Secrétaire général Secretary General Administrateurs sortants Retiring administrators La Société GRICS tient à souligner la collaboration et l excellent travail de ses administrateurs sortants. Société GRICS wants to thank its retiring administrators for their collaboration and excellent work. Michel Morin C.S. du Chemin-du-Roy Région 4, Mauricie - Centre du Québec Date d entrée : 12 mai 2005 Entry date: May 12th, 2005 Date de départ : 30 avril 2011 Departure date: April 30th, 2011 Claude St-Cyr C.S. de la Région-de-Sherbrooke Région 5, Estrie Date d entrée : 5 juin 2008 Entry date: June 5th, 2008 Date de départ : 26 mai 2011 Departure date: May 26th, 2011 Jean Morin C.S. de Sorel-Tracy Région 6.2, Montérégie Date d entrée : 8 juin 2006 Entry date: June 8th, 2006 Date de départ : 1er mai 2011 Departure date: May 1st, 2011

5 Les états financiers non consolidés - Résultats de l exercice financier Les états financiers non consolidés de la Société GRICS ont été préparés par le Secteur des ressources humaines et financières qui est responsable de l intégrité et de la fidélité des données présentées. Afin de s acquitter de sa responsabilité à l égard de l intégrité et de la fidélité des états financiers et des systèmes comptables qui les produisent, le Secteur maintient les systèmes de contrôle requis et conçus pour fournir l assurance que toutes les opérations sont dûment autorisées et que les registres adéquats sont tenus. Les états financiers non consolidés ont été vérifiés par la firme de vérificateurs externes : PricewaterhouseCoopers LLP/s.r.l./s.e.n.c.r.l. Daniel Doyon Vice-président, Ressources humaines et financières Rapport de l auditeur indépendant sur les états financiers résumés Aux administrateurs de la Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires Les états financiers résumés ci-joints, qui comprennent le bilan résumé au 29 février 2012 ainsi que l état résumé des résultats clos à cette date, sont tirés des états financiers audités complets de la Société de gestion du réseau informatique clos le 29 février Nous avons exprimé une opinion non modifiée sur ces états financiers dans notre rapport daté le 4 mai Les états financiers résumés ne contiennent pas toutes les informations requises par les principes comptables généralement reconnus du Canada. La lecture des états financiers résumés ne saurait par conséquent se substituer à la lecture des états financiers audités complets de la Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires. La direction est responsable de la préparation d un résumé des états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus du Canada. Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers résumés, sur la base des procédures que nous avons mises en œuvre conformément à la Norme canadienne d audit (NCA) 810, «Missions visant la délivrance d un rapport sur des états financiers résumés». À notre avis, les états financiers résumés tirés des états financiers audités complets de la Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires pour l exercice clos le 29 février 2012 constituent un résumé fidèle de ces états financiers, conformément aux principes comptables généralement reconnus du Canada. PricewaterhouseCoopers s.r.l./s.e.n.c.r.l. Comptables agréés, permis no Le 4 mai 2012 Non-consolidated financial statements - Results of financial year Société GRICS non-consolidated financial statements were prepared by the Human and Financial Resources Department, which is responsible for the integrity and the accuracy of the data produced. In order to fulfill its responsibility in regards to the integrity and accuracy of the financial statements and the accounting systems that produce them, the department maintains the control systems required and designed so as to ensure that all operations are duly authorized and that adequate records are kept. The non-consolidated financial statements have been verified by : PricewaterhouseCoopers LLP/s.r.l./s.e.n.c.r.l. Daniel Doyon Vice-President, Human and Financial Resources REPORT OF THE INDEPENDENT AUDITOR ON THE SUMMARY FINANCIAL STATEMENTS To the directors of Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires The accompanying summary financial statements, which comprise the summary statement of balance sheet as at February 29, 2012 and the summary statement of income for the year then ended, are derived from the complete audited financial statements of Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires for the year ended February 29, We expressed an unmodified audit opinion on those financial statements in our report dated May 4, The summary financial statements do not contain all the disclosures required by Canadian generally accepted accounting principles. Reading the summary financial statements, therefore, is not a substitute for reading the complete audited financial statements of Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires. Management is responsible for the preparation and fair presentation of these summary financial statements in accordance with Canadian generally accepted accounting principles. Our responsibility is to express an opinion on the summary financial statements based on our procedures, which were conducted in accordance with Canadian Auditing Standard (CAS) 810, Engagements to Report on Summary Financial Statements. In our opinion, the summary financial statements derived from the complete audited financial statements of Société de gestion du réseau informatique des commissions scolaires for the year ended February 29, 2012 are a fair summary of those financial statements, in accordance with Canadian generally accepted accounting principles. PricewaterhouseCoopers LLP Chartered Accountants Auditor permit # May 4,

6 Équipe de direction Management Team Daniel Besner Président-directeur général President and Chief Executive Officer Luc Boudrias Vice-président, Produits Vice-President, Products Denis Bessette Vice-président, Développement Vice-President, Development Pauline Martin Vice-présidente, Services Vice-President, Services Alain Lamarche Vice-président, Ventes, Marketing et Communications et secrétaire général Vice-President, Sales, Marketing and Communications and Secretary-General Daniel Doyon Vice-président, Ressources humaines, financières et informatiques Vice-President, Human, Financial and IT Resources Marcelle Dupré Directrice, Produits Director, Products Michel Biron Directeur, Soutien aux développements Support Pierre Drouin Directeur, Technologies éducatives Director, Educational Technologies Bruno-Paul Latortue Directeur, Ventes, Marketing et Communications Director, Sales, Marketing and Communications Serge Pelletier Directeur, Informatique Director, Information Technology Daniel Côté Directeur, Développement Michèle Drapeau Directrice, Services pédagogiques et évaluation Director, Pedagogical and Evaluation Services Guy Savoie Directeur, Développement Josée Bouchard Directrice, Services aux produits pédagogiques Director, Pedagogical Products Services Lisa Ciale Directrice, Développement Louise Viau Directrice, Services aux produits Paie, transport et loisirs Director, Pay, Transport and Leisure Services Murielle Cormier Directrice, Développement Denis Dumberry Directeur, Services aux produits administratifs et financiers Director, Administrative and Financial Products Services Dépôt légal Bibliothèque nationale du Québec ISBN : , rue Sherbrooke Est, 3 e étage, bureau 300 Montréal (Québec) H1V 3R9 Tél Téléc. :