Fonctions EXEMPLE PRATIQUE

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1 Fonctions Il est également possible d utiliser des fonctions dans les formules, permettant de faire des calculs avancés. Une fonction est caractérisée par son nom (écrit par convention en majuscules), suivi de parenthèses. Elle peut éventuellement contenir des arguments (à l intérieur des parenthèses), c est-à-dire un ensemble de valeurs, séparées par des points-virgules, auxquelles la fonction s applique. Ainsi une fonction appelée FONCTION se notera de la façon suivante : FONCTION(argument1; argument2;...) Les tableurs fournissent généralement un grand nombre de fonctions intégrées permettant de réaliser des manipulations de données (Excel et Calc en proposent plus de 400). Voici les principales catégories proposées : Mathématique et trigonométrie : fonctions mathématiques et trigonométriques offrant des outils de base de manipulation de données numériques. Date & Heure : servent à insérer, manipuler et convertir des dates et des heures. Texte : fonction de manipulation de chaînes de texte. Information : fonctions d informations sur le contenu de cellules. Logique : fonctions logiques permettant de manipuler des données logiques (ET, OU ). Statistique : fonctions statistiques offrant des outils d analyse, de moyenne. Finances : fonctions financières mathématiques permettant de manipuler des données monétaires. Scientifique : fonctions scientifiques évoluées nécessitant généralement l installation d un module complémentaire. Base de données : fonctions employées avec des données organisées sur une seule ligne de données pour chaque enregistrement. Gardez toutefois bien présent à l esprit qu il ne s agit que d exemples et que votre tableur possède plus que probablement de très nombreuses autres fonctions : reportez-vous à sa documentation. Vous trouverez en annexe une liste plus complète (mais non exhaustive) des fonctions proposées par Excel et Calc. À nouveau, mettons en pratique ce que nous venons d apprendre, en reprenant l exercice précédent. EXEMPLE PRATIQUE Pour calculer automatiquement le total HT et TTC des commandes, il est possible d utiliser la fonction Somme(). Pour ce faire, il suffit de sélectionner la cellule dans laquelle on souhaite voir figurer la somme, de saisir une formule (en la commençant par le signe =) en utilisant la fonction Somme(). Il existe plusieurs façons de saisir cette fonction : en la saisissant manuellement dans la barre de formule ; en utilisant le bouton Fonction permettant de choisir la fonction dans une liste :

2 en utilisant directement le bouton Somme. Quelle que soit la façon choisie, il est essentiel de préciser les arguments de la fonction Somme(), c est-à-dire de lui préciser les cellules dont la somme doit être faite. Deux possibilités s offrent à nouveau à l utilisateur : saisir au clavier les références des cellules à sélectionner, sélectionner les cellules ou les blocs de cellules à sélectionner. Voici le résultat interprété par le tableur :

3 Copier une formule Après avoir laborieusement composé une formule dans une cellule, il est fréquent de vouloir la recopier d autres cellules. Vous pouvez procéder de plusieurs façons. COPIER-COLLER La méthode la plus primaire consiste à sélectionner la cellule contenant la formule, à choisir dans le menu Édition > Copier ou à appuyer sur la combinaison de touches CTRL+C, à se déplacer jusqu à la zone cible et la sélectionner, puis à choisir Édition > Coller ou à appuyer sur CTRL+V. Vous pouvez bien sûr également copier les formules d une plage de cellules dans une autre plage de cellules. Vous procédez exactement comme précédemment, après avoir sélectionné la zone source. Lorsque vous copiez ainsi une plage de cellules vers un autre emplacement, vous devez soit choisir comme emplacement de destination uniquement la première cellule de la plage de destination (en haut de droite), soit une plage de dimension au moins égale à la taille de la plage source. Sinon, vous obtiendrez un message d erreur signalant que la copie est impossible, les plages source et destination n étant pas de même taille. Lorsque toutefois vous devez recopier une formule créée sur une ligne sur d autres lignes, dans la même colonne, ou inversement une formule créée sur une colonne dans d autres colonnes adjacentes de la même ligne, il est plus astucieux de recourir à la fonction de copie automatique. RECOPIE AUTOMATIQUE La recopie automatique est une fonctionnalité précieuse proposée par Excel et Calc. Sélectionnez la cellule qui contient la formule à copier. La cellule active affiche un petit carré noir dans le coin inférieur droit. Il s agit de la poignée de remplissage. Pointez sur la poignée de remplissage avec la souris. Lorsque le curseur se transforme en croix noire, cliquez et faites glisser la souris pour encadrer la zone cible. Cela est possible dans n importe quelle direction, horizontalement ou verticalement. Une fois la plage sélectionnée, relâchez le bouton de la souris. Les cellules de la plage cible sont remplies avec des copies de la formule. SAISIE SIMULTANEE DE PLUSIEURS FORMULES Pour recopier une formule déjà saisie, la recopie automatique est la technique la plus rapide. Vous pourriez toutefois économiser du temps, si votre tableau est déjà correctement structuré, en entrant simultanément plusieurs copies d une même formule : Sélectionnez la plage dont les cellules doivent contenir la formule. Ce peut être une ligne, une colonne ou même des plages non adjacentes, que vous aurez alors sélectionnées à l aide de la touche CTRL.

4 Saisissez votre formule comme normalement, mais n appuyez pas sur ENTREE lorsque vous avez terminé. Lorsque la formule est terminée, appuyez sur CTRL+ENTREE. La formule sera entrée dans toutes les cellules sélectionnées. L emploi de cette technique avec une formule contenant des références à des plages nommées donne parfois des résultats étranges. Une copie de formule n est toutefois pas sans danger et peut parfois produire des résultats inattendus. Imaginons que vous vouliez recopier la formule de l exercice précédent, afin de l employer avec les autres articles. Il suffit de sélectionner la formule (cellule E6), de la copier, puis de sélectionner le bloc de cellules de E7 à E9 (noté E7:E9) et de coller la formule précédemment copiée. Voici le résultat : La formule une fois copiée ne donne pas, hélas, les valeurs attendues : Cliquez sur une des cellules où a été copiée la formule pour examiner celle-ci dans la barre de formule. Vous constaterez que le tableur fait référence au prix hors taxe concernant les bons articles mais que la référence à la cellule donnant la TVA est erronée (D13 au lieu de D11). Cela est dû au fait que les références saisies précédemment sont des références relatives. Le tableur effectue donc automatiquement le décalage des références aux cellules lors de la copie. Ainsi, pour éviter que le tableur ne décale la référence à la cellule indiquant la TVA il est nécessaire d utiliser une référence absolue ($D$11). Reprenons la formule :

5 Le tableur donne alors un résultat cohérent : Vous auriez également pu nommer la cellule D11 en TVA (par exemple) et remplacer toute référence à cette formule par TVA. De façon générale, lorsque vous faites référence à une cellule qui contient une valeur «unique», employez une plage nommée ou des références absolues.

6 Messages d erreur liés aux formules Malheureusement, il serait miraculeux que vous ne rencontriez jamais de message d erreur à la suite de la saisie d une formule. Les messages d erreur affichés dans les cellules du tableur dépendent du logiciel employé. Calc affiche en outre systématiquement toute erreur sous forme de code d erreur dans la barre d état lorsque vous pointez sur la cellule concernée. erreur ##### La valeur numérique entrée dans une cellule est trop large pour être affichée dans la cellule. Vous pouvez augmenter la largeur de la colonne en faisant glisser le bord situé entre les entêtes de colonnes ou en modifiant le format numérique de la cellule. Lorsque vous soustrayez des dates et des heures, vérifiez la validité de la formule. Dates et heures doivent être des valeurs positives. Si une formule de date ou d heure produit un résultat négatif, le tableur affiche #### sur toute la largeur de la cellule. Pour afficher la valeur, dans le menu Format, cliquez sur Cellule, puis sur l onglet Nombre et sélectionnez un format autre qu un format de date ou d heure. erreur #VALEUR! L erreur #VALEUR! apparaît essentiellement en cas d emploi d un type d argument ou d opérande inapproprié, ou s il est indiqué une plage à un opérateur ou une fonction qui exige une valeur unique et non une plage. Transformez la plage en valeur unique. Modifiez la plage pour y inclure soit la même ligne soit la même colonne contenant la formule. erreur #DIV/0! (Excel) ou Err 503 (Calc) Cette erreur apparaît lorsqu une formule effectue une division par zéro. Cela est souvent dû à une référence de cellule vers une cellule vide ou une cellule contenant 0 comme diviseur ou à la saisie d une formule contenant une division par 0 explicite, par exemple =5/0. erreur #NOM? L erreur #NOM? apparaît lorsque le tableur ne reconnaît pas le texte dans une formule. Cela peut être dû à la suppression d un nom utilisé dans la formule, ou à l utilisation d un nom qui n existe pas, mais le plus fréquent est une mauvaise orthographe du nom, par exemple celui d une fonction. Autre cause fréquente, l entrée de texte dans une formule sans l encadrer par des guillemets anglais doubles (il est alors interprété comme un nom) ou l omission des deux-points (:) dans la référence à une plage. erreur #N/A (Excel) ou Err 502 (Calc) L erreur #N/A apparaît lorsqu une valeur n est pas disponible pour une fonction ou une formule. Si certaines cellules de votre feuille de calcul doivent contenir des données qui ne sont pas encore disponibles, tapez #N/A dans ces cellules. Les formules faisant référence à ces cellules renvoient alors #N/A plutôt que d essayer de calculer une valeur. erreur #REF! La valeur d erreur #REF! apparaît lorsqu une référence de cellule n est pas valide. Cela peut être dû à leur suppression ou à un déplacement.

7 erreur #NOMBRE! (Excel) ou Err 513 (Calc) Cette erreur apparaît lorsqu un problème se produit avec un nombre dans une formule ou une fonction : un argument de fonction peut être inapproprié, ou une formule produit un nombre trop grand ou trop petit pour être représenté. Modifiez la formule de telle sorte que son résultat soit compris entre 1*10307 et 1* Pour Calc, ce peut également être que le résultat dépasse la capacité maximale d une cellule, soit 64 Ko. erreur #NUL! (Excel) ou Err 509 (Calc) Cette erreur apparaît lorsque vous spécifiez une intersection de deux zones qui, en réalité, ne se coupent pas. Vous avez employé un opérateur de plage ou une référence de cellule incorrects. Pour Calc, il peut également s agir d un opérateur manquant. Il existe bien d autres erreurs possibles. Le tableur vous en avertira souvent et proposera de corriger l erreur avant la validation de la saisie. Les formules sont ce qui fait la puissance d un tableur. Comme il a été signalé au début, une formule peut comporter un nombre considérable de références, d opérateurs et de fonctions (tant que vous ne dépassez pas la capacité maximale d une cellule, soit généralement 64 Ko, ce qui vous laisse une marge certaine ). En employant des fonctions conditionnelles, vous pouvez arriver à de vrais «mini-programmes» placés dans une ou plusieurs cellules, faisant de votre tableur un outil d une sophistication extrême. À SAVOIR Excel et Calc proposent des bibliothèques de fonctions complémentaires. Vous les installez avec Excel en choisissant dans le menu Macros > Macros complémentaires, et avec Calc en choisissant Insertion > Fonctions, puis en sélectionnant Addin dans la liste des catégories.