Règlement intérieur du Conseil d administration

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1 Règlement intérieur du Conseil d administration Le présent règlement intérieur fait référence à l article 11 des statuts de l association ONCOLOR. Ce règlement a pour objectif de préciser la composition du Conseil d administration et de déterminer les modalités d élection de ses membres. Il se substitue de manière intégrale au précédent règlement intérieur du 21 janvier Article 1 er : COMPOSITION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Conformément à l article 11 des statuts, chaque collège défini à l article 5 des statuts est représenté au Conseil d administration. Celui-ci est composé de trente représentants des membres actifs au moins, dont plus de la moitié appartiennent au collège 1. Le premier collège comprend : - des représentants administratifs (directeurs d établissements autorisés), à hauteur d un siège par Centre de Coordination en Cancérologie (3C) identifié, - des médecins des établissements autorisés constituant les 3C à concurrence d un siège par 3C identifié ; un siège supplémentaire est en outre attribué à chaque 3C par tranche pleine de mille (1000) patients supplémentaires dépassant le seuil initial fixé à mille (1000) patients. Ces effectifs sont calculés initialement sur la base de données de file active de N-2 (soit 2009) provenant de la DGOS puis ils seront mis à jour tous les trois ans en fonction des derniers chiffres connus concernant les dossiers de file active. - trois pharmaciens d établissements autorisés de statuts différents - public, privé et espic (établissements de santé privés d intérêt collectif). - trois paramédicaux (cadres infirmiers) d établissements autorisés de statuts différents - public, privé et espic. Le deuxième collège est composé d un représentant administratif, directeur d établissement ou d une structure de soins à domicile, et de quatre représentants médicaux des établissements ou structures de soins à domicile Le troisième collège est composé : - de deux représentants médicaux de l URPS Médecins Lorraine dont si possible le Président, l un représentant le collège «Généralistes», l autre représentant le collège «Anesthésie- Obstétrique-Chirurgie» ou le collège «Autres spécialistes», - d un représentant des URPS des catégories de professionnels de santé non médicales. Les quatrième, cinquième et sixième collèges sont représentés chacun par un membre. Chaque représentant des collèges dispose chacun d une voix délibérative. R.I. du CA Page 1 / 5

2 Sont invités permanents aux réunions du Conseil d administration avec voix consultative, le directeur général de l Agence Régionale de Santé de Lorraine ou son représentant, un président des conseils départementaux de l ordre des médecins ou son représentant, le président du Conseil régional de l ordre des pharmaciens ou son représentant, un président des conseils départementaux de l ordre des infirmiers ou son représentant, le médecin coordonnateur et le coordonnateur administratif du réseau ONCOLOR. A défaut d un nouveau mandat d administrateur au sein de l association, le président sortant est membre consultatif pour la durée du nouveau mandat de son successeur. La composition du Conseil d administration devra tenir compte des changements de situation d un ou plusieurs membres actifs (autorisations en cancérologie, composition des 3C). Collège 1 : Etablissements de santé et cabinets libéraux de radiothérapie de Lorraine autorisés en cancérologie Représentants administratifs 1 directeur par 3C Représentants médicaux Un représentant médical par 3C, plus un représentant médical supplémentaire pour le 3C concerrné par tranche pleine de 1000 patients supplémentaires au delà du seuil initial de 1000 patients Représentants pharmaciens 3 représentants pharmaciens d établissements autorisés (1 privé, 1 public, 1 espic) Représentants paramédicaux 3 représentants paramédicaux (cadres infirmiers) d établissements autorisés (1 privé, 1 public, 1 espic) Collège 2 : Etablissements et structures de soins à domicile associés dans la prise en charge administratif directeur d établissement ou de structure de soins à domicile 4 représentants médicaux d établissements ou de structures de soins à domicile Collège 3 : Organisations professionnelles médical du collège «Généralistes» de l URPS médical du collège «Anesthésie-Obstétrique-Chirurgie»» ou du collège «Autres spécialités» de l URPS des catégories non médicales de l URPS Collège 4 : Mutuelles santé Collège 5 : Usagers Collège 6 : Structures de prévention, de dépistage et d éducation pour la santé R.I. du CA Page 2 / 5

3 Invités permanents Le directeur général de l ARS de Lorraine ou son représentant Un président des Conseils départementaux de l ordre des médecins ou son représentant Le président du Conseil régional de l ordre des pharmaciens ou son représentant Un président des Conseils départementaux de l ordre des infirmiers ou son représentant Le médecin coordonnateur du réseau Le coordonnateur administratif du réseau Membre consultatif le président sortant Article 2 : DUREE DU MANDAT D ADMINISTRATEUR La durée du mandat des administrateurs est de trois ans. Le renouvellement du Conseil a lieu en totalité à chaque échéance et les membres sortants sont rééligibles sans limitation. La fin anticipée d un mandat peut être prononcée par le Conseil d administration sur proposition du bureau : - à la suite de la démission, de la cessation de fonction pour quelque cause que ce soit d un administrateur personne physique au sein de l établissement, du 3C ou plus généralement de la structure qu il représente, ou du décès d un administrateur - à la suite de la radiation d un membre actif du réseau - à la suite d un changement de la situation d un membre actif L Assemblée générale extraordinaire peut également décider la révocation du mandat d un administrateur pour justes motifs. En cours de mandat, lors de la vacance d un poste d un membre du Conseil d administration, le Conseil d administration peut procéder à son remplacement de telle sorte que la composition reste conforme aux règles statutaires. Le membre coopté sur proposition du bureau prend immédiatement sa fonction au sein du Conseil, et du Bureau s il effectue un double mandat. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus proche Assemblée générale. Le mandat du membre ainsi désigné prend fin à la date d expiration du mandat de son prédécesseur. Tout membre du Conseil d administration doit jouir de ses droits civiques. Article 3 : DESIGNATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION La procédure de vote de l Assemblée générale pour le Conseil d administration est la suivante : L élection se fait à la majorité relative des suffrages exprimés, à bulletin secret. 3.1 L appel à candidatures Un appel à candidatures est réalisé trois mois avant l Assemblée générale auprès des représentants légaux des membres actifs, présidents CME, responsables des 3C, interlocuteurs médicaux privilégiés des structures autorisées et membres du Conseil d administration en cours de mandat. Il s effectuera par correspondance ou par voie informatique. Il appartiendra aux directions des membres actifs de diffuser l information au sein de leur structure. R.I. du CA Page 3 / 5

4 Toute personne correspondant à l une des catégories de la composition du Conseil d administration peut faire acte de candidature. La candidature doit mentionner les nom, prénom, profession, lieu d exercice, collège et catégorie de représentant (par exemple : collège 1 en tant que représentant médical du 3C porté par le ), la jouissance des droits civiques, signature du candidat La candidature doit être déposée ou transmise par voie postale au secrétariat d ONCOLOR (cachet de la poste faisant foi), la date limite étant fixée six semaines après l ouverture de l appel à candidatures. 3.2 Etablissement de la liste des candidats Des membres du bureau, scrutateurs, se réuniront dans les 8 jours qui suivent la date limite du dépôt des candidatures. Ils s assureront de la conformité des candidatures et établiront la liste. 3.3 Déroulement du scrutin Afin d assurer la participation la plus large des détenteurs du droit de vote, le vote par correspondance sera utilisé, selon les conditions suivantes : Période d ouverture et de clôture pour les élections du Conseil d administration : 1 mois (dates d ouverture et de clôture précisées dans le matériel de vote). Le matériel de vote sera adressé en recommandé avec accusé réception à tous les représentants légaux ou désignés des membres actifs, détenteurs du droit de vote : notice explicative, liste des candidats au Conseil d administration servant de bulletin de vote, tableaux de répartition des voix délibératives, enveloppe électorale sans mention, enveloppe de retour pré-imprimée. Le nombre de voix définis à l article 6 des statuts de l association et précisé à l article 3 du présent règlement intérieur sera différencié par des bulletins de vote de couleurs différentes : (exemples : jaune = 1 voix ; vert = 2 voix ; rose = 3 voix ; etc) Pour chaque candidat, les, nom, prénom et lieu d exercice seront mentionnés sur le bulletin de vote en face du collège pour lequel il s est présenté. Les électeurs procèderont à la radiation des candidats non choisis pour chacune des catégories annoncées, du collège 1 au collège 6, sans autre rature ni surcharge sans quoi le vote sera considéré comme nul. Aucun bulletin ne devra comporter de nombre de candidats retenus supérieur au nombre de sièges à pourvoir, faute de quoi, il sera déclaré nul. Les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix seront élus. Le bulletin de vote doit être inséré dans une enveloppe ne portant aucune inscription ou marque d identification. Cette enveloppe cachetée est glissée dans une seconde enveloppe, cachetée à son tour, sur laquelle sont inscrits : - au recto, l adresse de l association «réseau ONCOLOR» et la mention «Elections du Conseil d administration» - au verso, les nom, prénom de l électeur ainsi que son adresse et sa signature. Tout pli ne portant pas les mentions ci-dessus sera mis à part sans être ouvert et ne pourra donner lieu à émargement sur la liste électorale et, en conséquent, ne sera pas pris en compte pour le nombre de suffrages exprimés. Les votes peuvent être envoyés par la poste ou déposé au secrétariat d ONCOLOR. Les plis parvenus par la poste (cachet de la poste faisant foi) ou remis après la clôture du scrutin seront déclarés nuls. R.I. du CA Page 4 / 5

5 3.4 Dépouillement des votes Le dépouillement des votes commence dès la clôture du scrutin. Il est effectué par 2 scrutateurs, membres du Conseil d administration en vigueur et le secrétaire sous la surveillance des autres membres du conseil qui souhaiteront assister au dépouillement. Le nombre d inscrits sur la liste électorale doit être conforme au nombre d enveloppes reçues. Dans le cas contraire, il en est fait mention au procès-verbal. 3.5 Procès-verbal Le procès verbal retrace le déroulement des opérations. Il est établi, sans blancs ni ratures, par le secrétaire du bureau immédiatement après le dépouillement. Il comporte : - le nombre des électeurs inscrits - le nombre de votants - le nombre de suffrages exprimés - le nombre de suffrages blancs - le nombre de suffrages nuls - le nombre de suffrages recueillis par chacun des candidats Le procès-verbal est signé par le secrétaire et contresigné par les 2 scrutateurs, membres du Conseil d administration qui ont procédé au dépouillement. La proclamation des résultats est faite par le président à l Assemblée générale après lecture du procèsverbal. Arrêté par le Conseil d administration en séance du 20 décembre 2011, approuvé par l Assemblée générale extraordinaire du 17 janvier Le Secrétaire Dr Bertrand MAY Le Président Pr Ivan KRAKOWSKI R.I. du CA Page 5 / 5