Les calculs. Formules

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1 Excel 2002 Les calculs Formules

2 SOMMAIRE Les opérateurs d'excel... 3 A - Opérateurs arithmétiques... 3 B - Opérateurs de texte... 3 C - Opérateurs de comparaison... 3 D - Opérateurs de référence... 3 Formules avec opérateurs arithmétiques... 4 A - Préparation... 4 B - Mettre en place la formule de calcul du solde... 5 C - Mettre en place le report (lien entre cellules)... 6 D - Mettre en place le calcul de conversion de monnaie... 6 E - Mettre en forme le contenu des cellules... 7 F - Imprimer Formules avec dates Formules avec texte Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 2

3 Les opérateurs d'excel A - Opérateurs arithmétiques Addition + A1 + B3 Soustraction - A1 - B3 Multiplication * A1 * B3 Division / A1 / B3 Pourcentage % 20% donne pour résultat 0,2 Exposant ^ 2^3 (soit 2*2*2) donne pour résultat 8 B - Opérateurs de texte Concaténation & "Florence" & " " & "PETIT" C - Opérateurs de comparaison Comparaison = Supérieur > Supérieur ou égal >= Inférieur < Inférieur ou égal <= Différent <> D - Opérateurs de référence Cellules contiguës : Plage A1:B3 (soit A1;A2;A3;B1.B2;B3) Cellules discontinues ; A30; C5; A1:B3 ; G3 Intersection de plages (espace) B7:D7 C6:C8 Séparateur feuille!plage! nomfeuille!d2:c4 Séparateur [fichier]plage [ ] [classeur.xls]nomfeuille1!a1 Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 3

4 Formules avec opérateurs arithmétiques A - Préparation Ouvrez le fichier calculs.xls. Les explications vont vous permettre d'obtenir dans un premier temps : 1) Série incrémentée avec la poignée de recopie Exemple: Compléter la colonne N ordre à partir de la saisie des 2 premiers nombres. Dans la cellule A5, tapez 1. Dans la cellule A6, tapez 2. Sélectionnez les cellules A5 et A6. Avec la souris, pointez la poignée de recopie ou de remplissage (petit carré noir dans l'angle inférieur droit) de la cellule A6. Le pointeur de souris prend alors la forme d'une petite croix noire au lieu de la croix blanche. Cliquez-glissez cette poignée vers le bas jusqu'en cellule A15. Autres méthodes possibles : - Sélectionner la cellule avec 1, appuyer sur Ctrl et cliquer-glisser la poignée de recopie. - Faire un clic DROIT sur la poignée de recopie de la cellule contenant 1, cliquer-glisser la poignée de recopie, relâcher et choisir Incrémenter une série. - Sélectionner la cellule contenant 1, cliquer-glisser la poignée de recopie. Après avoir relâché, un bouton de liste d'options s'affiche. Pointez dessus pour faire apparaître la flèche, cliquez sur la flèche pour dérouler le menu et choisissez Incrémenter une série. Ce bouton permet de choisir le type de recopie : cellules, valeurs, mise en forme 2) Régler la largeur des colonnes Exemple: Régler la largeur des colonnes D, E et F Sélectionnez les colonnes D, E et F par un cliquer-glisser dans leurs en-têtes. Cliquez-glissez une des bordures des en-têtes de colonnes sélectionnés jusqu'à afficher la dimension 12. 3) Saisir plusieurs lignes de texte dans une seule cellule Exemple: Ajoutez l'intitulé "Solde en Euros" sur 2 lignes Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 4

5 Cliquez dans la cellule F4 derrière le mot Solde. Appuyez sur les touches Alt et Entrée. Appuyez sur la touche Entrée ou cliquez ailleurs. B - Mettre en place la formule de calcul du solde 1) Trouver la formule la plus efficace L'expression du calcul est : Solde en Euros = Solde précédent + Recette - Dépense Dans Excel, cela se traduit par une formule par exemple dans la cellule F6 : =F5+D6-E6 Remarque : Une expression de calcul commence toujours par =. 2) Écrire la formule Pour éviter les erreurs de référence, il est préférable de ne pas taper les références des cellules mais de les sélectionner à l'aide de la souris. Manipulation Contenu de F6 Cliquez dans la cellule recevant le résultat soit la cellule F6 Tapez = = Cliquez sur la cellule F5 =F5 Tapez au clavier l'opérateur + =F5+ Cliquez sur la cellule D6 =F5+D6 Tapez au clavier l'opérateur - =F5+D6- Cliquez sur la cellule E6 =F5+D6-E6 Appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur la coche verte de la barre de formule 2630,08 3) La barre de formule La formule est remplacée par sa valeur dans la cellule mais reste visible dans la barre de formule. Le bouton fx servira à insérer des formules plus complexes. Lorsque la cellule est sélectionnée en mode saisie de texte, on voit dans la barre de formule : - une coche verte qui sert à valider la formule (équivalent : touche Entrée). - une coche rouge qui sert à annuler les modifications effectuées sur la formule (équivalent : touche Echap). 4) Copier la formule Cliquez sur la cellule F6 Cliquez-glissez la poignée de recopie vers le bas. La formule est recopiée, les références aux cellules F5, D6, E6 sont des références dites relatives car elles se sont adaptées à l'emplacement du résultat. Ainsi pour le résultat présent dans la cellule F9 la formule est devenue : =F8+D9-E9. Remarquez l'affichage du bouton d'options de recopie. Il permet de choisir le type de recopie : copie des cellules, des valeurs, de la mise en forme Contrôler la formule en vérifiant quelques résultats. Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 5

6 C - Mettre en place le report (lien entre cellules) Exemple: Reporter en F21 le contenu de la cellule F15. Sélectionnez la cellule F21. Tapez au clavier le signe =. Cliquez sur la cellule F15 à reporter. La formule est = F15 Validez avec Entrée ou la coche verte de la barre de formule. D - Mettre en place le calcul de conversion de monnaie Exemple: Faire une nouvelle colonne avec le solde et le report en francs 1) Copier la colonne des euros dans la future colonne Exemple : Pour éviter de retaper les libellés, recopier les cellules F4 à F21 vers G4 à G21. Sélectionnez les cellules F4 à F21. Cliquez-glissez la poignée de recopie vers la cellule G21. Les cellules sont recopiées mais il va falloir modifier les textes et effacer les formules. 2) Modifier un texte de cellule Exemple : Remplacer le mot euros par le mot francs en cellule G4 et G20 Double-cliquez dans la cellule pour passer en mode saisie de texte. Remplacez euros par francs (par exemple en double-cliquant sur le mot euros pour le sélectionner). 3) Effacer le contenu de cellules Exemple : Effacer le contenu des cellules G5 à G15 Sélectionnez les cellules. Appuyez sur la touche Suppr du clavier. On peut aussi faire un clic DROIT dans la sélection puis choisir Effacer le contenu. On peut aussi cliquer-glisser la poignée de recopie vers le haut pour effacer les cellules. Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 6

7 4) Mettre en place la formule du calcul du solde en francs A faire : Mettre en place la formule en G5 et la recopier jusqu'en G15, sachant que la formule à taper en G5 est : =F5*6,55957 E - Mettre en forme le contenu des cellules 1) Mettre en forme police et taille d'un texte Exemple: Mettre le texte Compte bancaire de la cellule A2 en Arial 18. Sélectionnez la cellule A2. Déroulez la zone Police de la barre d'outils et choisissez Arial. Déroulez la zone Taille de la barre d'outils et choisissez 18. 2) Aligner un titre par fusion et centrage Exemple: Mettre le texte Compte bancaire centré au-dessus des autres colonnes. Sélectionnez la plage de cellules A2 jusqu'à G2. Cliquez sur le bouton Fusionner et centrer de la barre d'outils. Exemple: Centrer horizontalement et verticalement les intitulés de colonnes de A4 à G4 Sélectionnez la plage de cellules A4 jusqu'à G4. Cliquez sur le menu Format > Cellules (ou menu contextuel Format de cellule Déroulez et choisissez Centrer sur les 2 alignements. Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 7

8 3) Formater les dates avec un format prédéfini Exemple: Mettre les dates de B5 à B15 au format prédéfini de forme 4-oct Sélectionnez la plage de cellules (de B5 à B15) Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez Format de cellules. Ou passez par le menu Format > Cellule Dans l'onglet Nombre, cliquez sur la catégorie Date. Dans la partie Type, sélectionnez le type qui convient. Remarque : 14-mars est un exemple de format et ne correspond pas à la valeur présente dans la cellule. 4) Formater un nombre en format monétaire avec Exemple: Mettre les montants des dépenses, recettes et solde en euros avec un format redéfini à 2 décimales, séparateur de milliers, symbole Sélectionnez les cellules concernées (de D5 à F15) Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez Format de cellules. Ou passez par le menu Format > Cellule Dans l'onglet Nombre, cliquez sur la catégorie Monétaire. Mettez le Nombre de décimales à 2. Choisissez comme symbole. Le séparateur de milliers est automatiquement mis. Si le symbole ne s'affiche pas, il faut : - dans Excel, cocher si besoin Outils pour l'euro dans le menu Outils > Macros complémentaires. - dans Windows, modifier Démarrer > Paramètres > Panneau de Configuration > Options Régionales et linguistiques > Personnaliser 5) Format monétaire ou comptabilité? Observer ci-dessous la différence entre le format monétaire et comptabilité sur un nombre négatif : 6) Recopier un format avec le pinceau Reproduire la mise en forme Exemple: Mettre le report du solde en euros dans le même format que le solde en euros Sélectionnez une cellule (ou plusieurs) ayant le format à reproduire (F5 par exemple). Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 8

9 Cliquez sur l'outil Reproduire la mise en forme. Sélectionnez la plage de cellules à mettre en forme. 7) Formater un nombre avec le symbole FF Exemple : Formater sous la forme 1 234,56 FF les montants de nombre de la colonne G Sélectionnez les cellules concernés: Cliquez-glissez de G5 à G15, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur G21. Faites un clic DROIT dans la sélection et choisissez Format de cellules. Ou passez par le menu Format > Cellule Dans l'onglet Nombre, cliquez sur la catégorie Personnalisée. Choisissez un format approchant comme # ##0,00 et modifiez-le en mettant : # ##0,00" FF" Il doit y avoir un espace à l'intérieur des guillemets AVANT le premier F pour éloigner le chiffre du F, mais pas entre le 0 et ". Cliquez sur OK. Il existe une autre possibilité pour obtenir le même résultat : # ##0,00\ FF 8) Décaler le texte des opérations par rapport au bord gauche Exemple : Le texte de la colonne opération doit être décalé par rapport au bord gauche Sélectionnez la plage de cellules (de C5 à C15). Appelez le menu Format > Cellule (ou clic DROIT et choisissez Format de cellules). Dans l'onglet Alignement, mettez le retrait à 1. Cliquez sur OK. 9) Ajustez une colonne Exemple : Ajuster la colonne C à son contenu le plus long Double-cliquez sur le trait entre la colonne à ajuster et la suivante (entre C et D). 10) Renommer une feuille de calcul Exemple : Nommer la feuille de calcul Feuil1 en Octobre. Faites un clic DROIT sur l'onglet Feuil1 et choisissez Renommer. Tapez Octobre et validez en cliquant ailleurs. Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 9

10 A faire : finir la mise en forme pour obtenir F - Imprimer 1) Faire un aperçu avant impression Enregistrez le fichier Cliquez sur ou sur le menu Fichier> Aperçu avant impression. Surveillez si toutes les colonnes et lignes sont bien présentes : il manque des colonnes. Regardez en bas dans la barre de statut le nombre de pages à imprimer. 2) Modifier la mise en page Différentes possibilités sont envisageables : Cliquer sur le bouton Page puis sur l'onglet Marges et changer les marges droite et gauche (ex :1,5). Cliquer sur le bouton Page puis sur l'onglet Page et mettre en format portrait. Cliquer sur le bouton Page puis sur l'onglet Page et cliquer sur Ajuster à 1 page en largeur. 3) Sortir de l'aperçu Inutile d'imprimer pendant ce cours. Cliquez sur le bouton Fermer pour sortir de l'aperçu. Remarquez que le changement de page (ou rupture de page) s'affiche sous forme d'un trait pointillé. Enregistrez et fermez le fichier. Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 10

11 Formules avec dates Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Date, afficher d'autres dates à partir d'une date Dans la cellule C2, tapez la formule : = A2-1 cela va retirer 1 jour à la date placée en A2. Validez. Complétez les autres dates en adaptant la formule. Conseil : Pour la cellule I2, méfiez-vous des années bissextiles! Formules avec texte Dans le fichier calcul2.xls, sur la feuille Notes, afficher le nom complet (prénom et nom) Dans la cellule C3, tapez la formule : = B3 & A3 Validez. & est un opérateur qui permet de concaténer (mettre bout à bout) des chaînes de caractères. Modifiez la formule pour ajouter un espace (chaîne vide " ") entre le prénom et le nom : = B3 &" " & A3 Informatique / F. Petit P Chochois Les calculs 11