- Guide utilisateur - Module de Newsletter

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1 - Guide utilisateur - Module de Newsletter

2 ACCUEIL La page d'accueil vous fournit un tableau de bord sur lequel vous pourrez trouver : les détails du dernier envoi de lettre d'information (pour consulter l'historique complet des envois, cf. «Historique des envois» ci-après), ainsi que les dernières inscriptions (pour consulter l'historique complet des inscriptions, cf. «Historique des inscriptions» ci-après ). LETTRE D'INFORMATION Création d'une lettre Cliquer dans le menu gauche sur «Création d'une lettre». Renseigner le champ «Nom de la lettre». Le nom de la lettre est le titre général donné à celle-ci. Remarque : il apparaîtra également dans l'objet du message que recevra l'internaute et dans le titre de la fenêtre s'il visualise la newsletter dans le navigateur.

3 Choisir ensuite le modèle graphique que vous souhaitez appliquer à la lettre. Vous pourrez à loisir changer le modèle, et ce, en toute sécurité : ce changement n'affecte en aucun cas le contenu de la lettre. De même, à tout moment, il vous sera possible de visualiser votre travail en cliquant sur «Visualiser» en bas de la page. Chaque newsletter est constituée d'une succession de différents «blocs». Pour créer un bloc, cliquer sur «Ajouter un bloc». Renseigner ensuite l'ensemble des champs de ces blocs. Champs particuliers : «Description» : ce champ permet d'entrer du texte brut, qui pourra être personnalisé avec du code appelé BBCode (généré automatiquement par les boutons situés au dessus du champ). Le BBCode est un code qui fonctionne très simplement : il encadre la partie de texte concernée par la modification, d'une balise dite «entrante» telle que [ma-balise] et d'une balise dite «fermante» telle que [/ma-balise]. Ainsi, vous pouvez aisément identifier le texte concerné par la modification puisqu'il s'agit du texte qui se situe entre ces deux balises. Pour appliquer une modification sur ce texte, il faut, tout d'abord, sélectionner dans le champ texte (mettre en surbrillance) le texte qui doit subir la modification, puis cliquer sur le bouton de votre choix :

4 - «gras» permet de mettre en gras le texte sélectionné. - «italique» permet de mettre en italique le texte sélectionné. - «url» permet de faire un lien sur le texte sélectionné : celui-ci doit donc être obligatoirement une url de la forme « - «url=» permet de faire un lien sur un texte sélectionné sans que celui-ci soit obligatoirement une url de la forme « Pour cela, sélectionner le texte sur lequel doit porter le lien et remplacer, dans le BBcode, l'url « Exemple, vous souhaitez faire un lien texte «cliquez ici» qui renvoie vers Google, votre code sera alors : [url= - « » permet de faire un lien (mailto) vers une adresse sur le texte sélectionné : celui-ci doit donc être obligatoirement une adresse de la forme «mon-adresse@mon-site.com» - « =» permet de faire un lien (mailto) vers une adresse sur un texte sélectionné, sans que celui-ci soit obligatoirement une adresse de la forme «mon-adresse@mon-site.com». Pour cela, sélectionner le texte sur lequel doit porter le lien et remplacer dans le BBcode «Votre_ ». Exemple, vous souhaitez faire un lien texte «contactez-nous» qui renvoie vers l'adresse de messagerie «contact@mon-site.com», votre code sera alors : [ =contact@mon-site.com]contactez-nous[/ ] Remarque : tout au long de la saisie, vous pourrez visualiser la personnalisation du texte dans un bloc situé en vis-à-vis de votre champ texte. Ce bloc ne sert qu'à la pré-visualisation du texte, aucune action ne peut y être effectuée. «Photo» : pour ajouter une photo, il suffit de cliquer sur «Parcourir...», d'aller chercher sur votre ordinateur le fichier image et de cliquer sur «Ouvrir».

5 Attention! L'image doit respecter certaines conditions. Celle-ci ne doit pas dépasser la taille et le poids indiqués sur le module, sous peine d'être rejetées. Il faut également faire attention à l'extension du fichier : pour des raisons de sécurité, les fichiers qui peuvent être ajoutés sont limités aux extensions suivantes :.jpg et.gif Les fichiers doivent bien évidemment être des fichiers de type web (à savoir RVB en 72 dpi) : si vous visualisez après upload un fichier noir, c'est qu'il ne s'agissait pas d'un fichier RVB mais d'un fichier CMJN! Vous devez enfin prendre en considération le fait que l'image n'est pas redimensionnée : elle apparaîtra à la même échelle dans la newsletter que sur le fichier uploadé. «Lien» : pour ajouter un lien en dehors du texte de description, renseigner le champ «URL du lien». Attention! Il est impératif que le lien soit de la forme « Si le « est oublié, le lien ne fonctionnera pas. Pour supprimer un bloc, cliquer sur «supprimer» en bas du bloc concerné. Pour visualiser votre travail, cliquer sur le bouton «Visualiser» en bas de page. Attention! La visualisation s'ouvre dans une nouvelle fenêtre : si rien n'apparaît, vérifier qu'elle n'a pas été interceptée par un bloqueur de pop-up. Quand vous aurez rempli l'ensemble des blocs de votre lettre d'information, cliquez sur «Enregistrer». Vous pourrez à tout moment effectuer des modifications en choisissant «Gestion des lettres» dans le menu gauche. Gestion des lettres La liste des Lettres d'informations regroupe l'ensemble des lettres d'information classées par date de création. Grâce aux petites flèches ascendantes et descendantes, il est possible de réordonner cette lettre, par ordre alphabétique ou date d'envoi. On peut également filtrer l'affichage de ces lettres par statut «déjà envoyées», «jamais envoyées». Pour chacune de ces lettres, plusieurs actions sont possibles : - «historique» : permet de consulter l'histoire d'envoi de la lettre d'information. - «dupliquer» : permet de faire un clone d'une lettre d'information. Cette fonction est très utile si

6 vous conserver la même structure pour l'ensemble de vos lettres d'information. Ainsi, en dupliquant une lettre, une nouvelle lettre identique sera créée («ma-lettre (copie)»). Vous n'aurez plus qu'à changer le nom de la lettre et à en modifier le contenu. - «modifier» : permet d'accéder au formulaire de modification d'une lettre (cf. «Modifier une lettre» ci-après). - «visualiser» : permet de visualiser une lettre d'information. Attention! La visualisation s'ouvre dans une nouvelle fenêtre : si rien n'apparaît, vérifier qu'elle n'a pas été interceptée par un bloqueur de pop-up. - «supprimer» : permet de supprimer la lettre d'information. Attention! Toute suppression est définitive, il est impossible de revenir en arrière pour récupérer une lettre effacée. Modifier une lettre d'information La modification d'une lettre se déroule quasiment de la même façon que la création d'une lettre. De la même manière, il suffit de modifier / ajouter / supprimer les différents blocs qui constituent la lettre. Il est également possible de visualiser les modifications à tout moment en cliquant sur «Visualiser» en bas de page et, de même, valider les modifications en cliquant sur «Enregistrer». Remarque : toute suppression d'un bloc est définitive et indépendante de l'enregistrement. Après suppression d'un bloc, il sera impossible de récupérer les données effacées.

7 L'unique particularité du mode modification est la possibilité de modifier la photo attribuée à un bloc : pour cela, il suffit de décocher la case «Garder la même image», puis de cliquer sur «Parcourir...» pour aller chercher la nouvelle photo sur votre ordinateur. Attention! Veillez bien à décocher la case «Garder la même image» sans quoi votre image ne sera pas modifiée. MAILING Envoyer un mailing L'envoi d'un mailing est l'action la plus simple, mais celle qui doit être effectuée avec le plus de précautions. En effet, d'un seul clic, vous pouvez déclencher l'envoi d'une mauvaise lettre à des milliers d'internautes. Assurez vous donc bien, avant chaque envoi, d'avoir choisi la bonne configuration! Pour cela, choisissez tout d'abord la base à utiliser. Il s'agit du groupe d'adresses mails auxquelles la lettre doit être envoyée (pour gérer et consulter ses bases, cf. «Bases» ci-après). Choisissez ensuite la lettre d'information à utiliser. Vous pouvez ensuite cliquer sur «Envoyer la lettre d'information». Une fenêtre s'ouvre, vous indiquant que l'envoi des messages est en cours : ne fermez surtout pas cette fenêtre! Si la fenêtre est fermée, l'envoi sera coupé...

8 Quand l'envoi est terminé, vous verrez s'afficher «Tous les mails ont été envoyés». Nos conseils : 1. Avant de procéder à un envoi massif, faire un envoi test. Pour cela, nous vous conseillons de créer une base que vous appellerez «Test» par exemple (cf. «Création d'une Base», ci-après), sur laquelle vous inscrirez (cf. «Ajouter un abonné») une ou plusieurs de vos adresses personnelles. Choisissez cette base puis la lettre d'information que vous souhaitez ensuite envoyer, et lancer l'envoi du mailing. Rendez-vous ensuite sur vos différentes boîtes de réception pour réceptionner les messages. Si votre lettre d'information est reçue et s'affiche sans encombre, vous pouvez lancer sereinement l'envoi massif. Remarque : il est important de savoir que l'affichage d'un mail possédant une mise en page particulière, et non pas seulement du texte brut, est assez aléatoire. En effet, celui-ci dépend tout d'abord du client de messagerie : s'il s'agit d'un client en ligne (ex : Yahoo Mail, Gmail, Hotmail ) ou d'un logiciel de messagerie (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Incredimail ), l'affichage risque de comporter des différences. De plus, les différentes versions de ces applications, ainsi que le navigateur utilisé et sa version (Firefox, Internet Explorer, Chrome, Safari, Opera ) pour le cas des clients de messagerie en ligne, peuvent aussi être source de différences d'affichage. L'ensemble de ces systèmes n'interprètent en effet pas de la même façon les messages électroniques. Par conséquent, même si notre système vous garantie une optimisation et une uniformisation d'affichage sur la majorité de ces configurations, il est possible que, dans certains cas, il apparaisse certaines disparités. 2. Un envoi massif peut-être considéré comme du spam. Le spam (envoi massif de messages électroniques à des personnes n'ayant pas donné leur accord) étant interdit en France, les hébergeurs web s'avèrent très méfiants quant à l'envoi en grand nombre de courriers électroniques via leur serveur. Ces derniers mettent donc en place, en général, des quotas de mails par jour

9 et/ou des réglementations. Si vous hébergez vous-même le module de Newsletter, renseignez-vous sur ces quotas et limitations inhérents à votre offre. Si nous hébergeons votre module de Newsletter, sachez que notre hébergeur, OVH, nous impose un quota de mails valides. Au-delà de 50% de mails invalides lors de votre envoi, celui-ci sera bloqué. Une adresse invalide peut être : - un dont la syntaxe est erronée, avec une coquille, une erreur sur l'extension ou le nom de domaine - un qui n'existe plus (certaines messageries ou certains fournisseurs d'accès n'existant plus, les mails qui y étaient associés ne fonctionnent plus par conséquent). - une boîte de réception pleine (dite «over quota»), cet est donc momentanément indisponible et ne sera accessible que si l'utilisation la vide. - un momentanément indisponible pour des raisons de pannes ou de travaux sur les infrastructures serveurs. Les cas sont donc nombreux et il est donc important de prendre quelques précautions. Il faut savoir que le module de newsletter gère et règle les problèmes de syntaxe en refusant d'importer (cf. «Ajouter un abonné» ou «Importer une base») des adresses ayant une syntaxe incorrecte. Néanmoins, il ne peut pas détecter une faute de frappe ou une erreur d'extension. Le module permet d'aussi, pour tout utilisateur qui s'inscrit depuis le site Internet, une vérification de l'adresse . Quand un utilisateur s'inscrit avec son adresse, il reçoit, sur celle-ci, un message de confirmation. Ce message contient un lien sur lequel il doit cliquer afin de valider son inscription. L'internaute a 10 jours pour effectuer cette validation. S'il valide, son statut passera à «confirmé» (cf. «Modifier une base» ci-après). S'il ne valide pas, au-delà de ces 10 jours, il recevra un mail de relance. A terme, il sera supprimé de la base (ou nous vous conseillons de le supprimer). Ce système permet de s'assurer que l'adresse de l'utilisateur est correcte. Néanmoins, il n'intervient pas quand vous ajoutez vous-même une adresse. Nous vous conseillons donc d'être très prudents quand vous récupérez,ou achetez, et importez des listes de contacts. Assurez-vous que celles-ci soient fiables et propres au maximum, pour prévenir tout blocage du serveur, dû à un pourcentage trop élevé d'adresses erronées. 3. Il faut savoir que le système d'envoi de mailing est configuré pour envoyer les s par lot avec une pause entre chaque lot. Un ing de 2000 personnes dure environ une demi-heure. Une coupure Internet ou du script provoquerait l'arrêt de l'envoi. Faites donc bien attention de : - ne pas fermer la fenêtre d'envoi. - vous assurer d'effectuer l'envoi dans des conditions de connexion optimales (éviter au maximum les connexions WiFi par exemple qui sont d'avantage sujettes à des coupures) - désactiver la mise en veille de l'ordinateur, celle-ci provoquant souvent une déconnexion Internet.

10 Historique des envois L' «Historique» des envois vous permet de consulter l'ensemble des envois classés par date. Vous pouvez, à votre guise, classer ces envois du plus récent au plus ancien, ou inversement, en vous servant des petites flèches ascendantes et descendantes, mais, également, les filtrer par mois. ABONNÉS Ajouter un abonné Pour ajouter un abonné, remplir le formulaire prévu à cet effet dans la page «Ajouter un abonné», puis cliquer sur «Valider». A savoir : - le nom n'est pas obligatoire. - la syntaxe de l'adresse sera vérifiée. Celle-ci sera rejetée si elle n'est pas de la forme «mon-adresse@mon-site.com» - l'adresse ne sera pas ajoutée si elle existe déjà dans la base, de façon à éviter les doublons lors de l'envoi. - il vous est possible d'ajouter un utilisateur à plusieurs bases en même temps. Pour cela, dans la liste des bases, maintenez la touche «Ctrl» du clavier enfoncée et sélectionnez les listes de votre choix.

11 Pour ajouter plusieurs abonnés, répéter l'opération autant de fois que nécessaire ou choisir l'import de base à partir d'un fichier CSV (cf. «Importer une base»). Historique des inscriptions La page «Historique des inscriptions» vous permet de consulter l'ensemble des inscriptions classées par date. Vous pouvez, à votre guise, classer ces inscriptions de la plus récente à la plus ancienne, ou inversement, en vous servant des petites flèches ascendantes et descendantes, mais, également, les filtrer par mois. Historique des désinscriptions La page «Historique des désinscriptions» vous permet de consulter l'ensemble des désinscriptions classées par date. Vous pouvez, à votre guise, classer ces désinscriptions de la plus récente à la plus ancienne, ou inversement, en vous servant des petites flèches ascendantes et descendantes, mais, également, les filtrer par mois.

12 BASES Création d'une Base Une base est une liste d'adresses d'utilisateurs. Pour créer une base, remplir le champ «Nom de la base» puis cliquez sur «Créer», Attention, si une base existe déjà sous ce nom, la création sera refusée. Une fois la base créée, il vous sera proposé d'ajouter un abonné (cf. «Ajouter un abonné», cidessus, pour la procédure) ou d'importer une liste d'abonnés à partir d'un fichier.csv (cf. «Importer une base», ci-après, pour la procédure). Modifier une Base La liste des bases vous permet de consulter et de gérer l'ensemble des bases du module de Newsletter. Elle indique le nom de la base (que vous pouvez modifier en cliquant sur «éditer», un champ apparaît, il vous suffit alors de modifier le nom et de cliquer sur «ok» pour valider les modifications) ainsi que le nombre d'abonnés.

13 Vous pouvez, à votre guise, classer ces bases par ordre alphabétique, ou inversement, ou par nombre d'abonnés, croissant ou décroissant, en vous servant des petites flèches ascendantes et descendantes prévues à cet effet. Pour chaque base, plusieurs actions sont possibles : - «historique» : permet d'accéder à l'historique des inscriptions et désinscriptions de la base en question, que l'on peut classer par date, filtrer par mois et par type. - «modifier» : permet d'accéder à la gestion de l'ensemble des abonnés de la base (cf «Modifier un abonné» ci-après). «supprimer» : permet de supprimer une base et l'ensemble de ses abonnés. Attention! Toute suppression est définitive. Si vous supprimez une base, la liste des utilisateurs ne pourra pas être récupérée. Pour cette raison, il est impossible de supprimer la base d'adresses liée au site Internet (ce qui aurait également pour conséquence de provoquer un dysfonctionnement au niveau des inscriptions depuis le site). Vous pouvez néanmoins supprimer des abonnés de la base (cf «Modifier un abonné» ci-après). Modifier un abonné En cliquant sur l'action «modifier» de la liste des abonnés (cf «Modifier une base» ci-dessus), on accède à la liste des abonnés. Vous pouvez, à votre guise, classer ces abonnés par nom ou adresse (par ordre alphabétique, ou inversement), par date d'inscription (du plus récent au plus ancien, ou inversement) ou par état, en vous servant des petites flèches ascendantes ou descendantes prévues à cet effet. Vous pouvez également filtrer les abonnés par état «indifférent», «confirmé» ou «en attente». Rappel : un utilisateur «en attente» est un internaute qui s'est inscrit via le site Internet mais n'a pas encore validé son inscription en cliquant sur le message de confirmation de son inscription. Il est

14 donc potentiellement une adresse erronée, et qui pourrait avoir une incidence sur l'envoi (cf. «Envoyer un mailing»). Les lettres d'information ne seront pas envoyées aux utilisateurs non-confirmés. Nous vous conseillons donc de supprimer les utilisateurs qui se sont inscrits depuis longtemps et qui n'ont toujours pas validé leur inscription. Cela permettra de purifier la base. Il est également possible d'effectuer une recherche sur le nom ou l'adresse de l'abonné grâce au moteur de recherche. Le nom de l'abonné ainsi que son adresse sont modifiables directement dans la liste. Pour cela, il suffit de cliquer sur le lien «éditer» correspondant, effectuer les modifications dans le champ correspondant, et enregistrer en cliquant sur «ok». Pour confirmer un utilisateur, cocher la case «confirmé». De la même façon, décocher la case pour le mettre en attente. Enfin, pour supprimer un utilisateur, cliquer sur «supprimer». Attention! Toute suppression est définitive. Les données ne pourront pas être récupérées si elles ont été effacées.

15 Importer une base La page «Importer une base» permet d'importer une liste d'adresse à partir d'un fichier.csv Un fichier.csv peut être généré à partir de tout fichier de tableur (Microsoft Excel, Open Office Calc..). Le fichier.csv doit contenir obligatoirement 2 colonnes : une première colonne contenant les noms des internautes et une deuxième colonne contenant l'adresse . La colonne des noms peut ne pas être remplie entièrement. Une fois votre fichier.csv créé, choisir le nom de la base dans laquelle vous souhaitez importer la liste d'abonnés (si la base n'existe pas, cf. «Création d'une base»), puis cliquer sur «Parcourir» pour aller chercher le fichier.csv sur votre ordinateur. En cliquant sur «OK», l'importation se lancera. 3 types de messages d'erreurs peuvent s'afficher : - un message signalant une ligne ignorée : le système a trouvé une ligne vide (cela peut être également la dernière ligne de la fin du document), aucune d'inquiétude à avoir! - un message signalant que l'adresse existe déjà : le système a détecté que l'abonné existait déjà, il ne l'a pas réimporté afin d'éviter les doublons lors de l'envoi de la lettre d'information. - un message signalant que l'adresse n'est pas valide : le système a détecté que l'adresse n'est pas de la forme «mon-adresse@mon-site.fr». Ici, dans l'exemple ci-dessus, il n'y a pas l'@. Nous vous conseillons de corriger la coquille sur l'adresse en question et de l'ajouter à nouveau via «Ajouter un abonné» (cf. «Ajouter un abonné»). Remarque : veillez à ce que le fichier.csv soit le plus propre possible. Nous vous conseillons de supprimer les guillemets et les liens hypertextes sur le tableur avant d'exporter le fichier en.csv. En effet, même s'ils ne risquent pas de bloquer l'envoi du mailing, ils peuvent par contre parfois poser problème au niveau de l'édition, de la modification et de l'affichage des abonnés dans la liste des bases. La meilleure façon de s'assurer qu'un fichier.csv est propre est, après export, de l'ouvrir avec le bloc note : le fichier ne doit alors comporter que les noms et adresses s séparés par des «;».

16 Exporter une base La page «Exporter une base» permet de récupérer une liste d'abonné au format.csv Un fichier.csv est un fichier lisible via tout logiciel de tableur (Microsoft Excel, Open Office Calc..). Il peut aussi être ouvert avec le bloc note. Pour exporter une base, choisir la base à exporter, puis cliquer sur «Exporter». Vous serez ensuite invités à cliquer sur un lien pour télécharger la base et enregistrer ainsi le fichier sur votre ordinateur.