RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE

Transcription

1 RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE

2 CRÉDITS Ce guide a été préparé par le Service des ressources humaines. RESPONSABLE DE LA PUBLICATION Johanne Racine, Service des ressources humaines RÉDACTION Marie Dufour, Parabole inc. GRAPHISME Isabelle Godin, Solstis concept graphique ILLUSTRATION Martin Aubry

3 TABLE DES MATIÈRES 4 INTRODUCTION 5 DÉFINITION DE LA PROCÉDURE 6 DÉMARCHE POUR RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL En préliminaire : faire l inventaire de ses tâches (p. 6) Temps 1 : collecter l information (p. 9) Temps 2 : rédiger la procédure (p. 10) Temps 3 : réviser la procédure (p. 19) 21 PISTES DE RÉPONSES 23 QUELQUES SOURCES UTILES 24 ANNEXES Annexe 1 : Répertoire de mots de liaison (p. 24) Annexe 2 : Aide-mémoire (p. 30)

4 INTRODUCTION Avant de quitter votre emploi, vous souhaitez décrire vos tâches de manière à faciliter votre remplacement. Votre supérieur vous a demandé de rédiger vos procédures de travail pour assurer la suite des choses au cas où vous deviez subitement vous absenter. La direction de votre unité administrative songe à revoir les façons de faire en analysant les tâches de chaque employé. Qu importe le contexte, les procédures de travail se révèlent un outil clé pour les organisations touchées par les restructurations, par le remplacement de personnel ou par les départs à la retraite. Ce guide propose une démarche simple et efficace pour faire l inventaire de vos tâches en peu de temps. Il s adresse d abord aux personnes qui n ont pas la possibilité de suivre la formation sur les procédures de travail offerte par le Service des ressources humaines de l Université Laval, ainsi qu à tous ceux qui s apprêtent à accomplir cette tâche. Au fil de ces pages, vous explorerez une démarche en trois temps pour consigner par écrit l essentiel de votre travail. Ce contenu donnera lieu à une expérimentation. Vous pourrez en effet vous exercer à rédiger une procédure et consulter ensuite des pistes de réponses pour valider votre travail. Exemples, conseils rédactionnels et gabarit pour consigner les procédures jalonneront votre parcours. À première vue, rédiger des procédures de travail peut paraître rebutant, surtout si l on agit en solo. Tel ne sera pas votre cas. À différents moments de la démarche comme au cours des exercices, vous verrez apparaître une jeune retraitée de l Université Laval. Cette ex-agente administrative a pour nom «Aimée Laliberté», un nom prédestiné pour qui songe à la retraite. Suivez bien ses conseils! Aimée sait de quoi elle parle. Elle a tant aimé faire l inventaire de ses tâches avant de quitter son poste qu elle continue à rédiger des procédures maintenant qu elle a tout son temps pour s adonner à son activité préférée : le jardinage. 4

5 DÉFINITION DE LA PROCÉDURE Avant de faire le tour des trois temps de la démarche en compagnie d Aimée, définissons la procédure. EXERCICE QU EST-CE QU UNE PROCÉDURE? Parmi les énoncés suivants, repérez les intrus, c est-à-dire les énoncés qui ne correspondent pas à la définition d une procédure. Procédé, procédure, processus... Que voilà des mots confondants! Saurez-vous les distinguer? À vous de jouer! Je fais partie des écrits de la rédaction technique. On peut me comparer à des instructions de travail. Je corresponds à une suite ordonnée de tâches ou d opérations aboutissant à un résultat. Je décris le processus de réalisation d une tâche, d une activité, etc. Je renvoie à une méthode employée pour parvenir à un certain résultat. Je fournis des renseignements précis concernant les étapes par lesquelles il faut passer et les règles à suivre pour effectuer une tâche, un travail, une recherche, etc. Je comprends l exposé systématique et détaillé de toutes les opérations relatives à une tâche. J englobe un ensemble de phénomènes se déroulant dans le même ordre. Mon plan est descriptif et chronologique. Consultez les pistes de réponses à la page 21. 5

6 DÉMARCHE POUR RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL Nul doute que vous êtes la personne la mieux placée pour décrire l ensemble de vos tâches. Vous connaissez en effet sur le bout de vos doigts les rouages de votre métier. Vous avez simplement besoin d un peu d outils et d une méthode éprouvée pour faciliter la rédaction des procédures. Cette méthode, c est la démarche de rédaction qui compte trois temps. Pourquoi trois temps? Parce que la pire chose à faire quand on vous commande un texte, c est de commencer par écrire. Ou vous apercevez trop ou vous n apercevez rien. Maîtriser les rouages de la démarche de rédaction vous permettra ainsi de vous acquitter plus efficacement du mandat qui vous est confié : rédiger vos procédures de travail. EN PRÉLIMINAIRE : FAIRE L INVENTAIRE DE SES TÂCHES Avant de vous attaquer au premier temps de la démarche, dressez la liste de vos champs d intervention. Dans le contexte de votre travail, où intervenez-vous exactement? EXEMPLES DE CHAMPS D INTERVENTION : Accueil, courrier, photocopie, téléphone, saisie, examens, commandes Une fois cette liste établie, associez des tâches à vos champs d intervention en recourant à des verbes d action précis. Pour vous assurer de faire un inventaire exhaustif de vos tâches, repassez le calendrier annuel des activités. Que faites-vous en janvier, en février, etc.? 6

7 EXEMPLES DE VERBES PRÉCIS : Additionner Agencer Ajuster Améliorer Annoter Annuler Appliquer Arranger Arrêter Assembler Associer Assortir Calculer Cataloguer Classer Classifier Choisir Cocher Combiner Comparer Compiler Compléter Composer Compter Concevoir Confirmer Conseiller Constituer Construire Contrôler Coordonner Copier Corriger Créer Dactylographier Décrire Définir Démontrer Déplacer Désigner Déterminer Dire Disposer Distinguer Donner Dresser (une liste) Écrire Effectuer Élaborer Émettre Employer Enregistrer Énumérer Estimer Établir Étiqueter Évaluer Examiner Exécuter Expliquer Fabriquer Filtrer (appels) Fixer (rendez-vous) Former Formuler Fournir Grouper Guider Identifier Imprimer Indiquer Informer Inscrire Insérer Interpréter Joindre Justifier Localiser Marquer Mentionner Mesurer Mettre Modifier Montrer Nommer Noter Observer Offrir Ordonner Organiser Orienter vers Participer Permettre Placer Planifier Préciser Prendre (des notes) Préparer Présenter Prévoir Produire Proposer Ranger Rappeler Rassembler Réaliser Rechercher Rédiger Réécrire Régler Regrouper Relire Remettre Remplacer Remplir Répartir Résoudre Restructurer Résumer Retourner Retracer Réviser Sélectionner Séparer Signaler Simplifier Situer Souligner Structurer Systématiser Tenir Transférer Trouver Utiliser Vérifier 7

8 CAPSULE ÊTRE, AVOIR, METTRE, FAIRE Ces quatre verbes appauvrissent tellement les écrits qu il faut les accompagner d autres mots pour éviter le flou. Ce qui rallonge inutilement les phrases. Quand vous nommez une tâche, employez un verbe juste et précis. Au lieu de «faire un rapport d activité», par exemple, cherchez le mot «rapport» dans le Petit Robert. Cet article est plus court que celui de «faire». De plus, dans les exemples d emploi de l article, vous trouverez «dresser un rapport», «rédiger un rapport». Autre exemple : Les conditions sont de plus en plus mauvaises. Le verbe «être» est si pauvre qu il faut lui accoler cinq autres mots pour préciser le message. À l inverse, on pourrait dire «les conditions s aggravent, empirent, se détériorent ou s enveniment». Où trouver ces verbes riches en cas de panne d inspiration? Dans le Dictionnaire des cooccurrences (voir référence en bibliographie). Phénomène linguistique, la cooccurrence désigne l association de certaines unités de la phrase (verbe + nom, nom + adjectif) qui se caractérisent par leur prévisibilité. L association se fait selon un usage consacré. Ce type d association donne à la phrase un caractère de lisibilité. Plus une phrase contient de mots prévisibles, plus elle est facile à mémoriser et ne crée pas d équivoque dans l esprit du destinataire. EXEMPLE : Trancher un litige (qui signifie «régler une affaire»). Au lieu de cette association connue, l auteur a écrit : le litige a été rompu une fois pour toutes. Dans cette phrase, on ignore si l affaire a été réglée, puisque le verbe «rompre» signifie «cesser». Comme l association «rompre un litige» n est pas habituelle, on perd le sens de cette phrase qui aurait dû s écrire : Le litige a été tranché une fois pour toutes. Le Dictionnaire des cooccurrences ne renferme que des noms communs. À chaque nom, vous trouverez tous les adjectifs et les verbes qui peuvent être associés à ce nom. Voilà un outil précieux pour tout rédacteur qui cherche à gagner en clarté et en précision! 8

9 Ah, les joies de la retraite! Voilà longtemps que je rêvais de pouvoir jardiner à loisir. Comme je m ennuie de rédiger des procédures, j ai décidé de faire l inventaire de mes manœuvres horticoles, au cas où mon Roméo essaierait d avoir le pouce vert. Commençons par une tâche simple : rempoter un géranium. Quelles sont donc les principales étapes de réalisation de cette tâche? Après mûre réflexion, je dirais qu il y en a trois. 1. S installer pour rempoter. 2. Préparer le nouveau pot. 3. Rempoter la plante. Avez-vous dressé votre liste de tâches en recourant à des verbes précis? Chaque tâche fera l objet d une procédure. Vous avez donc un aperçu de l envergure du travail à accomplir. Quand vous attaquerez la rédaction d une procédure, assurez-vous de disposer du délai requis pour faire le tour des trois temps de la démarche. Si, au contraire, vous consacrez ici et là une heure pour rédiger une procédure, vous devrez chaque fois revenir en arrière pour ne rien oublier. Ce qui est contraire à l efficacité recherchée. TEMPS 1: COLLECTER L INFORMATION DÉCRIRE, DE FAÇON TÉLÉGRAPHIQUE, LES PRINCIPALES ÉTAPES DE RÉALISATION DE LA TÂCHE Le premier temps de la démarche consiste à noter en vrac les principales étapes de réalisation de la tâche. Ce travail demande réflexion. Vous devez regarder globalement la tâche à décrire et vous demander quels sont les trois ou quatre grands moments marquants. Ces moments doivent être suffisamment englobants pour contenir une série d actions à réaliser. Comme vous pouvez le constater, les trois principales étapes de réalisation établies par Aimée sont suffisamment englobantes pour contenir d autres actions à accomplir. Vous avez remarqué? La jardinière a utilisé des verbes d action précis pour nommer ces étapes en plus de les numéroter. Voilà une pratique à imiter! À vous maintenant de tenter l expérience. 9

10 EXERCICE Dans mon ordinateur personnel, j ai retracé une procédure rédigée dans le contexte de mon travail d agente administrative. La tâche s intitule : organiser une réunion du conseil de faculté. J accomplissais cette tâche à la demande du doyen. À votre avis, quelles seraient les trois grandes étapes de réalisation de cette tâche? Avant de répondre, prenez le temps d imaginer globalement cette tâche. DÉCRIRE LES PRINCIPALES ÉTAPES DE RÉALISATION D UNE TÂCHE Consultez les pistes de réponses à la page 21. TEMPS 2: RÉDIGER LA PROCÉDURE Il existe mille et une manières de consigner de l information sur une tâche. Certains recourent au mode linéaire et décrivent leurs tâches au fil des pages, sans mise en relief particulière. D autres préfèrent le tableau en format paysage. Le gabarit qui vous est proposé ici correspond à cette deuxième option. Ses avantages? Le format tableau oblige le rédacteur à s en tenir à l essentiel. Sur le plan visuel, le lecteur repère rapidement les grandes étapes de la tâche. Enfin, le fait d adopter un tel moule permet d uniformiser les pratiques à l intérieur d une même unité administrative et facilite la mise à jour de l information. Ajoutons que les intitulés de section peuvent être modifiés en fonction de la réalité de chaque milieu. Par exemple, on peut éliminer la colonne intitulée «Équipement et matériel requis» et accorder plus d importance à celle portant sur les précisions ou mises en garde. 10

11 11 RÉDIGER DES PROCÉDURES UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE

12 METTRE EN PHRASES Avant de consigner vos données dans le gabarit, prenez connaissance des conseils rédactionnels suivants. Dans le présent contexte, vous n écrivez pas pour vous-même. Votre message a une visée pratique. Il doit informer d autres personnes sur la façon d accomplir telle ou telle tâche. L efficacité de votre message repose ainsi sur la notion de lisibilité. Qu entend-on par «lisibilité»? Plus une phrase est facile à comprendre et à retenir, plus elle est jugée lisible. Voici quelques trucs pour améliorer la lisibilité de vos messages. Choisissez les bons mots La clarté d un message est notamment conditionnée par le choix judicieux des mots et du niveau de langue approprié à la situation. Il convient d abord d adopter le mot juste, c est-à-dire le contraire d un mot vague qui désigne trop de choses ou exprime une idée trop générale. Un mot juste, c est l antidote du cliché, du lieu commun. Chercher le mot juste, c est cerner au plus près la réalité. Est-ce bien ce que vous voulez dire? Vos mots rendent-ils précisément votre pensée? Le lecteur comprendra-t-il exactement ce que vous voulez qu il comprenne? Solution : cultivez le doute et recourez au dictionnaire. Un mot juste, c est aussi le contraire d un mot passe-partout, c est-à-dire un mot utilisé à toutes les sauces comme les verbes être, avoir, mettre et faire. Si l on se réfère au propos précédent sur la cooccurrence, recourir à des verbes justes permet d abréger les phrases et de gagner en précision. Chercher à employer les bons mots implique aussi que l on se préoccupe de leur nature. Il convient notamment d utiliser le verbe plutôt que le nom lorsqu on rédige. Pivots des phrases, les verbes donnent une tournure plus concrète, plus dynamique au message. 12

13 EXEMPLE : La mise en application de cette mesure nécessite une réévaluation de certains cas. Mettre en application cette mesure oblige à réévaluer certains cas. Par ailleurs, il est préférable d éliminer des messages le langage hermétique ou jargonneux, tout en respectant la bonne terminologie. Autrement dit, appeler un chat un chat. Que faire alors si cette terminologie est caractéristique d une langue de spécialité inaccessible aux non-initiés? Employez les termes spécialisés en donnant une brève définition ou utilisez un synonyme qui rend la même idée mais dans une forme vulgarisée. En somme, assurez-vous que le destinataire de la procédure est familier avec le vocabulaire utilisé. EXEMPLE : Vérifier si la prédominance du cadre bâti et du corridor routier permet une forte insertion harmonique et une forte stimulation du nouveau bâtiment dans le paysage. Voilà un langage connu des urbanistes, mais jargonneux pour le commun des mortels. Remplacer par : Vérifier si le nouveau bâtiment s intègre harmonieusement aux autres aménagements et à la route qui dominent le paysage. Construisez des phrases lisibles Toujours selon les principes de lisibilité, une phrase bien construite s apparente à une phrase simple, courte, écrite à la voix active et dans une forme affirmative. 13

14 Une phrase simple comprend un seul verbe conjugué. Sa forme la plus élémentaire comprend, dans l ordre, un sujet, un verbe et un complément. On peut aussi permuter ces trois éléments : complément-verbe-sujet ou complément-sujet-verbe. Privilégier les phrases simples dans un message ne signifie pas la mort des phrases complexes (plus d un verbe conjugué). C est plutôt une question d équilibre. Favorisez donc l alternance et la variation stylistique. Nul doute que votre lecteur demeurera en haleine! La phrase idéale doit aussi être courte, c est-à-dire ne pas excéder 17 mots, compte tenu de la capacité de mémorisation immédiate. Au-delà d une vingtaine de mots en effet, la mémoire manifeste des signes de fatigue. Pour bien décoder le message, le lecteur doit revenir en arrière, ce qui constitue un irritant à la lisibilité. Pour communiquer efficacement un message, il est aussi préférable de recourir à la voix active. Les phrases sont ainsi plus faciles à comprendre, car le sujet accomplit l action au lieu de la subir. La voix passive présente certains inconvénients. Souvent construite avec la préposition «par», elle alourdit le style et donne souvent la priorité de l action aux choses plutôt qu aux personnes. EXEMPLE : Les corrections doivent être approuvées par le professeur. Remplacer par : Le professeur approuve les corrections. Enfin, il importe d éviter les tournures négatives lorsqu on écrit. Celles-ci produisent un effet négatif et alourdissent aussi la phrase. Optez donc pour la forme affirmative pour éviter toute équivoque. 14

15 EXEMPLE : N effectuez pas la réquisition si le directeur n a pas approuvé l épreuve. Remplacer par : Effectuez la réquisition après l approbation de l épreuve par le directeur. D autres pièges syntaxiques peuvent embrouiller vos messages. Les écrans linguistiques On appelle «écrans linguistiques» les structures qui figurent entre le sujet et le verbe dans les phrases complexes. Ces structures sont parfois placées entre virgules, entre parenthèses ou entre crochets. Cette façon de faire risque d affecter la lisibilité de la phrase. Il est donc préférable d opter pour une construction syntaxique simple, dénuée d écran linguistique. EXEMPLE : L agent choisit, à partir du champ «code», la session suivant celle de la feuille originale. Remplacer par : À partir du champ «code», l agent choisit la session suivant celle de la feuille originale. La boulimie verbeuse Pour favoriser une meilleure lisibilité, vous devez supprimer tout élément de la phrase jugé inutile à la compréhension du message. En ne conservant qu un nombre minimal de mots, vous vous assurez de transmettre directement l essentiel du message au lecteur. Vous donnez, par ailleurs, de la force à l énoncé qui acquiert une densité propre à soutenir l intérêt. 15

16 EXEMPLE : À partir de cet ensemble de données, il est possible d appliquer un certain nombre de règles favorisant la lisibilité, l intérêt et la rétention du message. (25 mots) Remplacer par : Cet ensemble de données permet d appliquer des règles favorisant la lisibilité, l intérêt et la rétention du message. (17 mots) EXEMPLES DE TOURNURES TROP LONGUES : Il est à souligner que Une telle façon de faire Les mesures que l on se propose de prendre Provoquer un accroissement du volume des dépenses de consommation Soulignons que Ce procédé Les mesures projetées Accroître les dépenses de consommation Enfin, pour être bien compris du destinataire, il importe de bien lier vos idées. Des mots et expressions agissent comme charnières entre les phrases et donnent de précieux indices sur les intentions de l émetteur. Lorsque vous transmettez des consignes par exemple, vous devez recourir à la charnière qui correspond à votre intention. Souhaitez-vous comparer, introduire, mettre en évidence, émettre une réserve, indiquer une période de temps? Jetez un coup d œil au répertoire présenté en annexe du guide. Celui-ci contient une liste assez exhaustive des mots et expressions de liaison employés selon l une des 15 intentions qu un émetteur peut manifester. Apprivoisez cet outil pratique! 16

17 L heure est venue de mettre en pratique tous ces conseils rédactionnels. Mettre en phrases suppose en effet de remplir le tableau en détaillant les étapes et en ajoutant les mises en garde et précisions concernant le matériel et les équipements nécessaires à la réalisation de la tâche. Étapes de la tâche Détails des étapes Équipement et matériel requis Maintenant que j ai déterminé les trois grandes étapes de réalisation de la tâche de rempotage, passons aux détails de ces étapes et au matériel requis S installer pour rempoter. 2. Préparer le nouveau pot. Dégager la surface de travail. Réunir le matériel et les outils nécessaires. Mettre de la terre dans le pot qui servira au rempotage. Mélanger à la terre un produit favorisant l enracinement. Arroser la terre. Plante à rempoter. Pot un peu plus grand. Terre. Produit favorisant l enracinement. Truelle. Sécateur. Gants Arrosoir. 3. Rempoter la plante. Dégager les bords de la plante à rempoter. Sortir délicatement la plante de son pot d origine. Couper éventuellement les racines abîmées. Déposer la plante au centre du nouveau pot. Bien enterrer la base de la plante. Étendre la terre jusqu au bord du pot. Arroser la plante. Ranger le matériel et nettoyer la surface de travail. Comme vous pouvez le constater, la deuxième colonne contient des actions précises, contenues dans les trois grandes étapes de la première colonne. Quant à la troisième colonne, elle est utilisée au besoin seulement. À vous maintenant de remplir efficacement les colonnes! 17

18 EXERCICE DÉTAILLER LES ÉTAPES DE RÉALISATION D UNE TÂCHE Revenons à la tâche : organiser une réunion du conseil de faculté. Détaillez les trois grandes étapes et ajoutez les précisions et mises en garde que vous jugez appropriées. Pour ce faire, utilisez le gabarit pour les procédures de travail disponible dans la section formation du site Internet des ressources humaines de l Université Laval. Vous pourrez ainsi consigner vos données directement dans le tableau. Consultez les pistes de réponses à la page

19 TEMPS 3 : RÉVISER LA PROCÉDURE Ici, il s agit de valider l importance des renseignements consignés, de distinguer l essentiel de l accessoire. Comment y parvenir? En vous mettant dans la peau d une personne qui effectuerait cette tâche pour la première fois de sa vie. Posez-vous la question : cette information est-elle importante pour une personne qui ne connaît pas cette tâche? Le mot «important» désigne ici tout élément qui a en soi de la valeur, de l intérêt, qui peut entraîner des conséquences. Sans cette information, cette personne pourra-t-elle accomplir efficacement cette tâche? Une fois terminée la rédaction d une procédure, vous devez vous assurer que tout est bien ficelé, que vous n avez omis aucun détail important, que vous n avez pas non plus surchargé votre description d éléments futiles. Comment faire? L idéal consiste à faire lire votre procédure à une personne qui ne connaîtrait pas cette tâche, mais qui aurait les qualifications pour occuper votre poste. Faute d avoir ce lecteur de prédilection sous la main, laissez reposer un peu votre procédure. Un recul de 24 heures peut faire toute la différence. Puis, relisez-vous pour vérifier la pertinence de votre description en utilisant la grille suivante. GRILLE DE RELECTURE ÉVALUER L INFORMATION 1. L information sélectionnée est-elle pertinente (indispensable à la compréhension du message pour le destinataire)? 2. L information sélectionnée est-elle suffisante pour faire passer le message? ÉVALUER LA STRUCTURE 3. La description des étapes de réalisation de la tâche respecte-t-elle l ordre chronologique? ÉVALUER L ÉCRITURE 4. Le vocabulaire utilisé est-il juste? 5. Dans la majorité des phrases, le verbe a-t-il été préféré au nom? 6. Les termes de spécialité ont-ils été définis ou vulgarisés? 7. Les associations nom-adjectif et nom-verbe sont-elles prévisibles (cooccurrence)? 8. La syntaxe est-elle en majorité constituée de phrases simples? 19

20 Ça y est? Vous avez expérimenté la grille de relecture? Bravo! Vous pouvez maintenant comparer votre version avec le tableau de la page Les phrases sont-elles courtes (une vingtaine de mots maximum)? 10. La majorité des phrases sont-elles écrites à la voix active et à la forme affirmative? 11. Les phrases sont-elles exemptes d écrans linguistiques? 12. Les phrases sont-elles exemptes de mots inutiles et de tournures trop longues? Ainsi s achève la présentation de cette démarche en trois temps. Souhaitons que cette expérimentation vous donne des ailes pour vous attaquer maintenant à vos propres procédures. En cours de route, n hésitez pas à recourir de nouveau à cet outil en cas de panne d inspiration. Vous pouvez aussi utiliser l aide-mémoire présenté en annexe du guide. Bonne rédaction! Pour ma part, je vais devoir apporter quelques modifications à ma procédure de rempotage, si j en juge par la première expérience de mon Roméo. À moins que l apprenti ait lu en diagonale. Pauvre géranium! 20

21 PISTES DE RÉPONSES EXERCICE (PAGE 5) LISTE DES INTRUS Je corresponds à une suite ordonnée de tâches ou d opérations aboutissant à un résultat. PROCESSUS Je renvoie à une méthode employée pour parvenir à un certain résultat. PROCÉDÉ J englobe un ensemble de phénomènes se déroulant dans le même ordre. PROCESSUS EXERCICE (PAGE 10) 1. Vérifier la disponibilité des membres et de la salle 2. Confirmer la tenue de la réunion 3. Préparer les documents requis pour la réunion 21

22 EXERCICE (PAGE 18) 22

23 QUELQUES SOURCES UTILES BEAUCHESNE, Jacques, 2001, Dictionnaire des cooccurrences, Montréal, Guérin. CAJOLET-LAGANIÈRE, Hélène, 2000, Le français au bureau, Québec, Office de la langue française, Les publications du Québec. CLERC, Isabelle, 2000, La démarche de rédaction, Québec, Éditions Nota bene, Collection Rédiger. LE PETIT ROBERT. MULTIDICTIONNAIRE de la langue française. 23

24 ANNEXES ANNEXE 1 RÉPERTOIRE DE MOTS DE LIAISON Mots de liaison Addition But Cause Comparaison Conclusion ou résumé Condition Conséquence Exemple ou explication Introduction Mise en évidence Moyen Opinion Opposition Réserve Temps À cause de À cet égard Afin de Ainsi Ainsi que À la condition que À l aide de À la suite de À l exception de À l inverse À l opposé Alors Alors que À moins que À notre avis À seule fin de À supposer que À tout prendre Au cas où Au contraire Au fur et à mesure que 24

25 Mots de liaison Addition But Cause Comparaison Conclusion ou résumé Condition Conséquence Exemple ou explication Introduction Mise en évidence Au lieu de Au moyen de Aussi Autant (de) que Au total Bien que Bref Car Cependant C est pourquoi Comme Comme suite à Comparativement (à) Compte tenu D abord ensuite enfin Dans la mesure où Dans le but de Dans le domaine de Dans l ensemble Dans les grandes lignes Dans l éventualité où Dans l hypothèse où De cette façon De cette manière Moyen Opinion Opposition Réserve Temps 25

26 Mots de liaison Addition But Cause Comparaison Conclusion ou résumé Condition Conséquence Exemple ou explication Introduction Mise en évidence De même que De plus De sorte que De surcroît Donc D un autre côté D une part, d autre part Également En ce qui a trait à En ce qui concerne En ce qui nous concerne En conclusion En conséquence En définitive En dépit de En dernière analyse En effet En matière de En outre En premier lieu En deuxième lieu En dernier lieu En raison de En réponse à En résumé Moyen Opinion Opposition Réserve Temps 26

27 Mots de liaison Addition But Cause Comparaison Conclusion ou résumé Condition En revanche En somme Entre autres En un mot En vue de Étant donné que Finalement Grâce à Il est à noter que Il s ensuit que Jusqu à ce que Jusqu au moment où Mais Malgré Même si Mentionnons Moins (de) que Néanmoins Notamment Notons que Nous considérons que Nous constatons que Nous estimons que Nous remarquons que Or Conséquence Exemple ou explication Introduction Mise en évidence Moyen Opinion Opposition Réserve Temps 27

28 Mots de liaison Addition But Cause Comparaison Conclusion ou résumé Condition Conséquence Exemple ou explication Introduction Mise en évidence Par ailleurs Parce que Par conséquent Par contre Par exemple Par l entremise de (qqu un) Par l intermédiaire de (qqu un) Plus (de) que Plutôt que Pour Pour ce qui est de Pour faire suite à Pour notre part Pour que Pourtant Pourvu que Puis Puisque Quant à Quoique Sauf si Savoir (à) Si Si bien que Moyen Opinion Opposition Réserve Temps 28

29 29 Addition But Cause Conclusion ou résumé Condition Conséquence Exemple ou explication Introduction Mise en évidence Moyen Opinion Opposition Réserve Temps Mots de liaison Soit Somme toute Soulignons que Sur le plan de Tandis que Tel que Tout compte fait Toutefois Vu que Source : L action passe par la rédaction, Hydro-Québec. Comparaison

30 ANNEXE 2 AIDE-MÉMOIRE EN PRÉLIMINAIRE : FAIRE L INVENTAIRE DE SES TÂCHES - Dresser la liste de ses champs d intervention. - Associer des tâches aux champs d intervention en utilisant des verbes d action précis. TEMPS 1: COLLECTER L INFORMATION - Décrire, de façon télégraphique, les principales étapes de réalisation de la tâche. - Numéroter ces étapes. TEMPS 2: RÉDIGER LA PROCÉDURE - Détailler les étapes et ajouter les mises en garde et précisions. Pour ce faire, - choisir les bons mots, - construire des phrases lisibles. TEMPS 3: RÉVISER LA PROCÉDURE - Se relire pour vérifier l efficacité rédactionnelle au moyen d une grille. 30